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PROCESO

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

CODIGO: AR-P-12

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FECHA APROBACION: 16/12/2011

PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL

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1. OBJETIVO

Definir los requisitos y actividades para el trámite de las novedades de personal.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para los trámites relacionados con las novedades y servicios para el personal vinculado mediante contratos laborales, contratos de aprendizaje, contratos de prestación de servicios, empleados en misión mediante empresas de servicios temporales, acuerdos de tesis y de pasantías. 3. CONTEXTUALIZACIÓN

Este procedimiento se relaciona con la caracterización del Proceso de Administración de Recursos.

4. DEFINICIONES NOVEDAD: Notificación de situaciones administrativas que tienen efecto en la liquidación mensual de la nómina o que modifican el contrato laboral. SERVICIO: Atención de consultas y requerimientos de usuarios internos y externos en actividades propias del proceso de Gestión del Talento Humano. PRÓRROGA: Otrosí de ampliación del plazo de vigencia del contrato. TRASLADO: Otrosí de cambio de sede de trabajo del contrato laboral. RECLASIFICACIÓN: Otrosí de cambio de cargo o salario del contrato laboral. VACACIONES: Derecho adquirido por los empleados vinculados mediante contrato laboral, consistente en el descanso remunerado de un periodo de quince (15) días hábiles consecutivos, que se causa por cada año de trabajo. PERMISO: Autorización para ausentarse del normal desarrollo de las actividades dentro del horario laboral que puede otorgar o no la Corporación a sus empleados para atender asuntos de índole personal. CUOTA DE APRENDICES: Es el número obligatorio de aprendices a vincular mediante Contrato de Aprendizaje, los cuales son asignados a CORPOICA mediante Resolución del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. CERTIFICACIÓN DE SERVICIOS: Documento emitido por empleados de autoridad competente del proceso de Gestión del Talento Humano, en el cual se certifica el tipo de contrato, la duración y descripción de la prestación de servicios de personal vinculado mediante contrato laboral, de prestación de servicios, de aprendizaje o de acuerdos de tesis o pasantía. CONVENIO DE PASANTÍA: Declaración de voluntades a través de la cual se establecen los deberes y obligaciones entre CORPOICA y las Instituciones de Educación Superior, así como

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las actuaciones que se acuerdan desarrollar para el cumplimiento de la vinculación de estudiantes universitarios en semestre de práctica como prerrequisito para la obtención del título profesional, según lo establecido en el Artículo 7º del Decreto 933 de 2003 que exceptúa

los programas universitarios que no constituyen contratos de aprendizaje. Los Directores de Centros de Investigación y de Estaciones Experimentales están expresamente delegados por el Director Ejecutivo para la suscripción de dichos convenios. Estos no son objeto de compromisos financieros por parte de CORPOICA, ni de gestión del desarrollo de acciones diferentes al fin señalado.

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5. CONDICIONES GENERALES

5.1 Vacaciones El personal de la Corporación no está autorizado para reintegrarse de manera anticipada a sus actividades laborales de el(los) periodo(s) de vacaciones que disfruta. Es de obligatorio cumplimiento disfrutar de la totalidad de los días de vacaciones causados y aprobados de disfrute. Cuando por necesidad del servicio se requiera el reintegro de personal mientras esté disfrutando del periodo de vacaciones, debe solicitarse autorización escrita al Director Administrativo y Financiero por parte del Director de la sede; esta autorización debe producirse antes de que se produzca el reintegro. 5.2 Permisos Los permisos de los Directores de Centro de Investigación, Directores de Estación Experimental, Jefes de las Oficinas Asesora, Director de Investigación y Transferencia de Tecnología, y Director Administrativo y Financiero, deben ser tramitados para aprobación del Director Ejecutivo. Para permisos que se traten de más de un día, para todo el personal corporativo, el correo electrónico debe ser dirigido por el empleado con el visto bueno de su jefe inmediato al Director Administrativo y Financiero y luego de su aprobación debe enviarlo al Líder de Gestión Humana. 5.3 Permanencia de Visitantes en las Instalaciones de la Corporación Para la permanencia temporal de visitantes que pertenezcan a proyectos de colaboración o de cooperación interinstitucional el Líder del proyecto de la corporación debe informar por escrito al Líder de Gestión Humana de la sede respectiva, los datos del visitante y tiempo de permanencia junto con los siguientes documentos: Documento de identidad, carné de seguro de accidentes, comunicación de la institución presentando al visitante y explicando el motivo de la visita, prácticas a realizar, y elementos de protección que requiere que la corporación le asigne. 5.4 Novedades y Servicios Se consideran novedades y servicios de personal los siguientes trámites:

- Reclasificaciones o traslados - Trámite de Prórrogas de Contratos a Término Fijo

Trámite de Prórrogas de Contratos de Prestación de Servicios y de Acuerdos de Tesis - Solicitud de Vacaciones - Solicitud de Permisos - Solicitud de Encargos

-Permiso por medio día -Permiso por más de medio día hasta un día

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- Incapacidades, Licencias de Maternidad y de Paternidad - Retiro Parcial de Cesantías de Fondos Privados - Retiro Parcial de Cesantías Causadas en la Empresa - Gestión para la suscripción de Convenios de Pasantía - Regulación y Control de la Cuota de aprendices - Acompañamiento a empleados extranjeros, para la vinculación o prórrogas de contratos

laborales. - Solicitud de Certificados

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6 DESCRIPCIÓN 6.1 Reclasificaciones o Traslados

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

1. El Líder Unidad de Gestión Humana informa al Jefe Departamento de Gestión Humana sobre la solicitud de traslado o reclasificación

Jefe Departamento de Gestión Humana. Coordinación Nacional de Gestión de Personal Líder Unidad de Gestión Humana

Comunicación sobre solicitud de traslado o reclasificación

2. Se revisa la solicitud de reclasificación con base en las vacantes y los requisitos del Manual de Descripción de Cargos, y/o de traslado de acuerdo con las necesidades.

