compras y adquisiciones

Adquisiciones

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Visión general del proceso de adquisiciones

Las adquisiciones son un proceso formal por el cual muchas organizaciones obtienen bienes y servicios. Las salidas del proceso de adquisiciones incluyen: Contrato Plan de gestión de adquisiciones Enunciado del trabajo de las adquisiciones (SOW) Documentación Solicitudes de cambio Lecciones aprendidas

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Gestión de adquisiciones

Compañías privadas Compañías publicas

Tienen flexibilidad en sus practicas de adquisiciones

Ya que son fondos públicos tienen que cumplir con leyes normas y regulaciones que rigen específicamente cada paso.

En la mayoría de las compañías existe un departamento que maneja y controla las adquisiciones. Al cual se le denomina departamento de adquisiciones, compras, contratación o legal.

Gestión de las adquisiciones

4

Planificar las

compras y adquisicion

es

Planificar la contratació

n

Solicitar respuesta

de vendedores

Selección de

vendedores

Administración del

contrato

Cierre del contrato

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Adquisiciones Para gestionar las compras o adquisiciones se

requiere de conocimiento y entendimiento sobre el proceso de adquisiciones, negociación y conocimiento legal.

Cuando se planifica un proyecto se analiza el trabajo para determinar si todo se logrará con recursos internos o si se necesitan adquisiciones.

Una vez tomada la decisión de adquirir un bien o servicio se procede a hacer el plan de gestión y creará una descripción del trabajo a ser realizado por el proveedor (enunciado de trabajo)

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Adquisiciones

Proceso de adquisiciones

Gerente de adquisiciones

Documentos

Solicitud de propuesta

Invitación a la licitación

Solicitud de presupuesto

Tipo de contrato

Depto. de adquisiciones

Revisar el alcance del

trabajo

Envío a posibles

proveedores

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Adquisiciones Reglas de las adquisiciones

Los contratos requieren de formalidad Todos los requisitos de los productos y de la dirección de

proyecto deben estar específicamente estipulados en el contrato.

Si no esta en el contrato, solo puede hacerse si se emite una orden de cambio formal al contrato.

Si esta en el contrato, debe realizarse una orden de cambio formal que será aprobada por ambas partes.

Los cambios deben presentarse y aprobarse por escrito. Los contratos son legalmente vinculantes, el proveedor no tiene

más opción que cumplir con lo acordado en el contrato. Los contratos deben ayudar a disminuir los riesgos del proyecto. La mayoría de los gobiernos respaldan todos los contratos

incluidos dentro de su jurisdicción proporcionando un sistema de tribunales para la solución de controversias.

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Adquisiciones

Contratación centralizada

Contratación descentralizada

El gerente de adquisiciones participa en muchos proyectos al mismo tiempo.

Los procesos de las adquisiciones y el lenguaje de los contratos se estandarizan entre proyectos.

El proyecto es solo uno de tantos lo cual puede llevar problemas de compromiso, accesibilidad y autoridad.

Se contrata al gerente de adquisiciones para trabajar en el proyecto y le reporta al líder de proyecto.

No hay departamento de adquisiciones.

Hay poca estandarización en los procesos de adquisiciones.

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Adquisiciones Ejercicio:

Identifica las ventajas y desventajas de cada tipo de ambiente contractual.

10

Proceso de adquisiciones¿Qué necesitas hacer antes de

comenzar el proceso de

adquisiciones?

Son la cultura de la compañía y los

sistemas existentes que puedes utilizar

(servicios disponibles que puedes contratar)

Incluyen procedimientos de

adquisiciones, contratos, lecciones aprendidas, lista de

proveedoresProvee una

comprensión del alcance del proyecto

Proporciona comprensión de los

riesgos descubiertos a la fecha

Ayuda a determinar cuales y cuando se

necesitan las adquisiciones

Debe crearse antes de iniciar el proceso de

adquisiciones a fin de usarse como comparativoAyuda a garantizar que

las adquisiciones cumplan con los costos de la línea

base

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Proceso de Adquisiciones Cuatro procesos esenciales de las

adquisiciones:1. Planificar las adquisiciones

2. Conducir las adquisiciones

3. Administrar las adquisiciones

4. Cerrar las adquisiciones

•Realizar un análisis de “hacer o comprar”.

•Crear un plan de gestión de las adquisiciones.

• Crear un enunciado de trabajo para cada una de las

adquisiciones.•Seleccionar un tipo de contrato.• Crear los documentos de las

adquisiciones.• Determinar los criterios de

selección de la fuente.

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Proceso de Adquisiciones1. Planificar las adquisiciones

1. Análisis hacer o comprar Tomar la decisión sobre realizar el trabajo la compañía o

subcontratar una parte o todo el trabajo.

Una de las principales razones para “comprar” es disminuir riesgos hacia las restricciones del proyecto.

Es mejor “hacerlo” si: Tiene una planta o trabajadores ociosos. Quiere mantener el control El trabajo implica información o procedimientos de carácter

propietario.

