ayuda de memoria - urf

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Oficina de Control Interno Informe 2019-ARL-52 del 12 de julio de 2019

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011 (ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN) - ARTÍCULO 9

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

Álvaro Mauricio Cortés Castro

Periodo evaluado: marzo a junio de 2019

Fecha de elaboración: 12 de julio de 2019

1. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento con lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), la Oficina de Control Interno presenta el informe sobre el Estado del Sistema de Control Interno del Ministerio de Hacienda y Crédito Público correspondiente al cuatrimestre comprendido entre el 1 de marzo al 30 de junio de 2019.

Para la realización del informe se solicitó información a la Dirección Administrativa, Dirección de Tecnología, Oficina Asesora de Planeación, Subdirección Jurídica y Oficina de Comunicaciones de la Entidad, de igual forma, se consultó el Sistema Único de Gestión – SUG, el Sistema de Monitoreo de la Gestión Integral – SMGI, la página web del Ministerio, y los informes resultantes de las auditorías, seguimientos y reporte de Ley realizados por la Oficina de Control Interno - OCI

2. OBJETIVO

Verificar los avances presentados en el Sistema de Control Interno del Ministerio de Hacienda y Crédito Público durante el periodo evaluado, a partir de los cinco componentes en los que se estructura el Modelo Estándar de Control Interno - MECI y que se desarrollan en la séptima dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

3. MARCO CONCEPTUAL

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG

Es el marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, según dispone el Decreto 1499 de 2017.

El MIPG opera a través de siete (7) dimensiones, cada una funciona de manera articulada e intercomunicada, así:

Primera Dimensión: Talento Humano (Corazón de MIPG)

Segunda Dimensión: Direccionamiento Estratégico y Planeación (Planear)

Tercera Dimensión: Gestión con Valores para el Resultado (Hacer)

Cuarta Dimensión: Evaluación de Resultados (Verificar y actuar)

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Quinta Dimensión: Información y Comunicación (Dimensión transversal)

Sexta Dimensión: Gestión del Conocimiento y la Innovación (Dimensión transversal)

Séptima Dimensión: Control Interno (Verificar y Actuar)

Siendo los motores de MIPG, los principios de Integridad y la Legalidad.

Adicionalmente, cada dimensión se desarrolla a través de una o varias Políticas de Gestión y Desempeño Institucional, las cuales fueron señaladas en el Decreto 1499 de 2017, así:

1. Planeación Institucional

2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

3. Talento humano

4. Integridad

5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

7. Servicio al ciudadano

8. Participación ciudadana en la gestión pública

9. Racionalización de trámites

10. Gestión documental

11. Gobierno Digital

12. Seguridad Digital

13. Defensa jurídica

14. Gestión del conocimiento y la innovación

15. Control Interno

16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

17. Mejora Normativa1 Tal y como se menciona anteriormente, el MIPG desarrolla en la séptima dimensión, el Control Interno a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, que fue actualizado en función de la articulación de los Sistemas de Gestión y de Control Interno. Es importante tener en cuenta que esta dimensión impacta las demás dimensiones del MIPG, y tiene en cuenta los lineamientos de la política gestión y desempeño «15. Control Interno», orientada a cumplir el siguiente objetivo: «Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua»

1 Los contenidos de esta nueva política de MIPG serán trabajados por el Comité Técnico para la Mejora Normativa, creado mediante Acuerdo 05 del Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional; los cuales Una vez estén definidos y aprobados, se incorporarán al Manual Operativo versión 2

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La dimensión de Control Interno presenta el siguiente esquema:

El MECI proporciona una estructura de Control de la gestión, que especifica los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno. La nueva estructura busca una alineación a las buenas prácticas de control referenciadas desde el Modelo COSO, razón por la cual, se fundamenta en cinco componentes, a saber: (i) Ambiente de control (ii) Administración del riesgo (iii) Actividades de control (iv) Información y comunicación (v) Actividades de monitoreo Esta estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la Entidad:

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LINEA ESTRATÉGICA

Define el marco general para la gestión del riesgo y el control.

A cargo de la Alta Dirección y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno-CICI

1ª. Línea de Defensa 2ª. Línea de Defensa 3ª. Línea de Defensa

A cargo de los Gerentes

públicos y líderes de procesos o gerentes operativos de programas y proyectos de la entidad.

A cargo de servidores con responsabilidades de monitoreo y evaluación de controles y riesgos: Jefe de planeación, supervisores, interventores, coordinadores de otros sistemas.

A cargo de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quién haga sus veces.

La gestión operacional se encarga del mantenimiento efectivo de controles internos, ejecutar procedimientos de riesgo y el control sobre una base del día a día. La gestión operacional identifica, evalúa, controla y mitiga los riesgos.

Asegura que los controles y procesos de gestión del riesgo de la 1ª Línea de Defensa sean apropiados y funcionen correctamente.

Proporciona Información sobre la efectividad del SCI., la operación de la 1ª y 2ª Línea de defensa con un enfoque basado en riesgos.

4. COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL MECI A continuación, se presenta la gestión del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el periodo marzo a junio de 2019, para cada uno de los componentes del MECI: 4.1 AMBIENTE DE CONTROL

Una entidad debe asegurar un ambiente de control que le permita disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno. Esto se logra con el compromiso, liderazgo y lineamientos de la alta dirección y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno - CICI, con el fin de implementar y fortalecer su Sistema de Control Interno. De otra parte, el trabajo abordado desde dimensiones como Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados y Talento Humano, es fundamental para materializar un adecuado ambiente de control. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno – CICI, llevó a cabo una sesión dentro del periodo analizado, así:

Comité del 04 de abril de 2019, en el cual se presentaron los siguientes temas:

- Resultados del Plan Anual de Auditoría 2018. - Plan Anual de Auditoría 2019 – Cobertura del Riesgo.

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- Seguimiento Planes de Mejoramiento Contraloría General de la República a 31 de diciembre de 2018.

- Seguimiento Planes de Mejoramiento Oficina de Control Interno a 31 diciembre de 2018. - Estado Sistema de Control Interno a 28 de febrero de 2019. - Líneas de Defensa Modelo Estándar de Control Interno. - Gestión del Riesgo.

ASPECTO ACTIVIDADES ADELANTADAS

Integridad (valores) y principios del servidor público.

La Subdirección de Gestión Talento Humano adoptó mediante la Resolución 0296 del 31 de enero de 2019 los planes Institucionales dentro de los cuales se encuentra el Plan de Apropiación del Código de Integridad, el cual busca dar respuesta a la Política de Integridad del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, la cual hace parte de la Dimensión de Talento Humano. Así, el objetivo de este plan es fortalecer la cultura de integridad en la Entidad a través de talleres participativos que promuevan la apropiación de los valores, por lo cual durante este periodo se han desarrollado las siguientes actividades: Planeación del Taller "El Baúl de los Malos Hábitos", el cual tiene como

propósito que los Servidores Públicos eliminen un antivalor para fortalecer una cultura de integridad basada en los cinco valores. Esta actividad se llevará a cabo en las reuniones ampliadas del mes de agosto con el fin de impactar a toda la Entidad.

Apropiación del Código de Integridad en el día del Servidor Público; durante

esta ceremonia se hizo entrega de un folleto con los valores y se realizaron las siguientes actividades:

a. Dilema Encadenado: a través de un video insumo de la caja de

herramientas de Función Pública para la implementación del Código de Integridad, se invitó a los Servidores Públicos a la reflexión frente a nuestros valores respecto a una situación problema, donde debían decidir si para resolver la situación, se hacía correctamente o no.

b. Video recordación valores: en conjunto con la oficina de comunicaciones,

se construyó y compartió un video a los Servidores Públicos con el objetivo de generar recordación y fortalecer la apropiación de nuestros cinco valores contenidos en el Código de Integridad.

c. Antivalor: a través de una actividad simbólica, haciendo uso de globos de

colores, se invitó a los Servidores Públicos a escribir en cada globo un antivalor que quisieran sacar de la Entidad para que dejaran de ser parte del quehacer diario, y así, seguir siendo un referente en el país y la mejor Entidad del Estado.

