administracion de proyectos

CURSO ELABORACION DE PROYECTOS

Ing. Raúl Barroso

EL TRABAJO POR PROYECTOS

Un proyecto se puede definir como la descripción y desarrollo de un proceso que permite resolver un problema y orientar un proceso de cambio mediante la instrumentación de estrategias apropiadas dentro de un horizonte de tiempo y espacio dados.


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EL TRABAJO POR PROYECTOS

Otra definición: conjunto de actividades planificadas ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objetivo crear un producto o servicio único.


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IMPORTANCIA DEL TRABAJO POR PROYECTOS

La expresión de cualquier idea de intervención sobre la realidad, tanto a nivel privado como público, a través de proyectos, es hoy día casi un código universal de comunicación. Ante esta situación, el conocimiento y la habilidad para identificar, formular y gestionar proyectos, cobra cada vez más importancia.

Ing. Raúl Barroso CURSO ELABORACION DE PROYECTOS

DIMENSIONES DE UN PROYECTO

En un proyecto debe especificarse claramente: QUÉ Se quiere hacer Descripción del proyecto

POR QUÉ Se quiere hacer Fundamentación o justificación, razón de ser y origen del proyecto.

PARA QUÉ Se quiere hacer Objetivos, propósitos.

CUÁNTO Se quiere hacer Metas

DÓNDE Se quiere hacer Localización física (ubicación en el espacio)

CÓMO Se va a hacer Actividades y tareas.Métodos y técnicas.

CUÁNDO Se va a hacer Cronograma.

A QUIÉNES Va dirigido Destinatarios o beneficiarios.

QUIÉNES Lo van a hacer Recursos humanos.

CON QUÉ Se va a hacerSe va a costear

Recursos materialesRecursos financieros


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CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO Orientado a metas Involucra la realización coordinada de

diferentes actividades Cada actividad es finita, tiene un principio y un

fin concreto Conforma en conjunto un producto o servicio

único Es ejecutado por personas Tiene restricciones de disponibilidad de

recursos Es planeado, ejecutado y controlado


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ORIGEN DE UN PROYECTO

Un proyecto surge para: satisfacer una necesidad, remover obstáculos que impiden la

satisfacción de esa necesidad, desarrollar una capacidad, resolver problemas dentro de un contexto, introducir un proceso de cambio, aprovechar una oportunidad o una ventaja, evadir o superar una debilidad o una

amenaza.


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ORIENTACIONES DE UN PROYECTO

Desde el punto de vista de sus propósitos y de sus relaciones con el entorno los proyectos pueden tener diferentes orientaciones:

Mantener un estado de cosas que se considera satisfactorio, o el equilibrio de un sistema.

Adaptar una institución, actividad o servicio a un ambiente que ha cambiado.

Resolver un problema social o institucional y orientar un proceso de cambio.


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CLASIFICACION DE LOS PROYECTOS

Criterio de producto: Proyectos económicos directamente productivos y proyectos sociales o de servicios no directamente productivos.

Criterio de método: Proyectos de investigación, de acción, y proyectos de investigación - acción.

Criterio de instrumentación: Proyectos de desarrollo, experimentales y piloto.

Criterio sectorial: Proyectos para industria, comunicaciones, agricultura, salud, educación, etc.

Criterio de cobertura: Nacionales, regionales, sectoriales, institucionales, empresariales, corporativos o individuales.


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CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS

Factibilidad técnica: Analiza la relación entre medios y fines.

Factibilidad económica: Responsabilidad de recursos humanos, materiales y financieros.

Factibilidad social : recurso humano, condiciones culturales y sociales.

Factibilidad ambiental : nivel de impacto. Costo beneficio: dimensión financiera que se refiere

a la recuperación de la inversión. Costo utilidad: Relación entre el costo y la

importancia o beneficio social. Costo eficiencia: Costo relacionado con el logro de

objetivos.


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¿Qué es la Gestión de Proyectos?

En su versión más básica, la Gestión de Proyectos ha sido tradicionalmente considerada como un método o conjunto de métodos orientados a conseguir la integración de todo aquello que debe hacerse para que un proyecto alcance sus objetivos.


Variables de la Gestión de Proyectos

Los objetivos de un proyecto, de acuerdo con esta metodología clásica, se pueden sintetizar en tres variables: el costo, el tiempo y la calidad (o funcionalidad, o rendimiento, dependiendo del objeto y naturaleza del proyecto).

