auditoria caja banco
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TRABAJO DE
CONTROL
INTERNO
UNIVERSIDAD TEacuteCNICA DE MANABIacute
TEMA
CONTROL INTERNO EN EL AREA DE CAJA Y BANCO
INTEGRANTES
Celorio Aguayo Mariacutea Jessenia
Chaacutevez Fuentes Valeria Monserrate
Medranda Ramos Mariacutea Fernanda
Mendoza Vinces Maritza Elizabeth
CONTROL INTERNO EN EL AREA DE CAJA Y BANCO Debido a la volatilidad y riesgo
inherente de esta aacuterea empresarial se hacen imprescindible controles especiacuteficos Asiacute pues lo controles internos que se definan en el aacuterea de caja y banco se estableceraacuten para el alcance de una manera general de los siguientes objetivos
Objetivo 1- Custodia y salvaguardia de los fondos depositados y recibidos
Objetivo 2- Exactitud de los registros
Objetivo 3- Segregacioacuten adecuada de funciones
Objetivo 4- Operanding conforme a las poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad
PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES La operativa de la caja estaraacute
relacionado con los siguientes objetivos
Constitucioacuten del fondo de caja Realizacioacuten de pagos para sufragar
pequentildeas cuantiacuteas de fondos Reposicioacuten de fondos Teniendo en cuanta lo expuesto con
anterioridad y su base a la consecucioacuten de los objetivos especificados se hace necesario la implantacioacuten de los siguientes procedimientos y puntos de control interno
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LA CAJA a) Autorizacioacuten Los desembolsos que se efectuacuteen a traveacutes de los fondos de caja
deberaacuten estar en todos los casos comprobados y justificados
b) Cancelacioacuten Justificantes Los documentos justificantes que
hayan dado lugar a una transaccioacuten de caja deberaacuten ser cancelados para evitar su reutilizacioacuten o duplicacioacuten por descuido o intencionalidad
c) Cuantiacutea de la caja El nivel de los fondos de caja seraacute
coherente y razonable con el volumen de gastos que se liquiden perioacutedicamente
d) Fondo Fijo de caja Se anticiparaacute a la persona responsable
de la caja una cantidad predeterminada y constante en funcioacuten del volumen de gastos
e) Arqueos sorpresivos
Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacioacuten y control continuado de los fondos
REFERENTE AL OBJETIVO 2EXACTITUD DE LOS REGISTROS
a) Libro de caja La gestioacuten y control de caja se
detallara a traveacutes de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos
b) Comprobacioacuten aritmeacutetica Se deberaacute dejar constancia de la
comprobacioacuten de sumas tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
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La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
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TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
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SALDOSBANCO 3000000
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DIFERENCIA 0
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CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
TEMA
CONTROL INTERNO EN EL AREA DE CAJA Y BANCO
INTEGRANTES
Celorio Aguayo Mariacutea Jessenia
Chaacutevez Fuentes Valeria Monserrate
Medranda Ramos Mariacutea Fernanda
Mendoza Vinces Maritza Elizabeth
CONTROL INTERNO EN EL AREA DE CAJA Y BANCO Debido a la volatilidad y riesgo
inherente de esta aacuterea empresarial se hacen imprescindible controles especiacuteficos Asiacute pues lo controles internos que se definan en el aacuterea de caja y banco se estableceraacuten para el alcance de una manera general de los siguientes objetivos
Objetivo 1- Custodia y salvaguardia de los fondos depositados y recibidos
Objetivo 2- Exactitud de los registros
Objetivo 3- Segregacioacuten adecuada de funciones
Objetivo 4- Operanding conforme a las poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad
PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES La operativa de la caja estaraacute
relacionado con los siguientes objetivos
Constitucioacuten del fondo de caja Realizacioacuten de pagos para sufragar
pequentildeas cuantiacuteas de fondos Reposicioacuten de fondos Teniendo en cuanta lo expuesto con
anterioridad y su base a la consecucioacuten de los objetivos especificados se hace necesario la implantacioacuten de los siguientes procedimientos y puntos de control interno
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LA CAJA a) Autorizacioacuten Los desembolsos que se efectuacuteen a traveacutes de los fondos de caja
deberaacuten estar en todos los casos comprobados y justificados
b) Cancelacioacuten Justificantes Los documentos justificantes que
hayan dado lugar a una transaccioacuten de caja deberaacuten ser cancelados para evitar su reutilizacioacuten o duplicacioacuten por descuido o intencionalidad
c) Cuantiacutea de la caja El nivel de los fondos de caja seraacute
coherente y razonable con el volumen de gastos que se liquiden perioacutedicamente
d) Fondo Fijo de caja Se anticiparaacute a la persona responsable
de la caja una cantidad predeterminada y constante en funcioacuten del volumen de gastos
e) Arqueos sorpresivos
Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacioacuten y control continuado de los fondos
REFERENTE AL OBJETIVO 2EXACTITUD DE LOS REGISTROS
a) Libro de caja La gestioacuten y control de caja se
detallara a traveacutes de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos
b) Comprobacioacuten aritmeacutetica Se deberaacute dejar constancia de la
comprobacioacuten de sumas tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
INTEGRANTES
Celorio Aguayo Mariacutea Jessenia
Chaacutevez Fuentes Valeria Monserrate
Medranda Ramos Mariacutea Fernanda
Mendoza Vinces Maritza Elizabeth
CONTROL INTERNO EN EL AREA DE CAJA Y BANCO Debido a la volatilidad y riesgo
inherente de esta aacuterea empresarial se hacen imprescindible controles especiacuteficos Asiacute pues lo controles internos que se definan en el aacuterea de caja y banco se estableceraacuten para el alcance de una manera general de los siguientes objetivos
Objetivo 1- Custodia y salvaguardia de los fondos depositados y recibidos
Objetivo 2- Exactitud de los registros
Objetivo 3- Segregacioacuten adecuada de funciones
Objetivo 4- Operanding conforme a las poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad
PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES La operativa de la caja estaraacute
relacionado con los siguientes objetivos
Constitucioacuten del fondo de caja Realizacioacuten de pagos para sufragar
pequentildeas cuantiacuteas de fondos Reposicioacuten de fondos Teniendo en cuanta lo expuesto con
anterioridad y su base a la consecucioacuten de los objetivos especificados se hace necesario la implantacioacuten de los siguientes procedimientos y puntos de control interno
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LA CAJA a) Autorizacioacuten Los desembolsos que se efectuacuteen a traveacutes de los fondos de caja
deberaacuten estar en todos los casos comprobados y justificados
b) Cancelacioacuten Justificantes Los documentos justificantes que
