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BANCO CAJA SOCIAL 1 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE DEL BANCO CAJA SOCIAL OFICINA CHIPICHAPE CALI SACHA RAMOS CUADROS DIANA MARCELA OSORIO LUCUMI UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS SANTIAGO DE CALI 2015

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  • BANCO CAJA SOCIAL

    1

    PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE DEL

    BANCO CAJA SOCIAL OFICINA CHIPICHAPE CALI

    SACHA RAMOS CUADROS

    DIANA MARCELA OSORIO LUCUMI

    UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

    FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS

    PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

    SANTIAGO DE CALI

    2015

  • BANCO CAJA SOCIAL

    2

    PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE DEL

    BANCO CAJA SOCIAL OFICINA CHIPICHAPE CALI

    SACHA RAMOS CUADROS

    DIANA MARCELA OSORIO LUCUMI

    Trabajo de grado presentado para optar al título de Profesional en Administración de

    Negocios

    Asesora

    LUZ MARINA LONDOÑO

    UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

    FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS

    PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

    SANTIAGO DE CALI

    2015

  • BANCO CAJA SOCIAL

    3

    DEDICATORIA

    A mi esposo e hija por su apoyo incondicional

    Durante todos estos años de estudio,

    Por compartir y ser parte de este sueño.

    SACHA RAMOS CUADROS

    A mi mama y mis padrinos porque son mi motor de vida,

    Mi novio que me ha brindado su apoyo incondicional,

    Son los que me impulsan a ser mejor persona cada día de mi vida,

    Y que hoy forman parte de este sueño y gran triunfo profesional.

    DIANA MARCELA OSORIO LUCUMI

  • BANCO CAJA SOCIAL

    4

    AGRADECIMIENTOS

    Agradezco a mi familia por apoyar este sueño de lograr ser una profesional, a Dios por

    guiarme siempre y guardar mis pasos, a mi Jefe directa y compañeros de trabajo por

    ayudarme con toda la información necesaria para lograr desarrollar la investigación como

    para conocer su opinión como clientes internos de la organización, a la profesora Luz Marina

    Londoño por su apoyo y tutoría durante todo este proceso.

    SACHA RAMOS CUADROS

    Quiero expresar en primera instancia mi agradecimiento a Dios, porque sin su mano

    bondadosa nada sucede, me dio la oportunidad de la vida y durante mis 24 años me ha

    brindado salud, una familia excepcional e incondicional y oportunidades que me han

    bridando un gran crecimiento personal, laboral y en este momento mi gran logro profesional.

    A mi madre por su apoyo y guía durante toda mi vida, porque el amor de madre

    independiente de los altibajos es “único e inigualable”.

    A mis padrinos, Antonio Giraldo y Mercedes Montes que han sido padres y ejemplo en mi

    vida; gracias a su ayuda tuve el gran privilegio de estudiar mi carrera profesional en una

    universidad de alta calidad.

    A mi tía que siempre se ha caracterizado por su nivel de atención frente a la evolución de mi

    carrera profesional, ya que su apoyo en toda mi carrera ha sido de vital importancia y ayuda

    para mi desempeño como estudiante.

    A mi Novio William Arias, que en tan poco tiempo su entrega, dedicación y ayuda han sido

    de vital importancia para la culminación de mi carrera.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    5

    Y por último, a la universidad por brindarme la oportunidad de iniciar y culminar mi carrera,

    siempre caracterizándose por la integralidad y calidad en mi formación profesional.

    DIANA MARCELA OSORIO LUCUMI

  • BANCO CAJA SOCIAL

    6

    TABLA DE CONTENIDO

    1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 7

    2. JUSTIFICACIÓN Y PERTINENCIA ............................................................................................ 8

    3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................................... 11

    4. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................................. 122

    5. OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 14

    5.1 OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................... 14

    5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................. 14

    6. METODOLOGIA ............................................................................................................................. 15

    6.1 TIPO DE ESTUDIO ............................................................................................................... 15

    6.2 METODO ............................................................................................................................... 15

    6.3 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION ................................ 15

    6.4 ACTIVIDADES DE LA INVESTIGACION ......................................................................... 16

    7. MARCO DE REFERENCIA ............................................................................................................ 18

    7.1 DESCRIPCION DE LA UNIDAD DE ANALISIS ................................................................ 18

    7.1.1 Banco caja social ................................................................................................................. 18

    7.2 MARCO CONCEPTUAL....................................................................................................... 21

    7.3 MARCO TEORICO ................................................................................................................ 23

    8. DESARROLLO DE LA INVESTIGACION ................................................................................... 26

    8.1 MATRIZ DOFA ..................................................................................................................... 26

    8.2 ENCUESTAS ......................................................................................................................... 34

    8.2.1 Resultado encuesta colaboradores: ...................................................................................... 35

    8.2.2 Resultado encuesta clientes: ................................................................................................ 40

    8.3 BALANCE SCORE CARD BANCO CAJA SOCIAL .......................................................... 46

    9. PLAN DE ACCIÓN ..................................................................................................................... 48

    10. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 52

    11. RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 56

    12. BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................... 58

    13. ANEXOS .............................................................................................................................. 6060

    13.1 ANEXO Nº 1 FORMATO DE ENCUESTA PARA LOS COLABORADORES ............ 6060

    13.2 ANEXO Nº 2 FORMATO DE ENCUESTA PARA LOS CLIENTES ................................ 63

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    1. INTRODUCCIÓN

    Con el siguiente trabajo se quiere dar a conocer una propuesta de mejoramiento para el área

    de servicio al cliente del Banco Caja Social, enfocado en la oficina chipichape de la ciudad

    de Cali, para lograr brindar un eficiente y rápido servicio, de la mano con la calidad y eficacia

    que cada tramite así lo requiera.

    No se puede dejar de lado que el motor de toda organización son sus clientes y sus

    colaboradores, ya que son la base de crecimiento y proyección hacia un futuro, por esto se

    debe suplir y atender las solicitudes de los mismos con procesos que brinden una respuesta

    positiva y oportuna.

    Por lo anterior, se quiere comprobar que tan importante es tener satisfecho al colaborador

    para la afectación positiva o negativa de su rendimiento en sus funciones a cargo y que índice

    de satisfacción manifiestan los clientes con el servicio brindado por la entidad pues el banco

    Caja Social en su trayectoria por más de 100 años ha logrado posicionarse en el mercado

    como uno de los bancos más estables y preferido por el sector popular, buscando impulsar su

    calidad de vida, por esto es tan importante que para cumplir su misión y visión este a la

    vanguardia en tecnología para lograr sus objetivos estratégicos e ir mejorando cada día el

    servicio que se le ofrece al cliente y las herramientas brindadas a los colaboradores para el

    desempeño de sus labores cotidianas.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    8

    2. JUSTIFICACIÓN Y PERTINENCIA

    Hoy en día las entidades financieras tienen a disposición de sus clientes los mismos

    productos y servicios, pero no todas las entidades financieras atienden a sus clientes de la

    misma forma. El banco caja social es una entidad que se preocupa por la satisfacción de sus

    clientes tratando siempre de diferenciarse en la forma como atiende y en su cercanía con el

    cliente forjando una relación de amistad; pero ¿Que tan verídica es la satisfacción que se les

    esta proporcionado a los clientes? ¿Los procesos que se llevan internamente y su tecnología

    están aportando a que el servicio al cliente sea excelente?

    Lo que se busca con esta investigación es realizar una propuesta de mejoramiento logrando

    concientizar a la entidad acerca de la importancia de brindar un eficiente y oportuno servicio

    al cliente.

    En la actualidad, toda entidad financiera debe tener un aspecto diferenciador ante la

    competencia, en este caso el Banco Caja Social debe enfocarse no solo en ser altamente

    competitivo por sus portafolio de servicios y/o productos sino por la excelencia y calidad en

    el servicio prestado a los consumidores, logrando con esto la obtención de nuevos clientes y

    la retención y fidelización de los ya existentes.

    Toda organización debe tener presente que su crecimiento y durabilidad en el tiempo está

    basada en sus clientes y que ante cualquier situación que se presente con ellos se debe tener

    actitud positiva, mente solucionadora de conflictos, aptitud para atender de manera cordial y

    ágil a todo tipo de cliente; desde el más calmado, receptivo, paciente hasta el más conflictivo

    y con reacción a la defensiva en el momento de su atención, ya que si un cliente percibe una

    respuesta oportuna para su requerimiento, siente que es importante para la entidad, que su

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    opinión pero también sus dudas son tomadas en cuenta para el mejoramiento del servicio, lo

    que conlleva a un excelente beneficio de conservación y fidelización de clientes habituales,

    esto es más conocido como la situación “ganar-ganar”, que para todos los casos es la mejor

    alternativa para el crecimiento económico y competitivo de toda entidad financiera, pues no

    hay mejor satisfacción para un cliente que tener la emoción que recibió un ágil y excelente

    servicio.

    Esta implementación del plan de mejoramiento se sugiere para que la entidad tome

    conciencia de las fallas que se están presentando que obstaculizan brindar un óptimo servicio

    al cliente, falencias que tienen solución y que con su mejoramiento se lograra brindar un

    mejor servicio, logrando con esto credibilidad y factor diferenciador a nivel nacional, sin

    dejar de lado que todo consumidor de productos financieros siempre desea que su banco

    prometa menos y de mas todos los días logrando sentirse a gusto, conformes y tranquilos con

    el Banco Caja Social, que tiene como lema “ más banco, más amigo”, factor diferenciador de

    la competencia ya que se demuestra que la entidad siempre quiere ser amiga, la mano ayuda a

    sus clientes.

    La propuesta de mejoramiento va dirigida al Banco Caja Social donde sus beneficiarios

    serian la entidad, sus colaboradores y clientes, donde se busca incentivar el mejoramiento a

    las falencias que se presenta en la oficina chipichape en el momento de atención y contacto

    con los clientes.

