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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

CÓDIGO: AR-P-05

VERSIÓN: 9

FECHA APROBACIÓN: 15/11/2012

PROCEDIMIENTO PARA LA FORMACIÓN DE PERSONAL

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1. OBJETIVO Describir los pasos a seguir para determinar las necesidades de formación, planificar y desarrollar programas y acciones de aprendizaje y adiestramiento dirigidos a los Empleados de la Corporación. 2. ALCANCE

Aplica para todos los Empleados de CORPOICA y demás tipos de vinculación, e incluye la detección de las necesidades, el análisis de solicitudes, la elaboración del Programa de Formación, su divulgación y ejecución, así como la evaluación de la eficacia de la formación impartida. 3. CONTEXTUALIZACIÓN Este procedimiento se relaciona con la caracterización del proceso de Administración de Recursos. 4. DEFINICIONES FORMACIÓN: Conjunto de políticas, estrategias, planes y programas, enmarcados dentro de las Directrices sobre el Desarrollo del Talento Humano, los cuales hacen parte del Sistema de Formación de Personal de CORPOICA, que se implementan para generar y mejorar las competencias de los Empleados de la Corporación. PLAN DE FORMACIÓN: Herramienta estratégica para el desarrollo profesional y personal de los Empleados de CORPOICA, mediante el cual, de manera planificada y sistemática, se identifican los requerimientos de los empleados en términos de conocimientos, habilidades y destrezas, para diseñar y ejecutar programas de aprendizaje y entrenamiento, con el objetivo de fortalecer su compromiso con la organización, incrementar su productividad y asegurar la excelencia en su desempeño. PROGRAMA DE FORMACIÓN: Conjunto de acciones de formación encaminadas a alcanzar los objetivos del Plan de Formación de los Empleados de CORPOICA, a los que se les asignan las fechas de ejecución y los recursos humanos y económicos para su cumplimiento. EFICACIA DE LA FORMACIÓN: Grado de cumplimiento de los objetivos planteados para cada evento de formación, el cual se evidencia en términos de adquisición de los conocimientos ofrecidos en el evento de formación, o el mejoramiento del desempeño o de los procesos en los que participa. CURSOS CORTOS: Se definen como cursos cortos, todos aquellos cursos destinados a la formación de personal que tienen una duración de no más de 180 horas, tales como


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seminarios, congresos, cursos de actualización, entre otros. No se consideran como cursos cortos los diplomados. CAPACITACIÓN: Es un proceso educativo a corto plazo el cual utiliza un procedimiento planeado, sistemático y organizado a través del cual el personal administrativo de una empresa u organización, adquirirá los conocimientos y las habilidades técnicas necesarias para mejorar su eficacia en el logro de las metas que se haya propuesto la organización en la cual se desempeña. 5. CONDICIONES GENERALES Para el desarrollo del presente procedimiento, es necesario que en cada una de las Sedes de CORPOICA se tenga en cuenta lo establecido en la Circular Reglamentaria Vigente y en el documento Plan de Formación de los Empleados de CORPOICA. Este procedimiento se ejecuta de acuerdo con las etapas que se relacionan a continuación: 5.1 Detección de Necesidades de Formación Los responsables de las Unidades de Gestión Humana y los Coordinadores Administrativos y Financieros de las Sedes, son los responsables de realizar las gestiones para el levantamiento y consolidación de las necesidades de formación de los Empleados de sus correspondientes Sedes, todo esto enfocado al cierre de brechas de competencias individuales o competencias organizacionales. Las necesidades de formación se detectan por cualquiera de las siguientes fuentes:

a) Informes individuales de resultados de la evaluación de Competencias (habilidades) de los Empleados de CORPOICA.

b) Programa de Formación en Salud Ocupacional. c) Resultados del Diagnóstico de Detección de Necesidades de Formación. Esta

fuente de levantamiento de necesidades únicamente se utiliza cuando el Departamento de Gestión Humana lo solicite y bajo la metodología que se proponga.

d) Estructura de programas anuales y de capacitación propuesta de la Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica.

e) Análisis de causas por acciones correctivas y preventivas. f) Solicitudes de la Dirección Ejecutiva.

Los Lideres de Gestión Humana de las diferentes sedes deben enviar a la Coordinación Nacional de Formación de Personal durante el mes de octubre de cada año, la propuesta de Programa de Formación con base a la detección de necesidades de cada Centro o Estación, dicha propuesta debe incluir la siguiente información: Nombre de la sede, línea

http://www.definicionabc.com/general/capacitacion.php

http://www.definicionabc.com/social/organizacion.php


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de formación, nombre del evento, posible fecha de realización del evento, objetivo general, contenidos, ente ejecutor, grupo de Empleados a quienes va dirigido, y costo del evento (Costos asumidos por CORPOICA en efectivo o especie y/o costos en que incurren otras entidades). Los registros correspondientes a la Detección de Necesidades de Formación deben permanecer bajo la custodia del área de Gestión Humana de la Sede, y éstos deben remitir copia a la Coordinación Nacional de Formación de Personal. El levantamiento de dicha información se realiza anualmente en cada una de las sedes de la Corporación. 5.2 Análisis de necesidades y Costos Las necesidades de formación detectadas por el Departamento de Gestión Humana, deben ser analizadas y priorizadas por el responsable de la Coordinación Nacional de Formación de Personal, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Que las actividades de formación se encuentren enmarcadas dentro de las líneas de

formación expuestas en el Plan de Formación del Personal de CORPOICA. Las actividades que generen mayor impacto y que permitan evidenciar el

mejoramiento de los procesos y procedimientos del quehacer de la Sede correspondiente (De acuerdo con el literal e del numeral 6.1 de la norma ISO 9001:2008).

Eliminar las brechas existentes entre los requisitos mínimos definidos en el Manual de Descripción de Cargos y los requisitos presentes en el personal de CORPOICA.