Coordinación Nacional de Gestión de Personal

Formato de Verificación de Requisitos de Educación, Experiencia, y Formación AR-F-26

3. Se envia a la Coordinación Nacional de Administración de Personal para realizar el otrosi.

Coordinador Nacional de Administración de Personal Psicólogo De Selección y/o Profesional de Gestión De Personal

Formato Verificación Requisitos Comunicación del Líder de Unidad de Gestión Humana

4. Se elabora el Otrosi al contrato, se solicitan las aprobaciones y se lleva para la firma del Director Ejecutivo

Auxiliar de Contratación Jefe Departamento de Gestión Humana

Otro si, con firmas respectivas

5. Se entrega Otrosí del contrato para firma del Director Ejecutivo

Director Ejecutivo Otro si firmado por el Director Ejecutivo

Elaborar Otro si

INICIO

Comunicación sobre traslado o reclasificación

Envio a la Coordinación Nacional de Administración de Personal

NO

SI

Revisar la viabilidad de la

solicitud

NO

¿Firma Otro sí del Contrato?

SI

Informar al solicitante

FIN

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DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

6. En la Sede central, se notifica al Empleado y en el caso de las Sedes, se realiza el envío del Otro sí y la notificación al Empleado y se progra,a la inducción en el puesto de trabajo. Se solicita firma de aceptación y se anexa el carné nuevo.

Líder Unidad de Gestión Humana Auxiliar de Contratación

Otro sí del contrato con firma de aceptación

7. Se envía a la Sede Central el original para luego enviarse a la Historia Laboral del empleado.

Líder Unidad de Gestión Humana Auxiliar de Contratación Auxiliar de Digitalización

Otrosí al contrato de trabajo

8. Se informa sobre la modificación del Contrato a las áreas de: Coordinación Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar Coordinación Nacional de Gestión Documental Jefe Departamento Tecnologías de Información Coordinación Nacional de Nómina Coordinación Nacional de logística, Almacén y Activos Coordinación Nacional de Servicios Generales. Y a la Coordinación Nacional de Formación para elaboración de comunicación de la Dirección Ejecutiva de felicitaciones por grados obtenidos.

Coordinación Nacional de Administración de Personal

Memorando Comunicación de la Dirección Ejecutiva de felicitaciones por grados obtenidos, cuando aplique.

6.2 Trámite de Prórrogas de Contratos Laborales a Término Fijo.



1. Se genera e imprime listado de personal con fechas próximas de vencimiento de contrato, en el Módulo de Adm. Personal. del Sistema de Información de Gestión Humana. Y se consulta a la

Dirección Administrativa y Financiera. Jefe Depto. de Gestión Humana.

Listado impreso de personal con fechas de vencimiento de contrato, del mes a revisar.

FIN

Notificar el Otro sí del contrato y programar la inducción en el puesto

de trabajo

Comunicar a los procesos interesados

Envío a Sede central

5

Genera listado de vencimientos de contratos del mes y consultar a la

Dirección Ejecutiva sobre la prórroga del contrato

INICIO

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DESCRIPCIÓN DE LA


Dirección Ejecutiva de la aprobación o no de la prórroga del Contrato.

2. Se realiza estudio para decidir sobre la prórroga de los contratos a término fijo, antes de la finalización del mismo.

Dirección Ejecutiva Dirección Administrativa y Financiera Dirección de investigación y Transferencia Tecnológica.

Comunicación de agradecimiento

3. Se elabora comunicación de prórroga del contrato de trabajo, y se solicitan los vistos buenos al Coordinador Nacional de Administración de Personal. Jefe Departamento de Gestión Humana.

Profesional o Auxiliar de Administración de Personal.

Comunicaciones de prórroga de contratos laborales a término fijo.

4. Se envían comunicaciones de prórroga de contratos laborales para firma de aprobación del Director Ejecutivo.


Comunicaciones de prórroga de contratos firmadas por el Director Ejecutivo, o Comunicación de agradecimiento

5. Se envían Comunicaciones de prórroga de contratos aprobadas a la sede respectiva para notificar al Empleado.

Profesional o Auxiliar de Administración de Personal, o Líder Unidad de Gestión Humana según la sede de trabajo del empleado.

Comunicación de prórroga de contrato con firma de aceptación del Empleado.

6. Enviar a la Coordinación Nacional de Administración de Personal las comunicaciones de prórroga para control de notificaciones y envío a la Coordinación Nal. de Nómina para ingreso de la novedad en nómina y archivo en expediente laboral, antes del día 10 de cada mes, o día hábil anterior.

Líder Unidad de Gestión Humana de la respectiva sede.

Comunicación original de prórroga suscrita por las partes, archivada en historia laboral del empleado. Contrato laboral prorrogado en Sistema de Información de G. Humana.

SI

NO

¿Se prorroga?

Elaborar comunicación de prórroga y solicitar vistos buenos

Envíar la prórroga a las sedes para notificación

FIN

SI

NO

¿Firma Prórroga?

Informar a la Coordinación Nal. de Nomina y enviar al empleado

comunicación de agradecimiento

Informar a la Coordinación Nal. de Nomina y enviar al empleado

comunicación de agradecimiento

Enviar comunicaciones de prórroga para control de notificaciones, ingreso de la novedad en nómina ya archivo

en historia laboral

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6.3 Trámite de Prórrogas de Contratos de Prestación de Servicios y de Acuerdos de Tesis. (Por el objeto del contrato, no aplica para Contratos de Aprendizaje ni Acuerdos de

Pasantía)



1. Se recibe del Líder del Proyecto u Orientador Científico comunicación por Corpomail de solicitud de prórroga del contrato o acuerdo, con justificación por escrito, CDP (para prestación de Servicios), RP y carta de solicitud de la universidad firmada por autoridad competente, para el caso de los acuerdos. Se verifica que la información esté completa y correcta.

Profesional o Auxiliar de Administración de Personal, ó Líder Unidad de Gestión Humana de la sede respectiva.

Comunicación Corpomail de solicitud de prórroga y documentos soporte.

2. Se elabora otrosí de prórroga del contrato o acuerdo con la información suministrada y de acuerdo a la modalidad de contratación; Las prórrogas contratos de prestación de servicios se elaboran para firma del Director Administrativo y Financiero con delegación por escrito del Director Ejecutivo, con todos los vistos buenos exigidos en la actividad de contratación. Las de los Acuerdos para firma del Director de sede, con todos los vistos buenos exigidos en la actividad de vinculación.

Profesional o Auxiliar de Administración de Personal, ó Líder Unidad de Gestión Humana de la sede respectiva.

