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PROCESO AUDITORÍA A LOS SUJETOS VIGILADOS CÓDIGO AIPD02

PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTEGRAL Y ESPECIAL VERSIÓN 9

ELABORÓ: Profesional Superintendencia Delegada para la Supervisión InstitucionalProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ: Superintendente Delegado para la Supervisión InstitucionalJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ: Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

FECHA:11/06/2015

FECHA:19/06/2015

FECHA:09/07/2015

OBJETIVORealizar auditoría a las entidades vigiladas mediante la obtención de información y conocimiento in situ de la situación actual de la gestión o el manejo de los diferentes componentes evaluados a éstas con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y evaluación al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

ALCANCEInicia con la planeación de la Auditoría, continúa con el desarrollo de la misma, la aprobación del Plan de Mejoramiento, el traslado de los hallazgos a las dependencias o autoridades competentes y termina con el archivo de los papeles de trabajo y demás documentación de acuerdo a las políticas institucionales.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El procedimiento aplica a los procesos relacionados con la Inspección, Vigilancia y Control ejercida por la Superintendencia Nacional de Salud.

DEFINICIONESCoordinador de Auditoría: es líder del equipo auditor y responsable de organizar los recursos y de ser el enlace con el sujeto vigilado.

Auditor: funcionario y/o contratista designado para llevar a cabo una auditoría a un sujeto de vigilancia, cuyos conceptos, opiniones, conclusiones y recomendaciones mantendrán independencia e imparcialidad y estarán dadas de conformidad con la normativa que rige el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).

Equipo Auditor: grupo interdisciplinario de funcionarios y/o contratistas auditores que desarrollan la auditoría.

Informe preliminar de auditoría: documento que contiene el objetivo de la auditoría y la metodología aplicada, además de los hallazgos que se identificaron in situ agrupados por componentes. Una vez este documento se oficializa con las firmas del equipo auditor es enviado al vigilado para que éste, en caso de que así lo considere, controvierta los hallazgos establecidos en el informe, allegando las pruebas y documento que considere. El informe podrá ser enviado por correo electrónico, siempre y cuando se archive el acuse de recibo y el registro de la llamada indicando el nombre

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del empleado d la entidad auditada quien recibió la llamada, la hora y fecha de ésta.

Informe Final de Auditoría: documento final del procedimiento de auditoría que registra los resultados de la auditoría adelantada describiendo de manera precisa, clara y concisa los hallazgos establecidos, los cuales son el insumo para que el sujeto auditado formule el plan de mejoramiento.

Plan de Mejoramiento: documento contentivo de las acciones que se compromete a realizar el vigilado con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan su desempeño y su cometido institucional, las cuales han sido evidenciadas a través de las auditorías.

Auto de auditoría: documento de inicio para la auditoría al vigilado.

Papeles de trabajo: son todos aquellos medios que permiten documentar o sustentar la evidencia encontrada o hechos presentados durante la auditoría. Los papeles de trabajo permiten entre otras, verificar los diferentes tipos de estándares inspeccionados, facilitar la preparación de los informes de auditoría, la sustentación de los cargos legales, recomendaciones y conclusiones de este procedimiento.

Auditoría: es un proceso sistemático, por medio del cual se lleva a cabo la verificación e inspección de actividades previamente definidas y estandarizadas, mediante la utilización de técnicas especializadas y ajustadas a la normatividad vigente, con el objetivo de obtener evidencias cuyo propósito es mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud del SGSSS. Estas pueden ser Integrales – Especiales - Documentales y De Seguimiento.

Auditoría Integral: corresponde al examen crítico, sistemático y detallado de los siguientes componentes en cada sujeto vigilado, de manera que permita obtener una visión integral del mismo. De conformidad con el artículo 37 de la Ley 1122 de 2007, la Superintendencia Nacional de Salud debe ejercer sus funciones teniendo como base los siguientes ejes:

1) Financiamiento: Su objetivo es vigilar por la eficiencia, eficacia y efectividad en la generación, flujo, administración y aplicación de los recursos del sector salud.

2) Aseguramiento: Su objetivo es vigilar el cumplimiento de los derechos derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de beneficios de salud.

3) Prestación de servicios de atención en salud pública: Su objetivo es vigilar que la prestación de los servicios de atención en salud individual Pág. 2 de 36



y colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.

4) Atención al usuario y participación social: Su objetivo es garantizar el cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud; de igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.

5) Información: Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y transparencia.

6) Focalización de los subsidios en salud: Vigilar que se cumplan los criterios para la determinación, identificación y selección de beneficiarios y la aplicación del gasto social en salud por parte de las entidades territoriales.

