administracion de proyectos

Administracin de Proyectos

Profesor: Jorge Ortiz Porras

I. Presentacin. Objetivo Objetivos especficos

II. Conceptos Bsicos de la Administracin de Proyectos Qu es un Proyecto? Caractersticas de un Proyecto Qu es la Administracin de Proyectos? Componentes de la Administracin de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto

III. Administracin de Proyectos Etapas de la Administracin de Proyectos reas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organizacin para el Proyecto

Contenido

IV. Etapas de la Administracin de Proyectos 1. Inicio del Proyecto

2. Planeacin del Proyecto

3. Ejecucin del Proyecto

4. Control del Proyecto

5. Cierre del Proyecto

V. Conclusiones

VI. Lecturas sugeridas

Contenido

Objetivo

Distinguir los principales conceptos, tcnicas y principios empleados en la Administracin de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas bsicas utilizadas en la Administracin de Proyectos.

I. Presentacin

Objetivos especficos

Presentar las mejores prcticas en Administracin de Proyectos.

Aplicar la metodologa y herramientas para la Administracin de Proyectos.

Desarrollar un caso de estudio.

I. Presentacin

Es la suma de esfuerzos que en

forma temporal se utilizan para

generar un PRODUCTO O

SERVICIO en particular o UNICO.

Situacin actual Requerimientos Objetivos

P R O Y E C T O

Resultados

Tiempo

INICIO

FIN

Qu es un Proyecto?

II. Conceptos Bsicos

Caractersticas de un Proyecto

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea productos entregables nico

Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas


La aplicacin racional de

conocimientos, habilidades,

herramientas y tcnicas para

alcanzar los objetivos de un

proyecto, a travs de una serie

de actividades

interrelacionadas.

Qu es la Administracin de Proyectos?


1. Habilidades clave Liderazgo Comunicacin Negociacin Solucin de problemas Lograr objetivos

2. Conocimientos Tcnicos Administrativos

3. Herramientas 4. Tcnicas

Componentes de la Administracin de proyectos


BUSCAR LA SATISFACCIN DE TODOS LOS INTERESADOS

Tiempo

Calidad

Alcance

Entorno

Recursos

Costo

Elementos relacionados con el Proyecto


Ciclo de vida del Proyecto

1. Inicio*

2. Planeacin*

3. Ejecucin*

4. Control*

5. Cierre*

NIV

EL D

E AC

TIVI

DAD

INICIO TIEMPO

*Etapas del proyecto

TERMINO



100% $, HH

Avance

Fase 1 Inicio

Fase 2 Planeacin Diseo

Fase 3 Ejecucin

Fase 4 Pruebas y Arranque

Decisin de arranque

Decisiones trascendentes

Instalacin completa

Operacin completa Entrega

Grado de influencia en resultados

III. Administracin de Proyectos

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

origen equipo del Proyecto

carta

alcance

plan avance aceptacin

entrega PRODUCTO

Etapas de la Administracin de Proyectos


Integracin

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Alcance

Administracin, definicin de productos y actividades y su seguimiento.

Costos

Presupuesto y su control.

Recursos

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de equipos del proyecto.

reas de conocimiento


Tiempo

Definicin de actividades interrelacionadas y cronogramas.

Calidad

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Comunicaciones

Definicin de la distribucin de informacin del proyecto.

Riesgos

Planes y administracin.

Suministros

Planeacin de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores.


Director del proyecto

Cliente/usuario

Organizacin ejecutante

Miembros del equipo del proyecto

Equipo de direccin del proyecto

Patrocinador

Influyentes

Involucrados en el Proyecto


Organizacin para el Proyecto (Estructuras)

FUNCIONAL

Varios responsables

Superior identificado

Actan por especialidad

Enfoque fragmentado

MATRICIAL

Reporta al Lder del proyecto y al Mando funcional

Lder de proyecto de tiempo completo

Autoridad y toma de decisiones compartida

POR PROYECTOS

El personal reporta directamente al Mando Superior

Control total sobre el

presupuesto, recursos materiales

El Mando Superior tiene

responsabilidad administrativa sobre el personal

Puede disponerse de un

pool de recursos


Habilidades de los equipos de trabajo

Organizacin para el Proyecto

Alto

Bajo

Competencias tcnicas

Competencias humanas

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Carta del proyecto

Alcance del proyecto

Mecanismos de seleccin de proyecto

Definicin del proyecto

Tcnicas y herramientas

INICIO

IV. Etapas de la AP

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

NECESIDADES DE LA INSTITUCIN

REQUERIMIENTOS LEGALES

AVANCES TECNOLGICOS

NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA

INDUSTRIA

PROYECTO

gen del Proyecto

IV. Etapas de la AP

Carta del Proyecto

Qu?

Quin?

Cmo?

