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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJALa Universidad Católica de Loja
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DE LOSPROGRAMAS DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
BASADO EN EL PROYECTO
“CENTRO VIRTUAL PARA EL DESARROLLO DE ESTÁNDARES DE CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR A DISTANCIA EN AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE”
PRIMER DOCUMENTO DE TRABAJO
CRITERIO 1: LIDERAZGO Y ESTILODE GESTIÓN
(Estándares, Indicadores, Instrumentos y Valoración)
EQUIPO DE TRABAJO:Ph.D. María José Rubio Gómez
Dra. Ruth Aguilar FeijooEcon. Priscilla Massa Sánchez
Dra. Judith MaldonadoLcda. Iliana Ramírez Asanza
LOJA - ECUADOR
2005
© PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE EDUCACIÓN A DISTANCIA BASADO EN EL PROYECTO“Centro Virtual para el desarrollo de estándares de calidad para la educación superior a distancia en América Latina y el Caribe”CRITERIO 1: LIDERAZGO Y ESTILO DE GESTIÓN
Equipo de trabajo:
Ph.D. María José Rubio GómezDra. Ruth Aguilar FeijooEcon. Priscilla Massa SánchezDra. Judith MaldonadoLcda. Iliana Ramírez Asanza
© UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA11-01-608 LOJA (Ecuador)Telfs.: (593) (7) 2570275 (593) (7) 2588730Fax: (593) (7) 2585974E-mail: [email protected]: www.utpl.edu.ec
ISBN-9978-09-584-5 (Obra completa)ISBN-9978-09-586-1Derecho de Autor No. 023449Depósito Legal No. 003189
Reservados todos los derechos conforme a la ley. No está permitida la reproducción total o parcial de esta guía, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.
Diagramación, diseño e impresión Editorial de la Universidad Técnica Particular de Loja
Noviembre, 2005
Índice
Introducción .................................................................................. 5
Diagrama del Criterio 1 ................................................................. 6
Tabla de Valoración – Criterio 1 ..................................................... 7
Registro de Autoevaluación ............................................................ 9
Anexos ........................................................................................ 17
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
Entrevista al Responsable del Programa (Anexo 1) ........................... 19
Ficha de observación (Anexo 2) .................................................... 23
Entrevista al Personal del Programa (Anexo 3) ................................. 26
_______________________Informe de Resultados (Anexo 4) ..................................................... 28
Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 5
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
INTRODUCCIÓN
El criterio 1 estudia cómo se desarrolla y se aplica la estructura organizacional del programa, el marco de los procesos y su sistema de gestión, necesarios para la eficaz ejecución de la Política y la Estrategia de la Institución, mediante adecuados comportamientos y acciones de los responsables del programa, actuando como líderes.
A este criterio de forma global se le asignó una valoración de 120 puntos, los cuales han sido distribuidos, a modo de sugerencia, de acuerdo a la importancia que interpretamos tienen cada uno de los subcriterios y estándares. Cada institución podrá ponderar de acuerdo a la importancia que asigne a cada uno de los subcriterios y estándares. De la misma forma, como se explica en el documento introductorio, el valor de los criterios, podría ser modificado, según la institución considere.
Con la finalidad de facilitar la recopilación de la información acerca del criterio se ha elaborado la matriz del Registro de Autoevaluación y a modo de ejemplo se han diseñado los siguientes instrumentos, los cuales deberán ser adecuados de acuerdo a las necesidades de la institución.
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
• Entrevista al Responsable del Programa (anexo 1)
• Ficha de Observación (anexo 2)
• Entrevista al Personal del Programa (anexo 3)
__________________________________• Informe de Resultados (anexo 4)
Universidad Técnica Particular de Loja Modalidad Abierta y a Distancia6
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
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Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 7
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
TABLA DE VALORACIÓN
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1.a.1.- Estar implicados en la gestión de calidad del programa. 15
1.a.2.- Ser accesibles y escuchar al personal y resto de agentes implicados en el programa. 15
1.b. Los líderes o responsables del programa trabajan activamente con personas de la Institución o ajenos a ella, para promover y desarrollar los intereses y satisfacer las expectativas actuales y futuras de los agentes implicados en la organización del programa.
30
1.b.1.- Ayudar a la organización del programa a identificar a todos los agentes implicados en el desarrollo del mismo, sus necesidades y expectativas.
7
1.b.2.- Asegurar que las necesidades y expectativas de los agentes implicados en el programa están contempladas en la planificación del mismo.
10
1.b.3.- Asegurar la disponibilidad de los cauces necesarios para que los diferentes agentes implicados en el desarrollo del programa manifiesten sus sugerencias y quejas.
5
1.b.4.- Facilitar el establecimiento de relaciones institucionales beneficiosas para la organización y funcionamiento del programa.
8
1.c. Los líderes o responsables del programa garantizan que su estructura organizacional está desarrollada para sustentar la eficaz y eficiente aplicación de la Política y la Estrategia relacionada con el programa, en armonía con los valores y la cultura de la Institución.