Otrosí de prórroga del Contrato o acuerdo

3. Se contacta a la persona a la que se prorroga el contrato en la Sede Central, o se envía el contrato a la sede de trabajo para que se contacte.

Profesional o auxiliar de Administración de Personal. En las sedes el Profesional Líder de Gestión Humana.

Registro llamada, correo electrónico o físico de notificación.

INICIO

Recibir solicitud de prórroga

NO

SI

Devolución para

completar

Verficación información entregdada

Contactar a la persona a prórrogar el contrato.

9

Elaborar otrosí de prórroga del contrato o acuerdo

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DESCRIPCIÓN DE LA


4. Persona a contratar revisa las condiciones de la prórroga del contrato y se está de acuerdo firma y se suscribe el contrato.

Profesional o auxiliar de Administración de Personal. Profesionales Líderes de Gestión Humana en las Sedes.

Prórroga firmada. Memo Corpomail de cancelación del trámite del contrato a los Directores Ejecutivo o Administrativo y Financiero con copia a Selección y al Jefe del Dpto. Gestión Humana.

5. Se informa la novedad de prórroga del contrato a la Coordinación Nacional de Administración de Personal para su ingreso en el reporte 010 de Sinergy.

Profesional o Auxiliar de Administración de Personal. Coordinador Nacional de Nómina.

Ingreso a Sinergy para el pago de la Nómina. Relación de vinculaciones del periodo. Las Sedes notifican en la Prenómina.

6. Se Abre expediente y archiva

Coordinador Nacional de Administración de Personal. Coordinador Nacional de Nómina.

6.4 Solicitud de Vacaciones



1.Se consultan los períodos de vacaciones causados pendientes por disfrutar en la pestaña de vacaciones del botón empleados del Sistema de Gestión Humana.

Empleado Datos de vacaciones verificados en el sistema de Gestión Humana.

2. Se diligencia y firma el Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34), disponible para diligenciamiento en la pestaña de vacaciones del botón empleado del Sistema de Gestión Humana o en el baner de Calidad; y solicita firmadel superior inmediato y el Director de Sede de trabajo.

Empleado Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34), diligenciado y aprobado.

Inicio

NO

SI

Informar cancelación al Director de la

sede.

Persona a contratar Firma?

Informar la novedad de ingreso al reporte 010 del Módulo de

Nómina de Sinergy.

FIN

Abrir expediente y archivar

8

Consulta los periodos de vacaciones pendientes de disfrute

Diligenciar formato para autorización disfrute de vacaciones

y solicitar firmas de aprobación

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3.Se recibe del Empleado el Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34), firmado por el Empleado solicitante, el superior inmediato y el Director de Sede de trabajo del empleado.

Área de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado.

Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34) impreso, diligenciado y debidamente aprobado. Comunicación Corpomail de aceptación del empleado dirigida al empleado y superior inmediato.

Se verifican la debida aprobación, y que se cause el periodo correcto. Enviar al empleado y al superior inmediato la comunicación de aceptación de vacaciones.

4. Se envía el Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34) dentro del reporte de novedades de la sede, a la Coordinación Nacional de Nómina para su inclusión y pago, antes de la fecha de cierre de novedades de nómina. Se deben reportar en las novedades del mes anterior a la fecha de inicio de disfrute.


Reporte de novedad de vacaciones a la Coordinación Nacional de Nómina.

5. Se ingresa en la nómina la novedad de vacaciones y se pasa reporte a la Dirección Administrativa y Financiera de las personas del Nivel Directivo y Ejecutivo que salen a vacaciones en el mes siguiente.

Coordinación Nacional de Nómina.

Novedad incluida en la nómina. Reporte a la Dirección Administrativa y Financiera.

6. Se reporta a la Coordinación Nacional de Tesorería el Pago de la nómina.

Coordinación Nacional de Nómina.

Desprendible de pago de nómina disponible en el botón Empleados del Sistema de Gestión Humana.

7. Se recibe del Director de la sede comunicación de aprobación de reintegro anticipado de personal del disfrute de vacaciones por necesidades del servicio.

Unidad de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado.

Comunicación de reintegro de vacaciones por Corpomail.

2

Ingresar Novedad de Disfrute de Vacaciones en Nómina

Devolución para Ajustes

Pagar las vacaciones en la nómina

Enviar Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones a Nómina

NO ¿Se recibe

aprobación de reintegro

anticipado?

SI

Recibir Formato de Autorización Disfrute de Vacaciones diligenciado

y aprobado.

NO

SI Verificación información entregada

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9

8

10

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6.5 Solicitud de Encargos Laborales (Por ausencias temporales del titular del cargo por vacaciones, permisos, licencias o incapacidades)



1. Se radica comunicación Corpomail de solicitud de asignación del encargo para cubrir la ausencia temporal del empleado por vacaciones, permisos, licencias o incapacidades cuando estás sean iguales o superiores a 5 días hábiles, ésta se dirige al Superior Inmediato, con copia a Gestión Humana de la sede, antes del inicio de la novedad.

Empleado solicitante de la novedad que desempeñe cargos de Dirección, Jefatura, Coordinación o Líder de Unidad.

Comunicación Corpomail de solicitud de asignación del encargo.

2. Se recibe comunicación de asignación del encargo y se postula al Empleado que va a suplir las actividades y responsabilidades del cargo.

Superior inmediato.

Comunicación Corpomail de solicitud de aprobación del encargo.

3. Se solicita aprobación del encargo en orden de jerarquia al(os) superior(es) Inmediato(s) de la posición o cargo, si los hay.

Superior inmediato. Comunicación de aprobación.

8. Se recibe del Empleado comunicación de reintegro de las vacaciones por Corpomail.


Comunicación de reintegro de vacaciones por Corpomail.

9. Se recibe en la Coordinación Nacional de Administración de Personal para registro en base de datos de control de disfrute de vacaciones y para envío a la Coordinación Nacional de Nómina para archivo en historia laboral.

Profesional de Administración de Personal

Comunicación de reintegro de vacaciones por Corpomail archivada en historia laboral.

Comunicar reintegro de vacaciones

Registrar en base de datos de control de disfrute de

vacaciones y archivar en historia laboral del empleado

Fin

9

Inicio

Recibir comunicación de asignación del encargo y proponer

al empleado que asumirá el encargo

Radicar comunicación de solicitud de asignación del encargo

¿Se aprueba? NO

SI Devolución

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DESCRIPCIÓN DE LA


4. Se envía comunicación Corpomail para proponer al empleado que va a suplir las actividades y responsabilidades del cargo, dirigida al Director de la Sede de Trabajo, para su aprobación.

