Administración del tiempo

Una mirada a la habilidad gerencial básica.

Primavera del 2015

Administración del tiempo

• Presentación

• Objetivo

• Autoevaluación 10 min

• Parte teórica 35 min

• Dinámica 30 min

• Actividad 35 min

• Cierre 10 min

Presentación

• Alfredo Terrazas Lara

• Lic. en Psicología Clínica

• Psicopedagogo por 10 años en la Universidad del SABES Plantel Apaseo el Grande

• Coordinador del Programa de Tutorías

• Docente en las materias de Formación Humana

• Maestrante en Educación con Enfoque en Innovación Educativa

• Conferencista y Tallerista

• Consultorio Particular desde el 2001

Objetivo General

• Al finalizar la sesión el alumno podrá elaborarsistemáticamente un programa de actividades para emplearmejor su tiempo.

• Objetivos específicos:

• Elaborar un horario de actividades que considere los cuatropasos para la preparación de un plan de actividades.

• Identificar los tres situaciones que constituyen el problemabásico de la administración del tiempo.

• Identificar en el cuadrante las posibilidades de combinaciónImportante & Urgente.

Para que no lleguemos a esto…..

Una bella estudiante aborda al

profesor a solas, en el aula, y de

manera un poco provocativa.

-Profesor, estoy dispuesta a hacer

cualquier cosa para aprobar esta

materia...

El profesor la mira y le pregunta:

-¿Cualquier cosa?

-Sí... ¡Cual-quie-ra...!

-Bueno... Entonces...y ¿Por qué no

estudias y administras tus

tiempos?

Autoevaluación.

• Aplicar Dx Admon del tiempo, doc adjunto en excel.

Cuestionario Administración del tiempo

A cada oración marque con una X según la escala: Nunca, A veces, A menudo o Siempre según considere que aplica a su forma de organizarse.

Items Nunca A veces A menudo Siempre

1. Especifico claramente mis metas diarias o semanales o mensuales o anuales

2. Hago una lista en papel o agenda electrónica de las cosas que tengo que hacer en el día

3. Tengo claras cuales son mis prioridades durante el día o semana o mes

4. Puedo terminar tareas académicas o laborales o personales sin que me interrumpan

5. Doy la bienvenida a las nuevas responsabilidades pero soy cuidados@ de no asumir demasiados compromisos

6. Estimo adecuadamente el tiempo que requiero para cada actividad y cumplo con mi programación

Siga cada uno de los siguientes pasos, a fin de evaluar los resultados obtenidos en el Cuestionario de Administración Efectiva del Tiempo.

1. Trasforme en puntajes sus respuestas al cuestionario, de acuerdo a la siguiente tabla

Nunca A veces A menudo Siempre

Puntaje 0 puntos 1 Punto 2 Puntos 3 Puntos

2. Obtenga su puntaje final sumando todos los puntajes logrados.

3. Interprete sus puntajes parciales por categorias

0 hasta 6Requiere de una intervención inmediata para resolver problemas

de administración de su tiempo en esta dimensión

7 hasta 12Administra razonablemente bien su tiempo en esta dimensión, sin

embargo aún puede mejorar

13 hasta 18En esta dimensión administra muy bien su tiempo, siga buscando

nuevas maneras de racionalizar su trabajo

Palabras clave:

•Enfocarse

•Priorizar

•Administrar

•Gestionar

•Planear

•Hábito

•Importante

•Urgente

Leyes básicas en la administración del tiempo

• 1 Ley de Pareto o Ley del 80-20: “ Lo esencial absorbe pocotiempo, lo accesorio mucho tiempo”.

• 2 Ley de Parkinson: “El tiempo en un trabajo varía en funcióndel tiempo disponible: las tareas se expanden o se comprimensegún el tiempo que dispongamos para hacerlas. Todoproyecto tiende a extenderse en el tiempo que se le asigne”

• 3 Ley de Carlson: “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz yconsume más tiempo que si se realiza de manera continua”

• 4 Ley de Illich: “Después de un cierto número de horas, laproductividad del tiempo invertido decrece primero y se hacenegativa después”.

Cambio de hábitos

• El presente material esta diseñado paraayudarte no sólo en tus estudios sino entus actividades laborales, personales yfamiliares.

• Es importante que estés DISPUEST@ aadquirir nuevos hábitos eficaces para elaprendizaje académico y para todas tusactividades.

Pero y para empezar ¿qué es el tiempo?

• Un recurso de características únicas:

• No se puede comprar

• No de puede alquilar

• No se puede acumular

• No se puede reemplazar

• No se puede dejar de consumir

• Hace falta para todo

• No se puede tener más, ni menos.

¿Le suena este número?

292,000

Esta es la cantidad de horas

de vigilia con que cuenta una

persona en toda su vida

profesional!!!!

Para que funcione…

• Si quieres hacer algo nuevo o cambiar algo en tu vida busca apoyo.

• Elimina obstáculos del camino

• Júntate con personas que buscan lo mismo que tu.

• Tu condición física ayuda mucho.

• Olvídate de los “5 minutos más” en cama.