Que el costo total del evento cuente con el presupuesto requerido. Los costos de los eventos de formación deben estar acordes con los precios del

mercado. Que beneficie al mayor número posible de Empleados por evento. 5.3 Elaboración, Asignación Presupuestal y Registro del Programa de Formación Una vez analizadas y priorizadas las necesidades por parte del Departamento de Gestión Humana, el responsable de la Coordinación Nacional de Formación de Personal dentro del último bimestre de cada año debe elaborar la propuesta del Programa de Formación anual para la siguiente vigencia, la cual debe incluir la siguiente información: Nombre de la sede, línea de formación, nombre del evento, posible fecha de realización del evento, objetivo general, ente ejecutor, grupo de Empleados a quienes va dirigido, y costo del evento (Costos asumidos por CORPOICA en efectivo o especie y/o costos en que incurren otras entidades). Esta propuesta debe ser concertada con el Jefe del Departamento de Gestión Humana y los Coordinadores de Gestión Humana.


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El Departamento de Gestión Humana elabora un presupuesto anual para el desarrollo del Programa de Formación de acuerdo con las necesidades detectadas, en caso de ser mayor el costo con relación a la disponibilidad presupuestal, se surte una fase de concertación entre el Departamento de Gestión Humana, el Departamento Financiero y la Dirección Administrativa y Financiera, para hacer los ajustes programáticos y presupuestales que se requieran, con miras a establecer el presupuesto final que se asigna al Programa. A partir del momento de la aprobación definitiva del presupuesto para el Programa de Formación y hasta el último día hábil del mes de noviembre, los responsables de las unidades de Gestión Humana deben ingresar los eventos del Programa de Formación en la plantilla de ingreso electrónica dentro del Módulo de Formación del Sistema de Gestión Humana, de acuerdo con el Instructivo de Uso del Módulo de Formación “AR-I-01” disponible en la Corponet. El seguimiento, control y ajustes al desarrollo del Programa de Formación está a cargo de los responsables de las Unidades de Gestión Humana en las Sedes y del Profesional de Formación de Personal en la Sede Central, y los resultados de estas responsabilidades se tienen en cuenta en la evaluación de su desempeño.

Los eventos de formación que realicen las diferentes áreas de la Corporación, que no hayan sido incluidos en el Programa de Formación, deben ser reportados a las Unidades de Gestión Humana en las diferentes sedes y a la Coordinación Nacional de Formación de Personal en el Nivel Central para su correspondiente registro, para lo cual, de manera previa deben presentar el Formato de Requerimiento o Registro de Formación AR-F-17, debidamente diligenciado, y una vez concluya el evento entregar los Listados de Asistentes a Eventos de Formación del Personal de CORPOICA AR-F-16, así como las evaluaciones pre y post (en caso de requerirse), los certificados o diplomas de asistencia y coordinar con el Líder de Gestión Humana (Sedes) y con la Coordinación Nacional de Formación de Personal (Sede Central) la aplicación de la evaluación de medición de eficacia un mes después de realizado el evento. La radicación de las facturas de los eventos de formación se deben tramitar de acuerdo con los procesos establecidos por la corporación, por concepto de eventos de formación realizados con cargo a los recursos de la Corporación o de los cofinanciadores, se requiere el visto bueno del responsable de la Unidad de Gestión Humana de la Sede correspondiente, con el fin de garantizar que el evento haya sido registrado en el módulo de Formación en la Corponet.


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5.4 Divulgación del Programa de Formación y mecanismos para inscripción de participantes.

El Programa de Formación definitivo está disponible para consulta general en el Módulo de Formación en la Corponet, en el cual, los empleados y sus jefes inmediatos pueden consultar y verificar la programación de los eventos, de igual forma la apertura e inscripción a dichos eventos será socializada por los diferentes medios de comunicación interna. Todos los propietarios de los procesos corporativos y los Coordinadores o Líderes de las diferentes áreas deben revisar el Programa de Formación, con el fin de solicitar a las Unidades de Gestión Humana (Sedes) y a la Coordinación Nacional de Formación de Personal (Sede Central) la inscripción de los empleados que participaran en la ejecución de las actividades propias de estos procesos. No obstante, cuando un empleado esté interesado en participar en alguno o algunos de los eventos programados, y la formación esté relacionada con las necesidades de su puesto de trabajo, puede contactarse con la Unidad de Gestión Humana (Sedes) o con la Coordinación Nacional de Formación de Personal (Sede Central) para consultar si hay cupos disponibles para su participación, y en caso afirmativo, se procede a su inscripción con la previa autorización de su jefe inmediato. Los responsables de las Unidades de Gestión Humana elaboran y divulgan los listados de participantes a cada uno de los eventos de formación, y hacen el seguimiento correspondiente para asegurar su asistencia. Todos los jefes de dependencias, áreas, programas, planes y procesos corporativos deben tener en cuenta la programación de los eventos de formación, como una herramienta para la planificación de sus actividades, con el fin de prever la participación de los empleados a su cargo y evitar cancelaciones o reprogramaciones. 5.5 Ejecución 5.5.1 Del Programa de Formación. Los responsables de las Unidades de Gestión Humana (Sedes) y la Coordinación Nacional de Formación de Personal (Sede Central) deben garantizar: 5.5.1.1 Los Trámites de ejecución de los recursos financieros asignados.

Para ello deben remitir al Jefe del Departamento de Gestión Humana, para visto bueno y con copia a la Coordinación Nacional de Formación de Personal, memorando radicado por Corpomail, con la siguiente información: a) Nombre del evento; b) Valor del evento con IVA incluido, y número de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP); c) Número de empleados a capacitar; d) Datos de la empresa proveedora del servicio:


