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Sistema de Información de Autoevaluación
Dirección de Formación ProfesionalGrupo Estratégico de Aseguramiento de la Calidad
Sistema de Información
Herramienta informática que apoya la gestión del proceso de autoevaluación de los programas de
formación del SENA
Almacenamiento Procesamiento Reporte
De autoevaluación de los programas y de las acciones que se generen de los planes de mejoramiento y sostenimiento
Registrar, modificar y consultar información relacionada con lasdiferentes fases del proceso de autoevaluación.
Sistematizar y centralizar información articulando datos desdeSofia+ y permitiendo hacer seguimiento en tiempo real algrado de avance.
Generar informes finales de acuerdo con parámetros exigidos porel Consejo Nacional de Acreditación –CNA-
2. Propósitos del Sistema de Información
Gestiona la información del Modelo de Autoevaluación de Programas SENA, especificando factores,características y tipos de aspectos (documentales, estadísticos y de opinión).
Diferencia la información por Programa de formación, Centro y Regional.
Reconoce información en formatos pdf, doc, xls o ppt para los aspectos documentales.
Recibe información migrada del aplicativo Sofía Plus para el cálculo de algunos aspectosestadísticos.
Grafica los resultados de los instrumentos de opinión para cada aspecto correspondiente.
Genera reportes de plan de mejoramiento y cuenta con diferentes roles operativos que tienenpermisos acorde con la responsabilidad dentro del proceso de autoevaluación.
Cuenta con un sistema de video tutoriales por formato, en un esquema e-learning.
3. Alcances del Sistema de Información
http://autoevaluacion.sena.edu.co
4. Sistema de Información
usuario contraseña
4. Sistema de Información
Para iniciar, siempre se debe seleccionar el programa de formación con el cual se va a trabajar.
http://autoevaluacion.sena.edu.co
4. Sistema de Información
M1 M2 M3 M4 M5
4.1. Módulo Recolección
El módulo Recolección corresponde a la fase 3 del proceso de autoevaluación. Este módulo agrupaformatos relacionados con la información general y específica del programa en proceso de autoevaluación.Son 5 formatos que permiten recolectar información documental y estadística: Programa, Aprendices,Instructores, Egresados y Documentales
4.1. Módulo Recolección
El módulo Recolección siempre muestra los aspectos del modelo asociados a cada formato.
4.1. Módulo Recolección
El módulo Recolección permite subir archivos y links que responden a aspectos documentales asociados
El módulo Aspectos es un módulo de consulta y visualización de la información queresponde a cada uno de los aspectos del modelo de autoevaluación. Siempre se debeseleccionar Regional – Centro y Nivel. También se debe marcar el Programa a visualizar.
Igualmente se debe seleccionar Factor – Característica y Aspecto (según la Matriz v8)
4.2. Módulo Aspectos
Para visualización de aspectos de opinión se abren pestañas según la cantidad depreguntas o actores asociados. Igualmente se cuantifica la población de personasencuestadas. También grafica en barras los resultados de los instrumentos de opinión.
4.2. Módulo Aspectos
En el módulo, los documentos, se visualizarán con el nombre del documento asociadojunto al link o el archivo subido al aplicativo (como Ver Archivo)
4.2. Módulo Aspectos
En los aspectos estadísticos, el SIA realiza una gráfica con la información consignada ocon la información obtenida desde Sofia+. En algunos casos se pueden descargar tablascon los respectivos datos para mayor información.
4.2. Módulo Aspectos
4.3. Módulo Evaluación y Ponderación
Para la calificación de los aspectos, se ingresa directamente en la pestaña calificaraspectos. Al finalizar la valoración, el módulo muestra un resumen de lacalificación del programa que puede descargarse en pdf o Excel.
4.3. Módulo Evaluación y Ponderación
Para calificar los aspectos, se selecciona el factor y se despliega la característica a valorar. Elmódulo permite consultar la información de cada uno de los aspectos a calificar. Siemprese debe guardar la calificación que se haya realizado.
El módulo Evaluación y Ponderación corresponde a la fase 4 del proceso deautoevaluación, en esté módulo se realiza la valoración cuantitativa y cualitativa de losaspectos.
El módulo IGO y planes de mejoramiento corresponde a la fase 5 del proceso de autoevaluación,esté módulo cuenta con tres (3) pestañas. Se inicia por “añadir oportunidad de mejoramiento”
4.4. Módulo IGO y Plan de Mejoramiento
OPORTUNIDADES COMPLEMENTARIAS
OPORTUNIDADES ESTRATÉGICAS
RETOS COMPLEMENTARIOS
RETOS ESTRATÉGICOS
En «priorización IGO» se deben seleccionar las características que están vinculadas a la respectivaOportunidad de Mejora y asignar los valores de importancia y gobernabilidad.
4.4. Módulo IGO y Plan de Mejoramiento
En «plan de mejoramiento y sostenimiento» el sistema trae las oportunidades de mejoramientoclasificadas como “oportunidades estratégicas” y permite añadir las clasificadas como“oportunidades complementarias”. Así mismo, en esta pestaña se formula el objetivo de laoportunidad de mejora y se da inicio a la formulación de las acciones correspondientes para su logro
4.4. Módulo IGO y Plan de Mejoramiento
En la creación de la acción se debe especificar: fecha de inicio, fecha final, dependencia responsable,correo, tipo de recurso, costo e indicador de cumplimiento. Además se cuenta con un sistema derecordatorio que informa al responsable sobre la asignación y vencimiento de la acción.
4.4. Módulo IGO y Plan de Mejoramiento
En la pestaña «seguimiento» el sistema permite filtrar las acciones resultantes del plande mejoramiento, en acciones vencidas y acciones por vencer, así mismo en esta pestañase agrega el porcentaje de avance de cada acción y la descripción del mismo.
4.4. Módulo IGO y Plan de Mejoramiento
4.5. Módulo Informe Final
El módulo Informe Final corresponde a la fase 5 del proceso de autoevaluación, en estemódulo se diligencia información adicional a la consignada en los módulos anteriores y segenera el informe final del proceso de autoevaluación, en un formato preestablecido, conla opción de seleccionar si es con fines de acreditación de alta calidad o de renovación deregistro calificado, el informe es generado en formato pdf.
Gracias
«La Calidad nunca es un accidente, siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia.»Jhon Ruskin