capÍtulo iv diseÑo de un modelo de auditoria interna...
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CAPÍTULO IV DISEÑO DE UN MODELO DE AUDITORIA INTERNA POR PROCESOS QUE CONTRIBUYA A LA EFECTIVIDAD Y MEJORA CONTÍNUA DEL CONTROL INTERNO EN LA GRAN EMPRESA DEL SECTOR COMERCIO EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR. A. INTRODUCCIÓN
El modelo de auditoría interna por procesos está orientado para las grandes
empresas del sector comercio, ya que no todas éstas empresas realizan auditoría
interna por procesos, lo que indica que es necesario innovar el desarrollo con un
enfoque moderno de auditoría, que está enfocada a procesos, la cual brinda un
valor agregado que es la búsqueda frecuente de todas las grandes empresas en
la actualidad.
El modelo comprende el diagnóstico a través del análisis FODA, planeación,
ejecución, informe y resultados que permitan la efectividad y mejora contínua del
control interno.
B. OBJETIVOS 1.1 GENERAL: Proporcionar un modelo de auditoría interna por procesos para las grandes
empresas del sector comercio, que sea utilizado como una herramienta técnica
que contribuya a la efectividad y mejora contínua del control interno.
1.2 ESPECÍFICOS:
o Contribuir al logro de los objetivos en las grandes empresas a través del
desarrollo de la auditoría interna por procesos.
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o Proporcionar una herramienta técnica que sea efectiva y facilite el
desempeño del auditor interno.
o Identificar y minimizar los riesgos internos potenciales en las grandes
empresas.
C. IMPORTANCIA DEL CAPITULO
La importancia radica en la contribución a las grandes empresas de un modelo en
el que se propone el desarrollo de auditoría interna por procesos para propiciar la
efectividad y mejora contínua del control interno.
Establecer un proceso que conlleve a la integración de las diferentes revisiones
de auditoría interna, que eviten pérdidas de tiempo, reprocesos y haya
minimización en el costo.
Todo esto con la finalidad de unificar y lograr los objetivos del negocio y así lograr
la sistematización de la planeación de auditoría interna y desarrollar
procedimientos y programas que faciliten y haga más eficiente el trabajo, y
permita comunicar resultados oportunos y eficientes.
D. DEFINICIÓN DEL MODELO El modelo de auditoría interna por procesos, tiene un enfoque nuevo que es la
integración de las diferentes revisiones de auditoría en un determinado proceso,
objetivos y alcance del negocio, que alinean los procesos con estrategias y metas
del mismo.
E. BENEFICIOS DEL MODELO
Con el modelo de auditoría interna por procesos las grandes empresas obtendrán
las siguientes ventajas:
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a. Contarán con procedimientos que les permitirán la evaluación sistemática
del control interno.
b. Ayudará a la realización del trabajo de auditoría interna.
c. La información presentada por medio de informes de auditoría, contribuirá
en la toma de decisiones por parte de la empresa.
d. Proporcionara una visión integral del control interno, el cual permitirá una
eficiente evaluación del ámbito global de la empresa.
e. Lograr disminuir el tiempo para el desarrollo del trabajo, evitando la
realización de los reprocesos.
F. DIAGNÓSTICO (ANÁLISIS FODA)
En el diagnóstico se analizarán las condiciones en las que se encuentra la
empresa actualmente, conociendo las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas que las empresas presentan en función del control interno.
Se deberá realizar un diagnóstico sobre las variables internas y externas que nos
permitan conocer la situación actual en que se encuentra la empresa, para tomar
decisiones en relación a la información analizada, con el objetivo de implementar
un Modelo de Auditoría Interna por Procesos, que les ayude al desarrollo de la
auditoría interna.
El FODA permite a las empresas conocer las variables internas y externas a fin de
establecer un diagnóstico que permita determinar los aspectos positivos y hacer
frete a los negativos.
161
For
tale
zas
Volúmenes de capital.
Credibilidad crediticia.
Instalaciones adecuadas.
Personal altamente capacitado.
Tecnología de punta
Opo
rtun
idad
es
Tratados de Libre Comercio (TLC).
Expansión de mercados.
Facilidades de crédito.
Crecimiento acelerado.
provechamiento de los avances tecnológicos.
D
ebili
dade
s
Mala comunicación.
Inflexibilidad en los horarios.
Desviar los objetivos planteados.
A
men
azas
Competencia desleal.
Impuestos elevados.
Especulaciones.
Inseguridad social.
Bajo poder adquisitivo
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PROCESOS
.
RESULTADOS
G. ESTRUCTURA DEL MODELO DE AUDITORÍA INTERNA POR PROCESOS QUECONTRIBUYA A LA EFECTIVIDAD Y MEJORA CONTÍNUA DEL CONTROL INTERNO EN LASGRANDES EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO.
ETAPA IPLANEACION DE AUDITORIA
ETAPA III
INFORME DE AUDITORIA
ETAPA IIEJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA POR PROCESOS
− Definición- Objetivos- Alcance- Inicio de la auditoría- Identificación de políticas, normas y leyes. - Elaboración de la matriz de riesgo- Confección de la matriz de control- Matriz de identificación de los procesos.- Diseño de evaluación del control interno.- Identificación del personal responsable a auditar - Programa global por procesos.
− Relevamiento de áreas involucradas- Pruebas de cumplimiento- Pruebas sustantivas- Análisis y evaluación de la información- Modelo de guía de Marcas de Referencia- Modelo de Guía de Notas posibles - Formato de PT´s por Procesos
− Introducción - Modelo de Informe de Auditoría Interna por Procesos- Modelo de Informe del Seguimiento de la Auditoría
* Ingreso de Efectivo* Salida de Efectivo* Solicitud de crédito* Aprobación de Crédito* Gestión de Crobros a Clientes* Compra de Activo Fijo* Revaluación de activo fijo* Amortización de activos fijos intangibles.* Cotizaciones para compra* Compras Contado ó Crédito* Entradas de Mercaderia a la bodega.* Registros y Valuación de inventario* Salida de Mercaderia* Fechas autorizadas para pagos* Aumento y disminución de capital social.* Reserva Legal* Donaciones* Ventas de contado* Ventas al crédito* Facturación* Costo de Ventas* Reconocimiento de Gastos* Revisión de libros contables* Revisión de libros de secretaría* Revisión de libros fiscales * Reclutamiento de Persnal* Contratación de Personal* Evaluación del Desempeño* Investigaciones * Alianzas Estratégicas
ETAPA IVEFECTIVIDAD Y MEJORA
CONTÍNUA DEL CONTROL INTERNO
− Estrategias, objetivos y metas de la empresa.- Evaluación del Control Interno- Evaluación de Riesgos.- Medidas de Mejora Contínua
PLAN DE IMPLEMENTACION Y ACTUALIZACION DEL
MODELO
− Presentación - Aprobación- Difusión- Ejecución- Control- Evaluación- Presupuesto- Cronograma- Mejora Contínua
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1. ETAPA I: PLANEACIÓN DE AUDITORÍA 1.1 Definición. Se especifica la forma de definir el objetivo y el alcance que se le dará a la
auditoría en un proceso determinado.
1.2 Objetivos. Se trata de explicar el objetivo general y los específicos que se seguirá en la
auditoría.
Debe tenerse en cuenta que el objetivo debe ser un elemento concreto, medible y
con puntos definidos claramente a ser complementados.
1.3 Alcance general de la Auditoría Interna por Procesos. Se esboza el alcance de la tarea, en términos de extensión y profundidad
identificando en cada caso las áreas a cubrir prioritariamente, la importancia que
se dará a ciertos procesos.
1.4 Inicio De La Auditoría Interna Por Procesos: Se establece la forma que debe llegar el auditor a la entrevista previa con el
auditado. La planificación y los conocimientos necesarios para abordar una
aulditoría interna por procesos.
a) Elaboración del plan de trabajo de auditoría: Este debe basarse en el conocimiento completo del proceso y de su modo de
actuar. Las operaciones de gran riesgo y los sectores problemáticos deben
identificarse claramente y reforzar el plan donde convenga.
En el plan de trabajo debe identificarse:
• Tareas • Responsables
• Duración (en días) • Desde/hasta
• Secuencia • camino crítico
• puntos de control • fecha de finalización
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b) Recolección de información general y específica: La identificación/ documentación tiene por objeto permitir que el auditor se
familiarice con la tarea comprendida por el objetivo de control y la forma en que se
considera que la están controlando. Abarca la identificación de los individuos,
procesos y el lugar en que se realiza la tarea y los procedimientos establecidos
por medio de los cuales se la controla. Al finalizar el paso de
identificación/documentación, el auditor debe haber identificado, documentado y
verificado:
• Quien realiza la tarea comprendida por el objetivo de control.
• Dónde se realiza la tarea
• Cuando se realiza la tarea
• Que entradas se utilizan para sustentar la tarea que se realiza
• Cuales son los resultados que se esperan de la tarea
• Cuales son los procedimientos establecidos para realizar la tarea.
c) Análisis y evaluación. La evaluación tiene por objeto examinar los procedimientos establecidos y
determinar si ofrecen una estructura de control efectiva. Los procedimientos
deben evaluarse cotejándolos con criterios identificados y prácticas estándar.
