cumplimiento de la norma 21 cfr parte ii para hojas de calculo
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METTLER TOLEDO LabMagazine 2/2005 METTLER TOLEDO LabMagazine 2/2005
System Build
Design Specification
Functional Specification
Functional Specification
PerformanceQualification
OperationalQualification
InstallationQualification
Cumplimiento de la Norma 21 CFR parte 11 para hojas de cálculo
en un ambiente de laboratorio regulado por la FDA
En los laboratorios, las hojas de cálculo son muy utilizadas gracias a lafacilidad de captura de datos, análisis e informes. Dependiendo de suuso, estas hojas de cálculo tienen que cumplir con la regulación 21 CFRParte11 de la FDA para los Registros Electrónicos y Firmas Electrónicas(Parte 11). El software Commercial Off The Shelf ofrece soluciones prag-máticas que garantizan el cumplimiento de las regulaciones.
La regulación 21 CFR Parte 11 de la
FDA se aplica a:
• Hojas de cálculo que contienen
registros requeridos por normas sub-
yacentes como la 21CFR Partes 210 y
211 (cGMP), Parte 820 (QSR) o
Parte 58 (GLP).
• Hojas de cálculo que contienen
registros que son creados, modifica-
dos, mantenidos, archivados, recu-
perados o transmitidos en forma
electrónica o presentados a la FDA
en forma electrónica.
Los requisitos de cumplimiento de la
Parte 11 incluyen tanto controles técni-
cos como procesales. Un número cre-
ciente de laboratorios farmacéuticos,
biofarmacéuticos y otras empresas
reguladas por la FDA están recurriendo
a soluciones de software Commercial
Off The Shelf (COTS) para implementar
el cumplimiento de la Parte 11.
Requisitos para el cumplimiento de
la 21 CFR Parte 11
El sistema de hojas de cálculo tiene que
cumplir los requisitos siguientes:
Seguridad: Se tiene que evitar los acce-
sos no autorizados a las hojas de cálcu-
lo y deben ser protegidas durante todo el
periodo de retención de registros. Las
funciones de gestión del usuario deberí-
an incluir una definición clara de los
usuarios válidos que estén autorizados a
acceder a las hojas de cálculo, máscaras
de las contraseñas para evitar la utiliza-
ción de contraseñas fáciles de adivinar y
múltiples niveles de privilegios para
limitar el acceso a funciones de nivel
superior como la revisión o aprobación
de datos. Los controles de seguridad
deberían utilizar una única identifica-
ción de usuario y combinación de con-
traseña, parámetros configurables
según el usuario, finalizaciones de las
sesiones y bloqueo del sistema una vez
un usuario ha excedido el número de
errores permitidos en la introducción de
la contraseña.
Rastreo de auditoría: Según la 21 CFR
11.10, el sistema sujeto a la Parte 11
debe utilizar el “uso de unos rastreos de
auditoria seguros, generados por orde-
nador y marcados con la hora para
registrar independientemente la fecha y
la hora de las entradas del operario y
acciones que crea, modifica o elimina.
Los cambios en los registros no deben
sobrescribir la información anterior”.
Un rastreo de auditoría para hojas de
cálculo debería incluir la hora, nombre
de la hoja de trabajo, dirección de celda,
acción realizada (ej. añadir, modificar,
Sanjay AgrawalDirector, CIMCON Software, Inc.
eliminar, guardar archivo), valor ante-
rior, nuevo valor, ID de usuario, nombre
del usuario y razón del cambio, si pro-
cede. El rastreo de auditoría no debe
poder ser modificado ni siquiera por el
administrador del sistema.
Firmas electrónicas: Una firma elec-
trónica debe incluir tres componentes:
el nombre impreso de la persona que
firma, la fecha y hora en que se ejecutó
la firma y el significado que se asocia a
dicha firma (ej. revisión, aprobación,
responsabilidad, autoría).
Adicionalmente, el sistema debería per-
mitirle configurar las acciones que
requieran una e-firma y su significado
para satisfacer los procesos de negocios
de su empresa y su flujo de trabajo.
Cada significado de la firma electrónica
debe ser restringido a usuarios autoriza-
dos basándose en la función que tengan
en su trabajo.
Además de los controles técnicos descri-
tos anteriormente, la Parte 11 también
requiere muchos controles procesales
para áreas como la formación, docu-
mentación del sistema y control de cam-
bios.