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1. Análisis hacer o comprar Ejemplo:

Estas intentando decidir si arriendas o compras un artículo para tu proyecto. El costo de arrendamiento diario es $120. Para comprar el artículo, el costo de inversión es de $1000 y el costo diario es de $20. ¿Cuánto tiempo llevará para que el costo del arrendamiento sea el mismo que el costo de compra?

Respuesta: $120 D = $1000 + $20 D $120 D – 20 D = $1000 $100 D = $1000 D = 10

Los costos son los mismos después de 10 días

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2. Plan de gestión de las adquisiciones Describirá como se planificará, ejecutará y controlará el

proceso de las adquisiciones.

3. Enunciado del trabajo de las adquisiciones Es el trabajo por realizar en cada adquisición. Debe ser claro, completo y conciso. Debe describir TODO el trabajo y actividades que el proveedor

tiene que completar.

Tipos de enunciado de trabajo de las adquisiciones: Rendimiento Funcional Diseño

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4. Tipo de contratos Se seleccionan basándose en:

Que se esta adquiriendo (bien o servicio). La exhaustividad del alcance de trabajo. El nivel de esfuerzo o capacidad que el comprador puede

dedicar para gestionar al proveedor. Si el comprador quiere ofrecer incentivos al proveedor. El mercado o la economía. Las normas de la industria sobre el tipo de contrato que se

utiliza.

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4. Tipo de contratos

contratos

Precio fijo

Precio fijo mas honorarios con

incentivosOrden de compra

Precio fijo mas honorarios por

cumplimiento de objetivos

Precio fijo con ajuste económico

de precio

Tiempo y materiales

Costos reembolsabl

es

Contrato de costos

Costo mas honorarios por

cumplimiento de objetivos

Costo mas honorarios con

incentivos

Costo mas honorarios o costo mas porcentaje de

costos

Costo mas honorarios fijos

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Proceso de AdquisicionesI. Planificar las adquisiciones

4. Tipo de contrato1. Precio fijo

Contrato de precio fijo (FP). Se utiliza para adquirir bienes o servicios con especificaciones o

requisitos bien definidos, y cuando hay suficiente competencia para definir un precio fijo justo y razonable antes de que el trabajo comience. Es el tipo de contrato mas común. Si los costos son mayores, el proveedor debe asumir los

costos adicionales.

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Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF). Las ganancias (o incentivos financieros) se pueden ajustar en

base al cumplimiento de los criterios de rendimiento específicos del proveedor tales como completar el trabajo mas rápido, en forma más barata o mejor.

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Precio fijo más honorarios por cumplimiento de objetivos (FPAF) El comprador paga un precio fijo (que incluye un honorario) más

una cantidad por cumplimiento de objetivos (un bono) que se basa en el rendimiento.

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Precio fijo con ajuste económico de precio (FPEPA) Si hay preguntas sobre las condiciones económicas futuras para

contratos existentes para un periodo de varios años, un comprador puede elegir un contrato de precio fijo con ajuste económico de precio.

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Orden de compra Es el tipo más simple de contrato de precio fijo. Normalmente es unilateral. Se utiliza para la adquisición de artículos simples.

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4. Tipo de contrato2. Tiempo y materiales (T&M) o precio unitario

En este tipo de contrato el comprador paga por cada hora o por cada articulo.

Frecuentemente se utiliza en los servicios en los cuales el nivel de esfuerzo no puede definirse en el momento en el que el contrato es adjudicado.

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4. Tipo de contrato3. Costos reembolsables (CR)

Se utiliza cuando el alcance exacto del trabajo es incierto, y por lo tanto, los costos no se pueden estimar con la suficiente precisión para utilizar de manera efectiva un contrato de precio fijo.

Se establece que el comprador pague los costos incurridos admisibles del proveedor al nivel señalado en el contrato.

El comprador tiene mayor riesgo de costos.

Ejemplo: proyectos de investigación y desarrollo.

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1. Contrato de costos. El proveedor no recibe honorarios (ganancias). Este es el apropiado para organizaciones no lucrativas.

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2. Costos más honorarios (CPF) o costo más porcentaje de costos (CPPC)

Este contrato requiere que el comprador pague por todos los costos más un porcentaje del costo como un honorario

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3. Costo más honorarios fijos (CPFF) Este contrato proporciona al proveedor los pagos de costos

reales más un honorario negociado que se fija antes de que inicie el trabajo.

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4. Costo más honorarios con incentivos (CPIF) Este contrato proporciona al proveedor los pagos de costos

reales más un honorario que se ajustará basándose en si se cumplen los objetivos de rendimiento específicos previstos en el contrato.

En este tipo de contrato, se realiza una estimación original del costo total y se determina un honorario para el trabajo. Entonces el proveedor obtiene un porcentaje de los ahorros si los costos reales son menores a la estimación o comparte los sobrecostos con el proveedor.

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5. Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF)

En un contrato como este, el comprador paga todos los costos y un honorario base más una retribución basada en el rendimiento.

La retribución se determina por adelantado y se reparte dependiendo del rendimiento.

