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M a n u a l Procedimientos de Adquisiciones

Dirección de Arquitectura

Santiago, octubre de 2007

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I N D I C E Introducción

1. Definiciones 2. Normativa que regula el proceso de compra…………….................... 8

3. Organización de la Unidad de Abastecimiento……………………...... 10

• Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento 10 • Competencias de las personas involucradas en el proceso de abast. 12

4. Plan Anual de Compras

• Elaboración del plan anual de compras…………………………. 12 • Procedimiento de elaboración del plan de compra…………….. 13 • Evaluación y actualización del plan de compra…………………. 15 • Ejercicio del plan de compra……………………………………… 15

5. Modalidad de Compras

• Convenio marco……………………………………………………… 16 • Licitaciones públicas…………………………………………………. 16 • Licitaciones privadas……………………………………………. 16 • Trato o contratación directa…………………………………….. 17

6. Compras y Contrataciones

• Compras inferiores a 3 UTM……………………………………. 20 • Compras y contrataciones superiores a 3 UTM e inferiores a 100 UTM 20 • Compras y contrataciones superiores a 100 UTM, hasta 300 UTM 21 • Normas de carácter general……………………………………. 21 • Contrataciones y gastos excluidos del sistema………………. 24

7. Proceso de Compra

• Compra a través de Convenio Marco…………………………. 25 • Plazos de tramitación de solicitud de compras y contrataciones 27 • Compras a través de Convenio de Suministros……………… 28 • Compras a través de Trato o Contratación directa menor a 100 UTM 29 • Compra por Licitación Pública…………………………………. 33 • Compra por Licitación Privada…………………………………. 33

8. Flujogramas de Compras

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• Procedimientos de adquisiciones mediante Convenio Marco 38 • Procedimientos de adquisiciones mediante Convenio de Suministros 38 • Procedimientos de adquisiciones mediante Trato director < a 100 UTM 39 • Procedimientos de adquisiciones mediante Licitación Publica/Privada Mayor a 100 UTM……………………………………………………. 40

9. Evaluación de las Ofertas

• Criterios de evaluación………………………………………… 42 • Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad.. 44 • Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad.. 45

10. Cierre de Procesos

• Fundamentación de la decisión de compra………………. 46 • Comunicación de resultados……………………………….. 46 • Resolución de inquietudes………………………………….. 46

11. Recepción de Bienes y Servicios

12. Procedimientos de Pago

• Respaldar el pago con el informe de recepción conforme… 48 • Realizar resolución de pago………………………………….. 48

13. Política de Inventario

• Objetivos específicos………………………………………….. 49 • Políticas de inventarios……………………………………….. 49

14. Organigrama de la Dirección de Arquitectura, y áreas que intervienen

en los procesos de compra.

15. Anexos; Formularios

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INTRODUCCION

La Dirección de Arquitectura, dentro de la política de modernización en que esta inserta, considera de primera importancia la racionalización de los recursos materiales y presupuestarios asignados. El contar con los bienes y materiales necesarios para la gestión del Servicio de acuerdo a los requerimientos, en forma oportuna, asegurando la transparencia en los procesos de compra, de acuerdo a la normativa vigente, ha cobrado una importancia estratégica dentro del quehacer de nuestra Dirección. De esta forma y contribuyendo a lo enunciado, a continuación se da a conocer el «Manual de Procedimientos de Adquisiciones de la Dirección de Arquitectura», cuyo objetivo es establecer los procedimientos internos para realizar las compras de bienes y contrataciones de servicios que la Institución requiere para el cumplimiento de los objetivos y metas. Este manual ha sido elaborado en concordancia a lo establecido en el Decreto Supremo Nº 20 de 2007, del Ministerio de Hacienda, que en su artículo primero, número 3, establece que las entidades regidas por la Ley de Compras deberán elaborar un manual de procedimientos de adquisiciones, el que deberá publicarse en el sistema de información y formará parte de los antecedentes que regulan los procesos de compra del organismo que lo elabora. El proceso de la gestión de compras implica la participación y responsabilidad de todas las Divisiones, Departamentos, Unidades y Direcciones Regionales contemplando la detección de necesidades de los diferentes Centros de Consumo y la confección del Plan Anual de compras de los bienes y materiales que necesita el Servicio para su gestión normal y la aplicación de la normativa sobre esta materia en los procesos de compra. Finalmente, se hace presente que la mantención actualizada de este Manual será responsabilidad de la Unidad de Abastecimiento, dependiente de la División de Administración, y se efectuará en la medida que el proceso de mejoramiento continuo en que se está inserto como resultado de la dinámica organizacional lo requiera.

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1. Definiciones Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación: • Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso

general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica.

• Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene

como función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratación sea superior a UTM 1000 será siempre exigible.

• Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de

productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra. • Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar

mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución. • Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que

determina el compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo establezcan los procedimientos.

• Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter

referencial, que la institución planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante.

• Portal Chile compra: (www.chilecompra.cl), Sistema de Información de Compras y

Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, utilizado por las ÁREAS O UNIDADES DE COMPRA para realizar los procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o Servicios.

• Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio

que el Usuario Requirente solicita al Área o Unidad de Compra del Organismo. • Resolución: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se

contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública.

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• Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrán los siguientes significados:

• AG : Administración General. • ADQ : Adquisición. • CM : Convenio Marco. • ChileCompra : Dirección de Compras y Contratación Pública. • LP : Licitación Pública. • LE : Licitación Privada • OC : Orden de Compra • SP : Servicio Público. • TDR : Términos de Referencia. • UC : Unidad de Compra. • DA : Dirección de Arquitectura

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2. Normativa que regula el proceso de compra Antecedentes Normativos

� La Ley Nº 19.886 de Compras Públicas, su Reglamento, contenido en el Decreto Supremo N° 250, de 2004, modificado por Decreto Supremo N° 1.562, de 2005 y Decreto Supremo N°20, de 2007, todos del Ministerio de Hacienda, norman el proceso de compra de bienes y contratación de servicios para todos los órganos de la Administración Pública, de tal forma de asegurar la transparencia y eficiencia en el uso de los recursos públicos.

� De acuerdo al artículo 18 de la Ley N°19.886, los organismos públicos regidos por

esta ley deberán “licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y en general, desarrollar todo sus procesos de adquisición y contratación de bienes y servicios a que alude la presente ley utilizando solamente los sistemas electrónicos que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública (DCCP)”.

� Por su parte, el artículo 19 de la citada ley, crea un sistema de Información de Compras y Contrataciones de la Administración, el que estará a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública y que debe ser de acceso público y gratuito.

� Conforme a lo estipulado en el artículo 20 de la Ley N°19.886, los órganos de la

Administración Pública deberán publicar en el o los sistemas de información que establezca la Dirección de Compras y Contratación Pública, la información básica relativa a sus contrataciones y aquella que establezca el reglamento.

� A luz de lo anterior, la Dirección de Arquitectura debe canalizar todas sus compras

y contrataciones a través del portal www.chilecompra.cl.

� DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

� Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que

rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

� Resolución N° 520, de 1996, de la Contraloría General de la República, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

� Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.

� Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias

específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda,

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documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

� Ley de Probidad Nº 16.653.

� Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de

dicha firma N° 19.799.

� Políticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal www.chilecompra.cl.

� Directivas de ChileCompra.

� El DFL MOP N° 850, de 1997, que fija el texto actualizado de la Ley N°

15.840/1964.

� DS MOP Nº 75 Reglamento para Contratos de Obras Públicas

� DS MOP Nº 48 de 1994 Reglamento Para Contratación de Trabajos de Consultorías

� El Decreto MOP N° 1141, de 2006, que aprueba Reglamento de Adquisiciones de

bienes muebles nacionales y por importación y de contrataciones de servicios.

� La Resolución DA. N° 1378/2006 y N° 778/2007, que delega atribuciones para la compra de bienes y servicios a la Jefe de División de Administración.

� La Resolución DA. Nº 742/2007, que delega atribuciones a la Subdirectora de

Arquitectura.

� La Resolución DA. Nº 12, 26, ambas de 1992, y la resolución DA. Nº 864/2007, que delega atribuciones a los Directores Regionales de la Dirección de Arquitectura.

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3. ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE ARQUITECTURA

3.1 Personas y Unidades involucradas en el proceso de abastecimiento Las personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de la Dirección de Arquitectura son: • Director/a Nacional/Jefe del Servicio: Responsable de generar condiciones para

que las áreas de la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas.

Así también es responsable de la elaboración, publicación y control del cumplimiento del presente manual.

• Subdirectora de Arquitectura: Responsable de generar condiciones para que las áreas de la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra.

• Director/a Regional: Responsable de generar condiciones para que las áreas de la

región realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas.

• Administrador/a del Sistema ChileCompra: Nombrado por la Autoridad de la

Dirección de Arquitectura, corresponde a un perfil del sistema www.chilecompra.cl, el cual es responsable de: 1

• Crear, modificar y desactivar usuarios • Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores • Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra • Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.

• Administrador/a Suplente del Sistema ChileCompra: Es responsable de

administrar el Sistema Chilecompra en ausencia del/a Administrador/a ChileCompra, es nombrado por la Autoridad de la Institución.

• Usuario Requirente: Todos los funcionarios de la institución con facultades

específicas para, a través de www.chilecompra.cl o de documentos internos, generar requerimientos de compra.

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Los usuarios requirentes deben enviar a la Unidad de Abastecimiento, a través de www.chilecompra.cl, o de procesos administrativos internos, los requerimientos generados.

• Centro de Consumo: Unidad a la que pertenece el Usuario Requirente. • Unidad de Abastecimiento: Unidad encargada de coordinar la Gestión de

Abastecimiento de la institución y gestionar los requerimientos de compra que generen los Centros de Consumo Requirentes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada.

• Control de Bodega : Dependiente de la Unidad de Abastecimiento, encargado del almacenamiento, registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de la Dirección.

Ejecutivos de Compra : Funcionarios dependientes de la Unidad de Abastecimiento, a quienes les corresponde realizar todo o parte de los procesos de compra, ajustados a la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a todas las dependencias, para el normal funcionamiento de la Dirección. Les corresponde además, revisar y validar los requerimientos de compra para posteriormente publicarlos en www.chilecompra.cl. Colaboran en la preparación de bases, términos de referencia, solicitud de cotizaciones, etc., necesarias para generar la compra de un Bien y/o Servicio.

