6. cierre de no conformidades

Curso Auditor Interno SART .

. Fundación IPC - www.ipc.org.ec 1

Designación del auditor Líder Definición de objetivos, alcance y criterio.Determinación de la factibilidad de la auditoría.Establecimiento del equipo de la auditoría.Contacto inicial con el auditado.

Iniciación de la auditoría

Revisión de la documentación

Elaboración del Plan de AuditoríaAsignación de responsabilidades al equipo auditor.Preparación de Documentos de trabajo.

Reunión de apertura.Comunicación durante la auditoría Roles y Responsabilidades de guías y observadoresRecolección y verificación de la informaciónGeneración de Hallazgos de la auditoría.Preparación de las conclusiones Reunión de cierre.

Preparación de las actividades en sitio

Ejecución de las actividades en sitio

4 de 100Auditor Líder en Prevención de Riesgos Laborales (OHSAS 18001 – SART)

Terminación de la auditoría

Preparación del informe de auditoría.Aprobación y distribución del informe.

Auditoría de seguimiento

Informe de auditoría

No se limita a la preparación del informe finalProceso de comunicar el resultado de la auditoríaDar información verbal y escrita en forma continuaDar información verbal y escrita en forma continuaInformar todo el resultado y no solo las no conformidadesLos informes deben agregar valor al Sistema.Informe según el procedimiento de la organización para la cual se realiza la auditoría




Un hallazgo puede:

1. Indicar conformidad o no conformidad con losrequisitos.

2. Clasificarse de acuerdo con el procedimiento deauditoría.

Deben resumirse las conformidades e indicar los sitios,


funciones o requerimientos auditados, donde no fueronobservadas no conformidades.

“Incumplimiento de un Incumplimiento de un requisito especificado”

ISO 9000:2005


No es buscar culpables



R i t d t d id i d dit í

LINEAMIENTOS:

Registradas y soportadas con evidencia de auditoría.

Revisadas con el representante del auditado

Debe hacerse el esfuerzo para resolver cualquierdiferencia de opinión acerca de la evidencia de laauditoría y deben registrarse los puntos no resueltos.


Sea positivoNo mire la no conformidad de manera negativaNo mire la no conformidad de manera negativaDescubrir una no conformidad brinda la oportunidad de mejorar mediante una acción correctiva




Informe según el procedimiento del cliente de auditoría No hay reglas fijasauditoría. No hay reglas fijasComúnmente se usa un formulario específicoAlgunas organizaciones requieren un registrodescriptivo dentro del informe general de la auditoría


Ejemplo de f l i

Solicitud de Acción Correctiva

Empresa: Fecha: SAC Nº:

Auditor: Auditado:

Norma y Cláusula Mayor: Menor

Informe del auditor:

formulario (No conformidad) Firma: Fecha: Causa y acción correctiva propuesta:


Fecha de terminación propuesta: Fecha: Firma Revisión de Acción Correctiva: Firma: Fecha:



• Evidencia basada en hechos de las diferencias que existen entre elManual del Sistema de Gestión y los procedimientos asociados.y p

• Evidencia basada en hechos de las diferencias que existen entrelos procedimientos y las prácticas laborales.

• Falta de evidencias que sustenten la implementación de variascláusulas de la norma.

• Falta de evidencias que muestren una continua implementación de


q pvarias partes del Sistema.

Claro y preciso

Conciso y exacto

C l tCompleto

Describe el problema

Explica el requisito

Referencia la evidencia




Es necesario que contengan tres elementos:

EL HECHO Genérico, breve, preciso yaceptado por el auditado.

