isokey - iv congreso nacional de sistemas de gestión y mejora continua

Descripción General

• Cuadro de mando integral (B.Scorecard) • Gobierno corporativo • Documentación • No conformidades / acciones • Encuestas • Comunicación con el cliente • Auditorías • Proyectos • Comunicación interna • Gestión de riesgos • Procesos (diagramas /workflows) • Accidentes / incidentes • Evaluación de desempeño • Organigrama /competencias • Gestión de cambios

ISOKEY es un sistema Web de alta usabilidad que ofrece un entorno colaborativo para dar soporte informático a:

- Gobierno Corporativo- Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)- Sistemas integrados de gestión (calidad, ambiente y seguridad)

Entre otros, permite gestionar los siguientes elementos de los sistemas de gestión:

Beneficios Generales

• Permite administrar la complejidad en organizaciones N dimensionales (jerarquías, procesos, proyectos, otros)

• Permite llevar la estrategia al comportamiento cotidiano de las personas

• Proporciona transparencia y visibilidad de la información

• Permite el trabajo en equipo compartiendo información

• Permite la comunicación contextual o temática (foros)

• Garantiza la trazabilidad de la gestión

Recursos Humanos

Organigrama desplegable y colapsable en estructura de árbol

• Hipervínculo a la ficha de descripción del cargo ( competencias requeridas y responsabilidades)

• Hipervínculo a la ficha personal del usuario (Competencias demostrada por las personas y datos personales)

• Evaluación de desempeño (formularios de evaluación, work flow del proceso, otros)

• Múltiples organigramas

• Relaciones entre cargos y procesos

• Gestión de Competencias

Balaced Scorecard

Funcionalidades principales:

• Documentación de la estrategia y su proceso de desarrollo

• Elaboración de mapas estratégicos

• Indicadores cualitativos y cuantitativos, calculados o consolidados.

• Carga de indicadores manual o automática.

• Gráficos de estado y tendencia de los indicadores (gráficos de barras, semáforos, scoremeters, etc)

• Elaboración de tableros de control por sectores, procesos, proyectos, personas, etc

• Gestión de iniciativas estratégicas

Objetivo Implantar la estrategia a través de la aplicación de la metodología de Balanced Scorecard

Gobierno Corporativo

Objetivo

Soportar la estructura de gobierno corporativo de las organizaciones asegurando que las decisiones que se toman están alineadas con los objetivos y que éstas se cumplen de acuerdo a los compromisos asumidos.

Funcionalidades principales:

• Estructura jerárquica de Comités

• Asignación de Objetivos a los Comités.

• Temas tratados por los Comités asociados a los objetivos, incluyendo

temas propios del Comité y temas transferidos por otros Comités.

• Módulo de reuniones con participantes, agenda de temas y actas de re

unión generadas por el sistema.

• Administración de decisiones, con comunicación de las mismas a otros

Comités o a personas.

• Relaciones con Proyectos e Iniciativas Estratégicas.

• Seguimiento del grado de avance de los Proyectos e Iniciativas

estratégicas desde los Comités.

Procesos

Funcionalidades principales:

• Elaboración de mapas de procesos, diagramas de flujo, otros

• Elaboración de flujos de trabajo (workflows) para soportar la ejecución de los procesos (roles, registro de datos, aproba ciones, reconsideraciones, otros)

• Fichas por proceso con la información relevante de los mis mos

• Relaciones con otros elementos (documentos, indicadores, proyectos, encuestas, organigrama, etc)

Objetivo Diseñar, comunicar e implementar flujos de trabajo de acuerdo a la secuencia de los diferentes procesos de la organización.

Control de la documentación

Funcionalidades principales:

• Foros para elaborar borradores de documentos

• Archivos protegidos en la base de datos

• Publicación de uno o múltiples archivos por documento en

diversos formatos

• Acceso desde estructura de carpetas y desde diagramas de

procesos

• Flujo automático de revisión, aprobación y distribución

Objetivo Asegurar que las personas acceden a las versiones vigentes de la documentación evitando el uso de copias obsoletas.

