claves para optimizar el almacén

JORNADA en INNOVACIÓN LOGÍSTICA

CLAVES PARA OPTIMIZAREL ALMACÉN

Experiencia práctica.

Virginia RosellóDepartamento de Logística22 de Marzo de 2011

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN.

2. PUNTOS CLAVE DE MEJORA EN EL ALMACÉN.

3. CASO EMPRESA

4. CONCLUSIONES.

2

CLAVES PARA OPTIMIZAR EL ALMACÉN

1.- INTRODUCCIÓN 1.- INTRODUCCIÓN

3

INTRODUCCIÓN

Logística / Cadena de Suministro

Todos aquellos procesos o actividades que se crean

desde la existencia o la demanda de una necesidad

hasta que ésta queda satisfecha.

4

INTRODUCCIÓN

Indicadores y Objetivos Requisitos sistemade información

Organización yRecursos Humanos

Análisis de Costes

Política de Servicio

Recepción Pedidos

Procesado Pedidos

Facturación y Cobro

Gestión de la Demanda

Políticas de Gestión

Integración Proveedor

Lanzamiento Pedido

Seguimiento Pedido

Evaluación Preveedor

Gestión de Aprovisionamiento

Previsiones

Nivel Inventario

Punto Pedido

Seguimiento

Gestión de Inventarios

Planificación Producción

Lanzamiento OP

Métodos y Tiempos

Control Ejecución

Gestión Producción

Recepción

Ubicación

Almacenamiento

Picking

Envío

Gestión del Almacén

Diseño Red Distr.

Gestión Flota

Gestión Transportistas

Transporte y Distribución

Logistica

APROVISIONAMIENTO ALMACENAJE DISTRIBUCIÓN

APROVISIO

NAMIENTO

ALMACENAJE

DISTRIB

UCIÓN

5

INTRODUCCIÓN

C O M P L E J I D A D C R E C I E N T E

C O M P E T E N C I A C R E C I E N T E R E N T A B I L I D A D

6

INTRODUCCIÓN

Hay que conseguir una CADENA DE SUMINISTRO o LOGÍSTICA de la

empresa que:

3.- ÁGIL1- FLEXIBLE

2.- FIABLE 4.- RENTABLE

7

INTRODUCCIÓN

¿POR QUÉ OPTIMIZAR EL ALMACÉN?

Costes asociados al almacén. El almacén tiene unos costes asociados siempre susceptibles de ser reducidos.

Mano de Obra

Instalaciones

Equipamiento

Otros

8

INTRODUCCIÓN

Recepción10% Almacenaje

15%

Picking55%

Expedición20%

Mano de obra59%Instalaciones

18%

Equipamiento15%

Otros8%

Mano de obra54%Instalaciones

21%

Equipamiento17%

Otros8%

Costes asociados al almacén

9

INTRODUCCIÓN

¿POR QUÉ OPTIMIZAR EL ALMACÉN?

Nivel de Servicio. Además de mejorar en costes, trabajar de forma ordenada y correcta nos aporta fiabilidad en la información, lo cual repercute directamente en:

Diferenciación de la competencia Valor añadido.Fidelización de Clientes y de los propios trabajadores.Incremento la rentabilidad

10

INTRODUCCIÓNNivel de Servicio

11

INTRODUCCIÓN

REDUCCIÓN DE COSTES EN EL ALMACÉN

INCREMENTO DEL NIVEL DE SERVICIO

¿CÓMO OPTIMIZAR EL ALMACÉN?

INTEGRANDO EL ALMACÉN DENTRO DE LA CADENA LOGÍSTICA PARA CONVERTIRLO EN UN DEPÓSITO DINÁMICO DE MERCANCÍAS

12

INTRODUCCIÓN

APROVISIONAMIENTO

ALMACENAJE

DISTRIBUCIÓN

APROVISIONAMIENTO

ALMACENAJE

DISTRIBUCIÓN

Enfoque de almacén tradicional

Enfoque de almacén integrado

2.- PUNTOS CLAVE DE MEJORA EN EL ALMACÉN

2.- PUNTOS CLAVE DE MEJORA EN EL ALMACÉN

14

PUNTOS CLAVE DE

MEJORA EN EL ALMACÉN

Somos conscientes de la importancia de mi almacén. Sabemos que tenemos que mejorar, pero, ¿Cómo mejorar?

15

PUNTOS CLAVE DE


16

PUNTOS CLAVE DE


1. Gestión del Aprovisionamiento.• Gestión de Stocks.

• Gestión de Compras.

