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MANUAL DE LA CALIDAD RESPONSABILIDAD DE LA

DIRECCION Sección: 5 Versión: 1 Fecha: 17/04/2008

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5.1 Responsabilidad de la Dirección La Dirección de la Corporación orienta todos los esfuerzos y recursos para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, enfocándose en el fortalecimiento de los procesos a través de la estructuración de proyectos de mejora, y la adopción de acciones correctivas y preventivas. De igual forma y con el propósito de comunicar a los servidores públicos de la Corporación la importancia de satisfacer los requisitos legales y del usuario, la Dirección desarrolla canales y espacios de comunicación, dejando evidencia en actas. Estos canales son los siguientes:

- Comité de Dirección y Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI. - Reuniones con las diferentes áreas, como herramienta de interlocución de

la Dirección con los funcionarios. - Reuniones periódicas con todo el personal para la divulgación oportuna de

la política y objetivos de la calidad definidos en este Manual, así como las directrices del sistema.

Así mismo, como se describe en el numeral 5.6, la Dirección realiza revisiones periódicas al Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de establecer su comportamiento y el cumplimiento de los requisitos del servicio prestado; producto de dichas revisiones se obtiene el documento “Informe de Revisión por la Dirección”. Como se identifica en cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, la Dirección dispone de los recursos necesarios para el desarrollo efectivo de los mismos, con indicación en el presupuesto de funcionamiento e inversión, especificando en este ultimo los rubros a afectar por cada proyecto. La Corporación ha desarrollado líneas de información a través de sus niveles jerárquicos con el fin de comunicar la importancia de satisfacer los requisitos del usuario. El Comité de Dirección y las reuniones en cada Gerencia constituyen herramientas fundamentales para cumplir con el compromiso de la divulgación de los requerimientos de los usuarios. La política y los objetivos de calidad se establecen en el presente Manual. Así mismo la Corporación a través de sus medios y disposiciones para la comunicación, divulga de manera oportuna y constante los cambios del Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo los objetivos del mismo. La Alta Dirección a través del “Informe de Revisión por la Dirección” realiza de manera periódica seguimiento al estado del Sistema de Gestión de la Calidad.

Víctor Agudelo Ríos Roberto Calderón C. Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI.




Mediante la descripción de los procesos se establecen los recursos necesarios, los cuales son suministrados a través del proceso de Gestión de la Infraestructura. 5.2 Enfoque al Usuario La Corporación define al usuario como todas aquellas personas naturales o jurídicas que hacen uso o aprovechamiento de los recursos naturales de su jurisdicción y requieren servicios ambientales en virtud de la competencia de la entidad, o que de algún modo se vean beneficiadas por sus proyectos de inversión. En consecuencia se identifican como usuarios a la comunidad en general, entes territoriales, Juntas de Acción Comunal, ONG’s, asociaciones y sectores económicos, localizados en el área de jurisdicción de la Corporación. La normatividad colombiana aplicable a los procesos del sistema de gestión de la calidad determina los requisitos de los usuarios de la Corporación. Todo el concepto de usuario se fundamenta en la naturaleza jurídica que le confiere la Ley 99 de 1993, la cual se evidencia en el mapa de procesos y en el documento “PE-OT-001, Especificaciones Requisitos para la Prestación de Servicios“, en donde se determinan las necesidades del usuario asÍ como el método para evaluar la percepción que cada uno de éstos tiene del servicio. 5.3 Política de Calidad La política de calidad se encuentra documentada en este Manual en su sección 3., y fue establecida de acuerdo con la Misión y Visión de la Corporación. En ella se establece el compromiso de la organización con respecto al mejoramiento de los servicios y la importancia del cumplimiento de los requisitos de los usuarios. Es coherente con el Plan de Acción Trienal - PAT y demás mecanismos de planificación sectorial. Así mismo la Política de la Calidad se comunica a todos los servidores públicos y particulares que ejercen funciones publicas dentro de la entidad, en reuniones generales de la Corporación. 5.4 Planificación La Dirección mediante el proceso de planeación estratégica determina los objetivos de la calidad y las consideraciones para el sistema de gestión de la calidad.





5.4.1 Objetivos de la calidad Los objetivos son establecidos de acuerdo con la política de la calidad y sus logros, se miden a través de indicadores. Dichos objetivos se encuentran insertos en las funciones y niveles adecuados de la Corporación y se describen en el documento “CM-OT-001 Otros tablero de control de indicadores”. 5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad Para lograr la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se requieren cambios en éste, la planificación e implementación de las modificaciones se hace bajo la vigilancia y control del Coordinador de Calidad, quien los evalúa y los presenta para la aprobación por parte del Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI, y al(os) Directivo(s) a quien(es) le(s) afecte según la naturaleza de la modificación. 5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN La Dirección en aras de garantizar la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad ha determinado una estructura especifica para el funcionamiento del sistema. De igual modo ha establecido los canales de comunicación requeridos para la divulgación y control del sistema. 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad La estructura organizacional creada para la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad,, liderada por el Director a través del Gerente de Calidad y MECI, el Coordinador de Calidad y los responsables de los procesos (Gerentes y funcionarios designados), tienen la responsabilidad de definir y aplicar mecanismos de control en los procesos y procedimientos para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia, la eficiencia y transparencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales. Es función del Director propiciar los espacios y asignar los recursos necesarios que posibiliten la adecuada implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Corporación. La estructura del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación, se describe a continuación, con sus respectivos niveles de responsabilidad y autoridad:





5.5.1.1 Director: En el marco de la función que le asigna la Ley 99 de 1993 (Art. 29) de “Dirigir, coordinar y controlar las actividades de la entidad...” a continuación se presentan las responsabilidades del Director General respecto al Sistema de Gestión de la Calidad. Funciones relativas a la Calidad :

• Establecer y modificar la política y los objetivos de la calidad orientados al cumplimiento de la estrategia de la entidad formulada en el Plan de Acción Trienal y las directrices gubernamentales.

• Definir y proporcionar los recursos humanos, de infraestructura y económicos requeridos para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Evaluar periódicamente el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad, en conjunto con el Gerente de Calidad y MECI y el Coordinador de Calidad.

• Participar en el Comité de la Calidad, Mejoramiento y MECI directamente o a través de su representante.

• Realizar la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad y validar su Plan de Mejoramiento.

• Las demás que se asignen en el proceso de Planeación Estratégica. • Adoptar mediante resolución el manual de funciones respecto al Sistema de

Gestión de la Calidad. 5.5.1.2 Gerente de Calidad y MECI para el Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Control Interno El Gerente de Calidad y MECI es un servidor del nivel directivo y fue designado mediante acto administrativo expedido por el Director. Las funciones relativas a la calidad se encuentran relacionadas en la Resolución 00128 de 2007. 5.5.1.3 Coordinador de Calidad El Coordinador de Calidad es un servidor del nivel profesional, el cual se encuentra designado mediante acto administrativo expedido por el Director. Las funciones relativas a la calidad se encuentran relacionadas en la Resolución 00128 de 2007. 5.5.1.4 Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI





El Comité es de carácter técnico y realiza un seguimiento detallado al funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, asegurando el cumplimiento de los requisitos de de calidad propuestos por la Corporación, la norma NCGP 1000:2004 e ISO 9001:2000 y la legislación vigente. El Director de la Corporación preside el comité y en su conformación ha asegurado la representación de los líderes de los diferentes procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Las funciones relativas a la calidad se encuentran relacionadas en la Resolución 00128 de 2007 5.5.1.5 Responsables del Sistema de Gestión de Calidad en los Procesos Los Gerentes y servidores designados lideran la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad en cada uno de los procesos. Funciones relativas a la calidad:

• Coordinar con los servidores ejecutores en cada proceso, las actividades necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Revisar periódicamente el cumplimiento de las disposiciones establecidas en cada uno de los procedimientos y demás documentos del SGC.

• Informar al Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI sobre el estado de implementación, mantenimiento y mejora de los procesos a su cargo.

• Proponer cuando sea pertinente acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento para el Sistema de Gestión de la Calidad.

• Participar en la ejecución de la estrategia de divulgación, sensibilización y comunicación del proyecto según se lo indique la planeación de actividades.

• Las demás que le hayan sido establecidas en las descripciones de procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad..

• Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.





5.5.1.6 Ejecutores del Proceso Los servidores ejecutores realizan cada una de las actividades de los procesos a su cargo, tal como se describen de manera detallada en cada uno de los procedimientos e instructivos documentados. Responsabilidades:

• Desarrollar las actividades contempladas en cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, acorde con las disposiciones establecidas y la normatividad vigente.

• Proponer acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento para el Sistema de Gestión de la Calidad.

• Proponer los cambios necesarios para mantener la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

5.6 REVISION POR LA DIRECCION 5.6.1 Generalidades El Comité de Calidad y Mejoramiento realiza trimestralmente, en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, la revisión del documento denominado “Informe de revisión por la Dirección” de acuerdo con lo establecido en la caracterización de proceso, contenido en el Anexo 1. Se considera como Quórum para la Revisión de dicho documento la mitad más uno de los integrantes del Comité de la Calidad y Mejoramiento. 5.6.2 Información para la Revisión El documento “informe de revisión por la Dirección” incluye la siguiente información:

a. Resultados de auditorias (Evaluación Independiente): hallazgos por procesos, no conformidades por procesos, observaciones y puntos positivos.

b. Retroalimentación del usuario: quejas y felicitaciones en cuanto a la gestión de la Corporación.





c. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio: Indicadores establecidos en cada uno de los procesos.

d. Estado de acciones correctivas y preventivas: Abiertas, cerradas, porcentaje de cumplimiento, etc.

e. Acciones de seguimiento de revisiones por la Dirección previas: información sobre las revisiones anteriores.

f. Cambios realizados durante el periodo a revisar. g. Recomendaciones sugeridas por el Representante de la Dirección. h. Seguimiento y actualización de riesgos

5.6.3 Resultados de la revisión El Comité de la Calidad, Mejoramiento y MECI registra los resultados de la revisión en un acta que incluya las decisiones y acciones, así como los responsables de realizarlas, en cuanto a:

a. la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos b. la mejora del servicio en relación con los requisitos de calidad y c. las necesidades de recursos.


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