Además, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofertas a través de www.chilecompra.cl, debe realizar el proceso de adjudicación, en virtud de los criterios de evaluación definidos o respecto de la recomendación de adjudicación de la comisión de evaluación.

• Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra: Departamento de Finanzas, Unidades Técnicas, Auditoria, todas partícipes conforme a su función siendo en general, la de asignación y/o autorización de presupuestos, de registro de los hechos económicos, y de materialización de los pagos, respectivamente. Estas Unidades, que se mencionan en función de su rol, apoyan la gestión de abastecimiento de la institución.

• Comisión de Evaluación: Grupo de personas internas o externas a la Dirección

convocadas y designadas por resolución u otro documento, para integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación.

Su creación será necesaria siempre que se realice una licitación, sea ésta pública o privada, y estará, por lo general, consignada en las respectivas Bases de Licitación.

• Jefe/a División de Administración: Responsable del procedimiento de compras ante

el Director/a Nacional. Encargado de administrar los requerimientos realizados a la

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Unidad de Abastecimiento por los Centros de Consumo Requirentes de manera de asegurar eficiencia y eficacia en el abastecimiento del Servicio.

• Jefe/a Departamento de Finanzas: Responsable de efectuar el compromiso

presupuestario de las Órdenes de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de compras.

• Abogado/a o Asesor/a Jurídico: Responsable de velar por el control de la legalidad

de los actos y contratos administrativos de la institución, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, prestar asesoría a los encargados de cada Unidad de Compra en materias jurídicas y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administración.

3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento Se entiende como competencias los conocimientos, técnicas y habilidades con que deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institución. Dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública- ChileCompra. La Unidad de Abastecimiento debe velar que dichas personas posean las competencias necesarias para el desarrollo de la función, coordinando las acciones necesarias con la Unidad de Capacitación.

4. PLAN ANUAL DE COMPRAS La Dirección de Arquitectura deberá aprobar a más tardar el 31 de diciembre de cada año, el Plan Anual de Compras correspondiente al siguiente año calendario. Este Plan debe ser coherente con la planificación institucional, la disponibilidad presupuestaria y las metas anuales comprometidas. Para tal efecto, las adquisiciones y/o contrataciones que se realicen, tanto a nivel nacional como regional, deberán formularse de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras, a excepción de compras por montos inferiores a 3 UTM. El Plan Anual de Compras contiene la lista de los bienes y servicios que se adquirirán y contratarán cada mes en un año calendario, con expresa mención de la cantidad, valor estimado, imputación presupuestaria, fecha aproximada en que se dará inicio al proceso de adquisición y toda otra materia solicitada por la Dirección de Compras Públicas.

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4.1 Elaboración del Plan Anual de Compras De acuerdo a instrucciones de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas (DCCP) cada unidad compradora debe elaborar el Plan Anual de Compra y publicarlo en el sitio chilecompra. El Departamento de Finanzas debe realizar la distribución presupuestaria del ejercicio presupuestario siguiente, a más tardar el 30 de noviembre de cada año. 4.2 Procedimiento elaboración Plan Anual de Compras:

Nivel Central :

4.2.1 La Unidad de Abastecimiento, durante el mes de octubre de cada año, solicita los requerimientos de bienes y servicios a contratar el año siguiente a todos los Centros de Consumo del Nivel Central (Formulario de Requerimientos para Plan Anual de Compras, anexo N° 1)

4.2.2 Los Centros de Consumo recepcionan y completan Formulario Requerimientos

para Plan Anual de Compras de bienes y servicios a contratar el año siguiente y lo envían a la Unidad de Abastecimiento.

4.2.3 La Unidad de Abastecimiento, recepciona información de requerimientos y la analiza a través de la evaluación de las siguientes variables:

• Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual. • Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingencial y

excepcional. • Stock en bodega. • Disponibilidad presupuestaria.

Está información es relevante para la planificación correcta de los insumos a comprar el año siguiente.

4.2.4 La Unidad de Abastecimiento, con los datos obtenidos, revisados y analizados

procede a consolidar la información para construir el proyecto del Plan Anual de Compras del siguiente año, y lo envía a la /el Jefe de División de Administración.

4.2.5 El Jefe de División de Administración, en conjunto con el Jefe del Departamento

de Finanzas, el Jefe de la Unidad de Abastecimiento, y otros que defina el Servicio, procederán a evaluar y analizar la información recopilada.

Una vez revisado y analizado, se envía a la Subdirectora de Arquitectura para su visación y posterior envío a la Directora Nacional para su aprobación definitiva.

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4.2.6 Difusión del plan de compras al interior de la Dirección: La Dirección de Arquitectura, se encargará de difundir el Plan de compras, con el objetivo de que sea conocido por todas los Centros de Consumo del Nivel Central de la Dirección de Arquitectura.

4.2.7 Publicación del Plan de Compras en el sistema de información: La Unidad de

Abastecimiento de la Dirección de Arquitectura se encargará de ingresar el Plan de Compras aprobado por el Servicio al portal de www.chilecompra.cl., el que generará un Certificado que acredita el ingreso y publicación.

La aprobación del Plan en el sistema (Chilecompra) se realiza sólo una vez, sin perjuicio de las posteriores modificaciones que se pudieran informar a través del sistema en otra ocasión, oportunidad y modalidad que son informadas por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Direcciones Regionales:

4.2.8 El Encargado de Abastecimiento, durante el mes de octubre de cada año, solicita los requerimientos de bienes y servicios a contratar el año siguiente a todos los Centros de Consumo de la región respectiva (Formulario de Requerimiento para Plan Anual de Compra, Anexo N° 1).

4.2.9 Los Centros de Consumo recepcionan y completan formulario de bienes y

servicios a contratar el año siguiente y lo envían al Encargado de Abastecimiento.

4.2.10 El Encargado de Abastecimiento, recepciona información de requerimientos y la analiza a través de la evaluación de las siguientes variables:

• Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual. • Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingencial y

excepcional. • Stock en bodega. • Disponibilidad presupuestaria. Está información es relevante para la planificación correcta de los insumos a comprar el año siguiente.

4.2.11 El Encargado de Abastecimiento, con los datos obtenidos, revisados y

analizados procede a consolidar la información para construir el proyecto del Plan Anual de Compras del siguiente año, y lo envía al Jefe de la Unidad de Administración.

4.2.12 El Jefe Unidad Administrativo, en conjunto con el Encargado de Finanzas, el

Encargado de Abastecimiento, y otros que defina el Director Regional, si lo estima necesario, procederán a evaluar y analizar la información recopilada.

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Una vez revisado y analizado, se envía al Director(a) Regional para su aprobación definitiva.

4.2.12 Difusión del plan de compras al interior de la Dirección Regional: La Dirección

Regional se encargará de difundir el Plan de compras, con el objetivo de que sea conocido por todas los Centros de Consumo de la Región.

4.2.13 Publicación del Plan de Compras en el sistema de información: El Encargado

de Abastecimiento de la Dirección Regional se encargará de ingresar el Plan de Compras aprobado al portal de www.chilecompra.cl., el que generará un Certificado que acredita el ingreso y publicación.

La aprobación del Plan en el sistema (Chilecompra) se realiza sólo una vez, sin perjuicio de las posteriores modificaciones que se pudieran informar a través del sistema en otra ocasión, oportunidad y modalidad que son informadas por la Dirección de Compras y Contratación Pública.

4.3 Evaluación y Actualización del Plan de Compras. La evaluación de la ejecución y cumplimiento del Plan Anual de Compras de la Dirección Nacional (Nivel Central) se realizará cuatrimestralmente por la Unidad de Abastecimiento debiendo emitir un informe por División de las compras programadas, las compras no ejecutadas y de las compras no contempladas en el Plan Anual de Compras. Del análisis de este informe permitirá a las Divisiones efectuar las actualizaciones de sus requerimientos a objeto de modificar, en caso de ser necesario, el Plan de Compras. Las solicitudes de modificación deben ser enviadas a la Unidad de Abastecimiento para el proceso interno de validación descrito en el Procedimiento del Plan de Compras del presente Manual. En el Nivel Regional, esta evaluación de cumplimiento del Plan Anual de Compras se realizará cuatrimestralmente por el Encargado de Abastecimiento debiendo emitir un informe de las compras programadas, no ejecutadas y de las compras no contempladas en el Plan Anual de Compras. A partir de este informe, las Direcciones Regionales, podrán actualizar sus requerimientos a objeto de modificar el Plan de Compras. 4.4 Ejecución del Plan de Compras: Se dará curso a las compras de bienes y contrataciones de un servicio cuando corresponda a una necesidad fundada del Servicio. Ello deberá ser verificado, para cada caso, en el Plan Anual de Compras y el presupuesto disponible en caso de aprobarse la adquisición o contratación respectiva.

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4.4.1 Los Centros de Consumo envían el Formulario Solicitud de Requerimiento de Compra a la Unidad (Encargado) de Abastecimiento, basándose en la planificación de compras realizada. (Formulario Solicitud de Requerimiento de Compras, Anexo 2).

4.4.2 Una vez recibido el Requerimiento por parte de la Unidad (Encargado) de

Abastecimiento, se procederá a evaluar si existe disponibilidad en bodega, o en caso contrario, recepcionará la solicitud y procederá a realizar la compra de producto y/o servicio solicitado, de acuerdo a los procedimientos descritos anteriormente.

5. MODALIDADES DE COMPRAS. 5.1 Convenio Marco: Procedimiento de contratación que opera a través de la generación de una en Orden de Compra en el Catálogo electrónico que la DCCP pone a disposición de los Servicios Publicos (Art. 14 al 18 del Reglamento de la Ley de Compras), sin importar el monto de las contrataciones. Las Unidades de Compra están obligadas a consultar dicho Catálogo antes de proceder a llamar a una Licitación Pública, Privada o un Trato Directo. Si el bien o servicio se encuentra disponible y las condiciones son ventajosas, su adquisición se realizará acudiendo a este proceso. En caso de no adquirir o contratar un bien que se encuentre disponible en el Catálogo, la Unidad de Compra deberá informar a la DCCP y guardar respaldo de dicha comunicación, respecto de las condiciones mas ventajosas obtenidas en el proceso de compras o contratación adoptado. 5.2 Licitaciones Públicas: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual se realiza un llamado a través del Sistema ChileCompra, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente (art 19 al 43 del Reglamento de la ley de compras).