hayan dado lugar a una transaccioacuten de caja deberaacuten ser cancelados para evitar su reutilizacioacuten o duplicacioacuten por descuido o intencionalidad
c) Cuantiacutea de la caja El nivel de los fondos de caja seraacute
coherente y razonable con el volumen de gastos que se liquiden perioacutedicamente
d) Fondo Fijo de caja Se anticiparaacute a la persona responsable
de la caja una cantidad predeterminada y constante en funcioacuten del volumen de gastos
e) Arqueos sorpresivos
Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacioacuten y control continuado de los fondos
REFERENTE AL OBJETIVO 2EXACTITUD DE LOS REGISTROS
a) Libro de caja La gestioacuten y control de caja se
detallara a traveacutes de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos
b) Comprobacioacuten aritmeacutetica Se deberaacute dejar constancia de la
comprobacioacuten de sumas tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
CONTROL INTERNO EN EL AREA DE CAJA Y BANCO Debido a la volatilidad y riesgo
inherente de esta aacuterea empresarial se hacen imprescindible controles especiacuteficos Asiacute pues lo controles internos que se definan en el aacuterea de caja y banco se estableceraacuten para el alcance de una manera general de los siguientes objetivos
Objetivo 1- Custodia y salvaguardia de los fondos depositados y recibidos
Objetivo 2- Exactitud de los registros
Objetivo 3- Segregacioacuten adecuada de funciones
Objetivo 4- Operanding conforme a las poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad
PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES La operativa de la caja estaraacute
relacionado con los siguientes objetivos
Constitucioacuten del fondo de caja Realizacioacuten de pagos para sufragar
pequentildeas cuantiacuteas de fondos Reposicioacuten de fondos Teniendo en cuanta lo expuesto con
anterioridad y su base a la consecucioacuten de los objetivos especificados se hace necesario la implantacioacuten de los siguientes procedimientos y puntos de control interno
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LA CAJA a) Autorizacioacuten Los desembolsos que se efectuacuteen a traveacutes de los fondos de caja
deberaacuten estar en todos los casos comprobados y justificados
b) Cancelacioacuten Justificantes Los documentos justificantes que
hayan dado lugar a una transaccioacuten de caja deberaacuten ser cancelados para evitar su reutilizacioacuten o duplicacioacuten por descuido o intencionalidad
c) Cuantiacutea de la caja El nivel de los fondos de caja seraacute
coherente y razonable con el volumen de gastos que se liquiden perioacutedicamente
d) Fondo Fijo de caja Se anticiparaacute a la persona responsable
de la caja una cantidad predeterminada y constante en funcioacuten del volumen de gastos
e) Arqueos sorpresivos
Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacioacuten y control continuado de los fondos
REFERENTE AL OBJETIVO 2EXACTITUD DE LOS REGISTROS
a) Libro de caja La gestioacuten y control de caja se
detallara a traveacutes de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos
b) Comprobacioacuten aritmeacutetica Se deberaacute dejar constancia de la
comprobacioacuten de sumas tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Objetivo 1- Custodia y salvaguardia de los fondos depositados y recibidos
Objetivo 2- Exactitud de los registros
Objetivo 3- Segregacioacuten adecuada de funciones
Objetivo 4- Operanding conforme a las poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad
PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES La operativa de la caja estaraacute
relacionado con los siguientes objetivos
Constitucioacuten del fondo de caja Realizacioacuten de pagos para sufragar
pequentildeas cuantiacuteas de fondos Reposicioacuten de fondos Teniendo en cuanta lo expuesto con
anterioridad y su base a la consecucioacuten de los objetivos especificados se hace necesario la implantacioacuten de los siguientes procedimientos y puntos de control interno
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LA CAJA a) Autorizacioacuten Los desembolsos que se efectuacuteen a traveacutes de los fondos de caja
deberaacuten estar en todos los casos comprobados y justificados
b) Cancelacioacuten Justificantes Los documentos justificantes que
hayan dado lugar a una transaccioacuten de caja deberaacuten ser cancelados para evitar su reutilizacioacuten o duplicacioacuten por descuido o intencionalidad
c) Cuantiacutea de la caja El nivel de los fondos de caja seraacute
coherente y razonable con el volumen de gastos que se liquiden perioacutedicamente
d) Fondo Fijo de caja Se anticiparaacute a la persona responsable
de la caja una cantidad predeterminada y constante en funcioacuten del volumen de gastos
e) Arqueos sorpresivos
Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacioacuten y control continuado de los fondos
REFERENTE AL OBJETIVO 2EXACTITUD DE LOS REGISTROS
a) Libro de caja La gestioacuten y control de caja se
detallara a traveacutes de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos
b) Comprobacioacuten aritmeacutetica Se deberaacute dejar constancia de la
comprobacioacuten de sumas tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES La operativa de la caja estaraacute
relacionado con los siguientes objetivos
Constitucioacuten del fondo de caja Realizacioacuten de pagos para sufragar
pequentildeas cuantiacuteas de fondos Reposicioacuten de fondos Teniendo en cuanta lo expuesto con
anterioridad y su base a la consecucioacuten de los objetivos especificados se hace necesario la implantacioacuten de los siguientes procedimientos y puntos de control interno
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LA CAJA a) Autorizacioacuten Los desembolsos que se efectuacuteen a traveacutes de los fondos de caja
deberaacuten estar en todos los casos comprobados y justificados
b) Cancelacioacuten Justificantes Los documentos justificantes que
hayan dado lugar a una transaccioacuten de caja deberaacuten ser cancelados para evitar su reutilizacioacuten o duplicacioacuten por descuido o intencionalidad
c) Cuantiacutea de la caja El nivel de los fondos de caja seraacute
coherente y razonable con el volumen de gastos que se liquiden perioacutedicamente
d) Fondo Fijo de caja Se anticiparaacute a la persona responsable
de la caja una cantidad predeterminada y constante en funcioacuten del volumen de gastos
e) Arqueos sorpresivos
Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacioacuten y control continuado de los fondos
REFERENTE AL OBJETIVO 2EXACTITUD DE LOS REGISTROS
a) Libro de caja La gestioacuten y control de caja se
detallara a traveacutes de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos
b) Comprobacioacuten aritmeacutetica Se deberaacute dejar constancia de la
comprobacioacuten de sumas tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LA CAJA a) Autorizacioacuten Los desembolsos que se efectuacuteen a traveacutes de los fondos de caja
deberaacuten estar en todos los casos comprobados y justificados
b) Cancelacioacuten Justificantes Los documentos justificantes que
hayan dado lugar a una transaccioacuten de caja deberaacuten ser cancelados para evitar su reutilizacioacuten o duplicacioacuten por descuido o intencionalidad
c) Cuantiacutea de la caja El nivel de los fondos de caja seraacute