Una estructura de control efectiva es económica y brinda una garantía razonable
de que la tarea se realiza y se logra el objetivo de control.
Al finalizar el paso de evaluación, el auditor debe haber:
• Evaluado leyes, reglamentaciones y criterios de la organización para
determinar su aplicabilidad a los procedimientos.
• Evaluado los procedimientos establecidos a fin de determinar si son
económicos y brindan una garantía razonable de que la tarea se realiza y
se logra el objetivo de control.
• Evaluado los controles compensatorios utilizados para reforzar los
procedimientos débiles.
• Determinado si los procedimientos establecidos y los controles
compensatorios juntos ofrecen una estructura de control efectiva.
• Identificado si la verificación del cumplimiento es adecuada.
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1.5 Identificación de las políticas, normas y leyes que rigen la empresa.
En esta sección permite indagar sobre las políticas, normativas y leyes, por las
que se rige la auditoría en la empresa.
1.6 Elaboración de la Matriz de Riesgos ( matriz de riesgo ponderación):
Identificar y apreciar el riesgo significa considerar:
• ¿ Qué puede andar mal?
• ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia?
• ¿ Cuáles son las probables consecuencias si suceden?
• ¿ Quiénes serán afectados?
• ¿ Puede ser controlado o minimizado?
• ¿ Cuál es el beneficio frente al costo de reducir el riesgo?
A continuación se presenta la matriz de riesgo:
Etapas del Proceso Factores de Riesgo Ponderación del Riesgo
Inicio
Proceso
Entrega de Servicio
- riesgo de mercado.
-Riesgo de crédito.
-Riesgo de operaciones.
-Riesgo de transferencia
y país.
-Riego legal.
-Riesgo de tasa de
interés,
-Riesgo de liquidez.
-Riesgo tecnológico.
-Riesgo reputacional.
5
9
10
6
2
3
7
8
1
La ponderación del riesgo se debe medir en base a una escala de 0 a 10.
166
1.7 Confección de la Matriz de Control. La determinación de la importancia relativa de la materia a auditar es inherente al
trabajo del auditor en la etapa de planeamiento. En función de los datos
disponibles y que surgen del proceso a considerar, la apreciación del sistema de
control interno y la del riesgo implícito, se podrán establecer los puntos claves del
proceso y la importancia relativa de cada uno en su conjunto.
A través de la graduación que surge del análisis expuesto en el punto anterior, se
habrá de determinar la intensidad y oportunidad de los procedimientos de
auditoría a aplicar. En este sentido la frecuencia de las tareas da origen a la
siguiente clasificación:
⇒ control permanente: actividad ejecutada de manera continuada durante todo el
tiempo.
⇒ control frecuente: es el que se lleva a cabo de manera alternada, con mayor o
menor intensidad durante periodos preestablecidos.
⇒ control aislado: es el que puede ser realizado en oportunidades remotas
durante un lapso de tiempo limitado.
En base al conocimiento del proceso se debe determinar la evaluación de los
controles, ésta abarca la definición de los objetivos de lo que se quiere controlar,
los pasos y/o técnicas de auditoría a realizarse para evaluar la efectividad de las
medidas de control existentes o el grado en el que se logra el objetivo de control.
En el momento de preparar la matriz de control para el proceso, se establece un
criterio acerca de la extensión con que un control determinado puede esperarse
que reduzca o elimina por completo una exposición particular en circunstancias
perfectas.
A continuación presentamos la matriz de control que debe desarrollar el auditor
con el propósito de mejorar el control de la organización:
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Matriz de control
Objetivo de control Técnica de Auditoría Resultado esperado
La gerencia debe tener
definido e implementado
los procedimientos
pertinentes para controlar
las actividades de la
empresa, y así asegurar
la protección de la
información valiosa de la
organización.
Relevar áreas
importantes de la
organización y los
sectores administrativos
de la gerencia.
Del relevamiento
efectuado minimizar o
anular el riesgo de la
información de la
organización.
1.8 Matriz de identificación de los procesos. A continuación presentamos la definición de cada uno de los procesos a auditar:
Procesos
Definición de cada Proceso.
Proceso de
Ingreso de
efectivo:
• Es el registro oportuno de todos aquellos ingresos que la
empresa percibe por ventas, cobros a clientes,
inversiones, ventas de activos fijos etc.
Proceso de
salida de
efectivo:
• Son todos los egresos que la empresa contabiliza en
concepto de pagos a proveedores, gastos operativos,
préstamos.
proceso de
solicitud de • En este proceso hay que verificar la capacidad de pago
del cliente a través de una investigación minuciosa con
168
crédito: las referencias de crédito presentadas.
Proceso de
aprobación de
crédito:
• Es aquel proceso en el cual se deja la evidencia de los
pasos a seguir para la aprobación del crédito.
Proceso de
gestión de
cobros a cliente:
• Consiste en verificar que se cumplan las políticas
establecidas para recuperar un crédito respecto al monto
y el plazo para realizar el pago y su contabilización.
Proceso de
compra de
activo fijo:
• Consiste en verificar que cuales son los activos fijos que
la empresa ha adquirido en el periodo evaluado y si se ha
contabilizado.
Proceso de
revaluación de
activo fijo:
• En ente proceso se determina si la empresa ha hecho
alguna revaluación de activos fijos y su respectivo
registro.
Proceso de
amortización de
activos fijos
intangibles:
• Es el registro oportuno del monto calculado en concepto
de los pagos que se amortizan mensualmente de un bien.
Proceso de
cotización para
compras:
• Consiste en seguir los lineamientos o políticas
establecidas por la empresa para la adquisición de
mercadería.
Proceso de
compras al
contado y al
crédito:
• Es el registro oportuno de las compras a contado y a
crédito que la empresa ha realizado en un periódo, con el
objetivo de verificar que se hagan los pagos a los
proveedores en la fecha correspondiente.
Proceso de
entrada de
mercadería a la
bodega:
• Consiste en verificar cual es el proceso de entrada que
se le da a la mercadería a la bodega, en la cual quede
documentada, la fecha de entrada, la cantidad, el precio,
la calidad ect.
Proceso de
registro y
valuación de
inventarios:
• En este proceso el auditor debe cerciorarse que los
inventarios estén registrados y que el método de
valuación sea el que establece la NIIF’S 2.
169
Proceso de
salida de
mercadería:
• Es el proceso donde se registra la salida de mercadería
por una venta al contado o al crédito, especificando el la
fecha, la cantidad, el nombre del cliente al cual se vendió.
Proceso de
fechas
autorizadas para
pagos:
• Este consiste en verificar que se cumpla las políticas
establecidas para hacer pagos de nóminas, pagos a
proveedores, acreedores en las fechas convenidas por la
empresa.
Proceso de
aumento y
disminución de
capital social
• Es aquel en el cual se debe conocer si la empresa en los
últimos periodos ha tenido modificaciones en su capital
social, y verificar si ha existido una disminución que no
sea inferior a lo establecido en el código de comercio, y
este debidamente contabilizado.
Proceso de
reserva legal: • Consiste en verificar que el porcentaje establecido sea el
correcto dependiendo el tipo de empresa, y a la vez
determinar si ya se llegó al límite establecido y que se
haya hecho el registro contable.
Proceso de
donaciones: • Conocer si la empresa ha recibe donaciones y si se han
contabilizado correctamente.
Proceso de
ventas al
contado y al
crédito:
• Es el registro oportuno de las ventas al contado y al
crédito que la empresa ha realizado en un periodo, con el
objetivo de verificar que los clientes nos hagan los pagos
en las fechas convenidas.
Proceso de
facturación: • Consiste en revisar las facturas emitidas y recibidas por
las compras y ventas a contribuyentes y consumidor final
verificando en estas últimas los correlativos
correspondientes.
Proceso de costo
de ventas
• Es aquel costo que la empresa ha incurrido desde el
momento que ha adquirido la mercadería para tenerla
disponible para la venta, es decir el costo más el gasto de
acarreo, que se tiene que registrar en el momento
oportuno.
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Proceso de
reconocimiento
de gastos:
• Es un conjunto de gastos, que se distribuyen y registran
en la empresa tales como: operativos y financieros que
son necesarios para lograr el objetivo establecido por la
empresa.
Proceso de
revisión de libros
contables
• Este consiste en verificar que el libro diario mayor cumpla
con todas las exigencias contables y legales, al igual que
el libro de los estados financieros, con sus requisitos
establecidos.
Proceso de
revisión de libros
de secretaría:
• Consiste en verificar un conjunto de libros necesarios
para la empresa, como el de accionistas, de actas, de
aumento y disminución de capital, con el objetivo que
cumplan con todos los requisitos establecidos.
Proceso de
revisión de libros
fiscales:
• Este consiste en verificar que la empresa cuente con
todos los libros exigidos por el código tributario en el
marco de cumplimiento, para verificar las compras y
ventas de la empresa en un momento determinado.
