componentes puesto de trabajo recepcion
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MD / 0100134
1981p
COMPONENTES
DEL PUESTO
DE TRABAJO
RECEPCION
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CONTENIDO
INTRODUCCION 5
OBJETIVO TERMINAL 7
Compo ne n te . del Puest o
de Trabajo 9
Conmutador. Teléfono Se-
eretetial, Teléfono Directo 10
Escritorio 12
Si lla 13
Sal. de Recibe U
Directorios Td t(óniros U
A'lt'nda 15
Talonario de Recades 16
fi chas en Bla nro 17
Papelera de Piso 17
~ I de Esc rihi r ,. ~ 1 t > S apara la .\!aquín. 17
PRUEBA FI NAL IH
BIBlIOCRAFIA 20
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INTRODUCCION
En laUnidad anterior aprendió ustedloqueesuna
recepcionista y la atención adecuada qu e debe
d érsele ta nto al público externo como al inter no.
En ésta aprenderá cuá les son los componentesdel
puesto de trabajo de una recepcionista y sus
características. Es conve niente que los estudie
con especial cuidado. pues esto le ayudará en la
comprensión y aprendizaje de las siguientes
un idades de esle módulo de RECEPCION.
5
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".--- --- - - - - - - - ,
OBJETIVO TERMINAL
Al fina li zar el estudio de esta Unidad. usted se rácapazde reconocer (marcando) lascaraclerÍ5t icu
de los elemen tos que componen el peeetcde trabejode la eecepcicníeta, sin m a r de mo r.
)
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COMPONENTES DEL PUESTO DE TRABAJO
Por cuan to esta Unidad consta de un solo lema ,no encontrará usted cbjetivoe intermedios;
simplemente la Unidad tiene un solo objetivo. el
termina!.
Se puede decir que un pues lo de trabajoes aquel
que ocupa una persona en unaempresa con lodos
los elementos necesarios para cumplir con las
(unciones específicas asignadas .
•
•
•
La RECEPCION es un puesto de trabajo muy
importante en una empresa PU t'lI. romo se vio en
la Unidad anterjor, donde el PUBLICO S ( '
forma la prirnf'fa ¡magro de Ja emprf'Sa .
•
Ccnmutador.jeléfono
eecretanel o teléfono
directo.
Escritorio y silla
Sala de recibo
Directorios telef6nicos
Agenda
Talonar io de recados
Fichas en blanco
Pape lera de piso
Ademb :
Por lo lanlo. la RECEPCIONISTAdebe tene r un
complete conocimiento de los elementos qu e
{'ampollen su puesto de Irabajo.
EsIOS son:
-
•
Máquina de escribir
Mesa para la máquina
los ,los últimos r 1 t ' m t ' l u ~ pueden o no estar en laRECEI'CIO\'. Esto r1t'pt'lU lt· lit' la urf(an ilal'ióll
"lU' 1t' Ilf(a la empn-sa.
9
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CONMUTADOR. TEL EFONOSECR ETARIAL.TELEFONUDIRECTO
El manejo de cualquiera de ellos es lan
importante y de especial cuidado, que se tralaráen una Unidad apar le
Aquí se mostrarán ekunos modelo s <Ir cada UIIO
de ellos . r Uf'SIO que exis ten muchas marras yva ried ad de estilos.
Conmutado r
El conmu tador es un aparato telefón ico qu e
permi te trasladara lasdiversasdependenciasde la
empresa las llamadasque llegan defuera. Através
de él se pueden también efectua r llamadas externas
desde cualquier dependencia. Actúa,pues, como
unaespec ie de cenlral teléfo nica.
Es te sis tema de conmutación lr lefónit'a l'S
utilizado por gran des empresas o m p r t en
expansi ón .
Con 1'1 propósito lle 'lile usted rcmu-uce a
familiar iu Tse con estos eparatos.]c prcSl'JllamOS
en seguida algun os de los empleados por las
em presas colombianas:
Teléfono Sefrl'tarial
Es un apa rato que además de prestar el servic io
telefón ico normal. permite a la sec retaria o a la
recepcionista comunicarse internamente con su
jefe o con otras dependenciasde laempresa. Para
ello dispone de una se rie de teclas, por lo cua l
puede considerarse un conmutador pequeño.