Talento Humano (Selección, capacitación, calidad de vida

De acuerdo con los procesos que componen la Gestión de Talento Humano, se adelantaron las siguientes acciones dentro del periodo a reportar: Selección: En el periodo se realizaron 79 nombramientos, en donde 45 corresponden a cargos de libre nombramiento y remoción con una participación

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laboral, evaluación del desempeño y retiro).

respecto del total del 57%, 25 fueron nombramientos en provisionalidad los cuales representan el 32% de la gestión, 6 fueron encargos con un 7% y 3 de la planta temporal con un 4%. Cabe resaltar que todos los procesos de provisión se adelantaron de conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 del 2004 y el Decreto 1083 del 2015. Capacitación: En cumplimiento al Plan Institucional de Capacitación – PIC 2019 adoptado mediante Resolución No. 0296 del 31 de enero de 2019 para la vigencia del año 2019; en el periodo comprendido entre el 1° de marzo y el 30 de junio de 2019 el Eje de Aprendizaje gestionó diecinueve (19) actividades de capacitación, de las cuales dieciséis (16) fueron desarrolladas y terminadas; y tres (3) iniciaron y se encuentran en ejecución. Se contó con 579 participaciones que representaron 147 horas de capacitación en eventos finalizados. Es importante resaltar que en el mes de abril de 2019 se realizó la capacitación de Ley de Financiamiento en respuesta a la necesidad coyuntural de conocer las generalidades de esta Ley y los respectivos efectos en otros ámbitos en que aplica. Para esto contamos con la colaboración de la DIAN como expertos en el tema y la participación de servidores del MHCP, entidades del Sector Hacienda y Entidades Aliadas para un total de 121 participantes. Calidad de Vida Laboral: Dentro del eje de Calidad de Vida Laboral se han generado acciones orientadas a estimular a los Servidores Públicos a través del eje de Bienestar Social, con el fin de motivar el desempeño eficaz y el compromiso, manteniendo condiciones de trabajo saludables y un clima laboral propicio para que los servidores del Ministerio de Hacienda y Crédito Público desarrollen sus funciones competentemente. En el periodo comprendido entre el 1 de marzo al 30 de junio se realizaron diecinueve (19) actividades, que contaron con 3.703 participaciones, con un promedio de percepción de calidad de 95.4%. Dentro de las actividades desarrolladas se destaca: celebración del día del Servidor Público en reconocimiento a los mejores funcionarios de cada nivel jerárquico de acuerdo al Plan de Incentivos, donde se desarrolló una ceremonia con la presencia del señor Ministro Dr. Alberto Carrasquilla en el auditorio de Casas de Santa Bárbara, así mismo como parte de la conmemoración del Día del Servidor Público se entregó a todos los servidores un folleto con la recordación de los valores y un refrigerio. Por otra parte, en este periodo se realizaron 4 días de actividades recreativas para los hijos de los servidores públicos entre los 6 y los 11 años, también se realizó la entrega de Boletería de Cine al Grupo Familiar del Servidor Público como celebración del mes de la familia y el inicio de los juegos deportivos internos 2019. De otra parte, en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se ejecutaron treinta y tres (33) actividades, que contaron con 5.618 participaciones, con un promedio de percepción de calidad del 95%. En el desarrollo de estas

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actividades, a finales del mes de abril y principios de mayo se desarrolló la Semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo en el que se contó con 1.042 participaciones y un porcentaje de percepción de calidad del 95%. Siendo la Medición de Riesgo Psicosocial un insumo valioso para la Subdirección de Gestión del Talento Humano, este año a partir del mes de junio iniciamos esta medición en donde a la fecha hemos contado con la participación de 215 colaboradores. Estos resultados serán insumo para la construcción del Plan de vigilancia Epidemiológica para este Riesgo. Competencias Comportamentales: En desarrollo del Plan de Clima Laboral, el cual incide de manera importante en la Calidad de Vida Laboral de los servidores públicos se adelantaron las siguientes actividades: Revisión y aprobación del informe de valoración del ambiente laboral generado

en el desarrollo del Contrato N° 3.391-2018, así mismo, la presentación de resultados a los diferentes grupos de interés y el análisis de dicha información.

Identificación de las principales fortalezas del clima laboral. Identificación y análisis de las dimensiones con alto potencial de mejoramiento

teniendo en cuenta las recomendaciones presentadas por la firma Great Place To Work.

Desarrollo de una propuesta de intervención a partir de las prioridades identificadas en el informe de valoración del ambiente laboral.

Revisión y aprobación del proceso de intervención orientado a fortalecer las dimensiones establecidas en el Modelo Great Place to Work, a partir de la identificación de los atributos culturales (actitudes, comportamientos, etc.) del MHCP.

Revisión y aprobación del Informe de definición de los atributos culturales propios de las capacidades organizaciones de la entidad.

Revisión y aprobación del informe que contiene el modelo de Cultura Organizacional que responde a los atributos (actitudes y comportamientos) que deben ser apropiados por líderes y colaboradores, con el fin de alcanzar la excelencia en las capacidades organizacionales esenciales de la entidad.

Evaluación del desempeño: En desarrollo de las fases del plan de Gestión de Rendimiento, se realizaron las siguientes actividades, para el periodo comprendido entre el 1 de marzo al 30 de junio de 2019: Se generaron herramientas para capacitar a los gerentes públicos las cuales

fueron enviadas por correo electrónico. Del mismo modo se realizó la respectiva socialización a 9 funcionarios y taller teórico – Práctico con 23 participantes.

Se generaron herramientas para capacitar a los evaluadores y evaluados en el nuevo Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral, Medición de la Gestión Laboral las cuales se enviaron por correo electrónico y se divulgaron durante las capacitaciones realizadas.

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Se realizó la capacitación de Medición de la Gestión Laboral de 296 funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción y con nombramiento provisional.

Se realizaron 123 asesorías de Evaluación de Desempeño Laboral, Medición de la Gestión Laboral y Acuerdos de Gestión en temas relacionados con concertación de compromisos y aplicativo SEDEL para inclusión de evidencias. Así como, correcciones para evaluación final 2018 – 2019 las cuales incluyen 416 asesorías.

Se realizó seguimiento a 400 funcionarios, en relación con el cumplimiento de la fase de concertación de compromisos de los funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción y de nombramiento provisional y a 215 servidores de Carrera Administrativa.

Construcción, proyección y publicación de la herramienta de Medición de la Gestión Laboral en la página de intranet del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Se presentó informe de Evaluación/Medición, Acuerdos de Gestión e Informe de cumplimiento en los tiempos establecidos y de acuerdo a la normativa vigente.

Retiro: En el periodo a reportar, se tramitaron 23 renuncias, de las cuales solo 2 de ellas fueron de nivel directivo, es importante resaltar que cada una de las desvinculaciones se realizó en atención al procedimiento establecido por el Ministerio (acta de entrega del puesto de trabajo, remisión del documento de entrega y recibo del cargo y la entrevista de retiro, que es un insumo importante para el fortalecimiento del ambiente laboral).

