-informe final garantias para aprobacion 2015-09-28.doc

Ref.: informe aprobado el: ……………………..

Baños de Agua Santa,

SeñorALCALDE GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADOMUNICIPAL DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA Presente.

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial al proceso de control y vigencia de las Garantías en Valores, Bienes y Documentos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Baños de Agua Santa, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 31 de marzo de 2015.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio

Atentamente,Dios, Patria y Libertad

Dra. Mg. Yolanda Caicedo B.AUDITORA GENERAL INTERNAGAD Municipal del Cantón Baños de Agua Santa

1

GAD Municipal del Cantón Baños de Agua Santa

CAPÍTULO I

INFORMACION INTRODUCTORIA

Motivo del Examen

El examen especial al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón

Baños de Agua Santa, se realizó de conformidad a la orden de trabajo 18069-2-2015

de 27 de abril de 2015, en cumplimiento al Plan Anual de Control del año 2015 de la

Unidad de Auditoría Interna.

Objetivos del examen

Generales

- Verificar la vigencia y la legalidad de las garantías en valores, bienes y

documentos emitidos.

- Verificar que las garantías hayan sido devueltas cuando se cumplieron las

obligaciones que se avalaron.

Específicos

- Verificar que las Garantías en Valores, Bienes y Documentos se hallen registradas

conforme a las disposiciones legales, reglamentarias y demás normativas

aplicables a las garantías.

- Comprobar que las garantías se hayan renovado oportunamente.

- Verificar la custodia, control y organización de las garantías en valores, bienes y

documentos en poder de Tesorería.

Alcance del examen

Se analizó al proceso de control y vigencia de las Garantías en Valores, Bienes y

Documentos, por el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 31 de

marzo de 2015.

Auditoria Interna Delegación Provincial de Tungurahua

2


Base legal

La Municipalidad del Cantón Baños, se creó mediante Decreto Legislativo de

Cantonización de Baños, publicado en el Registro Oficial 163 de 16 de diciembre de

1944.

Según Ordenanza de 26 de febrero de 1996 publicada en Registro Oficial 990 de 17

de julio de 1996, el Concejo Cantonal cambió la denominación de la ciudad de

Baños, por la de Baños de Agua Santa.

Modificaron la denominación de Municipalidad del Cantón Baños de Agua Santa por

Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Baños de Agua Santa,

con Ordenanza de 17 de octubre de 2011.

Estructura Orgánica

En el artículo 2 del Reglamento Orgánico Funcional y Estructural de la Municipalidad,

consta la siguiente estructura:

Proceso Legislativo:

- Concejo

- Comisión de Mesa

- Comisión de Legislación y Fiscalización

- Comisión de Equidad y Género

Proceso Ejecutivo:

- Alcaldía

Unidades Adscritas:

- Junta Cantonal de Protección de Derechos

Proceso Asesor:

- Asesoría Jurídica

- Auditoría Interna

- Comisaría y Policía Municipal

- Plazas, Mercados, Camal Terminal y Cementerio

- Riesgos y Seguridad Ciudadana


3


Proceso Operativo:

- Secretaría General

- Comunicación Institucional

Gestión Administrativa

- Sistemas

- Proveeduría

- Sistema Técnico de Talento Humano

- Educación Cultura y Deportes

Gestión Financiera

- Tesorería

- Contabilidad y Presupuesto

- Rentas

- Bodega

Gestión de Planificación y Administración Territorial

- Avalúos y Catastros

- Comisaría de Construcciones

- Programas y Proyectos

Gestión de Obras Públicas

- Fiscalización y Supervisión

- Construcción y Mantenimiento de Obras Civiles

- Mantenimiento, Vialidad y Talleres

Gestión de Saneamiento Ambiental

- Agua Potable y Alcantarillado.

Gestión de Turismo Sostenible

- Marketing y Promoción Turística

Gestión de Balnearios

- Inspector de Balnearios

Gestión Medio Ambiente

- Higiene Ambiental


4


Objetivos de la entidad

Según Ordenanza del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial del Gobierno

Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Baños de Agua Santa de 7 de

diciembre de 2012 y publicado en Registro Oficial 892 de 15 de febrero de 2013,

constan los objetivos institucionales así:

“…Elevar el nivel de vida de gran parte de la población, mediante el incremento del flujo turístico manteniendo un desarrollo sustentable de los cursos naturales y turísticos del Cantón.- Fortalecer el turismo de salud ofertando servicios de calidad en las termas…”

Monto de recursos examinados

El monto de recursos analizados, en los años 2011, 2012, 2013, 2014 y 31 de marzo

de 2015, alcanzó un total de 18 349 804,92 USD, los que se detallan a continuación:

(En USD)