    La entidad se beneficia porque conservara a sus clientes, logrando su preferencia con el

    banco, los colaboradores sentirán mayor respaldo y seguridad al desempeñar sus labores pues

    contaran con herramientas agiles para prestar un mejor servicio y los clientes van a tener

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    respuesta oportuna a todas las necesidades y requerimientos financieros que presenten y

    vivirán realmente los atributos de marca de su “Banco Amigo”.

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

    ¿Cómo contribuir al mejoramiento del servicio del Banco Caja Social oficina chipichape

    partiendo de herramientas óptimas y agiles que conlleven a un mayor nivel de desempeño y

    eficiencia de los colaboradores y fidelización y percepción positiva por parte de los clientes?

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    4. DEFINICION DEL PROBLEMA

    Teniendo conocimiento de los procesos operativos que llevan a cabo otras entidades

    financieras, se puede evidenciar que esto es un factor determinante y diferenciador para

    prestar un buen servicio al cliente; Hoy en día las personas no les agrada esperar largos

    periodos de tiempo para su atención y respuesta a las solicitudes que presenten ante los

    bancos, aquí radica el factor clave para la conservación y obtención de clientes, ya que todas

    prestan en su mayoría los mismos productos y servicios, pero se diferencian en su atención,

    trato y el nivel de importancia que le conceden a los clientes.

    La inconformidad en cuanto al servicio por parte de los clientes de la oficina Chipichape,

    manifestando demoras en respuesta a tramites, poca agilidad en el momento de vinculación

    ya sea con un producto y/o servicio en la entidad, la falta de tecnología y modernización

    lleva a identificar un problema a nivel operativo y tecnológico que está afectando

    negativamente dos factores muy importantes como el servicio que se quiere prestar y la

    eficiencia y el desempeño de los colaboradores en sus labores diaria.

    La constante queja del servicio por parte de los clientes da como resultado el retiro y cierre de

    los productos y/o servicios que tiene vigentes con la entidad para trasladarse a otras entidades

    financieras donde prestan un servicio más personalizado, ágil y eficiente, lo que conlleva a

    pérdidas para la entidad, bajo índice de renovación de clientes y la abstención de nuevos

    clientes hacer uso de nuestro portafolio, ya que por inconformidad de un flujo de personas se

    genera mala atmosfera e imagen para futuros prospectos.

    la inconformidad por parte de los funcionarios hacia las herramientas que la entidad brinda

    para prestar servicio al cliente, pues carecen de agilidad y eficiencia para dar una oportuna

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    respuesta al cliente, lo que conlleva a la inconformidad por parte del cliente, pues así el

    funcionario desempeñe eficientemente su labor las herramientas brindadas para el desarrollo

    de las mismas carecen de calidad y modernización, trayendo consigo mismo el hecho de que

    ante el cliente no solo es un mal servicio por parte de la entidad sino que percibe al

    funcionario como ineficiente y con poca disposición o capacidad de ejercer sus funciones,

    cuando en realidad no es así, la raíz del problema radica en el bajo índice de modernización

    tecnológicas y áreas centralizadas solucionadoras de requerimientos y solicitudes.

    De lo anteriormente enunciado se identifican tres variables de problema en las cuales se debe

    enfocar darles una solución rápida y eficiente:

    Atención poco eficiente hacia los clientes:

    Falta de agilidad de las áreas encargadas para la solución de los requerimientos, quejas,

    reclamos por parte de los clientes.

    Falta de innovación tecnológica:

    Las plataformas tecnológicas que tiene el banco para el trámite de solicitudes son demasiado

    lentas y presentan constantes fallas, lo que no permite atender a los clientes con agilidad.

    Inconformidad manifestada por los colaboradores:

    La poca agilidad e innovación que presentan las herramientas de la entidad obstaculizan el

    rendimiento y el desempeño de los colaboradores en sus funciones diarias.

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    5. OBJETIVOS

    5.1 OBJETIVO GENERAL

    Realizar una propuesta de mejoramiento enfocada en el servicio al cliente del Banco Caja

    Social oficina Chipichape, orientado al buen uso de los recursos de la organización, a la

    eficiencia y agilidad de los trámites realizados con el fin de brindar un excelente, cálido y

    diferenciador servicio.

    5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

    Realizar un estudio diagnostico utilizando una matriz DOFA orientado a la

    identificación de aspectos relevantes y significativos en el “servicio al cliente del

    Banco Caja Social oficina chipichape.”

    Medir la percepción de los clientes y los colaboradores del servicio brindado por la

    oficina.

    Formular un plan de acción donde se contemplen estrategias eficientes y claras para

    el mejoramiento del servicio al cliente de la oficina chipichape del Banco Caja Social.

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    6. METODOLOGIA

    6.1 TIPO DE ESTUDIO

    El tipo de estudio que se utilizó en este trabajo de investigación, es de tipo descriptiva, ya que

    el servicio al cliente de una entidad financiera cuenta con una amplia red de información y

    estudios previos realizados por terceras personas; toda esta información se decide aplicar al

    BANCO CAJA SOCIAL-OFICINA CHIPICHAPE CALI, como un apoyo y herramienta

    para el fortalecimiento de la organización, mejora e innovación en tecnología y herramientas

    de apoyo para lograr brindar por parte de los colaboradores un servicio diferenciador, optimo,

    ágil y eficiente para que se fortalezca el vínculo, la fidelización y la recordación positiva de la

    entidad en los clientes.

    6.2 METODO

    Este proyecto esta enfatizado en el método de investigación inductivo y de campo, ya que se

    toman hechos verídicos que se clasifican y se estudian detalladamente en una organización

    por medio de observación, análisis y experimentación para lograr identificar las causas que

    inducen a que ocurra.

    6.3 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION

    Fuentes Primarias:

    Se llevaran a cabo encuestas a los colaboradores y clientes del Banco Caja Social

    segmentado en la oficina chipichape Cali.

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    Fuentes Secundarias:

    Información de diferentes libros, portales de entidades financieras reconocidas,

    trabajos de grado existentes que muestran herramientas y procesos de mejora

    dirigidos específicamente a la innovación en tecnología y el servicio al cliente.

    Estudios realizados que demuestran la importancia y el gran impacto del eficiente

    servicio al cliente por parte de una entidad financiera.

    Estudios realizados a los colaboradores de entidades financieras que demuestran el

    grado de satisfacción y/o inconformismo por las herramientas y plataformas brindadas

    para el desempeño diario de su trabajo.

    Asesoría y sugerencias de personas especializadas y capacitadas en el tema de

    servicio al cliente y en implementación en tecnología innovadora y diferenciadora.

    6.4 ACTIVIDADES DE LA INVESTIGACION

    Las diversas actividades que se llevaran a cabo en la investigación son:

    Análisis de factores internos y externos atreves de la MATRIZ DOFA.

    Encuestas a los colaboradores de la oficina chipichape Cali, para conocer su nivel de

    satisfacción como clientes internos con las herramientas y plataformas que la entidad

    les brinda para el desempeño de sus labores diarias.

    Encuestas a los clientes de la oficina chipichape Cali.

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    Análisis de los resultados de las encuestas realizadas.

    Realización del BALANCE SCORE CARD para plantear por medio de estrategias

    medibles y alcanzables la propuesta de mejoramiento del servicio al cliente.

    Realización de un plan de acción con el respectivo presupuesto para la propuesta de

    mejoramiento.

    Realización de recomendaciones y conclusiones.

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    7. MARCO DE REFERENCIA

    7.1 DESCRIPCION DE LA UNIDAD DE ANALISIS

    7.1.1 Banco caja social

    Banco Caja Social es una empresa de la Fundación Social que mediante su actividad bancaria busca

    contribuir en la superación de las causas estructurales de la pobreza en Colombia para promover

    una sociedad justa, solidaria, productiva y en paz, razón de ser de toda la Organización.

    Las empresas de la Fundación Social se consideran instrumentos de intervención social en sí mismas,

    que tienen como fundamento el compromiso y la adopción de una gestión socialmente responsable,

    inherente a su quehacer empresarial.

    Así, a partir del entendimiento propio de la institución, las empresas tienen un papel social (impacto

    social directo) que debe ser desarrollado desde el centro de su actividad y se remite al cumplimiento

    de unas funciones básicas que garantizan un mayor bienestar para la sociedad en su conjunto. Tales

    funciones no se dan en cuestiones externas o complementarias a su quehacer, sino en el ejercicio de

    su negocio. Éstas son:

    Producción de bienes y servicios para la satisfacción de necesidades estratégicas para el

    desarrollo de la sociedad y la inclusión de sectores populares que no son atendidos por la

    oferta tradicional.

    Generación de riqueza.

    Participación activa en la construcción y solución creativa de los principales problemas

    sociales, con una alta preocupación por el bien común.

    Es así como el Banco Caja Social se ha orientado, durante 100 años, a la provisión de servicios

    financieros para los segmentos de menores ingresos de la población colombiana, es decir, hacia el

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    mercado masivo con énfasis en la atención de sectores populares, microempresarios y pequeñas y

    medianas empresas, contribuyendo al desarrollo del país y al progreso económico y social de estas

    personas y sus familias.

    A través de su red atiende distintas necesidades financieras de la población: el Banco Caja Social se

    ha especializado en el diseño de soluciones financieras para los mercados populares, los

    microempresarios y las pequeñas empresas; por su parte, se ha enfocado en la atención de la

    mediana empresa, el sector inmobiliario y distintos segmentos del mercado de personas.

