Administración del

Tiempo

Gestión Eficaz del Tiempo

Factores de Organización

Datos curiosos, Consejos, TrucosIdeas, Ejercicios yMás para la Administración del TiempoFactores de organizaciónEstilos personales de Administración del tiempo

Licenciatura en Tecnología EducativaFlérida Meléndez B.

¡El Tiempo es Oro!

Tiempo = Éxito

costo y/o insumo = beneficio/producción

= Metas = Factores a considerar

Marc Manani Propone 6

Dirección de Mercadeo Corporativo y Relaciones Públicas ICE.

Socializar

No acomodar las cosas

Olvidar las cosas

Oficinas ambulantes

Malos hábitos de lectura

Gente roba tiempo

Tiempo condición humana Características, tendencias y hábitos de

vida Metas difíciles Desorganización Incapacidad de decir “No” Falta de autodisciplina Posponer /Indecisión No terminar tareas Socialización Acumular pendientes No se planifica/ Demasiado

Planificado No se ponen prioridades

Causas por las que se pierde el Tiempo

Remedios

Personalidad

Autoestima

Cambiar hábitos

Desarrollar y practicar

Metodología anti fuga de tiempo

Se hace lo que se quiere

Economiza energía,

tiempo y dinero

Poder decidir

Saber con certeza las metas

Beneficios

Pareto Stephen Covey

El 80% del valor se deriva de 20%

El 10% accidente y el 90% control

Principios para Administrar el Tiempo

Conducta Obsesivo Compulsivo

Solución con las 5 “R’s”

Racionalizar la conducta.

Reconocer el estrés como mayor padecimiento que obtención de resultados.

Resolución de abandonar el hábito.

Reemplazarlo por una conducta.

Repetir las nuevas pautas hasta que sean neutras, relajantes y aceptables.

3 Factores de organización

•P R O D U C T I V I D A D ( R a z ó n d e p r o d u c i r i n s u m o s )

•A D I C C I Ó N A L T R A B A J O ( E q u i l i b r a r l a v i d a p e r s o n a l y l a b o r a l )

•E S T R É S ( P e r d e r t i e m p o - p á n i c o - d i f í c i l c o n v i v e n c i a )

Sistemas para Organizar el Tiempo

Procedimientos de TQM (Total Quality Management)

ABC Categorizar por importancia utilizando el ABC.

Inventario Organizar por importancia.

Archivar adecuadamente.

Hacer lista de :

Deberes laborales.Responsabilidades Personales.Objetivos a lo largo plazo.Objetivos a corto plazo.Llamadas telefónicas.Vacaciones.

Razones por las que se posponen las cosas:

Miedo al cambio.Miedo al fracaso.Dejarlo todo para el último momento (demasiadoscompromisos).Temas desagradables.Tareas complicadas.Flujo difuso de tareas.Metas difusas.

RAZONES INTERNAS = LUCHA CON UNO MISMO

RAZONES EXTERNAS = AMOLDAR EL ENTORNO

Soluciones:

•Tratar citas y emergencias por teléfono•Comunicarse por correo (ser breve) y no gritar.•Revisar con regularidad el correo y elegir por tema•Marcar págs. de acceso directo a internet•Archivar, reenviar y suprimir mayoría de los correos•Revisar la gramática antes de enviar correos•Mandar correo a los parlanchines•Crear respuesta automática cuando se está ausente•Fijar un día sin correo

•Saber decir “No” razonable y diplomática y razonablemente•Hacer una lista a lo que debemos decir “No”•Evitar reuniones•Utilice recipientes para el sistema “ABC”•También organice los cajones con éste mismo sistema de arriba a bajo

•Mantener orden, limpieza y fácil acceso a los objetos de oficina

•Tener una silla cómoda

¡La gente es más productiva cuando hace lo que le gusta!

