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201Macros

Macros

Contenido

Concepto de macroUtilidad de las macros en un libro de trabajo

Tipos de macrosMacro comandos

Macro función

202 Hoja de cálculo en los negocios

Macros

Conforme se utiliza mas frecuentemente Microsoft Excel nos damos cuenta que al momento de manejarlo siempre realizamos procesos repetitivos, por ejemplo para abrir el archivo donde se registran las ventas que se realizaron en el día se hacen una serie de pasos que a diario se repiten. Imagine que estos pasos los pueda concentrar en uno solo, como si fuera un comando nuevo de Microsoft Excel. Las ventajas que se obtendrían como el tiempo que le ahorraría en su trabajo y también provocaría que se le facilitaran sus actividades diarias haciéndolas cada vez más sencillas.

Estos procesos y más podrá realizar sin necesidad de ser programadores exper-tos. Simplemente con la creación de macros en Microsoft Excel usted podrá realizar procesos que permitan automatizar todavía más los procesos en Microsoft Excel para facilitarnos más el trabajo.

Una macro la podemos definir como un procedimiento escrito en Visual Basic. Donde un procedimiento es un conjunto de sentencias que realizan una tarea especifica o que devuelven un resultado. Las macros realizadas en Microsoft Excel se utilizan para:

Automatizar procesos repetiti-vos. Esto es que por medio de un solo comando se puedan realizar una serie de procesos que si se realizaran manualmente se lleva-ría mas tiempo en su ejecución, cosa que no sucedería con una macro.

Simplificar el trabajo de los usuarios finales, de esta forma el usuario final no requeriría de te-ner un conocimiento basto sobre Microsoft Excel; solamente requerirá conocer como ejecutar las macros para realizar sus actividades.

Optimizar los tiempos en el uso de Microsoft Excel debido a que el uso de las macros reflejan un ahorro de tiempo considerable.

Reducir a su mínima expresión el margen de error al utilizar Microsoft Excel, esto se debe a que por medio de las macros se evitaran procesos intermedios donde podemos tener algunos errores de operación que provocarían ciertos errores en la administración de la información de un libro de trabajo.

Crear sus propias aplicaciones en Microsoft Excel para hojas de cálculo a medida.

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Tipos de Macros.En Microsoft Excel se pueden realizar dos tipos de macros diferentes, la clasificación

de las macros se establece de la siguiente forma:

Macro comando (subrutina).

Macro función.

Macro coMando (subruTina).Las macro comandos también son conocidas como subrutinas. Y se definen como

una serie de procedimientos que realizan una tarea especifica.

Podemos comparar un macro comando como si fuera un instructivo para utilizar una máquina de refrescos. Si observa en una máquina de refrescos vienen escritos los pasos que debe seguir para poder utilizarla. De la misma forma Microsoft Excel guarda los pasos a seguir para realizar una tarea específica a esta serie de pasos se les conoce como macro comando o subrutina.

Para poder realizar un macro comando haremos uso de la grabadora de macros que tiene Microsoft Excel. El funcionamiento de la grabadora de macros es similar a la forma de trabajar de una grabadora de cintas de audio; en lugar de grabar sonidos, graba pulsaciones de teclas y acciones del Mouse.

Para crear un macro comando debe realizar los siguientes pasos:

1) Identifique plenamente los pasos que desea grabar en su macro. De esto depende que la macro cumpla con el objetivo establecido previamente.

2) Abra el libro de trabajo donde desea grabar su macro.


3) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Macro | Opción Grabar nueva macro].

4) Escriba el nombre de su macro en el área Nombre de la macro.

5) Establezca un método abreviado (teclas cortas) escribiendo la tecla que desea utilizar en combinación con la tecla ctrl.

6) Seleccione donde desea guardar su macro, seleccionando un elemento de la lista Guardar macro en.

7) Defina una descripción de su macro en la opción Descripción. Elija el botón Aceptar. Hasta este momento usted ha activado la grabadora de macros, y todo lo que realice a partir de este punto se grabara dentro de su macro comando (subrutina).

8) Realice todos los pasos que desea grabar en su macro comando, procurando no cometer errores en los procedimientos, porque estos se grabaran en su macro.

9) Una vez que haya terminado de realizar los procedimientos seleccione el botón Detener de la barra de herramientas denominada Detener grabación. Con este paso se deja de grabar en la grabadora de macros.

Terminada la grabación de la macro se puede corroborar como funciona ejecután-dola. Para ejecutar una macro puede hacer uso del método abreviado que definió al momento de activar la grabadora de macros o realizando el siguiente procedimiento:

Procedimiento para ejecutar una macro:

1) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Macros | Opción Macros].

2) Seleccione el nombre de la macro que desea ejecutar.

3) Elija el botón Ejecutar. Observe los procesos que realiza su macro.

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Procedimiento para eliminar una macro:

1) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Macros | Opción Macros].

