administracion de proyectos

- GESTION DE OPERACIONES –

ADMINISTRACION DE LA ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION PRODUCCION


OBJETIVO DEL APRENDIZAJEOBJETIVO DEL APRENDIZAJEdespués de este tema, usted podrá: después de este tema, usted podrá:

DefinirDefinir las principales actividades que intervienen en la definicion, organizacion, planificacion, supervision y control de proyectos.

IdentificarIdentificar la secuencia de actividades criticas que determinan la duracion de un proyecto.

DefinirDefinir las opciones que estan a dispoosicion de os gerentes de proyecto para mitigar los problemas de los recursos.


OBJETIVO DEL APRENDIZAJEOBJETIVO DEL APRENDIZAJEdespués de este tema, usted podrá: después de este tema, usted podrá:

RepresentarRepresentar mediante un diagrama, la red de actividades interrrelacionadas en un proyecto.

DescribirDescribir las consideraciones que los gerentes hacen paara evaluar los riesgos de un proyecto y calcular la probabilidad de terminar oportumanete un proyecto.

ExplicarExplicar como se determina un programa para el que el proyecto tenga un costo minimo.

- GESTION DE OPERACIONES – 4

ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN DE PROYECTOS EN LA ORGANIZACIONLA ORGANIZACION


USO DE LOS PROYECTOS USO DE LOS PROYECTOS PARA IMPLEMENTAR LA PARA IMPLEMENTAR LA

ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE OPERACIONESOPERACIONES


USO DE LOS PROYECTOS PARA USO DE LOS PROYECTOS PARA IMPLEMENTAR LA ESTRATEGIA DE IMPLEMENTAR LA ESTRATEGIA DE

OPERACIONESOPERACIONES

Razones del fracaso

Implementación de la estrategia de operaciones


INTERACCION DE LAS INTERACCION DE LAS DIFERENTES FUNCIONESDIFERENTES FUNCIONES


DEFINICIONES PRELIMINARESDEFINICIONES PRELIMINARES

• UN PROYECTO ESUN PROYECTO ES: : Un esfuerzo temporario por tener

principio y fin definidos.Llevado a cabo para lograr un producto o

servicio objetivo.Único: definido específicamenteConjunto de actividades interrelacionadas

con puntos definidos de principio y fin, que produce un resultado único para una asignación especifica de recursos.


EJEMPLOS DE PROYECTOSEJEMPLOS DE PROYECTOS

Adquisición de una empresaDesarrollo de nuevos productosPlanificación de nuevas localizaciones Ejecución de auditoríasCampañas publicitariasAdministración de una campaña de ayuda

en desastresCertificación de calidadAlianza estratégica



• ADMINISTRACION DE PROYECTOS ADMINISTRACION DE PROYECTOS (PROJECT MANAGEMENT)(PROJECT MANAGEMENT)

es el conjunto de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas;

aplicadas a las actividades a realizar, para

satisfacer los requerimientos del Proyecto



• PROGRAMAPROGRAMA: :

Método sistematizado y progresivo para definir, organizar, planificar, monitorear y controlar Proyectos.



• STAKEHOLDER: personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto.


DEFINICION Y DEFINICION Y ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE

PROYECTOSPROYECTOS


DEFINICION DEL ALCANCE Y DEFINICION DEL ALCANCE Y LOS OBJETIVOS DE UN LOS OBJETIVOS DE UN

PROYECTOPROYECTO


ALCANCE DE UN PROYECTOALCANCE DE UN PROYECTO

• ¿Qué es el alcance del proyecto? ¿Es importante? ¿Para qué sirve?

• En cada organización existen proyectos por administrar. Considerando como un proyecto a un conjunto de actividades con un inicio y fin determinados, dirigidas a cumplir un objetivo específico y entendiendo por administración los procesos de planear, organizar, dirigir y controlar actividades y recursos para alcanzar un objetivo.