Adicionalmente la Constitución Política de Colombia, las normas vigentes y la Jurisprudencia fijan en cabeza de la Superintendencia la obligación de realizar inspección, vigilancia y control a las poblaciones especiales y con especial protección constitucional, razón por la cual se incorpora un eje adicional relacionado con las poblaciones mencionadas.

Auditorías Especiales: corresponden a las auditorías que se realizarán a temas especiales de interés de los actores del sector o cuando se detecte una debilidad o riesgo puntual que no permita el cumplimiento de la misión institucional.

Auditorías de Seguimiento: corresponden a las auditorías realizadas al seguimiento de Planes de Mejoramiento suscritos por la entidad. El Plan de Mejoramiento es el conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las causas que dan origen a las desviaciones encontradas en las auditorias integrales o especiales que realice la Superintendencia a todos sus vigilados, que se generan como consecuencia de las observaciones formales provenientes de este órgano de supervisión; es por ello con cada informe final se remitirá una matriz de plan de mejoramiento, con el fin que las acciones de mejora sean diligenciadas por el auditado, las cuales pueden ser: Presenciales o Documentales.

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Plan de Auditoría: es el documento de trabajo detallado que se constituye en la guía para la ejecución de las auditorías, que permite la programación y priorización de las mismas durante la vigencia correspondiente de forma integral, contribuyendo al ejercicio de la Inspección, Vigilancia y Control al mejoramiento de la gestión de los sujetos vigilados y la protección de los derechos de los usuarios del SGSSS.

Descargos: excusa o razón que da el vigilado para defenderse de las presuntas acusaciones que se le han hecho.

Certificado de permanencia: es un certificado que emite el sujeto vigilado el cual contiene el nombre de los participantes de la Superintendencia, con sus respectivas cédulas y los días en que se llevó a cabo la auditoría. Éste debe ser en papel membretado de la Entidad objeto de auditoría.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros”

En el artículo 68 se establece que la Superintendencia Nacional de Salud tendrá como competencia realizar la inspección. Vigilancia y control del cumplimiento de las normas constitucionales y legales del sector salud y de los recursos del mismo.

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”

En el Artículo 35 establece que son funciones de inspección entre otras las visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de peticiones de interés general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.

En el Artículo 37 se dispone que la Superintendencia Nacional de Salud debe

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ejercer sus funciones teniendo como base los siguientes ejes:

1) Financiamiento: Su objetivo es vigilar por la eficiencia, eficacia y efectividad en la generación, flujo, administración y aplicación de los recursos del sector salud.

2) Aseguramiento: Su objetivo es vigilar el cumplimiento de los derechos derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de beneficios de salud.

3) Prestación de servicios de atención en salud pública: Su objetivo es vigilar que la prestación de los servicios de atención en salud individual y colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.

4) Atención al usuario y participación social: Su objetivo es garantizar el cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud; de igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.

5) Información: Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y transparencia.

6) Focalización de los subsidios en salud: Vigilar que se cumplan los criterios para la determinación, identificación y selección de

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beneficiarios y la aplicación del gasto social en salud por parte de las entidades territoriales.

En el Artículo 39 se establece como objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud: “c) Vigilar el cumplimiento de las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud y promover el mejoramiento integral del mismo, d) Proteger los derechos de los usuarios en especial, su derecho al aseguramiento y al acceso al servicio de atención en salud, individual y colectiva, en condiciones de disponibilidad accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad en las fases de promoción, prevención, tratamiento y rehabilitación es salud.”

En el Artículo 40, literal e, se establece que la Superintendencia podrá “Ejercer la competencia preferente de la inspección, vigilancia y control frente a sus vigilados, en cuyo desarrollo podrá iniciar, proseguir o remitir cualquier investigación o juzgamiento de competencia de los demás órganos que ejercen inspección, vigilancia y control dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, garantizando el ejercicio de la ética profesional, la adecuada relación médico paciente y el respeto de los actores del sistema por la dignidad de los pacientes y de los profesionales de la salud”

Ley 1438 de 2011 “Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”

En el artículo 121 se listan los sujetos de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud.

Decreto 1011 de 2006 “Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.”

En el numeral 2 del artículo 5 se establece que la Superintendencia Nacional de Salud: “ejercerá funciones de vigilancia, inspección y control dentro del SOGC y aplicará las sanciones en el ámbito de su competencia”

En los artículos 49, 50, 51 y 52 se enuncian funciones de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud relacionadas con el

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Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud.Decreto 4747 de 2007 “Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones”

En el capítulo II establece las condiciones de contratación entre prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud.

Decreto 574 de 2007. Modificado por los Decretos 1698 de 2007, 4798 de 2009 y el Decreto 1921 de 2013. “Por el cual se definen y adoptan las condiciones financieras y de solvencia del Sistema Único de Habilitación de Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Entidades Adaptadas”

Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos en este decreto y sus modificatorias.

