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APLICACIÓN DE MACROS EN EL ÁREA DE PRESUPUESTO Y PROGRAMACIÓN
KAREN VANESSA MONTAÑO CUBILLOS CÓDIGO: 20122079231
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES BOGOTÁ D.C.
2016
APLICACIÓN DE MACROS EN EL ÁREA DE PRESUPUESTO Y PROGRAMACIÓN
KAREN VANESSA MONTAÑO CUBILLOS CÓDIGO: 20122079231
Proyecto de grado para optar por el título de tecnóloga en construcciones civiles en la modalidad de pasantía
Tutor Cesar García Ubaque
Ingeniero civil
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
BOGOTÁ D.C. 2016
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Nota de aceptación
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Firma del jurado
Bogotá D.C., Junio de 2016
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CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 7
1. OBJETIVOS ..................................................................................................... 8
1.1. OBJETIVO GENERAL .............................................................................. 8
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................... 8
2. METODOLOGÍA DE TRABAJO ....................................................................... 9
2.1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ................................................................ 10
2.2. PLAN DE TRABAJO ................................................................................ 11
2.2.1. Desarrollo de nuevos formatos para recolección y presentación de cantidades de obra ......................................................................................... 11
2.2.2. Organización de bases de datos de cotizaciones .............................. 11
2.2.3. Desarrollo de formatos para especificaciones técnicas de construcción particulares ..................................................................................................... 12
2.2.4. Organización de archivos de presupuesto presentados por tipología de proyecto ......................................................................................................... 12
2.2.5. Programación de Proyectos .............................................................. 12
2.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ........................................................ 14
3. ANÁLISIS DE RESULTADOS ........................................................................ 15
3.1. FORMATOS PARA PRESENTACIÓN DE CANTIDADES DE OBRA ...... 15
3.2. COTIZACIONES ...................................................................................... 15
3.3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE CONSTRUCCIÓN ....................... 16
3.4. APLICACIÓN DE MACROS PARA PRESUPUESTO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS .............................................................................................. 20
3.4.1. Asignar formato ................................................................................. 23
3.4.2. Cálculo de rendimientos y duraciones ............................................... 23
3.4.3. Iteración de datos para programación ............................................... 26
4. CONCLUSIONES .......................................................................................... 31
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5. RECOMENDACIONES .................................................................................. 32
REFERENCIAS ..................................................................................................... 33
ANEXO A. Actas ................................................................................................... 34
ANEXO B. Macro .................................................................................................. 36
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LISTA DE TABLAS
pág.
Tabla 1. Cronograma de actividades ..................................................................... 14
Tabla 2. Especificaciones particulares Concol S.A. .............................................. 17
Tabla 3. APU Pilote pre excavado D=1.50 m 28 MPa (manual). Proyecto 1222_APP Fase III. Puente Humadea Alt No 1 ....................................................................... 23
Tabla 4. Rendimiento Pilote pre excavado D=1.50 m 28 MPa (manual) ............... 24
Tabla 5. APU Pilote pre excavado D=3.00 m 28 MPa (mecánico). Proyecto 1222_APP Fase III. Puente Humadea Alt No 1 ..................................................... 25
Tabla 6. Rendimiento Pilote pre excavado D=3.00 m 28 MPa (mecánico) ........... 26
Tabla 7. APU Localización y replanteo. Proyecto 1222_APP Fase III. Área de pesaje Unidad Funcional 7 ............................................................................................... 27
Tabla 8. Iteración 1 Macro de ajuste de cantidad. Proyecto 1222_APP Fase III. Área de pesaje Unidad Funcional 7 ............................................................................... 29
Tabla 9. Iteración 15 Macro de ajuste de cantidad. Proyecto 1222_APP Fase III. Área de pesaje Unidad Funcional 7 ...................................................................... 30
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INTRODUCCIÓN
La integración al campo laboral después de culminado el proceso académico es una fase de transición difícil, ya que, acoplar el ambiente universitario a un entorno empresarial conlleva afrontar una serie de retos y obstáculos con la finalidad de poder emplear todos aquellos conocimientos y habilidades adquiridos en la academia en función del desarrollo de los objetivos conjuntos de la empresa.
Es por esto que el uso de pasantías como modalidad de grado es una opción provechosa que permite articular de manera adecuada ambos procesos en la formación del estudiante. Así mismo, genera el desarrollo de capacidades y aptitudes en busca de la solución de problemas que se puedan presentar en la vida cotidiana.
En el presente trabajo se abordan los temas relacionados a la pasantía presentada en la empresa Consultoría Colombiana S.A. en el área de presupuesto y programación. Se analizan las problemáticas existentes en las diferentes áreas de trabajo y la forma en que se incorporan las competencias formativas en el desarrollo de mecanismos que den solución a las dificultades que impiden un correcto funcionamiento en los trabajos asignados para la ejecución de proyectos de ingeniería.
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1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Emplear los conocimientos obtenidos a lo largo de la formación académica en procesos a nivel empresarial, en la ejecución de tareas en al área de presupuesto y programación de la empresa Consultoría Colombiana S.A.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar problemáticas que existan en las actividades desarrolladas dentro del grupo de presupuesto y programación de la empresa en cuestión, con la finalidad de generar un plan de trabajo que suscite soluciones alternativas partiendo de los conocimientos adquiridos en la academia.
Implementar mecanismos y herramientas que permitan apoyar, complementar o mejorar las diversas funciones realizadas por el grupo de trabajo tanto en las áreas de presupuesto como de programación en proyectos de ingeniería.
