CPCC. VASQUEZ MORANTE F.UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRINFacultad de Ciencias Contables Econmicas y Financieras Escuela Acadmica Profesional de Ciencias Contables Contabilidad gubernamentalTEMA:Control patrimonialINTEGRANTES:ARMAS ORTIZ, PatriciaCABRERA JARA, SandyCALDERON CHUMPITAZ, MarcelaDOMINGUEZ JARA, AndrsOSORIO BAYLON, Frank

INTRODUCCINLa Unidad de Control Patrimonial es un rgano de tercer nivel jerrquico, dependiente de la Oficina de Administracin, est a cargo de un Jefe de Unidad, cuenta con rea de Programacin y Adquisiciones, rea de Almacenes, rea de Patrimonio; tiene las siguientes funciones: Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar la ejecucin de los procesos tcnicos de abastecimientos y Control patrimonial, en concordancia con la normatividad legal vigente.

DEFINICION DE BIENES PATRIMONIALSe entiende por bienes patrimoniales, a todos aquellos recursos materiales que habiendo sido adquiridos por la Institucin, por donacin, legado, por un acto de saneamiento, por fabricacin o por cualquier otra modalidad establecida por las normas legales vigentes, con la opinin favorable de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales; sean susceptibles de ser incorporados al patrimonio institucional.

Clases de bienes patrimonialesDominio Publico y Dominio Privativo bienes fijos permanentes, para ser trasladados deben sufrir modificaciones en su estado o estructura. terrenos, edificaciones, plantaciones, etc.Bienes que pueden ser trasladados de un lugar a otro. como escritorios, maquinas, vehculos etc..

FUNCIONES GENERALES DEL SISTEMA DE BIENES NACIONALES

DEFINICION DE CONTROL PATRIMONIAL

Es el conjunto de procedimientos administrativos y contables, a travs de las cuales las instituciones publicas realizan los actos de adquisicin, registro, administracin, control y disposicin.Las acciones de registro y control de los Bienes Patrimoniales de propiedad de la Entidad, cualquiera que sea la forma de adquisicin (compra, donacin, etc.) son: Ingreso al Patrimonio Institucional. Asignacin en uso y/o cesin en uso. Transferencia, alta - Baja y - Toma de Inventario.

TIPOS DE CONTROL PATRIMONIALPrevio: Consiste en el examen minucioso de las operaciones propuestas, antes de su ejecucin o, antes de surtan su efecto, con el fin de establecer su prioridad, legalidad, veracidad y concordancia con el presupuesto institucional.Concurrentes: Consiste en el examen minucioso que se realiza paralelamente a las operaciones cuya ejecucin se esta verificando. Posterior: Consiste en el examen minucioso de las operaciones luego que estas han sido ejecutadas, con el fin de evaluar su veracidad, integridad, legalidad, eficiencia y eficacia, determinando la responsabilidad, si la hubiera.

CLASES DE CONTROLPATRIMONIAL

Consiste en el examen y evaluacin efectuado por la propia entidad, a travs de su oficina de Auditoria Interna, al conjunto de operaciones tcnicas administrativas y legales realizadas por sus dependencias orgnicas, con el fin de verificar la debida observancia de las polticas institucionalesConsiste en el examen y evaluacin que realiza la Contralora General de la Republica, como rgano superior de control o, en su defecto, las sociedades de auditoria por encargo de ella, con el fin de verificar la adecuacin de la gestin publica a los marcos normativos de referencia, as como: presupuesto, contabilidad, tesorera, abastecimiento, capacitacin, gestin publica,, administracin de la propiedad fiscal

Administrativo: Esta Relacionado con las acciones realizadas para evaluar el conjunto de actividades de un sistema de organizacin, as como de polticas, normas y procedimientos utilizados para lograr la mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, al igual que las responsabilidad de cada uno de los integrantes de la administracin. De Calidad: Relacionado con las acciones realizadas para evaluar y controlar la calidad de produccin, con arreglo a las especificaciones tcnicas aprobadas para la ejecucin de operaciones y, verificar si se ha logrado al nivel de excelencia y calidad previstos.

