12 gestion de las adquisiciones
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PROJECT MANAGEMENT
(GERENCIA DE PROYECTOS)
DEL
PMI (PROJECT MANAGEMENT
INSTITUTE)
Pmbok v4
GESTIÓN DE
ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES
Los procesos de gestión de adquisiciones y contrataciones
involucra acuerdos legales entre un comprador y un
vendedor, que representa el acuerdo mutuo que obliga al
proveedor a entregar productos, servicios o resultados acorde
a unas especificaciones y al comprador a pagar por ellos.
Pueden tener diversos tipos: contratos, acuerdos,
entendimientos, subcontratos, ordenes de compra o de
servicio, etc.
Por las implicaciones legales los contratos normalmente
demanda de aprobación por personal experto en
contrataciones (abogados) y en lascondiciones técnicas o
administrativas de los dominios involucrados.
Proceso de Adquisiciones y Contrataciones
•En el examen usted es el Comprador.
•En el examen considere que usted NO adhiere personal del proveedor a
su Equipo de Proyecto, sólo le producen el servicio o producto
contratado.
•Los contratos requieren formalidad.
•Todos los requerimientos de gestión de proyecto y de producto deben
estar explicitamente mencionados en el contrato.
•Si no está en el contrato, sólo puede ser hecho si un cambio es
solicitado y aprobado.
•Los Cambios deben estar por escritos y adecuadamente gestionados.
•Contratos son obligaciones entre las partes.
•Los contratos se hacen para disminuir riesgos del proyecto, debe haber
evidencia de ello.
•Debe tenerse en cuenta el país, cultura y sistema legal que dirime los
conflictos de los contratos.
Consideraciones en Adquisiciones
•Debe tener y seguir un proceso de contrataciones.
•Debe entender los términos y condiciones
•Debe asegurar que lelcontrato contenga todos los requerimientos
necesarios con el detalle necesario. No se le olvide los temas
administrativos como reuniones, informes, planes de acción, escalamiento y
comunicaciones.
•Debe Identificar los riesgos que se pretende controlar con la contratación y
los que se generan por la contratación. Debe definir planes de mitigación y
contingencia ante riesgos que se generen por o en el proceso de entrega de
producto de la contratación o en producto mismo entregado.
•Debe ayudar a ajustar los contratos con las particularidades del proyecto
administrativa o en los dominios requeridos.
•Debe tener un cronograma adecuado para contemplar todos los procesos
de contratación y aceptación de entregables de contrato.
•Debe involucrarse en las negociaciones.
•Debe trabajar con el proveedor para lograr los resultados requeridos.
Gerencia de Proyectos en Adquisiciones
12.1 Plan de Adquisiciones y
Contrataciones
Incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir los
productos, servicios o resultados de entes externos al
equipo del proyecto.
Incluye la gestión de contratos y procesos de control de
cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos
u ordenes de servicio o compra dados por personal
autorizado del equipo de proyecto
12.1 Plan de Adquisiciones y
Contrataciones
Salidas
1. Plan de gestión de adquisiciones y contratos.
2. Enunciados de trabajo para contrataciones y adquisiciones
3. Decisiones de compra o desarrollo propio
4. Documentación de Adquisiciones
5. Criterios de Selección de Fuentes
6. Solicitudes de Cambio
Herramientas y Técnicas
1. Análisis de compra o desarrollo propio.
2. Juicio de Expertos.3. Tipos de contratos.
Entradas
1. Factores ambientales de la empresa.
2. Activos de los procesos de la organización.
3. Línea Base de Alcance4. Requerimientos5. Acuerdos de Equipo6. Registro de Riesgos7. Decisiones de contrato
relacionados con riesgos8. Requerimientos de
Recursos por Actividad9. Cronograma de Proyecto10. Estimados de Costo por
Actividad11. Linea Base de
Rendimiento de Costos
Sólo se contempla los bienes y serviciosque sean necesarios para el proyecto.
Debe compararse el costo total de propiedad de hacerlo versus el costo del servicio más la gestión del contrato.
Compro para decrementar riesgos en los componentes principales del “triple constraint”.
12.1 Plan de Adquisiciones y
Contrataciones
•SOW: Específicación de Trabajo.
•Diferencias entre los documentos a utlizar: IFB,
RFP, RFQ.
•Contratos con Incentivos
•Licitación / Compras Directas
•Negociación
Tópicos en contrataciones
No es el contrato, pero es parte integrante de él.
Puede sufrir cambios durante el proceso de compras hasta la
firma del contrato.
Diferentes tipos de SOW se aplican a diferentes tipos de
contratos.
