5.0 comunicación efectiva,mayo,07,2014

5.0 Comunicación Efectiva

Dr. Luis Mejía Macario

INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE MISANTLA

5.1.1 Concepto de La Imagen Directiva

Es la manera por la cual la empresa trasmite quién es, qué

es, qué hace y cómo lo hace.

ELEMENTOS DE LA IMAGEN DIRECTIVA O CORPORATIVA

• El nombre de la empresa: Del nombre depende la primera impresión que los clientes se llevan de una empresa. Por ello, la importancia de escogerlo correctamente. Se recomienda que el nombre tenga relación con la esencia de su negocio, pero también que sea breve, fácil de recordar y lo suficientemente creativo como para distinguirse de la competencia.

• El logo: puede ser logotipo (compuesto de palabras)

ELEMENTOS

isotipo (de imágenes)

y el isologotipo (combina tipografía e imagen).

El logotipo debe ser comprensible por el público y atractivo para los clientes potenciales. Por ello, en el momento del diseño, deberá considerar tanto a su clientela como a la competencia y el mensaje o idea que desea transmitir.

• El eslogan: Para que tenga efecto, es necesario que sea una promesa sobre los beneficios del producto o servicio que su empresa ofrece y que los diferencia de la competencia. Debe una impresión de prestigio y credibilidad a su negocio. Es de gran efectividad que sea original.

• El sitio web: Es fundamental contar con un dominio propio, que puede ser el nombre de su empresa o bien alguna palabra relacionada al negocio. El diseño debe ser amigable y fácil de manejar para el cliente quien debe poder informarse fácilmente sobre la empresa, sus productos y cómo poder adquirirlos .

• Brochure: No solo se trata de los folletos y manuales del negocio, sino de las tarjetas de presentación, sobres y etiquetas, carpetas, facturas y hasta la vestimenta de los vendedores.

ELEMENTOS QUE AFECTAN LA IMAGEN DIRECTIVA

“La imagen es una realidad. Es el resultado de nuestras acciones. Si la imagen es falsa y

nuestra actuación buena, es culpa nuestra por haber sido malos comunicadores. Si la imagen

es real y refleja nuestra mala actuación, la culpa es nuestra por haber sido malos

gerentes...”. David Berstein.

UN MAL SERVICIO AL CLIENTE

• Una atención de mala calidad, se refleja en clientes insatisfechos, y los clientes son sinónimo de nuestra imagen. Por ello, preocúpese de que sus vendedores estén tratando con sus clientes correctamente.

"La misión de la empresa es darle al cliente lo que éste todavía no sabe que necesita y que

tú solo puedes darle". José Castro.

NO CUMPLIR CON CIERTAS NORMAS DE PROTOCOLO

• En el mundo de los negocios, existen ciertas normas protocolarias que permiten distinguir cuando una empresa es profesional o no.

- Vestir adecuadamente en las reuniones de trabajo.- Utilizar un lenguaje apropiado.- Contestar los llamados o correos electrónicos correctamente, - La puntualidad, - El orden, - La eficiencia, etc., Si fallamos en estos aspectos estaremos dando una mala imagen

a la empresa frente a la competencia.“La empresa es la responsable de la imagen que el público elabora

acerca de ella.” Daniel Scheinsohn.

NO CONTAR CON UNA ATRACTIVA PRESENTACIÓN DE SU EMPRESA Y DE SUS PRODUCTOS.

• Contar con catálogos tanto físicos como virtuales, presentaciones multimedia, sitios webs, tarjetas de presentación y o cualquier apoyo visual de su empresa mal hechos o poco entendidos son factores que afectan el profesionalismo y seriedad a su negocio.

“Los comunicadores más eficientes se orientan hacia las personas y no hacia las palabras.”

Daniel Scheinsohn

MALAS RELACIONES EMPRESARIALES

• Tanto con sus clientes como con sus proveedores, empresas asociadas y hasta su competencia, son factores que inciden en una buena imagen empresarial. Una empresa que hable mal de otros negocios, o que no responda las llamadas de sus clientes, o bien que rompa relaciones constantemente con sus proveedores sin duda que no generará confianza alguna en el mercado.

