modulo -hojas de calculo

7/17/2019 MODULO -Hojas de Calculo

http://slidepdf.com/reader/full/modulo-hojas-de-calculo 1/51

1Derechos Reservados FaceIT

GUÍA MÓDULOHOJAS DE CÁLCULO

Basado en el estándar ICDLEste material es propiedad de Face IT , no se permite la reproducción total o parcial de esta guía, ni su incorporación aun sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste electrónico, mecánico, porfotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito del propietario.




MÓDULO

HOJAS DE CÁLCULO

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO .............................................................................................. 3

1.1 USO DE LA APLICACIÓN ..................................................................................................................... 4 1.1.1 Trabajar con hojas de cálculo ....................................................................................................... 5

1.1.2 Maximizar el rendimiento ............................................................................................................. 8

1.2 CELDAS ............................................................................................................................................ 10 1.2.1 Insertar y seleccionar .................................................................................................................. 11

1.2.2 Editar y ordenar .......................................................................................................................... 13

1.2.3 Copiar, mover y eliminar ............................................................................................................. 16 1.3 TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO ................................................................................................ 18

1.3.1 Filas y Columnas ......................................................................................................................... 19

1.3.2 Hojas de Cálculo.......................................................................................................................... 22

1.4 FÓRMULAS Y FUNCIONES ................................................................................................................ 25 1.4.1 Fórmulas Aritméticas .................................................................................................................. 26

1.4.2 Funciones .................................................................................................................................... 29

1.5 FORMATO ....................................................................................................................................... 32 1.5.1 Números y fechas ....................................................................................................................... 33

1.5.2 Contenidos .................................................................................................................................. 35

1.5.3 Efectos de alineación y bordes .................................................................................................... 36

1.6 GRÁFICOS ........................................................................................................................................ 39 1.6.1 Creación de gráficos ................................................................................................................... 40

1.6.2 Editar .......................................................................................................................................... 42

1.7 PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA ......................................................................................... 45 1.7.1 Preparación................................................................................................................................. 46

1.7.2 Revisar e imprimir ........................................................................................................................ 48




OBJETIVO

Esta cartilla presenta el contenido para programas de estudio ECDL/ICDL para el módulo de Hojasde cálculo.

Objetivos del Módulo

Trabajar con hojas de cálculo y guardarlas en diferentes formatos de archivo.

Utilizar opciones instaladas en la aplicación tales como la función de Ayuda para obtenerun mejor rendimiento.

Introducir datos en las celdas y aplicar buenas prácticas en la creación de listas.Seleccionar, ordenar y copiar, mover, eliminar y renombrar hojas de cálculo de unamanera apropiada.

Modificar filas y columnas de una hoja de datos. Copiar, mover, eliminar y renombrarhojas de cálculo de una manera apropiada.

Crear fórmulas matemáticas y lógicas usando funciones estándar de las hojas de cálculo.Aplicar buenas prácticas en la creación de fórmulas y ser capaz de reconocer valores deerror en las formulas.

Formatear números y textos en una hoja de cálculo.

Seleccionar, crear y formatear gráficos para comunicar información de una manera clara.

Modificar la configuración de página y revisar y corregir el contenido de la hoja de cálculoantes de imprimir.




UNIDAD No 1.1

USO DE LA APLICACIÓN

1.1.1 Trabajar con hojas de cálculo ........................................................... 5

1.1.2 Maximizar el rendimiento ................................................................ 8




1.1 USO DE LA APLICACIÓN

1.1.1 Trabajar con hojas de cálculo

1.1.1.1

Como abrir y cerrar una aplicación de hojas de cálculo

Actualmente, una de las aplicaciones de hojas de cálculo más

utilizadas es Excel. Para usar Excel, haga clic en el botón

“Inicio”, posteriormente “Todos los programas”, a

continuación, elija Microsoft Office, y haga clic en Microsoft

office Excel.

Posteriormente se iniciará Excel y estará listo para

empezarse a usar. Para salir de Excel, haga clic en el botón

en el extremo superior derecho de la ventana de Excel.

1.1.1.2 Crear una nueva hoja de cálculo con plantilla por defecto

Para crear un nuevo documento basado en una plantilla existente, Usted debe realizar los

siguientes pasos:

1.

Abrir la aplicación de Excel disponible en su computador2.

Hacer clic en la ficha “Archivo” que se encuentra en la parte superior izquierda

3.

Hacer clic en nuevo, aparecerán las plantillas predeterminadas o existentes, así como las

plantillas de office con algunos modelos para documentos específicos como: memo, fax,

contratos, memorandos, entre otros.

4.

Seleccione una plantilla y haga clic en crear.




1.1.1.3 Guardar una hoja de cálculo en una ubicación determinada

Para guardar una hoja de cálculo por primera vez, realice el siguiente

proceso:

Opción 1. Con la hoja de cálculo abierta, Haga cli en “Archivo” pestaña que

se encuentra en la parte superior izquierda, posteriormente haga clic en la

opción “Guardar”, se abrirá un cuadro de dialogo, allí debe escribir el

nombre que quiere asignar en el cuadro Nombre de archivo y seleccionar la

ubicación, donde desea guardarlo.

Opción 2. A través de la Barra de herramientas de acceso rápido, haciendo

clic en Guardar, o bien presionando CTRL+G., posteriormente, escriba un

nombre para la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Para guardar una hoja de cálculo existente con otro nombre diferente; el proceso a seguir es: Conla hoja de cálculo abierta, haga clic en la ficha “Archivo” que se encuentra en la parte superior

izquierda, haga clic en “Guardar como”, se abrirá un cuadro de dialogo, debe escribir el nombre

que desea asignar en el cuadro Nombre de archivo y seleccionar la ubicación donde desea

guardarlo.




1.1.1.4 Guardar una hoja de cálculo en un formato distinto

Para guardar un archivo u hoja de

cálculo, en otro formato de archivo.

Haga clic en la pestaña Archivo y

luego haga clic en Guardar como. Los

formatos de archivo disponibles en el

cuadro de diálogo Guardar como

varían en función del tipo de hoja que

esté activa (una hoja de cálculo, de

gráfico o de cualquier otro tipo).

1.

Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Guardar como.

3.

En el cuadro Nombre de archivo,escriba un nombre para el

archivo.

4.

En el cuadro tipo,

seleccione Texto, documento

XPS, o página web

5.

Haga clic en guardar.

1.1.1.5 Alternar entre hojas de cálculo abiertas

En Excel 2010 no se abrirán dos ventanas, una para el archivo y otra para el programa, se abrirá

una única ventana del programa por cada una de los libros de las hojas de cálculo que se tengan

activas en cada momento. Cuando se tienen varios libros de hojas de cálculo abiertas, estos

quedan minimizados en la barra de tareas.

Para trabajar con una hoja de cálculo

específica, se debe hacer clic sobre el botón

en el que está el nombre del archivo que se

quiere trabajar.