Encuestas

Funcionalidades principales:

• Elaboración del formulario de encuesta

• Base de datos de encuestados

• Notificación por correo electrónico

• Encuestas anónimas o con autenticación

• Recepción de respuestas y procesamiento de datos

Objetivo Realizar encuestas web a diferentes partes relacionadas con la empresa (ej: satisfacción de clientes, satisfacción del personal, evaluación de capacitación, etc).

Auditorías

Funcionalidades principales:

• Ingreso de calendario de auditorías

• Designación de Auditores

• Designación de Auditados (Procesos y personas)

• Relación con documentos de la auditorías

• Relación con archivos (Ej: Lista de Verificación)

• Registro de hallazgos de la auditoría

• Elaboración y distribución de informes de la auditoría

Objetivo Programar y ejecutar las auditorías de los sistemas de gestión de la organización.

No Conformidades, acciones correctivas y preventivas

Funcionalidades principales:

• Designación automática de responsables del tratamiento de NCs

• Foros para análisis de causas y determinación de acciones

• Agendamiento de verificaciones de implementación y eficacia de acciones correctivas y preventivas

• Notificaciones por correo electrónico de diferentes eventos

• Asignación de costos de la calidad según modelo PAF (Prevención - Evaluación - Fallas)

• Análisis estadístico de No conformidades (evolución, distribución, costos, otros)

Objetivo Registrar y tratar las no conformidades reales o potenciales de manera de evitar su reiteración u ocurrencia.

Accidentes

Funcionalidades principales:

• Control de plazos para investigación del accidente / incidente.

• Workflow para revisión de datos de la investigación.

• Registro de daños a las personas, al ambiente y a la propiedad.

• Registro de datos del accidentado (días y horas de trabajo

continuo, experiencia, cargo, etc)

• Declaración de testigos (incluyendo documentación firmada

por testigos).

• Registro de causas clasificadas según actos inseguros,

condición insegura, factor personal y factor del trabajo.

• Análisis de riesgos (¿qué pudo haber pasado?) con matriz

de probabilidad por consecuencia.

Objetivo Registrar la información relacionada con la investigación de accidentes e implementar acciones para evitar su reiteración.

Evaluación de Riesgos

Funcionalidades principales:

• Definición de un modelo con variables del proceso de evaluación

de riesgos (activos, amenazas, impactos, controles, otros)

• Determinación de criterios de evaluación (consecuencia,

probabilidad, otros)

• Soporta múltiples criterios, escalas, ecuaciones de cálculo y

límites de riesgo

• Determinación de escalas cualitativas y cuantitativas

• Determinación de ecuación de cálculo del riesgo

• Fijación de límites de riesgo tolerable

• Planes de acción para la implementación de controles

Objetivo Facilitar el proceso de evaluación de riesgos asociados a diferentes elementos de la organización (procesos, proyectos, productos, otros).

Gestión de Asuntos

Funcionalidades principales:

• Estructura de datos parametrizable por el usuario

• Diversos niveles de permisos de acceso

• Notificaciones automáticas por correo electrónico

• Foros para comunicación entre involucrados

• Agendamiento de tareas agrupadas por etapas e hitos

• Diagrama de Gantt para seguimiento de tareas

• Plantillas de tareas para procesos repetitivos

• Análisis de datos

Objetivo Gestionar diversos temas o asuntos que las organizaciones deben tratar de manera coordinada (Ej: Proyectos, Contactos con clientes, Círculos de Calidad, Sugerencias, otros).

Gestión de Cambios

Funcionalidades principales:

• Workflow para gestión de las distintas etapas, entre ellas,

Planificación, Revisión técnica, Aprobación del cambio y

Comunicación, con la asignación de responsable y plazo.

• Planificación y gestión de acciones necesarias

para la implantación del cambio.

• Registro de impactos asociados al cambio

• Establece relaciones con los elementos afectados

por el cambio

Objetivo Gestionar el ciclo de vida de un cambio, permanente o transitorio, desde su solicitud hasta su verificación.

Tecnología para sistemas de gestiónInghenia