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2. METODOLOGÍA DE TRABAJO
Consultoría Colombiana S.A. es una empresa de ingeniería especializada en estudios, planificación, estructuración, desarrollo, valoración, supervisión y gerencia integral de proyectos, cuenta con un gran equipo de personas y más de 40 años de experiencia en ejecución de proyectos de ingeniería.
La pasantía se desarrolló en el área de presupuesto y programación de la Vicepresidencia de Transporte, Agua y Saneamiento. Durante el período de la misma se participó en el desarrollo de actividades para varios proyectos, particularmente dos, el proyecto 1205 - Ruta del Sol Tramo 1 Sector 1 y el Proyecto 1222 – APP Malla Vial del Meta.
Ilustración 1. Malla Vial del Meta. Fuente: Odinsa
Para este último, Consultoría Colombiana S.A. tiene la responsabilidad del estudio y diseño de los aproximadamente 360 Km que contempla el proyecto vial 4G en el departamento del Meta. Las tareas realizadas por parte del área de trabajo consisten de manera general en determinar tanto el presupuesto como la programación de cada una de las obras constructivas.
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Un proyecto de tal alcance, debe contar con una supervisión y control absoluto e íntegro que verifique la adecuada realización de los trabajos. Por esta razón, y teniendo en cuenta el desarrollo de proyectos anteriores como lo es el 1205, se tiene la necesidad de estudiar y analizar cada una de las partes que conforman el área de trabajo, con la finalidad de implementar una serie de herramientas que permitan mejorar los diversos procesos.
Para el cumplimiento de los objetivos considerados, que incluyen aplicar la formación académica en la ejecución de actividades a nivel empresarial, así como el apoyo y optimización de las mismas. Se procede, en primer lugar, a definir las deficiencias existentes en el modelo implementado para la consecución de las tareas.
Y en segundo lugar, el planteamiento de una ruta de trabajo en la cual, durante el tiempo de la pasantía se puedan desarrollar diversos mecanismos que mejoren, optimicen o corrijan la ejecución de los trabajos.
2.1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Una de las funciones principales del grupo de trabajo es precisar los costos totales y la duración de un determinado proyecto, es decir, la conformación del presupuesto y su programación. Esta tarea es de vital importancia, ya que, en una fase inicial determina la viabilidad del mismo.
Para la correcta realización de los trabajos la empresa invirtió en un software denominado CIO para tener un control efectivo sobre estos costos, de esta manera se obtiene un resultado preciso y se minimizan los errores que puedan generar posibles riesgos económicos en el momento de ejecución del proyecto.
Por otro lado, cada una de las actividades debe tener una especificación técnica de construcción en donde se describa de manera general la ejecución de la actividad en obra; materiales, procedimientos de construcción, unidades de pago entre otras cosas. En algunas ocasiones es necesario la realización de una especificación propia debido a particularidades del proyecto o requisitos de construcción.
Tras un análisis preliminar se pudo evidenciar una problemática en cuanto a las bases de datos utilizadas para cada uno de los diferentes proyectos, como los son: cantidades de obra, costos, ya sea para maquinaría ligera o pesada, rendimientos de mano de obra, insumos, análisis de precios unitarios, especificaciones de construcción y en general a la organización de los archivos. Si bien, existía un
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programa para la generación de presupuestos, la información con que se alimentaba ocasionaba inconsistencias.
Por otra parte, la variedad en la presentación de los datos también genera problemas al momento de interpretar la información, que pueden llegar a ocasionar incoherencias. Ya que, para la conformación del presupuesto se reciben documentos procedentes de muchas fuentes y al no existir uniformidad en la presentación de los mismos, los errores se ven reflejados en el resultado final.
Por último, se procede a plantear un plan de trabajo, para la solución o mejoramiento de dichos factores que afectan negativamente el correcto desarrollo de los trabajos.
2.2. PLAN DE TRABAJO
Una vez identificadas de manera general las zonas que tenían algunas debilidades y en conjunto con la perspectiva del tutor empresarial acerca de las tareas que faltaban por complementar en el proceso del grupo, se estableció inicialmente un plan de trabajo como se describe a continuación:
2.2.1. Desarrollo de nuevos formatos para recolección y presentación de
cantidades de obra
La falta de homogeneidad en la presentación de cantidades de obra genera errores al momento de transcripción, este problema es difícil de controlar, ya que pertenece a un error humano, sin embargo, se pueden implementar mecanismos para minimizarlo.
Las acciones a realizar se fundamentan en crear un formato único que sea utilizado por todas las especialidades y de esta manera generar una estructura de trabajo que facilite la transferencia de información.
2.2.2. Organización de bases de datos de cotizaciones
La presentación de presupuestos depende en gran medida de los análisis de precios unitarios, por esta razón, la creación de una base de datos organizada que reúna una serie de cotizaciones por tipología permite tener una referencia de precios que sirva en la presentación de diferentes proyectos. Así como para futuras observaciones o comparaciones que se deseen realizar.
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2.2.3. Desarrollo de formatos para especificaciones técnicas de construcción particulares
Las especificaciones técnicas de construcción son un conjunto de documentos que complementan un proyecto al momento de su ejecución como lo son los planos o hasta el mismo contrato. En ellas se establece la forma de actuar del constructor en obra, se describen procedimientos, se determinan materiales y se exigen requisitos de construcción.