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nombre de la entidad, número de Nit o cédula, dirección y teléfono; e) justificación de escogencia del proveedor; f) anexar mínimo tres cotizaciones de empresas que brinden el servicio a contratar; y g) Fotocopia del RUT de la empresa seleccionada ó Cámara de Comercio. Lo anterior, está sujeto a las cuantías establecidas en las Circulares reglamentarias vigentes que regulen la adquisición de bienes y servicios y demás disposiciones que apruebe la Corporación. La Coordinación Nacional de Formación de Personal devuelve la solicitud con el visto bueno para que los responsables de las Unidades de Gestión Humana en cada sede, soliciten el Registro Presupuestal (RP) y la orden de servicio para proceder a la radicación y trámite de la factura con el formato de verificación de servicio. Para el seguimiento del pago del proveedor se debe contactar con la Coordinación Nacional de Tesorería Sede Central. 5.5.1.2 La realización de los eventos en concordancia con el Programa de Formación aprobado para el año vigente y el Manual de Descripción de Cargos referente a la Formación de los Empleados de CORPOICA. 5.5.1.3 Que antes de la ejecución de la capacitación se planteen el ó los objetivos de aprendizaje que respondan a los contenidos de la capacitación. 5.5.1.4 Asegurar el diligenciamiento completo del formato “Listado de Asistentes a Eventos de Formación del Personal de CORPOICA “AR-F-16”. 5.5.1.5 El registro de los eventos en el Módulo de Formación del Sistema de Información de Gestión Humana de la Corponet, de acuerdo con el Formato Instructivo de uso del Módulo de Formación de la Corponet AR-I-01, lo cual comprende, tanto los eventos aprobados dentro del Programa de Formación, como los que realizan las diferentes áreas misionales y de apoyo de la Corporación. 5.5.1.6 Garantizar que se expidan los certificados o diplomas de asistencia de todos los eventos de formación que se realicen en la sede a su cargo; para ello, deben solicitar a los facilitadores externos la expedición de los mismos o elaborarlos para los eventos de capacitación impartidos por facilitadores internos, de acuerdo con el formato establecido por la Corporación en el Manual de Imagen Corporativa, y enviar copia de estos soportes a la Coordinación Nacional de Formación de Personal para archivo en la historia laboral del empleado.


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5.5.1.7 Aplicación de la evaluación de la eficacia de la Formación. El propósito de medir la eficacia de los eventos de formación va orientado a garantizar la adquisición de los conocimientos y/o aplicación de los mismos en el mejoramiento del desempeño de los procesos en los que participan los empleados. La medición de la eficacia se debe realizar a todas las personas que participan en los diferentes eventos de formación y a todas las personas a las que se les realiza entrenamiento en el puesto de trabajo.

Evaluación de eficacia para los eventos de formación y/o capacitación: Al momento de aplicar la evaluación de eficacia se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Revisar la aplicación del tema frente a las líneas de formación del plan de formación 2. Los objetivos y contenidos de la capacitación deben estar orientados hacia la aplicación y/o adquisición de conocimientos 3. No se considera capacitación las reuniones por videoconferencia, teleconferencia o presenciales cuyo objetivo sea la divulgación de información Corporativa o el seguimiento a procesos o actividades. Para dar cumplimiento a lo anterior, los responsables de Gestión Humana de las sedes deben garantizar la redacción del objetivo u objetivos de aprendizaje medibles que abarquen los contenidos de la capacitación y registrarlos en el formato de medición de eficacia AR -F-18 de acuerdo con las instrucciones de diligenciamiento. La evaluación de eficacia se debe realizar un mes después de culminado el evento. Adicionalmente se debe tener en cuenta la aplicación de la prueba pre y post únicamente para capacitaciones internas; la prueba pre no es cuantificable y solo es informativa. Para registrar la evaluación de eficacia en el sistema se toma 1 como falso (F) y 10 como verdadero (V). Se entiende que la capacitación es eficaz cuando se obtiene verdadero en todos los objetivos de aprendizaje evaluados en la prueba post y/o por concepto del evaluador experto. Para aprobar la capacitación cada participante debe obtener verdadero (V) en los objetivos de aprendizaje de: 1. La prueba de conocimientos post y 2. Evaluador. Para los casos de capacitaciones externas sólo se aplicará la evaluación del experto. En caso de obtener falso (F) en alguno de los objetivos de aprendizaje de la prueba de conocimientos post o en el evaluador uno (1), este deberá autogestionar su aprendizaje en el objetivo no aprobado, con el fin de que una semana después de realizada la primera evaluación sea evaluado nuevamente por el segundo evaluador y logre aprobar la capacitación; en caso que el empleado no apruebe el objetivo de aprendizaje con el evaluador (2), este deberá autogestionar su capacitación ante una entidad aprobada por el Ministerio de Educación, que brinde los contenidos temáticos propuestos por la Corporación, con el fin de ser evaluados posteriormente.


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Las evaluaciones de eficacia deben ser cargadas en el Modulo de Formación en el evento correspondiente y se debe calificar de acuerdo a los resultados a todos los participantes del evento, de igual forma los Lideres de Gestión Humana de las Sedes deben remitir copia digital de la evaluación de eficacia a través de memorando a la Coordinación Nacional de Formación de Personal inmediatamente después de que esta es cargada en el sistema.

Evaluación de eficacia para el entrenamiento en el puesto de trabajo: Al momento de aplicar la evaluación de eficacia se debe tener en cuenta: 1. Para el diligenciamiento del formato AR-F-18 “Formato para Medir la Eficacia de la Formación” se tendrá en cuenta el objetivo general, contenidos y objetivos de aprendizaje estándar planteados por la Coordinación Nacional de Formación de Personal 2. El entrenamiento siempre debe estar orientado hacia la adquisición y aplicación de conocimientos 3. Para el entrenamiento NO se aplicará prueba de conocimientos (pre) 4. Se realizará una prueba de conocimientos (post) estándar, esto quiere decir, que la Coordinación Nacional de Formación de Personal creará una prueba estándar que se aplicará a todas las personas que deben realizar el entrenamiento 5. Para los casos del entrenamiento en el puesto de trabajo solo se tendrá en cuenta el evaluador o experto (1) y este será el Jefe Inmediato. Para dar cumplimiento a lo anterior, los responsables de Gestión Humana de las sedes deben garantizar que los aspectos planteados en el párrafo anterior sean registrarlos en el formato de medición de eficacia AR -F-18 de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Coordinación Nacional de Formación de Personal. Para registrar la evaluación de eficacia en el sistema se toma 1 como falso (F) y 10 como verdadero (V). Se entiende que el entrenamiento es eficaz cuando se obtiene verdadero en todos los objetivos de aprendizaje evaluados en la prueba post y/o por concepto del evaluador o experto (1). Para aprobar el entrenamiento cada participante debe obtener verdadero (V) en los objetivos de aprendizaje de: 1. La prueba de conocimientos post y 2. Evaluador o experto (1). En caso de obtener falso (F) en alguno de los objetivos de aprendizaje de la prueba de conocimientos post o en el evaluador uno (1), este deberá autogestionar su aprendizaje en el objetivo no aprobado, con el fin de que una semana después de realizada la primera evaluación sea evaluado nuevamente por el evaluador (1). La evaluación de eficacia se debe aplicar un mes después de realizado el entrenamiento, debe ser cargada en el Modulo de Formación en el evento correspondiente y se debe calificar de acuerdo a los resultados a cada participante del entrenamiento, de igual forma los Lideres de Gestión Humana de las Sedes deben remitir copia digital de la evaluación de eficacia a través de memorando a la Coordinación Nacional de Formación de Personal inmediatamente después de que esta es cargada en el sistema.


