recepcion de muestras.desbloqueado

INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

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2002-10-15

PROHIBIDA SU REPRODUCCIN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIN DEL DIRECTOR GENERAL DEL CNSP

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN, REGISTRO, DISTRIBUCINDE MUESTRAS Y/O MATERIAL BIOLGICO DEL CENTRO

NACIONAL DE SALUD PBLICA

ELABORADO POR: CENTRO NACIONAL DE SALUD PUBLICAMed. Javier Vargas HerreraBlgo. Jos Casquero CaveroBlgo. Miguel Cobos ZeladaTec. en Lab. Julia Espinosa Soto

OFICINA EJECUTIVA DE RACIONALIZACIONSr. Luis Humberto VillaIng. Andrs Com Machuca

REVISADO POR: DIRECCIN EJECUTIVA DE LABORATORIOS DE REFERENCIA CNSP, Dr. Victor Surez MorenoDIRECCIN GENERAL DEL CNSP, Dra. Susana Zurita MacalupOFICINA GENERAL DE ASESORIA TCNICA, Dra. Mara Mercedes Pereyra QuirsSUB-JEFATURA , Dra. Ada Palacios Ramrez

APROBADO POR: RESOLUCION JEFATURAL N RJ 400-2002-J-OPD/INS

NMERO DEEJEMPLAR

NOMBRE DE LA PERSONAA LA QUE SE ASIGNA

FECHA DEASIGNACION

NOMBRE DEL REGISTRADOR

DESCRIPTORES: muestras, material biolgico, registro, distribucin, vigilancia epidemiolgica, control decalidad

EL PRESENTE DOCUMENTO SE DISTRIBUYE COMO COPIA NO CONTROLADA.LA OFICINA EJECUTIVA DE RACIONALIZACION DE LA OFICINA GENERAL DE ASESORIA TECNICA Y EL CENTRO NACIONAL DE SALUD

PUBLICA PROCESAN LAS PROPUESTAS DE MODIFICACIN Y ACTUALIZAN LAS EDICIONES VIGENTES DEL MISMO

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CONTENIDO

CONTENIDO I

1 OBJETIVO 1

2 CAMPO DE APLICACIN 1

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1

4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 1

5 RESPONSABILIDADES 3

6 CONDICIONES GENERALES 3

7 PROCEDIMIENTO 4

7.1 RECEPCION DE MUESTRAS DE ESTABLECIMIENTOS DE SALUD 4

7.2 REGISTRO, CODIFICACIN Y DISTRIBUCIN 6

7.3 EJECUCIN DE LOS ANALISIS Y EMISIN DEL INFORME DE RESULTADOS 7

7.4 ENVIO DE RESULTADOS 7

7.5 RECEPCION DE MUESTRAS Y/O MATERIAL BIOLGICO DE CLIENTESPARTICULARES

7

8 ARCHIVO 8

9 SUPERVISIN Y EVALUACIN 8

10 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 8

11 ANEXOS 9

ANEXO A SOPORTE DEL SISTEMA DE INFORMTICO 10

ANEXO B FICHA DE REPORTE DE NO CONFORMIDADES 11

ANEXO C INDICADORES DE EVALUACIN 12

ANEXO D DIAGRAMA DE FLUJO DE LA DE RECEPCIN, REGISTRO, DISTRIBUCIN DEMUESTRAS Y/O MATERIAL BIOLGICO DEL CENTRO NACIONAL DE SALUDPBLICA

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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN, REGISTRO, DISTRIBUCIN DE MUESTRAS Y/O MATERIALBIOLGICO DEL CENTRO NACIONAL DE SALUD PBLICA.

1. OBJETIVO

Establecer las especificaciones administrativas y tcnicas del proceso de recepcin, registro,distribucin de material biolgico, as como la emisin y comunicacin de resultados de losexmenes realizados en los Laboratorios de Referencia del Centro Nacional de Salud Pblica.

2. CAMPO DE APLICACIN

2.1. Las actividades descritas son de aplicacin por las reas de servicio de apoyo de toma y recepcinde muestras y/o material biolgico, entrega de resultados, Direccin Ejecutiva de Laboratorios deReferencia , Direccin Ejecutiva de la Red de Laboratorios y Laboratorios de Referencia Nacionalque integran el Centro Nacional de Salud Pblica.