Proceso de
reclutamiento de
personal:
• Son los pasos que la empresa ha establecido para
reclutar personal idóneo al puesto a desempeñar, para
así determinar que es eficiente dicho proceso.
Proceso de
evaluación del
desempeño:
• Cosiste en hacer evaluaciones constantes al personal
para evaluar el desempeño de cada empleado con el
objetivo de mejorar deficiencias encontradas.
Proceso de
investigación de
mercado:
• Consiste en hacer un análisis minucioso del mercado
para determinar el posicionamiento de la empresa en el
mismo.
Proceso de
alianzas
estratégicas:
• Este permite verificar cuales son las alianzas que tiene la
empresa y así determinar si le favorece o no en su
proceso operativo.
171
1.9 Diseño del cuestionario de Evaluación del Control Interno. Sección de la planeación que requiere que el auditor diseñe cuestionarios para la
ejecución de la Auditoría Interna Por Procesos.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO POR PROCESO
EMPRESAS COMERCIALES, S.A. DE C.V. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO POR PROCESOS Objetivo: Elaborado por:______________________ Fecha:__________________ Revisado por:_______________________ Fecha:__________________ Autorizado por:______________________ Fecha:__________________ Aspectos Relacionados al Control Interno
Sí
No
Observación
1.
Proceso de ingreso y salida de efectivo: Se realizan cortes y arqueos de caja
sorpresivamente.
2.
Se concilia diariamente con el banco y se tiene disponibilidad.
3.
Se compara el saldo contable con el del arqueo.
4.
Se lleva un control de ingreso por ventas al contado.
172
5.
Se hacen informes diarios de caja.
6.
Se documentan los procesos efectuados de efectivo.
7.
Es adecuada la salvaguarda del efectivo.
8.
Se efectúa conciliaciones bancarias periódicamente.
9.
Están registradas todas las cuentas de cheques a nombre de la empresa.
10.
Se prohíbe firmar cheques en blanco.
11.
Los valores de los comprobantes son anotados a tinta, tanto en números como en letras.
12.
Se prepara algún informe diario de ingresos por las ventas u otro tipo de ingresos.
13.
Hay un control estricto sobre el uso de las chequeras del banco.
14.
Existe caja chica destinada para los desembolsos pequeños.
15.
La máquina protectora de cheques se usa antes o simultáneamente con la firma.
16.
Se remite al banco todas las notas de débito y crédito directamente a una persona que no tenga acceso a los
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ingresos.
17.
Se registran en libros las transferencias de un banco a otro.
Proceso de solicitud, aprobación de crédito y gestión de cobros a clientes:
1.
Se compara diariamente el saldo de cuentas por cobrar.
2. Se verifica quien es el encargado de autorizar los créditos.
3.
Se controlan los plazos de los créditos.
4.
Como es la forma de pago de los clientes.
5.
Se realizan arqueos sorpresivos de cuentas por cobrar.
6.
Se elaboran informes diarios respecto a las cobranzas.
7.
Autorizado un crédito quienes son las personas que apertura las facturas o pedidos de clientes antes de ser despachados.
8.
Se cuadran mensualmente los libros auxiliares contra la cuenta de mayor.
9.
Se llevan a cabo investigaciones de las diferencias encontradas por aquéllos estados devueltos por los clientes.
174
10.
Se confirman periódicamente las cuentas por cobrar y documentos, otras personas diferentes de los que envían los estados de cuenta.
11.
Se elaboran mensualmente los estados de morosidad para todos los clientes, o se hacen análisis de vencimientos y se investigan a los atrasados y se envían al cliente recordatorios de pago.
Proceso de compra de activo fijo, revaluación de activo fijo y amortización de activos fijos intangibles:
1.
Se llevan auxiliares del activo fijo.
2.
Se valúa periódicamente para efecto de determinar la cobertura de seguros.
3.
Se requiere autorización previa para la compra.
4.
Cuanto es el porcentaje de depreciación.
5.
Como se valúan los activos intangibles.
6.
Se amortizan mensualmente los activos
intangibles.
7.
Se registran oportunamente los registros
contables.
175
Proceso de cotización para compra, proceso de compra al contado y al crédito:
1.
Existe un encargado para autorizar las
Requisiciones.
2.
Existen compras de mercadería que requieren previa cotización.
3.
Se tienen bien identificados los
proveedores.
4.
Se verifican compras diarias y se
registran oportunamente.
5.
Verificación del ingreso del producto a los inventarios.
6.
Se revisan las facturas contra las órdenes de compra en cuánto a la cantidad y precio.
Proceso de entrada de mercadería a la bodega, proceso de registro y valuación de inventarios y proceso de salida de mercadería:
1.
Las entradas de mercadería son realizadas por medio de órdenes, están prenumeradas y debidamente autorizadas.
2.
Se le notifica al encargado del inventario sobre las devoluciones de mercadería.
176
3.
Se registran inmediatamente las entradas y salidas de inventario.
4.
Se archivan adecuadamente las órdenes de pedido.
5.
¿Con que frecuencia se realiza la toma física de inventario?
6.
Los registros de inventario muestran solo las cantidades o cantidades y valores.
7.
Se registran adecuadamente en el libro mayor.
8.
¿Qué sistemas de registros para inventario utiliza?
Periódico
Permanente
Otro (especifique)
9.
Se comparan los inventarios físicos con los auxiliares y cuentas de mayor.
10.
Los registros son ajustados de acuerdo con los resultados de la toma física de inventarios.
11.
¿Qué método de valuación de inventario utilizan?
Proceso para fechas autorizadas para pagos:
1.
Se registra adecuada y oportuna las
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obligaciones de la empresa.
2.
Se comprueba diariamente el saldo de la cuentas por pagar.
3.
Se emite un reporte diario respecto a los pagos realizados.
4.
Se verifica la autorización de los pagos a los proveedores.
5.
Se realizan arqueos sorpresivos a cuentas por pagar.
6.
Se lleva un control adecuado de otras obligaciones de la empresa.
Proceso de aumentos y disminución de capital social, proceso de reserva legal, proceso de donaciones:
1.
El capital contable, la reserva legal, donaciones y superávit se controlan adecuadamente.
2.
Guardar en caja fuerte los certificados de acción.
4.
Entregar certificados contra la exhibición
en efectivo o en especie por parte de los
accionistas.
5.
Se vigila que se cumplan las
disposiciones establecidas en el
contrato social, con relación a acciones
preferentes.
178
6.
Se asigna personal independiente para
el registro de las acciones o los títulos.
7.
Se vigila que se cumplan las
disposiciones de la asamblea general en
cuanto a incrementos, reducciones de
capital, ya sea por nuevos socios,
capitalización de utilidades o
amortización de pérdidas.
8.
Se vigila que se cumplan las
disposiciones establecidas en el
contrato social, con relación a acciones
preferentes.
Proceso de ventas al contado y al crédito y proceso de facturación:
1.
Existe un control de los comprobantes de ventas y autorización de las ventas.
2.
Los trámites y registros por ventas al crédito otorgadas a clientes o empleados son iguales.
3.
La mercadería solicitada está sujeta a revisión y aprobación por parte del cliente ante la aceptación.
4.
Se verifica el comprobante de venta contra la solicitud del cliente.
5.
Se coteja la salida de mercadería del inventario contra los comprobantes de venta.
179
6.
Se revisan las facturas contra las órdenes de compra en cuánto a la cantidad y precio.
7.
Los comprobantes de venta al crédito son enviados al departamento de contabilidad oportunamente para la verificación de ventas al crédito mensuales.
8.
Se reporta a la administración las discrepancias contables y físicas en la mercadería.
Proceso de costo de ventas y proceso de reconocimiento de gastos:
1.
Que tipos de gastos posee la empresa:
a) Administrativos
b) De venta
c) financieros
2.
Como se distribuyen los gastos.
3.
El costo se relaciona con el ingreso
reconocido.
Proceso de revisión de libros contables, de secretaría y fiscales:
1. Mantener un adecuado control de los
libros contables, de secretaría y fiscales.
2.
Mantener actualizados los libros contables, de secretaría y fiscales
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Los libros legales están autorizados por un auditor.
3.
Cumplir con los aspectos legales.
4.
Mantener legalizado los libros contables,
de secretaría y fiscales.
Proceso de reclutamiento de personal, proceso de contratación de personal y proceso de evaluación del desempeño:
1.
Existe un departamento encargado de la selección de personal.
2.
Que nivel de experiencia debe poseer el recurso humano.
3.
Cada cuanto tiempo se debe capacitar al personal.
4.
Que nivel de estudios debe poseer el personal.
5.
Como se mide la efectividad de las personas.
6.
Existen políticas de contratación de
personal.
7.
Que manuales posee el departamento
de recursos humanos:
a) Bienvenida.
181
b) Descripción de puestos.
c) De funciones.
Proceso de investigación de mercados y proceso de alianzas estratégicas
1.
Calidad del producto
2.
Como se analiza el mercado.
3.
Se analiza la competencia.
4.
Como evaluar la entidad para continuar como negocio en marcha.