NO PREOCUPARSE DEL DISEÑO

No preocuparse por un buen diseño puede generar una mala imagen en la mente del cliente. Un diseño aburrido del envase de su producto o un mal servicio de entrega puede marcar la diferencia. Piense en qué aspectos pueden llamar la atención de su cliente: La presentación, el tamaño, etc. En cuanto al diseño interno del local, preocúpese de aspectos como la visibilidad, la iluminación, la amplitud y el correcto uso de colores y del ambiente.

NO PODER ASEGURAR LA CALIDAD DE LO QUE OFRECE

• No poder comprobar que su producto o servicio es el mejor del mercado puede afectar su imagen empresarial.

NO SER UNA EMPRESA TRANSPARENTE.

• Una empresa tiene una mala imagen cuando no actúa bajo la verdad. Esto quiere decir, por ejemplo, que si sus productos no son del todo seguros o bien carecen de ciertas características, es mejor siempre ir con la verdad a ocultarla. Ser siempre transparente y reconocer los errores en el momento y lugar adecuados hablarán de una empresa lo suficientemente profesional como para seguir creyendo en ella.

Fin de exposición 31 de Marzo, 2014

5.1.2 Protocolo Directivo

Es un conjunto de normas, recomendaciones, metodologías y prácticas de cortesía, que contribuirán definitivamente al desarrollo armónico de las relaciones humanas dentro y fuera de la misma y servirán, para reforzar el estilo propio, el cuidado de los detalles y la personalidad única de la organización.

Importancia del protocolo

La utilización del protocolo en la empresa es importante para el sano crecimiento de la misma.

Identidad Corporativa

• Se consigue con el establecimiento de una marca, unos colores corporativos, una uniformidad, etc., marcando además un estilo propio de actuar por parte de la organización, una manera de organizar los actos, que esté en consonancia con todas las demás actividades empresariales en el campo de la mercadotecnia, la comunicación y de las relaciones externas.

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Sé diferente y llegarás al éxito

• Las empresas que consiguen diferenciarse de su competencia tienen más fácil el camino hacia el éxito. Unas lo consiguen por el servicio que prestan, otras por la marca y algunas por su logotipo o colores corporativos, pero la verdadera diferencia debe verse representada en todos y cada uno de los aspectos de la comunicación, desde el mensaje del contestador automático, hasta las declaraciones del Director o Directora General en la empresa.

• El crear un conjunto de normas, recomendaciones, metodologías y prácticas de cortesía, contribuirán definitivamente al desarrollo armónico de las relaciones humanas dentro y fuera de la misma y servirán para reforzar un estilo propio, cuidando de los detalles y la personalidad única de la organización.

5.2 Conducción de Presentaciones Orales y Escritas

Luis Mejía Macario


La conducción de presentaciones orales y escritas se clasifican de la siguiente manera:

1. Pasos para preparar una presentación oral.

2. Técnicas para iniciar una presentación oral.

3. Estrategias útiles para iniciar una presentación.

4. Técnicas para terminar una presentación.

5. Indicaciones generales para una presentación.

6. Presentación escrita.

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La clave para desarrollar una presentación altamente profesional es preparando un plan, un contenido y practicando… practicando… y practicando.

Pasos para preparar una Presentación Oral.

1. Clarifique y determine los objetivos generales y específicos: Al principio, es importante formular los objetivos generales y específicos que pretendemos desarrollar en nuestra presentación oral. Estos objetivos son usados para el desarrollo de la introducción, del cuerpo principal y conclusión del mensaje.

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2. Analice la Audiencia: Al preparar la presentación, es importante considerar la composición de la audiencia. Esto significa preguntarse:

1. ¿Qué es lo que sabemos con respecto al público receptor de nuestro mensaje?

2. ¿Cual es su nivel de conocimiento sobre el tema específico a tratar?3. ¿Cual es la actitud inicial del público con respecto al tema? 4. ¿Qué debería considerar para fortalecer mi mensaje?

Use esta información para adaptar su presentación a la concurrencia. Debe estar especialmente consciente de que las audiencias están generalmente compuestas de personas que poseen distintos niveles de conocimiento, actitudes y valores.

3. Seleccione sus materiales: Considerando que lo que usted presentará oralmente puede variar de alguna manera con el contenido escrito, debe tener claro qué información incluirá/excluirá en su presentación.

Es útil considerar el tiempo que requerirá para desarrollar cada una de las áreas importantes. .