2.2. Muestras y/o material biolgico provenientes de los establecimientos de salud (oficiales) a travsde los Laboratorios de Referencia en Salud Pblica y/o clientes particulares, los que se clasificande acuerdo al propsito que las origin :

2.2.1. Investigacin de brote2.2.2. Vigilancia Epidemiolgica2.2.3. Control de Calidad2.2.4. Proyecto de Investigacin.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3.1.1. Ley 27657 del Ministerio de Salud3.1.2. Resolucin Ministerial N144-2002-SA/DM Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto

Nacional de Salud3.1.3. Resolucin Ministerial N 236-96 SA/DM que establece y oficializa la Organizacin del Sistema

de la Red Nacional de Laboratorios de Referencia en Salud Pblica.3.1.4. Resolucin Ministerial N 090-99 SA/DM que autoriza la organizacin de la Red Metropolitana de

Laboratorios Intermedios.3.1.5. PR.T - CNLSP 001 Envo de muestras biolgicas en la red nacional de laboratorios de

referencia en salud publica

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Para mejor entendimiento del presente procedimiento se definen los siguientes trminos:

4.1. control de calidad: actividad dirigida a verificar la correcta ejecucin de los procedimientos de losmtodos de anlisis de diagnstico de muestras y/o material biolgico y la obtencin de resultados

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confiables por parte de los integrantes de la Red Nacional de Laboratorios de Referencia en SaludPblica.

4.2. establecimientos de salud: unidades que conforman el Sistema de Servicios de Salud (puestosde salud, centros de salud, hospitales, laboratorios regionales, etc.), el cual incluye a todos losproveedores de servicios de salud (MINSA, EsSalud, FFAA, FFP, Direcciones de salud)

4.3. ficha clnica Epidemiolgica: formatos en las que se describen datos de la institucin que remitela muestra y/o material biolgico, del paciente, diagnstico presuntivo, signos y sntomasprincipales, de la cepa, examen solicitado, etc. Estn descritas tanto en las fichas para diagnsticode laboratorio, Anexo A del PR.T-CNLSP-001 Envo de muestras biolgicas en la red nacional delaboratorios de referencia en salud pblica, como en las fichas Clnico epidemiolgicas diseadasen consenso con otros organismos del sector ( OGE, Programas, DISAs, etc.)

4.4. Informe de resultados: documento emitido por los Laboratorios de Referencia Nacional, suscritopor el o los profesionales responsables, en el que se seala los resultados de los anlisisrealizados, con arreglo a las tcnicas estandarizadas o procedimiento de anlisis aprobados por laDireccin General del Centro Nacional de Salud Pblica.

4.5. investigacin de brote: Estudio conducido para identificar la fuente individual de casos y el modode transmisin de los agentes causales en situaciones de epidemia localizada.

4.6. laboratorios de referencia nacional: unidades ejecutoras de los anlisis de diagnstico clnicoespecializado de laboratorio de confirmacin o apoyo directo al diagnstico de las enfermedadesde inters en salud pblica, del Centro Nacional de Salud Pblica.

4.7. material biolgico: cualquier material procedente de humanos o animales con fines dediagnstico.

4.8. proyecto de investigacin: Estudios que contengan un componente de Laboratorio, cuyoprotocolo est aprobado por el INS para su ejecucin por el INS o por algn integrante de la RedNacional de Laboratorios de Referencia en Salud Pblica, o en asociacin con algn otrainstitucin pblica o privada

4.9. procedimiento de anlisis: conjunto de operaciones, descritas especficamente, utilizadas en losanlisis de acuerdo con un determinado mtodo.

4.10. red informtica del CNSP : Es el conjunto de dispositivos fsicos "hardware", y de programas"software", mediante el cual se intercomunican las computadoras para compartir recursos (discosduros, impresoras, unidades CD-ROM) y realizar trabajos (archivos, procesamiento de datos, etc.).

4.11. sistema de informacin : software de base de datos de funcionamiento en red que automatiza elregistro de los datos generales del paciente, la muestra y/o material biolgico, procesamiento,anlisis de datos y emisin de los resultados de los exmenes que se ejecutan en los laboratoriosde referencia nacional.