Decreto 2462 de 2013 “Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud.”

Se establece la función de realizar auditorías, recibir declaraciones, requerir información y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos, para el cumplimiento de sus funciones de inspección y vigilancia.

Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos: artículo 16 numeral 13, y artículo 17 numeral 11.

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario: artículo 18 numeral 21, artículo19 numeral 10 y artículo 20 numeral 13.

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional: artículo 21 numeral 36, artículo 22 numeral 25, artículo 23 numeral 19, artículo 24 numeral 14, artículo 25 numeral 25

Superintendencia Delegada de Medidas Especiales: artículo 26 numeral 13, artículo 27 numeral 7, artículo 28 numeral 8.

Resolución 1446 de 2006 “Por la cual se define el Sistema de Información para la Calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la

Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos en esta resolución.

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Atención en Salud”Resolución 1215 de 2015 “Por medio de la cual se adopta el Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”.

El artículo 1° adopta el Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia Nacional de Salud, el cual está conformado por las actividades, definiciones, políticas de operación, guías, formatos, instructivos y demás documentos, debidamente definidos en la pirámide documental de la Entidad y relacionados en los procedimientos de Auditoría Integral y Especial, Auditoría Documental y Visitas.

Resolución 256 de 2016 “Por la cual se dictan disposiciones en relación con el Sistema de Información para la Calidad y se establecen los indicadores para el monitoreo de la calidad en salud”

Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos en esta resolución.

Ley Estatutaria 1751 de 2015 “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones”

El Artículo 3°. Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los agentes, usuarios y demás que intervengan de manera directa o indirecta, en la garantía del derecho fundamental a la salud.

Resolución 1328 de 2016 y modificatorias “Por la cual se establece el procedimiento de acceso, reporte de prescripción, garantía del suministro, verificación, control, pago y análisis de la información de servicios y tecnologías en salud no cubiertas por el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y se dictan otras disposiciones”

Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplican a todos los prestadores de servicios de salud, a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) y a las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) que suministren a sus afiliados servicios y tecnologías en salud no cubiertas en el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y que deban recobrarlos al FOSYGA o a quien haga sus veces.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. Al finalizar cada año se debe formular el Plan Anual de Auditorías para la siguiente vigencia.2. En los casos en los que los auditores establezcan que puede existir algún tipo de impedimento, éste deberá ser comunicado

inmediatamente a su jefe inmediato o supervisor de contrato, según corresponda. Si el impedimento se presenta en un Superintendente Delegado, el Superintendente Nacional deberá asignar las funciones derivadas del desarrollo de este procedimiento a uno de los funcionarios de mayor jerarquía administrativa dentro de la Superintendencia Delegada Respectiva.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN3. Para el caso de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, los directores son los responsables de designar al Equipo

Auditor y a quien ejercerá el rol de Coordinador de la Auditoría. 4. El coordinador de la auditoría será el responsable del mantenimiento, cuidado e integridad de los papeles de trabajo durante todo el

desarrollo de este procedimiento.5. El Auto y el Acta de la Auditoría deberá ser firmada por el representante legal de la entidad auditada, o el funcionario delegado por este, y

por los auditores.6. El Informe Preliminar y Final de la auditoría deben ser firmados por la totalidad de los integrantes del Equipo Auditor.7. El acopio de pruebas debe cumplir los criterios de suficiencia técnica y legal.8. Los hallazgos deben estar soportados con evidencia y material probatorio para su sustentación.9. El Informe Preliminar de Auditoría debe ser remitido al vigilado para que éste ejerza su derecho de contradicción dentro de los siguientes 10

días hábiles al recibo del mismo o se dejará en firme los hallazgos establecidos en dicho informe.10. El informe Final de Auditoría debe ser remitido al vigilado para que éste realice el Plan de Mejoramiento y lo entregue al Equipo Auditor

dentro de los siguientes 10 días hábiles al recibo del mismo.11. El Plan de Mejoramiento deberá ser aprobado o no aprobado por el Equipo Auditor dentro de los siguientes 5 días hábiles al recibo del

mismo.12. Todos los memorandos dirigidos a las demás Delegadas de la Superintendencia Nacional de Salud y a los Jefes de Oficina, deben ir firmados por el(la) Delegado(a) para la Supervisión Institucional13. Ningún director, ni profesional, ni coordinador tiene facultad para realizar mesas de trabajo con los vigilados, esta facultad está en cabeza únicamente del Delegado, la cual bajo ninguna circunstancia podrá ser delegada14. Las solicitudes de información por parte de los vigilados sobre el avance de las actuaciones administrativas deberán realizarse mediante oficio y responderse por esta misma vía

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ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO

ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

1

Definir la entidad objeto de auditoría y el equipo auditor.

