ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Ley 594 julio 14 de 2000LEY GENERAL DE ARCHIVOS

ARCHIVOConjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporteMaterial, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonioE informacin a la persona o institucin que los produce y aLos ciudadanos, o como fuentes de la historia

Registro de informacin recibida o producida por unaEntidad o persona en razn de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor:AdministrativoFiscalLegalCientficoEconmicoHistricoCulturalTcnico

DOCUMENTO

ARCHIVO PUBLICO:

Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de laPrestacin de un servicio pblico por entidades privadas.ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO

Por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.

PRINCIPIOSGENERALESDE LAFUNCINARCHIVISTICAFines de los archivosImportancia de los archivosInstitucionalidad e instrumentalidadResponsabilidadDireccin y coordinacin Administracin y accesoRacionalidadModernizacinFuncin de los archivosManejo y aprovechamiento de los archivos.11. Interpretacin

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSConjunto de instituciones articuladas entre s, que posibilitanLa homogenizacin y normalizacin de los procesosArchivsticos, promueven el desarrollo de los centros deInformacin, salvaguarda el patrimonio documental y el Acceso de los ciudadanos a la informacin y documentacin.

Archivo General de la Nacin. Orientador y coordinadorArchivos de entidades del estado, diferentes nivelesArchivos privadosDe acuerdo a planes y polticas de Mincultura

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOSJURISDICCIN YCOMPETENCIAArchivo General de la NacinArchivo General del DepartamentoArchivo General del MunicipioArchivo General del Distrito

ARCHIVOS

TERRITORIALESArchivos de:Entidades de orden nacionalEntidades de orden departamentalEntidades de orden distritalEntidades de orden metropolitanoEntidades de orden municipalEntidades de orden localNuevas entidades territoriales que se Creen por ley.Territorios indgenas, que se crearnCuando la ley los desarrolle.

ORGANIZACIN DEL ESTADOArchivos de:La Rama EjecutivaLa Rama LegislativaLa Rama JudicialLos Organismos de ControlLos Organismos Autnomos

OBLIGATORIEDADCREAR LOS ANTERIORES ARCHIVOS. Art. 10.

*El estado est obligado a: la creacin organizacin, preservacin control

Procedencia orden original

SERVIDORES PUBLICOSAl desvincularse debe entregar los Archivos debidamente inventariados.

Velar por la integridad, autenticidad Veracidad y fidelidad de la informacin,Responsables de la organizacin yConservacin y de la prestacin de losServicios archivsticos.

Rigurosa tica profesional C.P. Art. 15, Valores de la sociedad que les confaEsta misin.

FORMACION DE LOS ARCHIVOSARCHIVO DE GESTIONARCHIVO CENTRALARCHIVO HISTORICO

PROCESOS ARCHIVISTICOSProduccin O recepcinDistribucinConsultaOrganizacinRecuperacinDisposicin final

SALIDA DE DOCUMENTOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOSMotivos legales,Salida temporal,Entidades delEstado. DOCUMENTOSHISTORICOSMedidas: integridad,Seguridad, reintegro,Conservacin.Motivos legalesProcesos tcnicosExposiciones

LEY 527 Agosto 18 de 1999Se reglamenta el acceso y uso de losMensajes de datos

APLICACIONA todo tipo de informacin en forma de Mensaje de datos, salvo:Obligaciones del Estado por Convenios o tratados internacionalesAdvertencias escritas que por disposicinLegal deban ir impresas, por el riesgo queImplica su comercializacin o uso.

MENSAJE DE DATOSLa informacin generada, enviada, recibida,Almacenada, comunicada por medios electrnicospticos o similares, como pudieran ser, elIntercambio electrnico de datos, (EDI), internet, Correo electrnico, telegrama, tlex, telefax.

FIRMA DIGITALValor numrico adherido al mensaje de datos, Vinculado a la clave del iniciador y al texto.

Atributos para que sea vlida como firmaManuscrita:

Es nica a la persona que la usaEs susceptible de ser verificadaEst bajo el control exclusivo de quien la usaEsta ligada a la informacin o mensaje, si stos son cambiados la firma se invalida* Conforme a las reglamentaciones del Gobierno.

ENTIDADES DE CERTIFICACIONPersonas jurdicas

PblicasPrivadasCmaras de ComercioSUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

ORDENACION DOCUMENTALUbicacin fsica de los documentos dentro De las respectivas series y unidadesDocumentales en el orden previamenteEstablecido.

Apertura de series documentales.