Organice sus materiales: Con respecto a la organización del material, es necesario determinar en primer lugar, el orden lógico en que irá el presentando el material seleccionado. también es importante preparar:

a) Los puntos claves que se incluirán en la presentación. b) Una conclusión que enfatiza los puntos importantes presentados.

Es también importante prestar atención al uso apropiado de la transición de una idea a otra.

Técnicas para comenzar una presentación oral:

1. Asegurar la atención y buena disposición de sus oyentes.

2. Hacerlos sentir cómodos.

3. Determinar claramente el objetivo de su conferencia.

Algunas estrategias útiles para iniciar una presentación:

1.Referencia a materias o situaciones anteriores: Para preparar el ambiente de la presentación proporcionando información previa .

Ejemplo: “Yo estoy contento de estar aquí hoy día para comunicarles las innovaciones más recientes en nuestros productos”.

2. Formular preguntas: Para hacer que la audiencia reflexione acerca del tema o de la discusión.

Ejemplo: “¿Cuántos de ustedes recuerdan lo que sucedía el invierno pasado al tener que esperar en largas filas para comprar un poco de gas?”

3. Usar citas textuales: Para atraer la imaginación y la inteligencia del auditorio. Ejemplo: “Los años 60s fueron los mejores de los tiempos.“

4. Usar un ejemplo: Para motivar el interés en el tema.

5.- Establecer un punto de partida, como un hecho u opinión: Para despertar el interés de la audiencia.

6.- Usar una referencia personal o de bienvenida: Para atraer a la audiencia mientras se establecen relaciones positivas con ella.


Técnicas para terminar una presentación.

1. Ayudar a que los oyentes se centren en el tema principal de su charla.2. Resumir los puntos claves que se discutieron.3. Preparar a la audiencia para comunicar el fin de la presentación.

Indicaciones generales para una presentación

4. Los gestos.

2. Lenguaje corporal.

3. Contacto visual.

4. Ambiente físico.

Presentación Escrita.

Todo discurso puede dividirse en tres partes:1. La apertura. 2. El cuerpo.3. La conclusión.

1. LA APERTURA: Persigue captar la atención del oyente. Dejar una buena sensación. Ha de tener una estructura lógica y un orden secuencial. 2. EL CUERPO: Desarrollo de la sesión. Personalizar el mensaje. Despertar el

interés. Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas.

3. CONCLUSIÓN: Resumir el contenido. Proponer o resolver. Agradecimiento.

5.3 ELEMENTOS ESENCIALES DE LAS PRESENTACIONES EFECTIVAS



DURANTE LA PLANEACION ,SE DEBEN CONSIDERAR Y AÑADIR LOS SIGUIENTES ELEMENTOS A

UNA PRESENTACION.

5.3 ELEMENTOS ESENCIALES DE LAS PRESENTACIONES EFECTIVAS

1. DIAPOSITIVAS DE TITULO

2. INFORMACION DEL PRESENTADOR

3. LOGOTIPOS PERSONALIZADOS

4. INFORMACION DE COPYRIGHT

(Derechos de autor)

5. DIAPOSITIVAS DE INICIO A FIN

6. DIAPOSITIVAS DIVISORAS DE

SECCION

7. SONIDOS

8. PRUEBAS

9. ARCHIVOS ADJUNTOS

¿COMO SE APLICAN?

Se escoge un tipo de letra fuente que sea sencillo simple de leer no se usa letra muy complicada o confusa. El color de texto ,de

fondo de las diapositivas para que sea fácil de leer . Así mismo se debe de usar un tamaño adecuado de texto para que se pueda leer a

cierta distancia. También en lugar de oraciones o textos extensos puedes hacer las

viñetas cortas o palabras claves

NOTA: NO debes sobrecargar tu información RECUERDA QUE ES PREFERIBLE USAR

PALABRAS CLAVES .

ELEMENTOS CLAVES

1.-CAPTURAR LA ATENCION DE TUS RECEPTORES Y HACER PREGUNTAS

2.- PRESENTACION ENFOCADA DE TUS PROSPECTOS YA LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

3.- SER BREVE PERO SIEMPRE ENFOCARSE EN LO QUE DESEAS LOGRAR.

4.- RECALCAR LOS BENEFICIOS DEL PROYECTO

5.4 Conducción de la Entrevista.


Instituto Tecnológico Superior de Misantla Habilidades Directivas II

Selección de Personal.Una vez que se tiene una cantidad suficiente de solicitantes obtenido mediante el reclutamiento, se da inicio al proceso de selección.