Contiene:
•Especificación Funcional
•Especificación de Calidad
•Especificación Técnica o de diseño
SOW: Especificación de Trabajo
Centralizada
Ventajas:•Más económica: Eficaz y eficiente•Facilita la coordinación y el control.•Reduce el esfuerzo•Permite especialización.•Procedimientos de contratación estándares
Desventajas:•Cuello de Botella.•No mira particularidades del proyecto.•Volúmenes muy grandes.
Descentralizada
Ventajas:•Rápido acceso al especialista de compras•Adaptable al proyecto•Mínimiza Fallos de comunicación
Desventajas:•Duplica esfuerzos•Procedimientos no uniformes•Menor especialización de compras•Se termina el Proyecto
Gestión de contratos
Seleccione el tipo de contrato
adecuado
Cómo queremos disminuir riesgos en el proyecto, el tipo de contrato que
realicemos debe ser coherente a ello.
Entre los tipos de contratos principales tenemos:
•De Costos Reembolsables
•De Tiempo y Material
•De Prefio Fijo
• Orden de Compra
Razones para escoger entre estos tipos de contratos:
•Tengo muy claro y detallado lo que necesito contratar ?.
•Es un proyecto que tendrá muchos cambios luego de contratarse ?.
•Se requiere alto nivel de esfuerzo y experiencia en el comprador
para que haga seguimiento al proveedor ?
•Se requiere conocimiento exclusivo, patentes o propiedad del
proveedor ?
•Que nivel de riesgos estoy transfiriendo y que riesgos nuevos se
generan ?
•Que nivel se tiene en el mercado para proveerme los servicios ?
Licitación RFQ, IFB o RFP.
Compra directa se usa cuando es un único vendedor, patente
calificaciones exclusivas.
Riesgos
•Proveedor puede desaparecer o “complicarse”
•Carece de incentivos para bajar costos
•Ofrece lo que desea sin ajustarse al cliente
•No hay incentivos para mejorar su servicio
Documentos de Licitación o Compra Directa
Costos Reembolsables
Los costos del Proveedor son reembolsados más una
cantidad adicional.
Riesgo Mayor: Comprador.
Se usa: Cuando el comprador conoce que necesita hacer
pero desconoce el detalle del cómo se hará.
Opera: el proveedor es el que define con detalle lo que se
debe hacer, contract statement of work.
Aplicación: Proyectos de Investigación, Desarrollo y TICs
con alcance no claramente definidos.
Costos Reembolsables: Tipos
CPF o CPPC: El pago adicional se hace con base
a un % del costo.No permitido en USA. Prohibido federalmente.CPFF: El pago adicional a los costos es un
cantidad fija.
CPIF: El pago adicional a los costos se establece
como un bono por mejorar el rendimiento y
resultados planeados.
CPAF: El pago adicional es un bono prorrateado
basado en el rendimiento.
Tiempo y Material o Precio por
unidad
Pagos que se realizan por unidades de medida.
Usualmente para pequeños requerimientos o cantidades de
dinero.
Ej: Pago por hora. Es fijo en el valor de la hora, pero se
desconoce cuántas horas será.
Precio fijo o Precio fijo en firme
El precio es acordado por las partes desde un comienzo
para realizar todo el trabajo.
Riesgo Mayor: Proveedor.
Se usa: Cuando el comprador conoce con detalle que
necesita hacer o los proveedores conocen que hacer y
definen el proyecto dentro del marco de condiciones dado
por el comprador.
Opera: El comprador o los proveedores tienen muy bien
definido, con detalle, lo que se debe hacer y como hacerlo,
contract statement of work es preocupación del proveedor.
Aplicación: El más común tipo de contrato en el mundo. Ej:
Orden de Compra.
Precio Fijo: Tipos
FPIF: Hay incentivos por mejorar el rendimiento y resultados
planeados.
FPEPA: Ajustes al precio fijo establecido por condiciones
especiales, tasa de cambio o reajustes en precios.
Ventajas Desventajas
Reembolso de Costos
Simple instrucción de trabajo Requiere auditoría de costos
Requiere menos tiempo en la definición de alcance Requiere más trabajo de administración
El proveedor no agrega riesgos a sus costos Proveedor no tiene incentivos para controlar costos.