2) Seleccione el nombre de la macro que desea eliminar.

3) Elija el botón Eliminar.

pracTica.En la siguiente práctica realizara una macro para configurar la página de impresión

de todas las hojas de cálculo que conforman el libro de trabajo de la tienda de ropa “EL BUEN VESTIR”.

Las características de la configuración de la hoja de impresión son:

1) Pagina.


a) Orientación Horizontal.

b) Escala ajustar al 100% del tamaño real.

c) Tamaño del papel carta.

d) Calidad de impresión de 600 ppp.

e) Primer numero de página automático.

2) Márgenes.

a) Superior 3 cm.

b) Inferior 3 cm.

c) Izquierdo 3 cm.

d) Derecho 3 cm.

e) Encabezado 0 cm.

f) Centrar en la página horizontalmente.

3) Encabezado y pie de página.

a) Personalizar pie de página. Agregar Fecha en la sección izquierda de la hoja y numero de página en la sección derecha de la hoja.

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Los pasos que debe seguir para crear la macro son:

1) Abra el libro de trabajo de la tienda de ropa “EL BUEN VESTIR”.

2) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Macro | Opción Grabar nueva macro].

3) Escriba el nombre de su macro en el área Nombre de la macro que será identificada como “Página_de_impresión”.

4) Establezca un método abreviado (teclas cortas) escribiendo la tecla que desea utilizar en combinación con la tecla ctrl. + r.

5) Seleccione donde desea guardar su macro, seleccionando el elemento En este libro de la lista Guardar macro en.

6) Defina la descripción de su macro “Macro grabada el 24/06/2003 por la tienda EL BUEN VESTIR” en la opción Descripción. Elija el botón Aceptar.

7) Realice todos los pasos para configurar su pagina de impresión (se esta-blecieron en párrafos anteriores) procurando no cometer errores en los procedimientos, porque estos se grabaran en su macro.

8) Una vez que haya terminado de realizar los procedimientos para configurar la pagina de impresión seleccione el botón Detener de la barra de herramientas denominada Detener grabación.

Para corroborar que funcione adecuadamente su macro puede ejecutarla en todas las hojas de cálculo de su libro de trabajo (para ejecutar la macro presione las teclas ctrl. + r). Una vez ejecutada la macro en cada una de las hojas confirme las características seleccionando [Menú Archivo | Comando Configurar Página].


Macro función.Las macro funciones se definen como una serie de procedimientos que devuelven

un valor determinado. Si usted recuerda el uso de las funciones de Microsoft Excel tales como SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc.; pues ahora usted podrá realizar sus propias funciones a medida. Esto es funciones que realicen cálculos especiales que para realizar esos cálculos de una forma normal en Microsoft Excel tendría que hacer mas de un cálculo.

Suponiendo que debe calcular el importe de las ventas de la farmacia “DOÑA REMEDIOS” aplicándole un descuento que será determinado en el momento de la compra. Para poder llegar a este resultado usted deberá aplicar las siguientes fórmulas:

Donde:

Importe. Es el valor de la compra sin la aplicación del descuento.

Precio. Es el precio de venta del artículo que se compro.

Cantidad. Es el número de piezas del artículo que se compro.

Donde:

Descuento. Es la cantidad que se debe rebajar al importe de la compra.


% Descuento. Es el porcentaje que se debe aplicar como descuento a la compra.

Donde:

Neto. Es el total a pagar una vez que se le aplico el descuento a la compra.


Descuento. Es la cantidad que se debe rebajar al importe de la compra.

Observe que para aplicar el descuento tal como se planteo desde un principio usted requiere realizar tres operaciones (calculo del importe, calculo del descuento y calculo

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del neto a pagar) y de esa forma llegar al resultado deseado, con la creación de una macro función esto se podría facilitar para el usuario que tenga que realizar estos pro-cesos en Microsoft Excel, debido a que solamente escribirá una fórmula donde requiere de conocer el precio del articulo, la cantidad de artículos vendidos, el porcentaje del descuento a aplicar y el nombre de la función quedando de la siguiente forma:

En la siguiente hoja de cálculo usted observara la aplicación de las fórmulas y macro funciones para que distinga la diferencia en el uso de ellas.

Tal como se muestra en la imagen en la columna “I” se puede observar el cálculo del importe a pagar utilizando fórmulas y en la columna “J” se muestra el cálculo del importe a pagar utilizando una macro función

Donde Importe (fórmula) se describe de la siguiente forma:


Y además Importe (función) se describe de la siguiente forma:

Para que la función “neto” pueda realizar el cálculo se definió una macro función que esta compuesta de la siguiente manera.

La sintaxis o forma correcta de escribir una macro función es:

Function nombre_funcion (Argumento_1, Argumento_2, Argumen-to_3,….)

‘Comentarios descriptivos sobre la función

Lista de procesos

.

.

.