La Gestión de Proyectos, a este nivel, busca el equilibrio entre las tres variables, pues siempre sería posible, al menos en un plano teórico, conseguir una mayor calidad empleando más tiempo y a un mayor costo.

Tiempo

Calidad Costo


Variables de la Gestión de Proyectos

Para cada una de las tres variables, la Gestión de Proyectos dispone del correspondiente instrumento de planificación y control: la calidad se determina y verifica por medio de las especificaciones/planos o prescripciones del proyecto (documentación técnica); el costo, mediante el presupuesto; y el tiempo, con el programa o calendario del proyecto.

Objetivos del proyecto

Calidad Costo Tiempo

EspecificacionesPresupuesto

Programa


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Fases Planificación Programación Control

FASES DE UN PROYECTO


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FASES DE UN PROYECTO

La Planificación requiere desglosar el proyecto en actividades, estimar recursos, tiempo e interrelaciones entre actividades.

La Programación requiere detallar fechas de inicio y terminación.

El Control requiere información sobre el estado actual y analiza posibles cambios cuando surgen dificultades.


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PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Determinación de objetivos

Definición del proyecto

Determinar los recursos necesarios

Organización del proyecto

PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

Secuencia de actividades

Programación de recursos

Asignación de recursos

CONTROL DEL PROYECTO

COSTOS CALIDAD TIEMPO

EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Fases de un proyecto


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PLANIFICACIÓN

Problemas que se superan con una correcta planificación:

Definición inadecuada de las necesidades del cliente

Indefinición en las especificaciones de los objetivos

Falta de concreción del punto final del proyecto

Comunicación deficiente sobre las necesidades y cambios del proyecto


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¿QUÉ SE DEBE CONSIDERAR EN LA PLANIFICACIÓN?

Para la elaboración de un plan se requiere la siguiente secuencia:

1. ¿Cuál es la situación actual?2. ¿Hacia donde se ha de evolucionar?3. ¿Qué cambios se han de introducir y a que

afectan?4. ¿Qué recursos sobran o faltan y qué costos

supondrá?5. ¿Cómo, cuándo y para quien se llevará a

cabo el cambio?


Ing. Raúl Barroso

1.- Determinación de objetivos

Resultado

Coste

Tiempo

2.- Definición del proyectoProyecto, hitos, sub-hitos y actividades

3.- Determinación de los recursos necesarios

4.- Organización del proyecto

Equipos de proyecto

PLANIFICACIÓN

PLANIFICACIÓN


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CONTROL DEL PROYECTO

Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas actividades que componen el proyecto, identificando la relación existente entre las distintas actividades para lograr una asignación de recursos óptima

Gráficos Gantt y los métodos CPM y PERT

Costo

Calidad

Tiempo

PROGRAMACIÓN


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A.- GRÁFICAS GANTT

INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

DESARROLLO DEL CONCEPTO

TESTS DE VIABILIDAD

DISEÑO PRELIMINAR

DISEÑO DEL PROCESO

FABRICACIÓN DE PROTOTIPOS

PRUEBAS DE MERCADO

DISEÑO FINAL

LANZAMIENTO

Tiempo (meses) Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Fecha actual (15 de julio)

Técnicas de planificación y control de proyectos


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B.- MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM)

1.- Dibujar el grafo que muestre la secuencia de las distintas actividades. 2.- Calcular los tiempos de cada actividad. 3.- Calcular la holgura de cada actividad. 4.- Determinar el camino o caminos críticos.

ETAPAS

Método del camino crítico (CPM)



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C.- MÉTODO PERT: Program Evaluation and Review Technique

Tiempo pesimista

Tiempo normal o más probable

Tiempo optimista

Duraciones aleatorias

Método PERT



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Técnicas de red. Ambas elaboradas en los años cincuenta:

CPM por DuPont para plantas químicas. PERT por la marina de Estados Unidos para

los misiles Polaris.

PERT y CPM


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GUÍA PARA LA ELABORACIÓNDE PROYECTOS

Carátula Índice Descripción del proyecto Justificación del proyecto Objetivo general y Objetivos específicos Metas. Localización física (ubicación en el espacio). Actividades y tareas - Métodos y técnicas. Calendario de actividades o cronograma. Beneficiarios previstos. Recursos humanos. Recursos materiales y financieros. Cálculo de los costos de ejecución y elaboración del

presupuesto. Resultados


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CarátulaTodo documento de proyecto comienza con una

primera hoja donde figuran los datos principales del mismo.