Otra opción es activarlo desde el listado de

libros de hojas de cálculo abiertas dentro dela opción “Cambiar Ventanas”, dentro de la

pestaña “Vista”. El documento activo en ese momento será aquel que aparece dentro de esta lista

con una casilla de verificación activa junto a su nombre.




1.1.2 Maximizar el rendimiento

1.1.2.1 Modificar preferencias de la aplicación

Es posible establecer opciones de nombre de usuario para la aplicación, Usted debe ingresar a

través de la pestaña “Archivo” y hacer clic en “Opciones”, se abrirá el cuadro de opciones de

Excel y en el menú que aparece al costado izquierdo en la opción “general” , podrá modificar el

nombre de usuario, posteriormente hacer clic en Aceptar.

Y en la opción “Guardar”, dentro del mismo menú, establecer la ruta predeterminada para

guardar documentos.

1.1.2.2 Funciones de ayuda disponibles

Excel tiene una “Ayuda” para consultar algunos

procedimientos. Se ingresa haciendo clic en el icono

situado en la parte superior derecha de la ventana.

También es posible ubicar el cuadro de ayuda

pulsando la tecla F1 o haciendo clic en la pestaña

“Archivo”, luego en “Ayuda” y seleccionar “Ayuda

de Microsoft Office”. Al ingresar, se desplegará el

siguiente cuadro, que permite consultar

información, escribiendo el tema a buscar en el

cuadro blanco y haciendo clic en Buscar.

Nombre de usuario




1.1.2.3 Utilizar las opciones de Zoom

La función de zoom se puede utilizar para acercar la vista de la hoja de cálculo, para alejarla y ver

un porcentaje mayor de la página a tamaño reducido. También puede guardar un ajuste de zoom

concreto con una plantilla.

Para alejar o acercar rápidamente una hoja de cálculo, Usted puede hacerlo, a través de la opción

de la barra de estado que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de Excel, así:

1.

En la barra de estado, haga clic en el control

deslizante Zoom

2.

Deslice el control hasta obtener el porcentaje de ajuste de zoom que desea usar.

También puede elegir un ajuste de zoom concreto, para decidir

qué cantidad de la hoja de cálculo se debe presentar en

pantalla. En la pestaña “Vista”, en el grupo Zoom, haga clic enZoom 100%, para ver la hoja de cálculo por página completa al

100%. También es posible que lo personalice haciendo clic en

Zoom escribiendo o eligiendo el porcentaje que desee.

1.1.2.4 Mostrar y ocultar barra de herramientas

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios

para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.

Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad. Para reducir la aglomeración en pantalla,

algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias.

Para minimizar la cinta de opciones haga clic con el botón derecho del mouse en la cinta de

opciones y a continuación, haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Otro método abreviado es

utilizando el teclado con la combinación de las teclas CTRL + F1. También es posible minimizar la

cinta de opciones, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior derecha de la

ventana de Excel. Si la cinta está minimizada, sólo verá las fichas.

Para restaurar la cinta de opciones, solo debe hacer clic de nuevo en Minimizar la cinta de

opciones o hacer clic en el botón expandir la cinta ubicado en la esquina superior derecha de la

ventana.




UNIDAD No 1.2

CELDAS

1.2.1 Insertar y seleccionar ..................................................................... 111.2.2 Editar y ordenar ............................................................................. 13

1.2.3 Copiar, mover y eliminar ................................................................ 16




1.2 CELDAS

1.2.1 Insertar y seleccionar

1.2.1.1 Datos en una celda

En las hojas de cálculo, una celda es la intersección entre una columna y una fila utilizada para

registrar información. Cada celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de

columna y el número de fila en donde se encuentra. Para el siguiente caso se identifica como D3,

donde D es la columna y 3 es la fila.

En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y también

fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea. Es importante tener

presente que para efectos de procesar la información contenida en una hoja de cálculo lo

recomendable es que cada celda contenga solo un tipo de elemento de datos ( por ejemplo el

nombre en una celda, el apellido en las celdas adyacentes), esto para facilitar las operaciones

entre celdas y rango de datos y evitar errores al ordenar y procesar información.

1.2.1.2 Buenas prácticas en la creación de listas

En las hojas de cálculo es muy práctico generar listas de información Para el correcto manejo de

listas es necesario tener en cuenta varios factores y parámetros que influyen en el momento de

realizar operaciones. Es importante tener presente lo siguiente:

Los datos de las celdas deben ser uniformes, no contener espacios.

Los tipos de datos (fecha, números, textos) deben ser uniformes

No deben existir celdas combinadas dentro de una lista de información. Tener cuidado con los nombres de campos repetidos.

Se deben evitar filas y columnas en blanco. La información debe ser continua.

Antes de los totales debe incluirse una fila en blanco.

CeldaCeldaactiva




1.2.1.3 Introducir cifras, fechas y texto en una celda

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los

casos los pasos a seguir son los siguientes:

1.

Situar el cursor sobre la celda donde va a introducir los datos

2.

Escriba los números o el texto que desea introducir y después presione Enter

Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los

componentes; por ejemplo, escriba 10/09/2002 o 5-Sep-2013.

1.2.1.4

Seleccionar una celda, rangos de celda adyacentes o discontinuos y hojas completas.

Selección de una celda: Para seleccionar una celda solo debe hacer clic sobre la celda a

seleccionar, automáticamente un recuadro negra aparecerá

alrededor de la celda seleccionada.

Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un rango de celdas

adyacentes, debe pulsar el botón izquierdo del mouse mientras arrastra el

puntero del mouse hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo. Las

celdas seleccionadas quedarán enmarcadas y su fondo de diferente color.

Para seleccionar rangos de celdas discontinuos:

Para seleccionar celdas no contiguas, se podrá

realizar una nueva selección de éstas,

manteniendo la tecla CTRL pulsada y

seleccionando la celda o rango no contiguo al

anterior rango seleccionado.

Número

Texto Número

Fecha Número




Hojas completas: Para seleccionar una hoja de cálculo completa, debe situar el cursor del

mouse sobre el botón izquierdo superior entre el indicativo de la fila 1 y la

columna A y hacer clic sobre este. Quedará seleccionada toda la hoja, indicando la selección

con cambio de color.

1.2.2 Editar y ordenar

1.2.2.1 Editar y modificar el contenido de una celda

Es posible modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo la

información o posterior al ingreso de la información.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar

utilizando la tecla retroceso ( ) del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda delcursor.

Si ya se ha validado el ingreso de datos y desea modificar, seleccione la celda donde se encuentre

la información a modificar y pulse la tecla F2; inmediatamente el puntero del mouse se activará en

la celda. Otra opción es a través de la barra de fórmulas, haciendo clic en la parte del dato a

modificar.

