Material Complementario Clase 8Gestin y evaluacin

de un sistema a distancia

Versin 2.0 / Enero de 2012

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08 - Planificacin, seguimientoy evaluacin de proyectos

Material complementario clase 8 - 208 - Planificacin, seguimiento y evaluacin de proyectosInstituto de Formacin Docente de Virtual Educa

Juarez de Perona, Ada G.; Asaad, Claudio. Gestin y evaluacinde un sistema a distancia. Crdoba, Argentina, Red de Educacina Distancia de las Universidades Nacionales Regin Centro-Oeste,2001. pp. 14 a 18.

Gestin de los subsistemas: su control

La planificacin y el control son actividades de gestin ntimamente vincu-ladas ya que el plan estratgico diseado implica compromisos organizacionalesque requieren de mecanismos que posibiliten su control.

Desde lo organizativo, en la implementacin, distinguimos las siguientesinstancias bsicas que hacen a los subsistemas de control:

La inscripcin y distribucin de alumnos.

La distribucin y recepcin de materiales.

El seguimiento del proceso de aprendizaje.

La evaluacin del aprendizaje.

El otorgamiento de crditos y certificaciones.Para la etapa de Inscripcin y distribucin de los alumnos se hace

necesario disear los sistemas de informacin apropiados, ms an si la mate-ria se dicta en paralelo con la modalidad presencial. El estudiante requiere unaorientacin inicial que le permita evaluar la conveniencia de optar por estamodalidad.

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Por otra parte, la institucin tendr que arbitrar los procedimientos para lamatriculacin en los tiempos fijados por la coordinacin general. Esta a su vez,tendr que generar la informacin anticipada de la distribucin de los alumnosen turnos y horarios a los fines de su interaccin con el docente-tutor. La cons-titucin de grupos relativamente reducidos es un objetivo central, favorecien-do la disminucin de la cantidad de alumnos por docente.

La generacin de estrategias para la distribucin y recepcin del ma-terial didctico, es relevante dentro de una propuesta a distancia. Se debenarbitrar los medios y disponer del tiempo necesario, a fin de que los materia-les, escritos o de otra naturaleza, sean recibidos puntualmente por los alum-nos. Es necesario encontrar la forma ms eficiente para la distribucin, querena las exigencias de: cumplimentar los trminos pautados, evitando retra-sos que lleven incluso hasta el fracaso de la propuesta a distancia y a tenercostos acordes a las posibilidades y/o pautas fijadas por la institucin. Ambasexigencias llevan a su vez a la necesidad de la sincronizacin de los tiempos depreparacin e impresin del material a distribuir.

En el caso que el material no sea entregado en su totalidad al inicio delcurso, deber fijarse un cronograma de entregas a fin de evitar incertidumbreen el alumno con sus consiguientes y reiterados requerimientos.

Respecto de la comunicacin e informacin para el seguimiento delaprendizaje, a los fines de la puesta en prctica del proceso de enseanza,ser necesario tener en cuenta las vas de comunicacin alternativas y los re-cursos puestos a disposicin de docentes y alumnos. Se trata en concreto, des-de lo orgnizativo, de determinar las pautas necesarias para que haya fluidez yflexibilidad en las intercomunicaciones docente/alumnos. Tales pautas, sin duda,respondern al medio empleado o a la combinacin de medios que se elijan(personal, fax, telfono, computadora, impresos, etc.).

Un aspecto esencial es el seguimiento del proceso de aprendizaje, por loque los alumnos tendrn que disponer de informacin y con anticipacin sufi-ciente, acerca de cuestiones organizacionales bsicas, como los lugares y hora-rios de encuentros con sus docentes-tutores, ya sean presenciales o a travs delos medios, as como de envos y recepciones de actividades u otras tareas arealizar. Esta condicin se hace tanto ms necesaria cuando se inicia con lamodalidad.