Nombre del grupo u Organización Denominación (nombre) del proyecto Nombre de la persona de contacto y datos

(Dirección postal, teléfono, fax, e-mail). Lugar donde se realizará el proyecto (Barrio,

Distrito, Localidad) Fecha de elaboración del proyecto


Ing. Raúl Barroso


Descripción del Proyecto Respondemos a la pregunta ¿Qué? En este paso es fundamental identificar claramente el

problema que se quiere solucionar mediante el proyecto que se va a elaborar.

Si nos equivocamos en la identificación del tema el error se transmitirá al resto del proyecto.

No podemos llegar a la solución satisfactoria de un problema si no hacemos primero el esfuerzo por conocerlo razonablemente. Para ello, es fundamental realizar, antes de comenzar a elaborar el proyecto:

La búsqueda de material sobre el tema. Entrevistas a expertos en el tema. Búsqueda de trabajos anteriores realizados el tema (como una

forma de no superponer esfuerzos) Búsqueda de experiencias realizadas en otras barrios y/o en otras

localidades, provincias y/o países.


Ing. Raúl Barroso


Justificación del proyecto Respondemos a la pregunta ¿Por qué?Es muy importante destacar: para que una justificación sea

completa y correcta, debe cumplir con dos requisitos: Explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca

solución. Justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de

solución más adecuada y viable para resolver ese problema.Como posibles contenidos básicos o “sub puntos” que se pueden

incluir en esta parte del informe, le sugerimos los siguientes: Antecedentes Situación actual o anterior al proyecto Situación prevista al finalizar el proyecto propuesto Amenazas y oportunidades


Ing. Raúl Barroso


Objetivos Respondemos a la pregunta ¿Para qué?

Es conveniente hacer una distinción entre el objetivo principal o general y los objetivos específicos:

Objetivo principal o general: es el propósito central del proyecto.

Objetivos específicos: son especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar a consolidar el objetivo general.


Ing. Raúl Barroso


Objetivo principal o general:Es una forma de tener una visión general del tema hacia donde apunta

nuestro proyecto.

Para definir cómo vamos a lograr nuestro objetivo nos preguntamos: ¿Qué actividades realizaremos? ¿Quiénes las van a realizar? ¿Cómo nos organizamos? ¿Quiénes

coordinarán el grupo, quiénes son los responsables de cada actividad? ¿Cómo nos distribuiremos las tareas en el grupo para lograrlo?

¿Cómo lo haremos? ¿Qué actividades nos proponemos y en qué tiempo?

¿Dónde realizaremos cada actividad? ¿Con quién se realizará cada actividad específicamente? ¿Con qué? Con qué recursos contamos y cuáles nos hacen falta.

De qué tipo son los recursos que necesitamos: materiales, humanos, financieros, avales, etc. Qué recursos son imprescindibles y cuáles pueden faltar sin que el proyecto se detenga por ello.


Ing. Raúl Barroso


Objetivos específicos: La definición de los demás elementos del proyecto y la

estructura del mismo (componentes) se derivan de estos objetivos.

La experiencia muestra que las deficiencias en la formulación de los objetivos inmediatos es la principal causa de deficiencias en el diseño del proyecto.

El objetivo inmediato expone los logros que se esperan del proyecto.

Deben ser realistas en el sentido, que sea razonable esperar que se logren dentro de los límites de tiempo, dinero y recursos humanos del proyecto.

Deben redactarse de forma tal que sea posible observar los logros. Que se pueda evaluar el éxito o fracaso del proyecto.


Ing. Raúl Barroso


Metas Respondemos a la pregunta ¿Cuánto? se quiere

hacer Las metas son logros específicos, indican cuánto se

quiere lograr con la realización del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un ámbito o espacio delimitado.

Permiten determinar el nivel y composición de los insumos, las actividades que se necesitan emprender y la forma en que se realizaran esas actividades.

Las metas son fundamentales, para que los objetivos no queden solo en buenas intenciones, que nunca se concreten.


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Localización física Respondemos a la pregunta ¿Dónde? se

quiere hacer Consiste en determinar el área en dónde se

realizará el proyecto. Indicar la ubicación geográfica del dentro de la ciudad, Distrito, barrio o manzana, lugar o zona en donde se desarrollará el proyecto.


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Actividades y tareas - Métodos y técnicas. Respondemos a la pregunta ¿Cómo? se quiere hacer Actividades y tareas: Lo que materializa la realización de un

proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades y tareas.