• Los objetivos son los propósitos del proyecto.• Son los elementos según los cuales un

proyecto es ORGANIZADO.ORGANIZADO.• Un objetivo debe responder claramente la

pregunta ¿Qué pretende nuestro trabajo?• Los objetivos deben estar muy bien

definidos.• En un trabajo de investigación o un proyecto

no pueden sobrar ni faltar objetivos, suman un todo. Tienen que ajustarse exactamente a lo que se quiere alcanzar con nuestro trabajo.

OBJETIVOS DE UN PROYECTOOBJETIVOS DE UN PROYECTO


• Los objetivos deben ser congruentes entre sí y no ser ambiguos.

• Los objetivos deben expresarse con claridad para evitar posibles desviaciones del proceso de investigación.

• Los objetivos deben ser posibles de alcanzarse.

• Los objetivos deben ser cuantificables. Los objetivos deben ser de “alta calidad”.

• Deben ser finitos.• Cada objetivo debe tener un indicador.

DEFINICION DEL ALCANCE DE UN DEFINICION DEL ALCANCE DE UN PROYECTOPROYECTO


Generales.Específicos.

Responden a una acción.Se redactan con un infinitivo.Se refieren a un objeto. El cual debe ser mesurable.

TIPOS DE OBJETIVOS EN UN TIPOS DE OBJETIVOS EN UN PROYECTOPROYECTO

OBJETIVOS GENERALES Y OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOSESPECIFICOS

GENERALIDADESGENERALIDADES


Objetivo GeneralObjetivo General• El objetivo general es el

impacto directo que se logrará como resultado de la aplicación del método científico en la resolución de un problema concreto.

• Responde a la pregunta ¿Para qué hacer el proyecto?

• Normalmente este objetivo es individual.

• Enmarca los alcances del proyecto en forma global.


• Tiene estrecha relación con el problema a resolver y su solución.

• El objetivo general no se puede redactar de una forma ligera. Debe ser cuidadosa-mente estudiado para lograr ubicar las palabras y la redacción exacta que lleve al investigador a exponer en muy pocas líneas el fruto de su trabajo.

Objetivo GeneralObjetivo General


• Generalmente existen mu-chos objetivos específicos.

• Estos objetivos enmarcan todas aquellas acciones, que se convierten en los propósitos específicos que el proyecto debe alcanzar y cuya sumatoria nos lleva, sin duda alguna, a la obtención del objetivo general y por ende a la solución del problema planteado.

Objetivos EspecíficosObjetivos Específicos


• Responden a la pregunta ¿Qué es lo que el proyecto pretende alcanzar?

• Deben ser 100% verifica-bles.

• Deben exponer alta calidad.

• Deben se finitos.• Debe plantearse una

metodología para alcan-zarlos .



• Los objetivos específicos no se pueden redactar de una forma ligera. Debe ser cuidadosamente estudiados y analizados para lograr ubicar las palabras y la redacción exacta que le permitan al investigador a exponer en forma muy clara todas y cada una de los alcances individuales del trabajo planteado .



• Los objetivos específicos deben ser escogidos cuidadosamente para no saturar la formulación del proyecto con una gran cantidad de acciones que no tienen una importancia trascendental.

• No hay que confundir los objetivos específicos con actividades del proyecto.



Meta• La META pretende resolver el problema, la

misma no siempre se puede alcanzar. Deberá ser evaluada en el tiempo, esto podría ocurrir inclusive años después de haber finalizado un proyecto. Una meta es más amplia que el objetivo general y debería responder a la pregunta ¿por qué se debe realizar el proyecto?, se obtiene observando el problema y asignándole una solución, se redacta bajo una estructura que permite medir su indicador en el tiempo.

• Existe una meta general para el proyecto la cual está relacionada con el objetivo general, la solución y el problema.


Indicadores• Es el parámetro con el cual se mide un

objetivo.• Existen cuantitativos y cualitativos.• Los indicadores cuantitativos deben tener

unidades.• Los indicadores se extraen de las metas.• Con ellos se evalúa el proyecto.