Superior inmediato Comunicación Corpomail de solicitud de aprobación del encargo, aprobada por el Director de la Sede.

5. Se verifica el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos para el cargo, de acuerdo con el Manual de Descripción de Cargos. Si el empleado cumple el requisito se envían los documentos soporte de la solicitud de encargo a la Coordinación Nacional de Administración de Personal para su legalización. Si el empleado propuesto no cumple los requisitos mínimos del cargo se informa al superior inmediato.

Líder Unidad de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado. Coordinador Nacional de Gestión de Personal para la sede central.

Formato de verificación de requisitos de educación, experiencia y formación AR-F-26.

6. Se recibe comunicación Corpomail solicitud de asignación del encargo aprobado y Formato de verificación de requisitos de educación, experiencia y formación AR-F-26 para elaboración de la comunicación de encargo y visto bueno del Coordinador Nacional de Administración de Personal y del Jefe Departamento de Gestión Humana.

Jefe Departamento de Gestión Humana. Coordinación Nacional de Administración de Personal

Comunicación de Encargo con visto bueno del Coordinador Nacional de Administración de Personal.

7. Se solicita pre - aprobación de la comunicación del encargo al Director Administrativo y Financiero.

Coordinación Nacional de Administración de Personal

Comunicación de Encargo pre-aprobada por el Director Administrativo y Financiero.

NO

¿Se aprueba?

¿Cumple requisitos

mínimos del cargo?

NO

Se informa el incumplimiento

Elaborar comunicación del encargo

Se informa el incumplimiento

¿Se aprueba?

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Devolución

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SI

NO

SI

SI

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DESCRIPCIÓN DE LA


8. Se solicita aprobación de la comunicación del encargo al Director Ejecutivo.

Director Administrativo y Financiero.

Comunicación de Encargo suscrita por el Director Ejecutivo.

9. Se contacta al empleado en la Sede Central para notificar y programar la inducción en el puesto de trabajo, o se envía la comunicación de encargo la sede respectiva para que se contacte.

Profesional o auxiliar de Administración de Personal. En las sedes el Profesional Líder de Gestión Humana.

Comunicación de Encargo con firma de notificación.

10. Se informa al Director de la Sede, al jefe inmediato al Líder Unidad de Gestión Humana, Biblioteca, y a las Coordinaciones Nacionales del Departamento de: Gestión Humana, Gestión Documental, Logística - Almacén y Activos, Servicios Generales, Contabilidad y Convenios.

Profesional o auxiliar de Administración de Personal.

Memorando Corpomail a las áreas interesadas.

11. Se envía a la Coordinación Nacional de Nómina para archivo en historia laboral.


Comunicación de encargo archivada en historia laboral.

SI

NO

¿Se aprueba?

Se informa el incumplimiento.

Informar a las áreas interesadas.

Archivar en historia laboral del empleado.

Fin

12

Contactar al empleado para notificar el encargo y programa el entrenamiento en el puesto

de trabajo

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6.6 Solicitud de Permisos 6.6.1 Permiso por medio día.



1. Enviar correo electrónico

al Jefe inmediato.

Empleado. Correo electrónico.

2. El Jefe recibe el correo y decide la aprobación.

Jefe inmediato.

3. Informar la respuesta al empleado.

Jefe inmediato Correo electrónico.

4. El Jefe responde la solicitud con copia al Líder de Gestión Humana, en las sedes y a la Coordinación Nacional de Administración de Personal en Sede Central.

Jefe inmediato. Correo electrónico.

5. El líder de Gestión Humana realiza el consolidado de permisos mensualizado y lo envía a la Coordinación nacional de Administración de Personal.

Líder de Gestión Humana.

Correo electrónico. Memorando.

INICIO

SI ¿Se Aprueba?

Enviar correo al Jefe inmediato

NO

Informar al empleado negativamente

FIN

Informa al empledo y a Gestión Humana.

Realizar consolidado y envío a Sede Central.

FIN

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6.6.2 Permiso por más de medio día hasta un día. DESCRIPCIÓN DE LA


1. Enviar correo electrónico al Director del Centro ó Estación Experimental o Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda, con copia al Jefe inmediato y Jefe de Departamento de la solicitud del permiso.

Empleado. Correo electrónico.

2. El Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda recibe el correo y decide la aprobación.

Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras

3. El Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda responde la solicitud negativamente.

Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda.

Correo electrónico.

4. El Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de

Director del Centro o Estación Experimental Dirección


INICIO

SI

¿Se aprueba?

Enviar correo con la solicitud

NO

Informa negativamente.

FIN

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PROCESO


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DESCRIPCIÓN DE LA


Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda responde la solicitud al empleado.

Administrativa y Financiera, Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica, Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico, Dirección de Proyectos Especiales Jefes Oficinas Asesora.

5. El empleado envía el correo con la aprobación al correo del Líder de Gestión Humana de la sede correspondiente.

Empleado Líder de Gestión Humana Coordinación de Administración de Personal


6. El líder de Gestión Human realiza el consolidado de permisos mensualizado y lo envía a la Coordinación nacional de Administración de Personal.

Líder de Gestión Humana Coordinador Nacional de Administración de Personal

Correo electrónico. Memorando.

Informa al Empleado.

Realizar consolidado y envío a Sede Central.

FIN

15

Envío a Gestión Humana.

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CODIGO: AR-P-12

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6.7 Incapacidades, Licencias de Maternidad, y de Paternidad



1. Se recibe del empleado el soporte de Incapacidad o Licencia emitido por el Centro Médico Asistencial. El trabajador tiene 24 Horas para informar a su jefe Inmediato y remitir el Soporte al área de Gestión Humana de la Sede una vez emitida la correspondiente incapacidad.

Empleado.

Incapacidad o Licencia de maternidad – paternidad.

2. Se verifica el origen de la incapacidad (Común o Accidente de Trabajo).

Profesional de Seguridad Social, Líderes de Gestión Humana.


3. Se verifica el estado de la incapacidad o licencia. Se solicita la transcripción o liquidación.

Empleado con Incapacidad, Profesional de Seguridad Social, Líderes de Gestión Humana.