• Licitación Pública Entre 100 y 1000 UTM Proceso de compra o contratación por Licitación Pública (Sufijo LE) de acuerdo a lo que establece el reglamento para las Licitaciones Públicas. Este Proceso de Compra tendrá por defecto, dentro del formulario de bases del sistema, un tiempo mínimo de publicación de 10 días a partir del día de publicación. Para publicar este tipo de Licitación es obligatoria la publicación de las Bases.

• Licitación Pública Mayor a 1000 UTM Proceso de compra o contratación por Licitación Pública (Sufijo LP) de acuerdo a lo que establece el reglamento para las Licitaciones Públicas. Este Proceso de Compra tendrá

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por defecto, dentro del formulario de bases del sistema, un tiempo mínimo de publicación de 20 días a partir del día de publicación. Para publicar este tipo de Licitación será obligatoria la autorización de la licitación, la aprobación de las Bases y la exigencia de boletas de garantía. Cuando la contratación supere las 1000 UTM, la licitación pública será siempre obligatoria (art 9 del Reglamento de la Lley de Compras). 5.3 Licitaciones Privadas: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa Resolución Fundada que lo disponga, mediante el cual se invita a determinadas personas naturales o juridicas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente (art 44 al 48 del Reglamento de la Ley de compras)

• Licitación Privada por Licitación Pública Anterior sin oferentes Licitación Privada que se genera a raíz de una Licitación Pública anterior en la cual no se presentaron interesados (Sufijo A1). Esta Licitación deberá tener los mismos contenidos y requisitos de las bases de la licitación pública anterior de acuerdo a lo definido en el Art. 8 letra a) de la Ley 19.886 y en el Art. 10 número 1) del Reglamento. Es un procedimiento administrativo de carácter concursal de naturaleza excepcional, previa Resolución fundada que lo disponga, la cual deberá adjuntarse en el sistema, mediante el se invita a determinados proveedores (mínimo tres proveedores) para que sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. Este Proceso de Compra tendrá por defecto dentro del formulario de bases del sistema un tiempo mínimo de publicación de 10 días a partir del día de publicación. Será obligatoria la autorización de las Bases, para publicar este tipo de Licitación.

• Licitación Privada por Remanente de Adquisición Anterior o Servicios Accesorios

Licitación Privada que se genera a raíz de la realización o terminación de un contrato que haya debido resolverse o terminarse anticipadamente y cuyo remanente no supera las 1000 UTM (Sufijo B1), de acuerdo a lo definido en el Art. 8 letra b) de la Ley 19.886 y en el Art. 10 número 2) del Reglamento. Es un procedimiento administrativo de carácter concursal de naturaleza excepcional, previa Resolución Fundada que lo disponga, la que deberá ir adjunta en el sistema, mediante el cual se invita a determinadas personas (mínimo tres proveedores) para que sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. Este Proceso de Compra tendrá por defecto dentro del formulario de bases del sistema un tiempo mínimo de publicación de 10 días a partir del día de publicación. Será obligatoria la autorización de las Bases para publicar este tipo de Licitación. Licitación Privada por Convenios con Personas Jurídicas Extranjeras fuera del Territorio Nacional (Art. 10 N °5 del Reglamento de la Ley de Compras)

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Licitación Privada por Confidencialidad (Art.10 Nº 6 del Reglamento de la Ley de Compras) 5.4 Trato o Contratación Directa: (Art 10 del Reglamento de la Ley de Compras) Procedimiento de contratación que, por la naturaleza de la negociación que conlleva, se efectúa sin la concurrencia de los requisitos señalados para la licitación o propuesta pública y para la privada. Tal circunstancia deberá, enmarcarse en lo señalado en el Art. 10° del reglamento de la Ley de Compras. Tiene un carácter excepcional.

• Trato Directo por Adquisición Menor a 100 UTM (Art 10 N°8 del Reglamento de la Ley de compras)

Proceso de Adquisición de Trato Directo, igual o inferior a 100 UTM (Sufijo CO), cuyas cotizaciones serán recibidas a través del Sistema de acuerdo a lo definido en el Art. 8 letra h) de la Ley de Compras y en el Art. 51 del Reglamento. Las cotizaciones que se realicen a través del sistema serán siempre abiertas a todos los proveedores, sólo excepcionalmente se podrá invitar a un mínimo de tres proveedores del rubro. El Formulario que generará el sistema será de Términos de Referencia y tendrá un período mínimo de publicación entregado por defecto en el sistema de 5 días.

• Trato Directo por Remanente de Contrato Anterior (art 10 N°2 del Reglamento de la Ley de Compras)

Proceso de Adquisición de Trato Directo, que se genera a raíz de la realización o terminación de un contrato que haya debido resolverse o terminarse anticipadamente y cuyo remanente no supera las 1000 UTM (Sufijo B2), cuyas cotizaciones serán recibidas a través del Sistema de acuerdo a lo definido en el Art. 10 número 2) del Reglamento. Las cotizaciones que se realicen a través del sistema serán siempre abiertas a todos los proveedores, sólo excepcionalmente se podrá invitar a un mínimo de tres proveedores del rubro. El Formulario que se generará en el sistema será de Términos de Referencia y tendrá un período mínimo de publicación entregado por defecto en el sistema de 5 días.

• Trato Directo por Licitación Privada Anterior sin oferentes (art 10 N°1 del Reglamento de la Ley de Compras)

Proceso de Adquisición de Trato Directo de carácter excepcional, generado a raíz de una Licitación Privada anterior en la cual no se presentaron oferentes (Sufijo A2), las cotizaciones serán recibidas a través del Sistema de acuerdo a lo definido en el Art. 10 número 1) del Reglamento. Las cotizaciones que se realicen a través del sistema serán siempre abiertas a todos los proveedores, sólo excepcionalmente se podrá invitar a un mínimo de tres proveedores del rubro. El Formulario que generará el sistema será de Términos de Referencia y tendrá un período mínimo de publicación entregado por defecto en el sistema de 5 días.

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• Trato Directo por Emergencia, Urgencia e Imprevisto: (art 10 N°3 del

Reglamento de la Ley de Compras) Opciones que otorga el portal para operar en este caso: Realizar proceso de Cotizacion Proceso de Adquisición por Compra Urgente de carácter excepcional, que se genera a raíz de casos de emergencia, urgencia o imprevisto calificados por el Jefe de Servicio (Sufijo C2. Las cotizaciones que se realicen a través del sistema serán siempre abiertas a todos los proveedores, sólo excepcionalmente se podrá invitar a un mínimo de tres proveedores del rubro. El Formulario que generará el sistema será de Términos de Referencia y tendrá un período mínimo de publicación entregado por defecto en el sistema de 5 días que se podrán disminuir a 48 horas de acuerdo a lo establecido en el reglamento, o Emitir Orden de Compra Directa Adquisición de Trato Directo por Compra Urgente de carácter excepcional fundado mediante resolución, (Sufijo C1), que se genera a raíz de casos de emergencia, urgencia o imprevisto calificados por el Jefe de Servicio que genera una Orden de Compra Directa al Proveedor de acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 19.886 Art. 8 letra c y en el reglamento Art. 10 número 3).

• Trato Directo por Servicios de Naturaleza Confidencial: (art 10 N°6 del Reglamento de la ley de compras)

Opciones que otorga el portal para operar en este caso : Realizar Proceso de Cotización Adquisición de Trato Directo de carácter excepcional, generada a raíz de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusión pudiere afectar la seguridad o el interés nacional, las cuales se determinarán por decreto supremo, (Sufijo F2). La autorización para publicar este tipo de Adquisición será opcional Emitir Orden de Compra Directa Proceso de Adquisición por Confidencialidad de carácter excepcional fundado mediante decreto supremo, (Sufijo F3) generada a raíz de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusión pudiere afectar la seguridad o el interés nacional, las cuales se determinarán por Decreto Supremo que genera una Orden de Compra Directa al Proveedor de acuerdo a lo establecido en la Ley 19.886 Art. 8 letra f) y en el reglamento Art. 10 número 6) del Reglamento.

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• Trato Directo por Naturaleza de la Negociación (art 10 N°7 del Reglamento de la ley de compras)

Opciones que otorga el portal para operar en este caso: Realizar Proceso de Cotización Adquisición de Trato Directo por naturaleza de negociación de carácter excepcional fundado mediante Resolución, (Sufijo G2), cuyas cotizaciones serán recibidas a través del Sistema de acuerdo a lo definido en la Ley Nº 19.886 Art. 8 letra g) y en el Art. 10 Nº 7 del Reglamento. Las cotizaciones que se realicen a través del sistema serán siempre abiertas a todos los proveedores, sólo excepcionalmente se podrá invitar a un mínimo de tres proveedores del rubro. El Formulario que generará en el sistema será de Términos de Referencia y tendrá un período mínimo de publicación, entregado por el sistema, de 5 días corridos a partir del día de publicación, que se podrán disminuir a 48 horas de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 del Reglamento. La autorización para publicar este tipo de Adquisición será opcional Emitir Orden de Compra Directa Adquisición de Trato Directo por naturaleza de la negociación, de carácter excepcional fundado mediante Resolución, (Sufijo G1) que genera una Orden de Compra Directa al Proveedor de acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 19.886 Art. 8 letra g) y en el Art. 10 Nº 7 del reglamento. 6. COMPRAS Y CONTRATACIONES 6.1 Compras inferiores a 3 UTM En estos casos, el Jefe de la División de Administración (Jefe Administrativo), resolverá, y enviará a la Unidad (Encargado) de Abastecimiento, de acuerdo a las siguientes reglas: • Requerimiento previo, por escrito, del Centro de Consumo, en el Formulario Solicitud

de Requerimiento de Compra. • El Centro de Consumo requirente del bien o servicio a adquirir deberá fundamentar

claramente la razón o motivo que origine su adquisición, lo cual deberá quedar explicitado en la respectiva resolución de compra.