    Banco Caja Social tiene 4,8 millones de clientes totales y presencia en 63 ciudades con 263 oficinas,

    4 extensiones, 2 servicajas y un centro de pagos, más de 600 cajeros automáticos propios y más de

    3.000 Corresponsales Bancarios. Sus activos totales suman cerca de $10,2 billones. (Banco Caja

    Social, 2014)

    LOGO

    OBJETO SOCIAL

    A través de su red atiende distintas necesidades financieras de la población: el Banco Caja Social se

    ha especializado en el diseño de soluciones financieras para los mercados populares, los

    microempresarios y las pequeñas empresas; por su parte, se ha enfocado en la atención de la

    mediana empresa, el sector inmobiliario y distintos segmentos del mercado de personas.

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    MISION

    El banco caja social es una empresa dela fundación social que por medio de su actividad bancaria

    busca contribuir en la superación de las causas estructurales de la pobreza en Colombia para

    promover una sociedad justa, solidaria, productiva y en paz, razón de ser de toda la organización.

    VISION

    Impulsar la justicia y la prosperidad.

    INSPIRACION ETICA

    Una sociedad humana

    Igualitaria y justa

    Solidaria

    Autónoma y participativa

    Demócrata

    Pacifica

    Gestora del bien común

    Prospera

    VALORES

    La dignidad de la persona, la justicia, la libertad y la autonomía, el bien común, la solidaridad y la

    fraternidad y la paz personal y social.

    PRINCIPIOS

    La igualdad de oportunidades, la participación, el pluralismo, la tolerancia, la responsabilidad

    personal, la responsabilidad colectiva, la primacía de las personas sobre las instituciones sociales, la

    subsidiariedad, la prevalencia de la dignidad humana en la relación trabajo – capital, la función

    social de la propiedad y la eficiencia y la competitividad.(Reglamento interno de trabajo Banco Caja

    Social,1915).

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    7.2 MARCO CONCEPTUAL

    A) Clientes: Principal eslabón, que hace parte de ese gran trabajo que se realiza a nivel

    interno de la entidad, precisamente para solucionar todas las necesidades que a él se le

    presenten.

    B) Servicio al cliente: Cuando una persona forma parte de la entidad y tiene contacto

    con el cliente, todo lo que ella haga, él lo tomara como si la organización es la que

    habla. Es decir, si por algún motivo esa persona (empleado del Banco) tiene algún

    inconveniente y el cliente no queda satisfecho y peor aún se disgusta, en el momento

    que hable mal, o se queje, siempre hará hincapié en que el Banco es malo, que esa

    entidad no sirve, no habla del empleado sino de la organización como tal; por eso es

    tan importante que la atención que el asesor brinde al cliente sea excelente.

    Además está comprobado que el servicio, ocupa un lugar más arriba que el precio en

    el escalafón de prioridades de la organización.

    C) Excelencia: Una atención con calidad permite la entrada de nuevos clientes y

    mantiene la fidelidad de los mismos. Hay que sorprender al cliente, darle siempre eso

    extra que él espera, ayudarle a resolver sus necesidades oportunamente de la mejor

    manera, brindándole igualmente asesoría de primera, acerca de todo lo que necesite

    saber acerca del portafolio del Banco o de lo que necesite.

    D) Calidad: Porque es lo que mantiene fieles a los clientes en la organización; por esa

    razón el Banco actualmente invierte no solo en Tecnología para innovar en productos

  • BANCO CAJA SOCIAL

    22

    de su portafolio, sino también en recurso humano calificado, para responder mejor a

    las necesidades de sus clientes.

    E) PQR: peticiones, quejas, reclamos por parte de los clientes hacia la entidad.

    F) Colaboradores: Termino que hace referencia a todos los funcionarios que laboran en

    la entidad.

    G) Censo: hace referencia a la población total a la cual se investiga, en este caso se

    realizó un censo a los colaboradores de la oficina del Banco Caja Social

    CHIPICHAPE ya que en su totalidad se les realizo unas preguntas para conocer su

    percepción sobre aspectos relevantes en cuanto al servicio al cliente que se presta en

    la oficina.

    H) Muestreo probabilístico aleatorio: este tipo de muestro es cuantitativo, brinda la

    posibilidad de que toda la población o universo de la investigación pueda ser parte de

    la muestra, y no inclina o sesga la muestra.

  • BANCO CAJA SOCIAL

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    7.3 MARCO TEORICO

    En efecto vivimos en una época en la que, con frecuencia, la única diferencia que pueden percibir los

    clientes, en muchos productos y servicios, es la diferencia distintiva en la calidad de sus servicios.

    Esa diferencia (ese margen) se manifiesta como un sentimiento de amistad y profunda confianza

    hacia una organización o hacia sus productos y servicios. Esa es la ventaja comparativa. (Tschohl,

    Servicio al Cliente el Arma Secreta, 2011, pág. 3)

    Se entiende entonces que el brindar un excelente servicio al cliente y lograr ese vínculo

    permitirá desarrollar una fidelización que vaya más allá de los productos ofrecidos, pues

    como entidad financiera brinda los mismos productos que ofrecen las demás entidades por lo

    cual debe hacer algo diferente para que los clientes la prefieran.

    La capacitación del personal de ventas y del personal de apoyo que no ha recibido capacitación,

    incrementan la satisfacción y el nivel de lealtad de los clientes (y sus futuras compras). Si no poseen

    las habilidades necesarias para el servicio al cliente los empleados pueden provocar la pérdida de

    clientes y que se pierdan los millones de dólares que se invierten en publicidad. Los esfuerzos de

    marketing atraen a los clientes pero un mal servicio provoca de forma automática que se pierdan

    como clientes y que compren a algún competidor.

    Los empleados que ha sido debidamente capacitado en las habilidades específicas propias del

    servicio al cliente son más productivos, tanto en términos de la relación tiempo-productividad como

    de los resultados logrados en cada transacción. (Tschohl, Servicio al Cliente el Arma Secreta, 2011,

    pág. 347)

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    El banco caja social busca tener una ventaja comparativa y diferenciadora de su competencia

    a través de hacer vivir en sus colaboradores y a partir de estos en sus clientes los atributos de

    marca que son: buen comunicador, amigo, claro, transparente y veraz, fácil y simple; esto con

    el fin de lograr una empatía que logre que los clientes tengan la mejor experiencia a través de

    cualquier trámite que realicen en el banco y esta perdure en el tiempo así como su preferencia

    por el banco caja social.

    El plan de mejoramiento del servicio al cliente del Banco Caja Social oficina chipichape, se

    enfoca en tres puntos muy importantes: cliente interno (colaboradores), cliente externo

    (clientes) y tecnología.

    Se enfatiza en los puntos anteriores ya que su impacto pueden asegurar el éxito pero también

    el fracaso de todos los productos y servicios que la entidad ofrece, siempre se debe tener en

    cuenta que todo tipo de experiencia vivida por los colaboradores y los clientes inciden en el

    comportamiento y la imagen reflejada de la organización, por ello siempre se deben tener

    planes, procedimientos, herramientas que suplan sus necesidades y exigencias básicas de la

    mano con tecnología eficiente y de alta calidad.

    Los diversos componentes de este modelo son:

    Primero: Tener en cuenta las necesidades de los clientes, ya que por este medio se busca

    identificar las expectativas, preferencias y la imagen que perciben de la entidad obteniendo

    como resultado una visión más clara de que es lo que realmente busca y/o espera los clientes,

    para así mismo lograr suplir esas expectativas y que se sientan satisfechos con el banco, para

    obtener como resultado final su fidelización y la obtención de nuevos y potenciales clientes.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    25

    Segundo: tener presente el nivel de satisfacción de los colaboradores con los procedimientos

    y herramientas brindadas por la entidad para el desempeño de sus labores diarias, este es un

    punto muy importante ya que nos permite identificar la percepción principalmente en cuanto

    a tecnología para la optimización del servicio brindado, en este aspecto se puede identificar

    claramente las falencias y/o oportunidades de mejora de una organización ya que

    directamente los colaboradores son los que identifican objetivamente que falla para prestar

    un óptimo servicio al cliente, pero también que se está mejorando para no repercutir en el

    error.

    Tercero: enfatizar que la plataforma tecnológica incide altamente en el servicio al cliente y en

    la percepción que el mismo se pueda llevar de la entidad, por lo anterior se debe velar por la

    adquisición de tecnología innovadora y eficiente que optimicen el desempeño y el excelente

    rendimiento de los colaboradores que da como resultado agilidad y eficiencia en la

    tramitología y respuesta de PQR por parte de los clientes.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    26

    8. DESARROLLO DE LA INVESTIGACION

    8.1 MATRIZ DOFA

    Se realizó la matriz DOFA para poder identificar cuáles son los factores interno y externos

    que están afectando el servicio al cliente ya sea positivamente o negativamente.

    DEBILIDADES:

    1. Plataforma tecnológica que no soporta las operaciones lo cual impide agilidad en los

    procesos, principalmente asesoría comercial, gerencia y asesoría de servicios.

    2. Demora en respuesta de requerimientos por parte de las áreas solucionadoras.

    3. Demasiada carga operativa para el área comercial lo que impide agilidad y

    consecución de nuevos clientes.

    4. Deficientes estrategias de fidelización de los clientes antiguos.

    5. Demora en el trámite de desembolso de créditos hipotecarios.

    6. Pocos cajeros lo cual es un tema que evalúan los clientes en el momento de decisión

    de vinculación con la entidad.

    7. Las reclamaciones sin pronta solución pasan a instancias superiores como lo es la

    superintendencia financiera lo cual genera más complejidad para la solución del

    mismo y también la sensación del cliente de que el banco no está siendo oportuno con

    su solicitud.

    8. Falta de cultura donde los colaboradores se apersonen de cada caso.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    27

    9. Demora en la entrega de información sobre los productos que manejan los clientes

    (extractos).