Solicitar la información requerida para definir la(s) entidad(es) objeto de auditoría. Dicha información podrá incluir entre otros los informes sobre el seguimiento a los riesgos de operación de los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los reportes estadísticos sobre las PQRD interpuestas por los ciudadanos, el informe de seguimiento del Plan Anual de Gestión, reporte de sanciones, Informes de auditoría documental, Estudios sectoriales, informes de entes de control, Informes de las redes de controladores, el Reporte de interventores, liquidadores, contralores y promotores, el consolidado de planes de mejoramiento y denuncias en medios de comunicación.

A partir de la información recopilada, se aplican criterios de priorización y focalización para definir el Plan Anual de Auditorías de la vigencia siguiente de forma coordinada y articulada entre las dependencias de la Superintendencia que desarrollen funciones relacionadas.

En el trascurso de la vigencia se podrán hacer ajustes al Plan Anual de Auditorías, siempre que

Superintendencia Delegada para la Supervisión de

Riesgos

Superintendencia Delegada para la

Protección al Usuario


Supervisión Institucional

Superintendencia Delegada de

Medidas Especiales

Superintendente Delegad

o(a)

Director(a)

Plan Anual de Auditorías

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

estos estén justificados en lineamientos de Señor Superintendente, cambios normativos o factores externos a la entidad que comprometen el desarrollo del Plan.

El Superintendente Delegado y/o los Directores definen quienes integraran el equipo auditor para cada una de las auditorías y se lo comunican. De igual forma, se define y comunica quién ejercerá el rol de Coordinador de la Auditoría.

2Realizar la planeación de la auditoría.

El equipo auditor designado consolida la información de los diferentes aspectos a evaluar como los son, entre otros, el Jurídico, el financiero, técnico-científico, administrativo y económico, teniendo en cuenta lo definido en el Plan Anual de Auditorías. A partir de lo anterior, el equipo realizará el respectivo análisis y lo plasmará en un documento de diagnóstico de la entidad a auditar, el cual se elaborará en el formato en el formato de plantilla institucional, COFL02.


Riesgos





Superintendencia


o(a)

Director(a)

Equipo Auditor

Diagnóstico de la entidad a auditar COFL02

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

Delegada de Medidas

Especiales

3 Alistar los papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo pueden incluir, entre otros: el documento de diagnóstico de la entidad a auditar, información de reporte de Circular Única, informe de riesgos, estadísticas de PQRD, Informes de auditoría documental, informes de entes de control, reporte de sanciones, Planes de Mejoramiento, Informes de la Red de Controladores, denuncias en medios de comunicación con las respectivas evidencias o pruebas y el Reporte de interventores, liquidadores, contralores y promotores.


Riesgos






Medidas Especiales

Equipo Auditor

Carpeta papeles de trabajo

4

Elaborar y aprobar el Auto de Auditoría.

Diligenciar formato AIFT05 Auto de Auditoría Integral o Especial, el cual deberá indicar por lo menos el sujeto vigilado y la dirección de la sede a auditar, nombre del representante legal o


Riesgos


o(a)

Secretaría General

AIFT05 Auto de Auditoría Integral o Especial

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

quien haga sus veces, el objeto de la auditoría, la duración de la misma, las fechas de inicio y terminación de ésta, los nombres de los funcionarios o terceros que la llevarán a cabo, y el nombre del Coordinador de la Auditoría o quien haga sus veces.

Trasladar para firma del o de los Superintendente(s) Delegado(s) o del Director. Una vez sea aprobado y firmado, se traslada a la Secretaría General para su numeración.

Luego de la numeración y fechado se sacan dos copias de los autos y éstas deben ser entregadas al coordinador de la Auditoría.

Si la auditoria se llevará a cabo fuera de Bogotá, o de las ciudades sedes de las Regionales, continúe en la actividad 5, de lo contrario pase a la actividad 6.






Medidas Especiales

Director(a)

Equipo Auditor

5 Gestionar y legalizar la comisión.

Diligenciar el Formato APFT10 para solicitar los viáticos y tiquetes, anexando los soportes a que hubiere lugar y trasladarlo al Grupo de Talento Humano de la Secretaría General, de acuerdo a lo señalado en el procedimiento APPD03 Comisión de Servicios.


Riesgos

Superintendencia


o(a)

Director(

Grupo de Talento

Humano – Secretaría General

APFT10 - Informe de Comisión de Servicios Y/O Autorización de Gastos de Viaje

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

Delegada para la Protección al

Usuario




Medidas Especiales

a)

Equipo Auditor

6 Realizar la apertura de Auditoría.

Comunicar el Auto de Auditoría al Representante legal o su apoderado mediante la lectura y firma de conformidad del Representante legal o su apoderado.