Planeación Institucional -

Plan Estratégico Institucional-PEI y Plan de Acción Anual-PAA

El Plan Estratégico Institucional-PEI incorpora en su formulación los principios de mejoramiento continuo, eficiencia y eficacia, mediante el desarrollo de las Politicas de Gestión y Desempeño del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG establecido para el sector público colombiano. Ademas es la ruta para aportar al cumplimiento de las acciones definidas en el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad” Una vez publicado el 31 de enero 2019 en la página Web el PEI, se realizó seguimiento a las dependencias del registro de avance de las acciones, y se entregó el 5 de junio a cada lider de proceso el informe de retroalimentación que incluye la calificación de la práctica de planes. El 21 de junio de 2019 se llevó a cabo sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en donde se presentó el cumplimiento del plan de acción al 31 de mayo con un 8,9% de avance sobre el total de las 146 actividades, aun así el cumplimiento real de avance respecto a las programadas para la fecha de revisión se cumplio al 100% con 11 actividades cumplidas. En el siguiente gráfico se presenta el avance de las actividades (31 de mayo) por cada una de las iniciativas estrategicas.

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Teniendo en cuenta la expedición de la Ley del PND 1955/2019 y los resultados del Comité Institucional, se presentarán a finales del mes de julio los ajustes y el perfeccionamiento a la planeación estrategica institucional y su articulación con los temas principales del marco de acción del MHCP durante el cuatrienio.

Por otro lado, se presentaron 4 modificaciones al PEI, que fueron sujetas de aprobación por los miembros del Comité.

Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano -PAAC

Para la vigencia 2019 se definieron 28 actividades agrupadas en los seis (6) componentes: Gestión del Riesgo de Corrupción y Mapa de Riesgos, Racionalización de Trámites, Rendición de Cuentas, Atención al ciudadano, Transparencia y Acceso a la Información, adicionalmente se definen acciones enfocadas a fortalecer el tema ético. El porcentaje de avance a la fecha (31 de mayo) es del 21% sobre el total de las actividades y el avance real al corte se cumplió en un 100% con 5 actividades finalizadas.

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En el siguiente gráfico se presenta el avance por componentes.

Gestión Presupuestal y eficiencia del gasto público

Durante el periodo comprendido entre marzo y junio de 2019, se desarrollaron las siguientes actividades: Se revisó, analizo, consolido y presento el Anteproyecto de Presupuesto del

MHCP 2020 a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional dentro de los lineamientos y términos previstos en la normatividad vigente. Para el efecto se adelantaron reuniones con las áreas involucradas en el proceso de programación de necesidades. Se desplego la asesoría técnica requerida y se utilizaron las herramientas tecnológicas dispuestas para tal propósito.

Se revisó, analizó, consolidó y presentó el Marco de Gasto de Mediano Plazo del Sector Hacienda 2020 - 2023 a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional y el Departamento Nacional de Planeación, según la información suministrada por las entidades del Sector en los formatos establecidos con tal propósito. Se realizó Comité Sectorial el día 22 de mayo de 2019 para la presentación y justificación de las necesidades por parte de los representantes de cada entidad ante la Dirección General del Presupuesto Público Nacional y el Departamento Nacional de Planeación. Se levantó ayuda de memoria sobre dicha reunión y se comunicó junto con la presentación final del Marco de Gasto de Mediano Plazo 2019 – 2022 a las entidades del Sector.

Se elaboraron los informes de ejecución presupuestal mensual del Sector Hacienda y del Ministerio con base en los reportes del SIIF Nación. En ellos se presenta el comportamiento y las variaciones del presupuesto asignado. Los informes se publican y pueden ser consultados en la página web del Ministerio www.minhacienda.gov.co, en la pestaña: Ministerio/Información presupuestal/Presupuesto Sector Hacienda.

Se revisaron y tramitaron las solicitudes de modificaciones en el Presupuesto de Gastos de Funcionamiento del Ministerio, así como su envío para estudio por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

Se revisaron y tramitaron las solicitudes de distribuciones en el Presupuesto de Gastos de Funcionamiento e Inversión del Ministerio, así como su envío

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1. Gestión del Riesgo de Corrupción -…

2. Racionalización de trámites

3. Rendición de Cuentas

4. Mecanismos para mejorar la…

5. Mecanismos para la Transparencia y…

6. Iniciativas Adicionales

5. Mecanismos para la Transparencia y…

Cantidad de Actividades por componente

En desarrollo Finalizado Nuevo

http://www.minhacienda.gov.co/

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para aprobación por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

Se emitió concepto técnico económico a la solicitud de vigencias futuras del MHCP y entidades del Sector Hacienda.

Se efectuaron los envíos mensuales a la Contraloría del informe de ejecución cualitativa presupuestal, en cumplimiento a lo establecido en el Artículo 12°, Parágrafo primero de la Resolución Reglamentaria 0007 del 9 de junio de 2016

Plan Anual de Adquisiciones

Durante el cuatrimestre de marzo a junio de 2019, se gestionaron las necesidades programadas en el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo a las modalidades de contratación establecidas por la normatividad vigente y a los requerimientos exigidos por Colombia Compra Eficiente a través del SECOP II. La ejecución comprometida acumulada para dicho cuatrimestre fue del 83%, tal como se detalla a continuación:

EJECUCIÓN FUNCIONAMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES CON CORTE A JUNIO 2019

DESCRIPCIÓN APR. VIGENTE CDP COMPROMISO %

EJEC. COMPR.

ADQUISICIÓN DE ACTIVOS NO

FINANCIEROS 910.134.736 803.065.582 803.065.582 88%

ADQUISICIONES DIFERENTES DE

ACTIVOS 89.437.190.736 84.024.753.249 74.173.943.958 83%

IMPUESTOS 350.000.000 350.000.000 347.173.123 99%

TOTAL FUNCIONAMIENTO

90.697.325.472 85.177.818.831 75.324.182.663 83%

Es de anotar que al final del ejercicio presupuestal, se espera obtener saldos de apropiación producto del desarrollo de los procesos de contratación por Subasta Inversa, Licitación Pública concurso Mérito, los cuales se espera optimizar en otras necesidades. Por otra parte, es importante mencionar que se han efectuado modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones, las cuales han sido consolidadas e incluidas y puede ser consultadas, tanto en la página web como en el SECOP II en los siguientes Link:

https://community.secop.gov.co/Public/App/AnnualPurchasingPlanManagementPublic/Index?currentLanguage=es-CO&Page=login&Country=CO&SkinName=CCE

http://www.minhacienda.gov.co

Proyectos de Inversión

Durante el periodo comprendido entre marzo y junio de 2019, se desarrollaron las siguientes actividades:





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En las mesas de trabajo definidas entre la Oficina Asesora de Planeación, Departamento Nacional de Planeación y las entidades del Sector Hacienda, se realizó la formulación de 4 proyectos de inversión en el ejercicio de Programación presupuestal para vigencia 2020 que comprende: marco lógico, cadena de valor y demás componentes. Se apoyó y asesoro a los formuladores de proyectos del MHCP en la actualización de la información en el aplicativo a través de los diferentes filtros del sistema SUIFP antes del 30 de abril para dar cumplimiento al marco normativo (Decreto 1082/2015 Artículo 2.2.6.3.9. Oportunidad del registro) según el cual los proyectos debían quedar registrados en el banco a más tardar el 1 de junio.

Se brindó asesoría y se gestionaron las solicitudes de los responsables de proyectos de las dependencias del MHCP y entidades del Sector, en la emisión de conceptos relacionados con las modificaciones presupuestales requeridas: traslados, distribuciones, autorización de vigencias futuras y levantamiento previo concepto Departamento Nacional de Planeación.