La carencia de estas en un proyecto imposibilita una correcta presentación de resultados, así mismo se pueden llegar a presentar dificultades cuando se lleven a cabo las actividades en campo, ya que, el personal encargado no contará a su disposición con un documento en donde se especifiquen las tareas a realizar. Por esta razón, se pueden ocasionar problemas tanto de construcción como de comunicación entre las partes involucradas.
Es por esto que surge la idea de poder consolidar un conjunto de especificaciones que sean de utilidad en toda la línea de proyectos que se desarrollan en la empresa y no por proyecto específico.
Por lo tanto, las tareas a realizar para este ítem se fundamentan, en primer lugar, en una recopilación organizada y actualizada de especificaciones generales de construcción de diferentes entes regulatorios en Colombia como lo son el INVIAS o el IDU y por otro lado, la creación de un grupo de especificaciones técnicas particulares con la ayuda de los diferentes especialistas a cargo. Del mismo modo que en el anterior punto, se procede a definir un documento base que contemple las partes esenciales que debe contener la especificación.
2.2.4. Organización de archivos de presupuesto presentados por tipología de
proyecto
Consiste en la aplicación de un formato único de presentación de presupuestos a los archivos generados por el software denominado CIO.
2.2.5. Programación de Proyectos
Optimización de los procesos en el área de programación, implementando herramientas informáticas como lo son las macros de Excel en la programación de actividades de un proyecto.
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El uso de esta ayuda tecnológica básica permitiría a corto plazo, minimizar los tiempos utilizados para el desarrollo de tareas esenciales y repetitivas y en períodos de tiempo mayor constituir un mecanismo completo para mejorar la obtención de rendimientos y duraciones, que son los elementos fundamentales con los cuales se realiza el trabajo de programación.
De este modo, el complemento entre los software existentes como CIO y Project con dichos mecanismos; permite un desempeño mayor, disminución en los tiempos de entrega y un seguimiento y control a la gran cantidad de información que se maneja.
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2.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Tabla 1. Cronograma de actividades
Actividades
Ju
lio
Ag
os
to
Se
pti
em
bre
Oc
tub
re
No
vie
mb
re
Dic
iem
bre
En
ero
Conocer los proyectos de la empresa y la forma de organización y manejo de la
información
Revisión de cantidades de obra y generación de presupuestos Proyecto Ruta
del Sol T1S1 – Vía, puentes y túneles
División Presupuesto Ciudad Porfía tramo 1 y 2, proyecto Malla Vial del Meta, revisión
de cantidades, generación de presupuestos y entrega de informe
Elaboración de especificaciones técnicas particulares de construcción
Desarrollo de macros para rendimiento y duraciones
Revisión de APU’s y rendimientos en programa CIO para control de obras
Presupuestos UF1-UF11 Proyecto Malla Vial del Meta, volúmenes de tierra, cantidades de obra, cotizaciones,
especificaciones e informe por unidad funcional
Fuente: Propia
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3. ANÁLISIS DE RESULTADOS
Durante la pasantía se obtuvieron algunos resultados que ayudaron a solucionar, fortalecer, complementar y optimizar los diversos procesos que se desarrollan en la empresa en el área de presupuesto y programación, esto debido en gran parte a que el tiempo de duración de la misma fue propicio para que el plan de trabajo planteado desde un inicio se ejecutará satisfactoriamente y tuviera un seguimiento completo y adecuado.
A continuación, se muestran en detalle los resultados obtenidos para los objetivos del plan de trabajo:
3.1. FORMATOS PARA PRESENTACIÓN DE CANTIDADES DE OBRA
El desarrollo de nuevos formatos para la recolección y presentación de cantidades de obra tenía dos fines esenciales, el primero, generar un formato único que fuera implementado en todas las especialidades y así facilitar el trabajo al momento de realizar un presupuesto, del mismo modo, disminuir la posibilidad de errores al manipular los datos.
El resultado fue un conjunto de formatos diseñados en Excel en donde se pudiera mostrar la información de manera clara y concisa. Su aplicación en cada una de las áreas de trabajo tuvo buenos resultados, sin embargo, la unificación en este aspecto representó una transición difícil ya que, cada profesional trabajaba bajo distintos parámetros. No obstante, su implementación a nivel general paulatinamente permite un mejor manejo de información.
3.2. COTIZACIONES
Las cotizaciones son un insumo de gran importancia en la creación de presupuestos, son un recurso significativo que varía constantemente, el cual afecta directamente los costos en un proyecto. Por esta razón, el trabajo que se desempeñó en esta área fue relevante para la presentación de los presupuestos de los proyectos 1205 y 1222 así como para la formación de una base de datos que no existía en su momento.
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Las variaciones en los precios de los insumos hace imposible utilizar una única base para la creación de los precios unitarios, es por esto que hay cambios evidentes en cada volumen de una entrega en un determinado proyecto, entonces, se procede a organizar las cotizaciones existentes y solicitar nuevas para actualizar los unitarios que se utilizan en la formación de presupuestos.
Esta labor es constante y siempre se deben revisar que los soportes representen valores reales y actuales; no obstante, a pesar de esto se logró un directorio de proveedores que sirve como fundamento para futuras revisiones así como una serie de cotizaciones organizadas por tipología utilizadas en los respectivos proyectos.
3.3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE CONSTRUCCIÓN
Como parte fundamental de los resultados obtenidos se tiene el desarrollo de especificaciones técnicas de construcción. Este tema no había sido manejado con la debida atención, no se contaba con una base de datos que sirviera de referencia para los diferentes proyectos y las especificaciones existentes no correspondían a algún formato específico.