    AMENAZAS:

    1. Tasas de interés de créditos de libre inversión, microcrédito e hipotecario más bajas.

    2. Mayor índice de oficinas de otras entidades financieras en la ciudad.

    3. Mayor agilidad en procesos operativos de otros bancos lo que conlleva a la no

    vinculación con nuestra entidad.

    4. Entrada de nuevos bancos al mercado con mejores estrategias y mayor eficiencia y

    agilidad en las operaciones para los clientes.

    5. Aumento del índice de desempleo y del trabajo informal.

    OPORTUNIDADES:

    1. Segmento de clientes no atendidos por la competencia (por nivel de ingresos, tipo de

    trabajo o contrato y sector donde reside) pueden ser atendidos por el banco esto sujeto

    a política de riesgo.

    2. Ampliar la red de oficinas de la ciudad para tener una mayor capacidad de atención al

    cliente.

    3. Aprovechar los grandes beneficios brindados por el gobierno para compra de

    vivienda.

    4. Aprovechar los avances tecnológicos y el fácil acceso al internet para así seguir

    promoviendo servicios y transacciones de forma ágil, eficiente y oportuna.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    28

    5. Aprovechamiento del conocimiento que se tiene de los productos y servicios de la

    competencia para mejor los nuestros.

    6. Amplia red de mensajerías que inician contratos con las entidades financieras para dar

    manejo personalizado, exclusivo y ágil de la correspondencia.

    FORTALEZAS:

    1. Fuerte posicionamiento en el mercado popular.

    2. Atiende perfil de clientes que otros banco no atienden.

    3. El banco por medio de sus colaboradores busca crear siempre una empatía y cercanía

    con sus clientes.

    4. El banco hace parte de la fundación social, lo cual le permite a través de sus otras

    empresas ofrecer al cliente otras opciones en cuanto a productos y beneficios

    financieros.

    5. El banco por medio de sus canales electrónicos (portal de internet, línea amiga, cajas

    multifuncionales, cajeros automáticos) busca facilitarle a cada cliente el acceso a la

    información y a transacciones.

    6. el banco pone a disposición su red de oficinas a todos sus clientes para realizar un sin

    número de procesos sin importar en qué oficina fue su vinculación inicial.

    7. Capacita constantemente a sus colaboradores en diferentes aspectos (comerciales,

    operativos, personales) buscando una mejor productividad y desempeño, como

    también que haya un balance en lo personal y laboral.

    8. Requerimientos mínimos para la apertura de una cuenta de ahorros con la entidad.

    MATRIZ DOFA

  • BANCO CAJA SOCIAL

    29

    OBJETIVO

    Realizar un estudio diagnostico utilizando

    una matriz DOFA orientado a la

    identificación de aspectos relevantes

    dentro de problema “servicio al cliente del

    banco caja social.”

    DEBILIDADES

    D1 Plataforma tecnológica que no soporta las operaciones lo cual impide

    agilidad en los procesos, principalmente

    asesoría comercial, gerencia y asesoría de servicios.

    D2 Demora en respuesta de

    requerimientos por parte de las áreas solucionadoras.

    D3 Demasiada carga operativa para el

    área comercial lo que impide agilidad y consecución de nuevos clientes.

    D4 Deficientes estrategias de

    fidelización de los clientes antiguos. D5 Demora en el trámite de desembolso

    de créditos hipotecarios.

    D6 Pocos cajeros lo cual es un tema que evalúan los clientes en el momento de

    decisión de vinculación con la entidad.

    D7 Las reclamaciones sin pronta solución pasan a instancias superiores

    como lo es la superintendencia

    financiera lo cual genera más

    complejidad para la solución del mismo

    y también la sensación del cliente de

    que el banco no está siendo oportuno con su solicitud.

    D8 Falta de cultura donde los

    colaboradores se apersonen de cada caso.

    D9 Demora en la entrega de

    información sobre los productos que manejan los clientes (extractos).

    FORTALEZAS

    F1 Fuerte posicionamiento en el mercado popular.

    F2 Atiende perfil de clientes que otros

    banco no atienden. F3 El banco por medio de sus

    colaboradores busca crear siempre una

    empatía y cercanía con sus clientes. F4 El banco hace parte de la fundación

    social, lo cual le permite a través de sus

    otras empresas ofrecer al cliente otras opciones en cuanto a productos y

    beneficios financieros.

    F5 El banco por medio de sus canales electrónicos (portal de internet, línea

    amiga, cajas multifuncionales, cajeros

    automáticos) busca facilitarle a cada cliente el acceso a la información y a

    transacciones.

    F6 El banco pone a disposición su red de oficinas a todos sus clientes para realizar

    un sin número de procesos sin importar

    en qué oficina fue su vinculación inicial.

    F7 Capacita constantemente a sus

    colaboradores en diferentes aspectos

    (comerciales, operativos, personales) buscando una mejor productividad y

    desempeño, como también que haya un

    balance en lo personal y laboral. F8 Requerimientos mínimos para la

    apertura de una cuenta de ahorros con la

    entidad.

    OPORTUNIDADES

    O1 Segmento de clientes no

    atendidos por la competencia (por

    nivel de ingresos, tipo de trabajo o

    contrato y sector donde reside)

    pueden ser atendidos por el banco

    esto sujeto a política de riesgo.

    O2 Ampliar la red de oficinas de la

    ciudad para tener una mayor

    capacidad de atención al cliente.

    O3 Aprovechar los grandes

    beneficios brindados por el gobierno

    para compra de vivienda.

    O4Aprovechar los avances

    tecnológicos y el fácil acceso al

    internet para así seguir promoviendo

    servicios y transacciones de forma

    ágil, eficiente y oportuna.

    O5Aprovechamiento del

    conocimiento que se tiene de los

    productos y servicios de la

    competencia para mejor los nuestros.

    O6 Amplia red de mensajerías que

    inician contratos con las entidades

    financieras para dar manejo

    personalizado, exclusivo y ágil de la

    correspondencia.

    ESTRATEGIAS DO

    D1-D2-D3-D5/O4

    Implementar un cambio en la

    plataforma tecnológica

    caracterizándose por su agilidad y

    eficiencia.

    D7-D6/O2

    Apertura estratégica de nueva red

    de oficinas en la ciudad para

    ofrecer un mejor servicio al cliente.

    D4/O1-O5 Brindar productos y/o servicios de

    calidad y rentables para los clientes,

    logrando con esto su fidelización.

    D2-D5-D7-D9/O6

    Establecer convenio exclusivo con

    red de mensajería para que los

    documentos lleguen oportunamente

    a su destino.

    D3-D4-D8/O1-O3-O5

    Realizar toma de sectores para

    adquirir nuevos clientes,

    apersonándose de que cada

    producto y servicio que adquieran

    con la entidad sea eficiente y de

    calidad.

    ESTRATEGIAS FO

    F1-F2-F4/O1-O3-05

    Promocionar en los sectores

    populares (estratos 1-2-3: nuestro

    segmento principal) todo los

    productos y servicios de la entidad,

    enfatizándose en sus ventajas y

    beneficios.

    F5/O2-O4

    Incentivar al uso de canales

    electrónicos para optimizar de forma

    segura y ágil los procesos sin

    necesidad de saturar las oficinas.

    F3-F7/O1-O5

    Capacitar a los colaboradores para

    un excelente conocimiento en los

    productos y servicios de la entidad

    de la mano con una excelente

    cultura organizacional y los

    atributos de marca.

    F6/O2-O6

    Aprovechar la red de oficinas que

    tiene la entidad en la ciudad para

    brindar un ágil y oportuno servicio

    al cliente, sea o no su oficina sede.

    F8/O5

    Promocionar de manera masiva la

    asequibilidad y el bajo costo de la

    apertura de una cuenta de ahorros,

    siempre resaltando los grandes

    beneficios y ventajas que ofrece.

    AMENAZAS ESTRATEGIAS DA ESTRATEGIAS FA

  • BANCO CAJA SOCIAL

    30

    (Fuente: información y elaboración propia, 2015)

    A1 Tasas de interés de créditos de

    libre inversión, microcrédito e

    hipotecario más bajas.

    A2Mayor índice de oficinas de otras

    entidades financieras en la ciudad.

    A3Mayor agilidad en procesos

    operativos de otros bancos lo que

    conlleva a la no vinculación con

    nuestra entidad.

    A4 Entrada de nuevos bancos al

    mercado con mejores estrategias y

    mayor eficiencia y agilidad en las

    operaciones para los clientes.

    A5Aumento del índice de desempleo

    y del trabajo informal.

    D1-D2-D7-D8-D9 / A3

    Migración a nuevos canales

    electrónicos de operaciones y/o

    transacciones, como también

    capacitación sobre el tema a los

    clientes de forma que se pueda

    acceder fácilmente a nuevas formas

    de interactuar con su entidad

    financiera y esto permita mejorar

    los tiempos de respuesta.

    D3-D5 /A3

    Creación de cargo en cada oficina

    que se encargue de los trámites

    operativos del área comercial de

    forma que el foco del área

    comercial sea la consecución de

    nuevos clientes y fidelización de

    los antiguos que conlleva al

    crecimiento de cada unidad de

    negocio.

    D4 /A1

    Competir con las tasas que maneja

    la competencia para lograr fidelizar

    a los clientes y que no se vayan

    solo por 2 o 3 de tasa de interés.

    D6/A2

    Apertura de nuevos cajeros y

    oficinas de la entidad de forma que

    los clientes tengan mayor acceso a

    los servicios.

    F1-F2/A1-A5

    Crear campañas publicitarias por

    medio de las cuales el público

    conozca que se le puede atender aun

    si no tiene trabajo formal o sus

    ingresos no superan el salario

    mínimo, de esta forma la tasa de

    interés pasa a un segundo plano ya

    que lo importante en este caso es

    que se pues atender a este segmento

    y la tasa debe ser más alta para

    mitigar el riesgo de pérdidas.