ENFOQUES DEL CONTROL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

ENFOQUES DEL CONTROL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

De Existencias: Relacionado con las acciones realizadas para establecer el registro permanente del inventario de existencias fsicas del almacn, proporcionar informacin veraz sobre la entrada y salida de artculos y determinar el stock existente, en cantidades totales y unitarias.Inventarios: Relacionados con el presupuesto de inventarios y compras, con el fin de mantener una relacin ventajosa entre el inventario y ventas.

ENFOQUES DEL CONTROL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

De Legalidad: Relacionado con la comprobacin y revisin, por parte de la entidad publica auditada, de la aplicacin de las normas legales, reglamentarias, estatuarias y de la evaluacin, desde el punto de vista jurdico, de los actos realizados.Estadstico de Calidad: Relacionado con la ejecucin determinadas acciones especificas, para constatar la calidad de la mercedaria recibida, manufacturada, despachada, etc., basad en la aplicacin de la ley matemtica de probabilidades, para establecer limites a las desviaciones de la norma, antes que se aplique medidas correctivas.

ENFOQUES DEL CONTROL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

Financiera: Relacionado con las acciones realizadas para evaluar el conjunto de actividades de un sistema y sus procedimientos, tendentes a salvaguardar el patrimonio y los recursos pblicos, as como cautelar el proceso presupuestario, a fin de promover la eficiencia y eficacia de las operaciones financieras. Visible de almacn: Relacionado con la utilizacin de tarjetas de control visible de almacn para facilitar la ubicacin y localizacin de los artculos en stock, as como para controlar, nicamente en unidades fsicas, la entrada, salida y saldo de las existencias

Los rganos responsables de la administracin del patrimonio mobiliario de la entidad pblica lo constituyen:La Oficina General de Administracin o quien haga sus veces (OGA).La Unidad Orgnica Responsable del Control PatrimonialEl rgano de Control Institucional

RESPONSABLES DE LA CONDUCCIN DE LOS PROCESOS DE BIENES PATRIMONIALES

ORGANIZACIN DE GESTIN ADMINISTRATIVA

Procedimientos para el alta de bienes

Catalogo de la SBN

Baja de Bienes Muebles

Causales para la Baja de Bienes Patrimoniales Son causales para solicitar la baja de bienes patrimoniales las siguientes: a) Estado de excedencia. b) Obsolescencia tcnica. c) Mantenimiento o reparacin onerosa. d) Prdida, robo o sustraccin. e) Destruccin o siniestro. f) Reembolso o reposicin. g) Cualquier otra causal, previa opinin favorable de la SBN. La causal de estado de excedencia recae en los bienes que, encontrndose en condiciones operativas, no son utilizados por la entidad titular de los mismos y se presume que permanecern en la misma situacin por tiempo indeterminado

PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA

Formato Baja de bienes

MANTENIMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES

La Oficina de Administracin antes de proceder a la contratacin de empresas que presten servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, as como cautelar que se encuentre formalizada su situacin jurdica; dicha contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por la Unidad de Control Patrimonial y la Oficina de Mantenimiento que es quien solicita el servicio .

SEGURO PATRIMONIAL Seguro Patrimonial es la pliza que adquiere la Entidad para proteger sus activos contra cualquier riesgo que pueda afectar su propiedad u operatividad. La contratacin de plizas para proteger el patrimonio de la Entidad contra los siniestros que pudieran ocurrir, se realiza previo proceso de evaluacin de los aspectos tcnicos y econmicos establecidos en las propuestas de los postores y cumpliendo las normas legales de contrataciones y adquisiciones del Estado.

INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATALTOMA DE INVENTARIO El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar fsicamente, codificar y registrar los bienes muebles .BIENES MUEBLES OBJETO DE INVENTARIO Las entidades pblicas elaborarn el Inventario Fsico de los bienes muebles que detenten, sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisicin. Dichos inventarios se regirn conforme a las disposiciones contenidas en la Resolucin N 039-98/SBN y en las respectivas normas vigentes sobre la materia.