En relacin a las implicancias organizacionales de la evaluacin, es nece-sario distinguir la evaluacin del curso de la del aprendizaje de los alumnos.En ambos casos las instancias organizativas deben constar en la planificacin, aligual que la definicin de los instrumentos que se van a aplicar. Particularmenteen la evaluacin del aprendizaje, si en la planificacin se fijaran diversas instan-cias, habr que tomar las previsiones necesarias para que, como ya se especi-ficara en el punto anterior, se cumplimenten en tiempo, forma y lugar la infor-macin del resultado a los estudiantes.

En cuanto al otorgamiento de crditos ser necesario verificar cuidado-samente las forma en que eso se realiza. Respecto de las certificaciones laexperiencia prctica da cuenta de la necesidad de control en relacin a:

Las equivalencias de horas a distancia en horas presenciales.

La presentacin de contenidos y el resultado de la evaluacin.

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Dimensin econmica: eficiencia

Los objetivos fijados a partir del planeamiento, implican un compromisode obtencin de resultados especficos en un tiempo delimitado. Comoparte del control, esos objetivos deben traducirse en indicadores cuantitati-vos y mediciones de atributos objetivos y subjetivos. Sin duda esto implicala recoleccin de informacin sobre la implementacin del sistema y el pro-ceso de aprendizaje en forma regular. Es preciso abarcar todos los aspectosdesde lo pedaggico a lo organizacional, desde lo tecnolgico a lo cultural yeconmico.

Cuando se habla de eficiencia nos referimos a la coherencia entre proce-sos, medios y resultados educativos. La eficiencia no est referida solamente alo econmico-administrativo sino tambin a lo pedaggico.

Si nos referimos a la eficiencia econmica, diremos que est vinculada alos costos de prestacin del servicio educativo en la modalidad a distancia.Estos costos tendrn que ser los mnimos posibles para cumplimentar los ob-jetivos propuestos. Un indicador apropiado sera el costo por alumno en cadaproyecto gestionado.

La eficiencia pedaggica se refiere a la adecuacin y validez de lasestrategias de intervencin, de tiempos, de recursos instructivos y curricularesa unas metas de educacin.

Un aspecto a resaltar es el de que, a los fines de la determinacin del gradode eficiencia, tanto econmica como pedaggica, se impone la comparacinen distintos niveles:

con actividades similares en otras instituciones

con actividades tradicionales presenciales

con el ratio estudiantes aprobados/estudiantes matriculados

EL CONTROL FINANCIERO

Qu financiamiento se requiere?Se dice que la educacin a distancia reduce los costos en relacin a la pre-

sencial, pero esto debe entenderse claramente. Los sistemas a distancia po-seen una estructura de costos totalmente distinta a los convencionales, ya querequieren de un mayor nivel de inversin inicial y las ventajas de costo surgenen la medida que se ampla la escala esto es, la cantidad de alumnos . Sin dudacuando se incorpora tecnologa , puede llegar a requerirse de menor infraes-tructura fsica y humana, con lo que docentes como administrativos atender amayor cantidad de alumnos que en la modalidad presencial. Esto es msevidente an en el aula virtual, que ampla notoriamente el espacio en rela-cin al saln de clases convencional, en razn del nivel actual de las tecnolo-gas de la informacin y de la comunicacin. Pero, debemos agregar que sipretendemos calidad en la propuesta, la educacin a distancia no es precisa-mente ms barata en trminos de costos.

Cuando se inicia un programa es necesario realizar inversiones, pero tam-bin habr que prever los gastos de matenimiento futuro. Adems la inver-sin en material didctico inicial, no tiene duracin ilimitada, lo cual implicaque si bien su costo puede ser repartido durante sus aos de vida til, stosestn en funcin de la velocidad de cambio de la disciplina. El requisito de

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calidad exige la revisin peridica de los mismos, a fin de mejorarlos o reem-plazarlos y para esto, no puede faltar financiamiento.

A lo antes expuesto, pueden aadirse otros aspectos tales como el nivel deinteractividad planificado. Sistemas ms econmicos pero menos interactivos,pueden llegar a producir tasas altas de desercin y atentar as contra la eficien-cia del sistema.