Hecho por grupo de tesis.
AUDITORES : FECHA:_________________________ SUPERVISORES: FECHA:
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1.10 Identificación del personal responsable a Auditar. Para desarrollar la auditoría interna por procesos se deberá integrar un equipo
interdiceplinario, en la cual se establece una estrategia de trabajo en equipo de
alto rendimiento, identificando los conocimientos de cada uno de los miembros
con el objetivo de aprender en conjunto y al mismo tiempo capacitar a todos los
miembros del equipo.
1.11 Programa Global del Modelo de Auditoría Interna por Procesos.
Sección que requiere que el auditor desarrolle un programa por procesos
tomando en cuenta los procesos para la verificación de aspectos legales y
fiscales, así como también los procesos de las áreas funcionales.
A continuación se presenta un modelo:
PROGRAMA GLOBAL DE AUDITORIA INTERNA POR PROCESOS ENTIDAD: ______________________________________________________ PERIÓDO AUDITADO:____________________________________________ ELABORADO: FECHA: _____ REVISADO : FECHA: _____ APROBADO : FECHA: _____ No. PROCEDIMIENTOS REF. PT´S HECHO POR 1. 2. 3.
Proceso De Información General. Solicitar estados financieros a la fecha de referencia del examen. Solicitar libros legales y fiscales a la fecha de referencia. Diseñar y aplicar cuestionarios de control interno en los procesos auditados.
183
4. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2.. 3. 4. 5.
Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de ingreso de efectivo: Realizar un análisis del comportamiento de los ingresos de los saldos existentes de caja y establecer en forma mensual algunas variaciones significativas. Verificar que la política de ingresos para el efectivo en caja, caja chica y bancos correspondan a la autorización por la gerencia. Identifique los procesos de ingresos de efectivo, así como también el tiempo que transcurre para su depósito. Verifique que el control del efectivo y la salvaguarda del mismo sea adecuado. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de salida de efectivo: Realizar un análisis del comportamiento de las salidas, de los saldos existentes de caja y establecer en forma mensual algunas variaciones significativas. Verificar que la política de egresos, para el efectivo en caja, caja chica y bancos correspondan a la autorización por la gerencia. Identifique los procesos de egresos de efectivo, así como también el tiempo que transcurre para su salida. Verifique que el control del efectivo y la salvaguarda del mismo sea adecuado. Concilie, coteje y valide las cifras del arqueo con los registro auxiliares.
184
6. 7. 8. 9. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 5.
Realice arqueos de efectivos sorpresivamente verificando que los montos coincidan con el auxiliar y la contabilidad, en caso de existir diferencias establecer, las responsabilidades y documentar los resultados. Realice conciliaciones bancarias y documente. Examinar los documentos que respaldan los arqueos. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de solicitud de crédito: Revise la documentación presentada por el cliente. Verifique que cumpla con los requisitos establecidos para su aprobación. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de aprobación de crédito: Verifique que el cliente tenga capacidad pago, y buenas referencias comerciales o del sistema financiero. Evaluar las garantías que ofrece el cliente. Investigue las referencias comerciales presentadas por el cliente. Verifique que se contabilice oportunamente los créditos otorgados y los montos sean los correctos. Sorpresivamente realice arqueos a cuentas por cobrar y verifique que el resultado esté acorde a los saldos de los registros, documente el resultado y cualquier diferencia en el mismo, así como acciones al respecto.
185
6. 7. 8. 9. 1. 2. 3. 4.
Prepare la conciliación de cuentas por cobrar del período auditado y realice lo siguente:
a) Calcule las operaciones aritméticas garantizando su corrección.
b) Asegúrese que no presenten
alteraciones los documentos presentados.
Coteje el saldo del balance de situación general contra la sumatoria de los registros auxiliares correspondientes al detalle de los cuadros por el cobro, proporcionado por cobranzas, así mismo que la cuenta este respaldada con la documentación probatoria de la deuda. Conciliar los saldos contables con la antigüedad de saldos de los cuentas por cobrar. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de gestión de cobros a clientes: Realizar un análisis del comportamiento de las cobranzas y establecer en forma mensual algunas variaciones significativas, respecto a la incobrabilidad de la misma. Verifique que los clientes paguen oportunamente, de lo contrario agilice el cobro para evitar cantidades en mora elevadas. Realizar un análisis del comportamiento del saldo de cuentas por cobrar, mensualmente para establecer variaciones según facturas, comprobantes de créditos fiscales y de composición de la existencia de cuentas incobrables por la antigüedad de saldos. Verifique que la política de crédito para las cuentas por cobrar corresponda a la autorizada por la gerencia y que las acciones de cobro se realicen oportunamente e íntegramente.
186
5. 6. 7. 8. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Indague con la administración si alguna cuenta por cobrar esta comprometida con garantía o factura. Evalúe si la reserva es adecuada después de desarrollar a otros procedimientos de auditoría para las cuentas por cobrar. Verifique que la compañía ha reconocido pérdidas por incobrabilidad en las cuentas por cobrar y de haberlo efectuado, compruebe que:
a) Que la deuda provenga de operaciones propias del negocio.
b) Que se encuentran contabilizadas c) Que se disponga de la documentación
necesaria.
Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de compra de Activo Fijo: Verifique que la compra del activo fijo pertenece a la empresa. Determine si la compra se hizo al contado o al crédito. Verificar si las autorizaciones para la adquisición de activos fijos nuevos indican las unidades que van a ser reemplazadas, de acuerdo a las correspondientes cotizaciones. Verificar cual es el método de depreciación que se aplica. Verificar tablas de vidas útiles de los activos, Si los saldos de las depreciaciones acumuladas, son razonables considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho.
187
7. 8. 9. 10. 11. 12. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3.
Verificar que los soportes del activo fijo, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. Verificar que los activos fijos estén adecuadamente asegurados.
Verificar que los ajustes a los activos por concepto de inflación y depreciación sean calculados y registrados adecuada y oportunamente. Realizar conteos físicos del activo fijo tangible existentes periódicamente.
Comprobar que el estado de los activos fijos tangibles sea el óptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente.
Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de revaluación de Activo Fijo: Verifique el proceso de revaluación de activo fijo. Verificar la existencia y aplicación de una política para la revaluación del activo fijo.
Determinar la eficiencia de la política para la revaluación del activo fijo. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de amortización de activos fijos intangibles: Indague si la empresa posee políticas para amortizar los activos intangibles. Verificar si los activos intangibles se amortizan mensual o anual. Observar si las provisiones y amortizaciones
188
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1. 2.
acumuladas son adecuadas, sin ser excesivas, y se han calculado sobre bases aceptables y uniformes con las aplicadas en periodos anteriores. Si los saldos de las amortizaciones acumuladas, son razonables considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho. Verificar que se registren oportunamente los activos fijos intangibles.
Verificar que los soportes del activo fijo intangibles, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
Observar si los movimientos en las cuentas de activos fijos intangibles se registran adecuadamente.
Revisar que exista un sistema de control de los activos fijos intangibles, actualizado y adecuado a las condiciones de la compañía.
Comprobar que las modificaciones en el activo fijo intangible sean correctamente autorizadas. Realizar conteos físicos del activo fijo intangible existentes periódicamente.
Comprobar que el estado de los activos fijos intangibles sea el óptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente.
Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Cotización para compras: Verifique que la empresa haya hecho cotizaciones previas a la compra. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Compras al contado y al crédito:
189
1. 2. 3. 4. 5. 6. 1 2.
Verifique si la empresa ha realizado compras de contado o de crédito. Prepare cédula sumaria que muestre las políticas procedimientos o normas de adquisición de mercadería y verifique lo siguiente:
a) Que las requisiciones de mercadería estén previamente autorizadas por el ejecutivo encargado.
b) Que el comprobante de crédito fiscal
exista. c) Que la mercadería comprada sea la que
refleja la factura. d) Registro contable adecuado. e) Cálculo de operaciones aritméticas. f) Que la mercadería comprada sea para
el giro del negocio. Verificar que las políticas de compras se cumplan según las establecidas por la empresa. Verificar la recepción, entradas de inventarios al almacén y la aplicación contable respectiva. Coteje el saldo de los libros de compra contra los registros contables. Realice una conclusión global de las condiciones reportables.
Proceso de Entrada de Mercadería a la bodega: Verifique que la entrada de mercadería a bodega corresponda a la facturada en las compras. Realice una conclusión global de las condiciones reportables.
190
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1. 2.