• Con la visación del Jefe de División de Administración (Jefe Administrativo), se solicitará el financiamiento respectivo para concretar la adquisición.

6.2 Compras y Contrataciones superiores a UTM 3 e inferiores a UTM 100

(impuestos incluidos). El Jefe del División de Administración (Jefe Administrativo) resolverá y enviará a la Unidad (Encargado) de Abastecimiento quien ejecutará estas compras y contrataciones.

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En estas contrataciones se procederá de acuerdo a las siguientes reglas: a) Requerimiento previo por escrito, en el formulario respectivo, del Centro de Consumo

que lo solicita, el que deberá ser autorizado por Jefe de la División de Administración/Jefe Administrativo, en función de la fundamentación de su adquisición y de la disponibilidad presupuestaria.

b) El Centro de Consumo requirente deberá redactar los contenidos básicos de términos

de referencia, o bases de licitación, según sea el caso, en las que se establezcan los aspectos administrativos más fundamentales, tales como: definición técnica del bien o servicio, forma de pago, plazo de entrega, garantía de fabricación y todas las características necesarias para individualizar el bien o servicio y las condiciones de prestación. Las bases de los procesos de licitación deberán ser visadas por la Asesoría Jurídica de la Institución.

c) Se deberán publicar los llamados a licitación o cotizaciones a través del Sistema de

Información www.chilecompra.cl , salvo los casos de indisponibilidad señalados en el Reglamento de la Ley N° 19.8862.

d) Las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y

todos los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por la autoridad competente.

e) Los cuadros comparativos que se elaboren sobre la base de la información recibida a

través del Sistema, deben ser completos y fundamentados y atenderán a todos los criterios de evaluación definidos. Además, deberán ser suscritos por la Comisión Evaluadora o quien corresponde, la que estará integrada por quien designe el Servicio.

f) La resolución de adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación

desierto, deberá ser suscrita por la autoridad competente. g) En ella se establecerá de manera clara y precisa el fundamento de la decisión que se

adopta, debiendo contar con la revisión de la Asesoría Jurídica. Asimismo, los contratos que se celebren serán suscritos por la autoridad competente y revisado por la Asesoria Jurídica.

6.3 Compras y Contrataciones Superiores a UTM 100 y hasta 300 UTM (impuestos

incluidos). Resuelve la Subdirectora Nacional/el Jefe de División de Administración/Director Regional, según el caso:

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a) Se seguirán las mismas reglas establecidas precedentemente. Asimismo, las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por la autoridad competente, previa visación de la Asesoría Jurídica de la institución.

b) La Resolución de Adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación

desierto, será suscrita por la autoridad competente. Una vez ejecutado el proceso de contratación seleccionado, los productos, servicios u obras, consultorías y diseños requeridos son entregados, según las condiciones establecidas en la Solicitud de Requerimiento de Compra al Centro de Consumo Requirente, quien deberá evaluar su conformidad con los productos o servicios recibidos, a través de www.chilecompra.cl o de los formularios que la Unidad (Encargado) de Abastecimiento disponga al efecto. 6.4 Publicación del llamado y/o cotización en el Portal www.chilecompra.cl (art. 25 y art. 51 del Reglamento) De acuerdo a lo establecido en los citados artículos, el tiempo mínimo establecido de publicación de un requerimiento es el siguiente: Monto de adquisición Días mínimos de

publicación en el

portal

Se podrá reducir

excepcionalmente los

plazos a:

Menor o igual a 100 UTM 5 días corridos

48 hrs.

Mayor a 100 UTM y menor a 1000

UTM

10 días corridos

5 días corridos

Igual o superior a 1000 UTM 20 días corridos

10 días corridos

Nota: Los plazos mínimos entre llamado y apertura de ofertas podrán ser modificados según lo señalado en el artículo 25 y 51 del Reglamento de la Ley N°19.886. Solamente en casos excepcionales y justificados, por cuanto pueden afectar los Indicadores de Gestión del Servicio.

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6.5 Normas de carácter general

6.5.1 De la Fragmentación La Unidad de Compras que realice un proceso, no podrán fragmentar sus contrataciones con el propósito de variar el procedimiento de contratación (Art.13 del Reglamento de la Ley de Compras). 6.5.2 De la aprobación de Bases y sus modificaciones Las Bases de cada Licitación serán aprobadas por un acto administrativo de la autoridad competente. En caso de requerir modificar dichas Bases antes del cierre de la recepción de ofertas, deberá considerarse un plazo prudencial para que los Proveedores interesados puedan conocer y adecuar sus ofertas a tales modificaciones. (Art 19 del Reglamento de la Ley de Compras) 6.5.3 Garantías Las Unidades de Compra establecerán en las bases de Licitación el monto, la vigencia, la glosa que deben contener y la moneda de la caución que se solicitará a los oferentes tanto para resguardar la seriedad de la Oferta como el Fiel cumplimiento del Contrato. Dicha caución deberá ser pagadera a la vista y tener el carácter de irrevocable. La exigencia de dichas cauciones será obligatoria en las contrataciones que superen las 1.000 UTM. Las respectivas bases podrán establecer que la garantía sea otorgada a través de vale vista, póliza de seguro, depósito a plazo, o cualquier otra forma que asegure el pago de la garantía de manera rápida y efectiva, (no se admitirá cheque). En el caso de la garantía de seriedad de la oferta, la norma no establece monto, pero se debe tener presente que ésta no puede tener una magnitud que desincentive la participación. En cuanto a la garantía de fiel cumplimiento del contrato puede ascender entre un 5% y un 30% del precio del contrato. (art 31 y 68 del Reglamento de la ley de compras) 6.5.4 Requisitos que deben cumplir los Oferentes Sin perjuicio de los requisitos técnicos que se pudieren establecer, toda persona interesada en participar de una Licitación de la Dirección de Arquitectura, deberá adjuntar a su oferta en el sitio una declaración jurada simple en la que se establezca que no se encuentra afecto a las inhabilidades del artículo 4° inciso 4° de la Ley N°19.886:

- Certificado de deuda de Tesoreria General de la República - Boletín Laboral y Provisional - Declaración Jurada acreditando no haber sido condenado con sanción de multa. - Declaración Jurada acreditando no haber sido condenado como consecuencia de

incumplimiento de contrato.

6.5.5 Requisitos para Contratar

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La DA exigirá al (o los) oferente(s) adjudicado(s), al momento de contratar, encontrarse inscrito en el Registro de Chileproveedores (Art 66 del Reglamento de la Ley de Compras). Si el oferente seleccionado no se encontrase inscrito en Chileproveedores, dispondrá de un plazo máximo de 15 días corridos, contados del día siguiente hábil de la fecha de notificación de la adjudicación, para efectuar su inscripción en este registro. En caso que el oferente seleccionado no se encuentre inscrito y no se inscriba en el Registro de Chileproveedores en el plazo indicado, se procederá a adjudicar la siguiente oferta mejor evaluada, o bien, se declarará desierta la licitación, de acuerdo a los intereses del Servicio. 6.5.6 Del Contrato En caso que la adjudicación supere las 100 UTM, éstas se formalizarán a través de un contrato, celebrado entre la DA y el oferente que se adjudique la propuesta. El plazo para firmar el contrato será el que establezca la autoridad en las respectivas bases de licitación y/o términos de referencia, el que en todo caso se contará desde la notificación de la adjudicación al proveedor, plazo en el cual, además deberá presentar la Boleta de Garantía por el Fiel Cumplimiento del Contrato, en caso de corresponder, y la Unidad de Compra debera verificar los siguientes antecedentes en el Portal Chileproveedores. • Fotocopia de la Escritura pública o documento legal, en que conste la personería

jurídica del o de los representantes legales del adjudicatario, si procediera. • Fotocopia del RUT de la persona jurídica y del o los representantes legales. • Fotocopia del certificado de vigencia de la Sociedad en la cual conste la inscripción

(fojas, Nº y año), o fotocopia del certificado de vigencia de la persona jurídica, según corresponda, ambas con una antigüedad no superior a 60 días hábiles contados desde la publicación de la Resolución que dispone la contratación en el portal de ChileCompra.

Si el adjudicatario no proporciona los antecedentes antes indicados, no presenta la garantía de fiel cumplimiento del contrato, o no firma el contrato, por causas que le sean imputables, dentro del plazo indicado, la DA, podrá dejar sin efecto la adjudicación realizada, hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta y adjudicar la licitación al siguiente proponente mejor calificado. 6.6 Contrataciones y gastos excluidos del sistema (art. 53 Reglamento) 6.6.1 Las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3

UTM.

Los Departamento o unidades deberán completar la Solicitud de Requerimiento de Compra, señalando el requerimiento y el costo estimado de éste. La unidad (Encargado) de Abastecimiento podrá emitir una Orden de Compra Directa o cotizar en el sistema chilecompra, de acuerdo a las necesidades institucionales.

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6.6.2 Las compras financiadas con Gastos Menores (caja chica)

Las compras inferiores a 3 UTM y financiadas con caja chica, respecto de las cuales deberán tenerse presente las instrucciones para la ejecución presupuestaria emanadas del Ministerio de Hacienda y lo dispuesto en las instrucciones de la DCYF del MOP., sobre mantención de fondos menores. De acuerdo a instrucciones para la ejecución presupuestaria, solo se pueden efectuar gastos con caja chica por los conceptos comprendidos en el subtítulo 22 “Bienes y Servicios de Consumo”.

6.6.3 Las contrataciones que se financien con gastos de representación.

De acuerdo a las instrucciones presupuestarias emanada del Ministerio de Hacienda, son los gastos por concepto de inauguraciones, aniversarios, presentes, atención a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos en representación del organismo. Las instituciones solo podrán realizar manifestaciones, inauguraciones, ágapes y fiestas de aniversario, incluidos los presentes que se entreguen en la oportunidad con motivo de celebraciones que guarden relación con las funciones del organismo respectivo y a los cuales asisten autoridades superiores del gobierno o del Ministerio correspondiente. También corresponde a gastos que surgen de la necesidad de exteriorización de la presencia de la institución, así como aquellos asociados a reuniones con representantes o integrantes de entidades u organizaciones públicas, privadas, de otros poderes del Estado, y/o con expertos y autoridades nacionales y extranjeras que se efectúen en las Secretarías de Estado, con concurrencia de funcionarios y asesores cuando así lo determine la autoridad superior.