Es ideal pa ra empresas medianas dond e puede
absorber la totalidad de l tráfico telefónico,
brind ando alta economía ygran funcionalid ad en
sus comumcacrcne s.
10
Tamb ién es especialmente apio como eqUi-
po complementario en empresas que posean
conmutador.
Elteléfono secretaria] se conoce también con el
nombre de aparato intercomunicador.
La transferencia de una llamada a la p t ' f o n a o
depende ncia so lici tada se hace marcando la
extensión correspondiente, Tal marcación se
efectúa medianil' teclas o a través de un disco,
según 1'1 estilo del teléfono secretarial.
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INTERCOollJN1CAOQR
CON TECL ASINTERCOW lJH tCAOOR
CON DISCO
TelHu llu l l i n '('l l1
[.. (,llrl;fullo romún \' ('orr il"lIh·. ,1' U....) en la-,
residencias. ('11 la of n-ina o neeo-io. roneetado <1
una linea o rumo d,'ri\"J"ióll .
11
~ l l l ~ 11"1" fonll" \il'lll'll 1'11 ,Ilf..r..nh'.. l·ulnr,'" v
....Iiln.. IJa ra unnouizar ron la tl("('orat'itm '11 1" 'ot"
h ' I1 /=J .
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Un 1{'IHu llo llirt'dO(It, ( ' a f a d ( ' r í ~ i ( ' a ~ U ' l ( '' ~ 11D1GITEL2000, ( · I l ~ ' I ' I l I I b f i , , I t , ~ son:
Pl 'rmitl ' lJ.W lar sin ue-esidad ¡JI'
' ¡ , -oIg'j r•
I . J 1 a r n : l I l a ~ se- ft'(' illl' lI pU f amplifil'a¡lor,
St' plwdt' rontrolnr ,,1volumen.
Pos!'!' timbn-s musi.uh-s ¡Jf' Ji·
" , 1 ~ lonalidad,,,
IX HIJ'O HIO
Deht' st-r Ilt'lju l'Íi u par,t . v no h ~ l a " l l i t t ' la
organización tlt'l sitio tll' u.dojo. ,A continuacióncaracterts tices. "" modelo v
Gt'Il t'ral llll ' r1 11 la tra-ulos es-ntorios
) ' St' pll l,th' uliliz,lf para t'(llorar lisias,
¡'all'ndarins o datos lIt, con-nmc
rensulta.
COlsla .h- una ,'ajilb IJara ¡'olm'ar
láp it'!'s. J ' ( l l i g r a r { J ~ . d il's y nlljd us
J-I I"lllt'lius. En t' l interior SI' eohnuu
la a¡!t'n,!<¡ y los objet:», dt , fn'¡'ut'lIleUso,
12
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• Cavetas I ' T
Ill' arlll'r,lo ron l'lmlHI"ln 1 I 1 I ~ 1 ira
11 iZjui"rlla o J la derecha. En la
superior s,' rulcrun los ( ) r ( )!I· I, 'flll1 in Js, r-u la itl fI'Tiur olrosollj"tos ,'O IllO la [und;1o [or ru ,1,' 11
máquina tl t' l's.'ribir. si "lb fOll lJUrw
uno 01 1' Jo s ' n ,J,.J I 'Ill 'S[U ,1"
trabajo.
SIU.A
D,'lu' . - r ¡Ó rat oria ygradua hlf' paralllle se aju stea
[a altura l'ff"'isa. •It' tal manera qut' la espalda
quede recta. .-\ ronunuación puede usted
n h ~ t ' T \ ' a r algunos rnodt'llIs ronla imli ,'arión stlbrt'
Dando vuelta a este tom illo sepuede subiro bajar
e] asien to y graduar l'l t'sr'llrlar.
Los rodarhiues n' la silla le facilitan el
desplaz
amient oha
sta la máquina deescribir,
siésta integra su pU'slo de trabajo.