1.2.2.2 Utilizar los comandos hacer y deshacer

En Excel es posible deshacer la última acción o acciones realizadas, siguiendo el siguiente

procedimiento: Haga clic en Deshacer imagen del botón en la barra de herramientas de

acceso rápido.

Para deshacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la

flecha que aparece junto a Deshacer, seleccione las acciones en la

lista que desea deshacer y, a continuación, haga clic en la lista.

Método abreviado de teclado Pulse CTRL+Z

Barra de

fórmulas




Para rehacer una acción deshecha, haga clic en Rehacer imagen del botón de la barra de

herramientas de acceso rápido. Método abreviado de teclado Pulse CTRL+Y.

1.2.2.3 Utilizar el comando de búsqueda para contenidos específicos

El proceso para buscar información dentro de una hoja de cálculo en Excel es el siguiente:

1. Haga clic en cualquier celda

2.

En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar O presione CTRL+B

3. Se abre el panel el cuadro de Buscar y reemplazar.

4.

En el cuadro Buscar, escriba el dato (texto, fecha, número) que desea buscar. Y haga clic

en el botón Buscar todos, buscará en toda la hoja de cálculo y Buscar Siguiente, buscará a

partir de la posición donde está ubicado el cursor del mouse hasta el final de la hoja.

1.2.2.4 Utilizar el comando de reemplazo para contenidos específicos

Para reemplazar datos en una hoja de cálculo:

1.

En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Reemplazar.

Clic aquí: Buscar

Clic aquí: reemplazar




2.

En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee buscar y reemplazar.

3.

En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto de reemplazo.

4.

Haga clic en Buscar siguiente y siga uno de estos procedimientos:

Para reemplazar el texto resaltado, haga clic en Reemplazar

Para reemplazar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Reemplazar

todo.

Para pasar por alto esta aparición del texto y proceder a la siguiente, haga clic en

Buscar siguiente.

1.2.2.5 Ordenar un rango de celdas según criterios numéricos o alfabéticos

Para analizar datos, se puede poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista

de niveles de inventario de productos de mayor a menor.

Para ordenar números y texto:

1.

Seleccione una columna de datos numéricos o texto en

un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa

está en una columna de tabla que contiene datos

numéricos.

2.

En el grupo Modificar de la ficha Inicio, ubique el botón

ordenar y filtrar y realice el siguiente proceso

Para ordenar de números más bajos a números más

altos, o texto de la A a la Z, haga clic en Imagen del

botón Ordenar de menor a mayor.

Para ordenar de números más altos a números más

bajos, o texto de la Z a la A, haga clic en Imagen del botón Ordenar de mayor a menor.

2

3




1.2.3 Copiar, mover y eliminar

1.2.3.1 Copiar el contenido de una celda o de un rango de celdas

Dentro de una hoja de cálculo es posible copiar el contenido de una celda o rango de celdas a otra

celda dentro de la misma hoja de cálculo, a otra hoja de cálculo o a otro libro.

Copiar celdas o rango de celdas

1.

Seleccione las celdas que desea copiar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los

procedimientos siguientes:

Para copiar celdas, haga clic en Copiar. Método

abreviado de teclado También puede presionar

CTRL+C.

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. Método abreviado de

teclado También puede presionar CTRL+V.

Para copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, repita el proceso anterior y haga clic en la

pestaña de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación haga clic en pegar.

1.2.3.2 Herramientas de autocompletar y copiar

Autocompletar: Excel mantiene un listado de lo que se ha ingresado en cada columna. Cuando

empieza a ingresar datos en una nueva celda, Excel puede

ofrecerle completar su escritura. Por ejemplo, si está

ingresando una lista de nombres y direcciones, es muy

probable que muchas de ellas tengan la misma ciudad y

provincia y hasta la misma calle. Puede ahorrar una

cantidad de escritura si permite que Excel termine los nombres que se repiten. Cuando ingrese

información y quiera aceptar la sugerencia de autocompletar de Excel, puede pulsar Enter, TAB o

hacer clic en una celda diferente.

Copiar en celdas adyacentes: Para copiar un rango de celdas a otra posición, siempre que ésta

última sea adyacente a la sección a copiar, siga los siguientes pasos:

1.

Seleccionar las celdas a copiar

2.

Situar el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la celda seleccionada

hasta que el puntero del mouse se convierta en una cruz negra.

3.

Pulsar el botón izquierdo del mouse y sin soltar arrastrar el mouse hasta la celda donde

quiere que se copie la información.




1.2.3.3 Mover el contenido de una celda o de un rango de celdas

Dentro de una hoja de cálculo es posible mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra

celda dentro de la misma hoja de cálculo, a otra hoja de cálculo o a otro libro.

Mover celdas o rango de celdas

1.

Seleccione las celdas que desea mover.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los

procedimientos siguientes: Para mover celdas, haga clic en Cortar. Método

abreviado de teclado También puede presionar

CTRL+X

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. Método abreviado de

teclado También puede presionar CTRL+V.

Para mover una selección a otra hoja de cálculo o libro, repita el proceso anterior y haga clic en la

pestaña de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación haga clic en pegar.

1.2.3.4 Eliminar el contenido de una celda

Para eliminar el contenido de una celda:

1.

Selecciona la celda o rango de celdas que desea eliminar

2.

En la ficha Inicio, grupo Modificar, haga clic en el botón borrar y seleccione Borrar todo. o

utilizando el teclado pulse la tecla Supr.

2

3

Texto copiado




UNIDAD No 1.3

TRABAJA CON HOJAS DE CÁLCULO

1.3.1 Filas y Columnas............................................................................. 191.3.2 Hojas de Cálculo ............................................................................. 22




1.3 TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO

1.3.1 Filas y Columnas

1.3.1.1 Seleccionar una fila y rango adyacentes de celdas

Para seleccionar una fila completa, haga clic sobre el rótulo de la fila, es decir, sobre el número de

la fila localizado en la parte izquierda de la pantalla.

Para seleccionar filas adyacentes, arrastre el puntero del mouse sobre los rótulos (números de las

filas) o seleccione la primera de ellas, y manteniendo pulsada la tecla MAYUS (SHIFT) pulse en la

última. Para las filas no adyacentes, seleccione la primera fila y mantenga pulsada la tecla CTRL

mientras selecciona las demás filas.

1.3.1.2 Seleccionar una columna y rangos adyacentes

Para seleccionar una columna completa, pulse en el rotulo

de la columna, es decir, sobre la letra que encabeza la

columna.

Para seleccionar columnas adyacentes, arrastre el puntero

del mouse sobre los rótulos de las columnas o seleccione

la primera de ellas, y manteniendo pulsada la tecla MAYUS

(SHIFT) pulse la última.

Para seleccionar columnas no adyacentes, seleccione la

primera columna y mantenga pulsada la tecla CTRL

mientras selecciona las demás columnas.