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4. Tipo de contrato Incentivos

Están diseñados para motivar los esfuerzos del proveedor hacia cosas que quizá no hayan sido enfatizadas de otra manera y para desalentar la ineficiencia del proveedor y desperdicios.

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4. Tipo de contrato El siguiente diagrama muestra las prioridades

ordenadas de menor a mayor importancia, vista desde la perspectiva del comprador.

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Proceso de AdquisicionesVentajas y desventajas del contrato de precio

fijoVentajas Desventajas

Representa menos trabajo de gestión para el comprador.

Si el proveedor valúa su trabajo por debajo de su valor real, puede intentar recuperar ganancias en ordenes de cambio.

El proveedor tiene un fuerte incentivo para controlar costos.

El proveedor puede intentar dejar sin concluir algo del enunciado del trabajo de las adquisiciones si comienzan a perder dinero.

Las compañías tienen experiencia con este tipo de contratos.

Este tipo de contrato requiere de más trabajo para el comprador al escribir el enunciado del trabajo de las adquisiciones.

El comprador conoce el precio total antes de que el trabajo comience

El precio fijo (FP) puede ser mas caro que el costo reembolsable (CR) si el enunciado del trabajo de las adquisiciones esta incompleto y el proveedor necesita aumentar el precio por el incremento en los riesgos.

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Proceso de AdquisicionesVentajas y desventajas del contrato de tiempos

y materialesVentajas Desventajas

Este tipo de contrato se crea rápidamente.

Hay una ganancia para el proveedor en cada hora facturada.

La duración del contrato es breve. El proveedor no tiene incentivos para controlar los costos.

Es una buena opción para cuando estas contratando personas para aumentar tu personal.

Este tipo de contrato es apropiado únicamente para proyectos pequeños.

Los contratos de tiempo y materiales requieren de mucha supervisión diaria por parte del comprador.

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Proceso de AdquisicionesVentajas y desventajas del contrato de costos

reembolsablesVentajas Desventajas

Este tipo de contrato permite un enunciado del trabajo de las adquisiciones más simple.

Este tipo de contrato requiere la auditoria de las facturas del proveedor.

Generalmente requiere menos trabajo para definir el alcance para un contrato de costo reembolsable CR que para un contrato de precio fijo FP.

El costo reembolsable CR requiere más trabajo de gestión para el comprador.

Este es, por lo general, un costo menor que el precio fijo FP porque el proveedor no tiene que aumentar tanto por los riesgos.

El proveedor solo tiene un incentivo moderado para controlar los costos.

El precio total es desconocido.

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Proceso de Adquisiciones Riesgos y tipos de contrato

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Proceso de Adquisiciones Cálculos de incentivos

Ejercicios: calculo de costo más honorarios con incentivos En este contrato el costo se estima a $210000 y el

honorario a $25000. El proyecto esta terminado y el comprador ha acordado que los costos eran, de hecho, $200000. puesto que los costos del proveedor resultaron más bajos que los costos estimados, el proveedor comparte el ahorro: 80% para el comprador y 20% para el proveedor. Calcula el honorario final y el precio final.

Costo objetivo $210,000

Honorario objetivo $ 25,000

Precio objetivo $235,000

Proporción dividida 80 / 20

Costo real $200,000

Honorario final 210,000 - 200,000 = 10,00010,000 * 20%= 2,000

25,000 + 2,000 = 27,000

Precio final 200,000 + 27,000 = 227,000

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5. Documentos de las adquisiciones (documentos de licitación)

Solicitud de propuesta (RFP, a veces llamada solicitud de oferta)

Invitación a la licitación (IFB o solicitud a licitación, RFB) Solicitud de presupuesto (RFQ)

Los documentos de adquisiciones bien diseñados pueden tener los siguientes efectos en el proyecto: Comparación más fácil de las respuestas de los

proveedores. Respuestas más completas. Cotizaciones más exactas. Disminución en el número de cambios al proyecto.

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6. Criterios para la selección de fuente. Se incluyen en los documentos de las adquisiciones para dar

al proveedor una comprensión de las necesidades del comprador y para ayudar al proveedor a decidir si licita o hace una propuesta sobre el trabajo.

Acuerdo de confidencialidad. Acuerdo de equipo Contrato estándar Disposiciones especiales Términos y condiciones Vinculo legal

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Formas de adquisiciones no competitivas ¿Cómo adjudicarías trabajo a una compañía sin

competencia? El proyecto esta bajo presión del cronograma extrema Solo existe un proveedor Un proveedor es el titular de una patente para el articulo

necesitado

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Proceso de Adquisiciones Cuatro procesos esenciales de las

adquisiciones:1. Planificar las adquisiciones

2. Conducir las adquisiciones

3. Administrar las adquisiciones

4. Cerrar las adquisiciones

Conseguir a los proveedores los

documentos creados.

Responder las preguntas de los

proveedores.Tenerles respuestas

preparadas.Revisar las

respuestas para seleccionar un

proveedor

compras y adquisiciones

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