LA EVIDENCIA El hallazgo, el respaldo de laevidencia objetiva demostrado porpercepción, documentos o ensayo


EL REQUISITO Puede ser legal, de la norma y/oprocedimiento interno. Un requisitoa la vez, el que más aplica o máscercano

AUDITORÍA INTERNA Nota No. 001AREA:

Unidad de SSSO - Verificación Documental

NO CONFORMIDAD No existe política del SGSSO

CATEGORÍA DE LA NO CONFORMIDAD

Mayor “A”. EVIDENCIA (HALLAZGOS ENCONTRADOS)

- No existe procedimiento de desarrollo y comunicación de la política SSO No existe procedimiento de desarrollo y comunicación de la política SSO- La política SSO, no posee un párrafo que describa la naturaleza y magnitud de los

riesgos, y que compromete recursos - La política SSO no está firmada, versionar y fechar las actualizaciones a la política - La política SSO no fue comunicarla formalmente al comité paritario - La política SSO no está publicada en un lugar prominente

NORMA DE REFERENCIA DE LA NO CONFORMIDAD: • Resolución CD 333 IESS Art. 9 1.1.: a Corresponde a la naturaleza y magnitud de los

riesgos / b. Compromete recursos / c. Incluye compromiso de cumplir con la legislación técnico legal de SST vigente; además del compromiso de la empresa para dotar de las mejores


condiciones de seguridad y salud ocupacional para todo su personal./ d. Se ha dado a conocer a todos los trabajadores y se le expone en lugares relevantes. / e. Está documentada, integrada- implantada y mantenida / f. Está disponible para las partes interesadas. / g. Se compromete al mejoramiento continuo. / h. Se actualiza periódicamente.

Otras normas legales relacionadas: Literal a. Art. 11, Decisión CAN 584 / Literal a. Art. 11, Resolución CAN 957 / Resolución CD 333 IESS Art. 9 1.6. Literal c3 / Resolución CD 333 IESS Art. 9 3.3. Literal a Fma. Auditor Interno Fma. Responsable área



TALLER 2

Redacción de No


Redacción de No Conformidades

Departamento de mantenimiento, turno de mañana

Se cambió las lámparas del área de llenado de producto y Se cambió las lámparas del área de llenado de producto y se desconocen los controles aplicables para el cambio de las mismas y el audittado respondió que no posee ningúnresgitro ART.El Procedimiento XCV-01 de mantenimiento de infraestructura indica que antes de ejcuatr cualquieractividad debe existir un registro de ART y se debenproponer los controles para los riesgos identificados


proponer los controles para los riesgos identificados.



No se evidencian ejecución de auditorías internas deSST, el plan de trabajo especifica auditoríassemestrales.


¡Sea cauto, no sea demasiado concluyente!¡No juzgue por las apariencias!¡Asegúrese de que tiene evidencias completas!¡Asegúrese de que la evidencia sea objetiva!Cuando tenga dudas, ¡investigue! Identifique las pistas para seguir investigandoTome NOTAS




Sala de Calderas, Planta de Fuel Oil - medidor de pH en la líneade condensado - no hay registro de calibración.Verifique:

EJEMPLO DE NOTA

Verifique:• ¿Para qué se usa? ¿Algún impacto en el producto?• Está relacionado a un riesgo?• ¿Se requiere calibración?• ¿Se ha calibrado?• ¿Por qué no hay un registro?


¿ o qué o ay u eg s o• Verifique el procedimiento y los requisitos legales.

• ¿El sistema es sólido?

• ¿Existen áreas

Company: Audit Date:Departments

STANDARD REFERENCE orENVIRONMENTAL MANUALREFERENCE orSUBJECT REFERENCE

Total

4 2 Environmental Policy¿Existen áreas problemáticas?

• ¿Existen elementos débiles en el sistema?