Realizar reunión de apertura de auditoría, se presenta al equipo auditor y se solicita la designación del personal de la institución auditada que serán los encargados de atender los requerimientos del equipo de la Superintendencia. De igual forma, se solicita un espacio de trabajo y el acceso a los sistemas de información de la entidad auditada.


Riesgos




Supervisión

Equipo Auditor

AIFT05 Auto de Auditoría Integral o Especial con firma de recibido del representante legal.

AIFT03 - Acta de Visita o Auditoría.

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

Entregar la lista de los documentos y/o información a recopilar durante la auditoría para verificar el cumplimiento de los estándares a evaluar, dejando una copia a la Entidad auditada y una copia para el equipo auditor con la firma de recibido del representante legal.

Solicitar a la entidad el certificado de permanencia para la legalización posterior de los viáticos del equipo de la Superintendencia.

Adicionalmente, se debe iniciar con el diligenciamiento del formato AIFT03, Acta de Visita o Auditoría.

Institucional


Medidas Especiales

7 Ejecutar la auditoría.

Ejecutar la auditoría de acuerdo a las disposiciones del AIFT05 Auto de Auditoría Integral o Especial, junto con los responsables temáticos designados por el representante legal del sujeto vigilado. Se verifica el cumplimiento de estándares a través de la revisión y análisis de la documentación presentada. De la misma manera se podrá consultar los sistemas de información y realizar auditoría a instalaciones, incluyendo las regionales o filiales.


Riesgos



Superintendencia

Equipo Auditor

AIFT03 - Acta de Visita o Auditoría

AIFT04 – Instrumento de auditoría IPS- Salud Pública

AIFT08 – instrumento de seguimiento

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

Diligenciar y/o implementar los instrumentos de verificación de estándares de acuerdo al tipo de vigilado y al objetivo de la auditoría. Complementar la información solicitada o relacionada en los instrumentos con las observaciones a que haya lugar a partir de la identificación de presuntos incumplimientos a las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Adicionalmente, se debe continuar con el diligenciamiento del formato AIFT03, Acta de Visita o Auditoria.

Para el caso de las auditorías a IPS públicas se podrá usar entre otros, el formato AIFT04 - Instrumento de auditoría IPS- Salud Pública y el AIFT08 – instrumento de seguimiento circular eutanasia instituciones prestadoras de servicios de salud - IPS

Para el caso de las auditorías a EAPB se podrá usar los formatos:

Delegada para la Supervisión Institucional


Medidas Especiales

circular eutanasia instituciones prestadoras de servicios de salud - IPS

AIFT07 - Instrumento de seguimiento circular eutanasia entidades promotoras de salud - EPS

AIFT10 – Indicadores de oportunidad de citas EPS

AIFT11 Evaluación del Programa de

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

AIFT07 - Instrumento de seguimiento circular eutanasia entidades promotoras de salud - EPS

AIFT10 – Indicadores de oportunidad de citas EPS

AIFT11 - Evaluación del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad

AIFT15 al AIFT19 Instrumento de Auditoria a los sujetos Vigilados EAPB - FFMM Y POLICIA NACIONAL (información general, componente salud, componente protección al usuario, componente financiero, componente sistema de información)

AIFT25 - Seguimiento comités técnico científicos

Para el caso de las auditorías a Entidades Territoriales se podrán usar los formatos:

AIFT20 al AIFT22 Instrumento Auditoria Entidad Territorial sobre Régimen Subsidiado (municipios, Epss, aseguramiento)

Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad

AIFT15 al AIFT19 Instrumento de Auditoria a los sujetos Vigilados EAPB - FFMM Y POLICIA NACIONAL (información general, componente salud, componente protección al usuario, componente financiero, componente sistema de información)

AIFT25 -

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

AIFT26 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - ejecución presupuestal de ingresos - fondo de salud

AIFT27 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - rentas cedidas

AIFT28 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - ejecución presupuestal de gastos - fondo de salud

AIFT29 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - fuentes y usos

AIFT30 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - recursos de esfuerzo propio

AIFT33 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - cuentas por pagar

AIFT34 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - recobros

AIFT36 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - cuentas maestras

Seguimiento comités técnico científicos

AIFT20 al AIFT22 Instrumento Auditoria Entidad Territorial sobre Régimen Subsidiado (municipios, Epss, aseguramiento)

AIFT26 al 30; AIFT33, 34 y 36 al 39 – Instrumento de Auditoría Entidades Territoriales

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

AIFT37 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - fuentes y usos para la gestión de la salud pública

AIFT38 – Instrumento de auditoría entidades territoriales - fuentes y usos recursos del PIC

AIFT39 – instrumento de auditoría entidades territoriales - fuentes y usos para otros proyectos de salud publica

8 Realizar el cierre de la auditoría.

Realizar reunión de cierre de auditoría, a la cual deben asistir las mismas personas que estuvieron presentes en la apertura. Se da lectura del AIFT03 Acta de Visita o Auditoría, la cual debe incluir la verificación de la lista de los documentos y/o información recopilada de acuerdo a lo solicitado en la apertura (incluido el certificado de permanencia), el acta deberá ser firmada por todos los participantes relacionados en ella, y se deja una copia al sujeto vigilado.