1.3.1.3 Insertar y eliminar filas y columnas

Insertar filas: Para insertar una sola

fila, seleccione toda la fila o una celda

de la fila encima de la cual desea

insertar la nueva fila. Para insertar

varias filas, seleccione las filas encima

de las cuales desea insertar las nuevas

filas. Seleccione el mismo número de

filas que desea insertar. Por ejemplo,

para insertar tres nuevas filas, debe

seleccionar tres filas y realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuación,

haga clic en Insertar.2. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha debajo de Insertar y en Insertar

filas de hoja.

Insertar Columnas: Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la

columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva

columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic

en una celda de la columna B y siga el siguiente proceso

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuación,

hacer clic en Insertar.2. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Insertar y

en Insertar columnas de hoja.

Para eliminar filas y columnas, seleccione la fila o columna a eliminar y en el grupo Celdas de la

pestaña Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Eliminar y seleccione la opción que

requiera.




1.3.1.4 Modificar el ancho de columna y el alto de fila a un valor específico.

Establecer un ancho de columna específico

1.

Seleccione la columna o columnas que deseacambiar

2.

En la pestaña Inicio, grupo Celdas haga clic en la

opción Formato.

3.

En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de

columna.

4.

En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que

desee y haga clic en Aceptar.

Para establecer rápidamente el ancho de una sola columna,

haga clic con el botón secundario en la columna

seleccionada, haga clic en Ancho de columna y escriba elvalor que desea.

Para autoajustar automáticamente el acho de la columna al

contenido, repita los pasos del 1 y 2 del anterior proceso y

en tamaño de celda, seleccione autoajustar ancho de columna. Para ajustar rápidamente todas

las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y haga doble clic en

cualquier borde entre dos encabezados de columnas.

Para establecer un alto de fila especifico, repita el mismo proceso que se realizó para establecer el

ancho de una columna, pero utilizando la opción de alto de fila. Para autoajustar la fila, utilice la

opción de autoajustar alto de fila.

1.3.1.5 Congelar y descongelar títulos de filas y columnas

Cuando se crea una hoja de cálculo en Excel, habitualmente la primera fila se utiliza para asignar el

título a las diferentes columnas que la componen y la primera columna a las filas. Si esta hoja de

cálculo tiene pocas filas o pocas columnas no hay problema, pero si son muchas la columna y/o fila

tiende a desaparecer de la vista. Excel tiene una opción de inmovilizar, que permite que las filas y

columnas que seleccionemos, permanezcan visibles.

Seleccione la pestaña

Vista, grupo ventana y

haga clic en inmovilizar,

se desplegará un menú

con tres opciones para

inmovilizar la primera

fila, la primera columna

o la primera fila y

primera columna.




1.3.2 Hojas de Cálculo

1.3.2.1 Alternar entre hojas de cálculo

Dentro de un libro de trabajo en Excel, existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3

hojas de cálculo. Para alternar entre distintas hojas de cálculo es posible hacerlo a través de las

etiquetas. En la figura siguiente se observa que existen 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es

decir la que se está observando la información, la hoja 1.

Si el número de hojas no cabe en la barra de etiquetas, Se debe hacer uso de los botones de la

izquierda, que se encuentran en la barra para visualizarlas así:

Para visualizar a partir de la Hoja1

Para visualizar la hoja anterior a la que estamos visualizando

Para visualizar la hoja siguiente a la que estamos visualizando

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que se quiere acceder, se debe hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas de un libro caben en una ventana, los botones no tendrán efecto y sólo deberá

hacerse clic sobre la hoja a seleccionar.

1.3.2.2 Crear y eliminar una nueva hoja de cálculo

Existen diversas opciones para insertar una nueva hoja de

cálculo a un libro de Excel así:

A través de la cinta de opciones, seleccionar la pestaña

Inicio, grupo Celdas y hacer clic sobre Insertar, allí

seleccionar Insertar hoja. Puede utilizar el método abreviado

combinando las teclas MAYUS (SHIFT) Y F11.

Otra opción para insertar una nueva hoja es haciendo clic en

la pestaña que se encuentra en la barra de etiquetas así:

También se puede hacer clic derecho sobre la pestaña de la hoja activa en la barra de etiquetas y

hacer clic en la opción Insertar, se abrirá una ventana, donde se debe seleccionar Hoja de cálculo

y hacer clic en aceptar.




Para eliminar una hoja de cálculo, selecciónela y en el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en

la flecha situada junto al botón Eliminar, y a continuación Eliminar hoja.

1.3.2.3 Buenas prácticas al poner nombre a las hojas de cálculo

Cuando se trabajan con diferentes hojas de cálculo en un libro de Excel, es importante asignarles

un nombre para identificar el contenido de cada una. Por ejemplo si manejamos un libro para

gastos la primera hoja para manejar los gastos será Enero, la segunda “febrero” y así

sucesivamente. Algunas consideraciones a tener en cuenta:

1. La longitud máxima de las hojas es de 31 caracteres.

2.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo

nombre.

1.3.2.4 Copiar, mover y cambiar el nombre de una hoja de

cálculo

Para mover una hoja de cálculo existen dos opciones:

1.

Seleccione la hoja que desea Mover y con el clic derecho

del mouse, se abrirá un menú contextual, que le

permitirá elegir la opción “Mover o copiar”

Aparecerá un cuadro de dialogo que le permitirá elegir

la posición de ubicación donde quiera mover la hoja

seleccionada, y por ultimo haga clic en Aceptar.

2.

Situarse sobre la etiqueta a mover, pulsar el botón izquierdo del mouse y arrástrelo hasta

la posición donde quiere ubicar la hoja.




Para copiar una hoja de cálculo puede utilizar la opción 1 explicada anteriormente. También puede

utilizar el método abreviado, situando la hoja a copiar, pulsando la tecla CTRL del teclado, y

manteniéndola pulsada, pulsar a la vez

el botón izquierdo del mouse sobre laetiqueta de la hoja y arrastrarlo hasta la

posición donde copiar la hoja. La hoja copiada quedará con el mismo nombre seguido del número

(2).

Para cambiar el nombre de una hoja, es posible realizarlo de dos

formas:

1.

Seleccionar la hoja a la que quiere cambiarle el nombre,

en la ficha Inicio, grupo Celdas, seleccionar la opción

Formato y allí seleccionar cambiar nombre de la hoja. La

etiqueta de la hoja se seleccionara para escribir el nuevo

nombre a asignar. Escriba el nuevo nombre y pulse

Enter.

2.

El segundo método es más sencillo, consiste en hacer

doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta,

escribir el nuevo nombre y pulsar Enter.