El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia en el momento que una persona solicita un empleo y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes.


Instituto Tecnológico Superior de Misantla Administración Gerencial

Selección de Personal.El proceso de selección consta de pasos específicos que se siguen para decidir cuál solicitante cubrirá el puesto vacante. La función del administrador de recursos humanos consiste en ayudar a la organización a identificar el candidato que mejor se adecue a las necesidades generales de la organización.


Selección de Personal.

Selección Interna:En la mayor parte de los casos, los gerentes tienden a esperar que se produzca una vacante para proceder a llenar una solicitud de personal nuevo. Es probable que la política interna de la compañía determine que el puesto se debe ofrecer al personal interno por un mínimo de dos semanas antes de ofrecerlo al mercado externo.

Selección Externa.El proceso externo de reclutamiento y selección puede añadir semanas al objetivo de llenar una vacante.


Selección de Personal.El personal de recursos humanos debe de analizar las solicitudes de empleo y hacer una primera selección de candidatos que cumplan con el perfil deseado. Esto tiene gran interés, ya que sólo así se podrá tomar una decisión objetiva.

a) Datos personales:El deber ético de mantener confidencial la información disponible.El reclutador debe mantener la atención en las características que realmente son operativas para el puesto.

b) Preparación académica:La educación recibida constituye un indicador decisivo para la evaluación de los candidatos.


Reclutamiento y Selección de Personal.Formas de solicitud de empleoc) Antecedentes Laborales:Los empleos anteriores permiten saber si el solicitante es una persona estable.

d) Pertenencia a instituciones, distinciones, pasatiempos:Especialmente cuando se recluta para llenar vacantes de nivel ejecutivo, las compañías suelen tener muy presente el hecho de que sus empleados constituyen la imagen de la organización. Los pasatiempos revelan las facetas importantes de la personalidad.¿Qué imagen da en la sociedad?¿Pertenece a un club social?¿Cuál es su comportamiento? ¿Qué deporte practica? ¿Con quiénes?


Reclutamiento y Selección de Personal.Formas de solicitud de empleo.

e) Referencias:Las referencias revelan aspectos importantes del candidato. ¿Quién te conoce? ¿Quién te recomienda?

f) Autenticidad:Es común solicitar al candidato que firme la solicitud de su puño y letra. Bajo la rúbrica aparece una leyenda que advierte al solicitante que cualquier inexactitud, ocultamiento deliberado hará nulo su contrato de trabajo.


Toda la información es muy importante


2.1.2 Selección de Personal.Aspectos clave en la selección del personal:1. Evaluar cada vacante antes de llamar para una entrevista.2. Busca nuevos candidatos antes de considerar uno interno.3. Imagine el candidato ideal para un puesto vacante.4. Verificar la descripción del puesto con su equipo cuando se ha creado una

vacante.5. Use la oportunidad de la vacante para cuestionar/justificar su existencia.6. Verificar si los requisitos que se requieren para el trabajo han cambiado.7. Considere contratar a tiempo parcial y flexible en vez de tiempo completo.8. Verifique los salarios para puestos similares en otras empresas.9. No pierda su tiempo entrevistando personas no aptas para el puesto. 10. Si conoce buenos candidatos dentro o fuera de la empresa invítelos a

aplicar para la vacante. Ejemplo.


2.1.2 Selección de Personal.Aspectos clave en la selección del personal:11. Si se va a publicar la vacante asegúrese de que cubre la información

importante. 12. Sea muy objetivo al considerar entrevistar a un pariente de un amigo,

conocido o colega. Cuidado!13. Inicie un registro de las personas que han aplicado para entrevista, sobre

todo las que potencialmente podrían ser consideradas en un futuro. 14. Use requerimientos mínimos (importantes) para hacer una primera

selección.15. Use correos electrónicos para responder a todos los candidatos.16. Hágalos escribir una pequeña composición en su CV para analizar su

escritura y lógica mental.17. Señale los puntos de interés en el CV para discutir en la entrevista.