Riesgos





Equipo Auditor

AIFT03 Acta de Visita o Auditoría firmada

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO


Medidas Especiales

9

Elaborar, aprobar y enviar el Informe Preliminar de Auditoría.

Elaborar el informe preliminar de auditoría en el formato AIFL01-Informe Preliminar de Auditoría Integral o Especial, en el cual se relacionarán los elementos generales de la auditoría, las posibles contingencias que la afectaron y los hallazgos encontrados a partir del análisis y contrastación de la información recaudada en las instalaciones del vigilado y la referenciada en los papeles de trabajo. Cabe señalar que este informe no incluye las conclusiones y recomendaciones del equipo auditor.

Trasladar al Director o Superintendente Delegado para su revisión, y realizar los ajustes cuando sean requeridos.

Luego de la aprobación y firma se remite el informe preliminar al vigilado (Correo electrónico o físico, ver: Procedimiento Administración de Correspondencia – GDPD02). Si es a través del Sistema de Gestión Documental, se debe proyectar el oficio, adjuntando el Informe


Riesgos






Medidas Especiales


o(a)

Director(a)

Equipo Auditor

AIFL01-Informe Preliminar de Auditoría Integral o Especial

ASFL02-Oficio

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

Preliminar, para revisión y aprobación por parte del Director o Superintendente Delegado, posteriormente, se debe radicar el oficio en la secretaría de la Dirección correspondiente para su envío.

El vigilado tendrá máximo 10 días hábiles para presentar descargos y allegar la información que permita desvirtuar uno o más hallazgos identificados en el informe preliminar.

10 Elaborar el Informe Final de Auditoría.

Revisar en el Sistema de Gestión Documental o en el correo electrónico institucional si se recibieron los documentos solicitados al vigilado en los 10 días hábiles.

Si el sujeto auditado envía los descargos en los términos establecidos, se elabora el Informe Final de Auditoría en el formato AIFL02, en el cual se analizan los descargos, para establecer si se desvirtúan o se ratifican los hallazgos presentados en el Informe Preliminar. En caso de que la información allegada desvirtúe uno o más hallazgos se dejará anotación en el Informe Final de Auditoría, el cual incluirá además las recomendaciones y conclusiones del equipo auditor.


Riesgos





Superintendencia

Equipo Auditor

AIFL02-Informe Final de Auditoría

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

Si el sujeto auditado no envía los descargos en los términos establecidos, se elabora el Informe Final de Auditoría en el formato AIFL02, dejando en firme los hallazgos del Informe Preliminar.

Delegada de Medidas

Especiales

11Aprobar y enviar el Informe Final de Auditoría.

Trasladar al Director o Superintendente Delegado para su revisión, y se realizan los ajustes cuando sean requeridos.

Luego de la aprobación y respectivas firmas se remite el Informe Final al vigilado (Correo electrónico o físico, ver: Procedimiento Administración de Correspondencia – GDPD02). Si es a través del Sistema de Gestión Documental, se debe proyectar el oficio, adjuntando el AIFL02-Informe Final y AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento, para la revisión y aprobación por parte del director o Superintendente Delegado, posteriormente, se debe radicar el oficio en la secretaría de la Dirección correspondiente para su envío.

El vigilado dentro de los siguientes 10 días hábiles deberá presentar el Plan de Mejoramiento en el formato AIFT01, en caso de


Riesgos






Medidas Especiales


o(a)

Director(a)

Equipo Auditor


ASFL02-Oficio

AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

que en el Informe Final hubiesen quedado en firme uno o más hallazgos.

Si el Plan de Mejoramiento no es aprobado en una primera instancia se informará al vigilado que deberá ajustarlo y remitirlo nuevamente dentro de los siguientes diez (10) días hábiles.

NOTA. El plan de mejoramiento solo será devuelto para ajustes por una única vez

12 Archivar el expediente.

Si el informe no presenta hallazgos se archiva el expediente mediante el procedimiento GDPD03-Procedimiento Administración de Archivo. El expediente contendrá los papeles de trabajo, el acta y el auto de auditoría originales firmados, el informe preliminar y final originales firmados, y demás documentación que se recaudó durante el desarrollo del procedimiento, la cual puede estar en formato electrónico.