De este modo, en este momento se cuenta con una base de datos sólida y organizada en la cual existen aproximadamente 600 especificaciones particulares de construcción ordenadas en grupos según su tipología.
Las especificaciones se dividen en capítulos y estos a su vez en sub capítulos, los cuales se agrupan por ítems como se muestra en la Tabla 2, en ellas se abarcan las actividades que por el tipo de proyecto requieran una especificación propia o que no se encuentren contenidas dentro de las especificaciones generales de construcción.
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Tabla 2. Especificaciones particulares Concol S.A.
Fuente: Propia
ITEM DESCRIPCIÓNESPECIFICACIONES PARTICULARES
EP-A ARQUITECTURAEP-A1 ESPACIO PÚBLICO - OBRAS EXTERIORESEP-A2 PAISAJISMOEP-A3 CARPINTERÍA METÁLICAEP-A4 CARPINTERÍA MADERAEP-A5 MAMPOSTERÍAEP-A6 PISOS, PAÑETES Y ENCHAPESEP-A7 CIELO RASOEP-A8 CUBIERTAEP-A9 APARATOS SANITARIOS Y COCINA
EP-A10 LIMPIEZA E IMPERMEABILIZACIÓNEP-A11 OTROS
EP-C CIVILESEP-C1 OBRAS PRELIMINARESEP-C2 EXPLANACIONESEP-C3 ESTRUCTURAS Y DRENAJESEP-C4 OBRAS DE GEOTECNIAEP-C5 SEÑALIZACIÓN Y SEGURIDADEP-E ELÉCTRICAS
EP-E1 REDES AÉREAS DE DISTRIBUCIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICAEP-E2 REDES AÉREAS EXTERNAS DE COMUNICACIONESEP-E3 REDES SUBTERRÁNEAS DE DISTRIBUCIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICAEP-E4 REDES SUBTERRÁNEAS EXTERNAS DE COMUNICACIONESEP-E5 SUBESTACIONES ELÉCTRICASEP-E6 REDES INTERNAS DE ENERGÍA ELÉCTRICAEP-E7 REDES INTERNAS DE COMUNICACIONESEP-E8 SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICOEP-E9 SISTEMA INTEGRAL DE PROTECCIÓN CONTRA RAYOS
EP-E10 SISTEMA DE PUESTA A TIERRAEP-E11 SISTEMAS INTELIGENTES DE TRANSPORTEEP-E12 SISTEMA DE BALIZAJEEP-H HIDRAÚLICAS
EP-H1 ESTRUCTURASEP-H2 REDES DE DESAGUE DE AGUAS LLUVIAS Y AGUAS NEGRASEP-H3 REDES HIDROSANITARIASEP-M MECÁNICAS
EP-M1 SISTEMA DE VENTILACIÓNEP-M2 SISTEMA DE DETECCIÓN DE INCENDIOSEP-M3 SISTEMA MECÁNICOEP-S SUMINISTRO, EQUIPO Y MAQUINARÍAEP-T TÚNELES
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Para el desarrollo de las especificaciones se utilizó un formato particular que describiera de manera breve, concisa y completa cada actividad, a continuación se muestra el esquema implementado.
Título: Con el cual se identifica la actividad, no necesariamente debe corresponder a los ítems de pago.
Código especificación: Este código depende del grupo al cual pertenezca la especificación y sirve para control e identificación. Se genera en el momento en que se crean los documentos.
El código se identifica por una letra única perteneciente a cada grupo de especificaciones precedida por las letras “EP”, al momento se cuenta con siete grupos y treinta cuatro subgrupos.
Arquitectura (EP – A)
Civiles (EP – C)
Eléctricas (EP – E)
Hidráulicas (EP –H)
Mecánicas (EP – M)
Suministro, equipo y maquinaría (EP – S)
Túneles (EP – T)
La codificación se determina de la siguiente forma:
EP – C318
Grupo: EP – C (Civiles)
Subgrupo: EP – C300 Estructuras y drenajes
Especificación: EP – C318 Enrocados de protección con piedra pegada
Siglas que determinan la naturaleza de la especificación, en este caso especificación particular
EP – C318
Número propio de la especificación dentro de cada grupo, el primer digito indica el subgrupo al cual pertenece y los siguientes los consecutivos de cada especificación por ejemplo ésta es la especificación número 018 en el subgrupo 300 del grupo C
Sigla correspondiente al grupo como se señaló anteriormente
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Estructura del documento
1. Alcance: En esta parte inicial se definen las pautas principales de la especificación, se determinan los procesos a realizar que definen la amplitud de los trabajos, es decir, que tanto va a atender la especificación. Es importante establecer con claridad estos ítems desde un inicio.
2. Descripción general: Se describen de manera general las actividades para contextualizar la finalidad de la especificación y así referir de manera correcta cada uno de los ítems del presupuesto.
3. Materiales: Este inciso hace referencia a los materiales a emplear en la ejecución de la actividad, si es necesario se hace una descripción detallada, la procedencia, el estado y las especificaciones mínimas a cumplir por dicho material entre otras cosas.
4. Equipos: Se describen los equipos y herramientas necesarios para la ejecución de las diferentes actividades y si están o no incluidas en el precio unitario para el ítem correspondiente.
5. Limitaciones de la ejecución y desperdicios: Establece las restricciones que tienen las actividades y todo lo relacionado a los desperdicios que se puedan generar en el desarrollo de las mismas, como disposición y costos relacionados.