2.1.2 Selección de Personal.Aspectos clave en la selección del personal:18. Pregúntese si el formato y el estilo de su CV crean en usted una impresión

positiva.19. Considere segundas opiniones de colegas cuando esté considerando a dos

candidatos potenciales finales. 20. Actúe con mucho tacto al rechazar a un candidato. Merece una amable

respuesta. 21. Desarrolle un formato de: “Criterios

para el Puesto” VS “Experiencias y Habilidades” Valor (1-5)22. Puede hacer entrevistas informales antes de hacer una entrevista formal

con los candidatos con más potencial. 23. Si un buen candidato se pone nervioso le puede ofrecer agua o un refresco.24. Evite que lo interrumpan cuando hace una entrevista.


2.1.2 Selección de Personal.Aspectos clave en la selección del personal:25. Usted debe de estar al 100% y descansado al hacer una entrevista. 26. Le puede indicar cortésmente al candidato en donde se puede sentar.27. Estructure la entrevista para que pueda cumplir con su estrategia.28. Si es muy importante identificar a una persona que debe de trabajar en

equipo puede desarrollar un ejercicio en grupos (5-6) para identificar a los líderes.

29. Hacer preguntas abiertas que requieran respuestas más de un si o no.¿Por qué desea de cambiar de trabajo?¿Cómo es su relación con sus colegas? ¿Le gusta trabajar solo?¿Cuál ha sido su mejor proyecto? ¿Su más grande fracaso?¿Tiene experiencia en técnicas de solución de problemas?¿Cuál es su objetivo a mediano y largo plazo?¿Como los va a lograr?¿Es líder? ¿Qué ha hecho como líder? ¿Lo ven sus colegas como líder?


2.1.2 Selección de Personal.Aspectos clave en la selección del personal:30. Resuma lo que el candidato está diciendo y muestre al mismo tiempo que lo

está escuchando con interés.31. No pierda de vista el lenguaje corporal y la vista del candidato. Hacer notas

de sus observaciones. 32. Si el candidato ha llegado temprano a la entrevista, le puede hacer saber

que está enterado y a la hora que lo va a atender. Le puede ofrecer agua o un refresco. Es su obligación mantener relajado al candidato.

33. Vista de tal manera que no sea un elemento de distracción para el candidato.

34. Use el CV del candidato para hacer preguntas objetivas y concretas. 35. Evite hacer preguntas personales que sean irrelevantes al puesto.36. Respete al candidato cuando acepta que no puede responder a una

pregunta.


2.1.2 Selección de Personal.Aspectos clave en la selección del personal:37. Prepare preguntas relacionadas a verificar las habilidades del candidato:

Organización, análisis, toma de decisiones, social y comunicación.

38. Mencione al candidato sobre cuántos otros candidatos han aplicado para la vacante.

39. Tome nota de que tan pulcro en su vestir ha ido el candidato a la entrevista.40. Al final de la entrevista, mantenga la dignidad y la autoestima del candidato

y de las gracias por la oportunidad de entrevistarlo. 41. Si ningún candidato cumple con los requerimientos, NO tiene que decidir

por el menos peor!42. Para segundas entrevistas formales pregunte al candidato si aun está

interesado en la vacante. 43. Le puede ofrecer el pago de viáticos para una segunda entrevista cuando así

se requiera.


2.1.2 Selección de Personal.Aspectos clave en la selección del personal:44. Si en la segunda entrevista formal van a entrevistar 2 ó 3 personas, decidir

quién va a hacer cuál pregunta. 45. Asegúrese de que el candidato comprende las funciones y obligaciones del

puesto a desempeñar46. Pregunte al candidato sobre la hora más apropiada de contactar sus

referencias personales. 47. Prepare las preguntas a las referencias basado en la información del CV y las

entrevistas con el candidato. 48. Llegar a un acuerdo sobre el salario. Que sea justo, competitivo, y conforme

con ambas partes. 49. Entregar por escrito la confirmación y oferta del trabajo. 50. De al candidato una fecha límite para contestar su ofrecimiento de trabajo.


2.1.2 Selección de Personal.Las 45 preguntas más importantesPrepara una respuesta breve para las siguientes preguntas:Hábleme de usted.¿Cuáles son sus fortalezas?¿Cuáles son sus debilidades?¿Dónde se ve a usted mismo en 5 años?¿Qué experiencia ha tenido que le prepara para este puesto?¿Por qué está buscando un empleo nuevo?¿Qué le motiva?¿Por qué deberíamos contratarle?¿Se considera a sí mismo como una persona que resuelve problemas creativamente? Deme un ejemplo.