INICIO

Incapacidad o Licencia de

Maternidad – Paternidad.

18

¿Origen Común?

NO

SI

¿Mayor a 3 días?

NO

Solicita al empleado

transcripción.

¿Transcrita?

SI

Archivo en Historia

Laboral.

NO

Enviar a EPS para

liquidación.

¿Liquidada?

SI

NO

4

SI

FIN

FIN

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Página 18 de 31

DESCRIPCIÓN DE

LA ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

4. Se registra la incapacidad en el Sistema de Información de Gestión.


Incapacidad o Licencia, Registro en el SIGH.

5. Enviar la incapacidad a nomina.


Memorando a través de Corpomail.

6. Se envía a la Coordinación Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar para verificar registro en el Sistema de Información de Gestión Humana.

Coordinador Nacional de Nómina. Profesional de Seguridad Social.

Incapacidad o Licencia. Registro en el SIGH Memorando.

7. Se verifican las Incapacidades y Licencias liquidadas y autorizadas de pago en Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA.

Profesional de Seguridad Social.

Incapacidad o Licencia. Comunicado y Planillas ARP.

8. Se realizan los descuentos de las incapacidades y Licencias en PILA y se archivan en las Historias Laborales de los Trabajadores.

Coordinador Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar. Coordinador Nacional de Nómina. Profesional de Seguridad Social.

Informe Incapacidades y Licencias para descuento. Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

9. Archivar las incapacidades y licencias.

Coordinador Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar. Coordinador Nacional de Nómina. Profesional de Seguridad Social.

Archivo de las incapacidades y licencias.

Envío de Consolidado de Liquidaciones.

Registro en el Sistema de Información.

Envío de la Incapacidad a Nómina.

¿Registro en el SIGH?

NO

Se solicita registro a

Lider de GH

Descuento en PILA de incapacidades y Licencias.

FIN

¿Origen Común

Liquidada?

NO

Se solicita Autorización de pago a ARP

Archivo de las incapacidades y Licencias.

SI

SI

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6.8 Retiro Parcial de Cesantías de Fondos Privados.



1. Se recibe del empleado comunicación de solicitud por Corpomail, con el formato de solicitud de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) diligenciado y documentos de soporte. Se verifica que la información este completa. Cuando se requiera realizar el retiro con el Fondo Nacional del Ahorro, se recibe del empleado el formato de Solicitud de Retiro de Cesantías de esta Entidad.

Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal o del Líder de Gestión Humana de la sede de trabajo del solicitante.

Solicitud de pago parcial de cesantías por Corpomail, adjuntando . Formato Solicitud de Retiro de Cesantías (AR-F-35) diligenciado. Documentos de Soporte. Formato de Solicitud de Retiro de Cesantías del Fondo Nacional del Ahorro.

2. Se diligencia formato comunicación de autorización de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) para adquisición de vivienda, amortización de deuda de vivienda, pago impuesto predial, reparaciones locativas de casa habitacional, y pago de matrículas de educación superior; para firma de aprobación. En las sedes del Líder de la Unidad de Gestión Humana y en la sede Central del Coordinador Nacional de Gestión de Personal.

Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Coordinador Nacional de Gestión de Personal. Líder Unidad de Gestión Humana.

Formato de comunicación de autorización de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) aprobado, dirigida al Fondo de Cesantías al cual está afiliado el solicitante.

3. Se entrega al empleado Formato de comunicación de autorización de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) aprobado.

Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Unidad de Gestión Humana.

Formato de comunicación de autorización de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) aprobada.

4. Se envía listado mensual de solicitudes de retiro parcial de cesantías autorizadas, por Corpomail, a la Coordinación Nacional de Gestión de Personal, dentro de los primero 5 días hábiles del mes.

Líder Unidad de Gestión Humana de la respectiva sede.

Memorando Corpomail de envío de listado mensual de solicitudes de retiro parcial de cesantías autorizadas en el mes.

5. Se registra en base de datos las solicitudes de retiro parcial de cesantías aprobadas, para registro y control por parte de la Coord. Nal. de Gestión de Personal.

Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal.

Base de datos de registro de solicitudes de cesantías.

Diligencia comunicación de retiro parcial de cesantías

INICIO

Recibir solicitud de retiro parcial de cesantías.

Devolución para

completar.

NO

SI

¿Información completa?

Entregar al empleado Formato de comunicación de autorización de

retiro parcial de cesantías

Enviar listado mensual de retiro parcial de cesantías autorizadas a

la Coordinación Nacional de Gestión de Personal.

Registrar en base de datos las solicitudes de retiro parcial de

cesantías aprobadas

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PROCESO


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6. Se reciben del Empleado los documentos que soportan la legalización del pago parcial de cesantías, dentro de los siguientes plazos, que se rigen a partir de la fecha del desembolso: Tres (3) meses cuando se trate de compra de vivienda. Dos (2) meses para los demás casos.


Memorando Corpomail del Empleado dirigido a al área de Gestión Humana de la sede de trabajo, con documentos idóneos para soportar la legalización del pago.

7. Cuando se trate de retiro parcial de cesantías por concepto de reparaciones locativas o construcción de vivienda, se realiza visita de inspección de manera aleatoria, a mínimo un 20% de los casos, dentro del mes siguiente de la fecha de legalización por parte del empleado, y de acuerdo con el instructivo de visitas domiciliarias (AR-I-02).


Formato Informe de Visita y Verificación del Uso de la Inversión del Retiro Parcial de Cesantías (AR-F-36).

8. En caso que el trabajador no legalice el pago parcial en los plazos establecidos, se solicita por escrito la documentación requerida en el término de 5 días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del plazo inicial. De continuar el incumplimiento se solicita la apertura de proceso disciplinario, se solicita al empleado la devolución del valor pagado para proceder al trámite de reintegro de la inversión al fondo de cesantías correspondiente.

Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Líder Unidad de Gestión Humana en las sedes.

Comunicación por Corpomail de solicitud de documentos soportes de reintegro de la inversión. Comunicación por Corpomail de solicitud de reintegro de la inversión. Comunicación por Corpomail de solicitud de apertura de proceso disciplinario.

Recibir documentos soporte de la inversión del retiro

NO

SI

¿Se legaliza el

pago?

NO ¿Se realiza

visita de inspección?

SI

Archivo.