4.2 Environmental Policy4.3.1 Environmental Aspects and Impacts4.3.2 Legal and other requirements4.3.3 Objectives and targets4.3.4 Environmental managementprogramme(s)4.4.1 Structure and Responsibility4.4.2 Training, awareness and competence4.4.3 Communication4.4.4 Environmental management systemdocumentation4.4.5 Document control4.4.6 Operational control4.4.7 Emergency preparedness and response4 5 1 Monitoring and Measurement


4.5.1 Monitoring and Measurement4.5.2 Nonconformance and corrective andpreventive action4.5.3 Records4.5.4 Environmental management systemaudit4.6 Management Review

TOTALSFINAL TOTALS MAJOR MINOR

COMMENTSNAME SIGNED DATE:



PREPARACIÓN Y CONTENIDO

Responsabilidad del líder del equipo de auditoríaDebe proporcionar un registro completo de la auditoría, contener lasconclusiones e indicar, si esta dentro de los objetivos y alcance de laauditoría:

1. Los objetivos.

2. El alcance.

3. La identificación del cliente de la Auditoría.

4. La identificación de los miembros del equipo auditor.


5. Las fechas y lugares donde se realizó la actividad de auditoría.

6. Los criterios de Auditoria

7. Los hallazgos

8. Las conclusiones de la Auditoría

El informe de auditoría debe incluir también o hacer referencia a:

1. El plan de auditorías.

2. Lista de representantes del auditado.

3 Un informe del proceso de auditoría incluyendo obstáculos encontrados3. Un informe del proceso de auditoría, incluyendo obstáculos encontrados.

4. La confirmación de que los objetivos de la auditoría han sido cumplidos en el alcance de la auditoria, de acuerdo al plan.

5. Las áreas no cubiertas dentro del alcance de la auditoria.

6. Las opiniones divergentes no resueltas entre el equipo auditor y el auditado.

7. Las recomendaciones de mejora, si estaba especificado en los objetivos de la auditoría.

8 Planes de seguimiento de las acciones


8. Planes de seguimiento de las acciones.

9. Una declaración la naturaleza de la confidencial de los contenidos.

10. La lista de distribución del informe de la auditoria.



APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

1. Emitirse dentro del período de tiempo convenido. Si no esEl informe debe:

p pposible, las razones del retraso deben ser informadas al clientey debe acordarse una fecha revisada de emisión.

2. Ser fechado y firmado por el líder del equipo auditor, revisado yaprobado como está definido en los procedimientosdocumentados.

3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de laauditoría.


El informe es propiedad del cliente y su confidencialidad debe serrespetada y salvaguardada apropiadamente por los integrantes delequipo de auditoría y todos los destinatarios del informe.

CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos de trabajo e informes deben retenerse oLos documentos de trabajo e informes deben retenerse odestruirse de acuerdo a lo convenido.

A menos que sea exigido por la ley, el equipo de auditoría norevelará el contenido de los documentos, la naturaleza decualquier otra información obtenida durante la auditoría, o elinforme de auditoría, a cualquier otra parte sin la aprobaciónexplícita del cliente de la auditoría, y cuando sea apropiado,


explícita del cliente de la auditoría, y cuando sea apropiado,la aprobación del auditado.



CLASIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES

No Conformidad: es el incumplimiento parcial oNo Conformidad: es el incumplimiento parcial o tala de un elemento o grupo de elementos auditados, una norma o estándar establecido en materia de seguridad y salud en el trabajo, aplicable/exigible a la empresa u organizaciónClasificación


Clasificación• A = Mayor• B= Menor• C= Observación

SANCION - Mayor ASi el cierre de las No conformidades mayores ”A” establecidas en lamayores A establecidas en la auditoría de riesgos del trabajo no se ha ejecutado en los seis (6) meses posteriores a la misma, se incrementará la prima de recargo del Seguro de Riesgos del Trabajo en el uno por ciento (1%); tendrán una


uno por ciento (1%); tendrán una duración de veinticuatro (24) meses prorrogables por períodos iguales hasta que se dé cumplimiento a la normativa legal aplicable.