En el marco de la estrategia del seguimiento a las prácticas de gestión del Sistema Único de Gestión, fue objeto de calificación en esta estrategia, el seguimiento que hacen los formuladores de proyectos de inversión del MHCP en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión – SPI del Departamento Nacional de Planeación. Se elaboraron los informes de retroalimentación del primer cuatrimestre de la vigencia 2019 con información sobre: Avance físico de los productos, Avance en la gestión, Avance financiero y Oportunidades de mejora.

Se elaboró el Manual de Políticas de Proyectos de Inversión, en febrero 28 y recibió actualización y publicación en el mes de junio considerando la implementación de un nuevo formato de control de cambios y verificación de la Oficina Asesora de Planeación frente al aplicativo SPI.

Se realizó capacitación orientada a los formuladores de los proyectos de inversión del Sector Hacienda, en el manejo del aplicativo SUIFP.

Con lo anterior desde la Oficina Asesora de Planeación, se determinó que la estrategia encaminada a fortalecer los conocimientos en gestión de proyectos de inversión pública, mejorará el desempeño de las funciones de los formuladores de proyecto.

Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos

En el marco de la Política de Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público formuló en su Plan Estratégico Institucional la Iniciativa Estratégica. “Ini.2019.GR3.001 Adecuar el Sistema Único de Gestión de acuerdo al Modelo Integrado de Planeación y Gestión” en tal sentido se está elaborando un análisis de los cinco macroprocesos misionales que integran el Modelo de Operación por procesos actualmente, el cual será insumo para la elaboración de las caracterizaciones de los procesos. En el mes de junio la Oficina Asesora de Planeación realizó una capacitación en el nuevo manual de Administración de riesgos, a todos los enlaces de los procesos, esto con el fin de actualizar los riesgos en el segundo semestre acorde a las nuevas directrices de la “Guía para la Administración del riesgo y el diseño de controles en las entidades públicas”

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Gobierno Digital Durante el período, la Presidencia de la República expidió la Directiva 02 del 2 de abril de 2019, “Simplificación de la interacción digital entre los ciudadanos y el estado”, que cambia la implementación de esta estrategia, dado que los esfuerzos se deben enfocar en la implementación del Plan de Integración al portal www.gov.co, Portal Único del Estado Colombiano que será el único punto de acceso digital del ciudadano con los trámites, servicios, información pública, ejercicios de participación, colaboración y control social. Por lo tanto, las actividades por parte de la Dirección de Tecnología estuvieron enfocadas a: Análisis de la Directiva y de los Lineamientos para la Integración al portal

GOV.CO Elaboración del Plan de Integración y su cargue en la plataforma dispuesta

para tal fin Reuniones con Ministerio de las Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones para revisar alcance del Plan y claridad de los Lineamientos Como cabeza de sector, coordinación de Reuniones con las entidades del

sector para analizar el impacto de la directiva y del Plan de integración Adicionalmente, se revisaron los resultados del FURAG 2018 para establecer brechas en Gobierno Digital

Seguridad Digital

Se realizaron actividades relacionadas con la Directiva 02 de la Presidencia, que la involucra. Además, se hicieron las siguientes: Formalización en el Sistema Único de Gestión - SUG de documentos de

políticas de seguridad ajustados Apo.1.3. Man.3.2.1 Políticas Seguridad Información Usuario Final Apo.1.3. Man.3.2.2 Política Control Acceso Apo.1. Man.3.3 Estándar Seguridad Aplicativos – Inhouse)

Socialización y Discusión de Plan de Defensa de las Infraestructuras Críticas Cibernéticas CC, Nacional y del sector Financiero

Participación en la Formalización del Comité de Seguridad Digital (Acuerdo 02 de junio 5 de 2018)

Estructuración de Programa de Sensibilización y Socialización de temas de Seguridad con la Subdirección de Gestión del Talento Humano, para funcionarios y contratistas de la entidad. La primera sesión se realizó el 20 de junio en el Auditorio Esteban Jaramillo

Adicionalmente, se revisaron los resultados del FURAG 2018 para establecer brechas en Seguridad Digital.

Defensa Jurídica

En virtud de la compentencias asignadas en el artículo 20 del Decreto 4712 de 2008, la Subdirección Jurídica desplego las siguientes actividades durante el

http://www.gov.co/

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periodo objeto de evaluación, es decir, los meses de marzo de 2019 a junio de 2019:

1. Actividades de defensa desplegadas durante el periodo objeto de este informe

MARZO ABRIL MAYO JUNIO SUBTOTAL

Derechos de Petición2 661 658 748 636 2,703

Tutelas tramitadas 113 99 147 136 495

Tramites tutela3 16 7 16 8 47

Solicitudes Conciliación notificadas

13 6 34 13 66

Procesos judiciales notificados

95 64 111 92 362

Actuaciones procesales4 528 427 616 327 1,898

TOTAL 1,426 1,261 1,672 1,212 5,571

2. Cumplimiento a fallos judiciales efectuados con Cargo al rubro de Sentencias y conciliaciones:

TEMA SUBTEMA #

PROCESOS SUBTOTAL

TOTAL * TEMA

Costas procesales

Bono pensional 8 $ 23,556,590 $ 23,556,590

Otras condenas

Indexación devolución dinero consignado por

error en DGCPTN

1 $5,928,726 $5,928,726

Total 9 $ 29,485,316

3. Comité de Conciliación

En el periodo objeto de este informe se han llevado a cabo 6 sesiones del comité de conciliación, así:

SESIÓN No. FECHA CELEBRACIÓN

Sesión No. 3-2019 6/03/2019

Sesión No. 4-2019 2/04/2019

Sesión No. 5-2019 8/05/2019

Sesión No. 6-2019 10/05/2019

Sesión No. 7-2019 5/06/2019

Sesión No. 8-2019 12/06/2019

2 Los temas más recurrentes sobre los cuales versan las peticiones radicadas en el MHCP durante el cuatrimestre fueron: i) Solicitud pago de pensiones otras Entidades Públicas ii) Víctimas del conflicto armado – pago indemnizaciones iii) Solicitud de información aumento de salario iv) Solicitud información vivienda subsidio Frech v) Reclamación pago prestaciones administrativas vi) Queja por cobro aportes no debidos UGPP vii) Solicitud Información pago de sentencias viii) Solicitud información requisitos acceso vivienda subsidiada ix) Queja contra otras Entidades x) Denuncias exceso cobro de impuesto predial xi) Solicitud recursos municipios ola invernal 2010 -2011 xii) Embargos ordenados por autoridades judiciales y administrativas sobre recursos del Sistema General de Participaciones xiii) Solicitud de conceptos generales y documentos xiv) Solicitud cancelación convenios FOMAG- Ministerio de Hacienda y Crédito Público xv) Situación Carcelaria xvi) Solicitud pago bonificación pedagógica. 3 Trámites de tutelas: Incidentes e impugnaciones que surgen dentro del proceso judicial respectivo. 4 Actuaciones procesales: sustentación alegatos de conclusión, práctica de pruebas, interposición de recursos, asistencia a las diferentes audiencias, entre otros.