Proceso de registros y valuación de inventarios: Concilie con las existencias físicas comprobadas de la toma física, contra los registros contables de cantidades y valores. Realice un análisis del comportamiento del saldo del inventario, para establecer variaciones significativas y de la existencia de mercaderías. Verificar que los inventarios estén valuados al costo o al valor neto realizable según cual sea menor según establece la NIIF’S 2. Realizar pruebas de valuación de inventario. Verificar la existencia de inventarios obsoleto mediante investigación entre los empleados, la administración y detectar partidas dañadas. Verificar la toma física de inventario contra los registros contables. Verificar que el acceso a las bodegas se encuentran debidamente delimitado y sólo al personal autorizado. Verifique que los inventarios se encuentran distribuidos y ordenados en líneas, tipos u otra categoría. Documentar el resultado final de la toma física de inventario. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Salida de Mercadería: Verifique que las salidas de mercadería correspondan a las facturadas en las ventas Realice una conclusión global de las
191
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2.
condiciones reportables. Proceso de fechas Autorizadas para Pagos: Realizar un análisis del comportamiento de las cuentas por pagar y establecer algunas variaciones significativas, respecto a los pagos. Verifique que la fecha de los pagos a los proveedores coincidan con los autorizados por la gerencia. Analice si los pagos realizados corresponden a la empresa. Verifique que los proveedores que se les ha hecho los pagos existan. Verificar que se registren oportunamente los pagos a los proveedores. Sorpresivamente realice arqueos a cuentas por pagar y verifique que el resultado esté acorde a los saldos de los registros, documente el resultado. Verificar la secuencia numérica de los quedan. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de aumento y disminución de capital social: Realizar un análisis del comportamiento del capital contable y establecer en forma global algunas variaciones significativas. Prepare una cédula sumaria y verifique lo siguiente:
a) Incrementos de capital b) Reducciones de capital
192
3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.
c) Capitalización de utilidades d) Amortización de pérdidas
Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Reserva Legal: Verifique que el porcentaje aplicado a la reserva es el correcto según lo establece el código de comercio. Verifique si ya se llegó al límite máximo para calcular la reserva legal. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Donaciones: Indague si la empresa ha efectuado o recibido donaciones. Verifique si la empresa posee políticas sobre donaciones. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Procesos de Ventas al Contado y al Crédito: Verificar el total de ventas al contado y al crédito. Verificar que existe un control adecuado de las ventas al crédito. Realice una conclusión global de las condiciones reportables.
193
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1. 2. 3.
Proceso de Facturación: Verificar que las ventas efectuadas estén debidamente facturadas. Revisar el número correlativo de los comprobantes y cotejar con los libros de IVA.
Verificar que las ventas contabilizadas son reales y corresponden al ejercicio. Verificar que las ventas realizadas hayan sido contabilizadas en el momento oportuno.
Coteje el total de los ingresos por ventas de contado con los comprobantes de caja. Sumar todas las ventas al crédito y cotejar con el libro de ventas al crédito.
Comprobar el valor de las ventas al crédito contra el comprobante de diario. Revisar que el IVA computado como débito fiscal corresponda a las ventas contabilizadas en el periodo y haya sido determinado aplicando la norma vigente. Verifique los registros contables por ventas contra las facturas emitidas. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Costo de Ventas: Verifique que el costo se relacione con el ingreso reconocido. Verifique que el costo se relacione con el ingreso reconocido y se haya contabilizado oportunamente. Realice una conclusión global de las condiciones reportables.
194
1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 1. 2. 3.
Proceso de Reconocimiento de Gastos: Determinar a través de la documentación el total de gastos incurridos en el periodo. Prepare una cédula sumaria y verifique lo siguiente:
a) Gastos administrativos b) Gastos de venta c) Gastos financieros d) Otros gastos
Verifique que estén debidamente contabilizados los gastos.
Compruebe que los porcentajes de prorrateo para cada uno de los gastos sea el correcto. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de revisión de Libros Contables: Comprobar que el libro diario mayor cumpla con todas las exigencias contables y legales. Verificar que el libro de estados financieros estén empastados y cumplan con todos los requisitos establecidos. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Revisión de Libros de Secretaría: Verificar que el libro de accionistas contenga
todos los nombres de los accionistas el
número de acciones, tipo de acciones, valor
nominal de cada acción, total de acciones.
Verificar que esté debidamente firmado.
Verificar que cada acta esté firmada por los
195
4. 5. 6. 7. 1. 2.
accionistas y que especifique si es ordinaria o extraordinaria. Verificar que están debidamente firmados.
Elabore una cédula sumaria y verifique que los
aumentos y disminuciones de capital provienen
de:
a) Nuevos aportes por parte de los socios.
b) Nuevos socios.
c) Capitalización de utilidades.
d) Amortización de pérdidas.
e) Otros.
Verificar que el libro esté debidamente firmado.
Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Revisión de Libros Fiscales: Verificar que el libro de compra esté legalmente autorizados por un auditor.
Prepare una cédula sumaria y verifique los siguientes atributos en los libro de compra:
a) Verifique que el formato para el libros de compras, presentan los atributos mínimos en el mismo orden, según las disposiciones del código tributario.
b) Verificar las operaciones aritméticas en
cada hoja de totalización del libro de compra.
c) Verificar que las anotaciones en el libro
se realizan en orden cronológico, (fecha y número de documento emitido.
d) Verificar que están debidamente
firmados.
196
3. 4. 5. 6. 7. 1. 2.
Verificar que el libro de ventas esté legalmente autorizados por un auditor.
Prepare una cédula sumaria y verifique los siguientes atributos en el libros de venta:
a) Verifique que el formato del libro de ventas presentan los atributos mínimos en el mismo orden según las disposiciones del código tributario. b) Verificar las operaciones aritméticas en cada hoja de totalización del libro de ventas. c) Verifique los documentos emitidos por
ventas y el traslado de los valores al libro.
d) Verificar que las anotaciones en el libro
se realizan en orden cronológico, (fecha y número de documento emitido.
e) Verificar que están debidamente
firmados.
Verificar que el libros de consumidor final estén legalmente autorizados por un auditor. Verificar que cumplen con los requisitos establecidos por código tributario. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Reclutamiento de Personal: Investigar los procedimientos efectuados para la selección de personal y evaluar: si los exámenes son adecuados al tipo de puesto a desempeñar y si las personas se seleccionan de acuerdo a las exigencias del puesto. Investigue cual es el perfil que debe tener el candidato a ocupar el puesto a desempeñar. Realice una conclusión global de las condiciones reportables.
197
3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2.
Proceso de Contratación de Personal: Verifique que exista un departamento encargado de la selección y contratación de personal. Cuáles son las políticas que existen para la contratación de personal. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Evaluación del Desempeño: Indague si se realiza en forma periódica evaluaciones del personal con el propósito de mejorar el desempeño laboral . Verifique que sea eficiente el personal contratado. Verificar que se capacita constantemente el personal con el fin de obtener mejores resultados. Analizar las habilidades personales de los contratados constantemente. Indagar el grado de comunicación que existe hacia niveles superiores o inferiores. Realice una conclusión global de las condiciones reportables.
Proceso de Investigación de mercado: Realice un análisis del comportamiento del mercado, respecto a los productos que se venden en la empresa. Verifique que la competencia no le afecte a las operaciones diarias de la empresa y la calidad del producto. Prepare un análisis respecto a la calidad de
198
3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4.
los productos de la empresa y los nuevos productos y establezca una diferencia. Verificar si la administración ha documentado su evaluación de la capacidad para continuar como negocio en marcha. Asegúrese que la empresa ha proyectado sus resultados futuros, al menos en 10 años con presupuestos y estados financieros proyectados y se cuente con seguimiento a los resultados reales. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Alianzas Estratégicas: Investigue si la empresa tiene alianzas con otras empresas, para vender más sus productos. Verifique si la empresa ha evaluado realizar exportaciones o abrir nuevos mercados. Investigue si la empresa tiene puntos estratégicos para mover sus productos. Realice una conclusión global de las condiciones reportables.
Hecho por grupo de tesis
199
PROCEDIMIENTOS REALIZADOS A SATISFACCIÓN: AUDITORES : FECHA:______________________ SUPERVISORES: FECHA: ______________________ 2. ETAPA II EJECUCIÓN O DESARROLLO DE LA AUDITORÍA INTERNA POR PROCESOS. Se identifican las tareas que se deben llevar a cabo para evaluar los controles
internos en el proceso auditado los elementos de riesgos, y las pruebas a realizar
para obtener las evidencias sobre los hallazgos.
2.1 Relevamiento de áreas involucradas. Abarca los pasos de auditoría a realizarse para documentar las actividades
subyacentes de los objetivos de control e identificar las medidas y los
procedimientos de control establecidos ya existentes.
Entrevistar a los gerentes y al personal que corresponda a fin de entender:
- Los roles y las responsabilidades
- Las políticas y procedimientos
- Las leyes y reglamentaciones
- Las medidas de control existentes
- Los informes de la gerencia (estado de situación, desempeño, cursos de acción).
-Documentar los recursos relacionados con el proceso sujeto a revisión.
-Confirmar el entendimiento del proceso sujeto a revisión, los Indicadores Clave
del desempeño las consecuencias de la aplicación del control.
Finalizado el Relevamiento deberá dejarse asentado, en una minuta, toda la
información recogida y que no está contemplada en normas o reglamentaciones
formales. Esta minuta deberá circularizarse a las áreas auditadas y obtener la
confirmación o rectificación de lo expuesto.
200
2.2 Pruebas de cumplimiento:
Consisten en verificar el grado de efectivo cumplimiento de lo previamente
relevado, mediante el análisis de cada una de las operaciones integrantes de la
muestra seleccionada por el auditor.