6. Mano de obra: En este numeral, se determina si la especificación conlleva el uso de personal para la realización de los trabajos, además describe determinada tarea si es necesario durante la ejecución de las actividades.
7. Procedimiento de ejecución: Si bien la especificación técnica sirve como una guía, es en este apartado en donde se define paso a paso el actuar del constructor para la correcta realización de las actividades. Se determinan cantidades, relaciones, proporciones de materiales, tiempos y demás procedimientos detallados para la ejecución de los trabajos así como el cumplimiento de los alcances planteados.
8. Ensayos y pruebas a realizar: Si la actividad lo requiere se definen los ensayos o pruebas a realizar y las condiciones mínimas o máximas de aceptabilidad bajo las cuales se puedan aprobar o rechazar los trabajos
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realizados. Además se establecen los momentos de la ejecución en los cuales se deben realizar las pertinentes inspecciones. Por otro lado, se establecen las garantías de los trabajos.
9. Referencias y otras especificaciones: Se muestran especificaciones o textos que sirvan de apoyo al documento y a donde se pueda referir el constructor si tiene alguna duda del procedimiento o de los mínimos de aceptabilidad de la actividad.
10. Medida y forma de pago: En este último apartado se abordan dos temas importantes, con los cuales se puede dar una unidad para presentar las cantidades en un presupuesto; por un lado la medida de las actividades, aquí se hace referencia al precio unitario y los costos que este incluye o no, por ejemplo, mano de obra, herramientas, equipo, limpieza, realización de pruebas o ensayos de laboratorio entre otras cosas. De esta manera se define realmente el alcance de la especificación en cuanto a costos. Por otro lado, se tiene la forma de pago en donde se determinan las unidades en que se deben pagar cada uno de los ítems que acoge la especificación.
Como se pudo observar, este documento describe de manera detallada cada actividad del presupuesto y es un fundamento teórico-práctico importante en la ejecución de las labores en obra. Es común encontrar organizaciones que no dan la importancia adecuada a este tema por lo que se pueden llegar a generar problemas al momento de desarrollar las actividades en campo.
A lo largo del proceso, en el grupo de trabajo se logró consolidar este aspecto en la presentación de cualquier proyecto de ingeniería y así formar un fundamento que valide la información presentada.
3.4. APLICACIÓN DE MACROS PARA PRESUPUESTO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
La iniciativa de generar una macro en Excel surge de poder consolidar los procesos que se venían desarrollando, con herramientas tecnológicas y así optimizar los procedimientos tanto de presupuesto como programación, disminuyendo los tiempos de ejecución y garantizando precisión en la información.
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La programación de la macro se fundamenta en el lenguaje Visual Basic y se encuentra esquematizada de manera que no se generen errores tras su ejecución, tiene una manejabilidad fluida y una interfaz sencilla de entender.
Ilustración 2. Archivos. Fuente: Propia
La macro se encuentra disponible en un archivo de Excel, en este caso denominado “KyloRen” que se encuentra ubicado en la carpeta de ejecución como se muestra en la Ilustración 2. A continuación, se observa una vista general de la ventana inicial de la aplicación, en la cual se pueden encontrar las indicaciones de uso y el botón del formulario.
Ilustración 3. Vista inicial. Fuente: Propia
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Una vez ejecutado el programa dando clic en el botón “Play”, se muestra la ventana de usuario que se observa en la Ilustración 4, con la cual se podrán gestionar cada una de las funciones de la macro.
Ilustración 4. Interfaz gráfica de usuario. Fuente: Propia
Se debe tener en cuenta cargar los archivos del proyecto solicitados al inicio, estos son archivos base de Presupuesto y APU que sirven de fundamento para el correcto desarrollo de la aplicación.
A continuación, se describen las funciones de cada botón:
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3.4.1. Asignar formato
Esta macro utiliza un documento limpio de un presupuesto generado en el software CIO y le aplica un formato único de presentación. Si bien esta tarea no es compleja de hacer ni representa algún grado de dificultad, se debe tener en cuenta que anteriormente esta labor se realizaba manualmente, por lo cual, se tornaba dispendiosa y consumía bastante tiempo.
3.4.2. Cálculo de rendimientos y duraciones
Determina el rendimiento de una actividad según su tipología y los componentes que constituyen el análisis de precios unitarios. De esta manera el programa define la relevancia de algún elemento para generar un valor de rendimiento que corresponda a la actividad.
En las siguientes tablas se muestra un ejemplo en donde se evidencia el correcto funcionamiento de la macro. Se tiene el ítem correspondiente a Pilotes pre excavados, en la Tabla 3 según las características del APU, la actividad corresponde a un procedimiento manual, por lo cual el rendimiento debe estar en función de la mano de obra y no del equipo, así como se observa en la Tabla 4 en donde se tiene un rendimiento de 0.51 ml por jornal correspondiente al trabajo realizado por las cuadrillas de trabajo.