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En desarrollo de las anteriores sesiones se sometieron a consideración del comité de conciliación 86 casos, así:

TIPO MARZO ABRIL MAYO JUNIO SUB-TOTAL

Extrajudiciales 3 12 16 5 36

Judiciales 11 8 12 18 49

Acciones de Repetición

1 1

Total casos 86

4. Cartera

Durante el cuatrimestre ingresaron 28 expedientes para cobro, los cuales suman en su totalidad $ 234.491.172,06, de los que se han recaudado $166.369.712,01 incluyendo intereses y sanción, alcanzando de esta manera el 70% del recuado, tal como se evidencia a continuación:

MES NO. EXPEDIENTES VALOR POR

RECUADRAR (META) VALOR

RECAUDADO

MARZO 8 $ 95.703.659,93 $ 92.275.840,74

ABRIL 7 $ 86.518.968,00 $ 72.329.871,27

MAYO 9 $10.498.175,32 $ 1.764.000,00

JUNIO 4 $ 41.770.368,81 $ 0

TOTAL 28 $234.491.172,06 $166.369.712,01

5. Otras actividades de Gestión

Para fortalecer la defensa de los intereses de la Nación Ministerio de Hacienda

y Crédito Público en los procesos judiciales y extrajudiciales que es parte procesal, se promovieron estrategias de defensa entre las diferentes entidades que actúen ya sea como demandantes o demandadas.

Participación en la Comisión Intersectorial del Departamento del Choco, en la sesión extraordinaria realizada en Quibdó el día 09 de mayo y en la sesión Cuarta virtual, realizada el 14 de mayo de 2019.

Participación en el cumplimiento de la sentencia SU-698/17, Mesa de Trabajo Interinstitucional proferida por la Corte Constitucional, con ocasión del proyecto de desvío del cauce del arroyo Bruno. Análisis, partes y mecanismos de participación de las comunidades y los intervinientes en la mesa interinstitucional y determinación del proceso o metodología que se les presentará a las comunidades y expertos sobre la forma en que debe desarrollarse esa participación ordenada por la Sentencia SU-698/17, realizada el 21 de junio de 2019.

Participación en el Comité de Verificación para el cumplimiento de la sentencia judicial del Museo Nacional, realizadas el 21 de febrero de 2019 y el 14 de junio de 2019.

Participación en el Subcomité técnico de restitución, junto con la Dirección General de Presupuesto Público Nacional, realizado el 28 de junio de 2019.

Participación en las audiencias de seguimiento para el cumplimiento de la sentencia T-052 de 2017 Delimitación Resguardos Indígenas y Creación

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Zonas Campesinas en el Tribunal Superior del Distrito Judicial de Cúcuta, realizadas 15 de enero, 04 de marzo y 07 de mayo.

Participación en el Comité Permanente para la Garantía de Agua Potable del Acueducto Regional de La Mesa, Quipile y Anapoima en las sesiones del 03 de abril y 30 de mayo.

Participación en el cumplimiento de la sentencia T-488 de 2014 y Auto 40 de 2017 Informe Trimestral de Seguimiento realizado el 22 de abril de 2019.

Participación en el Comité Permanente para la Garantía de Agua Potable Pueblo Rico – Risaralda, acción de tutela 648 de 2018, realizada el 21 de mayo.

Priorización, análisis y socialización de los temas de mayor frecuencia en las acciones de tutela (Pasivo Prestacional Sector Salud, Entidades Adscritas y Vinculadas, Víctimas del conflicto armada y Concursos de entidades públicas del orden nacional) realizadas 12 de abril, 14 de mayo, 24 mayo, 21 junio de 2019.

Participación en audiencia de seguimiento del Río Bogotá realizada el 04 de marzo de 2019 y, en la Procuraduría General de la Nación para el seguimiento al artículo 266 del proyecto del Plan Nacional de Desarrollo – Río Bogotá, realizada el 04 de abril de 2019.

Implementación del flujo de tutelas SIED a partir del 22 de mayo de 2019. A través del mismo se busca eficiencia en los trámites de las acciones de tutela y contar con el consolidado de la información en el expediente digital.

Para fortalecer la defensa de los intereses de la Nación Ministerio de Hacienda y Crédito Público en los procesos judiciales y extrajudiciales que es parte procesal, se promovieron estrategias de defensa entre las diferentes entidades que actúen ya sea como demandantes o demandadas.

Se llevaron a cabo capacitaciones respecto del procedimiento para el trámite de los Derechos de petición en las cuales se absolvieron las dudas a los participantes soportando las respuestas en los lineamientos de la normativa y jurisprudencia vigente. Se les ilustró con ejemplos de comunicaciones reales mediante las cuales se atienden los diferentes tipos de derechos de petición y de las diferentes acciones a realizar.

Se llevó acabo el Subcomité para la Defensa Jurídica del Sector Administrativo de Hacienda y Crédito Público en el cual se trataron temas comunes en lo que respecta a la gestión del ciclo de defensa jurídica en lo que corresponde asuntos judiciales y extrajudiciales en los que sea parte activa o pasiva alguna de las entidades que perteneciente al sector administrativo de Hacienda y Crédito Público. Se construyó un cronograma de mesas de trabajo para estudiar los casos más relevantes durante el primer semestre de la vigencia 2019.

Racionalización de trámites

En lo que respecta a la Politica de Racionalización de Trámites, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público realizó seguimiento a la estrategia de Racionalización de trámites y actualizó los datos de operación de los 42 tramites y Opas. De igual forma registró en la nueva plataforma GOV.CO el plan de integración de tramites SUIT a la nueva plataforma.

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Servicio al Ciudadano

Se elaboró el procedimiento “Seguimiento de calificaciones encuestas de satisfacción Centro de Atención al Ciudadano”, el cual fue aprobado por la Oficina Asesora de Planeación. Así como también el instructivo “Seguimiento calificaciones desfavorables Atención al ciudadano”. En el mes de mayo se realizó la primera mesa sectorial de Atención al Ciudadano de Sector Hacienda con la participación de 19 entidades adscritas y vinculadas al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la cual se socializó el objetivo, alcance, estrategias y metas que se pretenden lograr con el desarrollo de la mesa sectorial y explicación de los temas principales que se tendrán en cuenta en el diagnóstico que se debe diligenciar.

Se recibió la información de las entidades con el fin de realizar un diagnóstico del sector hacienda.

4.2 EVALUACIÓN DEL RIESGO Hace referencia al ejercicio efectuado bajo el liderazgo del equipo directivo y de todos los servidores de la entidad, que permite identificar, evaluar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales.


Políticas de Administración del Riesgo

Durante el período evaluado, la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Hacienda, actualizó el Manual de Administración de Riesgos de acuerdo a la Guía Versión 4 de Administración de riesgos de la Función Pública. El Manual incluye también, referencia al Contexto Interno y Externo del Ministerio y un anexo a los pasos para identificar los riesgos de corrupción asociados a los trámites y servicios. El Manual se presentará a aprobación en el próximo Comité de Control Interno atendiendo lo establecido en el Decreto 648 de 2017, articulo 2.2.21.1.6 “Funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno”

Monitoreo y evaluación del Mapa de Riesgos por Proceso y de Corrupción

Los procesos de Ministerio realizaron el monitoreo a cada uno de sus riesgos tanto de Gestión como de corrupción de acuerdo a la periodicidad establecida en el Ministerio (cada 4 meses); en esta oportunidad se estableció que no era obligatorio realizar el monitoreo a los riesgos asociados a las iniciativas estratégicas toda vez que el Plan Estratégico se cumplió a diciembre de 2018.

En el mismo contexto, la Oficina de Planeación realizó la calificación: “Retroalimentación” para el primer cuatrimestre, revisando que los riesgos se hayan monitoreado sobre cada uno de sus controles, para ello en el SMGI los procesos anexaron el respectivo archivo de Excel.

4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL

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Corresponde a acciones determinadas por la entidad, generalmente expresadas a través de políticas de operación, procesos y procedimientos, que contribuyen al desarrollo de las directrices impartidas por la alta dirección frente al logro de los objetivos. Las actividades de control sirven como mecanismo para apalancar el logro de los objetivos y forma parte integral de los procesos. El objetivo de este componente del MECI es controlar los riesgos identificados.