E.U.CanadáAlemaniaSuizaP Escandinavos

Japón Mezcla

Trabajo Lineal

ÁfricaOriente MedioAmérica LatinaSur de ItaliaGrecia

Trabajo de Superposición

Sistemas Organizacionales10 Estilos

5 Tiempo

El Saltón (todo al mismo tiempo no

termina)

El Ultra perfeccionista (Cree que todo lo puede hacer, no termina y cuando lo logra, no está conforme)

Alérgico a los Detalles (Planea no ejecuta, flojo, no da seguimiento)

El Indeciso (Preocupa el error)

El Desidioso (Todo a lo último, goza

con la angustia, necesita presión)

5 Espacio

Todo a la Vista (Desorden)

Nada a la Vista (Limpio, guardado)

Perfecto Ordenador (Endereza y acomoda perfectamente)

Guardoso (algún día le servirá)

Descuidado (Desorganizado)

Saltón Ultra perfeccionista

Menos velocidad

“0” Distracciones o interrupciones

Puerta cerrada, no teléfono

Estructurar jornada de trabajo

Concretar esfuerzos

Cronometrar actividades

Proyectos y mini metas

Descanso y premio

1° lo básico

Diga “No”

Prioridades

Delegar

Goce y haga lo que Ud. sólo pude hacer

Imagine si pude o no manejar las situaciones

Descanso y premio

Soluciones

Alérgico a los detalles Indeciso

Establezca rutinas sencillas para seguirlas

No olvide/anote

Usar recordatorios

Pida ayuda y/o consejos de procedimientos y seguimientos

Descanso y premio

Evaluar necesidades y deseos Dese cuenta no hay

equivocaciones Divida sus decisiones en

metas pequeñas con fecha límite

Puntualice temores para entenderlos

Ordene y compare alternativas

Consulte amigos Descanso y premio

Soluciones

DESIDIOSO

Conciencia del tiempo necesario/ Mida el tiempo

No espere la inspiración

Programe tiempo para ensayar (plan de 5min.)

Fije mini metas para sentir satisfacción

Adelante las fechas de los trabajos (los trabajos)

Consulte su lista de trabajo

Proyectos y mini metas

Descanso y premio

Características de las Metas

Las metas se tiene que fundamentar en necesidades que contengan las siguientes características:

Específicas

Medibles

Alcanzables

Realistas

Oportunas

Remedio

Metas = Necesidades = EMARO = Actividades Seriadas

Horarios = Controlar el Tiempo Prioridades = Eisenhower

6m U/UN- I/NI

Corto 30d

Planificar Plazo Programación = Horarios

Largo 5a

Niveles Energéticos = Actividades = Capacidades = Óptima Productividad

A g e n d a s E l e c t r ó n i c a s

C o r r e o E l e c t r ó n i c o

T e l é f o n o C e l u l a r

T e l e c o n f e r e n c i a s

V i d e o T e x t o s

V i d e o C o n f e r e n c i a s

P C , L a p T o p s

Tecnología al Servicio del Tiempo

Consejos Prácticos

Preparar la ropa del día siguiente Agendar diario (todo tipo de compromiso) Levantarse 30 min. antes de la hora hhabitual Estar al tanto de la hora Dedicarle tiempo al desayuno Todos los miembros con derechos y deberes Diferenciar tiempo entre hora de salida y hora de llegada Organizar trayecto para no perder la calma ni descanso Hora de producción al día 9-11 am (hacer tareas más importantes) Delegar todos los días Usar pagos automáticos o por teléfono o por internet. Llavero al lado de la puerta Papel y pluma para notas telefónicas Mes para compras de Diciembre es Enero/Febrero 70% Desconectarnos de todo

N A T U R A L E Z A D E S U A C T I V I D A D

T A M A Ñ O D E S U O R G A N I Z A C I Ó N

T E M P E R A M E N T O

E S T I L O D E D I R E C C I Ó N

E D A D

C A S A P E R S O N A D E B E E L A B O R A R S U P R O P I A S O L U C I Ó N A L A F U G A D E T I E M P O

Solución para Todos los Casos