Realizar visita de inspección aleatoria

Solicitar por escrito los soportes con plazo de entrega de 5 días.

Solicitar apertura de

proceso

disciplinario.

NO

¿Se reciben los

documentos soporte?

¿Se reintegró el valor

pagado?

NO

SI

SI

Iniciar trámite de reintegro de la

inversión al Fondo

Solicitar devolución del valor pagado.

8

19

21

FIN

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

VERSION: 1



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9. Se abre carpeta facilitativa con documentos del trámite. Se envían las carpetas facilitativas a la Coordinación Nacional de Gestión de Personal, en los meses de junio y noviembre para archivo en historia laboral.

Líder Unidad de Gestión Humana.

Memorando Corpomail de remisión de documento de trámite en físico. Documentos de trámite archivados en historia laboral del Empleado.

FIN

Enviar documentos de trámite a la Coordinación Nacional de Gestión

de Personal.

20

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

VERSION: 1



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6.9 Retiro Parcial de Cesantías Causadas en la Empresa.



1. Se recibe del empleado comunicación de solicitud por Corpomail, con el formato de solicitud de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) diligenciado, para adquisición de vivienda, amortización de deuda de vivienda, pago impuesto predial, reparaciones locativas de casa habitacional, excepto pago de matrículas de educación superior; y documentos de soporte. Se verifica que los documentos de soporte estén completos.

Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal o del Líder de Gestión Humana, según la sede de trabajo del solicitante.

Comunicación de solicitud de pago parcial de cesantías por Corpomail. Formato de Solicitud de Retiro parcial de Cesantías (AR-F-35) diligenciado. Documentos de Soporte.

2. Se envía al Coordinador Nacional de Gestión de Personal, por Corpomail, Formato de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías (AR-F-35) con visto bueno del Líder Unidad de Gestión Humana con los documentos completos de la solicitud.

Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal o del Líder de Gestión Humana, según la sede de trabajo del solicitante.

Formato de Solicitud de Retiro parcial de Cesantías (AR-F-35) con visto bueno del Líder Unidad de Gestión Humana.

3. Se envía a la Coordinación Nacional de Nómina, por Corpomail, el Formato de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías (AR-F-35) con los documentos completos de la solicitud, para la elaboración de la liquidación parcial de cesantías.

Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal Coordinación Nacional de Nómina.

Liquidación parcial de cesantías con visto bueno del Coordinador Nacional de Nómina.

4. Se envía la liquidación y demás documentos de solicitud a la Dirección Administrativa y Financiera para la aprobación.

Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal Director Administrativo y Financiero.

Liquidación parcial de cesantías aprobada por el Director Administrativo y Financiero.

5. Se remite comunicación Corpomail de solicitud de pago de la liquidación parcial de cesantías a la Coordinación Nacional de Tesorería, adjuntando liquidación y demás documentos de solicitud, con copia al empleado

Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal.

Memorando Corpomail de solicitud de pago de liquidación adjuntando liquidación y demás documentos de solicitud.

Enviar Formato de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías y

documentos soporte a la Coordinación Nacional de

Gestión de Personal

Inicio

Recibir solicitud de retiro parcial de cesantías.

Devolución para

completar.

NO

SI

¿Información completa?

¿Aprobar la liquidación?

Devolución para ajustes SI

Solicitar el pago de la liquidación a Tesorería

NO

Solicitar elaboración de liquidación parcial de

cesantías

23

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

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DESCRIPCIÓN DE LA


solicitante y al Líder Unidad de Gestión Humana.

6. Se registra en base de datos las solicitudes de retiro parcial de cesantías para registro y control.

Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal.

Base de datos de registro de solicitudes de cesantías.

7. Se reciben del Empleado los documentos que soportan la legalización del pago parcial de cesantías, dentro de los siguientes plazos, que se rigen a partir de la fecha del desembolso: Tres (3) meses cuando se trate de compra de vivienda. Dos (2) meses para los demás casos.

Empleado. Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Líder Unidad de Gestión Humana. Auxiliar de Digitalización de Nómina.

Memorando Corpomail del Empleado dirigido a la Coordinación Nacional de Gestión de Personal, con documentos idóneos para soportar la legalización del pago.

8. Cuando se trate de retiro parcial de cesantías por concepto de reparaciones locativas o construcción de vivienda, se realiza visita de inspección de manera aleatoria, a mínimo un 20% de los casos, dentro del mes siguiente de la fecha de legalización por parte del empleado, y de acuerdo con el Instructivo de visitas domiciliarias (AR-I-2).


Formato Informe de Visita y Verificación del Uso de la Inversión del Retiro Parcial de Cesantías (AR-F-36).

Registrar en base de datos las solicitudes de retiro parcial y enviar a archivo

Recibir documentos soporte de la inversión del retiro

NO

SI

¿Se legaliza el

pago?

NO ¿Se realiza

visita de inspección?

SI

Archivo

Realizar visita de inspección aleatoria

9

22

FIN

24

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

VERSION: 1



Página 24 de 31

DESCRIPCIÓN DE LA


9. En caso que el trabajador no legalice el pago parcial en los plazos establecidos, se solicita por escrito la documentación requerida en el término de 5 días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del plazo inicial. De continuar el incumplimiento se solicita la apertura de proceso disciplinario, se solicita al empleado la devolución del valor pagado para proceder al trámite de reintegro al fondo de cesantías correspondiente.


Comunicación por Corpomail dirigida al empleado de solicitud de soportes de la inversión. Comunicación por Corpomail de solicitud de reintegro del valor pagado. Comunicación por Corpomail de solicitud de apertura de proceso disciplinario. Comunicación dirigida al fondo de reintegro del retiro parcial de cesantías.

10. Se abre carpeta facilitativa con documentos del trámite. Se envían las carpetas facilitativas a la Coordinación Nacional de Gestión de Personal, en los meses de junio y noviembre para archivo en historia laboral.


Memorando Corpomail de remisión de documento de trámite en físico. Documentos de trámite archivados en historia laboral del Empleado.

Solicitar por escrito los soportes con plazo de entrega de 5 días

Solicitar reintegro del valor pagado

por escrito

Solicitar apertura de

proceso

disciplinario

NO ¿Se reciben los

documentos soporte?

¿Se reintegró el valor

pagado?