CODIFICACIN DE BIENES MUEBLES

Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrn una codificacin permanente que los diferencie de cualquier otro bien.La codificacin se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de doce (12) nmeros a travs del cual se le clasificar e identificar, conforme al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y al Software Inventario Mobiliario Institucional.

COMISIN DE INVENTARIO

La Comisin de Inventario podr estar integrada por personal de las reas de contabilidad, logstica, Unidad Orgnica Responsable del Control Patrimonial y por personal debidamente calificado. La Comisin de Inventario podr constituir equipos de apoyo para la ejecucin del correspondiente Inventario Fsico. CONDICIONES PREVIAS A LA TOMA DE INVENTARIOPara efectuar una adecuada toma de inventario es necesario que la OGA o quien haga sus veces, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en este proceso.

PROCESO DE TOMA DE INVENTARIOLa verificacin fsica de los bienes a inventariar incidir principalmente en los siguientes aspectos:Comprobacin de la presencia fsica del bien y su ubicacin.Estado de conservacin.Condiciones de utilizacin.Condiciones de seguridad.Funcionarios responsables.

DEL REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES PATRIMONIALES Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de las entidades pblicas debern estar registrados en el Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) que constituir el registro de los bienes muebles a cargo del rgano responsable. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN OBTENIDA EN LA TOMA DE INVENTARIOLos datos obtenidos en la toma de inventario deben ser adecuadamente procesados y conciliados con los registros contables y patrimoniales del perodo inmediato anterior, a efectos de determinar las diferencias que pudieran haber, las cuales debern investigarse y luego practicar los ajustes y regularizaciones correspondientes

RESULTADOS DE LA TOMA DE INVENTARIO Concluida la verificacin fsica, la Comisin de Inventario deber remitir el Inventario Fsico a la OGA o la que haga sus veces, conjuntamente con el informe final del inventario y el acta de conciliacin (que ser suscrita entre la Unidad Orgnica Responsable del Control Patrimonial y Contabilidad). REMISIN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES A LA SBNLas entidades pblicas remitirn, bajo responsabilidad del jefe de la OGA o la que haga sus veces, la informacin de los inventarios patrimoniales de sus bienes muebles a la SBN, entre los meses de enero y marzo de cada ao, teniendo como fecha de cierre de su inventario patrimonial el 31 de diciembre del ao inmediato anterior a su respectiva presentacin.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PATRIMONIAL

FLUJOGRAMA DEL CONTROL PATRIMONIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL PATRIMONIAL

OBJETIVO:Establecer las normas institucionales que regulen los procedimientos de registro y control de la recepcin, entrega, transferencia, devolucin proteccin y conservacin de los Bienes Patrimoniales de la institucin publica, de conformidad con las normas vigentes, determinando las responsabilidades de las diferentes Oficinas y reas Orgnicas que intervienen en su ejecucin. ALCANCE:Las normas y procedimientos establecidos en esta Directiva deben ser aplicados y cumplidos obligatoriamente por la Direccin, Sub Direccin, Oficina de Administracin y Oficina Orgnicas que conforman, as como todas las reas Orgnicas que intervengan en los procesos de Bienes Patrimoniales.

INGRESO DE BIENES PATRIMONIALES:

El Ingreso Fsico, es un acto de incorporacin a la Entidad que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e ingresar los bienes al patrimonio institucional. Los Bienes ingresarn a la Entidad a travs del Almacn, mediante las compras, fabricacin, elaboracin o manufactura, transferencias, donaciones y reposicin, para su posterior distribucin a los usuarios. Los ingresos de bienes en el Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) con la opcin de rdenes de Compra se procesan registrando la designacin del Almacn y el Nmero de Gua de Remisin, decepcionando los bienes previa verificacin y actualizando automticamente el Kardex.