Una metodología de validación de
hojas de cálculo modulares
Se deben validar las hojas de cálculo
para que cumplan con los requisitos de
las GxP y la Parte 11. Tal y como se mues-
tra en el dibujo 1, una metodología de
validación de las hojas de cálculo exhaus-
tiva debe incluir las Especificaciones de
los Requisitos del Usuario (URS),
Especificaciones Funcionales (FS) y
Especificaciones de Diseño (DS) que están
verificadas en las pruebas de
Cualificación de Instalación (IQ),
Cualificación Operacional (OQ) y
Cualificación de Rendimiento (PQ). Se
puede realizar una evaluación de riesgo
utilizando metodologías como las GAMP
43) para determinar hasta qué punto se
requiere la validación. Cuando se utiliza
una herramienta COTS se debe utilizar un
enfoque modular que incluya una cuali-
fiación de un tiempo de una herramienta
de software y verificación de todos los cál-
culos y macros de la hoja de cálculo. Una
herramienta COTS disponible con un
paquete de validación IQ/OQ detallada
puede reducir significativamente el tiem-
po y coste de la cualificación del software.
Conclusión:
Las hojas de cálculo que contienen los
registros requeridos por los requisitos de
la norma que implica la FDA y que se
mantienen en formato electrónico están
sujetas a la regulación Parte 11. Los
usuarios de las hojas de cálculo en un
ambiente regulado por la FDA deben eva-
luar si sus hojas de cálculo están sujetas
a los requisitos de la Parte 11 y documen-
tar la justificación y resultados de dicha
evaluación. Antes de invertir tiempo y
dinero en validar las hojas de cálculo
para satisfacer los requisitos GxP, la
industria regulada por la FDA está utili-
zando cada vez más herramientas de soft-
ware COTS como el software de CIMCON,
el eInfotree Excel Software como un enfo-
que pragmático, económico y efectivo
para que sus hojas de cálculo cumplan la
Parte 11. Para soluciones más exhausti-
vas, los fabricantes de instrumentos como
METTLER TOLEDO a menudo ofrecen
soluciones de software para el control de
los instrumentos y gestión de los datos.
Puestas en marcha de instrumentos,
métodos de aplicaciones o parámetros de
calibración se pueden definir central-
mente y se puede automatizar la recolec-
ción de datos – para una mayor fiabilidad
de los datos y productividad; así como
también, trazabilidad.
El Sr. Agrawal es un director del CICOM
Software Inc. situado en Massachussets,
EUA. Posee un master en Ingeniería de la
Fabricación de la Universidad de
Massachussets, Amherst, y tiene más de 13
años de experiencia en la Validación de
Sistemas de Ordenador en un ambiente
regulado por la FDA.
Referencias: 1. “21 CFR Parte 11, Registros Electrónicos, Firmas
Electrónicas”, Food and Drug Administraron, Marzo1997.
2. “Guía para la industria, Parte 11, RegistrosElectrónicos; Firmas Electrónicas – Ámbito yAplicación”, Food and Drug Administration, Agosto2003.
3. “Guía para la Validación de Sistemas AutomatizadosThe Good Automated Manufacturing Practice (GAMP),GAMP 4(ISPE/Forum GAMP/2001)(http://www.ipse.org/gamp)
4. Herramienta COTS para conformidad con Parte 11(http://www.part11solutions.com)
Soluciones de METTLER TOLEDO Para Norma 21 CFR Parte 11
Para Balanzas y ValoradoresLabX, el poderoso software para control de instru-mentos y gestión de datos, garantiza datos fiables,aumenta la productividad y garantiza la conformi-dad con la FDA 21 CFR Parte11 (Ver pág. 20)
4www.mt.com/labx
Para Análisis TémicoLa opción de software STARe 21 CFR Parte 11garantiza la conformidad técnica con las normati-vas de la FDA. (Ver pág. 21) 4www.mt.com/ta
Para una Química AutomatizadaVirtualLab®, la plataforma de informática integradapara el desarrollo de productos químicos, propor-ciona una solución poderosa para la automatiza-ción del flujo de trabajo, la integración de instru-mentos y la funcionalidad de la libreta de laborato-rio electrónica. 4www.mt.com/virtuallab
Fig.1: Metodología de validación según GAMP4
Verification
Servicio al Lector
MT07 Software LabX
MT10 Software STARe 21 CFR parte 11
MT11 Software Virtual Lab para
Química Automatizada
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