    F4-F5-F6 /A4-A2

    Impulsar la venta de productos

    cruzados que permita brindar un

    portafolio integral de productos y

    servicios, poniendo a disposición los

    diferentes canales que ofrece la

    entidad y poder mitigar el impacto

    de la competencia existente o nueva.

    F3-F7-F8/A3

    Enfocarse en la diferenciación

    atreves del cumplimiento de sus

    atributos de marca que le permitan

    mejorar su servicio, esto atreves de

    clínicas de venta, evaluación de

    protocolos y trabajo en equipo que

    permita retroalimentación continua.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    31

    CUADRO DE RESULTADOS

    DO EXPLICACIÓN

    1. D1-D2-D3-D5/O4 2. D7-D6/O2 3. D4/O1-O5 4. D2-D5-D7-D9/O6 5. D3-D4-D8/O1-O3-O5

    La falta de una plataforma tecnológica eficiente y la

    poca red de oficinas con las que cuenta hasta el

    momento la entidad conllevan a que los procesos sean

    lentos y de la mano a ello el cliente tiene pocas opciones

    de oficinas en la ciudad por lo cual en ocasiones tiene

    preferencia por la competencia.se debe reforzar la toma

    de sectores para la obtención de nuevos clientes y la

    fidelización de los clientes antiguos.

    ESTRATEGIA APLICACIÓN 1. Implementar un cambio en la plataforma

    tecnológica caracterizándose por su agilidad y

    eficiencia.

    2. Apertura estratégica de nueva red de oficinas en la ciudad para ofrecer un mejor servicio al

    cliente.

    3. Brindar productos y/o servicios de calidad y rentables para los clientes, logrando con esto

    su fidelización.

    4. Establecer convenio exclusivo con red de mensajería para que los documentos lleguen

    oportunamente a su destino.

    5. Realizar toma de sectores para adquirir nuevos clientes, apersonándose de que cada producto

    y servicio que adquieran con la entidad sea

    eficiente y de calidad.

    Se debe implementar un cambio en la plataforma

    tecnológica de la entidad buscando un nuevo proveedor

    que garantice la efectividad, la calidad y la eficiencia del

    mismo para así brindar un óptimo servicio al cliente, que

    sea la característica principal que diferencie a la entidad de la competencia.

    Realizar tomas en sectores donde la entidad

    principalmente se dirige para obtener nuevos clientes y

    si se presentan clientes ya vinculados se fidelicen más

    con su “banco amigo”, para así no perder mercados

    objetivos que la competencia puede estar prospectando y

    vinculando.

    Consolidar el envío y la recepción de documentos con

    una empresa ágil que se caracterice por la entrega

    oportuna y segura de la correspondencia de todas las áreas de la entidad.

    Se debe estudiar la apertura estratégica de una nueva red

    de oficinas en la ciudad para así abarcar con mayor

    impacto el mercado financiero.

    FO EXPLICACIÓN 1. F1-F2-F4/O1-O3-05 2. F5/O2-O4 3. F3-F7/O1-O5 4. F6/O2-O6 5. F8/O5

    Aprovechar el segmento principal en el que se enfoca la

    entidad para posicionarse con los productos y servicios

    que se ofrecen, siempre sobresaltando los grandes

    beneficios y ventajas que nos caracteriza y dando a

    conocer que nuestro servicio al cliente y el alto sentido

    de conocimiento, de pertenencia y de cultura de los

    colaboradores es nuestra gran muestra de diferencia

    frente a las otras entidades, pues es único, eficiente y de

    calidad.

    ESTRATEGIA APLICACIÓN 1. Promocionar en los sectores populares

    (estratos 1-2-3: nuestro segmento principal)

    todo los productos y servicios de la entidad,

    enfatizándose en sus ventajas y beneficios.

    2. Incentivar al uso de canales electrónicos para optimizar de forma segura y ágil los procesos

    sin necesidad de saturar las oficinas.

    3. Capacitar a los colaboradores para un excelente conocimiento en los productos y

    servicios de la entidad de la mano con una

    excelente cultura organizacional y los

    atributos de marca.

    Promocionar campañas pedagógicas para el efectivo, adecuado y oportuno uso de los canales electrónicos.

    Implementar capacitaciones prácticas e innovadoras para

    los colaboradores que impacten de manera efectiva su conocimiento frente a la entidad.

    Realizar campañas de publicidad tanto en las oficinas

    como en toma de sectores para posicionar los productos y servicios de la entidad.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    32

    4. Aprovechar la red de oficinas que tiene la entidad en la ciudad para brindar un ágil y

    oportuno servicio al cliente, sea o no su

    oficina sede.

    5. Promocionar de manera masiva la asequibilidad y el bajo costo de la apertura de

    una cuenta de ahorros, siempre resaltando los

    grandes beneficios y ventajas que ofrece.

    DA EXPLICACIÓN

    1. D1-D2-D7-D8-D9 / A3 2. D3-D5 /A3 3. D4 /A1 4. D6/A2

    La falta de una estrategia de marketing que logre

    impactar y fidelizar a los usuarios y/o clientes de la

    entidad, trae como consecuencia el inconformismo de

    algunos y por esto la multiplicación de esta mala

    experiencia por medio del “voz a voz” lo que nos da como resultado:

    Los que no conocen la entidad, ni se tomen la molestia de hacerlo porque han escuchado de

    malas experiencias de terceras personas.

    Los que han vivido una mala experiencia o sientan que a la entidad le falta algo para

    sentirse 100% a gusto, están buscando poco a

    poco otra entidad financiera que supla esta

    falencia.

    Las personas que están iniciando su trámite de vinculación con la entidad tiene dos

    alternativas, una es darse la oportunidad de

    conocernos o estar prevenido ante la misma.

    Y esto es lo que no queremos con nuestros clientes, ya

    que nuestro fin es fidelizarlos con experiencias,

    productos y servicios que impacten de manera positiva

    su vida y genere un alto índice de recordación.

    ESTRATEGIA APLICACIÓN 1. Migración a nuevos canales electrónicos de

    operaciones y/o transacciones, como también

    capacitación sobre el tema a los clientes de

    forma que se pueda acceder fácilmente a

    nuevas formas de interactuar con su entidad

    financiera y esto permita mejorar los tiempos

    de respuesta.

    2. Creación de cargo en cada oficina que se encargue de los trámites operativos del área

    comercial de forma que el foco del área

    comercial sea la consecución de nuevos

    clientes y fidelización de los antiguos que

    conlleva al crecimiento de cada unidad de

    negocio.

    3. Competir con las tasas que maneja la competencia para lograr fidelizar a los clientes

    y que no se vayan solo por 2 o 3 de tasa de

    interés.

    4. Apertura de nuevos cajeros y oficinas de la entidad de forma que los clientes tengan

    mayor acceso a los servicios.

    Capacitar a los clientes de manera eficiente para el buen y efectivo uso de canales electrónicos.

    Lanzar campañas de retención y obtención de clientes,

    que se enfoquen principalmente en una tasa de interés altamente competitiva.

    Proponer la apertura de cajeros automáticos para el fácil

    y asequible acceso a los servicios brindados por la entidad.

    Estudiar la apertura de oficina con ubicación estratégica

    para llegar a nuevo nicho de mercado.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    33

    FA EXPLICACIÓN

    1. F1-F2/A1-A5 2. F4-F5-F6 /A4-A2 3. F3-F7-F8/A3

    Apalancarse en las grandes ventajas que se tiene como

    entidad financiera, ya que se tiene mayor afluencia de

    público que por su nivel de ingresos no son aceptados

    en otras entidades, que la entidad se caracteriza por tener

    un amplio y excelente portafolio de productos y

    servicios que buscan la integralidad del cliente y el gran

    protocolo de atención al cliente que se caracteriza por

    ser claro, coherente, transparente y veraz.

    ESTRATEGIA APLICACIÓN 1. Crear campañas publicitarias por medio de las

    cuales el público conozca que se le puede

    atender aun si no tiene trabajo formal o sus

    ingresos no superan el salario mínimo, de esta

    forma la tasa de interés pasa a un segundo

    plano ya que lo importante en este caso es que

    se pues atender a este segmento y la tasa debe

    ser más alta para mitigar el riesgo de pérdidas.

    2. Impulsar la venta de productos cruzados que permita brindar un portafolio integral de

    productos y servicios, poniendo a disposición

    los diferentes canales que ofrece la entidad y

    poder mitigar el impacto de la competencia

    existente o nueva.

    3. Enfocarse en la diferenciación a través del cumplimiento de sus atributos de marca que

    le permitan mejorar su servicio, esto atreves

    de clínicas de venta, evaluación de protocolos

    y trabajo en equipo que permita

    retroalimentación continua.

    Realizar campañas para dar a conocer el excelente formalismo, respeto y eficiencia en el servicio al cliente.

    Fomentar en los clientes la integralidad de los productos y servicios de la entidad.

    (Fuente: información y elaboración propia, 2015)

  • BANCO CAJA SOCIAL

    34

    8.2 ENCUESTAS

    Se realizó una encuesta, donde se tomó una muestra representativa para los clientes, con el

    fin de conocer la percepción y opinión que tienen estos respecto a algunos factores que son

    determinantes a la hora de prestar el servicio al cliente en el Banco Caja Social.

    Por medio de un muestreo probabilístico aleatorio con un nivel de confianza del 80% y un

    margen de error del 5%, se toma un universo de personas que representan la meta mensual de

    la unidad de negocios en cuanto a productos (401) permitiendo realizar la encuesta tanto a

    clientes nuevos como también a clientes antiguos cada uno con una o más vinculaciones con

    diferentes productos en el banco.

    La siguiente fórmula se utilizó para determinar el tamaño de la muestra del número de

    encuestas a realizar:

    Para los empleados se realizó un censo para el total de los empleados que están de planta y

    que transitoriamente desempeñan su cargo en la oficina.