ASIGNACIN DE BIENES PATRIMONIALES

El Control Patrimonial es el encargado de asignar y entregar los bienes a ser usados por el servidor o trabajador, emitiendo el formato de afectacin personal correspondiente, as como efectuando el seguimiento, supervisin y control de dichos bienes. Se asigna un bien a un servidor o trabajador, nica y exclusivamente para el desempeo de las funciones que se le encomienda y/o que son de su responsabilidad.

De los bienes asignados en uso:

a) Constituyen bienes asignados en uso, todo bien que se encuentre destinado para el cumplimiento de las labores institucionales. b) Solo el personal capacitado y entrenado en el adecuado manejo de los equipos estar autorizado para operar los bienes suministrados por la Entidad. c) Todo desplazamiento interno y/o externo del bien deber ser informado por el trabajador por escrito, con conocimiento del responsable de la Unidad Orgnica, indicando caractersticas generales del bien (marca, modelo, serie, color, N de ficha de inventario, etc.), a la Oficina de Administracin. .

De la prdida, sustraccin y recuperacin de los bienes asignados en uso:

El titular del rea usuaria respectiva, y el servidor o trabajador al que se le asign el bien, son solidariamente responsables, tanto pecuniaria, civil y/o penal, como administrativamenteLa negligencia respecto a la custodia, conservacin, control, proteccin, etc, de los bienes, no solo es de parte del trabajador cuyo cargo se encuentran asignados a estos, responsabilidades, al detectar la sustraccin de un bien o bienes a su cargo, proceder de la manera siguiente: Efectuar la denuncia dentro de las VEINTICUATRO (24) horas de ocurrida la prdida, en la dependencia policial ms cercana de su centro laboral, solicitando copia certificada de la denuncia correspondientePresentar Informe al jefe inmediato superior, adjuntando copia de la denuncia policial quien a su vez lo elevar a las instancias correspondientes.

EN CASO DE PRDIDA POR NEGLIGENCIA DEL SERVIDOR O TRABAJADOR, DESTRUCCIN O DETERIORO DE UN BIEN Emitir un informe a la Oficina de Administracin, para que disponga la reparacin o reposicin del bien segn sea el caso, en un perodo mximo de TREINTA (30) das calendarios. De ser el caso se debe proceder Resolutivamente. El responsable de la reparacin o reposicin entregar el bien mediante acta al Jefe de la Oficina de Administracin, quien comunicar al responsable del Control Patrimonial

Tasacin de los Bienes Muebles

Los bienes muebles que sern dados de Alta y no cuenten con una valorizacin, debern ser tasados a valor comercial por el responsable de la Unidad de Control Patrimonial, para su ingreso al patrimonio de la Entidad.

ENAJENACIONES DE BIENES PATRIMONIALES

Las enajenaciones de los bienes patrimoniales dados de baja se ejecutarn a travs de dos modalidades: Venta en subasta pblica Venta Directa Las enajenaciones que se realicen sern autorizadas por el Jefe de la Oficina de AdministracinLa resolucin o resoluciones que aprobaron la baja de los bienes muebles. El Informe de Tasacin. La relacin lotizada de los bienes muebles, que debe especificar el cdigo patrimonial, la denominacin, el detalle tcnico, el estado de conservacin, la ubicacin y el precio por cada lote. El Informe Tcnico Legal elaborado

SALIDA Y RETORNO DE BIENES PATRIMONIALES

Todo requerimiento de traslado externo de bienes que se realice fuera del mbito de competencia de la entidad, deber ser autorizado por el responsable de la Unidad Orgnica mediante la Orden de Salida de Bienes Patrimoniales. El encargado de la Unidad de Control Patrimonial y Almacn registrar en el Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) la Orden de Salida de Bienes Patrimoniales, ingresando la siguiente informacin: Tipo de Salida Fecha de Salida Sede Dependencia Nombre del Solicitante Nmero del Documento Indicador de retorno Fecha de retorno Motivo de Salida Lugar de Destino Direccin de Destino Responsable del Control Patrimonial Responsable del Traslado.

SANEAMIENTO DE BIENES MUEBLES SOBRANTES

Gracias por su atencin

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