13
d,ínJe está ubicado el dispositivo qUI' permite
r a d l l a r l a s Los lJ i.,s .11"...n m a n t ' r l ' planos
~ ( ) I ' f f 1'1 piso .
Aqu í se H'O cla ramente los resortes que sirven
para graduar la si lla. El de debajo gradúa la
altura: pi rl r l lado t'l espalda r ). el de atrás la
resis tencia de éste al apoyar la espalda,
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S\L\ DE RECIBO
La sala de recibo o j U t " ~ de mUt"Lb I",ca
recepci ón debe ser dI' un ..stilo sencillo. SoJ,r.. la
" I '
m-sa de nlllru deben colocar o-ni... r u -i 1...
I.. i l o l t " t ..vi-ta-, lIt" illlt-rf" gen-ral.
DIRECWRIOS T E O ~ I r : u S
Se deben tener l"1de la ciud ad l el de la t'rnpr,''''Iromo mímm o.
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Ü la ~ u í a qut' propon-iouan alllla lnll'lI lt' lasempresas dro It'IHoll O!O , 1011 los lI<lI1h rl"li.
direcciones \. números 1t'If'fónin> ,1,' los
suscriptores. La s. pa rlMdel dirt'dorin 1t'It'fóni<'Oson:
1. N ú m t ' r o ~ dt' los teléfonos para lIalllallas
urgentes.
2. Números n' los telé fonos 11 .. las Empr..sasMuniC"ipalt's. par3 reclamos.
3, Reglamento para publicaciones en ti Direclor io. En su m ículo nümerc2sedeecribe elorden como aparecen los nombres de los suscriptores (personales yde empresas).
;;. Tar ifas " in,li, 'aliUls Il;Ir .;l b rp Ilislalwia ,
h. á ~ l l a s I 'UII Ius uUIllI'rI"l'.las , l i r ' 1 ' l ' ' ' ).
los I l ílllll 'rtIS h,I.,rillli"lIs 11", SI!\I ·ril'lur,... ylISlIarltls,
a. Irllli";lI"illlll 'l> ,'olbuhar las a á ~ i n
amar illas.
h. Il1Il il'l' .
r. Usla ,l., susniplorM romerrial-s.
illlluslria l.... '! profMio na lf"l.
Directorio TddónÍl'o de la empreslI
Es la /tu la qul' con tiene los nombres de los
Departamentos y seccio ne con sus respect ivosnúmeros telefémcos dirt'tto5.·sUSextensiones ylos nombres de los jefes.
Si la I'mprl'Y no la proporciona. I'5ta guía debeser I'laborada por la recepcionista. qu ien debe,ademh. mantenerla aClualiuda.
~ D•
Esla especie de libro vi ene encuadernada y se
uliliu por lo general para anotar las citas y lasactividades que necesiten recordarse conenticipeci én.
IS
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T A L O DE RECADOS
Son formas impresa s para registrar las llamadas o
visitas qut> recibe la sec retaria o la recepcionista
para el persona l .1 ' la emprt'Sa. cuando és te
encuentre ausent.. en 1'1momento en que 1'
sol ici ta.
Los sigu it'ntt""o -on los da tos qut' contiene 1'1
formulario. 10" r-uales deben llenarse ron le tra
legible.
J. Razón social.
2. Nombre dI' la persona a quien dehe entre
garse el mensa je. Se escribe después de la
palabra impresa PARA.
3. Fecha y hora de la visi ta o llamada.
4. Xcmbrede la pt'rsona que so lic ita al emplea
do. su empresa, el cargoque desempeñayel
número de su teléfono.
5. Dos cesillae para marcar con "X" si la
persona hasidosolici teda perscnalotelefé ni
cemente. Pueden aparecer otras cuillu
correspondientes a mensajes frecuentes
(volverá. por favor llamarle. elc.).
6. El recado, despu és al' la pa labra Impn:::>4
t E ~ S A . l E
i . Nombre de la persona que recib ió el meno
saje .