36
1.c.1.- Realizar la definición de funciones y asignación de responsabilidades, creando y difundiendo una estructura organizacional coherente con las mismas.
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Universidad Técnica Particular de Loja Modalidad Abierta y a Distancia8
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
CRITERIOS-SUBCRITERIOS-OBJETIVOS
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1.c.2.- Promover activamente la retroalimentación y la comunicación a los agentes implicados en el desarrollo del programa, así como la toma de decisiones basada en el desempeño, para aumentar su participación y motivación.
14
1.d. Los líderes o responsables del programa garantizan que los procesos del programa se gestionan y se mejoran sistemáticamente, y son acordes a la gestión y mejora continua de la institución
24
1.d.1.- Apoyar las mejoras y la implicación de todos, ofreciendo los recursos apropiados. 16
1.d.2.- Priorizar y tomar las decisiones sobre el proceso evaluativo, considerando los resultados obtenidos y formulando propuestas de mejora.
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Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 13
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
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Universidad Técnica Particular de Loja Modalidad Abierta y a Distancia14
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
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Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 15
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
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24
ANEXOS
Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 19
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
AUTOEVALUACIÓN DE PROGRAMAS
ENTREVISTA A LOS RESPONSABLES DEL PROGRAMA
FECHA:ENTREVISTADOR:ENTREVISTADO:UNIDAD O PROGRAMA:
El número indicado en corchetes, corresponde al número del indicador del item observado.
Para la valoración: 0 = nada y 4 = máximo
[1] ¿Qué elementos de la visión y misión de la UTPL usted conoce?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
Sugerencias: [1] ¿Conoce los valores institucionales y en que documentos se encuentran expresados?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[2] ¿Considera que se están viviendo esos valores en la institución?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
F
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ANEXO 1
Universidad Técnica Particular de Loja Modalidad Abierta y a Distancia20
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
[1] ¿Señale algunas líneas estratégicas en las que actualmente la UTPL está empeñada?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[2] ¿Qué líneas estratégicas de la institución considera usted que se están desarrollando?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[4] ¿Existe suficiente comunicación con el personal del programa que usted dirige?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[5] ¿Dispone de los recursos suficientes para el desarrollo del programa?.
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
¿Qué le falta?
[6] ¿Han identificado las necesidades y expectativas del programa?
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[7] ¿Cuáles de las necesidades y expectativas del programa se han incluido en la planificación?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 21
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
[8] ¿Recoge las quejas y sugerencias de personal docente, administrativo y alumnos?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
¿Cómo lo hace?
[9] ¿Este programa tiene convenios beneficiosos de cooperación con otras instituciones?
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
¿Qué beneficios le dan?
[13] ¿Reconoce y valora el esfuerzo y los resultados del personal del programa?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
¿Cómo lo hace?
[14] ¿La institución tiene establecido un sistema de promoción y compensación para reconocer el desempeño del personal?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
¿En que consiste?
[15] ¿La institución contempla un sistema de incentivos para motivar las iniciativas de mejora en los procesos?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
¿En qué consiste?
¿Cómo se operativiza?
Universidad Técnica Particular de Loja Modalidad Abierta y a Distancia22
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
[16] Hay espacios para generar y canalizar propuestas de mejora del programa?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
[16] ¿Se facilitan los recursos necesarios para las propuestas de mejora del programa?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
[17] ¿Han habido propuestas para la mejora del programa?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
¿Cuántas?
¿Cuáles?
[17] ¿Cuántas han sido aprobadas?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
¿Cuáles?
_______________________Firma Entrevistador
Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 23
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
AUTOEVALUACIÓN DE PROGRAMAS
FICHA DE OBSERVACIÓN
FECHA:OBSERVADOR:PARTICIPANTES:UNIDAD O PROGRAMA:
El número indicado en corchetes, corresponde al número del indicador del item observado.
Para la valoración: 0 = nada y 4 = máximo
[3] Documentos observados sobre frecuencia de la comunicación:
Convocatorias ® Actas ® Informes ® Comunicaciones ®
Distributivos ® Agenda Actividades ®
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[4] Fomentan la participación:
Convocatorias ® Actas ®
Informes ® Comunicaciones ®
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
F
F
ANEXO 2
Universidad Técnica Particular de Loja Modalidad Abierta y a Distancia24
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
[5] ¿Cuenta con los recursos necesarios para identificar las necesidades y expectativas?
Teléfono ® fax ® internet ® Call center ®
Mobiliario ® Ambiente físico ® Otros ®
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[6] ¿Se contemplan en la planificación del programa las necesidades y expectativas de los agentes implicados?
Materiales ® Profesores ® Distribución ® Otros ®
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[7] Se cuenta con el entorno adecuado para el desarrollo del programa
Mobiliario ® Equipos ® Espacio ® Otros ®
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[10] Existe el organigrama con la definición de funciones y se contempla la participación del personal en la toma de decisiones?