UNIDAD No 1.4

FÓRMULAS Y FUNCIONES

1.4.1 Fórmulas Aritméticas ..................................................................... 261.4.2 Funciones ....................................................................................... 29




1.4 FÓRMULAS Y FUNCIONES

1.4.1 Fórmulas Aritméticas

1.4.1.1 Buenas prácticas al generar fórmulas

Las fórmulas en Excel son el medio por el cual se puede indicar a la herramienta la manera de

realizar un cálculo. Todas la fórmulas en Excel deben iniciar con el símbolo igual (=) o de lo

contrario Excel interpretará la fórmula como un simple texto.

Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo igual (=) en la barra de

fórmulas y Excel sabrá que se trata de una fórmula. Cuando se trabaja en Excel y más

concretamente cuando se hace uso de una fórmula, es recomendable referenciar a celda oconjunto de celdas. Una referencia a celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en

una hoja de cálculo. Por ejemplo la referencia de la celda que aparece en la intersección de la

columna B y la fila 3 es B3. Para crear una fórmula con referencia a celda debe hacer lo siguiente:

1.

Haga clic en la celda en la que desea escribir la fórmula

2.

En la barra de fórmulas escriba el signo igual (=)

3. Seleccione la celda o rango de celdas de la misma hoja de cálculo.

a.

La primera referencia de la celda es B6, que está en color azul y el rango de la celda tiene

un borde azul con esquinas cuadradas.

b. La segunda referencia de la celda es C6, que está en color verde y el rango de la celda

tiene un borde verde con esquinas cuadradas.

a b




1.4.1.2 Generar fórmulas utilizando referencia a celdas y operadores aritméticos

Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda,

funciones y operadores aritméticos para

realizar cálculos matemáticos. La siguiente

tabla muestra los operadores aritméticos

de Excel son:

Aunque el porcentaje no es un operador

aritmético, Excel le da un tratamiento

como operador ya que al ingresar un

símbolo de porcentaje después de un

número provocará que Excel realice una

división entre 100 de manera automática.

1.4.1.3 Identificar valores de errores estándar relacionados con la creación de fórmulas

Cuando se introduce una fórmula en una celda, es posible que el resultado que arroje Excel sea un

error. Los siguientes son los errores más comunes:

1. #¿NOMBRE?: Excel no reconoce el texto de la fórmula.

2.

#¡VALOR!: Cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos

distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.

3.

#¡NUM!: Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula.

4.

#¡DIV/0!: Cuando se divide un número por 0

5.

#¡REF!: Se produce cuando una referencia de celda no es válida.

6.

#¡NULO!: Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no intersectan.

7.

#N/A: Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

8.

#####: Cuando el valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de

la columna.




1.4.1.4 Comprender y utilizar referencias relativas y absolutas

Referencia Relativa: De manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al momento de

insertar una referencia de celda en una fórmula. Las referencias relativas son actualizadas

automáticamente por Excel al momento de copiar la fórmula a otra ubicación.

En el siguiente ejemplo se tiene una fórmula en la celda E6 que realiza la suma de varias celdas.

Al momento de copiar la fórmula una

celda hacia abajo, Excel modifica todas

las referencias agregando una fila a

todas ellas.

De esta manera se comprueba que

Excel actualiza las referencias de

celdas al momento de copiar unafórmula. Estas referencias se conocen

como relativas porque serán

modificadas por Excel en relación con

la celda a donde se copie la fórmula.

Referencia absoluta: A diferencia de

las referencias relativas, las referencias

absolutas no se modifican aunque se

copie la fórmula a otras celdas. Para hacer que una referencia se convierta en absoluta se utiliza el

símbolo de moneda ($) anteponiéndolo a la columna y fila de la referencia.

Tomando el mismo ejemplo anterior, se convertirá la referencia a la celda A1 en una referencia

absoluta. Se Puede notar que es una

referencia absoluta porque está escrita

como $A$1. Toda las referencias has

sido modificadas agregando una fila,

pero la referencia a la celda A1 se

mantenido fija porque es la única

referencia absoluta en la fórmula.

Las referencias absolutas serán de

mucha ayuda cuando necesitamos indicar a Excel que considere siempre el valor de una misma

celda sin importar que la fórmula sea copiada a otra ubicación.




1.4.2 Funciones

1.4.2.1 Generar fórmulas utilizando las funciones de suma, promedio, mínimo, máximo y contar.

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,

realizado cálculos y devolviendo resultados.

Función suma: Suma todos los números que especifica como argumentos. Cada argumento puede

ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz, o el resultado de

otra función. Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están contenidos en las

celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1; A3; A5) suma los números que están contenidos en

las celdas A1, A3 y A5

Se debe escribir en la barra de fórmulas la siguiente sintaxis:

=Suma (numero1, numero 2) o el rango de celdas a sumar así:

También es posible utilizar el botón autosuma del grupo

Modificar de la ficha Inicio.

Función Promedio: Devuelve el promedio (media aritmética)

de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene

números, la fórmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el

promedio de dichos números.




La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

Promedio (número 1, número 2). Los argumentos pueden ser números o

nombres, rangos o referencias de celda que contengan números.

En este caso se obtendrá el promedio del rango de celdas incluido en lafórmula.

Función Mínimo: La función mínimo devuelve el valor mínimo de un

conjunto de valores.

La sintaxis de la función mínimo es: MIN (número 1, número 2,) o rango de

valores.

Función Máximo: La función máximo devuelve el valor máximo de un

conjunto de valores.

La sintaxis de la función mínimo es: MAX (número 1, número 2,) o rango de

valores.

Función contar: La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que

contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos.

Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo

de número de un rango o matriz de números.

La sintaxis de la función contar es: =CONTAR(A1:A20)




1.4.2.2 Función lógica si con operadores de comparación =, <, >.

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición

para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones con

base al resultado obtenido en la prueba lógica.

La sintaxis de la función lógica SI es : =SI(prueba lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

En el siguiente ejemplo se explicará esta sintaxis. Existe una lista de alumnos con su calificación y

se requiere saber quiénes aprobaron o perdieron la materia. La función SI desplegaré un mensaje

de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si

la calificación es menor a 60, así:

En el ejemplo anterior el argumento que sirve como prueba lógica son los datos contendidos en la

columna B, que es evaluado con respecto a la nota 60; para esto se utiliza el operador de

comparación mayor que (>).




UNIDAD No 1.5

FORMATO

1.5.1 Números y fechas ........................................................................... 33

1.5.2 Contenidos ..................................................................................... 35

1.5.3 Efectos de alineación y bordes ....................................................... 36




1.5 FORMATO

1.5.1 Números y fechas

1.5.1.1 Dar formato a cifras con número determinado de posiciones decimales

Para los números que ya estén escritos en una hoja de cálculo, puede aumentar o disminuir la

cantidad de posiciones que se muestran después del separador decimal mediante los botones

Aumentar decimales y Disminuir decimales.

En la cinta de opciones de la ficha Inicio, grupo número, dispone de una serie de botones para

modificar el formato de los números de forma más rápida. Haciendo clic en la casilla que se

encuentra en este grupo, podrá elegir los diferentes formatos para aplicar a los números:

Al aplicar distintos formatos de número, se

pueden mostrar los números como

porcentajes, fechas, monedas, etc.