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4.12. vigilancia epidemiolgica: Conjunto de acciones que permiten realizar la observacinsistemtica de los problemas en salud, estimar la magnitud de daos y enfermedades, monitorearsus tendencias, detectar brotes y epidemias, identificar factores de riesgo para definir actividadesde prevencin y control, as como identificar prioridades en investigacin. Incluye preferentementea las enfermedades de notificacin obligatoria (Directiva 099-OGE-OEVEE), pero no excluyeningn dao que sea de inters para la salud colectiva.

Abreviaturas :

CNSP : Centro Nacional de Salud PblicaDELARE: Direccin Ejecutiva de Laboratorios de ReferenciaDERELA : Direccin Ejecutiva de la Red de Laboratorios

5. RESPONSABILIDADES

5.1. El Director General del CNSP es responsable de la implementacin del presente procedimientoautorizando el aprovisionamiento de recursos necesarios para su cumplimiento .

5.2. El Director Ejecutivo de Laboratorios de Referencia Nacional supervisa el cumplimiento de lasdisposiciones contenidas en el presente procedimiento. Aprueba el catlogo de servicios de losdiagnsticos de su competencia

5.3. La Direccin Ejecutiva de la Red de Laboratorios es responsable de comunicar al rea derecepcin de muestras y entrega de resultados la existencia de brotes.

5.4. Area de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados: responsable de la obtencin orecepcin de muestras y/o material biolgico, control de calidad de las muestras recibidas,distribucin y el envo de los resultados correspondientes.

5.5. Los jefes de Divisin y de Laboratorio son responsables de supervisar la ejecucin de losprocedimientos de anlisis y verificar los resultados de los anlisis realizados por los analistas

5.6. El analista es responsable de desarrollar los procedimientos de anlisis segn las tcnicasestandarizadas o procedimientos aprobados por la Direccin General del Centro Nacional deSalud Pblica. Registrar los resultados obtenidos en el sistema de informacin, emitiendo ysuscribiendo los informes de resultados.

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. Las muestras y/o material biolgico admitidas, provenientes de establecimientos de salud o declientes particulares deben adjuntar la documentacin requerida en el presente procedimiento ycumplir las condiciones para la ejecucin de los exmenes de laboratorio.

6.2. Las muestras y/o material biolgico provenientes de los establecimientos de salud a travs de losLaboratorios de Referencia en Salud Pblica de la DISA, que se recepcione deben cumplir los

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requisitos establecidos en el PR.T - CNLSP 001 Envo de muestras biolgicas en la red nacionalde laboratorios de referencia en salud publica y adjuntar la Ficha Clnica Epidemiolgica o la fichade investigacin diseada especialmente para tal fin.

6.3. Cada muestra y/o material biolgico que se recepcione debe estar identificada mediante etiquetaso rtulos que tengan como mnimo la siguiente informacin:

a) Cdigo (Asignado por el establecimiento de salud al (o a la) paciente)b) Nombre del pacientec) Fecha de la obtencin de la muestra (aaaa-mm-dd)

6.4. El rea de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados para el cumplimento de losprocedimientos sealados deber disponer de lo siguiente, los mismos que sern proporcionadaspor la DELARE :

6.4.1. Un listado de los proyectos de investigacin, enfermedades sujetas a Vigilancia Epidemiolgica ,aprobado y vigente, a fin de clasificar las muestras y/o material biolgico para su anlisis.

6.4.2. Un catlogo de servicios de diagnstico, incluyendo las condiciones de las muestras y/o materialbiolgico en el que se especifica para cada anlisis, el tipo de muestra, la cantidad, sutemperatura, condiciones generales (hora del da en que debe tomarse la muestra, recipientes autilizar, etc.), el medio de transporte, condiciones para su almacenamiento temporal, tiempopromedio de emisin de los resultados, etc.

6.4.3. Instructivos y procedimientos normativos para el manejo adecuado de las muestras y/o materialbiolgico y las normas de bioseguridad a seguir.

6.4.4. Servicio de correo regular, fax o correo electrnico para asegurar el envo diario de los resultadosa las Direcciones de Salud.

6.4.5. Soporte del sistema informtico descrito en el Anexo A.

6.5. La exoneracin del pago de los exmenes de laboratorio por atencin a clientes particulares serautorizada expresamente por le Jefe del INS a travs de Resolucin Jefatural. Esta informacindebe consignarse en la fichas clnico epidemiolgicas.

