cumplimiento de la norma 21 cfr parte ii para hojas de calculo

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METTLER TOLEDO LabMagazine 2/2005 METTLER TOLEDO LabMagazine 2/2005

System Build

Design Specification

Functional Specification

Functional Specification

PerformanceQualification

OperationalQualification

InstallationQualification

Cumplimiento de la Norma 21 CFR parte 11 para hojas de cálculo

en un ambiente de laboratorio regulado por la FDA

En los laboratorios, las hojas de cálculo son muy utilizadas gracias a lafacilidad de captura de datos, análisis e informes. Dependiendo de suuso, estas hojas de cálculo tienen que cumplir con la regulación 21 CFRParte11 de la FDA para los Registros Electrónicos y Firmas Electrónicas(Parte 11). El software Commercial Off The Shelf ofrece soluciones prag-máticas que garantizan el cumplimiento de las regulaciones.

La regulación 21 CFR Parte 11 de la

FDA se aplica a:

• Hojas de cálculo que contienen

registros requeridos por normas sub-

yacentes como la 21CFR Partes 210 y

211 (cGMP), Parte 820 (QSR) o

Parte 58 (GLP).

• Hojas de cálculo que contienen

registros que son creados, modifica-

dos, mantenidos, archivados, recu-

perados o transmitidos en forma

electrónica o presentados a la FDA

en forma electrónica.

Los requisitos de cumplimiento de la

Parte 11 incluyen tanto controles técni-

cos como procesales. Un número cre-

ciente de laboratorios farmacéuticos,

biofarmacéuticos y otras empresas

reguladas por la FDA están recurriendo

a soluciones de software Commercial

Off The Shelf (COTS) para implementar

el cumplimiento de la Parte 11.

Requisitos para el cumplimiento de

la 21 CFR Parte 11

El sistema de hojas de cálculo tiene que

cumplir los requisitos siguientes:

Seguridad: Se tiene que evitar los acce-

sos no autorizados a las hojas de cálcu-

lo y deben ser protegidas durante todo el

periodo de retención de registros. Las

funciones de gestión del usuario deberí-

an incluir una definición clara de los

usuarios válidos que estén autorizados a

acceder a las hojas de cálculo, máscaras

de las contraseñas para evitar la utiliza-

ción de contraseñas fáciles de adivinar y

múltiples niveles de privilegios para

limitar el acceso a funciones de nivel

superior como la revisión o aprobación

de datos. Los controles de seguridad

deberían utilizar una única identifica-

ción de usuario y combinación de con-

traseña, parámetros configurables

según el usuario, finalizaciones de las

sesiones y bloqueo del sistema una vez

un usuario ha excedido el número de

errores permitidos en la introducción de

la contraseña.

Rastreo de auditoría: Según la 21 CFR

11.10, el sistema sujeto a la Parte 11

debe utilizar el “uso de unos rastreos de

auditoria seguros, generados por orde-

nador y marcados con la hora para

registrar independientemente la fecha y

la hora de las entradas del operario y

acciones que crea, modifica o elimina.

Los cambios en los registros no deben

sobrescribir la información anterior”.

Un rastreo de auditoría para hojas de

cálculo debería incluir la hora, nombre

de la hoja de trabajo, dirección de celda,

acción realizada (ej. añadir, modificar,

Sanjay AgrawalDirector, CIMCON Software, Inc.

eliminar, guardar archivo), valor ante-

rior, nuevo valor, ID de usuario, nombre

del usuario y razón del cambio, si pro-

cede. El rastreo de auditoría no debe

poder ser modificado ni siquiera por el

administrador del sistema.

Firmas electrónicas: Una firma elec-

trónica debe incluir tres componentes:

el nombre impreso de la persona que

firma, la fecha y hora en que se ejecutó

la firma y el significado que se asocia a

dicha firma (ej. revisión, aprobación,

responsabilidad, autoría).

Adicionalmente, el sistema debería per-

mitirle configurar las acciones que

requieran una e-firma y su significado

para satisfacer los procesos de negocios

de su empresa y su flujo de trabajo.

Cada significado de la firma electrónica

debe ser restringido a usuarios autoriza-

dos basándose en la función que tengan

en su trabajo.

Además de los controles técnicos descri-

tos anteriormente, la Parte 11 también

requiere muchos controles procesales

para áreas como la formación, docu-

mentación del sistema y control de cam-

bios.