ASPECTOS ACTIVIDADES ADELANTADAS

Políticas de Operación

Las políticas de operación para la Entidad, se definen como “elementos de control que establecen las guías de acción para la implementación de estrategias; definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función”. Estas políticas identificadas a nivel de procesos, se describen en los procedimientos e instructivos formalizados en el Sistema Único de Gestión. Cabe anotar que la estrategia establecida para 2019, ha permitido realizar jornadas de acompañamiento mensual a los procesos, espacio en el cual se resuelven inquietudes sobre las prácticas de gestión y el SMGI, que permiten fortalecer el Sistema Único de Gestión.

Mapa de Procesos

El mapa de procesos con el cual cuenta la entidad está estructurado por 14 macroprocesos, divididos de la siguiente manera: 2 estratégicos, 5 misionales, 6 de apoyo y 1 de evaluación, que contienen los 43 procesos definidos para el desarrollo de las actividades de la Organización. Desde la Oficina Asesora de Planeación se han venido actualizando las caracterizaciones de cada uno de los procesos de acuerdo con el diagnostico documental realizado en la vigencia 2018, tarea que se ha realizado con ayuda de funcionarios de enlace de los procesos; lo anterior arroja que a la fecha el 81% de los procesos cuentan con la caracterización en el formato vigente y el 19% están en proceso de formalización.

Existencia, aplicación, y efectividad de los controles

La efectividad de los controles asociados a los riesgos identificados por la Entidad, se establece en las siguientes etapas de administración del riesgo:

En la etapa de valoración, al momento de realizar la calificación de los controles, se determina la efectividad de cada control.

En la etapa de monitoreo, cada cuatro meses, los responsables de la gestión de los riesgos determinan la efectividad en la operación del control durante el periodo de seguimiento.

El Sistema de Monitoreo de la Gestión Integral – SMGI, permite generar reportes que evidencian la efectividad de los controles, a partir de la información registrada por los responsables de los riesgos, en la etapa de valoración. Igualmente en la matriz que los procesos anexan al monitoreo se establece su efectividad

Controles en materia de TIC

Respecto a definición e implementación de controles de seguridad de la información e informática, la Dirección de Tecnología realizó las siguientes actividades, entre otras:

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Seguimiento a planes de remediación generados por los análisis de Vulnerabilidades y hacking ético realizados sobre redes inalámbricas e infraestructura de redes del Ministerio.

Análisis de seguridad de Office365 y actualización de políticas de uso de One Drive y SharePoint

Revisión y actualización continua de las Políticas de Seguridad de la información y procedimientos relacionados

4.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La información sirve como base para conocer el estado de los controles, así como para conocer el avance de la gestión de la entidad. La comunicación permite que los servidores públicos comprendan sus roles y responsabilidades, y sirve como medio para la rendición de cuentas. Este componente permite utilizar la información de manera adecuada, y comunicarla por los medios y en los tiempos oportunos. Para su desarrollo se deben diseñar políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos, dentro y en el entorno de cada entidad, que satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés.


Información y Comunicación Externa

En este periodo las comunicaciones se centraron en:

Relacionamiento estratégico: Construir una nueva relación con los medios de comunicación como, espacio para hablar y atender a periodistas en ruedas de prensa y foros, off the record para más de 30 reporteros con Vice Técnico y equipo del Marco Fiscal de Mediano Plazo.

Generar espacios para realizar un relacionamiento uno a uno, según temas de coyuntura y agenda: Entrevistas de más de una hora en cabina de Caracol Radio, RCN Radio, La FM, Semana y Dinero, El Tiempo y Entrevistas en el Despacho con El Espectador, Bloomberg, Reuters, La W.

Atender las principales invitaciones formuladas por los medios de mayor penetración: El Ministro concedió 37 entrevistas y declaraciones a diferentes medios y lideró 10 ruedas de prensa con asistencia de los grandes medios.

Construcción de mensajes claves: Durante este periodo los grandes temas que manejó el Ministerio, tuvieron un apoyo estratégico desde la Oficina de Comunicaciones para unificar el discurso del Ministro y sus viceministros, en torno a una batería de mensajes claves compartidos por todos.

Cada entrevista estuvo acompañada de un documento de bullets y Q&A, así como una estrategia digital para potenciar los mensajes claves.

Fortalecimiento de redes sociales: Se trabajaron los mensajes de redes sociales como Twitter, Facebook e Instragram, con menos información técnica y más contenido humano, de suerte que además de la información económica

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propia de la cartera, los usuarios encuentren temas e historias con los cuales se identifiquen.

Contenido menos técnico: En todas las piezas que se trabajaron se manejó un lenguaje más claro y sencillo para la ciudadanía ejemplo en los videos, redes sociales, infografías otros.

#DatosDelMinistro: Esta sección para redes sociales no permite en mostrar un Ministro técnico más cercano a la ciudadanía con información clara y precisa.

Durante el periodo identificamos una mejoría en la relación con los periodistas y públicos de interés, a continuación, se presenta las diferentes estrategias de comunicación utilizadas.

6 columnas 10 ruedas de prensa 4 declaraciones 6 columnas 10 ruedas de prensa 4 declaraciones

Boletines y comunicados durante el periodo

IVA Plurifásico Cerveza Plan Nacional de Desarrollo Eléctricaribe Feria Aracata y Valledupar Posesiones de nuevos funcionarios Atención Venezolanos Alianza del Pacífico Ocad Paz Marco Fiscal de Mediano Plazo Impuestos territoriales Informes TES 40 en total Cuentas AFC y aportes a Pensiones Voluntarias Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) Evaluación estrategia de administración de activos

Para comunicaciones se trabajó el diseño de campañas, presentaciones y piezas para redes sociales, en total 345 piezas

Campañas:

Comisión de Reforma de Protección a la Vejez Día Internacional de los derechos de la Mujer Comisión de Reforma de Protección a la Vejez Marco Fiscal de Mediano Plazo

Diseño de libro

Medium Term Debt Management Reporte Anual de Empresas 2018

Redes Sociales

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Twitter Al 30 de junio de 2019 la cuenta cerró con 359.534 seguidores, durante el periodo informado se han obtenido el 3.20% de seguidores nuevos de ese total, es decir 11.478 nuevos usuarios. Entre marzo y junio, los contenidos de la cuenta del MHCP tuvieron 3.823.823 impresiones (número de veces que los usuarios han visto los tuits) y se lograron 56.831 interacciones (RT, clics, me gusta, seguimientos, etiquetas). En total durante estos cuatro meses se publicaron 925 tuits propios. Facebook Al 30 de junio de 2019 la cuenta cerró con 18.708 fans, durante el periodo informado se han obtenido el 3.7% del total de esos nuevos fans, es decir 693 nuevos fans. Entre marzo y junio, los contenidos de la cuenta del MHCP tuvieron 241.043 de alcance (número de personas únicas que vieron el contenido de la página) y se lograron 3.687 interacciones (cometarios, me gusta, compartir, clics, entre otros). En total durante estos cuatro meses se publicaron 170 post. Instagram Al 30 de junio de 2019 la cuenta cerró con 3.154 seguidores, durante el periodo informado se han obtenido el 18.5% del total de esos nuevos seguidores, es decir 583 nuevos seguidores. Entre marzo y junio, los contenidos de la cuenta del MHCP tuvieron 36.966 de alcance (número de personas únicas que vieron el contenido de la página) y se lograron 1.767 interacciones (cometarios, me gusta, vistas de perfil, entre otros). En total, durante estos cuatro meses, se publicaron 46 post. LinkedIn Al 30 de junio de 2019 la cuenta cerró con 875 seguidores, durante el periodo informado se han obtenido el 38.5% de seguidores nuevos de ese total, es decir 337 nuevos usuarios. Entre marzo y junio, los contenidos de la cuenta del MHCP tuvieron 37.603 impresiones (número de veces que los usuarios vieron los post) y se lograron 3.249. En total, durante estos cuatro meses, se publicaron 54 post.