"URTIEMBRES QU ITO LTDA.
DI POrt, d. De lo l I l ~ t l I
Ollom6 por . .l ir_ OYlIII'MÍ o Ilolllono Ov,-..4 l)""VIIIO o •.,.10 ORlr towor Ilo....rl, OOUloro . . . .MENSAJE :
011 ""fono F_ - - " "
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CU RT IEMBRES aU ITO LTDA.P«, ;fs; V
S¡Wtl,#ftI/ ¿v/ .Í1
!lo po1'" u j;; De lo , mpl'lta :Wu,J l;;t'1",:'¿;I: W /f'L
OLlam6 por teli lono OV01"'tró O 1101"011' Ovol...,.á
o 'l í IlO o n f" OPor 10'f0l' 1I0mar1 . OOuitrl ..ItMENSAJE: I4Q¡ la, 1:' J., ' ~ I / I I / ¡ "J :.10 !M.
" ; ; ! 7 "ilO. r7r'n tnoll}{) !?I/.? .5",,18'?
FICIASF\ RL\\CO
Son fl ' I ' (H lt · " dI" I'JIU-I 1'11 bl anco de
aprox imadanU'lIll ' lo rm ,J e- l a r ~ n por 6 111.' ancho.
( ) n " ' o r l l - si rven para anotar datos que
soliciten los vis itantes vdeberán tene rse a mano
ron el fin dI" evita r pérd ida de tiempo.
l' II'EI.EI¡ I DE 1'150
Deb- t ' J W f ~ l cT r I"a JI ..»r itorio paradepositar allí tl lS rr-..¡,luo" dI' pap-lcr¡a y lo..
d-má .. malt'rial"s t1 '·sl·rhahll's.
IIAQUINADEESCRmm yMESAPARA
LA IIAQUINA
Si la orgunización de la rmpresa det ermina
qur la n'(, l'lll' iollislJ dt'hr elabo rar algunos
trabajos mccauogr éflcos. la máqu ina y la
mesa harán parte del puesto de trabajo.
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RECUERDE,
L. R E C E P C I O ~ I S T Adebe vela r por la
organ ización ycuidadodelodos los elementos que
integran su puesto de
trabajo.
EJERCICIO
1. i l t · l o mu ..1l1"!i 1II....•....rul' JI.:lra la ofl!aniz;¡ ·l'ión .1"1 Ilm ....l.. ,l. , lrahaju .1· la R,"·q wiu.
l I . : a .
••
b.
c.
d.
••
l.
2. Escriba t
usted put'd
fónico:
••
b.
c.
d.
••
PRUEBA FINAL
c.b. Dir« torio telefónico .
d.
c. Direc torio alf.bélico .
d. Agenda alfabél ica.
Le. detenidamente las siguientes afirmaciones y
marque con una "X" l. correcta según el caso.
l. La Bula que proporcionan las empresas de
telMonos se llama:
l . Agenda ttlefónica.
.1B
2. De las fichas en blanco se puede decir que :
a. Se pueden unluer para dejar recados.
b. En ellas se efect úan anotaciones para
recordarlas con antelación a la fecha.
Sirven pa ra anotar las cosa. de rut ina.
Se anolan da tos que sol ici ten los visi·
'anles.
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3. EJ escritorio 11. la r" 'rprion isla ,1.1.. s-r:
.1, Cra ll,lr ron ~ a v r l b
h. Peq ue ño ron ¡.ta \,r- las.
1 " Graml .. ¡,:avt'las,
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19
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BlBlIOGRAFIA
División JI:' Comercio v. n 'jr ia!', SE.' ,\. SERIE
l IETODIC\ DE RECE/'CIO\. I'J68.
Divi si ón de Come rcio ,. Servicios. SE \' :\ .
Hecep-i én. GL: JA PARA El. I \STR t r.TOR .
Docum-ruc ISS r . ~ .
Divis ión de Programa-ió n Dillál' lif'a. - \Reo-p -ión, U\ ID:\D ['; AUTOFOR \ IATI\'.-\S.
Ni7 .
10
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