SELECCIÓN DEL SELECCIÓN DEL GERENTE GERENTE Y EL EQUIPO Y EL EQUIPO

DEL DEL PROYECTOPROYECTO


CUALIDADES DE UN GERENTECUALIDADES DE UN GERENTE

• FACILITADOR: • COMUNICADOR:• CAPAZ DE TOMAR DECISIONES:

SELECCIÓN DEL EQUIPOSELECCIÓN DEL EQUIPO

• COMPETENCIA TECNICA: • SENSIBILIDAD:• DEDICACION:


ESTRUCTURA ORGANICAESTRUCTURA ORGANICA

FUNCIONALFUNCIONAL

MATRICIALMATRICIAL


PLANIFICACION DE PLANIFICACION DE PROYECTOPROYECTO


Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordinación

de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL

Personal afectado a Proyectos

Sistema de Administración de ProyectosSistema de Administración de Proyectos


DirectorEjecutivo

ProjectManager

ProjectManager

ProjectManager

Coordinaciónde Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS




Director

Ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente de

Project

Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinación

del Proyecto A

ORGANIZACION MIXTA


Coordinación

Proyecto B

Estructura de Matriz



1.- Descripción del Proyecto1.- Descripción del Proyecto

• Punto final: producto / servicio• Descripción de todos los aspectos que lo

componen• Actividades y relaciones de precedencia

– Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse

– Precedencia: secuencia de actividades


2.- Elaboración del diagrama 2.- Elaboración del diagrama de redde red

• Red de actividades en arcos (AOA)– Actividades = arcos

– Nodos = eventos

1

2

3 4

S

T

U

S y T deberán completarseantes de que se inicie U


2.- Elaboración del diagrama 2.- Elaboración del diagrama de redde red

• Red de actividades en nodos (AON)– Enfoque orientado a actividades

S

T

US y T deberán completarseantes de que se inicie U


Traslado de HospitalTraslado de HospitalActividad Descripción Predecesor

A Seleccionar personal administrativo y médicoB Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismoC Seleccionar el equipo AD Preparar los planos y la distribución física para B

la construcción definitivaE Llevar los servicios públicos al predio BF Entrevistar solicitantes e incorporar personal de

enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad AG Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo CH Construir el hospital DI Desarrollar un sistema de información AJ Instalar el equipo E,G,H,K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J


Actividad en los nodosActividad en los nodos

12 C 2214 10 24

Actividad

Duración de la actividad dE


Red AON para el proyecto Red AON para el proyecto del Hospitaldel Hospital

I15

A F K12 10 6

C GINICIO 10 35 FIN

B D H9 10 40

E J24 4


TIEMPOS DE INICIO Y TIEMPOS DE INICIO Y TERMINACIÓN MAS PROXIMOSTERMINACIÓN MAS PROXIMOS

• Tiempo de inicio mas proximo (ES) Ftc– es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la precede

en forma inmediata

– cuando la preceden varias actividades (ES) FtC es el mayor de los tiempos

• Tiempo de terminacion mas proximo (EF) Ftf es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada EF = ES + t Ftf = Ftc + dE


Nodos – Fechas tempranasNodos – Fechas tempranas

12 C 2214 10 24

Actividad

Duración de la actividad t (dE)

Tiempo de iniciomas proximo

ES

Tiempo de terminacio

nmas

proximoEF


12 I 2715

0 A 12 12 F 22 K12 10 6

C GINICIO 10 35 FIN

B D H9 10 40

E J24 4

Rutas A-I , A - FRutas A-I , A - F


Ruta A – C – G Ruta A – C – G 12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K12 10 6

12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN

B D H9 10 40

E J24 4


Rutas B – D – H , B – E - J Rutas B – D – H , B – E - J 12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K12 10 6

12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40

9 E 33 J24 4


Llegada al nodo JLlegada al nodo J12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K12 10 6