End Function

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Donde:

Function. Es una palabra reservada de Visual Basic que se utiliza para indicar el comienzo de la función.

Nombre_funcion. Es el nombre que se le asignara a la macro función, por lo general debe ser una palabra representativa del cálculo que se desea obtener con la macro función.

Argumento_n. Son los valores que se requieren para que la función realice los cálculos necesarios y se obtenga el valor deseado.

Comentarios. Son una explicación breve sobre los procesos que realiza la macro función, un comentario se identifica por anteponer en la línea el símbolo de la comilla [ ‘ ].

Lista de procesos. Son una serie de instrucciones que se realizaran en la macro función para obtener el valor deseado por la macro función.

End Function. Son palabras reservadas de Visual Basic para determinar el fin de una macro función.

Hasta estos momentos se ha definido el concepto de macro función, se mostró un ejemplo sobre su aplicación y su gran utilidad en el manejo de Microsoft Excel, así como también se determino la forma correcta de escribir una macro función. Solamente nos resta mencionar el procedimiento para crear una macro función.

Procedimiento para crear una macro función usted debe realizar:

1) Abra el libro de trabajo donde desea almacenar la macro función.

2) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Macro | Opción Editor de Visual Basic].


3) En la ventana de Microsoft Visual Basic seleccione [Menú Insertar | Co-mando Modulo]. Al realizar este proceso se abre una ventana donde debe capturar las sentencias de la macro función.

4) Una vez que haya escrito las sentencias completas de la macro función seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar y volver a Microsoft Excel] para abandonar el editor de Microsoft Visual Basic.

5) Para corroborar el funcionamiento de su macro función, insértela en una hoja de cálculo tal como si fuera una de las funciones predefinidas por Microsoft Excel y observe que devuelva los valores deseados.

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pracTica.Esta práctica nos llevara de la mano a la realización de una macro función, para

realizarla se tomara como ejemplo el libro de trabajo de la tienda de ropa “EL BUEN VESTIR” específicamente en la hoja de cálculo primaria Lista.

Se desea crear una función para la formula que determina cual es el porcentaje de comisión que se le debe pagar al vendedor, acorde a su categoría y departamento que tiene asignado en la tienda.

La formula tiene las siguientes características:

Si la categoría del vendedor es “A” y el departamento es “Caballeros” la comisión será del 8%.

Si la categoría del vendedor es “B” y el departamento es “Caballeros” la comisión será del 5%.

Si la categoría del vendedor es “A” y el departamento es “Damas” la comisión será del 7%.

Si la categoría del vendedor es “B” y el departamento es “Damas” la comisión será del 4%.

Para resolver esta situación crearemos una macro función denominada [comi-sion_venta]. Gráficamente la solución es de la siguiente forma:

Observe que en la solución gráfica se muestran 2 argumentos: categoría y depto. La función tendrá la siguiente sintaxis:

Donde:

Comision_venta. Es el nombre que se asigno a la macro función.

Categoría. Es la categoría asignada al vendedor, esta puede ser categoría “A” o categoría “B”.


Depto. Es el departamento al que fue asignado el vendedor, se establecieron solamente 2 departamentos en la tienda y son: damas y caballeros.

Las sentencias que componen a la macro función comision_venta son:

Para crear esta macro función debe realizar el siguiente procedimiento:

1) Abra el libro de trabajo de la tienda de ropa “EL BUEN VESTIR”.

2) Seleccione [Menú Herramientas | Comando Macro | Opción Editor de Visual Basic].

3) En la ventana de Microsoft Visual Basic seleccione [Menú Insertar | Co-mando Modulo]. Al realizar este proceso se abre una ventana donde debe capturar las sentencias de la macro función [comision_venta].

4) Una vez que haya escrito las sentencias completas de la macro función [comsion_venta] seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar y volver a Microsoft Excel] para abandonar el editor de Microsoft Visual Basic.

5) Para corroborar el funcionamiento de su macro función, insértela en la hoja de cálculo “Lista”, dentro de la columna correspondiente al porcentaje de la comisión del vendedor. Y observe los resultados obtenidos.

Recuerde desproteger la hoja de cálculo Lista para agregar la macro función

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resuMen

Al concluir este capítulo usted:

Definió el concepto de Macro.

Identifica la utilidad de las macros en un libro de trabajo.

Estableció la clasificación de las macros en Microsoft Excel.

Diferencio las macro comandos de las macro funciones.

Determino la forma de crear una macro comando y una macro función.

Mida sus conociMienTos

1) Mencione el nombre de los tipos de macros que se pueden manejar en Microsoft Excel.

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2) Opción del comando Macro que permite ejecutar, modificar y eliminar una macro comando.

a) Macros b) Grabar nueva macro c) Seguridad

3) A los procedimientos que devuelven un valor determinado se le conocen como.

a) Macro comando b) Macro función c) Fórmulas

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