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Evaluación de eficacia para presentación publica de los empleados del Programa de Comisión de Estudio:

Para el caso de los Empleados pertenecientes al Programa de Comisión de Estudio deben realizar una presentación pública del trabajo de grado a los trabajadores de la Corporación, dentro de los seis (6) meses posteriores a su reintegro, para lo cual deberá informar de manera escrita a la Coordinación Nacional de Formación de Personal ó a la Unidad de Gestión Humana de su sede por medio del formato AR-F-17 “Formato de Requerimiento o Registro de Formación”, la fecha y lugar donde se realizará el evento, nombre del evento, objetivo general, objetivos de aprendizaje y contenidos, posteriormente debe enviar memorando adjuntando el formato "Listado de Asistencia a

Eventos de Capacitación" AR-F-16 diligenciado, las evaluaciones pre y post y coordinar con el Líder de Gestión Humana (Sedes) o con la Coordinación Nacional de Formación de Personal (Sede Central) la aplicación de la evaluación de medición de eficacia un mes después de realizado el evento. 5.6 Elaboración de Informes y Seguimiento La Coordinación Nacional de Formación de Personal realiza un seguimiento permanente del cumplimiento de metas y un control mensual sobre la gestión y ejecución del Programa de Formación que desarrollan los responsables de las Unidades de Gestión Humana, con base en los resultados arrojados por los indicadores de Cumplimiento, y Eficacia del Módulo de Formación de la Corponet. Para el seguimiento de los indicadores correspondientes a este procedimiento, los Líderes de Gestión Humana (Sedes) y el Profesional de Formación de Personal (Sede Central) deben cargar mes a mes la información en el Módulo de Formación de manera que se pueda pasar el reporte correspondiente a la Oficina Asesora de Gestión Integral y Mejoramiento Continuo. Los responsables de las Unidades de Gestión Humana, deben elaborar y registrar en el Sistema de Gestión Humana - módulo de formación, informes semestrales, en los meses de junio y diciembre de cada año. Así mismo se debe enviar a la Coordinación Nacional de Formación de Personal un informe mensual de seguimiento a los indicadores de cumplimiento y eficacia dentro de los cinco (5) primeros días del mes, en donde se incluya el reporte generado por el Módulo de Formación de la Corponet y la explicación del resultado de los mismos. La Coordinación Nacional de Formación de Personal consolida y presenta los informes semestrales al Jefe de Departamento de Gestión Humana y a la Dirección Administrativa y Financiera, y realiza la retroalimentación a cada responsable de las Unidades de Gestión Humana, con el fin de mejorar la gestión de los involucrados en el proceso de seguimiento.


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5.7 Trámites Especiales 5.7.1 Capacitación impartida a Empleados de la Corporación a cargo de Otros Procesos diferentes a Gestión del Talento Humano.

Para el registro en el Módulo de Formación de la Corponet, de los eventos de Formación que se impartan a Empleados de la Corporación que sean organizados por las diferentes áreas en desarrollo de los planes operativos de los proyectos de investigación ó de las diferentes dependencias de la Corporación; el Empleado responsable de la ejecución del evento(s) debe informar sobre su realización con un (1) mes de anticipación al área de Gestión Humana de la sede correspondiente al mismo, a través de una comunicación con la siguiente información: Sede de ejecución, fecha de inicio y finalización del evento, nombre de la entidad capacitadora externa, y/o el nombre del facilitador o de la dependencia de CORPOICA a la cual pertenece el instructor interno, nombre del evento, objetivo general, objetivos de aprendizaje, contenidos, costos del evento; se debe incluir la contrapartida del valor en efectivo y en especie que asume la Corporación, con el número del centro de costos, así como la financiación de las entidades patrocinadoras y la audiencia a la cual está dirigido.

Una vez concluya el evento, el empleado responsable de la ejecución de este debe remitir al Departamento de Gestión Humana el Listado de Asistentes a Eventos de Formación del Personal de CORPOICA “AR-F-16”, evaluaciones pre y post del evento (en caso de requerirse) y copia de los certificados o diplomas. 5.7.2 Permiso para la Asistencia a Cursos en el Exterior (Salidas del país). Para la participación de empleados en programas de formación, en calidad de asistentes, conferencistas, ponentes o auditorio, derivados de invitaciones o becas ofrecidas por entes nacionales e internacionales, de acuerdo con las líneas de formación de Cursos en el Exterior e Intercambio Interinstitucional, el empleado interesado debe contar con la autorización de salida del país por parte del Director Ejecutivo y con previos vistos buenos de: Para personal de investigación:

Jefe inmediato.

Director del Centro de Investigación o Estación Experimental correspondiente (no aplica para el personal de sede central).

Director de Investigación y Transferencia Tecnológica. Para personal administrativo:

Jefe inmediato.


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Director del Centro de Investigación o Estación Experimental correspondiente (no aplica para el personal de sede central).

Director Administrativo y Financiero. Esta solicitud se debe realizar mediante memorando por Corpomail con diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha de salida del país. Esta comunicación debe contener la siguiente información: número de días solicitados para el permiso, fecha de inicio y fecha final, justificación de la pertinencia de su participación en el evento, nombre de la institución de formación, país y ciudad, costo del evento: debe incluirse la contrapartida del valor en efectivo que asume la Corporación con el número de centro de costos como la financiación de las entidades patrocinadoras, adicionalmente, el nombre, el objetivo y contenidos del evento (la solicitud debe contener toda la información requerida, de lo contrario esta no será tramitada). Luego de la aprobación de la Dirección Ejecutiva, el permiso de salida se remite a la Coordinación Nacional de Formación de Personal del Departamento de Gestión Humana para elaboración de la comunicación de autorización de salida del país y solicitud de envío de información a la Aseguradora de Riesgos Profesionales para uso del servicio de asistencia médica en el exterior, en caso de accidente. Además, esta deberá enviar copia de la autorización de salida del país a la Coordinación Nacional de Gestión Documental, al Departamento de Tecnologías de la Información, a la Coordinación Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar, al Director de la Sede y a la Unidad de Gestión Humana de la sede correspondiente.