12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40

9 E 33 59 J24 4


Llegada al nodo KLlegada al nodo K12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 63 K 6912 10 6

12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40

9 E 33 59 J 6324 4


12 I 2715

0 A 12 12 F 22 63 K 6912 10 6

12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40

9 E 33 59 J 6324 4

Camino CríticoCamino Crítico: secuencia de actividades, entre : secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere más tiempo comienzo y final, que requiere más tiempo


TIEMPOS DE INICIO Y TIEMPOS DE INICIO Y TERMINACIÓN MAS LEJANOSTERMINACIÓN MAS LEJANOS

• TIEMPO DE TERMINACION MAS LEJANO LF (FTF)– es igual al tiempo de inicio más lejano de la

actividad que la siguesigue en la secuencia en forma inmediata.

– Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la LF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades

• TIEMPO DE INICIO MAS LEJANO LS (FTC)TIEMPO DE INICIO MAS LEJANO LS (FTC)– es igual al tiempo de terminación más lejano menos

la duración esperada de la tarea– LS = LF – t


Representación completa del nodoRepresentación completa del nodo

12 C 2214 10 24

Actividad

Duración de la actividad

dE

Fecha tempranade comienzoFtc (ES)

Fecha tempranade finalizaciónFtf (EF)

Fecha Tardía de ComienzoFTC (LS)

Fecha Tardíade Finalización FTF (LF)


12 I 2748 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 6912 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40

9 E 33 59 J 6324 59 4 63


Llegada al nodo ALlegada al nodo A12 I 2748 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 692 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40

9 E 33 59 J 6324 59 4 63


Llegada al nodo BLlegada al nodo B12 I 2748 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 692 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 590 9 9 9 10 19 19 40 59

9 E 33 59 J 6335 24 59 59 4 63


TRASLADO HOSPITALTRASLADO HOSPITALNOMBRE DE TAREA

ASELECCIONAR PERSONAL

B

SELECCIONAR EL LUGAR

CSELECCIONAR EL EQUIPO

D

PREPARAR LOS PLANOS

ELLEVAR LOS SERVICIOS

F

ENTREVISTAR CANDIDATOS

GCOMPRAR EQUIPOS

H

CONSTRUIR HOSPITAL

I

DESARROLLAR UN SISTEMA

J

INSTALAR EQUIPO

K

CAPACITAR AL PERSONAL


TRASLADO HOSPITALTRASLADO HOSPITAL

Id Nombre de tarea Dur

A Seleccionar personal 12

B Seleccionar lugar 9

C Seleccionar el equipo 10

D Preparar planos y 10

E Llevar los servicios 24

F Entrevistar solicitante 10

G Comprar equipo 35

H Construir el hospital 40

I Desarrollar un sistema 15

J Instalar el equipo 4

K Capacitar al personal de 6

07/1014/1021/1028/1004/111/1 11 02/1209/1216/1223/1230/1206/0113/01

septiembre octubre noviembre diciembre enero


HOLGURA• La holgura de una actividad (H) es la máxima

cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duración total del proyecto.

• Se puede calcular de dos modos

H = FTF – Ftf H = FTF – Ftf (LF - EF) (LF - EF)

(S/INICIO & F/TERMINACION)(S/INICIO & F/TERMINACION)

(L/LEJANO& E/PROXIMO)(L/LEJANO& E/PROXIMO)

H = FTC – Ftc H = FTC – Ftc (LS - ES)(LS - ES)


Cálculo de Holguras

Nodo Duración ES LS HolguraA 12 0 2 2B 9 0 0 0C 10 12 14 2D 10 9 9 0E 24 9 35 26F 10 12 53 41G 35 22 24 2H 40 19 19 0I 15 12 48 36J 4 59 59 0K 6 63 63 0


4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

• Supuestos– Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)

– Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)

Nodo Duración ES LS HolguraC 10 16 14 -2G 35 26 24 -2J 4 61 59 -2K 6 65 63 -2D 10 10 9 -1H 40 20 19 -1E 24 10 35 25I 15 16 48 32F 10 16 53 37


• Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendrá que ahorrar dos semanas en C-G-J-K , una de las dos semanas tendrá que ser en D-H

• Si consigue ese ahorro habrá dos caminos críticos: C-G-J-K Y D-H-J-K

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

5 0 - G E S T I O N D E O P E R A C I O N E S –

4 .4 . -- M o n i t o r e o d e l o s a v a n c e s d e l P r o y e c t o M o n i t o r e o d e l o s a v a n c e s d e l P r o y e c t o

• S u p u e s t o s

– D u r a c i ó n r e a l d e A 1 6 e n v e z d e 1 2 ( 4 s e m + )

– D u r a c i ó n r e a l d e B 1 0 e n v e z d e 9 ( 1 s e m + )

N o d o D u r a c i ó n F t c F T C H o l g u r aC 1 0 1 6 1 4 - 2G 3 5 2 6 2 4 - 2J 4 6 1 5 9 - 2

K 6 6 5 6 3 - 2D 1 0 1 0 9 - 1H 4 0 2 0 1 9 - 1E 2 4 1 0 3 5 2 5I 1 5 1 6 4 8 3 2

F 1 0 1 6 5 3 3 7


Estimaciones probabilísticas de TiempoEstimaciones probabilísticas de TiempoIntroducción de factores de incertidumbreIntroducción de factores de incertidumbre

1. El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien

2. El tiempo más probable (m) es el tiempo que probablemente se requerirá para realizar la actividad

3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo que se requerirá para la realización de la tarea


Distribución de probabilidadesDistribución de probabilidades• En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se

considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabildad beta

a m b

media


SupuestosSupuestos

• Es posible estimar con precisión a,m, y b.

• Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarán a cargo de las actividades

• Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas


CálculoCálculo• La media se calcula ponderando

• La varianza para cada actividad

64 bma

te

)6

(2

2 ab


Análisis de probabilidadesAnálisis de probabilidadesActividades variables independientesActividades variables independientes

• Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto– Te=Σ tiempos en la ruta crítica

• Varianza en la ruta

• Probabilidad de terminación en una fecha determinada

)6

(2

2 ab Σ(Varianzas en la ruta crítica)

2

TeTz

Tabla distribuciónNormal


Consideraciones sobre costos• Tiempo Normal TN(NT): el necesario para completar la

actividad en tiempos normales• Costo Normal CN(NC): el relacionado con el tiempo

normal• Tiempo Intensivo TI(CT): tiempo más corto posible• Costo Intensivo CI(CC): relacionado con el tiempo

intensivo• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos,

el costo de intensificación para acortar una semana

COSTO DE INTENSIFICACIÓN POR SEMANA=

CI – CN / TN - TICI – CN / TN - TI


Relaciones entre costos y tiempo Relaciones entre costos y tiempo

8000

7000

6000

5000

4000

3000

2000

05 6 7 8 9 10

Tiempo Intensivo Tiempo Normal

Cost

o d

irect

o (

peso

s)

Costo Intensivo

Suposición de costo lineal

Costo Normal

Costo de reducirel tiempo dos semanas


Programa de costo mínimoPrograma de costo mínimo

• Se determina el camino crítico

• Se identifican las actividades que tengan el costo de

intensificación más bajo por semana

• Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo

más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de

costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del

acortamientos


Software de proyectosSoftware de proyectos• Capacidades

– Diagramas Gantt– Diagramas PERT/CPM– Informes de estado– Informes de rastreo– Múltiples proyectos

• Productos– Primavera– Microsoft Project– Scitor


ConclusionesConclusiones

• Solamente mediante la administración de Proyectos

• se puede garantizar

– la coordinación de diferentes actividades

– la disponibilidad oportuna de los recursos

– lograr los resultados del Proyecto

• en los tiempos programados

• a los costos presupuestados

– y la satisfacción de los clientes del Proyecto

administracion de proyectos

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