7. PROCEDIMIENTO

7.1. RECEPCION DE MUESTRAS DE ESTABLECIMIENTOS DE SALUD

7.1.1. El responsable del rea de recepcin de muestras debe verificar que las muestras y/o materialbiolgico provenientes de los establecimientos de salud a travs de la Red Nacional deLaboratorios de Referencia en Salud Pblica adjunten la siguiente documentacin de referencia:

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a) Oficio dirigido a la Jefatura del Instituto suscrito por la autoridad responsable delestablecimiento de salud que requiere el servicio.

b) Ficha clnico epidemiolgicas. consignando en cada caso si corresponden a investigacin debrote, proyecto de investigacin, vigilancia epidemiolgica o control de calidad.

7.1.2. Conforme a lo establecido en el PR.T - CNLSP 001 Envo de muestras biolgicas en la rednacional de laboratorios de referencia en salud publica y el propsito que las origin debeverificar :

a) Investigacin de brote : La notificacin y descripcin del brote por el Epidemilogo de laregin o por la Oficina General de Epidemiologa (OGE), que contenga informacin sobre lafecha de inicio del brote, caractersticas clnicas y epidemiolgicas ms importantes y sospechadiagnstica en orden de prioridad, e Informacin sobre las pruebas de laboratorio que ya sehayan procesado en la regin.

b) Vigilancia Epidemiolgica : Deben corresponder al listado de enfermedades de notificacinobligatoria especificadas en la Gua de Vigilancia Epidemiolgica aprobada por la OficinaGeneral de Epidemiologa.

c) Control de calidad : Deben formar parte de los sistemas de control de calidad para verificar laconfiabilidad de las muestras enviadas por los Laboratorios de Referencia Nacional del CNSP-INS.

d) Proyecto de Investigacin ejecutados en colaboracin con el Instituto : Copia o nmerodel documento de aprobacin de la ejecucin del proyecto emitido por la Jefatura del INS

7.1.3. Debe verificar durante la recepcin que :

7.1.3.1. Los documentos de referencia (Ficha clnico epidemiolgica, oficio, etc)

a) Se encuentren completos.b) Documentos sean legibles, sin rupturas rotos o contaminadas.c) La informacin del rtulo coincida, con la ficha u oficio.d) Exista concordancia entre el listado y las muestras recibidas.

7.1.3.2. Las muestras y/o material biolgico se encuentren :

a) Recipiente primario sin roturas o derramesb) Con refrigerante cuando lo requierac) Libre de contaminacind) Rotuladas, segn el numeral 6.3e) Ausencia de hemlisisf) Cumplan con las condiciones para la ejecucin de los servicios de laboratorio

7.1.3.3. El empaque :

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a) Caja trmica sin roturasb) Paquete con identificacin legiblec) Envase adecuado

7.1.4. Luego de verificar la conformidad de la documentacin y condiciones de envo de las muestras y/omaterial biolgico, remite el original de la solicitud y documentacin de referencia a la Unidad deTrmite Documentario para su registro de recepcin ( slo para las muestras y/o material biolgicoprovenientes de los establecimientos de salud) .

7.1.5. El personal del rea de recepcin de muestras debe evaluar tcnicamente las muestras y/omaterial biolgico segn los instructivos y procedimientos normativos para el manejo adecuado delas muestras y/o material biolgico y las normas de bioseguridad establecidas.

7.1.6. Ante el incumplimiento de alguna condicin establecida el responsable del rea de recepcin demuestras debe proceder a elaborar la ficha de reporte de no conformidades (ver Anexo B )

7.1.7. La ficha de reporte de no conformidades debe ser visada por la DERELA y suscrita por laDireccin General del Centro Nacional de Salud Pblica, y remitir al establecimiento de salud queorigin la solicitud del servicio

7.1.8. Las muestras y/o material biolgico que no cumplan las condiciones para la ejecucin de losexmenes de laboratorio se retienen en la seccin de recepcin y toma de muestras del CNSP,procediendo a eliminar de acuerdo a las normas de eliminacin de muestras y/o residuoscontaminantes y medidas de bioseguridad establecidas.

7.1.9. Las muestras y/o material biolgico en condiciones adecuadas pero con deficiencias en ladocumentacin que las acompaan, son puestas en custodia bajo condiciones de almacenamientoque conserven sus caractersticas de origen sin alterar los resultados de anlisis y/o diagnsticodurante un periodo mximo de 60 das, a la espera de la accin correctiva por parte de la entidadsolicitante, tiempo despus del cual sern eliminadas.