coherente y razonable con el volumen de gastos que se liquiden perioacutedicamente
d) Fondo Fijo de caja Se anticiparaacute a la persona responsable
de la caja una cantidad predeterminada y constante en funcioacuten del volumen de gastos
e) Arqueos sorpresivos
Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacioacuten y control continuado de los fondos
REFERENTE AL OBJETIVO 2EXACTITUD DE LOS REGISTROS
a) Libro de caja La gestioacuten y control de caja se
detallara a traveacutes de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos
b) Comprobacioacuten aritmeacutetica Se deberaacute dejar constancia de la
comprobacioacuten de sumas tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
c) Cuantiacutea de la caja El nivel de los fondos de caja seraacute
coherente y razonable con el volumen de gastos que se liquiden perioacutedicamente
d) Fondo Fijo de caja Se anticiparaacute a la persona responsable
de la caja una cantidad predeterminada y constante en funcioacuten del volumen de gastos
e) Arqueos sorpresivos
Se efectuaran arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de infundir una actualizacioacuten y control continuado de los fondos
REFERENTE AL OBJETIVO 2EXACTITUD DE LOS REGISTROS
a) Libro de caja La gestioacuten y control de caja se
detallara a traveacutes de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos
b) Comprobacioacuten aritmeacutetica Se deberaacute dejar constancia de la
comprobacioacuten de sumas tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
REFERENTE AL OBJETIVO 2EXACTITUD DE LOS REGISTROS
a) Libro de caja La gestioacuten y control de caja se
detallara a traveacutes de un registro o ficha auxiliar en donde se anotaran todos los movimientos de cobros y pagos
b) Comprobacioacuten aritmeacutetica Se deberaacute dejar constancia de la
comprobacioacuten de sumas tanto en documentos como en anotaciones de los libros de auxiliares de trabajo diario
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
c) Clasificacioacuten de los gastos La anotacioacuten de los gastos en los
registros contables de la caja deben estar imputados y codificados conforme a la naturaleza de los gastos
d) Periodo contable correcto El registro de las anotaciones
deberaacuten efectuarse en el periodo econoacutemico contable al que corresponden
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
REFERENTE AL OBJETIVO 3SEGREGACION DE FUNCIONESa) Verificacioacuten de los fondos-conciliacioacuten La verificacioacuten y conciliacioacuten de los
fondos deberaacuten ser efectuados o ratificados por personas ajenas a la encargada de la custodia de la caja
b) Rembolsos ndash reposicioacuten de fondos La reposicioacuten de fondos debe
autorizarse pos persona ajena a la encargada de la custodia de caja obtenieacutendose asiacute un seguimiento continuado de los fondos
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Clasificacioacuten del gasto El registro naturaleza codificacioacuten y periodo
en el que se registran los gastos debe ser supervisado por la persona que se halla responsabilizado de esta aacuterea en ninguacuten caso seraacute efectuado por el empleado encargado de la custodia de la caja
d) Registro La persona encargada de la custodia no debe
tener acceso o ser responsable de la mecanizacioacuten o realizacioacuten de asientos contables con el objeto de evitar el encubrimiento de salidas monetarias con asientos contables
Gestioacuten de cobros El empleado de la caja no efectuara
seguimiento o gestiones de cobro de clientes
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD
El supervisor del aacuterea de tesoreriacutea procederaacute a efectuar revisiones perioacutedicas que puedan detectar el incumplimiento de alguno o algunos procedimientos determinados por la sociedad para la consecucioacuten de los objetivos
Se definiraacuten y estableceraacuten poliacuteticas procedimientos y criterios por escrito en el aacuterea de caja los cuales seraacuten aprobados convenientemente por la direccioacuten
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
ESTAS ESTARAacuteN ENFOCADAS PRINCIPALMENTE A LO SIGUIENTE Determinacioacuten del fondo fijo y su
cuantiacutea Niveles de autorizacioacuten en funcioacuten de
los montantes de pagos y responsabilidades del personal
Poliacuteticas y procedimientos de comprobacioacuten de la exactitud de los registros
Establecimiento de poliacuteticas de arqueo de caja y del soporte formal de dichos arqueos
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Plan de verificaciones perioacutedicas - revisioacuten de las custodias de los fondos - Conciliacioacuten de los registros o auxiliares de
caja con contabilidad - comprobacioacuten de la existencia siempre de
pagos autorizados y justificados - comprobacioacuten de las codificaciones y
clasificaciones de las transacciones
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
PROCEDMIENTOS Y CONTROLES DE BANCOS
REFERENTE AL OBJETIVO 1 CUSTODIA DE LOS FONDOS
Con el objetivo de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopcioacuten de las siguientes medidas
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Elaboracioacuten perioacutedica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables
Las conciliaciones bancarias debidamente formalizadas y un anaacutelisis pormenorizado de las mismas
Las conciliaciones bancarias seraacuten supervisadas y autorizadas y en especial los caacutelculos aritmeacuteticos
Verificacioacuten de que los ingresos pendientes de realizar en el banco detallados en las conciliaciones bancarias se abonan por el convenientemente con posterioridad a la fecha de la conciliacioacuten
Se cuidaraacute de evitar la existencia de emisioacuten de cheques firmados en blanco
La sociedad mantendraacute las matrices de los cheques debidamente complementadas en relacioacuten a la informacioacuten fecha importe concepto y autorizacioacuten
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
La sociedad deberaacute adjuntar a la matriz el cheque original que haya sido anulado
Se hace aconsejable la necesidad de aprobacioacuten de cheque y transferencias al menos por dos firmas mediante firmas mancomunadas
los cheques talonarios de cheques y sellos- maquinas de firmas deberaacuten estar suficientemente custodiados y asiacute evitar su uso fraudulento
Uacutenicamente procederaacuten a la autorizacioacuten de pagos aquellas personas que realmente tengan potestad para ello
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Los pagos de las remuneraciones al personal se efectuaraacuten mediante transferencias bancarias
Existiraacute un seguro que cubra posibles peacuterdidas robos malversacioacuten yo fraude de los fondos liacutequidos manejados por las personas encargadas
Se deberaacuten implantar procedimientos de accioacuten inmediata para desautorizar en los bancos a las personas que dejen de mantener relacioacuten con la sociedad
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
REFERENTE AL OBJETIVO 2 EXACTITUD DE LOS REGISTROS
Los procedimientos poliacuteticas y criterios establecidos por la sociedad deben estar enfocados a la obtencioacuten de unos registros contables correctos y fiables