2.1.2 Selección de Personal.Las 45 preguntas más importantes¿Por qué dejó su último cargo?Su currículo indica que se ha movido mucho, ¿cómo sé yo que va a quedarse en esta empresa?¿Qué piensa de su último jefe?Describa su puesto ideal.¿Qué le gusta/le gustó de su actual/último trabajo?¿Qué no le gusta/no le gustó de su actual/último trabajo?¿Cuáles son sus mejores logros?¿Cómo se comporta bajo presión?Describa su jefe ideal.¿Qué tiene usted para ofrecerle a esta organización que otros candidatos quizás no tengan?¿Qué nivel de salario está buscando?


2.1.2 Selección de Personal.Las 45 preguntas más importantes.

¿Cuál fue su último salario?¿Qué ha ganado y aprendido en su trabajo actual o anterior?¿Cuáles son sus responsabilidades y tareas actuales?¿Trabaja bien con otras personas? Deme un ejemplo.¿Se considera una persona organizada?¿Qué cualidades o características admira en otros?¿Cuáles son sus intereses?¿Cómo maneja el rechazo?Hábleme de su mejor logro.¿Cuál ha sido su experiencia educativa más importante?



¿Cómo se desempeñaría en un puesto de alta presión?¿Cómo se siente al realizar trabajo rutinario?¿Qué pasos está tomando para mejorar?¿Dígame una meta personal que quiere lograr?¿Cual piensa que sería el aspecto más difícil de este trabajo?¿Qué habilidades/talentos especiales posee?¿Cuáles son sus metas para la vida?En su último trabajo, ¿qué tipo de decisiones tuvo que tomar?¿Cuál es la decisión más difícil que ha tomado?¿Qué hace cuando hay una decisión que tomar pero no existe un proceso definido para tomarla?



¿Con qué tipo de persona trabaja mejor?¿Qué cualidades personales piensa usted que son necesarias para tener éxito en el trabajo?¿Con qué precisión evaluaron su trabajo en su último cargo?¿En qué áreas cree que necesita mejorar?¿Tiene alguna pregunta?

De esta lista, quizás la más importante sea la última pregunta: “¿Tiene alguna pregunta?”

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5.5 ¿Cómo programar una junta efectiva?


5.5 ¿Cómo programar una junta efectiva?

Existen múltiples beneficios al llevar a cabo juntas efectivas tales como mantener al equipo en el camino

adecuado y reducir tiempos y esfuerzos. Está comprobado que al llevar a cabo

juntas efectivas se incrementa la probabilidad de éxito de los proyectos.

¿Cómo se elabora?

• A) Elabore una agenda.Se deberá elaborar una agenda para cada junta. La agenda debe incluir los temas a discutir, el tiempo que se destinará a cada tema y la persona responsable de cada tema.• B) Seleccione a un moderador.El moderador será responsable de mantener la junta enfocada en los temas propuestos y que se avance en el desarrollo de los mismos. El líder del grupo puede ser el moderador o bien los miembros del equipo rotarán esta responsabilidad entre los miembros en cada sesión.

• C) Establezca un compromiso para la participación y la comunicación.

El moderador deberá de tratar de motivar a los participantes a participar y facilitar la comunicación resumiendo y/o sintetizando las ideas y presentando conclusiones, regulando las participaciones de todos en orden e interviniendo si la discusión se sale de tema.• D) Tómese el tiempo para hacer notas.Se deberán tomar notas de los temas principales y los puntos clave que serán discutidos en la junta.

• E) Evalúe la junta.Siempre haga una revisión con los participantes para evaluar la junta, para considerar factores que puedan mejorar en las próximas reuniones de trabajo.• F) Elabore un reporte de la juntaElabore un reporte. Al terminar la junta distribuya el formato debidamente llenado a los participantes. De ser posible distribuya el reporte antes de que termine el día en que se llevó a cabo la junta.

Recomendaciones:• Explique el propósito de la reunión. De ser

necesario determine las normas del desarrollo de la reunión y posibles responsables.

• Asistencia. Motive a los integrantes para que todos lleguen a tiempo. Esto evitará interrupciones.

• Presente de cada punto del orden del día, asignando tiempos para ellos.