Riesgos





Superintendencia

Secretario (a) de

la Dirección de la

Superintendencia Delegad

a

Coordinador de la Auditoría

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

Delegada de Medidas

Especiales

13

Trasladar el Informe Final de Auditoría a la dependencia o entidad que corresponda.

Si los hallazgos por su naturaleza no son de competencia de la(s) Superintendencia(s) Delegada(s) o si se requiere que sean puestos en conocimiento de otras Superintendencias Delegadas y/o Entidades, se proyecta oficio o memorando, según corresponda, trasladando el informe a las autoridades o dependencias competentes, teniendo en cuenta lo siguiente:

Si por la gravedad y naturaleza de las situaciones críticas o irregulares encontradas se pone en riesgo inminente la prestación del servicio o la sostenibilidad financiera del vigilado, se proyecta memorando dando traslado a la Superintendencia Delegada de Medidas Especiales para iniciar el procedimiento “Determinación de la acción o medida especial” (MEPD01).

Si se evidencio que se vulneraron o menoscabaron los derechos de los usuarios en salud, o si a partir del desarrollo de la auditoría


Riesgos






Medidas Especiales

Coordinador

Auditoría

ASFL01-Memorando

PAFT03-Traslado para Investigaciones Administrativas

ASFL02-Oficio

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

se identificó que el vigilado incumplió una de las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud, se diligencia el formato Traslado para Investigación Administrativa” (PAFT03) y se remite junto con el expediente a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos.

Si los hallazgos encontrados tienen alcance disciplinario, fiscal o penal se traslada mediante oficio a la Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República de Colombia o Fiscalía General de la Nación, respectivamente.

14

Verificar la recepción del Plan de Mejoramiento.

Revisar los canales dispuestos para la recepción del Plan de Mejoramiento - AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento (correo electrónico o Sistema de Gestión Documental) verificando si el sujeto vigilado envió el Plan de Mejoramiento en el tiempo establecido (10 días hábiles).


Riesgos



Superintendencia

Equipo Auditor

ASFL02-Oficio


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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

Delegada para la Supervisión Institucional


Medidas Especiales

15 Analizar y aprobar el Plan de Mejoramiento.

Analizar y aprobar el plan de mejoramiento - AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento remitido por la Entidad sujeto de auditoría con el fin de verificar que las acciones propuestas superen las situaciones críticas o irregulares identificadas en la auditoría.

Una vez se apruebe se incluirá en la base de datos de entidades bajo seguimiento.


Riesgos






Equipo Auditor

ASFL02-Oficio


Base de datos de entidades bajo seguimiento

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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

Medidas Especiales

16Archivar el expediente con el Plan de Mejoramiento.

Se archiva el expediente mediante el procedimiento GDPD03-Procedimiento Administración de Archivo. El expediente contendrá los papeles de trabajo, el acta y el auto de auditoría originales firmados, el informe preliminar y final originales firmados, el Plan de Mejoramiento aprobado y demás documentación que se recaudó durante el desarrollo del procedimiento, la cual puede estar en formato electrónico.


Riesgos






Medidas Especiales

Secretario (a) de

la Dirección de la

Superintendencia Delegad

a

Coordinador de la Auditoría

17Definir mecanismo de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.

El seguimiento al Plan de Mejoramiento se podrá realizar mediante el Desarrollo del Procedimiento de Auditoría Documental



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ÁREA PARTICIPANT

EREGISTRO

(AIPD01) o de Auditoría Integral y Especial (AIPD02)

Si es mediante Auditoría Documental se debe seguir lo descrito en el respectivo procedimiento.

Si es mediante Auditoría Integral y Especial continúe en la actividad 2.

El seguimiento al plan de mejoramiento también podrá realizarse dentro de las auditorías que se programen para verificar otros componentes o temas específicos de la entidad que suscribió el plan

Riesgos






Medidas Especiales

o(a)

Director(a)

PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2 Realizar la planeación de la auditoría. Para toda auditoría se debe realizar un diagnóstico de la entidad a auditar de

Cada vez que programe una

auditoría.

Equipo AuditorDiagnóstico de la entidad

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acuerdo a la información disponible y a los lineamientos del Superintendente Delegado.

COFL02

4 Elaborar y aprobar el Auto de Auditoría.

Cuando se realiza una auditoría se debe realizar, aprobar, numerar y fechar el Auto de Auditoría.


auditoría.Equipo Auditor

AIFT05 Auto de Auditoría Integral o Especial

5 Gestionar y legalizar la comisión.

Todas las auditorías realizadas fuera de Bogotá o de las ciudades sedes de las Regionales, deben seguir los lineamientos descritos en el procedimiento APPD03 Comisión de Servicios.


auditoría fuera de Bogotá o de las ciudades sedes

de las Regionales.