• Duerme sólo lo necesario y tendrás más horas para tus estudios o trabajo.

• Necesitarás voluntad para lograr lo que te propongas.

• Saber no es poder…..Hacer es poder……Marigú

La locura del tiempo… y sus síntomas

• Se te acaba la hora del almuerzo o la comida o bien duras horas sentado en la

mesa…

• Hablas con la boca llena por la urgencia de hacer lo que sigue o bien la comida es

el excelente pretexto para una charla de dos horas.

• Si trabajas comes en tu escritorio? O sales a comer por dos horas…

• Eres cliente frecuente de la comida rápida?

• Stress crónico? Se te cae el cabello, duermes mal (pocas o muchas horas),

onicofagia, mala alimentación, presión alta, parálisis facial, micro infartos.

• Falta de cuidado personal…

• Deshidratación crónica.

• Vacaciones exprés de fin de semana

• Usuario de servicios 7x24

• Accidentes constantes

• Entre otras

En qué perdemos el tiempo….

• Charlas de café, Agresiones, Peleas, Haciendo nada, Quejándome,Interrupciones, Indecisiones, Aburrimiento, Falta de Objetivos,Enfermedades, Preocupaciones, Enojos, Continua Postergación,Inconsciencia, Muchas horas de sueño, Insuficientes horas de sueño,Viajes o traslados, teléfono, Facebook, Whatsapp, Procrastinación,Guardando todo, Retrasos, Vergüenza, Timidez, Impuntualidadnuestra y de otros, Descoordinación, Agotamiento, Interrupciones,Estímulos externos aparentemente importantes, Email, Stress,Desconcentración, Objetivos incoherentes, No evaluación delaccionar, Respuestas tramposas como “Lo hago por que me gusta”,Workoholics, Vicios, Malos hábitos, Errores, Olvidos, Discusionesirrelevantes, Descontrol, Temor a decir NO, Temor a Elegir, Ira,Envidia, Comodidad, Encuentros casuales, Vagancia, Televisión,Fanatismos, Modorra, Videos, Películas, Fin de semana de hacernada, Excesivo sol, Excesivo Espejo, Excesivos trámites, No querercerrar ciclos y otros.

Nivel de consciencia, ¿en qué nivel estoy?

Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo..Pero siento que podría ser más eficiente…Quiero vivir mejor!!

Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos…Pero siento que no me alcanza el tiempo….Intento vivir!!

Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo constantemente….Quiero vivir!!!

Nivel 2. Tengo objetivos pero los olvido fácilmente… Y cuando los recuerdo me quejo.

Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas…pero aún no tengo objetivos…Sobrevivo

Nivel 0. Me siento una víctima del entorno…No puedo cambiar nada….Solo sobrevivo.

I Hacerme

cargo

II Definir a

donde y por

donde ir PLAN

MACRO

III Arrancar!!!

IV Avanzar!!

Verificando y

ajustando

continuament

e el destino y

camino!!

Consciencia

Inconsciencia

¿Qué es administración del tiempo?

• 3.0 No postergarlos!

• (Superar miedos, desarrollar autoconfianza)

Llevarlos a cabo bien!

Encararlos!!!

• 2.1 Recordarlos (Perseverancia, disciplina).

• 2.0 Establecer objetivos-planear (estrategia personal, misión y visión personal.

Tener Objetivos

• 1.0 Actitud proactiva-preventiva

• (Tomar iniciativa!!!)Hacerse cargo!!

• 4.1 Incrementar eficiencia! (CAMBIO DE HÁBITOS)

• 4.0 Revisión de actividades (Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes.

Matriz de administración del tiempo

URGENTE NO URGENTE

IMP

OR

TAN

TE

Actividades: *Crisis * Problemas apremiantes *Proyectos cuyas fechas vencen *Entrega de tareas el

día que vencen.Ejemplo: Típico alumno que se le juntan las tareas de

último momento, decide en un tris, no siempre se toman las mejores decisiones.

Resultados: *Estrés *Agotamiento *Administración de crisis *Siempre apagando incendios

Actividades: *Prevención *Construir relaciones *Reconocer nuevas oportunidades *Planificación,

recreación *Entrega de actividades con anticipación *Pago de TDC en tiempo.

Ejemplo: Personas sin conflictos, adaptables y planificadoras y con poder para la toma de decisiones.

Resultados: *Visión, Perspectiva *Equilibrio

*Disciplina *Control *Pocas crisis.

NO

IMP

OR

TAN

TE

Actividades: *Interrupciones, algunas llamadas *Correo, algunos informes *Algunas reuniones

*Cuestiones inmediatas *Actividades populares.Ejemplo: Se hace cargo de algunas cosas,

aparentemente poca presión toma algunas decisiones.Resultados: *Concentración en plazos cortos.

*Administración de crisis *Considera que las metas y planes no valen la pena. *Siempre impotente, excluido

del control. *Relaciones muy frágiles o rotas.