Con esta finalidad se implantaraacuten los siguientes procedimientos
Se anularaacuten los documentos que sirvan de soporte
Asignacioacuten de importes correctos a las transacciones de pagos
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Las transacciones bancarias deberaacuten registrarse en el periodo al que correspondan e imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda a la transaccioacuten efectuada La correcta imputacioacuten al periodo dependeraacute de si
- El plazo de tiempo que transcurre desde la recepcioacuten de cheques yo dinero en efectivo y el posterior ingreso en banco es muy corto
- Los ingresos se contabilizan en el momento de recibirse la comunicacioacuten expresa del ingreso
- Los cheques y transferencias y archivos de documentacioacuten de pagos contienen las fechas reales del desembolso
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
- Los pagos se registran con independencia del momento en el que se cargan en el banco
- verificacioacuten de justificantes de ingresos con los registros detallados de salidas de cajas y de las salidas monetarias del banco con entradas de cajas
- Anaacutelisis especiacutefico de cualquier anotacioacuten que se efectuacutee en las cuentas contables de bancos que sean contrarias a su naturaleza
- Los cheques no se firmaraacuten por la o las personas responsables hasta que no se la documentacioacuten apropiada
- Comprobacioacuten de que los montantes registrados en contabilidad coinciden con las transacciones bancarias aprobadas y con los montantes de ingresos recibidos
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
REFERENTE AL OBJETIVO 3 SEGREGACIOacuteN DE FUNCIONESLa implementacioacuten y establecimiento
y de una jerarquiacutea y organigrama funcional junto con un desarrollo individualizado y segregado de funciones colaborara al cumplimiento de los objetivos Asimismo se conseguiraacute una disminucioacuten de la posibilidad de errores no detectados En el aacuterea de bancos se debe considerar la siguiente segregacioacuten de funciones
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
La custodia y mantenimiento del efectivo debe estar segregado funcionalmente del mantenimiento y mecanizacioacuten contable
Arqueos perioacutedicos por personas distintas
Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo
Independencia de la seccioacuten o persona encargada de cobros y de recepcioacuten de cheques
Limitar el acceso a ingresos en efectivo
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Segregacioacuten e independencia de las personas que tienen a su cargo los cobros
Independencia de los empleados encargados de cobrospagos con el de gestioacuten y seguimiento de clientes proveedores
L a baja de las cuentas incobrables deberaacute estar autorizada para evitar salidas encubiertas de dinero
La apertura de nuevas cuentas bancarias depoacutesitos y transferencias deberaacute efectuarse mediante autorizacioacuten emitidas por personas distintas a los encargados directos de tesoreriacutea
Las conciliaciones bancarias seraacuten elaboradas por el empleado responsable y aprobadas por el supervisor correspondiente
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
REFERENTE AL OBJETIVO 4 OPERANDING CONFORME A LA
POLITICA DE LA SOCIEDAD Se estableceraacuten y fijaran por escrito los
procesos y criterios a seguir en el aacuterea de bancos con la conveniente aprobacioacuten por parte de la direccioacuten referidos fundamentalmente a
Autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas bancarias
Negociacioacuten contratacioacuten y designacioacuten de poderes con las entidades bancarias
Control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Seleccioacuten de inversiones poliacuteticas de inversioacuten y fuentes de financiacioacuten
Revisioacuten seguimiento y supervisioacuten de transacciones de tesoreriacutea
Utilizacioacuten de teacutecnicas y procedimientos para evitar omisiones y errores
- Conciliaciones perioacutedicas de los saldos bancarios
- Confirmaciones de movimientos informados por terceros
- Verificaciones perioacutedicas de la documentacioacuten respaldo de los movimientos
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
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DIFERENCIA 0
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CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Evaluacioacuten de saldos anaacutelisis de desviaciones iacutendice etc
Programa perioacutedicos de verificaciones y revisiones del cumplimiento de las poliacuteticas y funcionamientos utilizados por la entidad en su operativa
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJA Y BANCO
Como guiacutea para la evaluacioacuten estudios y comprensioacuten de la
sistemaacutetica y funcionamiento de los controles internos en el aacuterea de caja y banco se detallan de una manera general los siguientes cuestionarios
de forma separada por aacuterea
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
CAJAGENERAL1-iquestExiste un plan por escrito por escrito de las
poliacuteticas y procedimientos de control supervisioacuten y registro asiacute como su grado de implantacioacuten
2-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico y de responsabilidades
3-iquestSe han establecido documentos interno de conciliacioacuten ndash verificacioacuten - supervisioacuten- arqueo
4-iquestEstaacuten incluidas todas las cajas en el balance de la sociedad
5-iquestExiste alguacuten seguro contratado cuya cobertura incluya los fondos de caja
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA1- iquestExiste fondo fijo de caja
2-iquestSe efectuacutean arqueos sorpresivos de todas las cajas de que se dispongan con el objeto de evitar que los fondos del resto de cajas puedan sustituir ingresos registrados no depositados
3-iquestSe elaboran arqueos perioacutedicos dejando evidencia escrita de los mismos y de su conformidad
4-iquestEstaacuten anulados los documentos que sirvieron de soporte para el registro de los gastos
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
5-iquestLa persona encargada de la custodia de la caja realiza o tiene a su cargo la elaboracioacuten de registros contables evitando asiacute por ejemplo la consideracioacuten de incobrable un saldo de cliente que se ha cobrado en realidad
6-iquestSe efectuacutean los reembolsos de caja uacutenicamente por cheques bancarios de la compantildeiacuteaiquestA nombre de quien se gira el cheque de reembolso nominativo o al portador
7-iquestSe efectuacutean cobros de clientes al contado por caja En caso afirmativo iquest Se gira en banco el importe cobrado en efectivo en un plazo muy breve de tiempo con identificacioacuten del origen del ingreso
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
8- iquestMantiene el cajero un detalle de los ingresos pendientes de realizar en el banco
9-iquestEl volumen de operaciones por caja es coherente con la actividad y ldquomodus operandirdquo de la SociedadiquestY el saldo de caja
10-iquestExisten posibilidades de que el responsable de caja reciba directamente por correo pagos de los clientes
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD
1-iquestSe efectuacutean verificaciones aritmeacuteticas de las anotaciones globales de gastos de la misma naturaleza iquestSe deja constancia y evidencia de estas verificaciones iquestSe comprueban aritmeacuteticamente los saldos arrastrados de los libros de caja manuales o registros auxiliares internos
2-iquestSe realiza alguna supervisioacuten en relacioacuten a la imputacioacuten o codificacioacuten de la cuenta contable
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
3-iquestSe comprueba que los gastos reflejados corresponden al periodo en que se contabiliza
4-iquestLa documentacioacuten que soporta el registro del gasto esta girada a nombre de la sociedad o identificada con alguacuten gasto concreto para un periodo o periodo concreto
5-iquestEstaacuten registrados como ingreso en caja todos los cheques bancarios de reembolso de fondo emitido iquest En caso negativo iquestCoacutemo se identifica entre caja y banco este hecho
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
6-iquestDe efectuarse arqueos a una fecha distinta al cierre de un periodo iquest Queda constancia de la comprobacioacuten del saldo o conciliacioacuten con el mayor de la sociedad a esa fecha
7-iquestSe efectuacutea el registro de todos los comprobantes de pagos recibidos en la caja iquestY de los anticipos para gastos En su caso iquestCoacutemo se identifican en los arqueos y en la conciliaciones estas partidas
8-iquestCoinciden los saldos mostrados en balance con los registros auxiliares
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestRealiza el empleado encargado de caja alguna de las operaciones siguientes
Conciliaciones bancarias y con clientes Elaboracioacuten y mecanizacioacuten de asientos
contables Intervenir en operaciones crediticias y
de gestioacuten con los clientes
2-iquestSon una o varias personas las responsables dela custodia de las cajas
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
3-iquestSe recibe el correo por el responsable de caja
4- La persona que maneja la caja iquestPrepara los cheques de reintegro de los fondos
5-iquestRealiza una uacutenica persona en el aacuterea de caja los controles supervisioacuten y obtencioacuten de evidencia de comprobacioacuten aritmeacutetica
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
BANCOSGENERAL1-iquestSe encuentran autorizadas la totalidad de
las cuentas bancarias iquest Por quien iquestTienen asignadas estas personas la responsabilidad de autorizar aperturas de cuentas bancarias
2-iquestHay alguna cuenta cuyo saldo sea cero o muy pequentildeo no tenga movimientos durante el ejercicio o ejercicios anteriores
3-Las personas que aparecen con poderes en las cuentas de los bancos iquest Siguen trabajando todas ellas para la Sociedad
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
4-iquestExiste establecida alguna poliacutetica de utilizacioacuten o finalizacioacuten de las cuentas bancarias
5-iquestExisten muchas cuentas bancarias abiertas En caso afirmativo iquest Se debe a necesidades operativas del negocio a buacutesqueda de relaciones bancarias o a falta de organizacioacuten
6-iquestExiste un organigrama jeraacuterquico funcional y de responsabilidades respecto a las personas que intervienen en la supervisioacuten control mantenimiento custodia y registro y conciliaciones bancarias
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
7-iquestCoacutemo se reciben los ingresos en la Sociedad iquestPor transferencia iquestPor cheques iquestEn efectivo
8-iquestExiste alguna poliacutetica establecida por escrito en cuanto a la forma de realizar los ingresos recibos cada diacutea ya sea en efectivo o cheques entregados en mano o por correo
9-iquestExiste un departamento de auditoria interna en la sociedad que desarrolle funciones de supervisioacuten en el aacuterea de bancos
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
CUSTODIA1-iquestSe efectuacutean con regularidad las
conciliaciones bancarias
2-iquestExisten partidas de conciliacioacuten antiguas sin una explicacioacuten razonable yo coherente iquest Y cheques en circulacioacuten
3-iquestExisten referencias de los cheques recibidos pendientes de ingresar en banco con el registro de ldquoIngresos pendientes de realizarrdquo y con los registros contables iquest Se mantienen estos registros hasta que se depositan en los bancos y se hacen efectivo los ingresos
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
4-La emisioacuten de cheques iquestSe realiza al menos mediante dos firmas de caraacutecter mancomunado
5-iquestSe adjuntan los cheques anulados a las matrices iquestSe complementa la informacioacuten de los talonarios para facilitar el control de los cheques
6-iquestSe efectuacutea la reposicioacuten de fondos de caja mediante cheques al portador
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
EXACTITUD DE LOS REGISTRO
1-Los documentos formales que sirven de base para la realizacioacuten de pagos iquestSon anulados con alguacuten saldo en el momento de efectuarse el pago
2-Se efectuacutean comprobaciones aritmeacuteticas de las liquidaciones y pagos agrupados en un solo cheque
3-iquestSe verifica el pago aprobado con el importe del cheque o transferencia realizado
4-iquestSe analizan con especial atencioacuten partidas contrarias a su naturaleza
5-iquestSe verifica el montaje de ingresos con los registrado en cajaiquestY el montante de salidas de banco con destino a reposicioacuten fondos de caja y el registro por la misma cuantiacutea
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
6-iquestSe firman los cheques sin que se disponga y se adjunte la documentacioacuten que originaria la deuda
7-iquestSe efectuacutea una contabilizacioacuten de los hechos econoacutemicos acaecidos en el periodo al que corresponden
8-iquestExiste una demora importante en el tiempo entre la recepcioacuten de los cheques y su ingreso en el banco
9-Los anticipos recibidos de los clientes iquestSe contabilizan sin retrasoiquestSe ingresan en el banco con celeridad
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
10-iquestSe comprueban las operaciones aritmeacuteticas de las conciliaciones bancarias aportadas
11-iquestSe compara la exactitud de la fecha de la documentacioacuten soporte con el periodo en el que se registran los hechos econoacutemicos
12-iquestSe registran todos los cheques al ser emitidos
13-iquestSe comparan los montantes de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
SEGREGACION DE FUNCIONES
1-iquestExiste un detalle de segregacioacuten de funciones para cada empleado del departamento de Tesoreriacutea o grupo de empleados
2-Los empleados encargados del aacuterea de bancos iquestdesarrollan alguna de estas funciones
-Mantenimiento de los registros contables de cualquier tipo
-Emisioacuten de cheques-Seguimiento control y gestioacuten de deudores o
acreedores-Elaboracioacuten de las conciliaciones bancarias yo
recepcioacuten directa de la documentacioacuten bancaria
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
3-iquestEstaacuten debidamente autorizadas las transacciones bancarias
4-iquestSe autoriza por persona ajena al responsable de bancos la apertura de nuevas cuentas bancarias
