ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Actividad Semana 3 Leidy Tatiana Tamayo Granados

1. Portada 2. Tabla de contenido 3. Escribir la reflexión realizada acerca del video ACUERDO

060. 4. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas

realizadas en la actividad de contextualización.   5. Información recopilada de la empresa que podía ser su

propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

6. Los aportes realizados en el foro temático.

INDICE

Reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060.

La unidad de correspondencia tiene la responsabilidad de distribuir la información que recibe del exterior de manera ordenada, correcta y a tiempo a cada una de las dependencias de la empresa o institución a que valla dirigida.

Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos, por ejemplo se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

1.Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas comunicaciones internas y externas que son producidas o recibidas,

a través de medios magnéticos o físicos, que se generan en pro del desarrollo de las actividades administrativas de determinada organización. 2. Despacho de documentos: Dentro de los procesos que debe cumplir un documento

se encuentra el de trámite de despacho o envío, una vez culminada su etapa de producción, donde la unidad de correspondencia debe garantizar la llegada a su destino, sin ningún contratiempo.

3. Numeración, fechado y radicación : El acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, menciona en su artículo segundo la definición de la radicación de las comunicaciones, como el “procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite”

Ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad de contextualización

4. Registro :Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos más relevantes del documento, generalmente se traza un diseño específico según la empresa y los criterios documentales que se tengan en ella. Cuando la correspondencia está orientada a dar una respuesta, no sólo se registran los criterios de su salida o despacho sino que se anota también el consecutivo y fecha del documento que antecede a éste. Esta operación constituye el control y el trámite documental.

5. El envío : En primera medida, se necesita tener claridad la forma de envío que se desea realizar, en qué nivel geográfico se va a realizar y cuáles serán las condiciones de empaque y seguridad que garantizarán que el documento llegue a su destino final sin sufrir alteraciones ni en su contenido ni esencia. Por ello, además de tratar de escoger la mejor forma de empaque, empresa para el envío y el servicio, se debe realizar una verificación de las tarifas que implica realizar esta gestión, ya que se debe ser consciente que acudir a este medio requiere tener un fondo que solvente los costos de la unidad de correspondencia.

Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

El CONTE es la entidad encargada de tramitar y expedir la matricula profesional de todas las personas que en el territorio nacional trabajan o manipulan la electricidad. Por lo tanto la solicitud de dicho trámite es prácticamente la documentación que más se recibe.Entre los requisitos se incluyen un formulario debidamente diligenciado, copia de cedula legible, consignación bancaria por un SMLMV, fotos y los certificados laborales o de estudio que comprueben el conocimiento y práctica de este ejercicio. Esta documentación así como los anexos se radican con un sello fechador. Se folian y se guardan en una carpeta colgante

Cuando son otros documentos se separan de acuerdo al área al que corresponda, las facturas, solicitudes, PQR, y demás se radican con la maquina radicadora que emite un desprendible que informa: número de radicado, fecha de recibido, tramite a realizar, área y persona que atiende la solicitud, nombre de quien radica y ciudad.

Toda la documentación entregada de registra en dos libros físicos, uno para los documentos que se radican con sello fechador, y el otro para las que se radican con máquina, este último también tiene copia electrónica, ya que al mismo tiempo se realiza una base en Excel para llevar un control diario. Una vez registrados de pasa a cada área donde el responsable firma el libro con fecha y procede a realizar su gestión correspondiente.

FORO TEMATICO A. ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?  La importancia de las comunicaciones internas es que surgen con el fin de poder transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, unificar criterios, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y las diferentes aéreas de la empresa. La opinión pública es indispensable en cualquier entidad, es un proceso que consiste en vehicular información o contenidos informativos desde la empresa u organización empresarial hacia el conjunto de la opinión pública a través de los medios de comunicación social.

B. En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccionó en la actividad de apropiación. ARTICULO NOVENO : Conservación documentalARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax.

C. Brinde su opinión frente al aporte de uno de sus compañeros.

La recepción consiste en un proceso continuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en cualquier institución, por pequeña que sea ésta, se debe tener un conocimiento básico de correspondencia para poder diligenciar y administrar la cantidad de información que circula por allá.

BIBLIOGRAFIA

http://www.slideshare.net/PItsalom/gestin-de-la-correspondencia-13252681