• Inicio. Invite a expresar opiniones. De la oportunidad de hablar a todas las personas.

• Controlar la discusión. Si piensa que se está desviando de su objetivo y se está perdiendo tiempo, hay que interrumpir. Mantenga siempre la cohesión del grupo. Si hay muchas opiniones y se empieza a complicar, hay que hacer un resumen para aclarar lo que se ha entendido.

• Respetar las normas de tiempo.• Después de discutir, lo siguiente es hacer un

resumen de las decisiones que se tomaron y sus conclusiones.

• Trabajo con agenda en mano, no se permiten las agendas ocultas.

• Separe y resuelva en otra reunión con los casos difíciles.

• Fin de la reunión. Resumen de todo lo que se hizo. Asigna las responsabilidades correspondientes y fija una fecha límite para su cumplimiento. Plan de Acción.

• Fije el objetivo y fecha de la siguiente reunión.

Quien dirige la reunión debe evitar:

• Cambiar los comentarios de un participante.• Decir a un participante que está mal.• Decir a los demás lo que deben hacer.• Hacer preguntas dirigidas, diga: «Qué sucedería si...» o «Cuál fue su experiencia...?, en vez de: «No cree Ud. que...?»• Hablar rápido y enredado.

Quien dirige la reunión debe evitar:

• No se puede discutir, mucho menos ridiculizar a nadie.• Tomar partido.• Tratar de ser chistoso.• Presentarse como el experto o la autoridad.• Dejar que alguien monopolice la discusión, incluyéndote.

• Si la reunión se convoca para obtener las ideas de todos, es muy importante que todos participen de una u otra manera.

• Pida regularmente los comentarios de aquellos que no han expresado sus ideas. Pida a los extrovertidos que esperen un momento para plantear sus ideas y pídale a alguien más que dé su opinión.

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5.5.3 ¿Cómo conducir una junta?


Es importante conocer los elementos de una junta exitosa, los recursos clave para la facilitación de la misma y conocer el proceso

de evaluación y toma de decisiones se convierte en aspectos sumamente importantes para poder lograr la efectividad de toda

junta. Es por ello, que antes de convocar a una reunión de trabajo, primeramente nos preguntemos:

¿Qué tipo de reunión es la que vamos a tener que llevar a cabo?

¿Es una reunión periódica o de seguimiento?

¿O tal vez una junta estratégica?

Una vez resuelto este cuestionamiento, entonces los siguientes puntos a evaluar deben ser:

• 1. ¿Quién debe participar en la reunión?• 2. ¿Cuáles deben ser los temas a tratar?• 3. ¿Cual debe ser la duración de cada tema, y de la reunión en general?• 4. Día, lugar y hora de la reunión.• 5. ¿Cómo se va a manejar y controlar la minuta de acuerdos y la manera de dar seguimientos a los mismos?• 6. ¿Cómo se va a hacer la asignación de roles y responsabilidades de la reunión?

La asignación de roles y responsabilidades es un elemento clave para el éxito de la reunión, normalmente los roles que

se deben asignar son:

• Coordinador de la reunión (la persona responsable de la reunión).

• Facilitador (es quien modera la reunión y asigna la palabra a los participantes).

• Secretario (el responsable de documentar la reunión en la minuta correspondiente).

• Cronometrista (quien mide el tiempo que se lleva invertido en cada tema de la reunión).

• Participantes (los asistentes a la reunión).• El que cuestiona!

Una vez que se ha preparado dicha junta, el supervisor convocará a las personas indicadas y pasará a la fase de realización, esta fase consta de:

• Bienvenida.• Exposición del objetivo de la junta, duración y

reglas del juego.• Si es necesario, se nombra un secretario de

actas o alguien que registre los acuerdos más importantes.

• Se le pide a algún miembro que cronometre el tiempo de las intervenciones.

Las habilidades que debemos tener para conducir la junta son:• Escuchar activamente.• Motivar, permitir y hacer que participen todos. • Explicar la información de manera clara y concisa.• Delegar actividades y responsabilidades • COMPROMETERSE DE MANERA RESPONSABLE. • En la fase de EJECUCIÓN, motivar a los miembros del

equipo para que las actividades se realicen hasta obtener los resultados.

• La fase de SEGUIMIENTO, solicitar información de manera profesional para verificar si se cumplieron todos los acuerdos de la junta anterior.

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