BRICEÑO LUIS

C.I.20.867.155

ING. INDUSTRIAL

BARINAS, ENERO DE 2015

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una

empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras

departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un

esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la

organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

Desempeña un papel informativo. Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la

relación entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la estructura total de la empresa.

1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas.

2. Funciones o actividades que realizan cada una. 3. Relación o subordinación existente entre las unidades

organizativas.

Cuentan que un alpinista...

Desesperado por conquistar el Aconcagua inició su travesía,

después de años de preparación, pero quería la gloria para él solo,

por lo tanto subió sin compañeros.

Empezó a subir y se le fue haciendo tarde, y más tarde, y no se

preparó para acampar, sino que decidió seguir subiendo, decidido a

llegar a la cima, le obscureció. La noche cayó con gran pesadez en

la altura de la montaña, ya no se podía ver absolutamente nada,

todo era negro, cero visibilidades, no había luna y las estrellas eran

cubiertas por las nubes.

Subiendo por un acantilado, a sólo 100 metros de la cima, se

resbaló y se desplomó por los aires... caía a una velocidad

vertiginosa, sólo podía ver veloces manchas más oscuras que

pasaban en la misma oscuridad y la terrible sensación de ser

succionado por la gravedad.

Seguía cayendo... y en esos angustiantes momentos, le pasaron

por su mente todos sus gratos y no tan gratos momentos de la vida,

él pensaba que iba a morir, sin embargo, de repente sintió un tirón

muy fuerte que casi lo parte en dos... Sí, como todo alpinista

experimentado, había clavado estacas de seguridad con candados

a una larguísima soga que lo amarraba de la cintura.

En esos momentos de quietud, suspendido por los aires, no le

quedó más que gritar: "Ayúdame Dios mío..." De repente una voz

grave y profunda de los cielos le contestó: "¿Qué quieres que

haga?" "Sálvame Dios mío " "¿Realmente crees que te pueda

salvar?” "Por supuesto Señor " "Entonces, suelta la cuerda que te

sostiene..."

Hubo un momento de silencio y quietud.

El hombre se aferró más a la cuerda y reflexionó...

Cuenta el equipo de rescate que al otro día encontraron colgado a

un alpinista congelado, muerto, agarrado con fuerza, con las manos

a una cuerda... A dos metros del suelo... ¿Y tú? ¿Qué tan confiado

estás de tu cuerda? ¿Por qué no la sueltas?

Tipos de organigramas: se conocen los esquemas que por su diseño se puede presentar como verticales, horizontales, combinados o mixtos, circulares, escalares y tabulares.

Los esquemas y organigramas, sirven para mostrar en forma jerárquica o peldaños la organización de una empresa u organismo. En donde es más fácil conocer quien encabeza y quienes son los subordinados así como sus cargos y funciones.

Existen diferentes tipos de organigramas, elegidos para mostrar de forma clara como se estructura una empresa.

No hay recetas. Esa fue una de las conclusiones de Tom Peters y Robert Waterman, y tienen razón. En toda empresa se cumple el principio de la equifinalidad por el cual desde diferentes puntos de partida y por diferentes caminos pueden llegar a cumplir sus metas y obtener los laureles de la victoria. De igual forma pasa con la gente. Hay muchas y variadas formas de encarar el destino, lo que no nos impide proponer un conjunto de recomendaciones y "buenas prácticas" que por lo menos facilitan una buena vida. La buena vida es el resultado de un buen ensamblaje entre la razón, la productividad personal y la autoestima que resulta de obtener logros. Pero ¿qué otra cosa podemos decir? Que todo comienza con la definición de un plan de vida profesional en el que los logros profesionales sean los marcadores y definidores del resto de los ámbitos de la vida privada. Lo segundo, que nadie puede alcanzar las metas que desea si no trabaja la competencia de la orientación al logro. En la vida profesional los sueños no se realizan solos. Hay que luchar por ellos continua y sistemáticamente. Por eso hay que organizar la agenda del día, de la semana, del mes, bajo el criterio de qué importancia tiene lo que se está haciendo para alcanzar esos objetivos que se desean. Agenda bien estructurada, concentración en las actividades que dan valor agregado y organización del tiempo para que haya oportunidad de vivir y experimentar otras cosas diferentes a la rutina del trabajo. Nadie puede ser exitoso si se mantiene vacío de realidades. El consumo cultural es una de sus condiciones. Leer literatura, conocer de historia, mantenerse actualizado de los problemas y circunstancias globales, disfrutar de espectáculos artísticos y deportivos, apreciar la música académica o, simplemente, ir al cine amplían la visión del mundo y mejoran el buen talante. Eso solo lo pueden lograr los que saben a dónde quieren llegar y conocen el precio que hay que pagar. Nadie puede ser un buen gerente desde la especialización y sus disfunciones, que por cierto fueron tratadas con holgura por Robert Merton cuando estudió a las organizaciones. Todos los días importan. Por lo tanto, no dejen para mañana lo que puedan hacer hoy. La postergación es un vicio que inhabilita a las personas para ser productivos. Que cada día deje un saldo positivo en el tránsito hacia el éxito es una forma de llegar a las metas. Cada día es también una oportunidad para practicar la cordialidad y darle sentido a las relaciones con los otros.