Información y Comunicación Interna

Oficina de Comunicaciones apoya la elaboración de campañas de divulgación, realización de libretos para presentación de eventos, diseño de presentaciones, se realiza la coordinación con Presidencia de la República, entidades adscritas y vinculadas, publicación de los Proyectos de Decreto y Resoluciones y hace parte del Comité Interno de Emergencias y del Comité Copasst

Durante el periodo se diseñó, apoyó y publicó piezas en los diferentes canales de comunicación

Campañas:

Seguridad y salud en el trabajo Cafam Accidentes laborales Marco Fiscal de Mediano Plazo Pitillos Almuerzo fuera de la oficina Uso de baños

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Tips financieros Orden y aseo Rally Tecnología Campaña 100 días

Prensa información que se publicó en la web:

Audios 18

Imágenes Carrusel 31

Presentaciones 5

Noticas Home 102

Balance Sector Hacienda 2

Boletines 43

Informes TES 28

Agenda Diariamente

Publicación de piezas y videos:

PIEZAS VIDEOS

Intranet 140 7

Pantallas 126 7

Publicación de noticas en Intranet: La intranet en el principal canal de comunicación para los Servidores Públicos

allí se actualiza y se cuenta con toda la información de interés interno para el Ministerio.

Se creó la nueva sección de Capacitaciones y Ofertas Académicas en el Menú de servicios que permitirá a los servidores Públicos consultar de forma actualizada la información

Semanalmente Actualidad, Estilo de Vida y Deportes. Noticias Minhacienda. Opinión. Actualización de la sección de Audio (Música) Actualización de la sección Plantillas Comunicaciones Oficinales. Portal web www.minhacienda.gov.co Se publica en el Home en la sección de videos, los videos que se suben a

youtube. (Foros, ruedas de prensa, eventos, intervenciones) Actualización de la Frase en el home de acuerdo a temas coyunturales. Actualización en la sección de Servidores Públicos, Directivos y Jefes de

oficina tanto en el documento de Excel enviado por Talento Humano como en la página donde se visualizan los directores.

Organigrama del Ministerio de Hacienda: diseño interactivo que permite visualizar las hojas de vida de los principales cargos del Ministerio, diagramación y programación y en esta misma sección actualización del Decreto de modificación de la planta de la entidad.


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Ajustes en las Entidades Adscritas y Vinculadas y el Directorio de Gremios confirmando links y nombres organizando las páginas en tablas para visualización en móviles.

Link Organigrama (Ajustado) http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/ShowProperty?nodeId=/OCS/P_MHCP_WCC-145017

Asistencia a reuniones GOV.CO para su implementación en el portal del Ministerio.

Para de acuerdo a los lineamientos de Presidencia de La República, implementar el cabezote logo de GOV.CO y la marca país CO., banner representativo del sector color verde “emprendimiento” y el pie de página.

Transmisiones en el home de la web: En rueda de prensa el Comité Consultivo de la #ReglaFiscal hace importantes

anuncios. A Conversation with Alberto Carrasquilla, Colombia’s Minister of Finance and

Public Credit. Más allá de las fronteras: una mirada al éxodo venezolano. Rueda de prensa de la aprobación del Plan Nacional de Desarrollo 2018 – 2022 Rueda de prensa lanzamiento micro sitio Comisión para la Protección a la

Vejez. Foro Colombia en desarrollo Gestión Financiera del Riesgo de Desastres

#ColombiaResiliente Taller Construyendo País en Valledupar. Lanzamiento del Marco Fiscal de Mediano Plazo 2019. Taller Construyendo País en Inírida. En la sección de Normatividad de la página web se publicó e hizo seguimiento para comentarios con su respectivo informe global

Proyectos de Decretos 30

Proyectos de Resolución 7

Sección Transparencia: Organización total de cada uno de los ítems de la Ley de Transparencia y

acceso a la Información de acuerdo a la Matriz proporcionada por la oficina Asesora de Planeación la cual es enviada desde la Procuraduría General de la Nación y de acuerdo a la Ley 1712 de 2014.

De acuerdo a dicha Matriz se organizó cada una de las secciones, ajustando contenidos con links correspondientes a cada uno adicionando o suprimiendo secciones, de acuerdo a ello se está realizando el ajuste pertinente en el menú principal.

Se creó en la página web la nueva sección Normograma: sección requerida por la Oficina Asesora Planeación.

Descripción:

http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/ShowProperty?nodeId=/OCS/P_MHCP_WCC-145017

http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/ShowProperty?nodeId=/OCS/P_MHCP_WCC-145017

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Aquí podrá encontrar la relación de las normas aplicables al Ministerio como leyes, decretos, acuerdos, circulares, resoluciones que regulan las actuaciones de la entidad, en desarrollo de su objeto misional. Las normas se presentan clasificadas de acuerdo a los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación a los cuales aplican.

El equipo de comunicaciones durante el periodo realizó los siguientes videos

Comunicación Internas un total de 9 videos

Temas:

Mujer es Las 5 ESES ¿Qué es el Marco fiscal? Presentación Marco Fiscal de Mediano Plazo Día del Servidor Público Mensajes de la familia Video Fotos Código de integridad Asistencia a Bangladesh Invitación evento Gestión financiera del riesgo de desastres

Fotografía

Comunicación Internas trabajó y tomo fotografía de 15 eventos y otras actividades

Temas:

Clima Laboral 12-03-2019 Recursos humanos 27-03-2019 Perfil nueva funcionaria 29-03-2019 Foto despedida 29-03-2019 Tarjetón 01-04-2019 Posesión Director Crédito Público 02-04-2019 Fotos Papel-6-05-2019 Fotos monedas dinero y mapa 23-05-2019 Pantallas económicas estadísticas 30-05-2019 Su dirección de programación macroeconómica Daniel Santiago Wills

Restrepo Posesión Adriana Mazuela Child Directora de Participaciones Estatales 20-05-

2019 Fotos Años de trabajo 21-06-2019 Día del servidor Público 27-06-2019

Sistema de información (Gestión de Tecnologías de información) y comunicación

Durante el período se culminaron y entraron en operación nuevas consultas desplegadas en el Portal de Transparencia económica – PTE y las categorías de datos abiertos relacionadas, publicadas en datos.gov.co

Nombre del Conjunto: Detalle de convenios territoriales con contratos derivados

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URL:https://www.datos.gov.co/Hacienda-y-Cr-dito-P-blico/Detalle-de-convenios-territoriales-con-contratos-d/43ws-zre5

Sets de datos de austeridad para las vigencias 2018 y 2019 (Directiva Presidencial No. 9 de 2018)

URL: https://www.datos.gov.co/Hacienda-y-Cr-dito-P-blico/Datos-de-Austeridad-por-Entidad-y-Concepto/r4we-4499/data

Además, se automatizaron y situaron en producción, los siguientes trámites:

PQRSD (Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes, Denuncias), nueva versión puesta en producción desde el 7 de marzo de 2019

Trámites Solicitudes SIIF Nación puesto en producción desde el 28 de marzo de 2019

Cuentas Inactivas CINAC puesto en producción desde el 10 de abril de 2019 TUTELAS Sub Jurídica puesto en producción desde el 22 de mayo de 2019 Trazador Construcción de Paz – TRAZPAZ puesto en producción desde el 17

de junio de 2019

Gestión Documental

Archivo Central Se recibieron 11 transferencias primarias con un total de 228 cajas y 2.163

carpetas El archivo central realizó el préstamo de 3.607 expedientes de Historias

laborales y demás expedientes custodiados Se revisaron y actualizaron los inventarios documentales del archivo central a

un total de 16.478 cajas. De la nómina del Banco Cafetero años 1981 - 1991 se ingresaron un total de

2.875.962 registros y se digitalizaron 367.416 imágenes, durante los meses de marzo a junio se ingresaron 316.742 registros.