DEFICIT DE GESTIÓN , QUE AFECTA DE MANERA SISTEMÁTICA Y/O ESTRUCTURAL AL SGSSO

1. Ausencia de diagnostico o diagnostico incompleto (todos subelementos)

2. Planificación incompleta o inexistente (no ha integrado-implantado todos los subelementos)

3. Organización preventiva incompleta (subelementos, responsabilidades, responsables)

4. No existe o es incompleta integración-


implantación5. No existe o es incompleta la verificación y control6. Otras: despedir a la trabajador que se encuentre

en periodo de observación/ tramite/ Investigación/ subsidio por parte del SGRT

SANCIÓN - Menor BEl cierre de las No conformidades menores “B” establecidas en la auditoría de riesgos de trabajo que no se ha ejecutado en los seis (6) meses posteriores, se incrementará la prima de riesgos del trabajo en el cero cinco por ciento(0.5%) por d (12) bl


doce (12) meses, prorrogables por períodos iguales, hasta que se dé cumplimiento a la normativa legal y reglamentaria.



INCUMPLIMIENTO PUNTUAL DE UN ELEMENTO TECNICO OPERATIVO AUDITABLE, SIN QUE AFECTE DE MANERA SISTEMÁTICA Y/O ESTRUCTURAL EL SGSS

1. Incumplimientos (s) puntuales (s) de la gestión administrativa(s) de la gestión administrativa

2. Incumplimientos (s) puntuales (s) de la gestión técnica

3. Incumplimientos (s) puntuales (s) de la gestión talento humano

4. Incumplimientos (s) puntuales ( ) d di i t


(s) de procedimientos, programas operativos básicos y la documentación del sistema

Observación C

INOBSERVANCIA DE PRACTICAS ESTÁNDARES QUE NO SUPONE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA TECNICA LEGAL APLICABLE


TECNICA LEGAL APLICABLE



CIERRE DE LA AUDITORIA

El auditor deberá recabar las evidencias objetivas al cierre de las no conformidades establecidas en la


establecidas en la auditoria

EVALUACION DE LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION DE SS

INDICE DE EFICACIA

N° de elementos auditados integrados. Implantados

IE = N° Total de elementos aplicables

x 100


x 100

Satisfactorio = igual o superior a 80% Insatisfactorio= inferior a 80%



Informe de la auditoríaPreparación del informe previop pReunión de cierre con representantes de la empresa• Representante legal o su delegado• Responsable de RRHH o su delegado• Responsable de los organismos de seguridad y salud

• De la Unidad de SST• Del servicio médico de la empresa• R t t l l d d l t b j d l


• Representantes el empleador y de los trabajadores al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo

• Delegado de seguridad y salud en el Trabajo• El representante de la organización sindical de la empresa

o de un trabajador designado

Informe de la auditoría

Se dará a conocer fundamentalmente las noSe dará a conocer fundamentalmente las no conformidades y se elaborara una acta de cierre con la firma de los presentes. Además se incluirán observaciones de las dos partes.Al final de la reunión se suscribirá entre las


partes un acta de cierre de la auditoría con el número de duplicados necesarios.



Informe finalDocumento técnico legal que establece la fi i d l SGSSTeficacia del SGSST• Alcance de la auditoría• Proporcionar información sobre el cumplimiento

de la política, y los avances en materia de seguridad y salud en el trabajo


• Fundamentar las no conformidades que tenga el sistema

• Verificar el cumplimiento de la normativa técnico legal en materia de seguridad y salud

TALLER 3

Índice de Eficacia del


Índice de Eficacia del Sistema



Identificación de No Conformidades

Auditorías Internas o externas InspeccionesRutinas de trabajo Accidentes o EnfermedadesSeguimiento de Procesos