Tabla 3. APU Pilote pre excavado D=1.50 m 28 MPa (manual). Proyecto 1222_APP Fase III. Puente Humadea Alt No 1
ITEM Pilote pre excavado D=1.50m 28Mpa
(manual) UNIDAD ML
DATOS ESPECÍFICOS
I. EQUIPO
CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR
PARCIAL
100901 RETROCARGADOR HR 0.2000 $ 92,449.00 $ 18,489.80
2936 HERRAMIENTA MENOR %
%MDEO 10.0000 $ 771,942.08 $ 77,194.21
104483 PLANTA ELECTRICA 275Kw
HR 0.8400 $ 115,000.00 $ 96,600.00
104514 COMPRESOR NEUMATICO 150 HP
HR 0.8400 $ 65,000.00 $ 54,600.00
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104490 MOTOBOMBA GENERICA 4"
DD 1.1300 $ 25,000.00 $ 28,250.00
104515 MARTILLO NEUMATICO 21-24 KG
HR 0.8400 $ 35,000.00 $ 29,400.00
101274 BOMBA PARA CONCRETO
M3 1.7700 $ 100,114.00 $ 177,201.78
104492 PLUMA GENERICA 100 Kg
DD 1.1300 $ 20,000.00 $ 22,600.00
104494 TUBO TREMIE DE VACIADO 10"
UN 0.0560 $ 5,000.00 $ 280.00
104495 CAMISAS EN ACERO PARA PILOTE
KG 54.0000 $ 500.00 $ 27,000.00
380 EQUIPO SOLDADURA ELECTRICA
DD 1.1300 $ 34,350.00 $ 38,815.50
SUB -TOTAL $ 570,431.29
IV. MANO DE OBRA
CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR
PARCIAL
103676 CUADRILLA T18 (1SOL+1AYU)
JR 0.7000 $ 278,143.80 $ 194,700.66
103008 CUADRILLA T6 (1OF+4AY)
JR 1.9700 $ 293,015.95 $ 577,241.42
SUB -TOTAL $ 771,942.08
Fuente: Concol S.A.
Tabla 4. Rendimiento Pilote pre excavado D=1.50 m 28 MPa (manual)
Rendimiento (ML/JR) Rendimiento
(ML/JR) Código Equipo Código Mano de obra
100901 40.00 103676 1.43 0.51
2936 0.00 103008 0.51
104483 9.52
104514 9.52
104490 0.89
104515 9.52
101274 0.00
104492 0.89
104494 0.00
104495 0.00
380 0.89
Fuente: Propia
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Por otro lado, se tiene un pilote excavado de forma mecánica, teniendo en cuenta las propiedades de la actividad y su APU que se aprecia en la Tabla 5. Para este ítem, el rendimiento corresponde al equipo empleado, en este caso la piloteadora R50 es la que proporciona el rendimiento de la actividad como se muestra en la Tabla 6 correspondiente a 1.14 ml por jornal.
Tabla 5. APU Pilote pre excavado D=3.00 m 28 MPa (mecánico). Proyecto 1222_APP Fase III. Puente Humadea Alt No 1
ITEM Pilote pre excavado D=3.00m 28Mpa
(mecánico) UNIDAD ML
DATOS ESPECÍFICOS
I. EQUIPO
CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR
PARCIAL
2936 HERRAMIENTA MENOR %
%MDEO 7.0000 $ 2,930.16 $ 205.11
104483 PLANTA ELECTRICA 275Kw
HR 3.3700 $ 115,000.00 $ 387,550.00
100901 RETROCARGADOR HR 0.2000 $ 92,449.00 $ 18,489.80
101274 BOMBA PARA CONCRETO
M3 7.0700 $ 100,114.00 $ 707,805.98
103207 PILOTEADORA R50 HR 7.0000 $ 750,000.00 $ 5,250,000.00
104494 TUBO TREMIE DE VACIADO 10"
UN 0.2250 $ 5,000.00 $ 1,125.00
104495 CAMISAS EN ACERO PARA PILOTE
KG - $ 500.00 $ -
380 EQUIPO SOLDADURA ELECTRICA
DD - $ 34,350.00 $ -
SUB -TOTAL $ 6,365,175.89
IV. MANO DE OBRA
CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR
PARCIAL
103676 CUADRILLA T18 (1SOL+1AYU)
JR - $ 278,143.80 $ -
103008 CUADRILLA T6 (1OF+4AY)
JR 0.0100 $ 293,015.95 $ 2,930.16
SUB -TOTAL $ 2,930.16
Fuente: Concol S.A.
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Tabla 6. Rendimiento Pilote pre excavado D=3.00 m 28 MPa (mecánico)
Rendimiento (ML/JR) Rendimiento
(ML/JR) Código Equipo Código Mano de obra
2936 0.00 103676 0.00 1.14
104483 2.37 103008 100.00
100901 40.00
101274 0.00
103207 1.14
104494 0.00
104495 0.00
380 0.00
Fuente: Propia
De este modo, la macro genera los rendimientos de cada una de las actividades que conforman el presupuesto considerando el tipo de ítem como se mostró anteriormente.
En un proyecto como el 1222 se tenían 11 unidades funcionales y cada una cuenta con aproximadamente 10 presupuestos y cada presupuesto contiene como mínimo 100 ítems, por lo que esta macro minimizo de manera significativa el tiempo para realizar estas tareas, garantizando confiabilidad en los datos. El resultado final es un índice de actividades por presupuesto con su respectivo rendimiento.
Como paso seguido, se obtienen las duraciones de dichas actividades, comparando el índice de rendimientos con cada uno de los ítems del presupuesto y su respectiva cantidad.
3.4.3. Iteración de datos para programación
La programación en un proyecto es la fase final antes del inicio de su ejecución, el software utilizado para su realización es Project, en él se ingresa un conjunto de información procedente del presupuesto como los son cantidades, duraciones y costos. El resultado final de manera general son los tiempos de duración de cada una de las actividades de la obra y el respectivo dinero destinado para su ejecución entre otras cosas.