Por qu?

Para qu?

Cundo?

Formaliza el inicio del proyecto

Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados

Proporciona informacin general

IV. Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS:

APROBACIN:

IV. Etapas de la AP



PLANEACIN

Estructura de Descomposicin del Trabajo

Tabla de precedencias

Ruta critica

Matriz de roles

Plan del proyecto

IV. Etapas de la AP

Procesos de planeacin

Plan de Administracin de Proyecto

Alcance, definicin y plan de administracin

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones

Secuencia de actividades

Diagramas de red, lista de actividades

IV. Etapas de la AP

Estimacin de recursos

Estimacin de la duracin de actividades

Desarrollo del cronograma

Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

Planeacin de:

Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Procesos de planeacin

IV. Etapas de la AP

Plan de administracin del Proyecto

Gua la ejecucin y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa

Contempla elementos de las reas de conocimiento, tales como: Definicin del alcance Organizacin del Proyecto Mecanismos y programas de comunicacin Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administracin de riesgos Procedimientos de control de cambios

IV. Etapas de la AP

Cmo se come un elefante?

En partecitas !

Suficientemente pequeas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.

Estructura de Descomposicin del Trabajo

IV. Etapas de la AP

Qu es? Representacin de la jerarqua del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definicin de alcance Caractersticas Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para

seguimiento Considera las fases del proyecto Es el fundamento para Estimacin de costos Distribucin de roles y funciones Planes tcnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y anlisis de problemas

IV. Etapas de la AP

Elaboracin

1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado

2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los componentes de la EDT

5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es necesario y suficiente

IV. Etapas de la AP

1.2 1.3 1.1

Componentes mas importantes

Productos de trabajo terminados

Tareas que entregan un producto

1.1.1 1.1.2

1.2.1 1.2.2

1 2 3

PRODUCTO

Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos

IV. Etapas de la AP

Grfica de Gantt

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.

IV. Etapas de la AP

Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.

Incluye los siguientes elementos:

Clave de la actividad

Actividad

Duracin

Actividades precedentes

Responsable

IV. Etapas de la AP

01234567891011

InicioDiagnstico y pronstico realizadoNormas y criterios establecidosEstrategia definidaProgramas de desarrollo realizadosPlan instrumentadoEdicin realizadaPblico consultadoProyecto definidoPlan aprobado por ejecutivoPublicacin y difusin efectuadasFin

----4 meses

2.5 meses1 mes1 mes1 mes

2 meses2.5 meses1.5 meses0.5 meses0.5 meses

----

------

1,23444

5,6,789?

------Director de PlanificacinDirector JurdicoSubsecretarioDirector de PlanificacinDirector de PlanificacinDirector AdministrativoDirector de ControlDirector de PlanificacinSubsecretarioDirector Administrativo------

Clave de laactividad Actividad Duracin Responsable

Actividadesprecedentes

01234567891011

01234567891011



----4 meses



----

----4 meses



----

------

1,23444

5,6,789?

------

1,23444

5,6,789?



Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duracin Responsable

ActividadesprecedentesActividades

precedentes

IV. Etapas de la AP

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Inicio a Inicio

Final a Final

Inicio a Final

Actividad A Actividad B



Tipos de precedencias

IV. Etapas de la AP

1 2

3

7

4 5

6

1 2

3 5

7 6

4

Diagrama de Gantt

Hitos (milestones)

1 2

3 5

7 6

4

4

3

2

2

1

2

2

1

1

Red / Ruta crtica

IV. Etapas de la AP

Diagrama de Red (ruta crtica)

Determina la duracin total del proyecto

Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea

Muestra interdependencia de tareas

Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto

Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

Permite evaluar avances o desempeo

IV. Etapas de la AP

Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto

Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura.

Las tareas de la ruta crtica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto

Holgura

IV. Etapas de la AP

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardas se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.

La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:

Actividad

Es Ef

Ls Lf

Inicio mas tardo Inicio mas temprano (Ls - Es) o bien, Final mas tardo Final mas temprano (Lf - Ef)

IV. Etapas de la AP

INICIO A

B

C

D

E

H

G

F

I FIN

0 7 6

6

8

4 6

8 3 0

7

0 - 0 0 - 7 7 - 13

14 - 21

21 - 24 24 - 24

8 - 14

0 - 8

0 - 6

8 - 16

6 - 10

IV. Etapas de la AP

Se emplea para estimar tiempos y costos.

Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas

Empleo eficiente de recursos

Optimizacin de calendarios

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

IV. Etapas de la AP

Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada para la

actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

Tiempo esperado entre eventos (P+4M+O) 6

Desviacin estndar (P-O) 6

Varianza de una tarea (P-O) 6 2

Desviacin esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Duracin esperada del proyecto Suma de duracin de las tareas

IV. Etapas de la AP



Sistema de autorizacin de trabajo Sistema de informacin Reportes de avance

Resultados del trabajo Cambios requeridos Mejora de calidad Mejoras en la ejecucin Informes de proyecto

EJECUCIN

IV. Etapas de la AP

Procesos de ejecucin

Direccin del proyecto Productos de avance

Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad Cambios

Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin

Manejo de proveedores

IV. Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la informacin del proyecto en tiempo y forma.

Planificar las comunicaciones Generar informacin Distribuir la informacin Informar los avances Satisfacer a los interesados

IV. Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

Describen un resultado tcnico o un evento

Se programan en fechas determinadas

Su duracin es cero

IV. Etapas de la AP

Caractersticas:

Tangibles

Medibles

Entregables

Se deben establecer claramente

IV. Etapas de la AP

Ventajas:

Ms fcil de interpretar

Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances

Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza

Se pueden generar indicadores que proporcionen informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

IV. Etapas de la AP

Valor ganado

Planeado

Tiempo

Valor ganado del proyecto

Recursos

Real

IV. Etapas de la AP



Anlisis de valor ganado Distribucin de informacin Sistemas de control de cambio Control de riesgos

Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Aceptacin del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a lnea base

CONTROL

IV. Etapas de la AP

Procesos de control

Supervisin y control

Control de cambios

Verificacin y control de alcance

Control del cronograma

IV. Etapas de la AP

Procesos de control

Control de costos

Control de calidad

Seguimiento de desempeo del equipo

Informes de resultados

Comunicacin con interesados

IV. Etapas de la AP

Administracin de cambios

Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de: Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

Dar seguimiento y supervisin de riesgos

Documentar la situacin actual del Proyecto

IV. Etapas de la AP

Anlisis y contencin de riesgos

Recomendaciones prcticas:

Prevea riesgos, no catstrofes

Aplique su sensibilidad, visin

Realice el anlisis en grupo y en forma gil

Analice los riesgos ms importante

Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto

Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos crticos

IV. Etapas de la AP

Anlisis de valor ganado

Permite evaluar el desempeo del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado

IV. Etapas de la AP

Anlisis de calidad

Costo de conformidad y no conformidad

Anlisis costo / beneficio

Control de calidad - herramientas estadsticas

IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Reporte final

Auditorias de procura

Informes y reportes de ejecucin


CIERRE

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo Reporte final

Presupuesto

Programa

Evidencias

Lecciones aprendidas

Reporte de control de cambios

Archivos

Plan de transicin

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato Archivos de contrato Manuales, planos Bitcoras Comunicados Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

PMI Standard A guide to the project management body of knowledge 5ta Edicin

Chamoun, Yamal Administracin Profesional de Proyectos

Microsoft Project Paso a Paso

Kerzner, Harold PhD Project Management GIDO, Clements Administracin exitosa de proyectos DAVIDSON, Jeff La gestin de proyectos WEISS, Joseph Administracin de proyectos en cinco pasos

VI. Lecturas sugeridas

Nmero de diapositiva 1Nmero de diapositiva 2Nmero de diapositiva 3Nmero de diapositiva 4Nmero de diapositiva 5Nmero de diapositiva 6Nmero de diapositiva 7Nmero de diapositiva 8Nmero de diapositiva 9Nmero de diapositiva 10Nmero de diapositiva 11Nmero de diapositiva 12Nmero de diapositiva 13Nmero de diapositiva 14Nmero de diapositiva 15Nmero de diapositiva 16Nmero de diapositiva 17Nmero de diapositiva 18Nmero de diapositiva 19Nmero de diapositiva 20Nmero de diapositiva 21Nmero de diapositiva 22Nmero de diapositiva 23Nmero de diapositiva 24Nmero de diapositiva 25Nmero de diapositiva 26Nmero de diapositiva 27Nmero de diapositiva 28Nmero de diapositiva 29Nmero de diapositiva 30Nmero de diapositiva 31Nmero de diapositiva 32Nmero de diapositiva 33Nmero de diapositiva 34Nmero de diapositiva 35Nmero de diapositiva 36Nmero de diapositiva 37Nmero de diapositiva 38Nmero de diapositiva 39Nmero de diapositiva 40Nmero de diapositiva 41Nmero de diapositiva 42Nmero de diapositiva 43Nmero de diapositiva 44Nmero de diapositiva 45Nmero de diapositiva 46Nmero de diapositiva 47Nmero de diapositiva 48Nmero de diapositiva 49Nmero de diapositiva 50Nmero de diapositiva 51Nmero de diapositiva 52Nmero de diapositiva 53Nmero de diapositiva 54Nmero de diapositiva 55Nmero de diapositiva 56Nmero de diapositiva 57Nmero de diapositiva 58Nmero de diapositiva 59Nmero de diapositiva 60

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