NO SI

SI

Fin

Enviar documentos de trámite a la Coordinación Nacional de Gestión

de Personal

Iniciar trámite de reintegro al Fondo

23

Fin

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

VERSION: 1



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6.10 Gestión para la suscripción de Convenios de Pasantía.



1. Se consulta en el Sistema de Información Misional (SIM), la existencia de convenio de pasantía vigente con la Universidad.

Líder Unidad de Gestión Humana de cada sede.

Comunicación. Minuta de convenio de pasantía.

2. Se solicita a la Universidad suscribir convenio para el desarrollo de pasantías que sean prerrequisito para la obtención del título correspondiente, según lo establecido en el Artículo

7º del Decreto 933 de

2003 que establece los programas que no constituyen contratos de aprendizaje.


Comunicación. Minuta de convenio de pasantías.

3. Se recibe minuta del convenio propuesta revisada por la Universidad.


Minuta de convenio revisada suscrito por la Universidad.

4. Se envía minuta del convenio propuesta al Coordinador Nacional de Convenios para revisión y visto bueno.

Coordinador Nacional de Convenios.

Minuta del convenio con visto bueno.

4. Se envía a la Universidad convenio para firma del representante de la universidad.


- Minuta del convenio suscrita por el representante de la universidad.

5. Se recibe convenio firmado por el Director del Centro de Investigación o de Estación Experimental.


Minuta del convenio suscrita por las partes.

Solicitar suscripción de convenio

Recibir minuta del Convenio

SI

¿Visto bueno Coordinador Nacional de Convenios?

Devolución para ajustes

SI

¿Se suscribe el Convenio?

NO


NO

Enviar a la Universidad para suscripción

Inicio

¿Es convenio de pasantía vigente

con la Universidad?

NO

Iniciar trámite de vinculación

tesistas y pasantes

SI

26

Fin

4

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

VERSION: 1



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6. Se envía convenio original a la Coordinación Nacional de Convenios para su custodia y registro y consulta en el Sistema de Información Misional (SIM).

- Líder Unidad de Gestión Humana. -Coordinador Nacional de Convenios.

Convenio suscrito y registrado en el SIM para consulta.

6.11 Regulación y Control de la Cuota de aprendices.



1. Se elabora informe semestral de distribución de personal clasificado según la lista de oficios y especialidades del SENA para firma del Director Ejecutivo. Se remite en julio y diciembre a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, de donde funciona el domicilio principal de la empresa.

Coordinación Nacional de Administración de Personal.

Informe semestral de distribución de personal clasificado según la lista de oficios y especialidades del SENA.

2. Se notifica de la resolución de regulación de aprendices expedida por el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.

Coordinación Nacional de Administración de Personal.

Resolución de regulación de aprendices expedido por el SENA.

3. Se elabora comunicación de distribución de la cuota mínima de aprendices a vincular por sedes de trabajo, de acuerdo con la Resolución expedida por el Sena. Y de las cuotas máximas a vincular de acuerdo con los cupos presupuestados en la nómina.


Memorando circular Corpomail del Jefe del Departamento de Gestión Humana.

4. Se seleccionan y vinculan aprendices de acuerdo con las cuotas asignadas y las necesidades de apoyo en cada sede de trabajo.

Director de sede. Coordinador Administrativo y Financiero. Coordinador de Investigación y Transferencia. Líder Unidad de Gestión Humana.

Contratos de aprendizaje suscritos.

Inicio

Enviar informe de distribución de personal al SENA

Elaborar comunicación de distribución de cuotas de

aprendices por Sede

Seleccionar y vincular aprendices de acuerdo con las cuotas

asignadas.

Recibir resolución de regulación

Fin

Archivar y registrar convenio en el SIM

25

27

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

VERSION: 1



Página 27 de 31

DESCRIPCIÓN DE LA


5. Se ingresan los nuevos contratos en Registros de Contratos disponible en la sección empresas de la página Web

www.sena.edu.gov. Co. Se elabora informe semestral

de cumplimiento de cuota de aprendices y se remite mediante memorando al SENA.


Nuevos contratos de aprendizaje ingresados en la página Web del SENA Informes semestrales de cumpliminento de cuota de aprendices.

6. Se realiza seguimiento del cumplimiento de la cuota asignada según comunicación de distribución de la cuota mínima de aprendices a vincular por sedes de trabajo, de acuerdo con la Resolución expedida por el Sena.

Coordinador Nacional de Administración de Personal. Profesional o Auxiliar de Administración de Personal.

Informe mensual de cumplimeinto de cuotas asignadas por sede.

6.12 Trámite de acompañamiento a empleados extranjeros, para la vinculación o prórrogas de contratos laborales. (Salvo cuando el extranjero obtenga visa temporal en las categorías de cónyuge o compañero de nacional colombiano, padre o madre de nacional colombiano o visa de residente.)



1. Se recibe de las actividades de vinculación y prórroga de contrato laboral a término fijo: Contrato laboral con fecha abierta o Prórroga suscrita por las partes con una antelación de 3 meses a la fecha de inicio de la prórroga del contrato.

Profesional Área de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado.

Contrato laboral a término fijo, o prórroga del contrato laboral suscrita por las partes

2. Se recibe del empleado o aspirante extranjero, en original, el formulario “Resumen de Contrato” diligenciado, firmado y autenticado, disponible en www.cancilleria.gov.co. Con copia de los documentos de soporte requeridos por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Justificación técnica de idoneidad emitida por el Coordinador de Investigación y Transferencia de la sede. Y licencia o permiso del ejercicio de la profesión

Área de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado o persona a contratar.

Formulario Resumen de Contrato diligenciado, firmado y autenticado. Copia de los documentos de soporte requeridos por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Inicio

Recibir Contrato laboral o prórroga suscrita por las partes

.

Se recibe el Formulario resumen del contrato autenticado con

documentos, soporte

Verficación información entregada

Devolución para

completar

NO

SI

28

Ingresar nuevos contratos a la página web del SENA y Enviar comunicación con informe semestral de cumplimiento de cuota de

aprendices al SENA

26

Fin

Seguimiento cumplimineto de cuota de aprendices asignada por sede

http://www.cancilleria.gov.co/

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

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DESCRIPCIÓN DE LA


por autoridad competente, cuando el desarrollo de las actividades en Corpoica implique el ejercicio de su profesión y esta esté regulada en Colombia. Se verifica el correcto diligenciamiento del formulario y que la documentación esté completa.