6.6.4 Otros gastos excluidos del sistema: • Impuestos, tales como Permisos de Circulación, Derechos Municipales,

Contribuciones de bienes raíces, pago de derecho de aseo de propiedad fiscal, peajes;

• Consumos básicos tales como agua, luz, gas. Cabe señalar que se asimila a gasto común la compra de leña para las regiones que utilizan dicho sistema de combustión;

• Arriendo de inmuebles. • Gastos Comunes. • Gastos Bancarios. • Gastos Notariales. • Gastos con ocasión del uso del TAG. • Art. 3° Ley N°19.886

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7. PROCESO DE COMPRA �Para iniciar el proceso de compra es necesario que el Centro de Consumo presente el requerimiento aprobado por las instancias respectivas, en el Nivel Central los Jefes de Divisiones, las Unidades de Comunicaciones, Asesoria Jurídica, Auditoria Interna, Prevención de Riesgos. En el Nivel regional los Jefes de las Unidades de Construcción, Planificación, Diseño, Administración. Cabe hacer presente que será responsabilidad de las Unidades de Compra efectuar con la debida oportunidad los requerimientos de bienes y servicios, necesarios para el desarrollo de las labores, considerando el Plan de Compras Anual, los plazos establecidos en el presente manual con el propósito de asegurar los tiempos necesarios para efectuar de manera correcta los procesos que correspondan, de acuerdo a la normativa vigente. 7.1 Compra a través de Convenio Marco (ChileCompra Express) Paso 1: Completar solicitud de requerimiento de compra que disponga la Dirección de Arquitectura. Toda unidad que requiera un producto o servicio deberá solicitarlo a través del formulario de Solicitud de Requerimiento de Compra. Paso 2: Autorización del Requerimiento El Jefe de la unidad en que emana el requerimiento, firma la Solicitud de Requerimiento de Compra y lo deriva al Jefe de División de Administración o Jefe Administrativo, según corresponda, quien en caso de no estar de acuerdo con lo solicitado, devuelve la Solicitud al remitente, con sus observaciones. Paso 3: Emisión orden de compra Una vez revisada la Solicitud de Requerimiento de Compra, el Jefe de División de Administración/Jefe Administrativo, la autoriza y la envía a la Unidad (encargado) de Abastecimiento, donde el Jefe asigna el requerimiento a un Ejecutivo de Compra para que genere la respectiva Orden de Compra a través del catálogo de Convenio Marco (Chilecompra express). Paso 4: Solicitar Compromiso Presupuestario Con la orden de Compra generada, el Ejecutivo de Compras deberá solicitar al Departamento Finanzas el compromiso presupuestario correspondiente. Paso 5 : Firma de compromiso presupuestario por encargado Una vez consignado el compromiso presupuestario, en la Solicitud de Requerimiento de Compra, el Analista Presupuestario firma el documento y lo devuelve a abastecimiento.

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Paso 6: Envío OC al proveedor Una vez que el Jefe de División de Administración/Jefe Administrativo entrega su V°B°, y se obtiene el compromisos presupuestarios, la Unidad de Abastecimiento envía la Orden de compra al proveedor. Paso 7: Aceptación OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios El proveedor acepta la orden de compra y envía los bienes o servicios requeridos. Paso 8: Informar recepción conforme para pago Una vez que se reciben los bienes o servicios solicitados, se procede a la Recepción conforme del o los materiales. Posteriormente, si corresponde se despacha a la unidad demandante, o de lo contrario se almacena en las bodegas del Servicio. Se procede a preparar los antecedentes de la compra para enviar a pago el documento con todas las firmas pertinentes, y se envía al Departamento de Finanzas. Paso 9: Calificación a Proveedor(es) Adjudicados El ejecutivo de compra que genera la compra califica en www.chilecompra.cl, al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. Observaciones Respecto del Proceso de Compra a través de Convenio Marco (ChileCompra Express). En caso que el Ejecutivo de Compra, considerando todos los costos y beneficios asociados a la compra o contratación del producto o servicio motivo del requerimiento, identifique condiciones objetivas, demostrables y substanciales, que configuren una oferta más ventajosa que la existente en Convenio Marco (ChileCompra Express) para el producto o servicio en cuestión, debe informar esta situación a la Dirección de Compra, a través del formulario disponible al efecto en www.chilecompra.cl. Además, el ejecutivo de compra deberá respaldar la información en virtud de una posible auditoria. 7.2 Plazos de Tramitación de la Solicitud de Compras y Contrataciones Los Centros de Consumo (Divisiones, Departamento, Unidades, etc.) autorizadas para presentar requerimientos de compras y contrataciones, deberán efectuar sus solicitudes, a través del sistema habilitado para tales efectos, con la debida antelación a la fecha en que se requiera la entrega del bien, servicio u obras, diseños y consultorías. Para estos efectos se deberá considerar los plazos involucrados en los procesos internos, los que varían dependiendo del monto de la compra o contratación. Es importante considerar que los plazos señalados más adelante corresponden al proceso interno, y que la entrega del bien, servicio o ejecución de la obras, consultoría o diseño dependerá

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también de los plazos de entrega por parte del proveedor/contratista/consultor y que se definen en la Orden de Compra y/o bases y términos de referencia y contrato respectivo. En el caso que el bien o servicio requerido se encuentre en el catálogo de Convenio Marco en el sistema www.chilecompra.cl , y que la unidad solicitante de su aprobación al bien o servicio ofertado en el sitio, la unidad de abastecimiento generará la orden de compra correspondiente. El proceso interno y los plazos involucrados se presentan en la siguiente tabla. Plazos asociados a Compras o Contrataciones de bienes y/o servicios que se encuentran en Contrato Marco

Actividad

Centro de Consumo Solicitante/ Usuario Requirente Regional

División de Administración/ Jefe Administrativo regional

Unidad de Abastecimiento/ Encargado de compra regional

Depto. De Finanzas

Firma Autoridad pertinente

Presentación Solicitud de requerimiento de compra, con las correspondientes especificaciones.

1 día

Autoriza adquisición 2 días Disponibilidad Presupuestaria 2 dias Unidad de Abastecimiento revisa ofertas en Portal

2 día

Evaluación de ofertas en Contrato Marco 1 día Generación de Orden de Compra en el portal – publicación.

1 días

Confección de Resolución de adjudicación 2 días Autorización de resolución de compra 2 días Generación y firma de contrato en caso de corresponder (cláusulas o acuerdos privados)

2 días

01 0#'�-1 2 �%#3�45 �-1 50%#01 �2 #%-1 � ��$�� En el caso que el bien o servicio requerido no se encuentre en el catálogo de Convenio Marco en el sistema chilecompra o que la unidad solicitante no apruebe justificadamente el bien o servicio ofertado en el sitio, la unidad de abastecimiento generará un proceso de compra cuyos plazos dependerán del monto de la compra o contratación. 7.3 Compra a través de Convenios de Suministro Paso 1: Completar solicitud de requerimiento de compra Toda unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, pero contenido en un convenio de suministro vigente en la institución, debe completar la Solicitud de Requerimiento de Compra.

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Paso 2: Autorizar requerimiento El jefe de la unidad que emana el requerimiento firma la Solicitud de Requerimiento y lo deriva a la División de Administración/Unidad Administrativa. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve la Solicitud al remitente, con sus observaciones. Paso 3: Revisión y aprobación requerimiento El Jefe de División de Administración/Encargado Administrativo revisa la Solicitud de Requerimiento de Compra y lo remite al Departamento de Finanzas para verificar la disponibilidad de presupuesto, y posteriormente lo envía aprobado a la Unidad de Abastecimiento. Paso 4: Asignación del ejecutivo de compra responsable y selección del proveedor En caso de que el producto o servicio requerido se encuentre disponible en un convenio de suministro vigente, el Jefe de la Unidad/Encargado de Abastecimiento asigna el requerimiento a un ejecuto de compra, para que genere el respectivo proceso de compra a través www.chilecompra.cl. Paso 5: Emisión OC El Ejecutivo de Compra enviará la orden de compra, a través de www.chilecompra.cl, al proveedor que se encuentra adjudicado en este convenio de suministro. Paso 6: Aceptación de OC por el proveedor El proveedor acepta la orden de compra y la envía los bienes o servicios que corresponda. Paso 7: Recepción Una vez que se reciben los bienes o servicios solicitados, se procede a la Recepción conforme del o los materiales. Posteriormente, si corresponde se despacha al Centro de Consumo/unidad requirente, o de lo contrario se almacena en las bodegas del Servicio. Paso 8: Calificación Proveedor El Ejecutivo de Compra califica en www.chilecompra.cl al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. 7.4 Compra a través de Trato o Contratación Directa menor 100 UTM Paso 1: Completar Solicitud de Requerimiento de Compra

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La Unidad que requiera un producto o servicio deberá completar la Solicitud de Requerimiento de Compra. Paso 2: Firma Solicitud de Requerimiento de Compra El Jefe de la unidad que emana el requerimiento firma la Solicitud de Requerimiento y lo deriva a la División de Administración/Encargado Administrativo. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el documento de requerimiento al remitente, con sus observaciones. Paso 3: Revisión y aprobación requerimiento El Jefe de División de Administración/Encargado Administrativo revisa la Solicitud de Requerimiento de Compra y lo remite al Departamento de Finanzas para verificar la disponibilidad de presupuesto, y posteriormente lo envía aprobado a la Unidad de Abastecimiento. Paso 4: Se asigna Ejecutivo de Compra El Jefe de la Unidad de Abastecimiento asigna el requerimiento a un ejecutivo de compra para que complete el formulario de Términos de Referencia en www.chilecompra.cl y lo publique, con apoyo de la unidad requirente. La Unidad Requirente deberá proponer los Términos de Referencia, considerando al menos los siguientes parámetros: • La descripción y requisitos mínimos de los productos/servicios requeridos. • Objeto o motivo del contrato o compra • Requisitos que deben cumplir los oferentes • Criterios de evaluación • Entrega y Apertura de las ofertas; (Modalidades) • Formas y Modalidad de Pago • Indicación del Precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que prestarán. • Plazos de entrega del Bien y/o Servicio • Nombre y Medio del Contacto en la Institución • Garantías que se exigirán, si fuere necesario • Etapas de preguntas y respuestas cuando el tiempo lo permite. Paso 5: Elaborar Cuadro Comparativo Con las ofertas presentadas en el sistema de información y una vez cumplidos los plazos de publicación señalados en el punto anterior, el ejecutivo de compra deberá elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso. Paso 6: Evaluación