Actividades: *Trivialidades, ajetreo inútil *Algunas cartas *Algunas llamadas *Actividades agradables

*Pérdida de tiempo.Ejemplo: No hacerse cargo de nada, aparentemente

sin presiones, no toma decisiones.Resultados: *Total irresponsabilidad *Despido de los empleos *Dependiendo de otros. *Gobernado por

apremios básicos

Planeación

• El primer paso que se debe tomar es laplaneación de tus actividades de acuerdo a tushorarios. Si no planeas no serás sistemático.

• “Cuando se realizan acciones tendientes abuscar un fin o una meta y se desea realmenteconseguirlo con éxito, lo más conveniente esplanearlo”.

• La diferencia entre un sueño a lograr y unameta es la planeación…

Realicemos los 4 pasos para elaborar un plan de actividades.

• 1 Anota tus compromisos con horarios fijos; por ejemplo, materias,empleos, citas con doctor, etc. Anota dichas actividades en el formatosugerido.

• 2 Ahora programa las actividades básicas que realizas cotidianamente; porejemplo: comer, dormir, vestirte, aseo personal, traslados, etc.

• 3 Programar el tiempo para revisiones, antes y después de cada clase,resolver tareas. Lo ideal es que estudies cada día lo revisado en la clase deldía.

• 4 Programa periodos de diversión y descanso; por ejemplo: reunionessociales, el o la novi@, salir al cine, ver TV, hacer deportes, etc.

Acitivades semanales Alfredo Terrazas Lara

Horario Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo

5:00 a 6:00 Levantar, bañar y desayunar

6:00 a 7:00 Traslado al trabajo

7:00 a 8:00 Levantar, bañar y desayunar Verificar pendientes

8:00 a 9:00 Correr Traslado al trabajo

Actividades varias

Seguimiento a tutorías Seguimiento a tutorías Correr

10:00 a 11:00

Actividades en casa o banco

Verificar pendientes

Actividades varias

Actividades en casa

11:00 a 12:00

Actividades varias

12:00 a 13:00

13:00 a 14:00

14:00 a 15:00 Comer Comer

15:00 a 16:00

Salida al cine, pasear.

Traslado a casa

Salida al cine o pasear

16:00 a 17:00Limpiar patio y dar de comer

a los perrosLimpiar patio y dar de comer

a los perrosLimpiar patio y dar de comer

a los perrosLimpiar patio y dar de comer

a los perros

17:00 a 18:00 Traslado a la casa Correr Correr

18:00 a 19:00 Compartir con mi familia Compartir con mi familia Compartir con mi familia Compartir con mi familia Compartir con mi familia

19:00 a 20:00

Actividades en casa/ Tareas de Maestria

Actividades en casa/ Tareas de Maestria

Actividades en casa/ Tareas de Maestria

Actividades en casa/ Tareas de Maestria

Actividades en casa/ Tareas de Maestria

20:00 a 21:00

21:00 a 22:00

22:00 a 23:00

23:00 a 24:00 Dormir

Curvas de trabajo

• Para la planeación de estudio de tus materias porfavor tómate un tiempo para hacer el siguienteanálisis:

• Considera cuántas son las materias que estascursando, su dificultad y el tiempo estimado deestudio que destinarás por semana. Checa lasiguiente tabla:

Materias Tipo PrioridadHoras de estudio por semana

requeridas

Expresión oral Teórica 71

Marco legal de los negocios Teórica 51

Economía de la empresa Teórica 41

Anaslisis sociopolítico de México

Teórica 6

1

Modelos de Optimización Práctica 23

Matemáticas II Práctica 13

Inglés I Teórica/práctica 33

Total horas por semana 13

Curva tipo A

• Para aquellos alumnos que al momento de estudiar puedenempezar con materias complejas no requieren un periodo deprecalentamiento y con forme avanza el tiempo el cansanciose hace notar. Para este tipo de alumno se recomiendainiciar estudiando con temas o materias complejas ocomplicadas posterior a un tiempo de unas dos horas a treshoras bajar el ritmo y retomar materias o temas mássencillos.

0

1

2

3

4

5

6

0 1 2 3 4

A

Tiempo de estudio

Capacidad de

concentración

Curva tipo B

• Aquel alumno que requiere un periodo deprecalentamiento de entre 45 min hasta una hora y surendimiento aumentará con el tiempo y claro también elcansancio mental.

• Se recomienda iniciar con algún tema o materia sencilla yen seguida retomar materias más complejas y finalizarcon temas sencillos.

0

1

2

3

4

5

6

7

8

0 1 2 3 4

B

Tiempo de estudio

Capacidad de

concentración

Curva tipo C

• Alumno que requiere de un periodo deprecalentamiento menor (entre 15 y 30 min) y en esteperiodo realizar actividades sencillas, posteriormenteretomar temas complejos por hasta 3 horas y luegocerrar con temas sencillos.

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

0 1 2 3 4 5

C

Tiempo de estudio

Capacidad de

concentración

Dinámica….30 min.

• Dinámica que realiza Sthepen R. Covey y localizado en: https://www.youtube.com/watch?v=ddkwY93t3hU

Tiempo de planear…. 35 min.

• Llenado de priorización de materias y agenda semanal.

Cierre

Reflexiones finales…