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Tabla 7. APU Localización y replanteo. Proyecto 1222_APP Fase III. Área de pesaje Unidad Funcional 7
ITEM Localización y replanteo UNIDAD M2
DATOS ESPECÍFICOS
I. EQUIPO
CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR
PARCIAL
814 EQUIPO DE TOPOGRAFIA
MES 0.0004 $ 2,130,000.00 $ 852.00
SUB -TOTAL $ 852.00
II. MATERIALES
CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR
PARCIAL
103520 PINTURA ESMALTE POLIURETANO PINTUCO
CANEC 0.0100 $ 31,800.00 $ 318.00
100392 HERRAMIENTA MENOR %MDEO 10.0000 $ 735.84 $ 73.58
892 DURMIENTE ORDINARIO 4Mx.04x.04
ML 0.1500 $ 2,900.00 $ 435.00
525 PUNTILLA 2" CON CABEZA
LB 0.1000 $ 2,010.50 $ 201.05
SUB -TOTAL $ 1,027.63
III. TRANSPORTE
CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR
PARCIAL
0 - $ - $ -
SUB -TOTAL $ -
IV. MANO DE OBRA
CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR
PARCIAL
103009 CUADRILLA T7 (COMISIÓN TOPOGRAFICA)
JR 0.0020 $ 367,920.60 $ 735.84
SUB -TOTAL $ 735.84
TOTAL COSTO DIRECTO $ 2,615.48 Fuente: Concol S.A.
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Ambos documentos, tanto el presupuesto como la programación deben coincidir y corresponder a valores reales soportados en cada uno de las fases previas. Esta información proporciona confiabilidad para que el proyecto pueda ser ejecutado de manera correcta, del mismo modo la coherencia y exactitud de la misma permite tener un adecuado seguimiento y control una vez iniciado el proyecto.
La macro para iteración se realizó como una solicitud especial para el proyecto 1222, ya que, las cantidades de los APU’s en ese proyecto tenían dimensiones muy pequeñas y al momento de ingresar los datos en el software Project para realizar la programación pertinente, este generaba errores por la cantidad de decimales que se trabajaron en los análisis de precios unitarios como se observa en la Tabla 7.
Por esta razón, se crea la necesidad de realizar esta función que distribuya de la mejor manera las inconsistencias económicas generadas por la forma en que se manejaron las cantidades en los diferentes análisis de precios unitarios.
El funcionamiento del programa consiste en realizar una serie de iteraciones para llevar la diferencia a una mínima expresión. Luego de analizar los resultados que arrojaba la macro después de cierto número de iteraciones, se determinan 15 intentos como los apropiados para la corrección de los datos.
En primera instancia, se deben recorrer cada uno de los APU’s y llevar los datos de cantidad y valor parcial que aparecen en el presupuesto a cada uno de ellos, una vez se tenga esta información se inicia con la primera iteración.
Como se observa en la Tabla 8, en primer lugar se obtiene una cantidad total por ítem del presupuesto, es decir, la cantidad correspondiente al análisis de precios unitarios por la cantidad total de unidades para ese ítem. Esta cantidad total se ajusta a dos decimales, que es la cantidad permitida por el Software.
Una vez se obtengan los valores se procede al cálculo del valor total parcial para cada elemento que compone el APU, es decir, la cantidad total por el valor unitario de ese ítem. La sumatoria de los anteriores componentes debería generar el valor parcial que aparece en el presupuesto pero debido al proceso de redondeo en las cantidades, existe una diferencia con respecto al valor real.
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Tabla 8. Iteración 1 Macro de ajuste de cantidad. Proyecto 1222_APP Fase III. Área de pesaje Unidad Funcional 7
Iteración 1
Cantidad Unitaria
Valor unitario Cantidad
Total Valor Total % Corrección
Valor Total Corregido
0.0004 $ 2,130,000.00 0.04 $ 85,200.00 0.3052 $ (2,600.2689) $ 87,800.2689
0.0100 $ 31,800.00 1.10 $ 34,980.00 0.1253 $ (1,067.5752) $ 36,047.5752
10.0000 $ 735.84 11.00 $ 8,094.24 0.0290 $ (247.0329) $ 8,341.2729
0.1500 $ 2,900.00 16.50 $ 47,850.00 0.1714 $ (1,460.3623) $ 49,310.3623
0.1000 $ 2,010.50 11.00 $ 22,115.50 0.0792 $ (674.9560) $ 22,790.4560
- $ - - $ - - $ - $ -
0.0020 $ 367,920.60 0.22 $ 80,942.53 0.2899 $ (2,470.3328) $ 83,412.8648
Valor
Total sin Ajuste
$279,182.27 Σ $ 287,702.80
Valor
Total Real $287,702.80
Diferencia $ (8,520.53)
Fuente: Propia
En la iteración 1 que se analiza en el ejemplo anterior, se tiene una diferencia de $8,520.53 luego, se procede a realizar una corrección en las cantidades para obtener un ajuste aceptable. En este orden de ideas, el primer paso a seguir es repartir la diferencia en cada uno de los constituyentes del ítem de manera proporcional, una vez el valor total corregido corresponde al valor que se muestra en el presupuesto, se realiza una operación inversa para obtener una cantidad total según ese nuevo valor ajustado dividiendo ese valor por el valor unitario del análisis de precios unitarios. Este proceso se repite en 15 iteraciones para que la cantidad se ajuste de la mejor manera y la diferencia de dinero sea mínima. En la Tabla 9 se observa la iteración número 15 del ejemplo de estudio, en donde la disparidad se reduce a $79.15 para este ítem del presupuesto.