5-iquestSe efectuacutean arqueos por sorpresa por personas distinta al responsable de la elaboracioacuten de los registros ldquoCobros pendientes de ingresar a bancosrdquo
6-iquestExiste independencia entre las personas que tienen autoridad para firmar cheque
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
7- Las personas que emiten cheques iquestelaboran las conciliaciones bancarias
8-iquestExisten limites o niveles diferenciados para la aprobacioacuten de pagos en la funcioacuten de la cuantiacutea
9-iquestEstaacuten aprobadas todas las ordenes de transferencia relacionadas con pago de nominas
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
SALVAGUARDIA1-iquestExisten cheques en blanco firmados iquestQuieacuten
los tiene iquestCon que finalidad iquestCoacutemo se controlan iquestCuaacutentos son
2-iquestQueacute procedimientos existe implantado por la sociedad para que las personas con poderes en los bancos una vez que dejen de prestar sus servicios a dicha sociedad les queden anulados de forma inmediata
3-iquestExiste un seguro para cubrir perdidas yo robo de dinero en metaacutelicos o cheques
4-iquestEsta fuertemente restringido el acceso a cheques- tarjetas de creacuteditos- sellos de firmasetc
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA La sociedad ldquoxrdquo se constituyo tan solo
hace 3 meses Su actividad se desarrolla en el aacutembito de ldquodistribuidores de artiacuteculos de limpieza al por mayor y al por menorrdquo Debido a su reducido periodo de vida el personal trabajando para la empresa es el siguiente
FUNCIONES1 Socio Director Comercial1 Administrador Administracioacuten contable
cajero1 Secretaria Administracioacuten ventas en
local
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
La sociedad dispone de buenos contactos comerciales a nivel individual como intersocietario
- La sociedad dispone de un pequentildeo almaceacuten en las mismas oficinas efectuaacutendose algunas ventas al contado atendidas por la secretaria y en ocasiones por el administrador
- Constitucicion de la caja Debido a la lejaniacutea del banco con el que se trabaja el socio a creado un fondo de caja de 1500000 unidades monetarias para efectuar las siguientes operaciones
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
- Pago al contado a algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
- Pago preacutestamo de 300000 a la secretaria
- Anticipos para viajes del socio- Pago kilometraje de la secretaria- Pago de gasto como correos sobres
material oficina comidas etchellipEl administrador recibe toda la
correspondencia de bancos clientes y proveedores para su contabilizacioacuten control y seguimiento
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Reposicioacuten de fondos de la caja
El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectuacuteen en las tiendas de las oficinas se ingresen en la caja de la sociedad como reposicioacuten de fondos
El socio entregara en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en ventanilla e ingreso en la caja
El administrador dispone de una caja fuerte en la que guarda los cheques que recibe por correo y los que le entrega el socio para reponer fondos Debido a que solo tiene al administrador y el socio la llave de la caja fuerte este no elabora un detalle de los ingresos pendientes de realizar
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Arqueos de caja El administrador efectuacutea algunos arqueos de caja cuando dispone de tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de la caja
Cancelacioacuten justificantes El administrador mantiene una carpeta con la documentacioacuten pendiente de contabilizar una vez registrada la archiva directamente
Agrupacioacuten de gastos El administrador agrupa los justificantes de taxis y restaurantes sumando dos veces los justificantes en una calculadora sin tira de papel y efectuacutea un uacutenico asiento mensual para cada uno de los gastos
Debido a la etapa de promocioacuten en la que se encuentra la sociedad los gastos de restaurantes son elevados
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
La sociedad ha conseguido algunos contratos muy importantes de suministro de productos de limpieza por lo que se espera tener un crecimiento muy elevado en ingresos
Por este motivo el socio ha decidido incorporar en la plantilla a dos personas
-Crontroller Director financiero -Ayudante administracioacutenEl director financiero deberaacute organizar y
preparar los procedimientos y controles de la sociedad con el objeto de mantener un control y seguimiento de la actividad de la sociedad y de la tesoreriacutea (para este ejemplo en concreto aacutembito de la caja)
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Se pide
Apuntar las soluciones y decisiones que deberaacute adoptar l nuevo director financiero- controller con el objeto de mantener un seguimiento continuado de los fondos de caja de la sociedad
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
SOLUCIOacuteN AL CASO PRAacuteCTICOUna vez efectuada la toma de contacto con la
empresa conocer su actividad y su mercado el controller se dispone a efectuar una identificacioacuten de los procedimientos y los controles existentes en la sociedad en relacioacuten al aacutembito de la caja motivo por el que se inicia el trabajo
a) Cuantiacutea de la caja y operativa Debido a la distancia significativa de los bancos existentes en el aacuterea y la dificultad que entrantildea el desplazamiento a los mismos se estima conveniente la existencia de una caja con saldo importante hasta que se resuelva la operativa y negociacioacuten con los bancos
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
b) Salvaguardia de los fondos de caja La conclusioacuten a la que llega el controller es que los procedimientos actuales no garantizan las salvaguardias de los fondos de caja debido a
1- No existen poliacuteticas establecidas por escrito para la realizacioacuten de pagos ni limitacioacuten de cuantiacuteas
Se deciden adoptar las siguientes medidas
-Los pagos a efectuar por caja deberaacuten reducirse a gastos corrientes y de pequentildea cuantiacutea inferiores a 10000
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
A los pagos a proveedores que exigen pagos al contado se les entregaran cheques bancarios conformados Con el objeto de solventar los problemas de distancia con el banco se fijan dos pagos quincenales y asiacute poder concentrar las gestiones de pagos
- Los pagos en efectivo que superen los 25000 deberaacuten estar autorizados por el controller y los superiores a 50000 por el socio
Para dejar constancia del gasto y de su aprobacioacuten se estampara en el documento el sello siguiente
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Sociedad ldquoxrdquoAutorizacioacuten Pagos
Importe________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________
2-Los documentos son contabilizados y archivados directamente no se cancelan
Se decide adoptar el criterio de sellar los documentos de la siguiente forma
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
De esta forma se consigue establecer los procesos de
- Codificacioacuten naturaleza del gasto- Registro- Anulacioacuten del documento evitando
duplicidad del registro voluntaria o involuntariamente