Años

Garantías recibidas

de arriendo de locales

Garantías recibidas de construcción

Garantías de buen uso del

anticipo

Garantías de fiel

cumplimientoTotal

2.1.2.11.01 2.1.2.11.03 9.2.1.09.01 9.2.1.09.02

2011 208,23 25 403,88 2 174 653,71 416 794,43 2 617 060,252012 9 392,67 52 099,67 756 127,24 252 117,01 1 069 736,592013 1 389,97 49 755,96 3 752 134,11 753 508,53 4 556 788,572014 21 645,31 52 763,27 4 435 878,02 651 456,90 5 161 743,502015* 7 490,56 199 531,35 4 464 891,13 272 562,97 4 944 476,01

Suman… 40 126,74 379 554,13 15 583 684,21 2 346 439,84 18 349 804,92

* Al 31 de marzo de 2015

Fuente: Libro Mayor de las cuentas del SIGAME

Servidores relacionados

Anexo 1


5


CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Garantías recibidas en efectivo, se mantienen sin devolución

Las garantías recibidas en efectivo en la Tesorería del GAD Municipal del Cantón

Baños de Agua Santa, por concepto de arriendos de locales comerciales y

construcciones, fueron depositadas en la cuenta rotativa de ingresos del Banco del

Pacífico 07310196 y registradas en las cuentas auxiliares 2.1.2.11.01 y 2.1.2.11.03

respectivamente, identificándose las siguientes novedades:

- Garantías de arriendos de locales

Según los contratos de arrendamiento, en custodia de la Tesorería, de los locales

ubicados en el Mercado Municipal, en el Terminal Terrestre, en los bares de los

balnearios: las Modernas, la Virgen, Santa Ana, El Salado; en los locales de los

parques: Plazoleta Isidro Ayora, Sebastián Acosta, El Panecillo y baterías

sanitarias en la Plaza 5 de junio y Coliseo Municipal; se recibieron garantías para

cubrir los riesgos por daños causados por el usuario, por un período de uno a dos

años, los que no fueron renovados, de lo cual al 31 de marzo de 2015 no se

encontraron vigentes 50 garantías, 42 corresponden a contratos suscritos antes

del período de examen por 2 865,59 USD y 8 garantías por 5 860,20 USD que

fueron recibidas desde el año 2011. Anexo 2.

Los arrendatarios mediante comunicaciones dirigidas al Comisario Municipal,

solicitaron la inspección previa a la entrega de los locales comerciales, de lo cual

se emitieron actas de entrega recepción, documento que facultó la devolución de

las garantías recibidas. Sin embargo las Tesoreras Municipales no controlaron la

culminación de los plazos de arrendamiento, que versaron en los contratos a fin

de coordinar con el Comisario inspecciones que permitan identificar el uso o no de

los locales para fines de ejecución o devolución de las garantías.


6


- Garantías de construcción

Previo al otorgamiento de los permisos de construcción como un requisito

establecido en el artículo 94 de la Ordenanza reformada del Plan de Desarrollo

Estratégico del Cantón Baños de Agua Santa de 13 de marzo de 2010, que trata:

“…Para obtener el Permiso de construcción el interesado rendirá garantía de Ley a favor del Municipio, para asegurar que tanto el propietario como el constructor de la obra, la ejecutarán de acuerdo a los planos aprobados por la Dirección de Planificación…”

La devolución de las garantías según los artículos 89 y 97 de la Ordenanza antes

citada establecen:

“…La Dirección de Planificación a través del Inspector de Construcciones, inspeccionará todas las construcciones que se ejecuten en el territorio comprendido dentro de los límites del Área Urbana de Baños de Agua Santa, comprobando el uso de conformidad con los planos y especificaciones aprobados…”

“…Terminadas las obras, para la devolución de la garantía, el interesado solicitará la inspección a la Dirección de Planificación, para que compruebe la terminación de la obra de acuerdo con los planos aprobados.- Una vez realizada la inspección, la Dirección de Planificación elaborará el informe respectivo…”

La Tesorera Municipal remitió al Director de Planificación un listado de garantías

con memorando GADBAS-UT-2014-0257-M de 16 de abril de 2014, a fin de que

se le informe el estado de las construcciones, lo cual no fue atendido; insistiendo

con oficio GADBAS-UT-2014-0350-M de 05 de junio de 2014, al Director de

Planificación en funciones con la finalidad de que se sirva dar el seguimiento a los

trámites de construcción.

Hecho que se produjo, por cuanto los Directores de Planificación actuantes en

período sujeto a examen, no dispusieron a los técnicos y al Inspector de

Construcciones se realice las verificaciones físicas a las edificaciones, no

presentaron evidencia documental, a fin de validar la ejecución conforme a los

planos aprobados; identificándose registros de garantías en Contabilidad y en la

Tesorería Municipal desde mayo de 2007 las que se acumularon al 31 de marzo


7


de 2015 en un total de 213 garantías por 241 536,98 USD, pendientes de

devolución, Anexo 3.