Los "logreros" no tienen por qué ser inhábiles para las relaciones sociales. Sonreír, saludar e interesarse por la vida de los otros, escuchar lo que tienen que decir, mirarlos a los ojos cuando mantienen una conversación e, incluso, ser cálidos no cuesta demasiado y proporciona ganancias que al principio son intangibles, pero que luego pueden ser esenciales para el éxito personal. Trate de no endeudarse hasta el punto de perder la libertad de tomar decisiones sobre su vida personal o profesional. Viva dentro de su presupuesto y no deje nunca de lado la intención de ahorrar o capitalizar sus ingresos. Mantenga al día sus seguros y no deje de tener un fondo de contingencia para las malas épocas. No intente arroparse más allá de donde le alcance la cobija y transforme la austeridad personal en una virtud y en parte de sus atractivos. Cuide su trabajo pero solo acepte una responsabilidad profesional si le gusta lo que va a hacer y si ella se parece a lo que usted tiene previsto dentro de su plan de vida. Nadie es productivo si no se siente cómodo con el rol y con la organización que se le asigna. Juegue limpio, no mienta, sea transparente, no practique la violencia contra nadie y no asuma con miedo los retos que le plantean. El éxito es un resultado cuya respuesta siempre estará condicionada a la felicidad y a cómo cada uno la concibe.

Los manuales administrativos son documentos

que sirven como medios de comunicación y

coordinación que permiten registrar y transmitir en

forma ordenada y sistemática la información de una

organización.

· Presentar una visión de conjunto de la organización.

· Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

· Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de

los distintos niveles jerárquicos.

· Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al

personal.

· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del

trabajo.

· Funcionar como medio de relación y coordinación con otras

organizaciones.

· Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes,

prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Por su contenido se clasifican en:

· De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa. · De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. · De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa. · De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

VENTAJAS LIMITACIONES

Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, normas.

Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones

El costo de producción y actualización puede ser alto.

Si no se les actualiza periódicamente pierde efectividad.

Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

Muy sintéticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados.

Para la elaboración de manuales es imprescindible una planeación cuidadosa si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertido en ellos y que se distribuyan oportunamente.

Fundamentalmente las organizaciones para la creación de un manual, poseen un departamento centralizado que se encarga de la racionalización administrativa. Tal unidad orgánica es conocida, comúnmente, con las denominaciones siguientes: organización y método, sistemas y procedimientos, servicios administrativos, planeación y organización.

Durante este momento es cuando se proporcionan las directrices para la elaboración de los manuales administrativos, aunque no existe un modelo fijo, se presentan las circunstancias más generalizadas en la práctica, sin embargo puede haber variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios específicos. Para el proceso de elaboración se recomiendan los siguientes pasos: 1. Recopilación de la información 2. Procesamiento de la información 3. Redacción 4. Elaboración de gráficas 5. Formato y composición 6. Revisión y aprobación 7. Distribución y control Los métodos más usuales para recolectar información son: a. Investigación documental b. Observación c. Cuestionarios d. Entrevistas

Obliga a sus autores aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de

trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.

Muestra quién depende de quién. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una

compañía, sus puntos fuertes y débiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio

de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se

integran a la organización.

Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.

Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

1. Los cargos existentes en la compañía. 2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. 3. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa u organización. En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos. Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organización. Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto. La jerarquía constituye un principio básico de la organización y también lo es de la dirección.

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