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
3- No hay establecido un fondo fijo de caja aunque este pueda ser alto eventualmente
Se adopta la medida de reducir inmediatamente el fondo de 1500000 a 750000 debido a
- Los pagos a proveedores se efectuara por cheques conformados
- De presentarse nuevos anticipos o creacuteditos al personal estos se entregaran mediante cheques o transferencias bancarias
- Los cheques de reembolso de fondos de caja se emitiraacuten nominativamente nunca al portador
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
No obstante si en el transcurso de uno o dos meses se observara un acceso en el fondo fijo de caja este seraacute reducido
Los ingresos que puedan producirse de ventas al contado se anotaran en un registro pendiente de ingresos en banco pero no deberaacuten suponer de forma sistemaacutetica una reposicioacuten de fondos de caja Este registro puede ser como sigue
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
4-No existe constancia ni evidencia ni periodicidad de los arqueos de caja efectuados por el administrador
Se decide adoptar las siguientes medidas- Arqueo diario de la caja de ventas y
conciliacioacuten con contabilidad a la peseta con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo con explicacioacuten en su caso de las diferencias
- El controller podraacute efectuar arqueos sin previo aviso con el objeto de poder confirmar la buena marcha y aplicacioacuten de los controles y procedimientos establecidos
Los documentos que se constituiraacuten como evidencia y confirmacioacuten del arque seraacuten los siguientes
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
SOCIEDAD ldquoXrdquoARQUEO DE VENTAS
DIA ________Saldo al inicio del diacutea __________________+ Ingresos por ventas del diacutea ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del diacutea ____________________Arqueo diacutea ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
SOCIEDAD ldquoXrdquoCONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750000
FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia __________________________________________________Fdo Ayudante Administrativo V B El
Administrador
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
5 No se elabora un registro especifico de ingresos pendientes de realizar en banco en relacioacuten a los cheques recibidos de clientes guardados en la caja fuerte
Se adopta la decisioacuten de elaborar por el administrador un documento interno en el que se registren los cheques en caja fuerte pendiente de ingresar en el banco
Para ello se formalizara el documento que se adjunta a continuacioacuten
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Con el objeto de reducir la documentacioacuten interna de la sociedad y facilitar el control interno se procederaacute a efectuar una comunicacioacuten formal a los clientes para que realicen sus pagos mediante transferencia bancaria
6 No existe un seguro de cobertura del riesgo de robo o hurto del dinero en efectivo
Se adopta la decisioacuten de solicitar presupuestos a diferentes compantildeiacuteas de seguros para cubrir este tipo de riesgos
c)Exactitud de los registros No puede garantizarse con los procedimientos actuales la exactitud de los registros debido a
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
1 No existe evidencia de la comprobacioacuten aritmeacutetica de las agrupaciones de gastos
Se decide adoptar la medida de adjuntar una tira de papel de la calculadora con desglose de cada partida correspondiente a los documentos que se adjuntan a dicha tira
Se adjuntaran la tira de la calculadora a los documentos de arqueo de caja con el objeto de garantizar la correccioacuten aritmeacutetica y evitar asiacute la buacutesqueda de diferencias inexistentes por error aritmeacutetico
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
2 No se efectuacutea verificacioacuten ndashsupervisioacuten de la correcta imputacioacuten del gasto a la cuenta contable ni al periodo econoacutemico
Se adopta el criterio de efectuar supervisiones globales por parte del controller sobres los conceptos e imputaciones a las cuentas contables
Asimismo se comunica por escrito la necesidad de que en lo cierres mensuales no podraacuten quedar en la carpeta de documentacioacuten recibida nada relevante pendiente de contabilizar al igual que en las operaciones de caja
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
d) Segregacioacuten de funciones No existe una segregacioacuten de funciones necesarias y suficientes para garantizar el correcto funcionamiento de los controles de la sociedad
Se adopta la decisioacuten de asignar el siguiente esquema de responsabilidades en el aacutembito de la caja
SOCIO- Emitiraacute los cheques de reembolso de
caja- Supervisara la gestioacuten
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
CONTROLLER- Estableceraacute los procedimientos y
controles pertinentes para asegurar un buen seguimiento y gestioacuten de la caja
- Efectuara la supervisioacuten de la correcta aplicacioacuten de criterios contables de caja e implantacioacuten correcta de los controles prefijados
- Podraacute emitir en casos excepcionales cheques por importe inferior a 50000 para reembolso de caja
- Efectuara arqueos por sorpresa
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
ADMINISTRADOR- Recibiraacute la correspondencia de clientes
proveedores y bancos para su control de recepcioacuten
- Seguimiento de cobros de clientes y pago a proveedores que pudieran efectuarse en metaacutelicos
- Aprobacioacuten de los arqueos de caja- Control de los cheques recibidos por
correo pendiente de ingresos en bancos
- Implantacioacuten de los controles comunicados por escrito por el controller
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
AYUDANTE ADMINISTRACION- Visto bueno a la recepcioacuten de los
cheques pendientes de ingresar- Control del fondo fijo de caja- Elaboracioacuten de los registros
contables(una vez determinado el fondo fijo de caja conciliaciones de caja de ventas al contado ingresos pendientes de realizar arqueos y tendencias a la disminucioacuten del fondo fijo control de cobros y pagos de clientes y proveedores)
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
SECRETARIA- Atencioacuten de las ventas al contado del
almaceacuten de la oficina(se hacen necesario implantar controles en el stock en relacioacuten a esta persona si bien corresponde a otra aacuterea)
- Elaboracioacuten de los arqueos diarios de caja ventas
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
CASO PRACTICO DE BANCOS
La sociedad ldquoxrdquo realiza cierre mensuales Al 30 de noviembre de xx presente el siguiente extracto bancario con los uacuteltimos cuatro movimientos
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTACLIENTE= 00000X
FECHA3011XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1________________________________________________________________
FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO SALDO ANTERIOR
2000000
2911XX CHEQUE XXX 3011XX 500000 2500000
2911XX ABONO INT CC 3011XX 5000 2505000
3011XX IMPAGADOS 3011XX 505000 2000000
3011XX INGRESO EFECTIVO 3011XX 1000000
SALDO A LA FECHA 3000000