7.2. REGISTRO, CODIFICACIN Y DISTRIBUCIN

7.2.1. El personal del rea de recepcin y toma de muestras procede a asignar un cdigo correlativo deidentificacin a la muestra y/o material biolgico que cumple con las especificacionesestablecidas. Distribuye la muestra y/o material biolgico a los laboratorios correspondientes luegoque el digitador ha registrado la informacin de la ficha clnica epidemiolgica para diagnstico delaboratorio al Sistema de Informacin del CNSP.

7.2.2. El personal del rea de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados debe registrar en elsistema de informacin los datos consignados en los documentos de referencia adjuntos a lamuestra o material biolgico recepcionado:

a) Los datos generales del pacienteb) Los datos de la muestra y/o material biolgico

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c) Los documentos de referencia

7.2.3. Las muestras y/o material biolgico registrados, deben distribuirse entre los Laboratorioscorrespondientes adjuntando copia de la documentacin de referencia y ficha clnicaepidemiolgica (numeral 7.1.4 ).

7.3. EJECUCIN DE LOS ANALISIS Y EMISIN DEL INFORME DE RESULTADOS

7.3.1. El encargado de cada laboratorio de la recepcin de muestras y/o material biolgico, las fichasclnicas epidemiolgicas y copia de la documentacin de referencia, codifica y consigna los datosen el libros de registro interno, verificando la coherencia con los datos consignados en el sistemade informacin por el digitador respecto a la identificacin del paciente, cdigo , prueba o examena realizar, identificacin de la muestra y/o material biolgico. En caso de detectar errores comunicaal rea de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados, para la ejecucin de la accincorrectiva correspondiente

7.3.2. El analista es responsable del desarrollo de los procedimientos de anlisis a los que se debensometer las muestras y/o material biolgico, registra los resultados obtenidos en el sistema deinformacin, emitiendo y suscribiendo el informe de resultados.

7.3.3. El Jefe de Divisin verifica los resultados y los procedimientos de anlisis desarrollados emitidosen el informe de resultados, en un plazo mximo de 24 horas. Suscribe el informe de resultadosde estar conforme con la informacin descrita en la misma.

7.3.4. El Jefe de Divisin remite el informe de resultados con el visto bueno del Jefe de Laboratorio alArea de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados, adjuntando la copia del documentode la referencia, para su envo y entrega correspondiente.

7.3.5. El personal de laboratorio bajo la supervisin del Jefe de Laboratorio archiva las fichas clnicasepidemiolgicas conjuntamente con los informes de resultados emitidos.

7.4. ENVIO DE RESULTADOS

7.4.1. El informe de resultados debidamente firmados son entregados directamente a los solicitantes oenviados a los establecimientos de salud de la red nacional de laboratorios de referencia en saludpublica va correo regular, correo electrnico, fax, u otro medio electrnico; registrando finalmenteel envo en el sistema de la unidad de trmite documentario. En la gua de remisin del correoregular se debe consignar el nmero de oficios relacionados con los resultados que se envan.

7.5. RECEPCION DE MUESTRAS Y/O MATERIAL BIOLGICO DE CLIENTES PARTICULARES

7.5.1. Las muestras y/o material biolgico provenientes de clientes particulares deben adjuntar lasiguiente documentacin:a) Solicitud o receta y/o indicaciones del exmen de laboratorio suscrito por le mdico tratante.b) Factura o boleta de venta de cancelacin por el servicio.

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7.5.2. El registro, codificacin, distribucin, ejecucin de los anlisis y emisin del informe de resultadosy envo de resultados se realiza segn los numerales 7.2, 7.3 y 7.4

8. DEL ARCHIVO

El original y copias del documento de referencia descritas en el numeral 7.1 que acompaan a lasmuestras y/o material biolgico para diagnstico clnico de laboratorio se distribuye y archiva de lasiguiente manera:

Ubicacin y/o funcin responsable de Archivo01

01

Copia de los documentos dereferenciaCopia de Informe de Resultados

Responsable de entrega de resultados.