Organizacin del archivo de gestin

Ordenacin de series, expedientes y tipos documentales.

La codificacin de las series la coloca la Empresa de acuerdo a la organizacin.ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

220.05 INFORMES220.0501 Informe de Gestin220.0502 Informe institucionalInforme institucional 2001Informe institucional 2002220.0504 Informe de ActividadesInforme de actividades de Enero de 2002Informe de actividades de Marzo de 2002

220.13 ACTAS220.1303 Actas de Comit DirectivoActas de Comit Directivo de 2000Actas de Comit Directivo de 2001

220.17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO220.1701 Anteproyecto de Presupuesto de Inversin220.1702 Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESProceso archivstico mediante el cual se transfiereSus series documentales al archivo central.PASOS METODOLOGICOSTenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.

Solicite asesora al Grupo de Archivo.

Seleccione los expedientes de las series ySubseries documentales que deben transferirse.

Realice la seleccin natural. Retire:

Impresos o publicaciones peridicas formatos hojas en blanco borradores copias y fotocopias; cuando no hagan parte integral del expediente.

Ordenacin de tipos documentales: se coloca uno tras otro.

Foliacin: El 1 al documento ms antiguo y el nmero mayor al documento ms reciente.

San Jos del Guaviare, _________ de__________ de2002

En la fecha fueron retirados de este expediente losFolios nmeros ____________________ los cuales seEliminaron por motivos de seleccin natural yaQue carecan de valor para la administracin.

Nombre y firma del funcionario responsable de laDependencia.Elabore esta nota si fue necesario la seleccin, Ubquela al inicio de la carpeta y consigne la nota enEl inventario para transferencia documental.

Ordene los expedientes por ao y en secuencia.

Utilice carpetas desacidificadas.

Proceda a enumerar las carpetas de 1 hasta n,Tantas carpetas vaya a transferir.

En la solapa (vrtice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta) consigne los siguientes datos (utilice lpiz de mina negra):

Carpeta No. 1 caja_______220.0502OFICINA PLANEAMIENTO ARCHIVISTICOINFORME Institucional 200101-01-02 a 01-12-31 55 folios

Ubique las carpetas en cajas para archivo.Siga el orden ascendente de la numeracin. 1234

Consigne los datos exigidos en los espacios que vienen impresos en la caja para archivo.

CAJA No. Deje este espacio en blanco

DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia que transfiere

SERIE: Nombre de la serie contenida en la caja.

FECHA: Fechas extremas de los documentos all contenidos.

REPUBLICA DE COLOMBIA NOMBRE DE LA EMPRESAINVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL REGISTRO DE ENTRADAAO MES DIA NT 01 12 23 001UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERALORICINA PRODUCTORA: OFICINA PLANEAMIENTONo. DeordenCdigoNOMBRE DE LS SERIE O CONTENIDOFECHAS EXTREMASINICIAL FINAL AO MES DIANO.FOLIOSUNID.CONS.SIGNATURAARCH. CEMTRA

PRESTAMO DE DOCUMENTOSFicha de afueraDOCUMENTONo. FOLIOSNOMBREDEL USUARIOFECHARETIROFECHADEVOLUCFIRMAAnteproyecto dePresupuesto deInversin para2002 54Carlos PrezJefe de Presu-puesto01-12-1201-12-13

COMPONENTES DE LA GESTIONDOCUMENTALORGANIZACIN: Polticas, normas, programas.

DOCUMENTOS: Soportes, Trmite, Tipos documentales, Clasificacin, Ordenacin, Valoracin, Acceso.

TECNOLOGIA: Arquitectura de Red.

USUARIOS: Internos y Externos.

ARCHIVO TOTALPRODUCCIONTRAMITE CLASIFICACIONVALORACIONORDENACIONDISPOSICIN FISICADESCRIPCIONUTILIZACION

PROGRAMA DE GESTION DEDOCUMENTOS Proceso archivstico sistemticoEncaminado al eficiente, efectivo y racionalManejo y organizacin de la documentacinProducida y recibida por una entidad, desde Su origen hasta su destino final, con el Objeto de facilitar su produccin, trmite,Clasificacin, ordenacin, descripcin, Utilizacin y conservacin.

OBJETIVOS - P.G.D. Racionalizacin y normalizacin de la documentacin. Manejo integral de la informacin. Evaluacin y valoracin de documentacin Simplificacin de trmites Normalizacin de tareas archivsticas. Modernizacin administrativa. Universalizacin de la informacin.