Es necesario entender las distintas partidas de costo a fin de poder cubrir-los, a lo que se aade la posibilidad de tomar las decisiones ms eficientes,especialmente, si es que se pretende generar un proyecto autofinanciado.

La financiacin continua es requisito necesario para que los proyectos enesta modalidad tengan xito. No pocas veces, se han interrumpido proyectosrealmente interesantes , con el consiguiente desaliento de quienes lo gestaron,por no contar con los recursos presupuestarios suficientes.

Presupuesto en qu consiste?Es uno de los puentes que une a la planificacin con el control. Es un estado

en el que se detallan los ingresos y los egresos necesarios para cumplimentarel proyecto.

Qu debe tenerse en cuenta para un presupuesto?Es necesario poder presupuestar tanto los ingresos como los costos de

cada proyecto . Para ello se estimar:

el nmero de estudiantes que se prev atender;

los tipos de cursos y mtodologas de enseanza.Estos dos tems son imprescindibles para poder pautar los recursos presu-

puestarios requeridos y los costos que deben cubrirse.

Qu costos se computan?En primer trmino, es necesario que distingamos el corto plazo del largo

plazo. El corto plazo se caracteriza por la presencia de costos fijos y variablesen tanto que en el largo plazo todos los costos son variables.

Para distinguir los costos fijos diremos que son independientes del nme-ro de estudiantes y/o cursos que se desarrollen mientras que los variables sdependen de ellos. As por ejemplo: el nmero de tutores est en funcin dela cantidad de alumnos, mientras que el equipamiento e instalaciones sonindependienters de ellos en el corto plazo. Indudablemente que en el largoplazo tambin cambian el equipamiento y las instalaciones para adecuarse a lasdimensiones ampliadas de la institucin.

Entre los costos fijos, bsicamente podemos enumerar:

Los edificios e instalaciones.

Los muebles y el equipamiento informtico.

Los estudios para filmacin, audio etc.Entre los costos variables ms usuales podemos incluir:

Retribuciones para la produccin del material didctico.

Impresin de material didctico y/o reproduccin.

Retribucin a tutores.

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Pasajes y viticos.

Distribucin de materiales ( correo y otros)

Costos administrativos para control y seguimiento de alum-nos.

Destacamos que uno de los costos que ms dificultades suele presentarpara su estimacin es el de tutores. Esto se explica en razn de que dependede mltiples factores tales como la cantidad de alumnos, el tipo de tutora (presencial o electrnica) y la metodologa adoptada ( frecuencia, duracin)entre otros.

En general los costos de reproduccin del material didctico, especial-mente el escrito, tienen economas de escala. Por stas debe entenderse quecuanto mayor sea la cantidad de material impresa, menores sern los costospor unidad. De otra manera, decimos que debido a que los costos de lasmatrices se prorratean en mayor nmero de ejemplares, los costos por uni-dad bajan sensiblemente.

Tenemos que tener en cuenta que los costos difieren segn el tipo de ma-terial didctico que preparemos y as las producciones de video son particu-larmente costosas en relacin al audio y ste tambin es ms barato que laelaboracin de un CD interactivo.

Un aspecto en el que es imposible fijar una regla es en el tiempo de de-mora de cada tipo de produccin. Sin duda cuanto ms recursos humanos yfsicos estn incorporados al proceso, es dable esperar un tiempo menor. Locierto, es que es un factor determinante de los costos.

Existe tambin la posibilidad, debido a escasez o a carencia total de recur-sos para preparar un curso, de recurrir a la contratacin externa del contenidodel material. En estos casos, es usual pactar los tiempos de elaboracin.

En sntesis, diremos que el presupuesto depende de las actividades que serealicen y de los medios empleados, debiendo tenerse en cuenta que los cos-tos -en el largo plazo- pueden variar significativamente con el avance de latecnologa.

Tambin es conveniente que tengamos en cuenta, especialmente en insti-tuciones que optaron por la bimodalidad, que a los fines de la toma de deci-siones, resulta muy interesante la comparacin de costos entre las modalida-des presencial y a distancia.