En caso de requerirse recursos complementarios a los concedidos por la invitación o incluidos en las becas, los aspirantes deben sufragar estos gastos con recursos propios, o eventualmente se pueden cubrir con recursos de la Corporación cuando exista el rubro presupuestal correspondiente, con recursos disponibles. Dentro de los ocho (8) días hábiles al reintegro, el empleado debe entregar a la Unidad de Gestión Humana de su Sede copia del diploma o certificado de asistencia para su registro en el Módulo de Formación. Cuando se trate de cursos, seminarios, talleres, congresos, pasantías y diplomados el empleado al cual se le otorgó la autorización de salida del país debe realizar una presentación pública de lo aprendido en dicha salida, esta presentación se debe realizar dentro de los dos (2) meses posteriores a su llegada, para lo cual deberá informar de manera escrita a la Coordinación Nacional de Formación de Personal ó a la Unidad de Gestión Humana de su sede por medio del formato AR-F-17 “Formato de Requerimiento o Registro de Formación”, la fecha y lugar donde se realizará el evento, nombre del evento, objetivo general, objetivos de aprendizaje y contenidos, posteriormente debe enviar memorando adjuntando el formato "Listado de Asistencia a Eventos de Capacitación" AR-

F-16 diligenciado, las evaluaciones pre y post, y coordinar con el Líder de Gestión Humana (Sedes) o con la Coordinación Nacional de Formación de Personal (Sede


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Central) la aplicación de la evaluación de medición de eficacia un mes después de realizado el evento. Así mismo, en un plazo no mayor de cinco (5) días, el empleado debe presentar a la Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica un breve informe sobre su salida, sinergias, alianzas o contactos establecidos para futuros relacionamientos internacionales (para personal de Investigación). En todos los casos, la Corporación se reserva la facultad de aprobar o no, las solicitudes de permiso o pagos de matriculas que se contemplan en el presente numeral. 5.7.3 Permiso para la Asistencia a Cursos Cortos en el país dentro del Horario Laboral.

Los permisos para la asistencia a cursos cortos dentro del horario laboral, financiados por otras entidades que estén relacionadas con la gestión de CORPOICA o por el empleado, deben ser autorizados de acuerdo con el número de horas solicitadas, así: Para empleados de los Centros de Investigación y Estaciones Experimentales:

Hasta dieciséis (16) horas (2 días) – Jefe Inmediato. Hasta cuarenta (40) horas (5 días) – Director de Sede con vistos buenos del Jefe inmediato, Coordinador de Investigación o Coordinador Administrativo y Financiero. Más de cuarenta (40) horas (5 días en adelante) – Director Administrativo y Financiero con vistos buenos del Jefe inmediato, Coordinador de Investigación o Coordinador Administrativo y Financiero y el Director de la Sede. Estas autorizaciones deben ser enviadas a los responsables de la Unidad de Gestión Humana en cada sede para el respectivo seguimiento e inclusión en el módulo de formación. Para empleados de la Sede Central:

Hasta dieciséis (16) horas (2 días) – Jefe Inmediato. Más de Dieciséis (16) horas (2 días en adelante) – Director Administrativo y Financiero con visto Bueno del Jefe Inmediato. Estas autorizaciones deben ser enviadas al Jefe del Departamento de Gestión Humana con copia al Coordinador Nacional de Formación de Personal para el respectivo seguimiento e inclusión en el Módulo de Formación. La comunicación para la autorización del permiso debe contener la siguiente información: Número de días solicitados para el permiso, fecha de inicio y fecha final, justificación de la pertinencia de su participación en el evento, nombre de la institución de formación,


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ciudad, costo del evento: debe incluirse si la hay la financiación de las entidades patrocinadoras, adicionalmente, el nombre, objetivo y contenidos del evento. Dentro de los (8) días hábiles siguientes a la fecha de culminación del permiso, el Empleado debe entregar al líder de Gestión Humana (Sedes) y a la Coordinación Nacional de Formación de Personal (Sede Central), copia del diploma o certificado de asistencia para su registro en el Módulo de Formación, como contraprestación de Corpoica en Especie por el valor de las horas de trabajo concedidas al Empleado. En todos los casos, la Corporación se reserva la facultad de aprobar o no, las solicitudes de permiso o pagos de matriculas que se contemplan en el presente numeral. 5.7.4 Permiso para la Realización de Estudios Superiores. 5.7.4.1 Empleados del Área Administrativa La Corporación puede autorizar permisos remunerados con una intensidad horaria máxima de 30 horas mensuales para la realización de estudios superiores a nivel de pregrado y postgrado. Para el trámite en las Sedes, el empleado debe enviar comunicación de solicitud de permiso al Director Administrativo y Financiero, con copia al Líder de Gestión Humana y con el previo visto bueno del jefe inmediato, del Coordinador Administrativo y Financiero y del Director de Sede. Para el Nivel Central la solicitud de permiso se debe solicitar al Director Administrativo y Financiero con el previo visto bueno del jefe inmediato. Esta solicitud debe contener los días y horarios del ciclo académico para el cual se solicita el permiso, lo cual debe certificar la Universidad y adjuntar el pensum de la Universidad. Si es concedido el permiso, la Dirección Administrativa y Financiera remite la comunicación con el visto bueno a la Coordinación Nacional de Formación de Personal para la elaboración de la comunicación de permiso y posterior notificación al empleado solicitante, dicha comunicación se debe enviar con copia a la Unidad de Gestión Humana Correspondiente. Los Coordinadores Administrativos y Financieros, los Líderes de Gestión Humana en las Sedes y la Coordinación Nacional de Formación de Personal en la Sede Central, son los responsables de hacer el seguimiento desde la solicitud de permiso hasta la culminación de este. En todos los casos, la Corporación se reserva la facultad de aprobar o no, las solicitudes de permiso o pagos de matriculas que se contemplan en el presente numeral.