Equipo Auditor

APFT10 - Informe de Comisión de Servicios Y/O Autorización de Gastos de Viaje

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8 Realizar el cierre de la auditoría.

Todos los involucrados de la auditoría, es decir, el Equipo Auditor y los responsables designados en la Entidad auditada deben firmar el Acta de Visita o Auditoría

Cada vez que se realice una auditoría.

Equipo AuditorAIFT03-Acta de Visita o Auditoría firmada

9Elaborar, aprobar y enviar el Informe Preliminar de Auditoría.

El informe preliminar debe ser firmado por el equipo auditor y debe ser remitido al vigilado por el ordenador de la auditoría.


Superintendente Delegado(a)

Director(a)

Equipo Auditor

AIFL01-Informe Preliminar de Auditoría

ASFL02-Oficio

11 Aprobar y enviar el Informe Final de Auditoría.

El informe final debe ser firmado por el equipo auditor y debe ser remitido al vigilado por el ordenador de la auditoría.



Director(a)

Equipo Auditor


ASFL02-Oficio

AIFT01-Ficha Técnica para

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Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento

13 Trasladar el Informe Final de Auditoría a la dependencia o entidad que corresponda.

De acuerdo a la naturaleza de los hallazgos, el Informe Final de Auditoría debe ser trasladado a la dependencia o Entidad correspondiente.

Cada vez que se realice una

auditoría y en su Informe Final se

identifiquen hallazgos.


Coordinador Auditoría

ASFL01-Memorando

PAFT03-Traslado para Investigaciones Administrativas

ASFL02-Oficio

15 Analizar y aprobar el Plan de Mejoramiento.

El plan de mejoramiento debe ser enviado por la entidad auditada al equipo auditor, quienes los analizaran y aprobaran, incluyéndose en la Base de datos de entidades bajo seguimiento.

Cada vez que el auditado allegue

el Plan de Mejoramiento

respectivo.

Equipo Auditor

ASFL02-Oficio


Base de datos de entidades bajo seguimiento.

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ANÁLISIS DE TIEMPO

El tiempo promedio de la auditoría Integral y/o especial será hasta 45 días hábiles. En caso de requerir un plan de mejoramiento se requieren 14 días adicionales para la revisión de este o el doble de tiempo en caso de que se requiera un ajuste al plan de mejoramiento

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N.A.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE

CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Creación del documento

A través del memorando 3-2015-012285 se solicitó la creación del procedimiento y su respectiva codificación.

Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional 09/07/2015 1

Ajuste del procedimiento

A través del memorando 3-2015-015837, se solicitó la creación del formato AIFT05 y la modificación de los formatos AIFL01, AIFL02 y AIFT03. Lo anterior fue ajustado en las actividades del procedimiento, y en sus respectivos puntos de control.


Modificación actividad

A través del memorando 3-2016-006812, se solicitó la modificación de la actividad 6. Se incluyó además en la sección de NORMAS la Resolución 1215 de 2015.


Modificación actividad

A través del memorando 3-2016-014348, se solicitó la modificación de la actividad 11, haciendo una aclaración en lo relacionado a la


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remisión del plan de mejoramiento por parte del vigilado.

Mediante memorando 3-2016-016887 se aprueba ajuste del documento

Modificación de Análisis de tiempo

A través del memorando 3-2017-001361 se solicitó la modificación del Análisis de tiempo, indicando que el desarrollo del procedimiento de auditoría integral y/o especial tendrá una duración hasta 45 días hábiles.

Se aprueba el ajuste del documento mediante memorando NURC: 3-2017-001612


Modificación de actividad

A través del memorando 3-2017-009135 se solicitó el ajuste del procedimiento con la inclusión de tres normas y de las políticas de operación 12, 13 y 14, adicional la modificación de las actividades No. 11 y 17 y el análisis de tiempo.



Modificación de actividad A través del memorando 3-2017-012408 se solicitó el ajuste de actividades y registros del

Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

16/08/2017 7

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procedimiento donde se indique el AIFT01; en cuanto al formato AIFT01 “Ficha técnica para suscripción del Plan de mejoramiento” se solicitó cambio del título por: Ficha técnica para suscripción y aprobación del plan de mejoramiento y adicionándole otras celdas.



A través del memorando 3-2017-016313 se solicitó el ajuste de la actividad 07 en su descripción y registros.




A través del memorando 3-2018-000884 se solicitó el ajuste de la actividad 07 en cuanto a lo identificado en sus registros. Adicionalmente la eliminación de los formatos AIFT31/32/35 en razón a la no utilización de los mismos y el ajuste de los formatos


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AIFT26/27/28/29/30/33/34/36/37/38/39 en cuanto a aclarar que las cifras reportadas deben ir en pesos.

Se aprueban los ajustes de los documentos mediante memorando NURC: 3-2018- 001453

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