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Una vez recepcionadas las ofertas en el sitio, se procede a la evaluación de adquisición en base a los criterios determinados con anticipación, y en caso que se requiere se procederá a formar una comisión evaluadora o del apoyo técnico especializado, en caso de no existir la mencionada comisión o el apoyo tecnico, la Unidad de Abastecimiento será la que determine quién es el proveedor(o los) adjudicado(s), considerando los criterios de evaluación definidos para el proceso. Paso 7: Creación Resolución Adjudicación La Unidad/Encargado de Abastecimiento genera la Resolución que aprueba la compra en la que, además, establece la procedencia de la contratación en función del monto del proceso, y la envía para su V°B° a la autoridad pertinente. Esta resolución debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron en respectivo llamado. Paso 8: Tramitación de la Resolución de Adjudicación y publicación en www.chilecompra.cl La Resolución que aprueba la compra con los V°B° correspondientes es enviada a la Oficina de Partes para su numeración, registro y distribución, entre ellas la Unidad/Encargado de Abastecimiento, quien ingresa y publica de la decisión de compra o contratación en www.chilecompra.cl. Paso 9: Emisión OC al proveedor Una vez tramitada la resolución de adjudicación, el Ejecutivo de compra la ingresa al sitio www.chilecompra.cl, generando la Orden de Compra, la que se envía al proveedor adjudicado. Paso 10: Recepción Una vez que se reciben los bienes o servicios solicitados, se procede a la Recepción conforme del o los materiales. Posteriormente, se despacha al Centro de Consumo/ unidad requirente, o de lo contrario se almacena en las bodegas del Servicio. Paso 11: Calificación a proveedor El ejecutivo de compra califica en www.chilecompra.cl al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. Paso 12: Proceso de Cierre La Unidad/Encargado de Abastecimiento publica en el portal de www.chilecompra.cl, los resultados finales del proceso. Paso 13: Gestión de Contrato

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La Unidad/Encargado de Abastecimiento realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 14: Gestión de Reclamos En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, la Directora Nacional de Arquitectura, debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas le hagan llegar por escrito la respuesta. Plazos asociados a Compras o Contrataciones de bienes y/o servicios menores a 100 UTM

Actividad

Centro de Consumo solicitante/ Unidad Regional

División de �dquisiciones�/ Jefe Administrativo regional

Jefe Depto. Finanzas

Unidad de Abastecimiento/Encargado de �dquisiciones regional

Presentación Solicitud de requerimiento de compra, con las especificaciones

1 día

Revisión de requerimiento

1 día

Disponibilidad Presupuestaria

1 día

Autoriza Adquisición

1 dia

Generación Términos de Referencia

2 días

Publicación en Portal

5 días

Apertura

1 día

Evaluación de Ofertas

2 días

Generación de Resolución de Adjudicación y aprobación

3 días

Publicación adjudicación en el Portal

1 día

TOTAL 17 días

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7.5 Procesos de Compra para Bienes, servicios y contrataciones de alta complejidad, superiores a 100 UTM Para la contratación de bienes y servicios de alta complejidad, cuya definición requiera de competencias técnicas mayores, y cuyo monto involucrado exceda las UTM 100, la Dirección de Arquitectura utilizará el catálogo de Convenio Marco (ChileCompra Express). En caso de que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo de Convenio Marco (ChileCompra Express), y que la institución no cuente con convenios de suministro vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos, deberá realizar una Licitación Pública. Se efectuarán licitaciones públicas además por las obras de construcción, remodelación, reparación, estudios, diseño de arquitectura, estructura y especialidades.

7.5.1 Compra por Licitación Pública Paso 1: Completar Solicitud de Requerimiento de Compra Toda unidad que requiera un producto o servicio que no se encuentra disponible en el catálogo de Convenio Marco (ChileCompra Express) ni a través de un Convenio de Suministro vigente en la Dirección, debe completar la Solicitud de Requerimiento de Compra (las obras de construcción, remodelación, reparación, estudios, diseño de arquitectura, estructura y especialidades, se realizan con aprobación de bases). Paso 2: Autorizar Requerimiento El Jefe de la unidad en que emana el requerimiento firma la solicitud de requerimiento y lo deriva al Jefe División de Administración/Jefe Administrativo. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve la Solicitud de Requerimiento al remitente, con sus observaciones. Paso 3: Revisión Requerimiento El Jefe de División de Administración, revisa la Solicitud de Requerimiento de Compra, consulta disponibilidad presupuestaria al Departamento de Finanzas, y aprueba o rechaza según disponibilidad o pertinencia la solicitud. Si se aprueba se envía a la Unidad de Abastecimiento. Paso 4: Revisión y aprobación del formulario de bases Una vez confeccionadas las bases, y el formulario del portal, se confecciona la resolución que aprueba las bases y se envía a la Unidad de Asesoría Jurídica para su revisión y aprobación, en caso de modificación se devuelve para las correcciones pertinentes, de lo contrario, se envía el documento a la autoridad competente para su autorización.

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Paso 5: Envío de Bases El Centro de Consumo/unidad demandante prepara las bases técnicas, y administrativas, para que el ejecutivo de compra, complete el formulario de bases del portal www.chilecompra.cl. Paso 6: Asignación Requerimiento El Jefe de la Unidad/Encargado de Abastecimiento, asigna el requerimiento a un ejecutivo de compra para que complete el formulario de bases en www.chilecompra.cl y lo publique, con apoyo de la unidad requirente. Paso 7: Publicación de Bases La autoridad competente autoriza a través de la firma de la resolución, la publicación de la adquisición y envía a la Oficina de Partes para su numeración, registro y distribución, entre ellas la Unidad de Abastecimiento, documento que el Ejecutivo de Compra utiliza como respaldo para publicar en www.chilecompra.cl. Paso 8: Evaluación de las Ofertas Al cumplirse la fecha de cierre, la Unidad de Abastecimiento o la que corresponda, habiendo realizado los correspondientes procesos de apertura bajará las ofertas presentadas, con las que se realizará el proceso evaluación de ofertas en función de los criterios de evaluación y todos los parámetros definidos en las bases de licitación Paso 9: Determinar adjudicación La comisión evaluadora o, en caso de no existir la mencionada comisión, la Unidad de Abastecimiento o la que corresponda, será la que determine quién es el (o los) proveedores/contratista/consultor adjudicado(s), considerando los criterios de evaluación definidos para el proceso. Paso 10: Generación Resolución Adjudicación La Unidad de Abastecimiento/Unidad de Compra, procederá a generar la Resolución de Adjudicación y la envía para su revisión a la Unidad de Asesoria Jurídica. Esta resolución debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron inicialmente. Paso 11: Aprobación Resolución de Adjudicación y publicación en www.chilecompra.cl La Resolución de Adjudicación con los V° B° correspondientes es enviada a la autoridad competente quien, en caso de estar de acuerdo con la propuesta de adjudicación firma la resolución y la deriva a la Oficina de Partes para su tramitación.

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Paso 12: Tramitación de la Resolución de Adjudicación La Oficina de Partes, numera, registra y tramita totalmente la resolución de adjudicación y la distribuye, entre ello una copia a la Unidad/Encargado de Abastecimiento, quien procederá a realizar el proceso de adjudicación en www.chilecompra.cl. Paso 13: Proceso de Cierre La Unidad/Encargado de Abastecimiento publica los resultados de la licitación en el portal www.chilecompra.cl. Paso 14: Elaboración Contrato Si el monto de la contratación es mayor a 100 UTM, la Unidad requirente elabora el respectivo contrato. Paso 15: Revisión del contrato Una vez elabora el respectivo contrato, se revisa por la Unidad de Asesoria Jurídica ante que sea suscrito por las partes involucradas. Paso 16: Anexar contrato a www.chilecompra.cl El contrato suscrito por ambas partes se anexará en la ficha del proceso publicado en www.chilecompra.cl. Paso 17: Recepción Una vez que se reciben los bienes, servicios u obras solicitadas, se procede a la Recepción conforme del o los materiales. Posteriormente, se despacha al Centro de Consumo o de lo contrario se almacena en las bodegas del Servicio. Las recepciones provisorias, únicas y definitivas se efectuarán de acuerdo al reglamento para contratos de obras públicas. DS MOP Nº 75 del 2004. Las recepciones de las Consultorías y Diseños se regirán de acuerdo al Reglamento Para Contratación de Trabajos de Consultorías DS MOP Nº 48 de 1994. Paso 18: Factura Cuando el proveedor envíe la Factura concerniente a la compra o contrato debe ingresarse a la Oficina de Partes quien la distribuye a la Unidad/Encargado de Abastecimiento para dar inicio al proceso de pago. La Factura se cancela una vez visado los Estados de Pago por el respectivo Inspector Fiscal conforme a la normativa vigente. Paso 19: Calificación del proveedor

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El ejecutivo de compra califica en www.chilecompra.cl al proveedor, a través de la funcionalidad correspondiente. El Contratista y el Consultor se califican de acuerdo a los reglamentos respectivos. Paso 20: Gestión de Contrato La Unidad/Encargado de Abastecimiento, realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 21: Gestión de Reclamos En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, la Directora Nacional de Arquitectura deriva este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas le hagan llegar por escrito la respuesta. Plazos asociados a Compras o Contrataciones superiores a 100 UTM

Actividad

Centro de Consumo Solicitante/ Unidad Regional

División de Administración/Jefe Administrativo Regional

Unidad de Abastecimiento/ Encargado de Abastecimiento Regional

Asesor Jurídico

Firma Autoridad competente

Presentación Solicitud de Requerimiento de compra, con las especificaciones.