Análisis de Datos Quejas de clientesMedición de satisfacción del cliente


EXPLICAR




EJECUTAR




Criterios de HallazgosNo conformidades Mayores: Incumplimientos d lib d t t d di i t i tdeliberados tanto de procedimientos internos o de la Norma de referenciaNo conformidades Menores: Incumplimientos puntuales con procedimientos internos o cláusulas de la Norma de referencia.Observaciones: No afecta al sistema,


típicamente documentales, son fallas de forma más que de fondo.Oportunidades de Mejora: Cumplimientos, pero que de mutuo acuerdo aportan al SGSSO




5 Pasos de Mejora


5 Pasos de Mejora




5 Pasos de Mejora


MODELO DE CAUSALIDAD DE ACCIDENTES MODELO DE CAUSALIDAD DE ACCIDENTES DE TRABAJODE TRABAJO

ACCIDENTESINCIDENTES

CausasInmediatas

CausasBásicas

AcciónSub estándar

FactoresPersonales

CondiciónSub estándar

Factores delTrabajo


Déficit de Gestión

(*) Normativa de Investigación de Accidentes-Incidentes IESS C.I. 118



PRÁCTICAS NO PROFESIONALES

y NO ÉTICAS

ERROR Y DESVIACIÓN ENACCIDENTES Y DESVIACIÓN EN PLANEACIÓN O

EJECUCIÓN

ROBO Y ACTOS CRIMINALES

DESASTRES NATURALES E

INTENCIONALES

ENFERMEDADES LABORALES


DESPERDICIO DE RECURSOS y

ACTOS IRRESPONSABLES

INCIDENTES

5 Pasos de Mejora




5 Pasos de Mejora


TALLER 4


5 Pasos de Mejora



CAMBIO VISION RECURSOS COMPETENCIAS INCENTIVOS PLAN DE ACCIÓN

CONFUSION VISION RECURSOS COMPETENCIAS INCENTIVOS PLAN DE ACCIÓN

FRUSTRACIÓN VISION RECURSOS COMPETENCIAS INCENTIVOS PLAN DE ACCIÓN

ANSIEDAD VISION RECURSOS COMPETENCIAS INCENTIVOS PLAN DE ACCIÓN

CAMBIO VISION RECURSOS COMPETENCIAS INCENTIVOS PLAN DE


GRADUAL VISION RECURSOS COMPETENCIAS INCENTIVOS PLAN DE ACCIÓN

PÉRDIDA DE TIEMPO VISION RECURSOS COMPETENCIAS INCENTIVOS PLAN DE

ACCIÓN

Ni l E tid d (Di ió )

Plan de Mejora

Nivel Entidad (Dirección)Nivel Estratégico (Dueño de procesos)Nivel Operativo (Actividades en


(Actividades en Procesos)Nivel Tareas (Individuos)



QUÉ CÓMO QUIÉN

CUÁNDO DÓNDE CUANTO POR QUÉ

# P

NC

O

IndC

um

Re Fe

Fec PSu E R

Cos P R IPriorizado

Identificada

Acción

Objetivo

dicador de m

plimiento

esponsable

echa Inicio

cha finaliza

Puntos de upervisión

Evidencia

Recursos

sto Medida

Pérdida Prevenida

Requisito

nforme #


Implementación•Matriz de Planificación – Priorizada y Temporizada

TALLER 5


Plan de Mejora



Proceso posterior a la Cierre de No Conformidades

implementación. Se debe realizar seguimientos periódicos acorde a las acciones propuestas


propuestas.Una no conformidad no necesariamente se debe cerrar inmediatamente.

Cumplir con las fechas establecidas

Cierre de No Conformidadesp

para el cierre y posteriores seguimientos ayuda a que se adopten nuevas medidas en caso de ser necesario.Realizando un plan estratégico facilita el control y seguimiento del cierre de no conformidades.Invierta el tiempo que sean


necesario para cerrar no conformidades.Forme equipos de trabajo y adopte una metodología general de análisis.




MUCHAS GRACIAS¿Preguntas?¿Preguntas?

[email protected]


www.ipc.org.ecTel. (02) 292 3600 / 01

6. cierre de no conformidades

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