• Gestión de Proveedores

2. Operaciones en las instalaciones.• Procesos de Almacén.

• Gestión de Ubicaciones.

• Gestión de inventarios.

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3. Gestión de la Distribución

• Gestión del tráfico.

• Gestión de los clientes.

3.-CASO

Empresa suministros de construcción

3.-CASO

Empresa suministros de construcción

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MEJORA EN EL ALMACÉN. CASO EMPRESA

Estado inicial:

La empresa de la que hablaremos, es una empresa de compra nacional e internacional, distribución y venta de productos para la construcción.

Proceso de traslado desde sus 5 almacenes de unos 1.500 m2 a un almacén central con una superficie de unos 5.500 m2, de los cuales unos 2.500m² serán interiores y el resto exteriores.

Además, 4 puntos de venta propios (DELEGACIONES) con sus almacenes correspondientes, que querían mantener aunque con un cambio sustancial en su gestión interna que, desde este momento, se llevaría a cabo desde las nuevas instalaciones.

Objetivos del proyecto:

Definición de una política adecuada de gestión de stocks y gestión de ubicaciones.

Optimización del diseño en planta para las nuevas instalaciones.

Automatización de almacenes.

Rediseño y optimización de todos los procesos logísticos:

Diseño del SGA: Definición de requisitos que debe cumplir el sistema de gestión de almacenes.

Aprovisiona-

mientoAlmacén

Preparación

de pedidosExpedición DistribuciónCompras

Plan de Trabajo de ITENE

FASE INICIAL: Warehouse Activity Profiling

FASE I: Gestión de stocks.

FASE II: Diseño en planta

FASE III: Rediseño de procesos en la nueva sede

FASE IV: Selección SGA

Es el análisis sistemático de las pautas de comportamiento de pedidos y artículos. Proporciona el marco de referencia necesario para el proceso de toma de decisiones que debe realizar el equipo de proyecto.Permite identificar tanto posibles problemas en el flujo de materiales como verdaderas oportunidades en la mejora operativa de los procesosIncluye:

Fase Inicial: Warehouse Activity Profiling

Análisis pedidos clienteMix de Pedido (Familias, Mix unidades

manipulación, Cantidades solicitadas)Líneas por pedido Volumen por pedidoLíneas y Volumen por Pedido

Análisis ReferenciasABC movimientosVolumen movidoPorcentaje / Volumen gestionadosVer % Artículos completan X% pedidosReferencias Complementarias

Análisis InventarioAnálisis temporal

Distribución anual movimientosDistribución diaria movimientos

Etc.

FASE I: Gestión de stocks

FASE I: Gestión de stocksEl objetivo de esta fase fue DIMENSIONAR las necesidades de almacenaje, respondiendo a cuestiones como:

¿Qué almacenar?¿Cuánto almacenar? ¿Cuándo almacenar?

¿Cuánto reponer?¿Cuándo reponer?¿Cuánto vale mi stock?

¿Qué productos me interesa vender?


Clasificación ABC de los productos.

De la clasificación ABC se dedujo: 3400 referencias suponen el 20% de las referenciasSolamente 1800 referencias (2%) suponen el 80% de las ventas.

ABC de productos

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 16000 18000

Maestro de artículos

% v

olum

en d

e fa

ctur

ació

n

DB CA

REVISIÓN POR PARTE DE LA EMPRESA.

Cálculo del ABC

REVISIÓN

• Detección de que pocas referencias representan un 80% de las

ventas.

• Identificación de productos A que aportan gran valor a la empresa.

(Parte Importante de la empresa y en la que debe centrarse).

• Decidir si alguna referencia debe pasar a ser bajo pedido o se elimina

directamente.

• Detección de obsoletos para su eliminación.- Las referencias D no

tienen movimiento en 2 años!!!

Niveles de Servicio

ARTÍCULOS A REVISAR Y CONSIDERAR A PARTE:• Artículos importantes para la empresa.

• Artículos a impulsar comercialmente.

En estos casos el artículo se sube de nivel (A, B o C) pero con el nivel de servicio más bajo del nuevo NdS asignado.

• Artículos que se considera se van a dejar de impulsar.

• Artículos de precio elevado.

En estos casos el artículo se baja de nivel/escalón (A, B o C) pero con el nivel de servicio más alto del nuevo NdS asignado.

Stock de Seguridad (SS)

• Eliminación o disminución de Roturas de Stock.

• Posibilidad de hacer frente a la demanda cuando haya cambios en la misma.

• Aumento de la flexibilidad de la cadena y de las delegaciones.