1 día

Revisión y autorización 1 día Disponibilidad Presupuestaria 2 días Elaboración de Bases y Resolución que aprueba llamado a licitación

3 dias

Visación de Bases y Resolución. 2 días 2 días

Publicación en el Portal 10 /20 días (1)

Cierre y Apertura de Ofertas 1 día Evaluación de Ofertas 3 dias Generación de Resolución de Adjudicación

2 dias

Visación de Resolución de adjudicación

2 días 2 días

Publicación adjudicación en el Portal

1 día

Generación y firma de contrato en caso de corresponder

5 días 2 días

TOTAL COMPRAS ENTRE 100 Y 1000 UTM 39 TOTAL COMPRAS ENTRE 100 Y 1000 UTM 49 NOTAS:

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(1) La publicación en el Portal debe ser de 10 días para las compras y adquisiciones entre 100 y 1.000 UTM y de 20 días para aquellas compras o contrataciones sobre 1.000 UTM, de acuerdo a lo estipulado en el artículo N° 25 de la ley N°19.886.

7.6 Compra por Licitación Privada Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a través de licitación privada deben ser los mismos que en el de la pública, exceptuando lo indicado en el art. 8 de la ley de compras y 10 del reglamento. Se procederá a realizar una contratación a través de licitación privada, previa resolución fundada que autorice la procedencia de éste, así también el tipo de convocatoria será diferente ya que en este caso será cerrada. Para determinar el contenido de las Bases se debe considerar la siguiente información: lo dispuesto en la Ley Nº 19.886, lo señalado en los artículos 9, 19 al 43 y 57 letra b), del Reglamento de la Ley Nº 19.886 y lo indicado en las normas comunes de esta normativa, junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso. Contenidos de las Bases

• Introducción • Objetivos de la Licitación • Perfil y requisitos de los participantes • Etapas y Plazos de la Licitación • Calificación e idoneidad de los participantes. Este punto será validado con los

antecedentes legales y administrativos que los oferentes en forma física presenten o que estén disponibles en el portal ChileProveedores.

• Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades) • Definición de criterios y evaluación de las Ofertas (Nombramiento de Comisión, si

corresponde) • Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duración, administrador del

contrato, término anticipado, etc. • Modalidad de Pago • Naturaleza y monto de las garantías de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento

y de anticipo cuando corresponda. • Montos de las garantías, forma y oportunidad de restitución • Multas y Sanciones • Nombre y Medio de contacto en la Institución

En cuanto a las especificaciones técnicas de los bienes y servicios a contratar, se requiere de lo mínimo:

• Descripción de los Productos/Servicios • Requisitos mínimos de los Productos • Plazos de entrega del Bien y/o Servicio

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Estas condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase “o equivalente” (Artículo 22 del Reglamento). Las Bases podrán contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitación, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento. De estas definiciones se extraerá la información necesaria para completar el formulario de Bases disponible en el Portal. 5��4�� '�� 6��1 * ��(�-� �� $�� / �� %�&�� 6��6�&� �� 6��7'� 81 9 %#2 #3�:4�-1 2 �%#3� A continuación, serán descritos los procedimientos para la compra y contratación, recepción y pago de bienes y servicios tanto en el Nivel Central como en el Nivel Regional. 8.1 Procedimiento de Adquisición mediante Convenio Marco y Cotización: N° ACTIVIDAD RESPONSABLE

NIVEL CENTRAL RESPONSABLE DIRECCIÓN REGIONAL

REGISTRO

1 Presentación del requerimiento de los Centros de Consumo/Unidades solicitantes de regiones.

Jefe División/Unidades Asesoras

Jefes de Unidades Solicitud de requerimiento de compra

2 Se envía el requerimiento para su aprobación


Jefes de Unidades Solicitud de requerimiento de compra aprobada

3 Emisión de la Orden de Compra Ejecutivo de compra Encargado de Abastecimiento

Orden de Compra

4 Se consulta disponibilidad presupuestaria. Se deberá señalar la imputación presupuestaria correspondiente De no existir disponibilidad presupuestaria, se hará devolución de la solicitud al requirente para su redefinición.

Jefe Departamento de Finanzas

Jefe Unidad de Finanzas

Solicitud de requerimiento de compra con indicación de imputación presupuestaria

5 Envío Orden de Compra al Proveedor a través de www.Chilecompra.cl

Ejecutivo de compra Encargado de Abastecimiento

Orden de Compra

6 Aceptación Orden de Compra Proveedor

Portal www.chilecompra.cl,

7 Recepcion de lo comprado Encargado de Bodega Encargado de Abastecimiento

Guía de despacaho/Factura

8 Calificación del proveedor en portal www.Chilecompra.cl



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8.2 Procedimiento de Adquisición mediante Convenio de Suministros N° ACTIVIDAD RESPONSABLE


REGISTRO

1 Presentación del requerimiento de los Centros de Consumo/�nidades solicitantes de regiones.






3 Revisión y aprobación del requerimiento

Jefe División Administración

Jefe Unidad de Administración

Solicitud de requerimiento de compra

4 Se consulta disponibilidad presupuestaria. Se deberá señalar la imputación presupuestaria correspondiente De no existir disponibilidad presupuestaria, se hará devolución de la solicitud al requirente para su redefinición.




5 Se asigna ejecutivo de compra responsable de generar el proceso de compra

Jefe Unidad de Abastecimiento

Encargado de Abastecimiento

Solicitud de requerimiento de compra con indicación de imputación presupuestaria y designación de Ejecutivo de Compra

6 Emisión de la Orden de Compra a traves de www.chilecompra.cl


Orden de Compra



7 Recepcion de lo comprado Encargado de Bodega Encargado de Abastecimiento

Guía de despacaho/Factura

8 Calificación del proveedor en www.chilecompra.cl



8.3 Procedimiento de Adquisición mediante Trato o Contratación Directa Menor a

100 UTM N° ACTIVIDAD RESPONSABLE


REGISTRO


Jefe División/�edefini Asesoras








Solicitud de requerimiento de

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compra 4 Se consulta disponibilidad

presupuestaria. Se deberá señalar la imputación presupuestaria correspondiente De no existir disponibilidad presupuestaria, se hará devolución de la solicitud al requirente para su �edefinición.








6 Elaboración de cuadro comparativo de ofertas


Cuadro comparativo

7 Evaluación de las ofertas en base a criterios de evaluación

Ejecutivo de compra/Comisión Evaluadota o Apoyo Técnico

Encargado de Abastecimiento/ Comisión Evaluadota o Apoyo Técnico

Acta de Evaluación de Ofertas

8 Confección de Resolución de Adjudicación


Resolución de Adjudicación

9 Tramitación de la Resolución, firma de la Autoridad Competente, numeración registro y distribución.

Jefe Unidad de Abastecimiento/Oficina de Partes

Encargado de Abastecimiento/Oficial de partes

Resolución Tramitada



Orden de Compra


Proveedor Proveedor Portal www.chilecompra.cl,

12 Recepción de lo comprado Encargado de Bodega Encargado de Abastecimiento

Guía de despacho/Factura




8.4 Procedimiento de Adquisición mediante Licitación Pública/Privada Mayor a 100

UTM N° ACTIVIDAD RESPONSABLE


REGISTRO










Solicitud de requerimiento de compra

4 Se consulta disponibilidad presupuestaria.



Solicitud de requerimiento de

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Se deberá señalar la imputación presupuestaria correspondiente De no existir disponibilidad presupuestaria, se hará devolución de la solicitud al requirente para su �edefinición.

compra con indicación de imputación presupuestaria





6 Elaboración de Bases Técnicas y Administrativas

Unidad Requirente Unidad Requirente Bases Técnicas y Administrativas

7 Resolución que aprueba las Bases Unidad Requirente Unidad Requirente Resolución 8 Publicación de las Bases en el portal

www.chilecompra.cl Ejecutivo de compra Encargado de

Abastecimiento www.chilecompra.cl

9 Evaluación de las ofertas en base a criterios de evaluación

Ejecutivo de compra/Comisión Evaluadora o Apoyo Técnico

Encargado de Abastecimiento/ Comisión Evaluadota o Apoyo Técnico

Acta de Evaluación de Ofertas

10 Confección de Resolución de Adjudicación


Resolución de Adjudicación

11 Tramitación de la Resolución, firma de la Autoridad Competente, numeración registro y distribución.

Jefe Unidad de Abastecimiento/Oficina de Partes

Encargado de Abastecimiento/Oficial de Partes

Resolución Tramitada

12 Publicación de los resultados en el portal www.chilecompra.cl





Orden de Compra


Proveedor Proveedor Portal www.chilecompra.cl,

16 Confección del contrato Unidad requirente Unidad requirente Contrato firmado 17 Revisión de la legalidad del contrato Asesor Jurídico Fiscalía Contrato Revisado 18 Anexar contrato a

www.chilecompra.cl Ejecutivo de compra Encargado de

Abastecimiento Portal www.chilecompra.cl,

19 Recepción de lo comprado Encargado de Bodega Encargado de Abastecimiento

Guía de despacho/Factura/Boleta Honorarios

20 Recepción de Factura Oficina de Partes Oficial de partes Factura con timbre de recepción




22 Gestión de Contrato, mediante seguimiento para verificar el grado de cumplimiento


Catastro de Contratos de suministros Vigentes

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9. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

9.1 Criterios de evaluación Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicación. Es obligatorio que todos los procesos de contratación cuenten con criterios de evaluación. Los criterios de evaluación se pueden clasificar en: Criterios Económicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye valorización del servicio de mantenimiento). Criterios Técnicos, tales como: garantía post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, etc. Criterios Administrativos, que tienen mayor relación con el cumplimiento de presentación de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por ejemplo: constitución de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspección del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa índole, boletas de garantía, entre otros. Estos elementos, en general, no tienen ponderación en la evaluación de la oferta sino que, más bien, se consideran requisitos de postulación, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera incompleta. Estos antecedentes se pueden encontrar vigentes en ChileProveedores, por lo cual no deben ser solicitados por papel adicionalmente. La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o Términos de Referencias (TDR), según corresponda. Para determinar los Criterios Evaluación es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables (Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación.