Precio total desconocido
Tiempo y Material
Rápida creación El beneficio para el proveedor depende de la cantidadde unidades
Duraciones breves Proveedor no motivado a controlar costos
Opción ideal cuando contrato esfuerzo humano Requiere mucho control del proveedor
Precio Fijo
Menor trabajo para el comprador en la gestión Se consigue el contrato y se intentará hacer controlesde cambio por el proveedor
Proveedor incentivado a controlar costos Proveedor desmotivado si no está rindiendoresultados económicos el contrato
Comprador conoce todo los costos desde un comienzo Mayor esfuerzo por parte del comprador en definir el contract statement of work. Negociación
Ventajas o Desventajas de los Tipos de
Contratos
CPPC CPFF CPAF CPIF FPI FPEPA FFP
Costo + % Costos
Costo + GanFija
Costocon Premio
Costocon Incentivos
Preciocon Incentivos
Preciocon ajusteVariable
Preciofijo
Riesgo del Vendedor
Riesgo del Comprador
Riesgos acorde al tipo
de contrato
RFQ (Pedido de cotización)
RFP (Pedido de Propuestas)
IFB (Llamado a Licitación)
Para productosestándar.Cantidades variables.Se usa Orden de compra o contrato de T&M
Solicitar precios y propuesta técnicaBasado en especificacionesfuncionales.Selección basada en criterios de evaluación.Respuestas puedenproducir cambios quedeben quedarexplícitamenteacordados
Solicitar precio fijo.Requiereespecificación técnicacompleta.Selección en el precio.Demanda granesfuerzo legal y técnico.Formato de contratohace parte de la licitación.Oferta hace parte del contrato
•Es Jurídicamente vinculante entre las partes que lo
firman.
•Debe considerarse cualquier consideración nacional e
internacional; legal, financiera y técnica.
Componentes de un contrato:
•Una oferta
•Aceptación de la oferta
•Consideración (Pago; algo de valor que puede no ser
dinero)
•Capacidad legal de las partes
•Propósito legal
El contrato
12.2 Conducir las Adquisiciones
y Contrataciones
Salidas
1. Proveedores Seleccionados.
2. Contratos y Adquisiciones firmadas.
3. Calendario de Recursos.4. Solicitudes de Cambio.5. PMP (actualizado).6. Documentación de
Proyecto (Actualizada)
Herramientas y Técnicas
1. Conferencias de Proponentes.
2. Técnicas de Evaluación de Propuestas.
3. Estimados independientes.
4. Juicio de Expertos.5. Asesoría6. Investigación 7. Negociación de
contratos.
Entradas
1. Activos de los procesos de la organización.
2. PMP3. Documentos de
Contratación.4. Criterios de Selección de
Fuentes.5. Listas de Proveedores
Cualificados.6. Propuestas de
Proveedores.7. Documentación del
Proyecto8. Decisiones de Compra o
desarrollo propio.9. Acuerdos de Equipo.
Negociación
Objetivos de la Negociación
•Precio justo y razonable
•Generar una buena relación con el vendedor
Principales items a negociar
•Responsabilidades
•Autoridad
•Marco Legal
•Temas técnicos y de negocios
•Financiación
•Precios
•Forma de cobro y Pago
•Resolución de conflictos
•Restricciones y supuestos
Tácticas de Negociación
•Fecha Límite (DEADLINE)
•Negociador faltante
•Autoridad limitada
•Justo y razonable
•Demoras para ganar tiempo
•Ataques a la compañía o vendedor
•El Bueno y el Malo
•Retirarse física o emocionalmente de la
negociación
•Pedir arbitraje
•Asunto concluido - “las condiciones de hecho”
12.3 Administrar las
Adquisiciones y Contrataciones
Salidas
1. Documentación de Adquisiciones
2. Solicitudes de Cambio3. PMP (actualizado)4. OPA (actualizada)
Herramientas y Técnicas
1. Sistema de Control de Cambios de contratos
2. Revisiones de Rendimiento de Adquisiciones y contrataciones.
3. Inspecciones y auditorias.
4. Reportando Rendimiento.
5. Sistema de Pagos.6. Sistema de Gestión de
Registros.7. Reclamos y Quejas
Entradas
1. Documentos de Contrataciones.
2. PMP3. Contratos4. Reportes de
Rendimiento5. Solicitudes de Cambio
aprobadas6. WPI
Administrar el Contrato
Supervisión de las facturas
Autorizar pagos
Auditoría o Interventoría
Monitorear Perfomance acorde al contrato
Entender implicancias legales
Seguimiento acorde al tipo de contrato:
FP: Trabajo dentro del SOW.
T&M: Vigilar que no se extienda el tiempo.
CPPF: Auditar costos y progreso del trabajo
12.4 Cerrar las Adquisiciones y
Contrataciones
Salidas
1. Contratos cerrados.2. OPA (actualizada)
Herramientas y Técnicas
1. Auditorias de contratos.2. Negociaciones en firme.3. Sistema de gestión de
registros.
Entradas
1. PMP.
2. Documentación de adquisición y contratación.
•Verificación del Producto.
•Cierre financiero.
•Informe final del rendimiento del contrato.
•Actualización de los registros del contrato.
•Relacionado previamente con el Cierre
Administrativo.
•El cierre de contrato ocurre sólo una vez.
•Auditoría de Adquisiciones y Lecciones
aprendidas.
Cierre de Contrato