• Mejora o estabilización del Nivel de Servicio al Cliente.


Ventajas:Se redujo en más de 1.600.000€ el inventario, consiguiendo:

Incremento del nivel de servicio.Reducir el nivel de obsolescenciaReducción del coste de oportunidadDisminución de los costes de almacenajeAumento de la rotación

Coste Stock Medio ACTUAL

Coste Stock Medio PROPUESTO

2.617.527€ 967.930 €

FASE II: Diseño en planta de la nueva sede.

FASE II: Diseño en planta de la nueva sede.El objetivo de esta fase fue el diseño de la nueva sede con vistas a optimizar su gestión logística. En esta fase el condicionante principal fue que dicha gestión diera cabida al conjunto de productos que comercializa esta empresa..

Los criterios principales que se siguieron para una correcta distribución fueron:

Volumen de cada una de las unidades de almacenaje.Rotación de las unidades de venta.Relación entre unidades de almacenaje y unidades de venta.Coste y/o características específicas de los productos.Tiempos de operación asociados a cada una de las alternativas

generadas

ZONA EXTERIOR

ZONA INTERIOR TIENDA

ZONA CUBIERTA

MOS

TRAD

OR D

E AT

ENCI

ÓN A

L PÚ

BLIC

O

Z ONA CAFETERÍA

C ENTR ALITA

C

Q

L

I

J

G

H

I

O

H

K

C AJA

REC EPCION

EXPOSIC ION ILUMIN AC ION

T IENDA AUTOSERVICIO

SAI 15

M ESA EM BALAJE3X0.8X1

M ESA EMB.2X0.8X1



O

Huell a: 28cmContrahuella: 16cm

Huell a: 28cmContrahuella: 16cm

Huell a: 28cmContrahuel la: 18.3cm

CUAD

RO E

LECT

RICO

B

B

B

B

N -145 Alt.

F

C

C

C

F

F

MC

MCMC

MCMC

MCMC

PASI

LLO

DE T

RANS

FERE

NCIA

VIA RAPIDA

VIA RAPIDA

VIA

RAPI

DA

PASI

LLO

DE T

RANS

FERE

NCIA

VIA

RAPI

DAN -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.1

10

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -145 Alt.

N -1 2.56 Alt.

N -12.56 Alt.

N -1 2.56 Alt.

N -12.56 Alt.

N -1 2.56 Alt.

N -12.56 Alt.

N -1 2.56 Alt.

N -12.56 Alt.

N -1 2.56 Alt.

N -12.56 Alt.

N -1 2.56 Alt.

N -12.56 Alt.

N -1 2.56 Alt.

N -12.56 Alt.

N -1 2.56 Alt.

N -12.56 Alt.

N -1 2.56 Alt.

N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

6 Alt.

N -1 2.5 N -12.56 Alt.6 Alt.

11

16

8

1

9

25

26

ZONA

CON

SOLI

DACI

ON

ZONA

EM

BALA

JE

EXPEDICIONMUELLE 1

EXPEDICIONMUELLE 2

EXPEDICIONMUELLE 3

MUELLE 4EXPEDICION

EXPEDICIONMUELLE 5

EXPEDICIONMUELLE 6

EXPEDICIONMUELLE 7

MUELLE 8EXPEDICION

ALMACEN TEMPORAL

MATERIAL REVISADO

ZONA REVISION

ALMACEN TEMPORAL

MATERIAL RECIBIDO

ZONA

CON

SOLI

DACI

ON

ZONA

EM

BALA

JE

2

1

Zona interior

Apilación Vertical

Picking Cajas

Palatización P.E.

Palatización P.A.

Carruseles

Push-Back

Bobinas

Playa Preparación

Zona interior

Zona de ApilaciónVertical

ALMACENAJE DE:• Tubería acero• Bandejas de

Canalización• Electrocanal

CAPACIDAD:

84 PALETS

230 VERTICAL

MANUTENCION:

• MANUAL

• CARRETILLA CONVENCIONAL

Zona interior

Picking Pasillo Estrecho Cajas

ALMACENAJE DE:

Material diverso en cajas

CAPACIDAD:

22.344 CAJAS

MANUTENCION:

Recojepedidos hasta 10,75 m. altura, filoguiada sobre suelo de alta planimetria.

Terminal PC por radiofrecuencia y Lector scaner barcode

Zona interior

ALMACENAJE DE:

Material diverso en palets 80 X120 cm.