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5.7.4.2 Empleados del Área Investigación La Corporación puede autorizar permisos remunerados con una intensidad horaria máxima de 30 horas mensuales para la realización de estudios superiores a nivel de postgrado, estos permisos no son tenidos en cuenta dentro del Programa de Comisión de Estudio y se regirán bajo los siguientes parámetros:

1. La Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica establece e informa a los Coordinadores de Investigación semestralmente las áreas de interés requeridas por la Corporación.

2. Los Coordinadores de Investigación informan a los empleados las áreas de interés

planteadas para que los interesados presenten la solicitud de permiso al comité investigación de cada una de las Sedes, posteriormente el comité elige a uno (1) de los postulados, y presenta la solicitud de permiso por medio del Coordinador de Investigación ante la Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica, dicha solicitud debe ser remitida con copia al Líder de Gestión Humana de la respectiva Sede y con el previo visto bueno del jefe inmediato, del Coordinador de Investigación y del Director de Sede.

3. La Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica revisa que las

solicitudes de permiso estén enmarcadas dentro de las áreas de interés y toma la decisión de aprobar o no los permisos.

4. Para estos casos la Corporación no se compromete a destinar recursos ni de

funcionamiento, ni de proyectos para el desarrollo de estos estudios; si se presentara alguna situación como esta la Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica es la única que puede autorizar o no la utilización de los recursos con previo visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación.

5. Es importante que se tenga en cuenta que la entrega del diploma por parte del

empleado, no obliga a la Corporación a reclasificar en cargo y salario al mismo, de igual forma es deber del empleado informar con anticipación la posible fecha de grado para que dicha novedad sea tenida en cuenta y se presupueste para el año que corresponda el respectivo incremento salarial.

Esta solicitud debe contener los días y horarios del ciclo académico para el cual se solicita el permiso, lo cual debe certificar la Universidad, especificar que el tema este enmarcado dentro de las áreas de interés propuestas por la Dirección de Investigación y adjuntar el pensum de la Universidad. Si es concedido el permiso, la Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica remite la comunicación con el visto bueno a la Coordinación Nacional de Formación de Personal para la elaboración de la comunicación de permiso y posterior notificación al


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empleado solicitante, dicha comunicación se debe enviar con copia a la Unidad de Gestión Humana Correspondiente. Los Coordinadores de Investigación y los Líderes de Gestión Humana en las Sedes son los responsables de hacer el seguimiento desde la solicitud de permiso hasta la culminación de este. En todos los casos, la Corporación se reserva la facultad de aprobar o no, las solicitudes de permiso o pagos de matriculas que se contemplan en el presente numeral. 5.7.5 Permiso para Impartir Docencia

El permiso para impartir docencia es una autorización que la Corporación otorga a los Empleados pertenecientes a los cargos del nivel Investigación o administrativos, para que desarrollen labores de docencia en instituciones de educación superior en el país, dentro de la jornada laboral establecida por la Corporación.

Los permisos para el desarrollo de labores de docencia, no pueden exceder de cinco (5) horas semanales, ni veinte (20) horas en el mes.

Para la aprobación de estos permisos, los investigadores deben cumplir a cabalidad con todos los requisitos que se relacionan a continuación: a) Estar vinculado con la Corporación mediante contrato laboral a término fijo o

indefinido, con una antigüedad mínima de un (1) año. b) Ser profesional universitario con formación de pregrado. Para el trámite el empleado debe enviar al Director de Sede de su contrato de trabajo con copia al Líder de Gestión Humana, la comunicación de solicitud de permiso adjuntando

una certificación expedida por la institución educativa, en la que se indique la cátedra a impartir, la intensidad horaria, la programación semanal de las horas cátedra a impartir durante el ciclo académico y el tipo de contrato a suscribir, con el previo visto bueno del jefe inmediato y del Coordinador Administrativo y Financiero o del Coordinador de Investigación y Transferencia Tecnológica. Para el Nivel Central la solicitud de permiso se debe tramitar ante el Director Administrativo y Financiero con el previo visto bueno del jefe inmediato.

Si es concedido el permiso, la Dirección de la Sede ó la Dirección Administrativa y Financiera remite la comunicación con el visto bueno a la Coordinación Nacional de Formación de Personal para la elaboración de la comunicación de permiso de manera que se de respuesta al empleado solicitante con copia al Líder de Gestión Humana de la Sede correspondiente.


CÓDIGO: AR-P-05

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Las Unidades de Gestión Humana (Sedes) y la Coordinación Nacional de Formación de Personal (Sede Central), son las responsables del seguimiento de las solicitudes y de la actualización del listado de los Empleados con permisos de Docencia. Todo Empleado Docente deberá crear y dictar un curso de capacitación como retribución al tiempo que CORPOICA le otorga para la actividad de docencia, el cual debe ser gestionado por el Empleado Docente junto con el Líder de Gestión Humana de su respectiva Sede o la Coordinación Nacional de Formación de Personal para la Sede Central. En todos los casos, la Corporación se reserva la facultad de aprobar o no, las solicitudes de permiso para impartir docencia. 5.7.6 Permisos para Pasantías de Empleados Es una autorización que otorga la Corporación a los empleados que realizan estudios superiores y dentro de la cual se encuentra incluida la pasantía como requisito para culminar sus estudios. Para llevar a cabo el trámite de pasantías en el país, el empleado debe contar con la autorización del Director Ejecutivo y con previos vistos buenos de:

Jefe inmediato.

Director del Centro de Investigación o Estación Experimental correspondiente (no aplica para el personal de Sede Central).

Director de Investigación y Transferencia Tecnológica o Director Administrativo y Financiero (según sea el caso).