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Ejemplo de cuadro de Criterios de Evaluación

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Ejemplo de cuadro de Criterios de Evaluación aplicado a una oferta Total Puntaje Proveedor X: 70 puntos.

9.2 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad Para contrataciones de baja complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por la Unidad de Abastecimiento o la que corresponda, quien debe levantar la información de las ofertas, y aplicar a éstas los criterios de evaluación previamente definidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda. Con la información de las ofertas recibidas, el Ejecutivo de Compra debe generar el Cuadro Comparativo de Ofertas, documento que registra la información de los distintos parámetros a considerar en la evaluación de las ofertas. A partir del Cuadro Comparativo de Ofertas, el Ejecutivo de compras aplica los Criterios de Evaluación y genera el Informe de Evaluación, documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas en función de los Criterios de Evaluación, y que debe estar anexado a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación.

Puntos totales

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9.3 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad En los casos de contrataciones de alta complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores será realizada por una Comisión de Evaluación. Podrán integrar la Comisión de Evaluación una o más funcionarios que la autoridad del Servicio designe para tal efecto. La Unidad de Abastecimiento, entregará a cada uno de los integrantes de la Comisión de Evaluación la información completa de las ofertas recibidas, información con la que la Comisión de Evaluación procederá a iniciar su trabajo. La Comisión de Evaluación, procederá a aplicar los Criterios de Evaluación y generar el Acta de Evaluación, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de:

• Los integrantes que participaron en el proceso de evaluación; • Las ofertas evaluadas; • Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que

fueron utilizados para la evaluación; • Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos

formales y las respuestas a dichas solicitudes; • Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de

las ofertas en función de los Criterios de Evaluación y la recomendación de adjudicación, deserción o declaración de inadmisibilidad y su justificación.

El resultado del trabajo realizado por la Comisión de Evaluación quedará registrado en una Acta de Evaluación firmada por todos los miembros de la comisión evaluadora y debe anexarse a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación. 5��4�� 46�� 0;� ��(�4�� ,� �� '�� 1 * �� (� -� �� $�� / � �� %�&�� 6��6�&� ��

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10. CIERRE DE PROCESOS Una vez terminado el proceso de evaluación de ofertas y generado el Informe o Acta de Evaluación, según corresponda, la Unidad de Abastecimiento o la que corresponda, debe realizar el cierre del proceso, entregando toda la información necesaria para fundamentar la decisión final respecto del proceso, 10.1 Fundamentación de la decisión de compra Cada decisión de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluación según corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los criterios previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del procesos y de la decisión final de la Dirección de Arquitectura, y que debe ser anexado a la Resolución que establece la decisión final del proceso. La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o Acta de Evaluación, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratará con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso. 10.2 Comunicados de resultados Una vez concluido cualquier proceso de adquisición de la Dirección de Arquitectura, la Unidad de Abastecimiento o la que corresponda, comunicará a través del portal www.chilecompra.cl, los resultados de la licitación con todos los antecedentes que corresponda. 10.3 Resolución de inquietudes Las inquietudes que los proveedores manifiesten, respecto de los procesos de adquisición que la Institución realice, serán recibidas por la Directora Nacional de Arquitectura. En caso de que otro funcionario de la Institución reciba directamente consultas o inquietudes respecto de algún proceso de adquisición de la Institución deberá derivar esta consulta al Jefe del Servicio, quien gestionará las respuestas a cada una de las inquietudes y derivará las consultas al responsable de cada uno de los procesos. El responsable de cada proceso deberá preparar la respuesta a la inquietud del proveedor y enviar a la Directora Nacional de Arquitectura para la respuesta oficial al reclamante. La respuesta al proveedor deberá ser enviada en un plazo no superior a 48 horas hábiles. En caso de que se reciban reclamos de proveedores en forma directa o a través de la plataforma Probidad Activa de ChileCompra, respecto de algún proceso de adquisición de la Institución, los responsables de cada proceso deberán dar respuesta, las que deberán ser canalizadas por el Jefe de la Unidad de Abastecimiento a través de la funcionalidad

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disponible en www.chilecompra.cl al efecto. El tiempo de respuesta no debe superar las 48 horas. ��

Se define como las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la entrega de los Bienes y Servicios que se han requerido y adquirido. Para esto el procedimiento es el siguiente: Paso 1 Se define como responsable al Encargado de Bodega, para todas las actividades de almacenaje, distribución y ordenamiento de los materiales adquiridos por la Dirección de Arquitectura. Paso 2 El Encargado de Bodega, verifica que los artículos recepcionados correspondan a lo solicitado en la Orden de Compra y entrega su conformidad a través de la firma correspondiente, y el timbre Recibí Conforme. Si no hay conformidad con los productos recibidos, los devuelve al proveedor. Paso 3 Luego de recibir conforme, se despachan los artículos solicitados a los Centros de Consumo solicitantes, o se almacenan según corresponda. Paso 4 Una vez enviado los materiales al Centro de Consumo respectivo, se solicita su recepción conforme, a través del estampado de la firma de quien recibe en el documento conductor. Paso 5 Posteriormente el documento de despacho y firmado se guarda en el Archivador de Control de Entrega de Materiales que se mantiene en la Unidad de Abastecimiento. Paso 6 Finalmente, se remite toda la documentación de la adquisición a la Unidad de Abastecimiento, con la recepción conforme de los productos, para proceder al pago correspondiente.

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12. PROCEDIMIENTO DE PAGO Una vez recibida la factura de compra, este Servicio debe proceder de acuerdo a la Circular N° 3, del Ministerio de Hacienda, que establece que los pagos deben ser realizados dentro de los 30 días desde la recepción de la factura.

12.1 Respaldar el pago con el Informe de Recepción Conforme Con el objeto de poder materializar un pago a un tercero se requerirá siempre, salvo aquellos que se realicen por Caja Chica, una Resolución, a la que se adjuntará el Informe de recepción de bienes y servicios, que lo autoriza de acuerdo al tramo que se establece a continuación:

12.2 Realizar resolución de pago

o Pagos inferiores a UTM 3 deberán ser autorizados mediante Orden de Compra firmada por el Jefe de la Unidad de Abastecimiento con el V°B° del Jefe de División de Administración.

o Pagos entre UTM 3 y UTM 300, la Resolución deberá estar suscrita por el Jefe de

División de Administración, y en caso de faltar este firmará la autoridad subrogante, previa revisión del Asesor Jurídico de la Dirección de Arquitectura.

o Para pagos superiores a UTM 300, la Resolución será suscrita por la Subdirectora

Nacional de Arquitectura, previa revisión de del Asesor Jurídico de la Institución. Las personas autorizadas para hacer pago son:

• Jefe del Departamento de Finanzas • Jefe de División de Administración • Directora Nacional de Arquitectura

El Jefe del Departamento de Finanzas deberá preparar la información contable y la planilla de pago correspondiente.

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13. POLÍTICA DE INVENTARIO

13.1 Objetivos específicos:

El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la óptima utilización de los materiales que se almacenan en bodega. Garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como de stock, asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Dirección de Arquitectura. Establecer y determinar los volúmenes de materiales que se manejarán en el Inventario, asegurando que dichos niveles sean óptimos y que representen un adecuado costo de operación. Identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la gestión del mismo. �

Será política de inventarios la siguiente: a) Mantener sólo stock críticos de elementos al interior de la Unidad de Bodega. b) Registrar entradas y salidas de todos los artículos de la Bodega a través del sistema respectivo. c) Generar reportes diseñados por la Unidad de Abastecimiento para apoyar la

gestión y toma de decisiones. d) Mantener Base de Datos de Proveedores y Artículos adquiridos. e) Permitir que la solicitud de materiales pueda ser solicitada por los Centros de

Consumo, cuya autorización o rechazo dependerá de la Jefatura de la Unidad de Abastecimiento.

f) Como mínimo una vez al año, con el fin de corroborar que los archivos de stocks

representan lo que se encuentra en bodega, se realizará el levantamiento del inventario.

g) Localización y distribución correcta de los materiales para que puedan ser

fácilmente inventariados h) Exactitud de la identificación de los materiales almacenados y solamente un

número restringido de personas puede tener acceso a ésta.

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14. Organigrama de la Dirección de Arquitectura y de las áreas que intervienen en los procesos de compra �

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Dirección Nacional deArquitectura

Sub Dirección de

Arquitectura

División Edificación

Pública

División Planificación y Coordinación

DivisiónAdministración

DirecciónRegional

Unidad Asesoría Jurídica

Unidad Auditoría Interna

Unidad Comunicaciones

Unidad Prev. de Riesgos

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DivisiónAdministración

Departamento Recursos Humanos

DepartamentoFinanzas

Departamento Servicios

Secretaria de División

Unidad Abastecimiento

UnidadInformática

Unidad Servicios Generales

Oficina Partes e Informaciones

Unidad Capacitación

Unidad Gestión Recursos Humanos

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15. ANEXOS. ANEXO: 1

SOLICITUD DE REQUERIMIENTO PLAN ANUAL DE COMPRAS

DIVISION

DEPTO.

UNIDAD

Funcionario Responsable Fecha: Firma de recepción de materiales Fecha

PROGRAMA ANUAL DE MATERIALES 2008 Dirección de Arquitectura

Cód Artículo Unidad Cant. Autorizada Ene Feb Mar Abr May Jun Jul

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Anexo N° 2.- SOLICITUD DE REQUERIMIENTO DE COMPRA

DIVISION

DEPTO.

UNIDAD Funcionario Responsable

Fecha:

Artículo Unidad Cantidad

JUSTIFICACION:

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ANEXO: 3

SOLICITUD DE PEDIDO DE MATERIALES

DIVISION

DEPTO.

UNIDAD Funcionario Responsable

Fecha:

Artículo Unidad Cantidad

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m a n u a l procedimientos de adquisiciones - chilecompra.cl · flujogramas de compras •...

Documents