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Tabla 9. Iteración 15 Macro de ajuste de cantidad. Proyecto 1222_APP Fase III. Área de pesaje Unidad Funcional 7
Iteración 15
Nueva
Cantidad Total Nuevo
Valor Total % Corrección
Valor Total Corregido
0.04 $ 85,200.00 0.2962 $ (23.4464) $ 85,223.4464
1.14 $ 36,252.00 0.1260 $ (9.9763) $ 36,261.9763
11.50 $ 8,462.16 0.0294 $ (2.3287) $ 8,464.4887
17.23 $ 49,967.00 0.1737 $ (13.7506) $ 49,980.7506
11.50 $ 23,120.75 0.0804 $ (6.3627) $ 23,127.1127
- $ - - $ - $ -
0.23 $ 84,621.74 0.2942 $ (23.2873) $ 84,645.0253 Valor Total sin
Ajuste $ 287,623.65 Σ $ 287,702.80
Valor Total Real $ 287,702.80
Diferencia $ (79.15)
Fuente: Propia
Como resultado se obtienen las cantidades de los APU’s ajustadas y un valor global de ajuste debido a la diferencia de la última iteración, este valor se ingresa como imprevistos. Así, la programación se adecúa a los valores del presupuesto y no hay desigualdades que puedan ocasionar problemas en la presentación del proyecto.
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4. CONCLUSIONES
La realización de la pasantía fue un proceso productivo y enriquecedor, ya que, la empresa en donde se llevaron a cabo brindó las herramientas necesarias para que se pudieran desarrollar correctamente y generar resultados satisfactorios.
En un inicio, se planteó un plan de trabajo luego de realizar un análisis preliminar de las diferentes cuestiones que afectaban el rendimiento del grupo, debido a ese proceso de reconocimiento inicial se generó una ruta a seguir en la cual se debía emplear el uso de los conocimientos adquiridos durante el tiempo de la formación académica para dar una respuesta que apoyara, mejorara o complementara los procedimientos que se desarrollan dentro del área de trabajo.
El área de presupuesto y programación por ser la última línea antes de iniciar la fase de ejecución de un proyecto depende de cada una de las fases anteriores a ella. Así mismo, una modificación en los estudios y diseños iniciales, cambia de forma definitiva los resultados previos, lo que ocasiona retrasos en las entregas y falta de calidad en los trabajos.
Debido a esto y teniendo en cuenta el plan de trabajo, se deduce que mediante la implementación de las diferentes bases de datos que se crearon, como lo son la de especificaciones técnicas de construcción, costos, entre otras, se logró consolidar un fundamento sólido con el cual los proyectos tienen un soporte técnico apropiado.
Por otro lado, a causa de la gran cantidad de información que se maneja, se concluye que la implementación de herramientas informáticas como lo son las macros de Excel estimulan la productividad en los trabajos de manera considerable. Ya que, minimizan los tiempos de ejecución para el desarrollo de actividades y generan confiabilidad y certeza en la información que se maneja. Mediante un seguimiento y control de los mismos, se pudo notar que su influencia en el desarrollo de proyectos fue significativa y sus resultados a corto y largo plazo permiten mejorar cada uno de los procedimientos en los que se lleva a cabo.
Para finalizar, cabe resaltar que la organización es el camino primordial para la consecución de los objetivos y una simple tarea como seleccionar información y agruparla por tipología o tener una biblioteca de normas y especificaciones, genera calidad en los trabajos realizados. Así mismo, que la integración de la tecnología en la ejecución de cualquier tarea aumenta los rendimientos y optimiza cada parte de los procesos en el área de trabajo.
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5. RECOMENDACIONES
Teniendo en cuenta que la pasantía es un mecanismo mediante el cual es posible culminar el período académico de tecnología, se recomienda a la Universidad que el tiempo mínimo estipulado para la misma sea considerado, ya que, en mi caso particular se obtuvieron los resultados esperados debido a que el tiempo de práctica fue propicio para llevar un control y seguimiento adecuado a los objetivos y el plan de trabajo propuestos. Luego, el tiempo normativo mínimo podría generar inconsistencias en el correcto desarrollo del proceso académico y de la finalidad primordial de la pasantía como modalidad de grado, integrar los elementos de la formación en la academia a la vida cotidiana.
En cuanto al proceso de formación, se considera que el plan de trabajo contemplado para la parte de tecnología en construcciones civiles es apropiado y abarca de manera general los conocimientos y aptitudes necesarias para un correcto acoplamiento con el aspecto empresarial. De este modo, los estudiantes pueden ser capaces de estimular sus capacidades y generar soluciones alternativas para la resolución de conflictos.
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REFERENCIAS
CONCOL. [En línea]. Disponible: http://www.concol.com/clasificaci%C3%B3n-del-proyecto/infraestructura-de-transporte?page=1. [Consulta: Abril de 2016].
HELIOS. Ruteando. Ruta del Sol. Sector 1. 2015. [Revista en línea]. Disponible: http://es.calameo.com /read /00419344968a9edb45eb7. [Consulta: Abril de 2016].
INSTITUTO NACIONAL DE VIAS. Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras. Edición 2013. Bogotá.
ODINSA. Revista Llanos. Concesión Vial de los Llanos. 2015. [Revista En línea]. Disponible: http://www.odinsa.com/Portals/0/Contenido/lineas_de_negocio /conce siones _viales/app/REVISTA_LLANOS.pdf. [Consulta: Abril de 2016].
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ANEXO A. Actas
Acta de inicio
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Acta de finalización
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ANEXO B. Macro
Ver CD