La constatación del efectivo funcionamiento de los sistemas y controles en
relación a aquellos que fueron descritos, se lleva a cabo a través de las siguientes
tareas:
• Indagación
• Observación
• Inspección de documentos y registros
• Reproducción (repetir la ejecución de controles y/o funciones de
procesamiento).
• transacciones de pruebas (datos de prueba).
2.3 Pruebas sustantivas: Adicionalmente a las pruebas de cumplimiento se deben realizar pruebas
sustantivas, éstas permiten verificar el grado de confiabilidad del sistema de
información del Organismo. Para ello se utilizan algunos o todos los siguientes
procedimientos:
• Analítico: comparación de datos relevantes.
• Obtención de confirmaciones directas de terceros.
• Verificaciones y cálculos matemáticos.
• Programas de recuperación de datos de archivos
• Utilización de software de auditoría ( en el caso que la empresa cuente con
dicha herramienta).
• Muestreo, donde deben realizarse los siguientes pasos de auditoría:
√ Determinación del objetivo de la prueba.
√ Definición del universo auditable.
201
√ Determinación de la unidad de muestreo.
√ Control de la equivalencia entre el marco y el universo.
√ Definición del periodo que cubre la prueba.
√ Determinación de la razonabilidad del periódo seleccionado.
√ Elección del método a utilizar en el muestreo.
√ Cálculo del tamaño de la muestra.
√ Selección de la muestra.
√ Realización del muestreo.
√ Evaluación de errores o dispersión.
√ Interpretación de resultados.
2.4 Análisis y evaluación de información:
a) Evaluación de evidencias. Los procedimientos descritos se orientan a obtener evidencias sobre los controles
internos, de las operaciones. Para llegar a las conclusiones, el auditor debe
evaluar las evidencias a fin de considerarse válidas, es decir, adecuadas y
pertinentes a la cuestión, y suficientes, o sea, cuantitativamente y cualitativamente
satisfactoria con relación a lo que se desea comprobar. Por lo tanto se debe
decidir el alcance de la tarea a realizar, determinando la cantidad de hechos y
evidencia que someterá a su análisis. Para ello debe conocer previamente el
campo a auditar.
b) Evaluación de los controles:
Cuando se evalúan los mecanismos de control, los auditores deben estar atentos
a que los controles funcionen a los distintos niveles y que estén íntimamente
relacionados.
Abarca los pasos de auditoría a realizarse para evaluar la efectividad de las
medidas de control existentes o el grado en el que se logra el objetivo de control. -
Básicamente decidiendo qué evaluar, cómo evaluar y si es conveniente hacerlo.
202
Evaluar:
- la suficiencia de las medidas de control del proceso sujeto a revisión
considerando los criterios identificados y las prácticas estándar del medio, los
Factores Críticos del Éxito de las medidas de control y aplicando el criterio
profesional del auditor.
- la existencia de procesos documentados
- la existencia de resultados adecuados
- la responsabilidad y la rendición de cuentas claras y efectivas
- la existencia de controles compensatorios donde fuere necesario.
Determinar en qué medida se logra el objetivo de control.
c) Evaluación del cumplimiento:
Abarca los pasos de auditoría a realizarse para garantizar que las medidas de
control establecidas funcionen según lo indicado, en forma sistemática y
consistente y para determinar el adecuado ambiente de control.
Obtener pruebas directas o indirectas de los ítems o períodos seleccionados a fin
de garantizar que se cumplió con los procedimientos durante el período sujeto a
revisión, utilizando tanto pruebas directas como indirectas.
Efectuar una revisión limitada de la suficiencia de los resultados del proceso.
Determinar el nivel de pruebas sustantivas y de trabajo adicional que se necesita
para garantizar que el proceso es el adecuado.
En este punto se deberá complementar la matriz de control descrita en la etapa I:
203
Matriz de control completa Etapas del proceso
Factores de Riesgo.
Ponderación Del riesgo.
Objetivos de Control.
Técnica de Auditoría.
- Inicio
- Proceso
- entrega del
Servicio.
-Riesgo de
mercado.
-Riesgo de
crédito.
-Riesgo de
operaciones.
-Riesgo de
transferencia
y país.
-Riego legal.
-Riesgo de
tasa de
interés,
-Riesgo de
liquidez.
-Riesgo
tecnológico.
-Riesgo
reputacional.
5
9
10
6
2
3
7
8
1
La gerencia
debe tener
definido e
implementado
los
procedimientos
pertinentes
para controlar
las actividades
de la empresa,
y así asegurar
la protección
de la
información
valiosa de la
organización.
Relevar áreas
importantes de
la organización
y los sectores
administrativos
de la gerencia.
204
Resultado esperado
Relevamiento Observación Puntuaciones Del objetivo de control
Ponderación
Del
relevamiento
efectuado
minimizar o
anular el
riesgo de la
información
de la
organización.
Breve
descripción de
lo relevado. El
trabajo del
auditor
reflejará la
efectividad del
control interno.
Explicar que
no se cumple
y los motivos
por los cuales
no se cumple
con el objetivo
de control
evaluado.
Es el resultado
de la
evaluación del
cumplimiento y
efectividad del
control
implementado
que tendrá
valores acorde
a los estimados
en la matriz de
riesgo.
Es una
puntuación
(alto-medio-
bajo) que surge
de la
combinación
de las
puntuaciones
óptimas (matriz
de riesgo) y las
observadas
( matriz de
control).
NOTA: Los dos cuadros van unidos (columna 1 hasta la columna 10).
205
d) Sustanciación Del Riesgo:
Abarca los pasos de auditoría a realizarse para definir el riesgo del objetivo de
control que no se logra, mediante el uso de técnicas analíticas y/o consultando
fuentes alternativas. El objetivo es respaldar la opinión y “sacudir” a la gerencia
para que actúe. Los auditores tienen que ser creativos para encontrar y presentar
esta información frecuentemente confidencial y crítica.
Documentar los puntos débiles de control y las amenazas y vulnerabilidades
resultantes.
Identificar y documentar el impacto real y potencial y proporcionar información
comparativa.
e) Reunión de Cierre. El propósito más importante de esta reunión es aumentar la calidad de los
informes y mejorar las contribuciones de los auditores a la organización, sirviendo
como un control de calidad general de la tarea realizada. Ésta reunión debe
ayudar asegurar la exactitud de los hallazgos de auditoría, promover la viabilidad
de las recomendaciones y obtener los comentarios del auditado, según se
considere apropiado.
Se deben realizar antes que los informes sean emitidos e implica explicar y
defender los hallazgos y recomendaciones ante los auditados.
2.5 Modelo de guía de marcas y notas posibles que puede emplear el auditor.
En esta sección presentamos las posibles marcas de referencia que el auditor
utilice en la ejecución de la auditoría interna por procesos. Y las notas que
expliquen situaciones más amplias y significativas que las marcas, para poder
determinar asuntos a reportar en la auditoría.
206
MARCA SIGNIFICADO NOTA SIGNIFICADO
Operación aritmética
verificada a satisfacción.
Verificado contra registros
contables.
Tomado de registros
contables.
Estos valores corresponden
a asuntos pendientes de
cobro.
Verificado contra existencia
física.
Cotejado contra evidencia
documental.
Cotejado contra libros
auxiliares.
Reúne requisitos legales y
administrativos.
Verificado de tributos legales
y contables.
Verificado contra registros
auxiliares.
2.6 Formatos de Papeles de Trabajo por proceso para recolección y ejecución de información y evidencia suficiente y competente.
A
B
C
D
E
207
a. Modelo de Papel de Trabajo para evaluar el proceso general
ENCABEZADO.
Nombre de la Empresa: Ref. de PT´sAuditoría Interna Por Procesos
Área :________________________ Estados Financieros AlCédula:_______________________
Proceso Examinado ___________________________________________________________________
Principales Procedimientos Ejecutados:*___________________________________________________________________*___________________________________________________________________*___________________________________________________________________*___________________________________________________________________
Resultados
En Libros Auditados DiferenciaSaldos
Conclusiones:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
PIE.
Preparado Por:________________________ Supervisado Por:_______________________Fecha:_______________________________ Fecha:_______________________________
CUERPO.
EXPLICACIÓN:
Encabezado: se debe identificar datos generales tales como: el tipo
de auditoria que se realiza, el nombre de la empresa, referencia de
PT´s, área que se está auditando, nombre de la cédula y periodo
que se está evaluando.
208
CUERPO: éste identifica el proceso examinado, los principales
procedimientos ejecutados, los resultados y conclusiones. PIE: es donde va la fecha y las firmas de las personas que
prepararon y supervisaron la auditoria.
b. Modelo de Papel de Trabajo por procesos para evidenciar las observaciones posibles obtenidas.
ENCABEZADO.
Nombre de la Empresa: Ref. de PT´sAuditoría Interna Por Procesos
Estados Financieros Al
Área :________________________Cédula:_______________________
Situación del Hallazgo: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
Riesgos para la empresa: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
Recomendaciones ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
PIE.