CAPACIDAD:

1.568 europalets

MANUTENCION:Trilateral hasta 10,75 m. altura, filoguiada sobre suelo de alta planimetria.

Terminal PC por radiofrecuencia y Lector scaner barcode

Zona Paletizaciónen Pasillo Estrecho

Zona interior

Zona Paletización en Pasillo Ancho

ALMACENAJE DE:Material diverso en palets 120

X120 cm.

CAPACIDAD:

213 palets

MANUTENCION:

carretilla retráctil

Zona interior

Zona de Carruseles

ALMACENAJE DE:material tornillería

de alta y media rotación

CAPACIDAD:4.352 cajas

Zona interior

Zona de Push-Back

ALMACENAJE en estanterías dinámicas, de alimentación y extracción frontal.

Material específico en palets 80 X120

CAPACIDAD:

168 palets

MANUTENCION:

carretillas contrapesadas

Zona interior

Bobinas

ALMACENAJE DE:bobinas de hasta

140 cmCAPACIDAD:

442 bobinas

MANUTENCION:

Carretilla retráctil

Zona interior

Playa de Consolidación y Preparación de Pedidos

900 m2 Organización de rutas con 8 muelles de carga.

CAPACIDAD

151 Palets

Zona interior

Almacén Mostrador

ALMACENAJE DE :

Material diverso para atención mostrador

CAPACIDAD:

308 PALETS

18.480 CAJAS

92 VERTICAL

MANUTENCION:

Manual

Zona interior

Zona Atención a Clientes

Zona exterior

Almacenamiento apilamiento sobre suelo. Ladrillos, tejas, baldosas

Almacenamiento en silos. Aridos: arenas, gravillas…

Almacenamiento estantería Paletización. Sacos

Zona cubierta

Almacenamiento estantería Paletización. Pilares, gárgolas, caballetes, etc

Zona Interior

Tienda

Contrapesada diésel

FASE II: Diseño en planta de la nueva sede.

Ventajas

La combinación de estanterías de almacenamiento de palets y / o almacenamiento apilado a suelo facilitó y agilizó notablemente la preparación de pedidos.

La selección de los adecuados elementos de almacenaje y manutención agiliza las operaciones y aumenta el grado de aprovechamiento del almacén.

Gracias a la señalética, se disminuyeron notablemente los errores de los operarios debido a la sistematización de la información.

La gestión ABC de los huecos permite una rápida visualización del estado del almacén (cantidad y tipología de producto almacenado)

Proyecto de optimización logística: Plan de Trabajo de ITENE

FASE III: Rediseño de procesos en la nueva sedeEl objetivo de esta fase fue definir una nueva metodología de trabajo sobre los procesos que inciden directamente en la operativa diaria, teniendo en cuenta las necesidades particulares del cliente.

Los procesos definidos se diferenciaron entre procesos vinculados a flujos de mercancíay procesos vinculados a flujo de información, para de este modo abarcar toda la actividad de la empresa.

Flujos de Mercancías Flujos de Información.

• Entradas en almacén.• Almacenamiento de mercancía.• Preparación de pedidos.• Salidas.• Etc.

• Compras.• Gestión de clientes.• Gestión de proveedores.• Etc.


Ventajas

Reducción de tiempos de ejecuciónEliminación tareas que no aportan ningún valorDetección y eliminación de cuellos de botellaReducción de costes operativosOptimización de los flujos de trabajo seguidos en la empresa

FASE IV: Fases para una correcta implantación SGA

53

FASES DE TRABAJO

Implantación y Dirección de proyecto

54

Implantación y Dirección de Proyecto

Análisis de lasituación inicial

Selección proveedores

Definición de requerimientos

Esta fase resulta imprescindible ya que nos facilita una doble información:

1.- Permite entender la idiosincrasia empresarial

2.- Nos da pie a poder estructurar la empresa en cuestión, entendiendo el porque de cada decisión.

Conseguir que el proveedor

se adapte a la empresa y no lo contrario

que es lo ocurre en ocasiones

55

56

Algunos requisitos previos, además de las posibles conclusiones obtenidas de la fase anterior:

Entorno de Aplicación:Almacén central, centro de distribución, punto de venta, etc

Escalabilidad.Integración con otros sistemas y aplicaciones.Transmisión de la información – Integración con

tecnologías RF, RFID, picking por voz, etc... Servicio al cliente.Generación de informes.Perfiles de usuario.


Definición derequerimientos



57

PROCESOS BÁSICOS

Aparte de los requisitos previos y de las conclusiones obtenidos tras la primera fase de trabajo, hay que analizar detenidamente las operaciones o procesos que se llevan a cabo en la empresa.

RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO PREPARACIÓN PEDIDOS EXPEDICIÓN

DEVOLUCIONES, INVENTARIOS, REPOSICIONES,...

OPERACIONES DE ENTRADA OPERACIONES DE SALIDA

OPERACIONES DE PRODUCCIÓN





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ALMACENAMIENTORECEPCIÓN

Generación de códigos internos.

Previsión de entradas.Gestión de status.Gestión de cross-docking.

Mapa de Almacén.Gestión de Ubicaciones:

Caóticas, semicaoticas, fijas.Criterios de

almacenamiento: FIFO, LIFO, etc.

Gestión de contingencias. Movimientos inter-zonas o

almacenes.

OPERACIONES DE ENTRADA





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PREPARACIÓN PEDIDOS EXPEDICIÓN

OPERACIONES DE SALIDA

Preparación por oleadas ópreparación unitaria de los pedidos..

Priorización de los clientes.Pedidos parciales.Gestión de operarios.Cálculo distancias de

desplazamiento.

Zonas de Expedición.Preinformación a chóferes.Asociar Rutas de

Distribución.Gestión de Cross-Docking.Disponibilidad de Recursos.






60

Esta fase de trabajo consiste en unir toda la información y requisitos

obtenidos en las fases anteriores, posteriormente ponderarlos en función

de las NECESIDADES DE LA EMPRESA y obtener cuales son los

proveedores óptimos para el proyecto en cuestión.





61

Esta fase de trabajo la realiza directamente el proveedor del

software seleccionado, integrando su Sistema de Gestión de

Almacenes en la empresa.

Cronograma.

Definición de la mejor época para la implantación.

Equipos de trabajo de la empresa e implantador.

Participación de los usuarios.

Gestión del cambio.

Formación




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Trabajando directamente con la empresa y el integrador, la dirección del proyecto se encarga, entre otras cuestiones de:

Verificar que se cumple con la metodología de trabajo

establecida en las fases iniciales del proyecto

En caso que existan cambios de envergadura, que estos estén

plenamente justificados.

Cumplimiento de los plazos previstos.

Ajuste al presupuesto establecido.

Gestión de las posibles incidencias.





4.-CONCLUSIONES4.-CONCLUSIONES

63

CONCLUSIONES y VENTAJAS de implantar SGA

Se consigue que el operario del almacén se limite a ejecutar las tareas que se le encomiendan, lo que agiliza los procesos y disminuye los errores

Destacar la importancia de realizar una muy buena Definición de Análisis de la situación inicial y de Definición de requerimientos de funcionamiento con el objetivo que sea el proveedor del SGA quien se adapte a la empresa y no al revés.

Se consigue definir una serie de Indicadores que me permitirán una toma de decisiones rápida, ágil y con información fiable y en tiempo real, algunos de estos indicadores son:

64


Referentes al Stock:Evolución del valor del stockCobertura.Evolución de la demandaObsolescencia

Referentes al almacén:Volumen de trabajo por proceso.Coste de proceso por unidad de obra.ProductividadCalidad de servicio (errores)

Referentes la transporte:Seguimiento en la utilización de capacidadesObtención de coste por unidad de transporte, ruta, etc.Nivel de servicio.

65


Obtenemos unas ventajas como pueden ser: Incremento del nivel de servicio.Reducción del nivel de stock en al menos un 20%

Reducción de artículos obsoletos.Incremento índice de rotación acorde a las necesidades.

Optimización del espacio disponible.Información fidedigna y en tiempo real del estado de mi

almacén.Reducción en aproximadamente un 30% los errores de los

operarios.Reducción del tiempo de ejecución de las tareas en

aproximadamente un 10%. reducción de costes en un 10%100% de trazabilidad, no solo sobre los productos, sino sobre las

propias operaciones del almacén.

66

CONCLUSIONES y VENTAJAS DE OPTIMIZAR EL ALMACÉN

Ahorro de costes por la compra de material innecesario.Reducción de más de 50% del coste del inventario medio, manteniendo el nivel de servicio.

Optimización del espacio.Reducción de tiempos y costes de ejecución de procesos logísticos.

Incremento de un 15% en la productividad de los empleadosDimensionado óptimo de plantilla y elementos de manutención

Posibilidad de reasignación de personal en función de los picos de trabajo

GRACIAS POR SU ATENCIÓN.

Virginia Roselló [email protected]

96 182 01 46

670 278 100

Departamento de Logística

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claves para optimizar el almacén

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