3. Se recibe Formulario Resumen de Contrato diligenciado, firmado y autenticado, copia de los documentos de soporte requeridos por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Se elabora certificado de idoneidad para firma del Director Ejecutivo.

Profesional o Auxiliar de Administración de Personal

Memorando Corpomail de envío de documentos físicos de trámite.

4. Se envían, al Director Ejecutivo, el formulario “Resumen de Contrato” para firma de suscripción y firma y huella de autenticación, y certificado de idoneidad, en caso, de que la persona no vaya a ejercer la profesión en Corpoica.


Formulario “Resumen de Contrato” firmado por el Representante legal y con firma y huella para autenticación.

5. Se realiza el trámite notarial de autenticación de firmas del Formulario resumen del contrato.


Formulario “Resumen de Contrato” autenticado.

6. Se envía con memorando Corpomail a la Unidad de Gestión Humana, en original, el Formulario “Resumen de Contrato” autenticado y certificado de existencia y representación legal expedido dentro de los tres meses anteriores a la solicitud de la visa, y certificado de idoneidad, si aplica.


Memorando Coprpomail de envío de documentos. Formulario “Resumen de Contrato” autenticado. Certificado de existencia y representación legal. Certificado de idoneidad, si aplica.

7. Se entrega al Empleado o aspirante, en original el Formulario “Resumen de Contrato” autenticado, certificado de existencia y representación legal y


Documentos de trámite.

Enviar formulario resumen contrato y certificado de idoneidad para firma

del Director Ejecutivo

Entregar al Empleado o aspirante los documentos de

trámite

Recibir formulario resumen contrato y elaborar certificado

de idoneidad

Realizar autenticación del formulario resumen contrato

Enviar documentos de trámite a Unidad de Gestión Humana

respectiva

27

29

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

VERSION: 1



Página 29 de 31

DESCRIPCIÓN DE LA


certificado de idoneidad, si aplica, para que el empleado inicie el trámite de solicitud de la visa temporal del trabajador ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, o ante el Consulado de Colombia en el exterior, cuando solicita por primera esta visa en Colombia.

8. Se recibe del empleado copia de la visa temporal del trabajo y copia de la cédula de extranjería, dentro del plazo máximo de un mes a la entrega de la documentación por parte de Corpoica.


Visa temporal del trabajador. Comunicación de anulación del contrato o prórroga.

9. Se recibe en la Coordinación Nacional de Administración de Personal para envío de comunicación al DAS referente a información de la vinculación o prórroga de contrato de personal extranjero, dentro de los 15 días calendario siguientes a la fecha de expedición de la visa. Este trámite se surte igualmente cuando el empleado se desvincula de la Corporación.


Comunicación de vinculación o prórroga de personal extranjero.

10. Se envía a la Coordinación Nacional de Nómina los documentos de trámite para ingreso de la novedad de vinculación o prórroga y archivo en historia laboral.


Novedad de vinculación o prórroga en nómina. Archivo de documentos de trámite en Historia Laboral.

Enviar comunicación de vinculación o prórroga de

personal extranjero

Enviar comunicación de vinculación o prórroga de

personal extranjero

FIN

28

Se anula el contrato laboral o prórroga y se

envía comunicación al empleado o

aspirante

SI

¿Entrega la documentación

dentro del plazo?

FIN

NO

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

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6.13 Solicitud de Certificados (No aplica para Empleados en Misión)



1. Se recibe solicitud de del Empleado, contratista o aprendiz con contrato vigente, con dos (2) días calendario de anticipación. Para contratistas desvinculados con cinco (5) días calendario de anticipación. Para solicitud de certificación para trámite de pensión, ocho (8) días calendario. Los empleados laborales activos pueden imprimir la certificación laboral con firma escaneada del Jefe Dpto. Gestión Humana, o solicitar la expedición de la misma con especificaciones, en el Módulo de Certificaciones laborales del Sistema de Gestión Humana. El personal vinculado o desvinculado de contratos no laborales, realizan su solicitud por correo electrónico o llamada telefónica.

Área de Gestión Humana de la sede de prestación de servicios del solicitante o desvinculado.

-Solicitud de empleados laborales activos en el Módulo de certificado laboral del Sistema de Información de Gestión Humana. -Solicitud por correo electrónico de personal vinculado o desvinculado de contratos no laborales.

2. Se elabora certificación con información básica establecida o con especificaciones del solicitante.


Certificado laboral expedido.

3. Se entrega para verificación y firma, en los C.I. y E.E. al Líder de Gestión Humana y en la sede central al Coordinador Nacional de Administración de Personal. Se entrega al solicitante certificado firmado por empleado competente.


Certificado laboral firmado por empleado competente.

Se entrega certificación para firma de empleado competente

Inicio

Recibir solicitud de certificación

El empleado imprime del

Módulo Certificado Laboral

NO

SI

Requiere firma original o el

solicitante no es empleado laboral activo

Elaborar certificación

Fin

Los históricos del contrato del solicitante están disponibles en el

Sistema de

Gestión Humana

Solicitar historia laboral o copia

documentos soporte a la Coord. Nal. de

Gestión Documental

SI

Verficación información entregada

NO

SI


Se entrega certificado firmado por empleado competente

personalPagar las vacaciones en la nómina

NO

FIN

PROCESO


CODIGO: AR-P-12

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8. ANEXOS No aplica 9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

0 11/04/2011

Elaboración del documento, se separa del procedimiento de administración de personal para facilitar la consulta de diagramas de flujo relacionados con el trámite de novedades y servicios más frecuentes de personal.

1 16/12/2011

Actualización del proceso de Administración de Recursos y códigos de acuerdo con la nueva versión del mapa de procesos y ajuste en adición de condiciones generales de la permanencia de Visitantes en las Instalaciones de la Corporación, se adiciona el entrenamiento de puesto de trabajo en reclasificaciones o traslados y en solicitud de encargos laborales, disminución de tiempo de respuesta de solicitud de certificados laborales, adición de actividad de seguimiento de cumplimiento de cuotas de aprendices en 6.11 Regulación y control de la cuota de aprendices, adición de elaboración de comunicación del Director Ejecutivo para empelados que obtiene título educativo.

codigo proceso version administraciÓn de...

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