01 Original de la solicitud Oficio dirigidoa la Jefatura del Instituto suscrito porla autoridad responsable delestablecimiento de salud querequiere el servicio

Mesa de partes (slo para muestras y/o materialbiolgico provenientes de establecimientos de salud )

9. SUPERVISIN Y EVALUACIN

9.1. La Direccin Ejecutiva de Laboratorios de Referencia supervisa el cumplimiento del presenteprocedimiento a travs de la coordinacin permanente con los responsable del Area de recepcin,toma de muestras y entrega de resultados y de los jefes de divisin.

9.2. Los indicadores de evaluacin del presente procedimiento se especifican en el Anexo C. Para elclculo de estos indicadores la Direccin Ejecutiva de Laboratorios de Referencia dispone de losinformes de gestin de los laboratorios a su cargo y del rea de recepcin , toma de muestra yentrega de resultados.

9.3. Ante la deteccin de alguna dificultad para el cumplimiento del presente procedimiento, losresponsables del Area de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados y los jefes dedivisin informan en forma inmediata a la Direccin Ejecutiva de Laboratorios de Referencia, quienregistra la incidencias y las acciones correctivas del caso.

9.4. La Direccin General del CNSP evala trimestralmente la implementacin del presenteprocedimiento con la participacin de: la Direccin Ejecutiva de Laboratorios de Referencia,Direccin Ejecutiva de la Red de Laboratorios de Referencia, los jefes de Divisin y losresponsables del Area de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados.

10. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

10.1. El rea de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados debe verificar que losdiagnsticos requeridos se encuentren en el catlogo de servicios de diagnstico

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10.2. Si los servicios de anlisis o diagnstico requeridos no se encontraran en dicho catlogo, solo laDireccin Ejecutiva de Laboratorios de Referencia previa evaluacin, autoriza o no su recepcin,registrando sus observaciones y rubrica en la Ficha clnica Epidemiolgica. Estas eventualidadesdeben ser registradas por el responsable del rea de recepcin de muestras para su control einforme de gestin mensual.

10.3. Ante la identificacin de dificultades para tamizar las muestras y/o material biolgico segn laindicacin de los exmenes solicitados y los datos clnicos epidemiolgicos, el Area de recepcin,toma de muestras y entrega de resultados podr solicitar el apoyo de un mdico designado por laDireccin Ejecutiva de laboratorios de Referencia, para realizar el triaje correspondiente.

10.4. La existencia de brotes debe ser comunicado mediante documento escrito por la DERELA enforma inmediata al Area de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados, para laclasificacin en el ingreso de las muestras y/o material biolgico y proceder a su recepcin segnlas dispociones establecidas para tal fin

10.5. En situaciones de emergencia el procedimiento de recepcin se proceder segn las disposicionesestablecidas para tal fin

10.6. La recepcin de muestras y/o material biolgico los da no laborables, se proceder segn lasdisposiciones establecidas para tal fin

10.7. La Direccin Ejecutiva de la Red de Laboratorios deber mantener informado al responsable delArea de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados respecto a la capacidad operativade ejecucin de exmenes de los Laboratorios de la Red Nacional de en Salud Pblica y/oLaboratorios de Referencia Regional o Departamental con el propsito que slo sean remitidos alos laboratorios del CNSP aquellas de mayor complejidad.

11. ANEXOSAnexo A : Soporte del sistema de informtico

Anexo B : Ficha de reporte de no conformidades

Anexo C : Indicadores de evaluacin

Anexo D: Diagrama de flujo de la de recepcin, registro, distribucin de muestras y/o materialbiolgico del Centro Nacional de Salud Pblica

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ANEXO ASOPORTE DEL SISTEMA DE INFORMTICO

1. El sistema de Informacin se encuentra ubicado en la Red informtica del CNSP, cuyo acceso estrestringido mediante palabras de ingreso (nombre del usuario) y palabras clave (contrasea), por cadausuario (primer nivel de seguridad).

2. El sistema de Informacin no depende de una mquina en especial para el acceso ingreso/consulta deinformacin, sino permite el acceso a otros usuarios en paralelo, va nombres de usuario y password opalabras de paso asegurando siempre la confidencialidad de los datos y el acceso a los mismos (segundonivel de seguridad).