Haciendo clic en el botón podrá dar

formato con separación de miles a las celdas

que contengan números. Para agregar o disminuir números decimales utilice los botones

1.5.1.2

Asignar formato de fechas y formato de moneda.

Formato Fecha: Para asignar formato de fecha, en el grupo números de la ficha Inicio, haga clic en

la flecha hacia abajo para desplegar las distintas opciones de formato y seleccione el formato de

fecha (cuadro en rojo de la siguiente figura). Cuando escriba la fecha en la celda, la información

de fecha aparecerá el formato establecido así:




Formato Moneda: Para asignar formato de Moneda, en el grupo números de la ficha Inicio, haga

clic en la flecha hacia abajo para desplegar las distintas opciones de formato y seleccione el

formato de Moneda (cuadro en rojo de la siguiente figura). Cuando escriba los valores en la celda,

la información aparecerá el formato establecido así:

1.5.1.3 Asignar formato de porcentajes

Para asignar formato de porcentaje a una celda,

utilice el botón porcentaje del grupo número,

ficha Inicio. Este formato multiplica el número por

100 y le agrega el símbolo %.




1.5.2 Contenidos

1.5.2.1 Cambiar la apariencia del contenido de una celda: Tamaño y tipo de fuente

Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, modificando la fuente, el

tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos, se puede

acceder a través de la cinta de opciones o a través del cuadro de dialogo así:

En la ficha Inicio, haga clic en la flecha que se encuentra en el borde inferior izquierdo del grupo

Fuente:

Se abrirá el siguiente cuadro de dialogo, con

la pestaña Fuente activa. En este cuadro

puede seleccionar el tipo de fuente, tamaño

y color. Después de seleccionar estos

elementos haga clic en Aceptar.

Otro método es realizar la modificación a

través del grupo Fuente, ficha Inicio, en los

siguientes botones:

1.5.2.2 Aplicar las opciones de estilo de fuente de negrita, cursiva y subrayado y doble subrayado

al contenido de una celda.

En la cinta de opciones, ficha Inicio, grupo Fuente, se encuentran los siguientes botones:

Seleccione la celda o rango de celdas y aplique la opción

que desee. Para aplicar doble subrayado puede hacer clic

en la flecha de la opción subrayado y seleccionar el tipo

de subrayado que necesita.




1.5.2.3 Aplicar diferentes colores al contenido y al fondo de una celda

Color de texto: En el grupo Fuente de la ficha Inicio, se encuentra el

botón para modificar el color del contenido en una celda o

rango de celdas.

Seleccione las celdas o rango de celdas, luego haga clic en la flecha

que se encuentra a la derecha del botón, para desplegar el listado de

posibles colores que se puede utilizar y seleccione un color.

Color de fondo: En el grupo Fuente de la ficha Inicio, se encuentrael botón para modificar el color del contenido en una

celda o rango de celdas.

Seleccione las celdas o rango de celdas, luego haga clic en la flecha

que se encuentra a la derecha del botón, para desplegar el listado

de posibles colores que se puede utilizar y seleccione un color.

1.5.2.4

Copiar formatos entre celdas o rango de celdas

Para copiar un formato de una celda determinada a otra celda o grupo de celdas haga lo

siguiente:

1.

Seleccione la celda con el formato a copiar

2.

Haga clic en el botón Copiar formato del grupo portapapeles de la ficha

Inicio.

3.

Haga clic en el botón izquierdo del mouse y arrastre el puntero sobre la

celda o grupo de celdas donde quiere aplicar el formato. Suelte el

mouse cuando haya terminado de aplicar el formato.

1.5.3 Efectos de alineación y bordes

1.5.3.1 Aplicar ajustes de texto a los contenidos de una celda o rango de celdas

Es posible asignar formato al contenido de las celdas a fin de que el texto incluido se ajuste a las

propiedades de la celda. Los pasos son los siguientes:




1.

Seleccionar la celda o rango de celdas

que se desea ajustar

2. Hacer clic en la flecha inferior del

grupo Alineación, ficha Inicio.3. Se despliega un cuadro de dialogo que

permite elegir la opción deseada de

ajuste así:

Ajustar texto: Para que el contenido

de la celda se adecue al tamaño de la

misma en el caso de que dicho

contenido supere el espacio de la

misma.

Reducir hasta ajustar: Cambia el

tamaño de los datos de la celda,reduciéndolo hasta adaptarlo al

tamaño de esta.

Combinar celdas: Como indica su nombre combina y a la vez centra las celdas

seleccionadas en una única celda.

1.5.3.2 Alinear el contenido de una celda vertical u horizontalmente

Se puede asignar formato a las

entradas de las celdas a fin de que losdatos queden alineados u orientados

de una forma determinada. Para

cambiar la alineación de los datos de

una hoja de cálculo, seguir los

siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al

cual se quiere modificar la

alineación.

2.

Haga clic en la flecha que se

encuentra al pie de la sección

Alineación.

3.

Se desplegará el cuadro Formato

de celdas. Eleegir las opciones

deseadas y haga clic en aceptar.




1.5.3.3 Combinar celdas y centrar un título en una celda combinada

Cuando combina dos o más celdas horizontales o verticales adyacentes, las celdas se convierten en

una celda más grande que abarca varias columnas o filas.

Para Combinar y centrar celdas adyacentes:

1.

Seleccione las celdas adyacentes que desee combinar.

2. Compruebe que los datos que desea ver en la celda combinada se encuentren en la celda

superior izquierda del rango seleccionado. Únicamente los datos de la celda superior

izquierda permanecerán en la celda combinada. Los datos de todas las demás celdas del

rango seleccionado se eliminarán.

3.

En el grupo Alineación de la ficha Inicio, haga

clic en Combinar y centrar.

Para cambiar la alineación del texto de la celdacombinada, seleccione la celda y haga clic en

cualquier botón de alineación del grupo Alineación

de la pestaña Inicio. Por ejemplo para centrar un título, haga clic en el botón

1.5.3.4 Añadir bordes a una celda o rango de celdas: Líneas y colores

Bordes: En una hoja de cálculo, seleccione la celda o el rango de celdas al que desea agregar un

borde, cambiar el estilo de borde o del que desea quitar un borde.

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, siga uno de los procedimientos siguientes:Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes

y haga clic en un estilo de borde. También puede elegir el color de la línea del borde que

desea aplicar, haciendo clic en la flecha que

aparece a la derecha del botón.

También es posible modificar el borde

haciendo clic en la flecha que está en la

parte inferior izquierda del grupo Fuente, se

desplegará el cuadro de dialogo siguiente,donde podrá seleccionar el tipo de borde

que desea aplicar a la celda o rango de

celdas, a través de la opción Estilo.