Archivo de Gestión Centralizado Se centralizó el archivo de gestión del Grupo de Historias Laborales y la

Subdirección de Financiamiento Interno Se realizó la incorporación de 83.851 folios a diferentes expedientes de las

dependencias centralizadas Se prestó un total de 6.292 expedientes Se elaboraron y firmaron las actas de centralización de las 14 dependencias a

las cuales se les administran los archivos de gestión

El día 25 de mayo se radicó en el Archivo General de la Nación el tercer ajuste a la actualización de las Tablas de Retención Documental y el día 29 de mayo se realizó la sustentación de las Tablas de Retención Documental ante el pre-comité de dicha entidad. Se realizó la primera mesa sectorial en gestión documental con las diferentes entidades adscritas y vinculadas al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la cual se realizó la socialización de las actividades a realizar y se envió el diagnóstico para el diligenciamiento por parte de las mismas.

https://www.datos.gov.co/Hacienda-y-Cr-dito-P-blico/Detalle-de-convenios-territoriales-con-contratos-d/43ws-zre5

https://www.datos.gov.co/Hacienda-y-Cr-dito-P-blico/Detalle-de-convenios-territoriales-con-contratos-d/43ws-zre5

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Se elaboró el Programa de Reprografía.

Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

La Dirección General de Presupuesto Público Nacional, realizó el cargue de la información presupuestal armonizado con estándares internacionales en el Portal de Transparencia Económica en la cual es posible consultar cuáles son los montos susceptibles de ahorro por parte de todas las 193 entidades públicas del orden nacional. Se realizó el diagnostico al índice de transparencia por Colombia, publicado durante la vigencia 2017-2018, con base a los factores, indicadores, sub indicadores y variables del mismo, teniendo en cuenta la información publicada tanto en la página Web como en la Intranet. Respecto al diagnóstico de la Ley de transparencia, se diligenció la Matriz de cumplimiento; durante el proceso de revisión en conjunto con el grupo de comunicaciones, se realizaron paralelamente los ajustes, organización y actualización de la información de las categorías de la sección de Transparencia y Acceso a la Información en la página web. En relación con los procesos de contratación del Ministerio de Hacienda, el Grupo de Contratos gestiona los mismos a través de la plataforma SECOP II de manera efectiva y transparente, en los tiempos establecidos, mediante la entrega de informes que reportan los resultados de la contratación periódicamente y la publicación en la página web. Adicionalmente, se adelantó la consolidación y actualización de los inventarios documentales y publicación de la información en la página web a disposición de la ciudadanía. Así mismo, el grupo de gestión de Información inició con el proceso de organización y actualización de inventario de la información susceptible a transferencia secundaría, con el objetivo de preparar físicamente la documentación del archivo central de acuerdo a la norma técnica ISAD G.

4.5 ACTIVIDADES DE MONITOREO

Este tipo de actividades se pueden dar en el día a día de la gestión institucional o a través de evaluaciones periódicas (autoevaluación, auditorías), y su propósito es valorar: (i) la efectividad del control interno de la entidad pública; (ii) la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; (iii) el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; (iv) los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias, y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad pública.

De esta forma, la evaluación permanente al estado del SCI implica el seguimiento al conjunto de dimensiones del Modelo, de tal manera que la autoevaluación y la evaluación independiente se convierten en la base para emprender acciones para subsanar las deficiencias detectadas y encaminarse en la mejora continua.

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Autoevaluación Institucional

Dentro de las prácticas del Sistema Único de Gestión establecidas por la entidad se encuentra, en particular, la correspondiente a la Reunión de Evaluación del Proceso Acciones Compromisos REPAC, la cual es una reunión conformada por personas de un mismo proceso o equipo de trabajo, con el proposito de evaluar el proceso y proporcionar información que le sirva al líder de este para la toma de decisiones.

Esta practica de gestión hace parte de los mecanismos para el seguimiento del proceso, incluye temas tales como: seguimiento a planes, resultado de indicadores, monitoreo de riesgos, mejoras, documentación, seguimiento a planes de mejoramiento, seguimiento a proyectos de inversión, conclusiones [fortalezas y oportunidades de mejora] entre otros, dicha práctica se desarrolla como mínimo cada cuatro meses, con corte a abril, agosto y diciembre.

La OCI constato en el SMGI que con corte a 30 de junio 2019, de 42 de los 43 procesos es decir un 98%, realizaron y documentaron las actas resultado de la aplicación de la práctica REPAC con corte al mes de abril, de acuerdo a los criterios establecidos por la Oficina Asesora de Planeación.

Evaluación Independiente

Se encuentra a cargo de la OCI que en desarrollo de su Plan Anual de Auditoría para la vigencia 2019, con corte a 30 de junio de 2019 se han realizado 53 de las 121 programadas, lo que equivale al 44%, así:

ACTIVIDADES PROGRAMADAS EJECUTADAS %

AUDITORÍA ESPECÍFICA 34 16 47%

AUDITORÍA DE GESTIÓN 34 17 50%

ACTIVIDAD POR REQUERIMIENTO LEGAL

ESPECÍFICO 35 18 51%

AUDITORÍA DE SISTEMAS 4 0 0%

ASESORÍA 4 0 0%

SEGUIMIENTO A ACCIONES 10 2 20%

TOTAL 121 53 44%

% 100% 44%

Por otra parte, se presentaron ajustes al Plan Anual de Auditoría para la vigencia 2019, el cual será presentado al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, garantizando, de esta forma, el cumplimiento del proceso de Evaluación Independiente.

Por otro lado, en relación con el seguimiento que efectúa la OCI a los planes de mejoramiento vigentes del MHCP con la Contraloría General de la República – CGR, el avance a 31 de marzo de 2019 corresponde a:

28



Del total de las 60 Metas del Plan de Mejoramiento del MHCP se han ejecutado 34 Metas [56,7%], y están pendientes de culminar 26 [43,3%], de las cuales 9 metas se encuentran fuera del término establecido.

CUMPLIDAS FUERA DE TÉRMINO EN EJECUCIÓN TOTAL

34 9 17 60

56,7% 15,0% 28,3% 100%

56,7% 43,3%

CONCLUSIÓN

De conformidad con la información analizada, se concluye que el Sistema de Control Interno del Ministerio de Hacienda y Crédito Público mantiene un nivel adecuado y efectivo por cuanto se desarrollan actividades de manera permanente para cada uno de los cinco componentes en los que se estructura el Modelo Estándar de Control Interno, que de manera integral y articulada conllevan a avanzar en la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Las recomendaciones efectuadas por la Oficina de Control Interno encaminadas a fortalecer el Sistema de Control Interno, han sido manifestadas en los diferentes informes de auditorías, seguimientos y reportes de ley y que fueron comunicadas a los responsables de cada área o dependencia con el fin de que realicen acciones de mejora.

En el marco del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se definió el equipo de Líderes Temáticos, instancia creada para la implementación y operación del Sistema Único de Gestión basado en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se recomienda identificar los aspectos susceptibles de mejora de acuerdo a la calificación obtenida en el Índice de Desempeño Institucional 2018, así como proponer acciones necesarias tendientes a cerrar las brechas en cada uno de los componentes del Modelo.

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