Esta solicitud se debe realizar mediante memorando por Corpomail con dos (2) meses de anticipación a la fecha de inicio de la pasantía. Esta comunicación debe contener la siguiente información: fecha de inicio y finalización de la pasantía, lugar de realización de la pasantía, nombre de la institución de formación, país y/o ciudad, fecha desde la cual requiere el permiso y adicionalmente, debe adjuntar certificación o pensum de la Universidad donde conste que la pasantía hace parte del desarrollo de sus estudios. Las pasantías fuera del país se deben tramitar como los permisos para la asistencia a cursos en el exterior (Salidas del país), pero estarán enmarcadas dentro de la Línea Intercambio Interinstitucional.

En todos los casos, la Corporación se reserva la facultad de aprobar o no, las solicitudes de permiso para pasantías.


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6. DESCRIPCIÓN 6.1. Procedimiento para la elaboración y ejecución del Plan de Formación.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

1. Realizar las gestiones para el levantamiento y consolidación de las necesidades de formación de acuerdo con las fuentes propuestas (numeral 5.1).

Responsables de las Unidades de Gestión Humana y Coordinadores Administrativos y financieros.

Plan de Mejoramiento de las competencias de los empleados de Corpoica. Programa de Formación en Salud Ocupacional. Resultados de los diagnósticos de detección de necesidades de formación. Formato de Requerimiento o Registro de Formación AR-F-17

2. Analizar las necesidades para la identificación de prioridades y control de costos de acuerdo con el numeral 5.2. de este procedimiento.

Coordinador Nacional de Formación de Personal.

No aplica.

3. Elaborar la propuesta del Programa de Formación anual para la siguiente vigencia dentro del último bimestre de cada año.

Coordinador Nacional de Formación de Personal.

Planilla física o electrónica del Programa de Formación del Sistema de Información de Gestión Humana (SIGH) Corponet.

INICIO

Detectar necesidades de formación.

Analizar y priorizar las necesidades identificadas.

Elaborar la propuesta del Programa de Formación anual

para la siguiente vigencia.

18


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DESCRIPCIÓN DE

LA ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

4. En la Corponet se da a conocer información relacionada con la programación de los eventos de formación, para todas las personas interesadas.

Responsables de la Unidad de Gestión Humana en las sedes y el Coordinador Nacional de Formación de Personal.

Listado electrónico “Programación de la Formación”.

5. Ejecutar los eventos de formación programados.

Coordinación Nacional de Formación de Personal. Líderes de Gestión Humana.

Listado de Asistentes a Eventos de Formación del Personal de CORPOICA AR-F-16. Certificados o diplomas. Evaluaciones pre y post (cuando aplique).

6. Todos los eventos de formación deben ser evaluados en términos de eficacia según el cumplimiento de los objetivos de aprendizaje planteados, de acuerdo con las instrucciones de diligenciamiento del formato AR-F-18.


Evaluación pre y post (cuando apliqué). Formato para medir la eficacia de la formación. AR-F-18.

7. Cuando la capacitación no sea eficaz, el empleado deberá auto gestionar su aprendizaje en el objetivo o objetivos no aprobados, con el fin de que una semana después de realizada la primera evaluación sea evaluado nuevamente por un segundo evaluador.

Empleado evaluado. No aplica.

¿La formación fue eficaz?

SI

NO

Divulgación del Programa de Formación y mecanismos

para la inscripción de participantes

17

Ejecución de los eventos de formación programados.

Evaluar la eficacia de los eventos un mes después de

realizados.

Realizar acciones correctivas.

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DESCRIPCIÓN DE


8. Subir al modulo de Formación y remitir copia digital de la evaluación de eficacia a través de memorando a la Coordinación Nacional de Formación de Personal.


Evaluaciones de eficacia cargadas en el modulo de Formación. Memorando a través de Corpomail.

9. Elaborar y registrar en el Sistema de Gestión Humana - modulo de formación, informes semestrales, en los meses de junio y diciembre de cada año. Así mismo se debe enviar a la Coordinación Nacional de Formación de Personal un informe mensual de seguimiento a los indicadores de cumplimiento y eficacia dentro de los cinco (5) primeros días del mes, en donde se incluya el reporte generado por el Módulo de Formación de la Corponet y la explicación del resultado de los mismos.


Registro en el Sistema de Gestión Humana. Informe mensual de los indicadores.

FIN

Realizar informes y seguimiento a los indicadores con explicación del resultado

de los mismos.

Subir al modulo de Formación y remitir copia digital de la

evaluación de eficacia.

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6.2. Procedimiento para permiso de asistencia a cursos en el exterior (salidas del país).



1. Solicitar permiso mediante memorando por Corpomail con diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha de salida del país.

Empleado solicitante.

Memorando en Corpomail.

2. Aprobar o desaprobar el permiso.

Jefe inmediato. No aplica.

3. Enviar memorando para la solicitud de autorización del permiso al Director del Centro de Investigación o Estación Experimental.

Jefe inmediato. Memorando reasignado en Corpomail con visto bueno.


Director del Centro de Investigación o Estación Experimental (NO APLICA PARA EMPLEADOS DE LA SEDE CENTRAL).

No aplica.

INICIO

Enviar memorando para la solicitud de autorización del

permiso.

¿Aprueba?

¿Aprueba?


permiso.

FIN

FIN

21

NO

NO

SI

SI


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DESCRIPCIÓN DE


5. Enviar memorando para la solicitud de autorización del permiso al Director Administrativo y Financiero o al Director de Investigación y Transferencia Tecnológica (Según sea el caso).


Memorando reasignado en Corpomail con visto bueno.


Personal administrativo: Director Administrativo y Financiero. Personal de Investigación: Director de Investigación y Transferencia Tecnológica.

No aplica.

7. Enviar memorando para la solicitud de autorización del permiso al Director Ejecutivo.

Personal administrativo: Director Administrativo y Financiero. Personal de Investigación: Director de Investigación y Transferencia Tecnológica.



Director Ejecutivo. No aplica.

9. Remitir el memorando con vistos buenos a la Coordinación Nacional de Formación de Personal.

Dirección Ejecutiva. Memorando reasignado en Corpomail con visto bueno.

¿Aprueba?


permiso.

¿Aprueba?

Remitir el memorando con vistos buenos.


permiso.

FIN

FIN

20

NO

NO

SI

SI

22


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DESCRIPCIÓN DE


10. Elaborar y enviar memorando de autorización de salida del país y solicitud de envio de información a la aseguradora de riesgos profesionales (ARP) para uso de asistencia médica en el exterior, en caso de accidente.