Preparado Por:________________________ Supervisado Por:_______________________Fecha:_______________________________ Fecha:_______________________________
OBSERVACIONES POSIBLES OBTENIDAS
CUERPO.
209
EXPLICACIÓN:
Encabezado: se debe identificar datos generales tales como: el tipo
de auditoria que se realiza, el nombre de la empresa, referencia de
pt´s, área que se está auditando, nombre de la cédula y periodo que
se está evaluando.
CUERPO: comprende la situación del hallazgo, riesgos de las
empresas así como recomendaciones. PIE: es donde va la fecha y las firmas de las personas que
prepararon y supervisaron la auditoria.
c. Modelo de Papel de Trabajo para recolectar información obtenida en el cuestionario.
ENCABEZADO.
Nombre de la Empresa: Re.f. de PT´sAuditoría Interna Por Procesos
Estados Financieros Al
Área:______________________Cédula:____________________
Tabulación de Cuestionarios Administrados en Procesos:
Procesos "A"
No. PreguntaRepuesta
Procesos "B"
No. PreguntaRepuesta
Procesos "C"
No. PreguntaRepuesta
PIE.
Preparado Por:________________________ Supervisado Por:_______________________Fecha:_______________________________ Fecha:_______________________________
RECOPILACION DE INFORMACIÓN OBTENIDA DECUESTIONARIOS
5 6 7 81 2 3 4
1 2 3 4 5 6 7
5 6 71 2 3 4
9 10
8 9 10
8 9 10
CUERPO.
210
EXPLICACIÓN: Encabezado: se debe identificar datos generales tales como: el tipo
de auditoria que se realiza, el nombre de la empresa, referencia de
pt´s, área que se está auditando, nombre de la cédula y periodo que
se está evaluando.
CUERPO: comprende la administración de cuestionarios
administrados en procesos. PIE: es donde va la fecha y las firmas de las personas que
prepararon y supervisaron la auditoria. d. Modelo de Papel de Trabajo para evidenciar el seguimiento del
informe.
ENCABEZADO.
Nombre de la Empresa: Ref. de PT´sAuditoría Interna Por Procesos
Estados Financieros AlSEGUIMIENTO DEL INFORME
Comentarios adicionales del auditor:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
PIE.
Preparado Por:________________________ Supervisado por:__________________Fecha:_______________________________ Fecha:__________________________
Respuesta del Auditado
CUERPO.
Verificación a lasrepuestas audit.
Conclusión delSeguimientoObservación
211
EXPLICACIÓN:
Encabezado: se debe identificar datos generales tales como: el tipo
de auditoria que se realiza, el nombre de la empresa, referencia de
pt´s, área que se está auditando, nombre de la cédula y periodo que
se está evaluando.
CUERPO: este comprende las respuestas del auditado, verificación
a las respuestas auditadas, conclusión del seguimiento y
comentarios adicionales del auditor. PIE: es donde va la fecha y las firmas de las personas que
prepararon y supervisaron la auditoria.
3. ETAPA III: INFORME DE AUDITORIA. 3.1 Introducción Etapa del Modelo de Auditoría Interna por Procesos que comprende la estructura
del modelo a diseñar para informar a la alta gerencia los resultados obtenidos de
los procesos ejecutados.
3.2 Modelo de informe de la auditoría interna por procesos realizada.
Después de la realización de la Auditoría Interna por procesos se debe elaborar
un informe, donde queden plasmadas las observaciones encontradas respecto a
los procesos de cada área evaluada, a continuación se presenta un modelo de
informe:
212
MEMORANDO No. AI- /200x
PARA: Nombre de titular.
DE: Nombre del jefe de unidad Auditor Interno
ASUNTO: Informe preliminar sobre la auditoría interna por procesos,
referente a 200X
FECHA: ______________
Atendiendo el Plan de Auditoría Interna por Procesos aprobado por la alta
dirección, se desarrolló el examen de auditoría a los procesos siguientes:
1. ____________________
2. ____________________
3. ____________________
4. ____________________
5. ____________________
Para los cuales hemos realizado una evaluación al cumplimiento de los objetivos
estratégicos planteados por la empresa, para el año del 200X.
Como parte del trabajo realizado desarrollamos pruebas sustantivas y de
cumplimiento que nos permitieron comprobar la ejecución o no de los objetivos
propuestos en el Plan de Auditoría Interna por Procesos para el año en referencia
por parte de la empresa.
El resultado de nuestra evaluación se detalla a continuación:
1. Detalle de Procedimientos Ejecutados: Aquí se escriben los principales
procedimientos establecidos en la cédula para evaluar el proceso general.
213
2. Situación de hallazgos: Aquí se escriben las situaciones del hallazgo
establecidos en la cédula para evidenciar las observaciones posibles
obtenidas.
3. Sobre la base de nuestro análisis y la documentación soporte relacionada con
la aplicación y ejecución del Plan de Auditoría Interna por Procesos,
concluimos que:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Atentamente,
INFORME SOBRE LA AUDITORÍA INTERNA POR PROCESOS PARA EL AÑO 200X.
PARA: Nombre de titular.
DE: Nombre del jefe de unidad Auditor Interno
FECHA: ______________
1. Introducción.
Atendiendo el Plan de Auditoría Interna por Procesos aprobado por la alta
dirección, se desarrolló el examen de auditoría a los procesos siguientes:
1. ____________________
2. ____________________
3. ____________________
4. ____________________
5. ____________________
214
Para los cuales hemos realizado una evaluación al cumplimiento de los objetivos
estratégicos planteados por la empresa, para el año del 200X.
Como parte del trabajo realizado desarrollamos pruebas sustantivas y de
cumplimiento que nos permitieron comprobar la ejecución o no de los objetivos
propuestos en el Plan de Auditoría Interna por Procesos para el año en referencia
por parte de la empresa.
2. Cuerpo
I. Objetivo General
Verificar el cumplimiento de los objetivos planteados por las diferentes áreas en la
empresa, para el año.
II. Procedimiento.
Nuestro trabajo se realizó conforme a Normas de Auditoria Internacionales de
Auditoría, lo que implica planificar y realizar pruebas sustantivas y de
cumplimiento de forma selectiva a la documentación sustentatoria para obtener
una base razonable y poder expresar una opinión.
III. Alcance. La revisión se efectuó a la documentación relativa a planes de trabajo,
programación de actividades, y todo lo relacionado con el cumplimiento de los
objetivos plasmados para el año 200X.
IV. Resultados.
El resultado de nuestra evaluación se detalla a continuación:
215
1. Detalle de Procedimientos Ejecutados: Aquí se escriben los principales
procedimientos establecidos en la cédula para evaluar el proceso general.
2. Situación de hallazgos: Aquí se escriben las situaciones del hallazgo
establecidos en la cédula para evidenciar las observaciones posibles
obtenidas.
V. Conclusión:
Sobre la base de lo antes expuesto, concluimos que:
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
___________________________________________________________
F.___________________________
Auditor Interno
3.3 Modelo de informe del seguimiento de la auditoría.
Se debe dar un adecuado seguimiento a los informes presentados por auditoria
interna, con el objetivo que cuando se han encontrado observaciones de auditoría
importantes, y no se pueden solucionar en el momento, se debe darle
seguimiento, porque en realidad el control interno es algo que necesita irse
mejorando constantemente, a continuación se presenta un modelo de informe de
seguimiento:
216
MEMORANDO No. AI- /200X
PARA: Nombre de titular.
DE: Nombre del jefe de unidad Auditor Interno
ASUNTO: Informe de Seguimiento de la auditoría interna por procesos,
referente a 200X
FECHA: ______________
Atendiendo nuestro seguimiento al Plan de Auditoría Interna por Procesos, hemos
realizado la evaluación al cumplimiento de las observaciones planteadas en el
informe anual.
El resultado de nuestra evaluación es el siguiente:
Observaciones atendidas y subsanadas:
No. De Condición._________________________________________________
No. De Condición._________________________________________________
No. De Condición._________________________________________________
Observaciones atendidas en proceso:
No. De Condición._________________________________________________
No. De Condición._________________________________________________
No. De Condición._________________________________________________
Observaciones no atendidas:
No. De Condición._________________________________________________
No. De Condición._________________________________________________
No. De Condición._________________________________________________
217
Conclusión del Seguimiento:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Atentamente ,
4. ETAPA IV: EFECTIVIDAD Y MEJORA CONTÍNUA DEL CONTROL INTERNO En esta etapa se evalúa y analizan los resultados de las estrategias, objetivos,
metas, riesgos, efectividad y mejora contínua del control interno, después de
haber realizado la auditoría interna por procesos
4.1 Estrategias, objetivos y metas de la empresa Se debe evaluar hasta que punto se han logrado las estrategias, objetivos y
metas implementadas durante la auditoría, para determinar el Nivel de Alcance y
efectividad y control que tuvieron durante el periodo evaluado.
Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio AltoEstrategiasMetas Objetivos
Alcance Efectividad ControlNivel de:
4.2 Evaluación del Control Interno
a. Se evalúa el control Interno estableciendo sus puntos críticos, sus fortalezas,
debilidades y
b. el nivel de efectividad.