Para ello debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de modo de lograr el encadenamiento correcto de las mismas, evitando graves desajustes que influyan en la realización del proyecto.

Métodos y técnicas: Se trata de especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar las diferentes actividades.

En el caso de proyectos de trabajo social o de animación, un criterio básico y central en la elección de métodos y técnicas, es el dar preferencia a aquellos que facilitan, promueven o posibilitan la participación de la gente en el desarrollo del proyecto.


Ing. Raúl Barroso


Calendario de actividades o cronograma

Respondemos a la pregunta ¿Cuándo? se quiere hacer

Para realizar el calendario o cronograma del proyecto, existen diferentes técnicas gráficas de apoyo a la programación que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captación rápida y global de la secuencias de las actividades.

El más simple y conocido es el diagrama de avance o diagrama de Gantt.


Ing. Raúl Barroso


Beneficiarios previstosRespondemos a la pregunta ¿A quiénes?

va dirigidoDeterminar y caracterizar la población

afectada a quien el proyecto contribuirá a satisfacer una necesidad mediante la cobertura de un déficit de servicio demostrado –actual y futuro-.

Puede haber beneficiarios directos (quienes reciben el resultado del proyecto) y puede haber beneficiarios indirectos (los que si bien no reciben el resultado del proyecto se verán beneficiados con la realización del mismo).


Ing. Raúl Barroso


Recursos humanos Respondemos a la pregunta ¿Quiénes? lo van a hacer Para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de

personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas.

Esto supone especificar la cantidad de personas, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quién es responsable de qué y cómo esta distribuido el trabajo.

Equipo del Proyecto (Nombres, edades y funciones) ¿Cómo se toman las decisiones en el grupo para desarrollar el

proyecto? Cuando la índole del proyecto así lo requiera, hay que indicar la

necesidad de capacitar los recursos humanos que exige la realización del proyecto.


Ing. Raúl Barroso


Recursos materiales y financieros Respondemos a la pregunta: ¿Con qué? Se va a hacer Los recursos materiales: son las herramientas, equipos, instrumentos,

infraestructura física, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto. Los recursos técnicos: son las alternativas técnicas elegidas como las

más indicadas al proyecto, como así también las tecnologías a utilizar. Los recursos financieros: consiste en una estimación de los fondos

que se pueden obtener, indicando las diferentes fuentes con que se podrán contar: presupuesto ordinario, subvenciones, pago del servicio por los usuarios, ingresos o beneficios, créditos, etc. Es necesario también establecer un calendario financiero, en donde se indica cada actividad en determinado momento del proyecto y cuáles son los recursos financieros necesarios para llevarlas a cabo.

Hay que precisar también, la forma en que se irán obteniendo los recursos, asegurando el ritmo de operación del proyecto, de modo que haya una permanente revisión y nivelación entre gastos e ingresos.

Importante: un proyecto en el que no hay recursos, no es mucho más que una declaración de buenos propósitos.


Ing. Raúl Barroso


Cálculo de los costos de ejecución y elaboración del presupuesto

La función del presupuesto es la de “asignar recursos”, determinar la fuente u origen de los mismos y asegurar el desarrollo normal del proyecto. Por lo tanto vemos que existe una notoria interdependencia entre presupuesto y actividades.

El presupuesto comprende los siguientes rubros principales: Costo de personal Viáticos Locales Material y equipo Gastos de funcionamiento Imprevistos Beneficios


Ing. Raúl Barroso


Resultados Debe responder a la pregunta ¿qué vamos a lograr? Son los productos tangibles que el proyecto mismo debe producir Los resultados deben describirse lo más concretamente posible y

en términos verificables Todo objetivo inmediato deberá ser apoyado por lo menos por un

resultado. Es probable que haya más de un resultado por cada objetivo. En caso de que el resultado no se corresponda con un objetivo,

se deberá revisar la formulación. Tal vez en lugar de un objetivo se haya expuesto un resultado o incluso una actividad, lo cual constituye un error muy común.


Ing. Raúl Barroso

Factores de éxito

Éxito de un

proyecto

Adecuada formulación del proyecto

Adecuada planificación del proceso

completo

Suficiente capacidad

organizativa y de coordinación

Existencia de facultades

adecuadas para llevar a cabo el

proyecto

Respeto de los

compromisos adquiridos

Que el proyecto se inserte dentro

de la política sectorial

Adecuada consideración de los intereses de

los beneficiarios.

Que el proyecto

responda a prioridades objetivas

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