___________________________________________________________________________________
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Los extractos bancarios con los primeros movimientos correspondientes al mes de diciembre son
SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA CLIENTE=00000X FECHA 51219XX TITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1 ___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDO
SALDO ANTERIOR 3000000
0312XX CHEQUE XXXZ 0112XX 1000000 2000000
0512XX LUZ 0512XX 100000 1900000
0512XX INT DEPOSITO 0512XX 200000 2100000
SALDO A LA FECHA 2100000
___________________________________________________________________
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
La sociedad mantiene en sus registros contables un saldo al 30 de noviembre de xx de 5000000 en los que se incluyen los siguientes apuntes contables entre otros
- La sociedad recibioacute un cheque al 3011xx por correo N AAA como pago de una factura el cual fue contabilizado el mismo diacutea de la recepcioacuten Este fue ingresado en el banco el 1512xx
- Pago a un proveedor mediante cheque xxxz de importe 1000000 emitido el cheque el 2611xx
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
- Estimacioacuten de intereses bancarios de un deposito a largo plazo por 200000 reconocidos el 3011xx
Las operaciones reconocidas en el ultimo extracto bancario habiacutean sido registradas a principios del mes de diciembre
La sociedad manteniacutea la cuenta bancaria conciliada al cierre del mes de octubre
Se pide- Preparar la conciliacioacuten bancaria al cierre del
mes de noviembre- Exponer a consideracioacuten que podriacutea adoptar
el supervisor de la conciliacioacuten bancaria en el aacutembito de el control interno para aquellas partidas que puedan entrantildear alguacuten tiempo potencial
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
SOLUCION AL CASO PRACTICO
MODELO CONCILIACION BANCARIA
SOCIEDAD ldquoXrdquo
ENTIDAD BANCARIA
CONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XX
F CONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
SALDO CONTABLE 2100000
+ DISMINUCIONES DEL
SALDO CONTABLE SIN
INCLUIR EN EL BANCO
2611XX 312XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1000000
3011XX 512XX - GASTOS DE LUZ +100000
+INCREMENTOS DEL SALDO
BANCARIO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD
512XX 3011XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1000000
512XX 2911XX - ABONO INTERESES CC + 5000
512XX 2911XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500000
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
________________________________________________________________________________________
DIFERENCIA 0
________________________________________________________________________________________
CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
FCONTABLE FBANCO CONCEPTO N CHEQUE DEBE HABER
- DISMINUCION DEL
SALDO SIN INCLUIRSE EN
CONTABILIDAD lt505000gt
512XX 3011XX - IMPAGOS
INCREMENTOS DEL SALDO
CONTABLES SIN INCLUIRSE
POR EL BANCO
3011XX 512XX - INTERESES DEPOSITOS lt200000gt
3011XX 512XX - CHEQUES POR CORREO AAA lt1000000gt
________________________________________________________________________________________
TOTAL SALDO CONTABLE
AJUSTADO
________________________________________________________________________________________
SALDOSBANCO 3000000
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DIFERENCIA 0
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CONCILIACION HECHA POR V B Y CONFORME FECHA 0112XX
RESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Consideraciones del supervisor de la conciliacioacuten
Una vez recibida y cumplimentada la conciliacioacuten el supervisor procede a efectuar las siguientes consideraciones
- Seguimiento de cheques emitidos para la realizacioacuten de pagos a acreedores
El supervisor observa que el cheque xxxz de 1000000 contabilizado debidamente en el momento de la emisioacuten del cheque esta cargado por el banco a principio del mes siguiente
Como procedimiento de verificacioacuten cabe efectuar la siguiente prueba
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
- Solicitar la matriz de cheques del banco y comprobar que el ultimo cheque emitido en el mes de noviembre es el de N xxxz
- Ver el documento soporte a este pago (como prueba de muestreo)
- Verificar que todos los cheques emitidos estaacuten autorizados en la matriz asiacute como debidamente cumplimentada la informacioacuten referente al concepto cuantiacutea y fecha
- Efectuar la ratificacioacuten del cargo bancario del cheque xxxz en los diacuteas proacuteximos a su misioacuten
- Inexistencia de cheques de meses anteriores en las partidas de conciliacioacuten
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliacioacuten aparece
una disminucioacuten de saldos contables de 1000000 correspondiente al cheque N AAAA enviado por un cliente y recibido el 3011xx
El supervisor procederaacute a solicitar por sorpresa el documento de ldquoingresos pendientes en bancordquo y comprobar la inexistencia de otros cheques a dicho documento Al mismo tiempo y de forma igualmente sorpresiva se pondraacute efectuar un arqueo con el objeto de comprobar la exactitud de dicho documento
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
Los documentos internos deberaacuten estar cumplimentados conforme a las poliacuteticas establecidas por la sociedad
Si bien el control esta siendo correcto como poliacutetica contable procede considerar que la contabilizacioacuten de los ingresos se llevara a cabo cuando estos sean hechos efectivo por el banco
Se deberaacute de mantener en el documento de ldquoingresos pendientes en bancosrdquo el control de
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar
- Los cheques recibidos ingresados en banco pero pendientes de abonar por el banco
- Los cheques recibidos ingresados y abonados por el banco
Ingresos bancarios en efectivo pendiente de contabilizar
Se ha identificado en la conciliacioacuten la existencia de un ingreso en efectivo de 1000000 (por ventanilla) sin contabilizar al no tener conocimiento del mismo al igual que el ingreso de cheque xxxk por 500000
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
El supervisor solicitara al responsable del aacuterea de bancos (no del contable) la identificacioacuten de las personas o identidades que efectuaron el ingreso y operacioacuten relacionada con este ingreso
Como ingreso ya realizado se propone una contabilizacioacuten o registro con una contra partida de partidas pendientes de aplicacioacuten
Impagados Se solicita detalle de los clientes que han originados el impagado y el motivo del mismo Esta informacioacuten seraacute cotejada con el departamento del seguimiento de clientes y se evitara de esta forma el desfalco mediante la incorporacioacuten de cheques sin fondos que pretendan encubrir pagos reales efectuados por clientes extraiacutedos del banco Este tipo de fraudes surgen en ocasiones al no existir un buen seguimiento de clientes falta de conciliaciones bancarias y o por importes en principio no muy relevantes susceptibles de regularizaciones
GRACIAS
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