PRODUCCION DOCUMENTALRecepcin o generacin de documentos enUna unidad administrativa en cumplimientoDe sus funciones especficas.Documentos facilitativos

Documentos sustantivos

DOCUMENTOS FACILITATIVOS OCOMUNES:

Son los que sirven de apoyo a las funciones de una institucin.DOCUMENTOS SUSTATIVOS OCARACTERSTICOSSon los que sirven a las funciones para lasCuales existe la institucin.

TRAMITE DOCUMENTALRecorrido que surte un documento desdeSu produccin hasta su disposicin final,En cumplimiento de una funcin Especfica y para lograr un propsitoComn.

CLASIFICACION DOCUMENTALLabor intelectual mediante la cual seIdentifican y establecen las series queComponen cada agrupacin documental(fondo, seccin) de acuerdo a la estructuraDe la entidad.

VALORACION DOCUMENTALProceso mediante el cual se determinanLos valores primarios y secundarios de Los documentos con el fin de establecersu permanencia en las diferentes fases Del Archivo.

SELECCIN DOCUMENTALProceso mediante el cual se determina el destino finalde la documentacin bien sea para su eliminacin o su conservacin total o parcial.

TABLA DE RETENCIONDOCUMENTALES UNA HERRAMIENTA ARCHIVISTICA QUEPERMITE AGRUPAR LA DOCUMENTACION DE ACUERDO CON LAS FUNCIONES PROPIASDE CADA DEPENDENCIA Y ESTABLECER UNTIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA FASE DE FORMACION DEL ARCHIVO

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIONDE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTALPrimera EtapaInvestigacin preliminar sobre la institucin y susFuentes documentales:Compilacin de la informacin institucional (estructura orgnico - funcional)

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas Relativas a creacin y cambios estructurales de la entidad.Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos.Organigramas.Reglamentacin de archivo de la entidad.

Entrevista con los productos de los documentos a nivel Institucional. Identificacin y definicin de unidades documentales. Establecimiento de flujos documentales en cada oficina. Valoracin primaria de la documentacin.Segunda EtapaAnlisis e interpretacin de la informacin recolectadaConformacin de las series con sus respectivos tipos documentales.

Valoracin y seleccin documental.

Elaboracin de propuestas de tablas de retencin documental

METODOCONVEN-CIONALSISTEMAS DE ORDENACION ARCHIVISTICAA,B,C,D,ALFABETICO GENERAL NUMERICO SIMPLE1,2,3,4,CRONOLO- GICO01- Abril 200205- abril 2002 13- abril 2002TOPOGRA- FICOSALA 1SECCION BESTANTE 6BANDEJA 3DECIMAL11.11.22.2.1.2.1.1.MAC BEEGEOGRA-FICOARMENIACALIIBAGUETUNJAASUNTOSO MATERIA ACTAS CONTRATO INFORMES HISTORIA LABORALONOMASTICO Acosta Jorge Barrera Luis Martnez Felipe Zea Elvira

CONSERVACIN PREVENTIVAConjunto de medidas adoptadas para garantizarLa integridad fsica de los documentos.FACTORES DE ALTERACIN:

AMBIENTALES: Temperatura Humedad Luz Polvo

BIOTICOS: MicroorganismosHongos y bacterias

Insectos:Pescadito de plataTermitas, hormigas blancas ycomejn.Piojos de los libros y del polvoEscarabajos o carcoma de maderaPolilla o mariposa nocturnaCucaracha

Roedores: Ratones

DESASTRES: IncendiosTerremotosInundaciones

ANTROPOGNICOS:Depsito, mantenimiento ymanipulacin.Vandalismo

COMPOSICIN DE LOS MATERIALESCelulosa, pegante

MATERIALES INESTABLES: tintas cidas, adhesivos.

CONDICIONES AMBIENTALESCONSERVACIN DE MATERIALMaterial documental: Soporte papel:

T= 15 a 20C y H.R: 45% a 60 %

Fotografa: T 15 a 20C y H.R = 40% a 50%

Medios magnticos: T 14 a 18C, H.R.= 40 a 50 %

Microfilm: T 17 a 20c y H.R. 30% a 40%

DEPOSITOSUbicacin: humedad. Contaminantes, atentados.Aspectos estructurales: carga 1200 k|mt2. antifuego.Capacidad de almacenamiento.Distribucin: zonas de trabajoMobiliario para otros soportes.LuzVentilacinSeguridadMantenimiento

E-mail: agnnal@attglobal.net

Pg WEB: www.archivogeneral.gov.co