Ver Planificación del ProgramaVALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
[11] Porcentaje del personal que participan en la toma de decisiones.
Ver Planificación del ProgramaVALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 25
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
[14] Documentos observados sobre promoción y compensación al personal
Publicaciones ® Revistas universitarias ® Comunicaciones ® Actas ®
Resoluciones ® Bonos de desempeño ® Designaciones ®
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias: [15] Documentos observados sobre sistemas de incentivos para motivar al personal
Reconocimientos ® Resoluciones ® Becas ® Seminarios ® Cursos ® Eventos científicos ® Asistencia a congresos ® Pasantías ®
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
_______________________Firma Observador
Universidad Técnica Particular de Loja Modalidad Abierta y a Distancia26
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
AUTOEVALUACIÓN DE PROGRAMAS
ENTREVISTA AL PERSONAL DEL PROGRAMA
FECHA:
ENTREVISTADOR:
ENTREVISTADO:
UNIDAD O PROGRAMA:
F El número indicado en corchetes, corresponde al número del indicador del item observado.
F Para la valoración: 0 = nada y 4 = máximo
[4] ¿Considera adecuada la frecuencia con la que se convocan a sesiones de trabajo?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
[4] ¿Existe suficiente comunicación con los responsables del programa al que usted pertenece?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
[5] ¿Dispone de los recursos suficientes para el desarrollo del programa?.
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
¿Qué le falta?
ANEXO 3
Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 27
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
[8] ¿Se recoge las quejas y sugerencias de personal docente, administrativo y alumnos?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
¿Cómo lo hace?
[12] Conoce usted el organigrama que se ha diseñado para el programa
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
[12] En el organigrama se ha definido con claridad los responsables y las funciones del personal.
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
[13] ¿Considera usted que su trabajo es reconocido y valorado por los responsables del programa?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
¿De qué manera se reconoce su esfuerzo?
[16] Hay espacios para generar y canalizar propuestas de mejora del programa?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
[16] ¿Se facilitan los recursos necesarios para las propuestas de mejora del programa?
VALORACIÓN Observaciones: 0 1 2 3 4
______________________Firma Entrevistador
Universidad Técnica Particular de Loja Modalidad Abierta y a Distancia28
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
AUTOEVALUACIÓN DE PROGRAMAS
INFORME DE RESULTADOS
RESPONSABLE:
FECHA:
UNIDAD O PROGRAMA
F La valoración se la realizará por estándar y teniendo en cuenta todos los instrumentos utilizados
F Para la valoración: 0 = nada y 4 = máximo
F Cuando hay varias respuestas se sacará el promedio de las diferentes valoraciones.
F En los comentarios se debe detallar el instrumento y el número del indicador.
1.a.1.a Conocen las directrices de la Política y Estrategia de la Institución
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.a.1.b Aplican las directrices de la Política y Estrategia de la Institución.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.a.2.a Se comunican con el personal del programa
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
ANEXO 4
Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 29
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
1.a.2.b Fomentan la participación de todo el personal.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.b.1.a Ofrecen los recursos requeridos a la organización del programa para que identifique las necesidades y expectativas de los agentes implicados en el desarrollo del programa.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.b.2.a Procuran la satisfacción de los agentes implicados en el programa participando en la planificación del mismo.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.b.2.b Procuran el entorno adecuado para dar respuesta a las necesidades y expectativas de los agentes implicados en el desarrollo del programa.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.b.3.a Aseguran la disponibilidad de los cauces necesarios para que los agentes implicados en el desarrollo del programa manifiesten sus sugerencias y quejas.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.b.4.a Facilitan el establecimiento y mantenimiento de relaciones institucionales beneficiosas para la organización y funcionamiento del programa.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
Universidad Técnica Particular de Loja Modalidad Abierta y a Distancia30
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
1.c.1.a Establecen una estructura organizacional con la definición de funciones y asignación de responsabilidades, dentro de un estilo de gestión participativo.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.c.1.b Difunden y comunican la estructura organizacional entre los diferentes agentes implicados en el desarrollo del programa.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.c.2.a Promueven la retroalimentación y la comunicación a los agentes implicados en el desarrollo del programa.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.c.2.b Consideran el desempeño de las personas en la toma de decisiones acerca de las promociones, asignación de responsabilidades, etc.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.d.1.a Apoyan iniciativas y actividades del personal relacionadas con la gestión de los procesos del programa y su mejora continua.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
1.d.1.b Facilitan los recursos necesarios para la mejora continua.
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
Modalidad Abierta y a Distancia Universidad Técnica Particular de Loja 31
Proceso de Autoevaluación: Criterio 1
1.d.2.a Formulan y/o aprueban propuestas de mejora
VALORACIÓN Comentarios: 0 1 2 3 4
Sugerencias:
Resultados Globales y Comentarios:
Anexos Adjuntos:
_______________________Firma Responsable