Coordinación Nacional de Formación de Personal.

Memorando a traves de Corpomail con copia a la Coordinación Nacional de Gestión Documental, al Departamento de Tecnologías de la Información, a la Coordinación Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar, al Director de la Sede y a la Unidad de Gestión Humana de la sede correspondiente.

Elaborar y enviar memorando de autorización de salida del

país.

FIN

21


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6.3. Procedimiento para la realización de estudios superiores. 6.3.1. Empleados del Área Administrativa



1. Solicitar permiso mediante memorando por Corpomail al Jefe Inmediato.





3. Enviar memorando para la solicitud de autorización del permiso al Coordinador Administrativo y Financiero.



Coordinador Administrativo y Financiero. (NO APLICA PARA EMPLEADOS DE LA SEDE CENTRAL).

No aplica.

INICIO


permiso.

¿Aprueba?

¿Aprueba?


permiso.

FIN

FIN

¿Empleado de CI o EE?

7

24

NO

NO

NO

SI

SI

SI


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DESCRIPCIÓN DE



Coordinador Administrativo y Financiero (NO APLICA PARA EMPLEADOS DE LA SEDE CENTRAL).




No aplica.

7. Enviar memorando para solicitud de autorización de permiso al Director Administrativo y Financiero.




Director Administrativo y Financiero

No aplica.


Director Administrativo y Financiero.


¿Aprueba?


permiso.

¿Aprueba?


FIN

FIN

23

NO

NO

SI

SI


permiso.

25


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DESCRIPCIÓN DE


10. Elaborar y enviar memorando de autorización de permiso al empleado solicitante.


Memorando a traves de Corpomail con copia a la Unidad de Gestión Humana de la sede correspondiente.

6.3.2. Empleados del Área Investigación



1. Solicitar permiso mediante memorando por Corpomail al Jefe Inmediato.





3. Enviar memorando para la solicitud de autorización del permiso al Coordinador de Investigación.


Elaborar y enviar memorando de autorización de permiso.

FIN

24

INICIO


permiso.

¿Aprueba?


permiso.

FIN

NO

SI

26


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DESCRIPCIÓN DE



Coordinador de Investigación.

No aplica.


Coordinador de Investigación.



Director del Centro de Investigación o Estación Experimental.

No aplica.

7. Enviar memorando para solicitud de autorización de permiso al Director de Investigación y Trasferencia Tecnológica.

Director del Centro de Investigación o Estación Experimental.



Director de Investigación y Trasferencia Tecnológica.

No aplica.

¿Aprueba?

¿Aprueba?


permiso.

¿Aprueba?

FIN

FIN

FIN

NO

NO

NO

SI

SI

SI


permiso.

27

25


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DESCRIPCIÓN DE



Director de Investigación y Trasferencia Tecnológica.







FIN

26


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6.4. Procedimiento para la solicitud de permisos para dictar docencia.



1. Solicitar permiso mediante memorando por Corpomail.





3. Enviar memorando para la solicitud de autorización del permiso.



Coordinador Administrativo y Financiero. (NO APLICA PARA EMPLEADOS DE LA SEDE CENTRAL).

No aplica.

INICIO


permiso.

¿Aprueba?

¿Aprueba?


permiso.

FIN

FIN

¿Empleado de CI o EE?

7

29

NO

NO

NO

SI

SI

SI


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DESCRIPCIÓN DE


5. Enviar memorando para la solicitud de autorización del permiso.

Coordinador Administrativo y Financiero (NO APLICA PARA EMPLEADOS DE LA SEDE CENTRAL).




No aplica.


Director Administrativo y Financiero (NO APLICA PARA EMPLEADOS DE LOS CENTROS DE INVESTIGACION O ESTACIONES EXPERIMENTALES).

No aplica.


CI o EE: Director del Centro de Investigación o Estación Experimental. Sede Central: Director Administrativo y Financiero.





¿Aprueba?


permiso.

¿Aprueba?



FIN

FIN

FIN

8

28

NO

NO

SI

SI


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7. ANEXOS No aplica. 8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 10-10-2008 Elaboración del documento.

1 01-12-2008 Ajustes después de la auditoria externa de Icontec, referentes a la medición de la eficacia de los eventos de formación.

2 20-10-2009

Ajustes del documento en la definición de formación, asignación presupuestal, ejecución en la que se adicionan trámites especiales, medición de la eficacia y elaboración de informes y seguimiento.

3 21-07-2010

Ajustes al documento en la evaluación de eficacia de la formación, se precisó información para evidenciar la medición de la eficacia de los eventos de formación y debido al cambio de estructura se hicieron los ajustes de los cargos para este procedimiento.

4 06-09-2010 Ajustes al documento respecto a los eventos de formación inferiores o superiores a cuatro horas.

5 03-11-2010

Se eliminó el criterio de evaluación de eficacia para eventos de formación de más de cuatro horas y se definieron otros criterios como objetivo, contenido y tipo de evento.

6 14-04-2011 Adición de permisos para impartir docencia, modificación a los tiempos de permisos y modificación y adición de flujogramas.

7 16-12-2011

Actualización del nombre del proceso y códigos de acuerdo con la nueva versión del mapa de procesos, eliminación del numeral relacionado con la autorización de pago de matriculas con cargo a proyectos de investigación gestionados por la Corporación y se incluyó en el alcance los demás tipos de vinculación.

8 24-04-2012

Se adiciono el numeral 5.7.4.2 de permisos para la realización de estudios superiores para empleados del área de Investigación y el numeral 5.7.6 de permisos para pasantías de empleados.

9 15-11-2012

Se incluyó en el numeral 5.5.1.7 la medición de la eficacia al entrenamiento en el puesto de trabajo, y en el numeral 5.7.2 de Permisos para la Asistencia a Cursos en el Exterior (Salidas del país) se incluyó un


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VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

párrafo en el cual a las personas que se les autorice la salida deben realizar una presentación publica y reportarla como un evento de formación ante la Coordinación de Nacional de Formación de Personal o la Unidad de Gestión Humana de su sede.

cÓdigo proceso versiÓn administraciÓn de recursos 9...

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