218
Puntos Críticos Fortalezas DebilidadesNivel deEfectividad
Control Interno
4.3 Evaluación de Riesgos: Determinar cuales son los riesgos que más enfrenta la empresa y cuales van
hacer los puntos de control respecto a los siguientes riesgos:
Riesgo de operaciones
Riesgo de crédito
Riesgo de mercado
Riesgo tecnológico
Riesgo de liquidez
Riesgo de tasa de interés
Riesgo legal
Los controles que se deben aplicar son:
Tipos de Riesgos Puntos de Control
Riesgo de Operaciones
Sistemas de control adecuado.
Evitar fraudes o errores
humanos.
Prever fallas administrativas.
Riesgo de Crédito
Establecer políticas de crédito
adecuadas.
Investigar a los clientes antes de
conceder un crédito.
Garantías adecuadas.
219
Riesgo de Mercado
Conocer quien es nuestra
competencia.
Crear nuevos mercados.
Formar alianzas estratégicas.
Investigar constantemente el
mercado.
Riesgo Tecnológico
Tecnología de punta.
Innovación constante.
Riesgo de Liquidez
Control diario del efectivo.
Créditos a corto plazo.
Riesgo de Tasa de Interés
Supervisión general del riesgo.
Información constante de las
tasas de intereses del mercado.
Riesgo Legal
Evitar operaciones ilícitas.
Cumplimiento de las leyes y
reglamentos.
4.4 Medidas de Mejora Contínua Las medidas a tomar para lograr la mejora contínua, se debe hacer a través de la
siguiente herramienta:
220
a) APLICACIÓN DE LAS 5 S 1.- S e i r i: se debe tener ordenada la oficina con todos aquéllos instrumentos necesarios
para no perder tiempo a la hora de ser utilizados, ya que esto permite que el
trabajo sea eficiente evitando pérdidas de tiempo.
2. - S e i t o n : Las personas que laboran en las empresas deben tener clasificados los
elementos para que de esta manera se minimice el tiempo y esfuerzo humano.
3. - S e i s o: El Seiso significa que las personas deben poseer limpio su lugar de trabajo, las
maquinarias y su entorno para evitar daños por falta de limpieza.
Esto permitirá que los bienes de la empresa permanezcan en buen estado y
contribuirá a la salud de las personas, por lo tanto se evitan pérdidas para la
empresa.
4. - S e i k e t s u: La empresa debe proporcionar al personal las herramientas necesarias para
desarrollar el trabajo, y a la vez poner en práctica los tres pasos anteriores.
5. - S h i t s u k e: Este permite crear un hábito de autodisciplina de realizar el trabajo en las mejores
condiciones que beneficie a la empresa y al empleado. Porque es una filosofía
que conlleva a una forma de vida en nuestro trabajo diario.
221
Los beneficios que tendría la empresa al adoptar las 5´s son:
o Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina
o Señala productos con defecto y excedentes de inventarios
o Reduce movimiento innecesario
o Permite que se identifiquen visualmente y se solucionen los problemas
relacionados con escasez en el inventario y demoras en las entregas.
o Hace visibles los problemas de calidad.
o Reduce los accidentes de trabajo
o Mejora la eficiencia en el trabajo
o Reduce los costos de operación
5. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE AUDITORIA INTERNA POR PROCESOS QUE CONTRIBUYA A LA EFECTIVIDAD Y MEJORA CONTÍNUA DEL CONTROL INTERNO EN LAS GRANDES EMPRESAS. 5.1 Presentación La presentación del Modelo de Auditoría Interna por Procesos, está diseñada para
los niveles de la organización que sean responsables de la ejecución de la
auditoría interna y demás involucrados que les sirva para la toma de decisiones.
5.2 Aprobación Al presentar el Modelo de Auditoría Interna por Procesos, se procederá a la
aprobación por la Junta General de Accionistas o Junta Directiva.
Con el objetivo de avalar el modelo y adaptarlo a su estructura organizativa para
lograr los objetivos definidos.
222
5.3 Difusión En ésta fase se dará a conocer el Modelo de Auditoría Interna por Procesos a
todos los niveles de la empresa para una mejor comprensión de los sistemas de
control interno y eficiencia del mismo.
5.4 Ejecución
En ésta fase se desarrollará cada una de las etapas de la auditoría, a través de un
flujograma con el objetivo de facilitar la comprensión y obtener mejores resultados
de acuerdo con los recursos que cuenta el departamento de auditoría interna.
5.5 Control
Cuando se realiza el trabajo de auditoría se debe ejercer monitoreo en las áreas
claves con ello se debe verificar que las áreas a auditar tienen varios controles, y
saber cual control es el clave para minimizar los riesgos.
Las áreas claves que se deben controlar son:
a) Financiera: Llevar un estricto control sobre el efectivo y sus equivalentes garantizando la
salvaguarda del mismo, cumpliendo los objetivos propuestos por la empresa,
mediante un control definido.
b) Operativa: Controlar los procedimientos establecidos por cada operación que desarrolle la
empresa, verificando que esto conlleve a la efectividad del control en las áreas
críticas de las compras y ventas.
c) Legal: Definir controles bien establecidos, para el cumplimiento de las obligaciones
tributarias y mercantiles.
223
5.6 Evaluación A través del modelo se debe evaluar constantemente el control interno y
detectando aquellos riesgos que son considerados como potenciales, ya que todo
negocio tiene riesgos y se deben determinar controles para cada uno de ellos.
Además se debe evaluar constantemente el control, por aquéllas deficiencias que
siempre existen dentro de los sistemas.
5.7 PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN
PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN
$ 1,000.00
800.00
500.00
RECURSOS HUMANOS
Asesoría y Capacitación
Supervisión y mejora contínua
Evaluación del personal
$ 2,300.00
$ 200.00
1,500.00
600.00
RECURSOS FINANCIEROS
Papelería y Útiles
Modelo de Auditoría Interna
por Procesos.
Imprevistos
$ 2,300.00
TOTAL
$ 4,600.00
Nota: la vigencia del presupuesto es de una semana.
224
LOS RECURSOS HUMANOS: Se refiere a la contratación de la persona idónea para desarrollar las
capacitaciones de la implementación del modelo de Auditoría Interna por
Procesos.
LOS RECURSOS FINANCIEROS: Es el presupuesto que se plantea para llevar a cabo la capacitación del modelo de
Auditoría Interna por Proceso, incluyendo la papelería y útiles que se necesitaría
para ello.
225
5.8 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
L M M J V L M
1 Entrega del modelo. Autoras del modelo.
2Análisis y Evaluación del modelo. Representantes de la empresa.
3
Aprobación y aceptación del modelo.
Junta General de Accionista, Gerente General y auditor Interno.
4Divulgación del modelo. Auditor interno.
5
Capacitación al personal de auditoría interna. Junta General de accionistas..
6implementación del modelo. Autoras del modelo.
7
Mejora contínua del control interno y de la implementación. Gerente General.
ResponsableActividadesNo.1 semana
226
5.9 Mejora Contínua La mejora contínua es una herramienta que permite mejorar el control interno, y
detectar debilidades de aquéllas áreas o componentes que tienes deficiencias
para lograr un mejor resultado.
Agregando a ello las filosofías como las 5’s y el kaizen que ayudan a una calidad
total, para un mejor desempeño.
En el siguiente flujograma se detalla de una forma más comprensible el proceso
de implementación del modelo de Auditoría Interna por Procesos, que contribuya
a la efectividad y mejora contínua de las grandes empresas del sector comercio.
227
6. Plan de Implementación del modelo de Auditoría Interna por Procesos
documenta y corrige la información.
FIN DE PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
SEGUIMIENTO el auditor debe dar un seguimiento contínuo al plan de acción después de haber sido implementado.
INICIO DE PLAN
Se informa
AUTORIZACIÓN DE PLAN APROBACIÓN
EVALUACIÓN Solicita
JUNTA DIRECTIVA Presentan solicitud de misión visión y objetivos.
Plan de misión, visión y objetivos.
Auditor Interno: da a conocer el plan y se autoriza.
PLAN APROBADO
DIFUSIÓN
Asigna y planifica
A los auditores sobre misión, visión y objetivos.
Solicita
GERENTE GENERAL: ordena elaboración.
PLAN DE TRABAJO
Se planifica y se formulan los programas y procedimientos a utilizar.
Auditor interno revisa y analiza el programa y hace las correcciones pertinentes.
EJECUCIÓN
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
El auditor se reune con los involucrados para dar inicio.
Hojas de trabajo
El auditor realiza el examen a las áreas o componentes .
Prepara informe
Informe de auditoria interna por procesos y el informe de seguimiento de la auditoria.
CONTROL
Evaluar constantemente el control interno, y detectando los riesgos potenciales.
MEJORA CONTÍNUA.
Aplicar filosofías de calidad, para mejorar aquéllos puntos que presentan deficiencia en el control.
Retroalimentación
Presenta resultados al gerente general y financiero y demás involucrados.