3. Cuando se identifica el usuario en el sistema, se determina qu nivel de acceso utilizar, tal como seindica a continuacin:

a) Responsables del rea de recepcin, toma de muestras y entrega de resultados.- Tiene acceso a lainformacin de la ficha clnica epidemiolgica y a la informacin referida a la etapa del proceso seencuentra un expediente. Informacin referente a la descripcin del servicio y al cdigoautogenerado asignado por el sistema.

b) Analistas.- Personal que slo tiene acceso de slo lectura de la informacin de la ficha clnicaepidemiolgica identificada por el cdigo. Adems tiene acceso al registro y modificacin de losresultados de los anlisis ejecutados.

c) Jefe de Divisin y de Laboratorio o Jefe de Laboratorio .- Personal que tiene acceso de slo lecturaa la informacin de la ficha clnica epidemiolgica identificada por el cdigo y a los resultados delas pruebas realizadaspara supervisarlos, evaluarlos y emitir el Informe de Resultados.

d) Direccin Ejecutiva de Laboratorios de Referencia.- Tiene acceso de slo lectura de la informacindel expediente, es la encargada de evaluar los resultados .

4. El administrador de la Base de Datos del sistema informtico debe :

a) Configurar el sistema y actualizarlo permanentemente, segn requerimientos del rea derecepcin, toma de muestras y entrega de resultados y laboratorios usuarios del sistema

b) administrar el acceso al sistema, segn el nivel de responsabilidad.c) Ordenar la base de datosd) Ordenar y de crear discos de respaldo o seguridad de la informacin registrada semanalmentee) Recibir de y remitir a los establecimientos integrantes de la Red de Laboratorios, informacin a

travs del Sistema Informticof) Capacitar al personal operativo en el manejo adecuado del sistema de informacing) Brindar el apoyo informtico requerido por el usuario para la adecuada operacin del sistema.

5. El sistema de informacin debe estar instalado en los equipos disponibles de Area de recepcin, toma demuestras y entrega de resultados as como en cada uno de los laboratorios de referencia nacional.

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ANEXO BFICHA DE REPORTE DE NO CONFORMIDADES

I. ESTABLECIMIENTO DE SALUD O INSTITUCION: HOSPITAL:1. NOMBRE DEL DIRECTOR (quien firma el documento) 4. NOMBRE DEL (LOS) PACIENTE (S)

2. DOCUMENTO DE REFERENCIA

3. EXAMEN SOLICITADOII. NUMERO Y TIPO DE MUESTRAS Y/O MATERIAL BIOLOGICO RECIBIDAS

Suero Heces Orina Lmina fijada Cerebro

Gota Gruesa Biopsia Hisopado LCR Cepas

Ninguna Sangre Otra (especificar)

III. RECEPCION DE LA MUESTRA Y/O MATERIAL BIOLOGICO FECHA HORA

IV. DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD :

A) CON LOS DOCUMENTOS (Ficha u oficio) Ausencia de documentos o documentos incompletos.

Documentos no legibles, rotos o contaminados.

La informacin del rtulo no coincide, con la ficha u oficio.

Existe discordancia entre el listado y las muestras y/o material biolgico recibidas.

B) CON LAS MUESTRAS Y/O MATERIAL BIOLGICO:

Muestra derramada Muestra sin refrigerante

Muestra contaminada Muestra mal rotulada

Muestra hemolizada Muestra inapropiada para el Dx. solicitado

C) CON EL EMPAQUE:

Caja trmica rota Paquete sin identificacin

Envase inadecuado Otro:______________________________

V. OBSERVACIONES: _____________________________________________________________________________________________________________

VI ACCION CORRECTIVA : ______________________________________________________________________________________

Firma y Sello Fecha Firma y Sello (e) Seccin Toma de Muestras DG-CNSP/INS

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ANEXO C

INDICADORES DE EVALUACIN

TIPO INDICADOR CALCULO FUENTE DEVERIFICACIONListado actualizado de los Proyectos deInvestigacin aprobados por el sub comitde Investigacin

Si/No Informe del Area derecepcin, toma demuestras y entrega deresultados

Listado de enfermedades sujetas aVigilancia Epidemiolgica


Catlogo de servicios de diagnsticoactualizado


Instructivos y procedimientos normativospara el manejo adecuado de las muestrasy las normas de bioseguridad a seguir


Catlogo de precios de servicios dediagnstico de laboratorios


Mdico disponible para el triaje de lasmuestras


Servicio de correo regular Si/No Informe del Area derecepcin, toma demuestras y entrega deresultados

Razn Impresoras / laboratorios N impresoras / N deLaboratorios

Informe de la Oficina deInformtica

N Mdicos por Divisin N absoluto Informe de la Divisin

Estructura

Correo electrnico por Divisin N absoluto Informe de Informtica

Sigue Anexo C ....