    VALORES DE k MÁS UTILIZADOS

    k 1,15 1,28 1,44 1,65 1,96 2 2,58

    Nivel de Confianza 75% 80% 85% 90% 95% 95,5% 99%

    k = 164,2496

    N = 1,4096

    p =

    q =

    e =

    FISCHER, Laura, NAVARRO Alma, Introducción a la Investigación de Mercados , Ed. Mc Graw Hi l l , 2ª Ed., México, 1990.

    Número de

    Encuestados

    0,5

    0,5

    5%

    1,28n = =

    Tomado de

    FISCHER, Laura, Mercadotecnia , Ed. Mc Graw Hi l l , 2ª Ed., México, 1993

    117401

  • BANCO CAJA SOCIAL

    35

    8.2.1 Resultado encuesta colaboradores:

    1. Como empleado de la organización considera que el tiempo de respuesta a las solicitudes

    es un factor determinante para la satisfacción de los clientes?

    Siempre

    Casi siempre

    Algunas veces

    Nunca

    Por medio de esta pregunta se pudo evidenciar que el 70% de los empleados considera que el

    tiempo de respuesta en las solicitudes y requerimientos siempre es un factor determinante

    para la satisfacción de cliente, un 23,3% considera que casi siempre y solo un 6.7% algunas

    veces; por lo cual se puede concluir que este ítem es relevante para la investigación y

    propuesta a realizar.

    2. Considera que las falencias tecnológicas afectan directamente su productividad?

    70,0%

    23,3%

    6,7% 0,0%

    PORCENTAJE

    Siempre

    Casi siempre

    Algunas Veces

    Nunca

  • BANCO CAJA SOCIAL

    36

    Siempre

    Casi siempre

    Algunas veces

    Nunca

    Se encontró que el 60% de los colaboradores encuestados considera que las falencias

    tecnológicas siempre afectan la productividad, el 30% considera que casi siempre, y el 10%

    algunas veces. La afectación dela productividad es sumamente importante ya que lo busca

    siempre una organización es que sus empleados sea productivos pero si no se les está

    brindando el soporte tecnológico adecuado o de alta calidad para asegurar su buena gestión

    no se están maximizando los resultados.

    3. Considera que los procesos operativos que debe realizar el área comercial disminuyen la

    eficiencia en la consecución de nuevos clientes?

    Siempre

    Casi siempre

    60,0%

    30,0%

    10,0%

    0,0%

    PORCENTAJE

    Siempre

    Casi siempre

    Algunas Veces

    Nunca

  • BANCO CAJA SOCIAL

    37

    Algunas veces

    Nunca

    se evidencia que el 40% de los colaboradores encuestados encuentra que la carga operativa

    que tienen limita su eficiencia en la consecución de nuevos clientes, el 37,6 dijo que algunas

    veces y el 23,3% dicen que casi siempre se ve afectada esta gestión; La consecución de

    nuevos clientes es una de las tareas diarias del área comercial pues se cuenta con metas

    diarias, semanales y mensuales que se deben cumplir, al finalizar casa periodo son evaluados

    los resultados, por lo cual los procesos operativos no deberían afectar esta gestión.

    4. Considera que la falta de cajeros y red de oficinas afecta la vinculación de nuevos clientes?

    Siempre

    Casi siempre

    Algunas veces

    Nunca

    40,0%

    23,3%

    36,7%

    0,0%

    PORCENTAJE

    Siempre

    Casi siempre

    Algunas Veces

    Nunca

  • BANCO CAJA SOCIAL

    38

    El 40% de los colaboradores considera que la falta de cajeros y red de oficinas afecta algunas

    veces la vinculación de los clientes a la entidad, el 33.3% dijo que casi siempre, el 23,3%

    siempre y el 3,3% dijo que nunca; el banco caja social cuenta con una amplia red de cajeros y

    oficinas a nivel nacional más las otras entidades financieras cuentas con mas, por lo cual en

    algún momento este puede ser un ítem importante para los clientes al momento de la

    vinculación más pueden ser más relevantes otros como costos, beneficios, tasas, accesibilidad

    etc.

    5. Considera que la desvinculación de los clientes va directamente ligada a:

    Responda calificando de 1 a 5, siendo 1 el puntaje más bajo y 5 el más alto.

    ( ) Tasa de interés muy alta

    ( ) Demora en requerimientos

    ( ) No respuesta a las solicitudes

    ( ) Pocas oficinas y/o cajeros automáticos

    23,3%

    33,3%

    40,0%

    3,3%

    PORCENTAJE

    Siempre

    Casi siempre

    Algunas Veces

    Nunca

  • BANCO CAJA SOCIAL

    39

    ( ) Falta de estrategias de retención de clientes.

    Por medio de esta pregunta se pudo evidenciar que la demora en requerimientos obtuvo el

    promedio más alto con 7.2 como factor determinante para la desvinculación de los clientes,

    sigue la no respuesta a las solicitudes con el 6.6, después la tasa de interés muy alta con el

    5.6, la falta de estrategias de fidelización de clientes con 5.2, y el que menos puntaje obtuvo

    fue la poca cantidad de oficinas y/o cajeros automáticos con 4.6.

    6. En qué nivel considera que se presta el servicio al cliente en la oficina.

    Excelente

    Bueno

    Regular

    Malo

    PROMEDIO0

    2

    4

    6

    8 5,6 7,2

    6,6

    4,6 5,2

    PROMEDIO

  • BANCO CAJA SOCIAL

    40

    El 86,7% de los colaboradores considera que el servicios que se presta en la oficina es bueno,

    el 10% regular, y el 3,3% dijo excelente, siempre se debe propender por prestar un servicio

    excelente por lo cual se deben corregir la falencias que se puedan descubrir a partir de esta

    investigación por medio de las propuestas que se realicen.

    8.2.2 Resultado encuesta clientes:

    1. Considera usted que el tiempo de respuesta a los PQR (peticiones, quejas, reclamos) se

    caracteriza por ser:

    3,3%

    86,7%

    10,0%

    0,0%

    PORCENTAJE

    EXCELENTE

    BUENO

    REGULAR

    MALO

    8%

    32%

    43%

    13%

    4%

    PORCENTAJES

    MALO

    REGULAR

    BUENO

    MUY BUENO

    EXCELENTE

  • BANCO CAJA SOCIAL

    41

    De acuerdo al resultado arrojado se puede concluir que los clientes de la oficina chipichape

    con un 43% perciben una efectiva y oportuna respuesta a las PQR expuestas por cada uno en

    denominada circunstancia, pero no podemos dejar de lado que sigue con un 32% que de

    manera regular la oficina responde a esta situación. Concluyendo con esto que no hay existe

    un índice estable en la calidad de este servicio, ya que el índice de inconformismo es paralelo

    y casi igualativo a la eficiencia de respuestas.

    2. Cuándo se acerca a la oficina encuentra al personal amable, capacitado, respetuoso y

    dispuesto a colaborarle?

    Se puede observar una positiva percepción por parte de los clientes, con 51% en general,

    Esto concluye que se están aplicando los protocolos de servicios por parte de los

    colaboradores, que se caracteriza por ser el factor diferenciador ante las otras entidades

    financieras.

    0% 3%

    26%

    51%

    19%

    PORCENTAJES

    MALO

    REGULAR

    BUENO

    MUY BUENO

    EXCELENTE

  • BANCO CAJA SOCIAL

    42

    .

    3. Los horarios de atención se caracterizan por ser puntuales, adecuado y respetados:

    Se puede concluir que el horario de atención con un promedio del 44% se caracteriza por ser

    bueno, en lo cual se debe trabajar para que el cliente perciba este aspecto de manera

    excelente, ya que este ítem logra un 30% de aceptación que no es el más alto pero si

    fundamental conocer la percepción de los clientes, sigue un 13% malo y 11% regular que son

    los resultados que se deben evaluar a profundidad para buscarles una eficiente y rápida

    solución.

    4. La claridad y seguridad brindada por el funcionario que atendió su solicitud fue:

    2%

    11%

    44%

    30%

    13%

    PORCENTAJES

    MALO

    REGULAR

    BUENO

    MUY BUENO

    EXCELENTE

    0% 4%

    28%

    46%

    21%

    PORCENTAJES

    MALO

    REGULAR

    BUENO

    MUY BUENO

    EXCELENTE

  • BANCO CAJA SOCIAL

    43

    Se puede concluir que por parte del cliente hay una satisfacción muy alta en cuanto al

    funcionario se refiere con un 46%, con lo que se percibe una información clara y precisa.

    5. Los canales electrónicos (portal de internet, línea amiga, cajas multifuncionales, cajeros

    automáticos) que ofrece el banco caja social a sus clientes para optimizar y agilizar procesos

    son de alta calidad?

    La encuesta muestra un resultado altamente positivo y favorable tanto para la entidad como

    la oficina chipichape, ya que con un 81% los clientes han manifestado la gran acogida de los

    canales electrónicos de la entidad, siempre caracterizándose por la alta calidad, agilidad y

    eficiencia.

    81%

    19%

    PORCENTAJE

    SI

    NO

  • BANCO CAJA SOCIAL

    44

    6. El Servicio se adapta perfectamente a sus necesidades como cliente:

    El resultado es muy favorable con un 61% los clientes se sienten conformes con el servicio

    brindado, aunque no se puede dejar de lado el hecho que el 39%, aproximadamente la mitad

    del resultado favorable no se sienten conformes con el servicio brindado y perciben que no

    suplen en la totalidad sus necesidades como clientes de la entidad.