Una metodología de validación de

hojas de cálculo modulares

Se deben validar las hojas de cálculo

para que cumplan con los requisitos de

las GxP y la Parte 11. Tal y como se mues-

tra en el dibujo 1, una metodología de

validación de las hojas de cálculo exhaus-

tiva debe incluir las Especificaciones de

los Requisitos del Usuario (URS),

Especificaciones Funcionales (FS) y

Especificaciones de Diseño (DS) que están

verificadas en las pruebas de

Cualificación de Instalación (IQ),

Cualificación Operacional (OQ) y

Cualificación de Rendimiento (PQ). Se

puede realizar una evaluación de riesgo

utilizando metodologías como las GAMP

43) para determinar hasta qué punto se

requiere la validación. Cuando se utiliza

una herramienta COTS se debe utilizar un

enfoque modular que incluya una cuali-

fiación de un tiempo de una herramienta

de software y verificación de todos los cál-

culos y macros de la hoja de cálculo. Una

herramienta COTS disponible con un

paquete de validación IQ/OQ detallada

puede reducir significativamente el tiem-

po y coste de la cualificación del software.

Conclusión:

Las hojas de cálculo que contienen los

registros requeridos por los requisitos de

la norma que implica la FDA y que se

mantienen en formato electrónico están

sujetas a la regulación Parte 11. Los

usuarios de las hojas de cálculo en un

ambiente regulado por la FDA deben eva-

luar si sus hojas de cálculo están sujetas

a los requisitos de la Parte 11 y documen-

tar la justificación y resultados de dicha

evaluación. Antes de invertir tiempo y

dinero en validar las hojas de cálculo

para satisfacer los requisitos GxP, la

industria regulada por la FDA está utili-

zando cada vez más herramientas de soft-

ware COTS como el software de CIMCON,

el eInfotree Excel Software como un enfo-

que pragmático, económico y efectivo

para que sus hojas de cálculo cumplan la

Parte 11. Para soluciones más exhausti-

vas, los fabricantes de instrumentos como

METTLER TOLEDO a menudo ofrecen

soluciones de software para el control de

los instrumentos y gestión de los datos.

Puestas en marcha de instrumentos,

métodos de aplicaciones o parámetros de

calibración se pueden definir central-

mente y se puede automatizar la recolec-

ción de datos – para una mayor fiabilidad

de los datos y productividad; así como

también, trazabilidad.

El Sr. Agrawal es un director del CICOM

Software Inc. situado en Massachussets,

EUA. Posee un master en Ingeniería de la

Fabricación de la Universidad de

Massachussets, Amherst, y tiene más de 13

años de experiencia en la Validación de

Sistemas de Ordenador en un ambiente

regulado por la FDA.

Referencias: 1. “21 CFR Parte 11, Registros Electrónicos, Firmas

Electrónicas”, Food and Drug Administraron, Marzo1997.

2. “Guía para la industria, Parte 11, RegistrosElectrónicos; Firmas Electrónicas – Ámbito yAplicación”, Food and Drug Administration, Agosto2003.

3. “Guía para la Validación de Sistemas AutomatizadosThe Good Automated Manufacturing Practice (GAMP),GAMP 4(ISPE/Forum GAMP/2001)(http://www.ipse.org/gamp)

4. Herramienta COTS para conformidad con Parte 11(http://www.part11solutions.com)

Soluciones de METTLER TOLEDO Para Norma 21 CFR Parte 11

Para Balanzas y ValoradoresLabX, el poderoso software para control de instru-mentos y gestión de datos, garantiza datos fiables,aumenta la productividad y garantiza la conformi-dad con la FDA 21 CFR Parte11 (Ver pág. 20)

4www.mt.com/labx

Para Análisis TémicoLa opción de software STARe 21 CFR Parte 11garantiza la conformidad técnica con las normati-vas de la FDA. (Ver pág. 21) 4www.mt.com/ta

Para una Química AutomatizadaVirtualLab®, la plataforma de informática integradapara el desarrollo de productos químicos, propor-ciona una solución poderosa para la automatiza-ción del flujo de trabajo, la integración de instru-mentos y la funcionalidad de la libreta de laborato-rio electrónica. 4www.mt.com/virtuallab

Fig.1: Metodología de validación según GAMP4

Verification

Servicio al Lector

MT07 Software LabX

MT10 Software STARe 21 CFR parte 11

MT11 Software Virtual Lab para

Química Automatizada

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