En la opción Color podrá seleccionar el color

que desea aplicar al borde seleccionado.




UNIDAD No 1.6

GRÁFICOS

1.6.1 Creación de gráficos ....................................................................... 40

1.6.2 Editar ............................................................................................. 42




1.6 GRÁFICOS

1.6.1 Creación de gráficos

1.6.1.1 Crear diferentes tipos de gráficos basados en datos de una hoja de cálculo

Para insertar un gráfico hay varias opciones, pero se utilizará el grupo gráficos de la pestaña

Insertar.

Para hacer un gráfico, es recomendable que tenga seleccionado el rango de celdas que contiene la

información a graficar. De esta forma Excel podrá generarlo de manera automática. En caso

contrario el gráfico se mostrará blanco o no se creará debido

a la inconsistencia de datos.

Si hace clic en cada una de las opciones que le proporciona

Excel en el grupo Gráficos, encontrará diversos tipos en

cada una de las opciones.

Para insertar un tipo de este gráfico solo debe hacer clic en

la flecha que tiene cada opción del grupo gráficos. Porejemplo si se quiere insertar un gráfico tipo Columna,

aparecerán las diferentes opciones (figura de la derecha)

Puede seleccionar uno y automáticamente se generará el

gráfico. Recuerde seleccionar los datos antes del este paso.

1.6.1.2 Seleccionar un gráfico

Para seleccionar un gráfico, debe hacer clic sobre el mismo gráfico y quedará seleccionado. Un

recuadro sombreado, rodeará el grafico y adicionalmente la ficha herramientas de gráficos se

habilitará en la parte superior de la cinta de opciones, así:




1.6.1.3

Cambiar el tipo de gráfico

Cuando tiene un gráfico elaborado y desea cambiar el tipo de gráfico

el proceso a seguir es:

En el grupo Tipo de la ficha Diseño de ficha Herramientas de gráficos

haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

Se abrirá un cuadro de dialogo que le permitirá seleccionar otro tipo de gráfico (primer cuadro) y

utilizar un gráfico del segundo cuadro. Selecciónelo y haga clic en Aceptar.




1.6.1.4 Desplazar, cambiar el tamaño y eliminar un gráfico

Modificar la posición de un gráfico: Excel le permite decidir la posición del gráfico en

el documento. Además establecer el tamaño y moverlo por la hoja de cálculo para

establecer su ubicación. Para esto haga clic en el botón Mover Gráfico de la pestaña

Diseño. Se abrirá el siguiente cuadro donde podrá seleccionar la ubicación así:

Modificar el tamaño de un gráfico: Seleccione el gráfico y en la ficha

Formato, grupo Tamaño, modifique la información de alto y ancho del

gráfico.

Eliminar un gráfico: Seleccione el gráfico pulse la tecla Supr.

1.6.2 Editar

1.6.2.1 Añadir, eliminar y modificar el título de un gráfico

Agregar un título a un gráfico: Haga clic en el gráfico al que desea agregar el título, de este modo

se muestran las herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño, presentación y formato.

1.

En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en título de gráfico.

2.

Haga clic en título superpuesto, centrado o encima del gráfico

3. En el cuadro de texto “Título de gráfico “que aparece en el gráfico, escriba el texto que

desee.

Hoja diferente a la

hoja donde están

los datos

Mover el gráfico auna hoja existente




Modificar el título: Haga clic sobre el título y a

continuación escriba el nuevo texto dentro de la

barra de fórmulas y Pulse Enter. Desde el menúcontextual haciendo clic derecho sobre el título del

gráfico y a continuación seleccionar la opción editar

Texto. Para eliminar un título, selecciónelo y pulse

la tecla Supr.

1.6.2.2 Añadir etiquetas de datos a un gráfico Valores, números y porcentajes

En un gráfico, siga los siguientes procedimientos:

Para agregar una etiqueta de datos a todos los

puntos de datos de todas las series de datos, hagaclic en el área del gráfico.

Posterior a esto, se mostrarán las Herramientas de

gráficos con las fichas Diseño, Presentación y

Formato. En la ficha Presentación, en el grupo

Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a

continuación, haga clic en la opción de presentación

que desee.

Para mostrar porcentaje, seleccione la opción Más

opciones de la etiqueta de datos, seleccione

número y en categoría la opción Porcentaje.

1.6.2.3 Cambiar el color de fondo de un gráfico y el color de la leyenda

Color de fondo: seleccione el gráfico y a continuación en la ficha

Formato, grupo Estilos, haga clic en la flecha hacia debajo de la

opción relleno de forma y seleccione el color que desea para el

fondo del gráfico.

Color de la leyenda: Para modificar las opciones de la leyenda

como color de fondo, estilo, borde, etc. Seleccione la ficha

presentación, grupo etiquetas, haga clic en la flecha hacia abajo

y haga clic en más opciones de leyenda, en la ventana formato

de leyenda, realice los ajustes correspondientes y haga clic en

Aceptar.




1.6.2.4 Cambiar el color de fondo de una columna, barra, línea o área de gráfico.

Puede dar formato a las distintos elementos de un gráfico, como el área de gráfico, el área de

trazado, las series de datos, los ejes, los títulos, etc.

En un gráfico, haga clic en el elemento del gráfico al que desea dar formato (ejemplo: Columna,

barra, línea), haga clic derecho, seleccione del menú contextual, formato de punto de datos y

cambie el color en la opción relleno.

Si es más de un elemento al que desea modificar el formato realice el siguiente proceso:

1. Haga clic en el gráfico.

2.

Seleccione la ficha Formato, grupo

selección actual, haga clic en la flecha

situada junto al cuadro y a continuación

seleccione el elemento al que deseamodificar el formato, realice los ajustes y

haga clic en aplicar formato a la selección.

1.6.2.5 Modificar el tamaño de letra, el color del título del gráfico, los ejes del gráfico y la leyenda.

Para modificar la fuente, tamaño y color de cada uno de los elementos del gráfico, puede hacerlo

seleccionando el elemento a modificar y con clic derecho abrir menú contextual, luego seleccionarformato de título, o formato de leyenda o formato de gráfico; de acuerdo al elemento que esté

modificando y cambiar las opciones que requiera.




UNIDAD No 1.7

PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA

1.7.1 Preparación .................................................................................... 461.7.2 Revisar e imprimir .......................................................................... 48




1.7 PREPARACIÓN DEL PROCESO DE SALIDA

1.7.1 Preparación

1.7.1.1 Cambiar los márgenes de la hoja de cálculo

Para cambiar las márgenes en una hoja de cálculo, ingrese a través de la ficha Diseño de página,

en el grupo Configurar página, y en la opción Márgenes, seleccione márgenes personalizadas, allí

se desplegará el siguiente cuadro, donde podrá incluir las márgenes superior, inferior, izquierda y

derecho.