    7. Para usted al momento de vincularse a una entidad financiera que es más relevante:

    61%

    39%

    PORCENTAJE

    SI

    NO

    0

    10

    20

    30

    40

    50

    60

    70

    70

    3

    36

    8

    FACTORES QUE DETERMINAN LAVINCULACION CON LA ENTIDADFINANCIERA

  • BANCO CAJA SOCIAL

    45

    Definitivamente lo que los clientes buscan es un excelente servicio con el total de 70

    encuestados de los clientes, seguido de tasas competitivas con un 36 encuestado. El banco va

    por el camino indicado ya que ha invertido mucho en esos aspectos lo cual es un gran

    diferenciador ante la competencia.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    46

    8.3 BALANCE SCORE CARD BANCO CAJA SOCIAL

    Por medio del balance score card como herramienta para la planeación estratégica de las

    organizaciones se proponen unas actividades a realizar las cuales se planean, se organizan, se

    dirigen y se controlan, con el fin de que los recursos humanos, financieros y tecnológicos se

    optimicen para lograr los mejores resultados y todo estos conlleven a la prestación de un

    excelente servicio en la unidad de negocio.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    47

    BALANCE SCORE CARD SERVICIO AL CLIENTE BANCO CAJA SOCIAL- OFICINA

    CHIPICHAPE

    (Fuente: docente Julián Gómez)

    Objetivo Estratégico Peso Meta Indicador Formula Vr Real Vr Esperado %Numero

    periodosANUAL SEMESTRAL TRIMESTRAL MENSUAL Responsable

    40%incentivar la apertura y renovacion de los cdt

    hacienddo enfases en sus beneficios.% de cumplimiento

    aperturas +renovaciones*100/

    asperturas + renovaciones

    presupuestadas

    60 78,00 130 12 x Asesores Comerciales

    60%

    enfocarse en la apertura de la cuenta AMIGA

    MI SUELDO (cuenta que da benficios a los

    clientes y mejora la captacion de la unidad de

    negocio en grandes proporciones)- meta

    actual por asesor 2 diarias# de cuentas aperturadas

    cuentas AMIGA MI SUELGO

    aperturads/ # de cuentas

    presupuestadas

    120 156 130 12 x Asesores Comerciales

    40%

    lanzar campañas de retencion de clientes

    que se enfoquen principalmente en una tasa

    de interes altamente competitiva, logrando

    asi su fidelizacion con la entidad. Se otorgara

    una base de 60 clientes a la oficina para que

    se gestionen y sean contactados para

    ofrecerles los beneficios en tasas.

    % clientes que aceptaron las mejoras en las

    condiciones crediticias

    clientes antiguos en base de

    retencion/clientes

    fidelizados*100

    60 60 100 12 X asesores comerciales

    50%

    mejorar la calidad del servicio a traves de una

    oportuna atencion y respuesta a los PQR( en

    promedio la oficina recibe mensualmente 60

    PQR con un periodo de respuesta de 5 dias

    habiles)

    % de PQRPQR resueltos en 5 dias habiles

    / total de PQR recibidos*10060 60 100 12 X BUZON DE PQR

    10%

    Promocionar campañas pedagógicas para el

    efectivo, adecuado y oportuno uso de los

    canales electrónicos.(para su debido control

    se diligenciara planilla para los clientes)

    # de clientes capacitados según planilla# de clientes capacitados/# de

    clientes atendidos500 500 100 12 X ASESOR DE SERVICIOS

    70%

    Mejorar los procesos operativos de

    vinculacion de nuevos clientes y fidelizacion

    de los ya existentes (tramitologia de creditos

    de libranzas, libre inversion, microcredito y

    tarjeta de credito)

    % de procesos efectivos# de procesos efectivos/ # de

    procesos totales*10084 108 129 12 x

    CENTRO DE CREDITO

    BOGOTA

    30%

    Perfeccionar los tiempos de respuesta de

    procesos hipotecarios (Con un margen de

    error del 5%)

    % de desembolsos

    # de desembolsos hipotecarios/

    # de operaciones en

    proceso*100

    6 9 150 12 xASESORES

    COMERCIALES/CENTRO DE

    SERVICIOS HIPOTECARIOS

    RR

    HH

    Asegurar que los

    colaboradores cuenten con

    los conocimientos

    suficientes para el eficiente

    desempeño de sus labores

    diarias, transmitiendo

    seguridad, confianza y

    empatia a los clientes

    100%

    capacitar a los colaboradores

    frecuentemente sobre la importancia del

    servicio al clientes, haciendo enfasis en los

    atributos de marca

    % de colaboradores capacitados

    # de colaboradores capacitados/

    total de colaboradores

    oficina*100

    30 30 100 4 xUNIDAD DIDACTICA, ARA

    CALI

    100

    Cli

    en

    te

    s

    100

    Espectro de medición

    130

    Perspectiva

    Fin

    an

    cie

    ra

    Pro

    ce

    so

    s

    135

    incentivar el ahorro por

    parte de los clientes y

    mejorar la captacion de la

    unidad de negocio.

    Estrategia F8-05

    Lograr la fidelizacion y

    mejoramiento de servicio al

    cliente

    Mejorar los procesos

    internos de la entidad

  • BANCO CAJA SOCIAL

    48

    9. PLAN DE ACCIÒN

    Por medio del plan de acción se busca alinear el balance score card a unas actividades

    determinando los responsables, las actividades específicas y los recursos necesarios que

    permitirán lograr los objetivos propuestos.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    49

    PLAN DE ACCION PROPUESTA DE MEJORAMIENTO SERVICIO AL CLIENTE BANCO CAJA

    SOCIAL OFICINA CHIPICHAPE-PARTE 1:

    (Fuente: información y elaboración propia, 2015)

    ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO TERMINO PRESUPUESTO OBSERVACIONES

    ofrecer a los clientes en el momento de desembolso de su

    crédito la apertura de un CDT con el fin de incentivar el

    ahorro

    Asesores Comerciales 1 de junio de 2015 30 de septiembre de 2015BONIFICACION POR CUMPLIMIENTO

    DEL 130% : $117.000

    Se busca una ejecución de 130% en este

    producto, lo cual les representa un aumento en

    las bonificaciones a los asesores y unos costos

    para la entidad. Apertura de 78 CDT en un mes,18

    productos que representan la suma a pagar a los

    asesores . esta actividad logra incentivar el

    ahorro (objetivo que va profundamente ligado a la

    razón de ser de la organización).

    A cada cliente atendido realizar el ofrecimiento de la cuenta

    amiga "MI SUELDO"Asesores Comerciales 1 de junio de 2015 30 de septiembre de 2015

    BONIFICACION POR CUMPLIMIENTO

    DEL 130% : $180.000

    se busca dar a conocer a los clientes los

    beneficios de la cuenta AMIGA MI SUELDO,

    incentivando la apertura del producto de lo cual

    se obtendrá clientes nuevos satisfechos y

    clientes antiguos fidelizados a través de este

    producto. Igual que la actividad anterior se

    convertirá en un costo para la organización la

    cual atreves de la captación de del dinero por

    medio de esta se cuenta será retornada a través

    del tiempo.

    Realizar visitas comerciales a los clientes empresariales

    para ofrecer a sus empleados la cuenta amiga "MI

    SUELDO"- una empresa por semana.

    Asesores Comerciales 1 de junio de 2015 30 de septiembre de 2015

    AUXILIO DE TRANSPORTE MENSUAL

    ASESORES:$40.000 COSTO DE

    LLAVEROS OBSEQUIOS:$150.000se otorgara un auxilio de transporte para cada

    colaborador el día que le corresponda realizar la

    visita, como también se enviara obsequios como

    llaveros para los empleados de las empresas.

    OBJETIVO:lograr la satisfacciòn del cliente desde las diferentes transacciones o

    tramites que realice en la entidad con el fin de fidelizarlos y prefieran siempre el

    BANCO CAJA SOCIAL.

    PLAN DE ACCIÒN

    META: Realizar actividades que permitan mejorar el servicio al cliente.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    50

    PLAN DE ACCION PROPUESTA DE MEJORAMIENTO SERVICIO AL CLIENTE BANCO CAJA

    SOCIAL OFICINA CHIPICHAPE-PARTE 2:

    (Fuente: información y elaboración propia, 2015)

  • BANCO CAJA SOCIAL

    51

    PLAN DE ACCION PROPUESTA DE MEJORAMIENTO SERVICIO AL CLIENTE BANCO CAJA

    SOCIAL OFICINA CHIPICHAPE-PARTE 3:

    (Fuente: información y elaboración propia, 2015)

    Seguimiento diario a los creditos hipotecarios en proceso

    de desembolso, con el fin de que no se quede en un

    proceso y se subsanen los errores de haberlos y pueda

    llevarse a cabo el desembolso de forma rapida para evitar

    inconvenientes y descontento por parte del cliente.

    Asesores Comerciales 1 de junio de 2015 INDEFINIDOBONIFICACION POR CUMPLIMIENTO

    DEL 150% : $60.000

    El desembolso de los créditos afectara

    positivamente los resultados de la unidad de

    negocio, las bonificaciones del asesor y lo más

    importante se le prestara un servicio ágil y

    oportuno a los clientes.

    Asistir todos los colaboradores a las capacitaciones acerca

    de los atributos de marca y vivirlos en su diario actuar para

    lograr esa empatia y conexión necesaria para que el cliente

    se sienta comodo y bien atendido en la entidad.

    Asesores de Servicios-

    Asesores comerciales-

    Cajeros-Subgerente-

    Gerente

    Primera sesiòn: Julio Segunda Sesiòn: Octubre

    REFRIGERIO:$ 150.000

    MATERIAL DIDACTICO:$ 40.000

    OBSEQUIOS COLABORADORES: $

    135.000 RESERVA

    CONTRATIEMPO:$100.000

    La capacitación se realizara dos veces al años, en

    las instalaciones del área administrativa en la

    ciudad de Cali, estará a cargo de la unidad

    didáctica de la organización.