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Contina...Anexo C

TIPO INDICADOR CALCULO FUENTE DEVERIFICACION% de personal de vigilancia capacitado enel manejo adecuado de muestras

N vigilantescapacitados / N totalde Vigilantes

Test de conocimiento alpersonal de vigilancia

% de brotes oportunamente comunicadosal Area de recepcin, toma de muestras yentrega de resultados

N Brotescomunicadosoportunamente / Totalde Brotes

Informe de DERELA

% de solicitudes de exmenes departiculares que cuentan con la ficha deDiagnostico de Laboratorios

N de exmenesparticulares con fichade diagnostico / Totalde exmenesparticulares

Sistema de Informacin

% de exmenes exonerados de pago N de exmenesexonerados / total deexmenes


Proceso

% de resultados impresos libres de errores N de resultados sinerrores / Total deresultados

Libro de ocurrencias deDELARE

Promedio del tiempo entre la recepcin dela muestra y la emisin de resultados

Sumatoria de tiemposrecepcin y emisin /Total de resultadosemitidos


Promedios del tiempo entre la emisin deresultados y el envo o entrega deresultados

Sumatoria de tiemposemisin y envo deresultados / Total deresultados

Sistema de InformacinResultados

% de usuarios satisfechos sobre el tiempode demora de los resultados

N de usuariossatisfechos / total deusuarios encuestados

Encuesta de satisfaccindel usuario

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ANEXO DDIAGRAMA DE FLUJO DE LA DE RECEPCIN, REGISTRO, DISTRIBUCIN DE MUESTRAS Y/O MATERIAL BIOLGICO DEL CENTRO NACIONAL DE SALUD PBLICA.

PARTICULAR ESTABLECIMIENTODE SALUD TOMA Y RECEPCION DE MUESTRAS U.T:DSECRETARIA DEL

CVIJefe de Divisin de

LaboratoriosANALISTA DE

LABORATORIO DERELADIRECCIONGENERAL

(*)Requiere almacenamiento temporal cuando el laboratorio de anlisis no tiene capacidad de recepcin de las muestras para anlisis ; U.T.D: Unidad de Trmite Documentario

Inicio

Envo Ficha de Reporte de No Conformidades 2

Envio de Muestras, fichas clinico epidemiolgicos y documentos de referencia

Fin

si

Conforme ?

no

2

Toma conocimiento consignando su VB

en la Ficha de Reporte de No Conformidades

Toma conocimiento suscribe en la Ficha de

Reporte de No Conformidades

1

Recepciona, codifica Dispone ejecucin de las exmenes segn ficha epidemiolgica

Registro de resultados en el sistema de

informacin

Imprime los Informes de Ensayo

Envia informe de ensayo via correo

regular, fax o e-mail.

conforme?

Firma en el informe de resultados

Verifica los resultados y suscribe su conformidad

Registra en el Sistema de la unidad

de Trmite documentario el envio

copia de los resultados y sus antecedenttes

Registra la recepcin de los documentos de

referencia en el sistema de la unidad

de trmite documentario

Codificacin de la muestra, ingreso de la informacin de la ficha epidemiologica al

sitema de informacin y

Almacenamiento en condiciones ambientales que conserven sus caractersticas de origen

Almacenamiento temporal?

*si

Envio de muestras , fichas epidemiolgicas, copia de los documentos de referencia a los laboratorios

no

Regisro de cargo de Entrega de m uestras a los laboratorios

Custodia ?

Elaboracin de Ficha de Reporte de No Conformidades 1

Eliminacin de la muestra y/o material biolgico

Almacenamiento temporal (hasta 60 dias )

si

Procesamiento de muestras ( exmenes )

no

si

Presentacin de Solicitud o receta y/o indicaciones del exmen de laboratorio suscrito por el mdico tratante Factura o boleta de venta de cancelacin por el servicio.

Toma de muestra y llenado de f icha clinica epidemiolgica

no

mayor a 60 dias

Fin

Original

Copia 1Documentos de referencia

recepcion de muestras.desbloqueado

Documents