1.7.1.2 Cambiar orientación de la página y tamaño de papel

Se puede elegir entre orientación vertical u horizontal para toda la hoja de cálculo o parte de la

misma.

En la ficha Diseño de página, en el grupo

Configurar página. Haga clic en Orientación.

Para modificar el tamaño del papel de un

documento, haga clic en la ficha Diseño de

página, en el grupo Configurar página y clic

en Tamaño, allí puede seleccionar losdiferentes tamaños de papel.




1.7.1.3 Cambiar el formato de página para ajustar el contenido de una hoja a un número

específico de páginas

Si la hoja de cálculo tiene muchas columnas, puede usar las opciones de Ajustar al área de

impresión para reducir el tamaño de la hoja de cálculo de forma que se ajuste mejor a la página

impresa.

En la barra de estado, haga clic en el botón

Diseño de página para cambiar de la vista Normal

a la vista Diseño de página.

En el cuadro Ancho del grupo Ajustar al área de impresión, seleccione 1 página y, en el cuadro

Alto, seleccione Automático. Ahora las columnas aparecerán en una página, pero las filas pueden

extenderse a más de una página.

Para imprimir la hoja de cálculo en sólo una página, en el cuadro Alto, seleccione 1 página en lugar

de Automático. Sin embargo, si lo hace, la copia impresa resultante puede ser difícil de leer,

porque Excel reduce los datos para que se ajusten a una página. Para ver la escala utilizada, vea el

número del cuadro Escala. Si es un número bajo, es posible que necesite realizar más ajustes antesde imprimir. Por ejemplo, puede que tenga que cambiar la orientación de la página de vertical a

horizontal o utilizar un tamaño de papel más grande.

1.7.1.4 Añadir, modificar y eliminar textos en el encabezado y pie de página

Los encabezados y pies de página son áreas de los

márgenes superior, inferior y laterales de cada página de

una hoja de cálculo. En los encabezados y pies de página

puede insertar texto o gráficos, o bien cambiarlos. Porejemplo, puede agregar números de página, la hora y la

fecha, un logotipo de su organización, el título del documento, el nombre del archivo o el nombre

del autor.

Para insertar textos en el encabezado o pie de página en toda una hoja de cálculo haga lo

siguiente:

1.

En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o

en Pie de página




2.

Escriba el texto que desea que aparezca.

Para Editar repita el paso 1. Y escriba el nuevo texto.

Para eliminar un pie de página o encabezado de página repita el paso 1, seleccione el textoy pulse la tecla Supr.

1.7.1.5 Insertar y eliminar campos en el encabezado y pie de página: Numeración de páginas,

fecha, hora, nombre del archivo y nombre de la hoja de cálculo.

Es posible agregar campos específicos en el encabezado y pie de página que serán actualizados de

manera automática por Excel. Algunos de los campos son:

Número de página, fecha y hora, nombre del archivo, nombre de la hoja: Para insertar estos

campos en los encabezados y pie de página, realice el proceso de insertar texto en un encabezado

o pie de página, explicado en el numeral 1.7.1.4. y haga clic en el botón que tenga la información

a insertar, del grupo Insertar de la ficha Herramientas para encabezado y pie de página.

1.7.2 Revisar e imprimir

1.7.2.1 Revisar y corregir los cálculos y el texto de la hoja de cálculo.

En la pestaña Formulas, grupo auditoría de fórmulas, existen herramientas para rastrear, quitar,

comprobar, evaluar, e inspeccionar las formulas.

1. Rastrear Precedentes: Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda

seleccionada.

2. Rastrear Dependientes: Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda

seleccionada.

3. Quitar Flechas: Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y

pendientes.

4. Mostrar Formulas: Muestra la fórmula utilizada en cada celda en vez del valor resultante.




5.

Comprobación de Errores: Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que

tengan este error.

6.

Evaluar Formula: Evalúa la fórmula de manera individual o parte por parte para depurar el

proceso.7.

Ventana de Inspección: Supervisa los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que las

muestra en una celda contigua.

1.7.2.2

Mostrar u ocultar las líneas divisoras de la hoja de cálculo y encabezados de filas y

columnas para procesos de impresión

Líneas de división: En una hoja de cálculo, las líneas de división de las celdas se muestran de forma

predeterminada, pero se pueden mostrar u ocultar según sea necesario. El proceso a seguir es:

1. Seleccione la hoja de cálculo

2.

En la ficha Vista, grupo Mostrar, active o desactive la casilla de verificación Líneas de

división, para mostrar u ocultar las líneas de división.

Encabezado de filas y columnas: Para que las filas y las columnas sean más fáciles de identificar en

una copia impresa de una hoja de cálculo, pude incluir sus encabezados de filas y de columnas.

Los siguientes son los pasos:

Seleccione la hoja de cálculo u hojas de cálculo

En la ficha Diseño de página, grupo Opciones de la hoja, active la casilla de verificación Imprimir,

que está bajo títulos.

1.7.2.3 Aplicar la opción de repetir automáticamente el título de las filas en cada una de las

páginas a imprimir de la hoja de cálculo

En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página haga clic en Imprimir títulos.




Se desplegará el cuadro Configurar página, en la pestaña Hoja. Realice el siguiente

procedimiento:

En el cuadro Repetir filas en extremo superior, escriba la referencia de las filas que

contienen los títulos de columna.

En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la referencia de las columnas que

contienen los etiquetas de fila.

1.7.2.4 Vista preliminar de una hoja de cálculo

En Excel, es fácil obtener una vista preliminar del

aspecto que tendrá el diseño al imprimirse sin

necesidad de imprimirlo realmente. La imagen deimpresión que se muestra en la pantalla se

denomina "vista preliminar”. La vista preliminar se

puede mostrar aunque no haya una impresora

conectada al equipo.

Para ver la vista preliminar:

1.

haga clic en la ficha Archivo y, a

continuación, haga clic en Imprimir.

2.

Aparecerá una vista preliminar de la hoja

de cálculo automáticamente. Para ver

cada página, haga clic en las flechas que

aparecen bajo la vista preliminar.

1.7.2.5 Imprimir un rango de celdas, una hoja de cálculo completa con un número determinado de

copias, un libro completo o un gráfico.

Para establecer un área deimpresión seleccione las celdas que

desea definir como área de

impresión. En la ficha Diseño de

página, grupo configurar página,

haga clic en área de impresión y a

continuación haga clic en

establecer área de impresión.



Puede imprimir todo o parte de la hoja de cálculo. Las opciones para elegir qué parte de la hoja de

cálculo va a imprimir se pueden encontrar en la ficha archivo, opción Imprimir. En Configuración,

aparecerán las siguientes opciones:

El número de copias lo puede seleccionar en la parte superior en la opción copias:

Para imprimir un gráfico, selecciónelo y repita el proceso de ficha archivo, opción Imprimir y

seleccione imprima el grafico seleccionado.

modulo -hojas de calculo

Documents