    TOTAL: $ 1.417.000

  • BANCO CAJA SOCIAL

    52

    10. CONCLUSIONES

    Culminado el trabajo de investigación, con el cual se desean identificar los diferentes

    aspectos que inciden de manera positiva y/o negativa el servicio al cliente brindado por parte

    del Banco Caja Social oficina chipichape, se puede concluir los siguientes puntos:

    1. Para brindar un óptimo servicio al cliente se debe alinear con una plataforma tecnológica

    de alta calidad, ya que se identifica que así los colaboradores tengan claro sus funciones a

    desempeñar no cuentan con el apoyo tecnológico para desempeñar sus labores de una forma

    ágil y eficiente, por lo cual es muy importante dar inicio a un análisis profundo a la

    tecnología con la que cuenta la entidad para implementar una mejora en su funcionamiento.

    A partir de esto se origina la inconformidad por parte de los colaboradores para ejercer sus

    funciones diarias, ya que utilizan el protocolo de servicio implementado por la entidad para

    ser el factor diferenciador ante la competencia pero no es suficiente para prestar un servicio al

    cliente de calidad, ya que así se tenga la iniciativa y el sentido de pertenencia por la entidad,

    si falla la plataforma tecnológica los clientes perciben mala atención manifestando

    inconformismo y en ocasiones la perdida de vinculación de nuevos clientes y la fidelización

    de los ya existentes.

    2. Con base en la información que se logró recolectar en esta investigación se puede

    evidenciar que el nivel de satisfacción de los clientes con respecto al servicio prestado es

    visto como medio, ya que no manifiestan estar del todo inconformes pero si se sienten

    afectados cuando se retrasa el servicio y más cuando se produce por fallas que la entidad debe

    buscarles un alto, ya que se debe entender que los clientes se acercan a una oficina de la

  • BANCO CAJA SOCIAL

    53

    entidad para buscar un producto y/o servicio que suplan sus necesidades o por el contrario

    que le den solución a cualquier inconveniente o dudan que presenten y cuando se percibe que

    los tramites son demorados, que la respuesta esperada a sus dudas conllevan días de solución

    y que la plataforma no brinda el apoyo suficiente, no se sienten identificados con la entidad y

    mucho menos con el lema que nos caracteriza “más banco, más amigo”.

    3. Con base en la encuesta a los colaboradores, se puede evidenciar en la pregunta 4

    efectuadas ¿Considera que la falta de cajeros y red de oficinas afecta la vinculación de

    nuevos clientes?, con un índice del 33,3% como respuesta “casi siempre” que se percibe

    como alto índice de incidencia para tomar la decisión de vinculación en la entidad, ya que es

    un factor que de una u otra forma los nuevos clientes analizan a profundidad para tomar un

    producto y/o servicio.

    4. Se puede evidenciar, que para los colaboradores desde su perfil y función, desean prestar

    un excelente servicio al cliente y lo hacen, más la herramienta proporcionada por la entidad

    no permite llevar esto a cabo en muchas ocasiones, lo que degrada el servicio al cliente, y

    puede llegar a ser preocupante ya que aunque no sea en todos los procesos que falla el

    sistema, si es constante y afecta el nivel de satisfacción de los clientes y por una mala

    referencia o experiencia de un cliente se pueden llegar a perder clientes.

    5. En cuanto a respuesta oportuna a las solicitudes, los colaboradores consideran que se da

    respuesta según los estándares establecidos por la entidad, sin embargo hay casos donde no se

    logra, pero por lo general se da respuesta en los tiempos estipulados para cada solicitud.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    54

    6. La demora en procesos y las fallas en el sistema son los ítems que más se evaluó como el

    principal factor que afecta negativamente le servicio al cliente, los cuales están directamente

    relacionados, ya que por las fallas en el sistema se presentan demoras en los procesos

    afectando de esta forma el normal funcionamiento y flujo de clientes y transacciones.

    7. Por lo anterior, no se puede dejar de lado que la base de una organización es el nivel de

    satisfacción que manifiesten los clientes, ya que se pueden ofrecer productos, servicios de

    alta calidad, pero si se brinda un servicio de baja calidad y poca eficiencia, no se lograra

    cimentar en la sociedad y no será altamente competitiva, por ello el Banco Caja Social se

    quiere caracterizar y marcar la diferencia ante las otras entidades por su calidez, eficiencia y

    amabilidad en el servicio, ya que sabemos que en su mayoría las entidades financieras tienen

    los mismos productos, servicios, y en la actualidad a lo que le deben apostar es en el servicio

    y sin dejar de lado, tasas competitivas en sus productos, que sean asequibles a la economía de

    los clientes y que se enfoquen en suplir sus necesidades.

    8. La propuesta de mejoramiento de servicio al cliente para la el BANCO CAJA SOCIAL

    OFICINA CHIPICHAPE, va orientada a la realización de unas actividades que propendan el

    buen desarrollo de las transacciones que realice el cliente en la oficina ya sea como

    solicitudes o requerimientos, pues la oficina como unidad de negocio debe alinear la

    prestación del servicio al cliente con la productividad comercial que se debe cumplir; es por

    esto que mediante el balance score card y mediante el pan de acción se busca abarcar estos

    factores determinantes tanto para la satisfacción del cliente por medio de la obtención de

    productos que vayan acordes a sus necesidades, como el mejoramiento de tiempos de

    respuesta a las solicitudes, el debido tramite de estas y el acercamiento y educación del

  • BANCO CAJA SOCIAL

    55

    cliente sobre las diferentes canales que brinda la entidad para la realización de los diferentes

    tramites y transacciones.

    9.Se considera muy importante implementar medidas direccionadas a optimizar y mejorar el

    servicio al cliente enfocándose en la oficina chipichape, para luego ser implementadas en el

    resto de canal de oficinas de la entidad, caracterizándose por la mejora en la plataforma

    tecnológica con la que se cuenta y dar solución de manera oportuna a las peticiones, quejas y

    reclamos, que son los factores que más afectan la imagen de la entidad, ya que dándole

    solución a estos factores se desencadena la optimización de muchos procesos y que los

    clientes se sientan importantes para la entidad.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    56

    11. RECOMENDACIONES

    Después de investigar, analizar y concluir la percepción que se tiene del servicio al cliente

    por parte de los colaboradores (cliente interno) y clientes (cliente externo), se puede

    evidenciar que se presentan falencias en este aspecto y que se le debe buscar una pronta

    solución para conservar el excelente nivel de desempeño por parte de los colaboradores y la

    conservación y obtención de clientes, para lo anterior se recomienda lo siguiente:

    1. Comunicar a los colaboradores los objetivos estratégicos planteados en el balance score

    card que se propone con el fin de convertirlo por medio del plan de acción en una realidad y

    en resultados que conlleven al mejoramiento del servicio al cliente como también los

    resultados comerciales de la unidad de negocio.

    2. Es claro que no solo basta con el recurso humano para el mejoramiento del servicio al

    cliente, atreves de esta investigación se pudo evidenciar que hay falencias tecnológicas que

    ocasionan traumatismos en la atención, es por esto que se recomienda realizar mejoras en la

    plataforma tecnológica de la entidad, enfocándose en que la prueba piloto se efectúe en la

    oficina chipichape de la ciudad de Cali, para así evaluar lo que realmente falla, y como de la

    mano de las estrategias y acciones planteadas en este trabajo se logren resultados aún más

    alentadores impacten de manera positiva la percepción de los clientes hacia la entidad, su

    banco AMIGO.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    57

    3. Así mismo se debe analizar periódicamente, mínimo cada seis meses, el nivel de

    satisfacción de los colaboradores con respecto a las herramientas brindadas por la entidad

    para el desempeño de sus labores diarias, ya que así se puede percibir que tan eficientes y

    optimas son para brindar un servicio al cliente claro, transparente, audaz y eficaz, atributos de

    marca característicos del Banco Caja Social hacia sus colaboradores y sus clientes.

    4. Para culminar un efectivo análisis del servicio prestado, se debe conocer con mayor

    frecuencia el nivel de satisfacción o por el contrario de inconformidad de los clientes con

    respecto al servicio ofrecido, ya que con esta información obtenida por medio de la

    indagación y encuestas se puede clarificar las falencias y también las fortalezas que presenta

    la entidad, para brindar una pronta solución.

    5. Para concluir se recomienda que la entidad tenga presente este estudio y análisis realizado

    en este proyecto para futuras investigaciones, ya que será de gran ayuda y base para la

    solidificación de futuras soluciones o proyectos investigativos que se enfoquen en el servicio

    al cliente de la entidad, que para esta caso se tomó como muestra la oficina chipichape

    ubicada en la ciudad de Cali, pero para otros estudios se pueden tomar de base otras sedes, ya

    sean en la misma ciudad o en otras.

  • BANCO CAJA SOCIAL

    58

    12. BIBLIOGRAFIA

    Documentos y libros

    “Reglamento interno de trabajo- Banco Caja Social”.

    Tschohl, J. (2011).

    Tschohl, J. (2011). Servicio al Cliente el Arma Secreta. En J. Tschohl, Servicio al Cliente el

    Arma Secreta (pág. 3). Estados Unidos.

    Tschohl, J. (2011).

    Tschohl, J. (2011). Servicio al Cliente el Arma Secreta. En J. Tschohl, Servicio al Cliente el Arma

    Secreta (pág. 347). Estados Unidos.

    WEB GRAFÍA

    BANCO CAJA SOCIAL, Pagina web entidad, recuperado el 22 de febrero de 2015.

    https://www.bancocajasocial.com/

    FUNDACIÓN SOCILA, pagina web institucional, recuperado el 22 de febrero de

    2015 http://www.fundacion-social.com.co/

    WIKIPEDIA, Articulo investigación, recuperado el 12 de abril de 2015

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