Situaciones que se dieron, por cuanto las Tesoreras actuantes en el período de

examen, como responsables de la custodia de las garantías, no coordinaron con el

Comisario Municipal y los Directores de Planificación oportunamente, a fin de que se

comunique el estado de los locales de arriendo para ejecutar o devolver las garantías

y en los casos de los proyectos de construcción aprobados con permisos, los

informes soporte las devoluciones de las garantías a los beneficiarios, hechos que no

fue comunicado al Director Financiero para que se adopten los correctivos del caso,

inobservaron lo dispuesto en los artículos 77 de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública, 118 del Reglamento; referente a la Devolución de

garantías y 33 número 6 de la Ordenanza Sustitutiva al Reglamento Funcional, que

trata de las funciones de la Unidad de Tesorería, vigente hasta el 12 de febrero de

2012, que indica:

“…Informar oportunamente a Gestión Financiera, sobre el vencimiento de los documentos que mantiene en custodia y agilitar notificaciones para el cobro o devolución de valores…”

El Comisario Municipal como Administrador del funcionamiento y utilización de

Mercados, Plazas y Terminal Terrestre, no aplicó procedimientos de supervisión y

vigilancia al uso de los locales comerciales que permita identificar las ausencias de

los arrendatarios lo cual no fue comunicado a la Tesorería a fin de ejecutar o

devolver las garantías. Inobservó lo establecido en el número 11 del artículo 43 del

Orgánico Funcional y Estructural que trata de las Funciones del Comisario Municipal,

así:

“….Administrar y controlar el funcionamiento y utilización de MERCADOS, PLAZAS,TERMINAL TERRESTRE, CEMENTERIO, CAMAL Y VIA PÚBLICA en base a las normas locales…”

Y la Norma de Control Interno 401-03 Supervisión.

Los Directores de Planificación y Administración Territorial responsables del control y

seguimiento de los proyectos de construcción del Cantón, a más de las disposiciones

de la Ordenanza del Plan de Desarrollo Estratégico del Cantón Baños de Agua Santa

antes citadas inobservaron la Norma de Control Interno 401-03 Supervisión.


8


Los resultados provisionales fueron comunicados a los Alcaldes, Directores

Financieros, Procuradores Síndicos, Directores de Planificación y Urbanismo y de

Administración Territorial, Contadora General, Tesoreras, Jefe de Recaudación,

Comisarios Municipales con oficios GADBAS-81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90,

91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98-AI-2015 de 22 de julio de 2015.

Las Tesoreras Municipales actuantes en el período de examen, con oficio-GADBAS-

TM-021-2015 de 28 de julio de 2015, comunicaron:

“…En referencia a la no devolución de las garantías de construcción podemos manifestar que se solicitó el informe del estado de las garantías de construcción, según memorando GADBAS-UT-2015-0131-M de 27 de julio de 2015, con el listado adjunto a la Dirección de Planificación…”

Las referidas servidoras solicitaron información a Planificación, sin que se haya

concluido con el proceso de depuración de los valores de garantías, por lo cual se

mantiene lo comentado.

El Director de Planificación y Administración Territorial (E) actuante hasta el 14 de

mayo de 2015, con comunicación de 27 de julio de 2015, indicó:

“…Al respecto que si se emitieron informes a Tesorería para la recepción de las garantías, de acuerdo al Art. “93” de la Ordenanza vigente; pero para su devolución el propietario debe solicitar mediante oficio dirigido a la Dirección de Planificación la restitución de la misma…”

Lo manifestado por el referido servidor no modifica lo comentado por cuanto la

Tesorera remitió al Director de Planificación con oficio GADBAS-UT-2014-0257-M el

listado de construcciones con corte al 16 de abril de 2014 y al 7 de noviembre de

2014, a fin de que emita un informe del estado de las mismas, pedidos que no fueron

atendidos.

El Director de Planificación y Administración Territorial en funciones, con Memorando

GPAT-2015-1078-M de 30 de julio de 2015, comunicó las disposiciones emitidas al

Inspector de Construcciones para la verificación del estado de las edificaciones

según listado entregados por la Auditora Interna, así como la solicitud al Alcalde a fin

de que autorice la publicación en los medios de comunicación para el retiro de las

garantías de construcción de los proyectos terminados en el Cantón.


9


Con comunicación recibida el 6 de agosto de 2015, el Director de Planificación y

Administración Territorial actuante hasta el 1 de julio de 2012, manifestó:

“…Con el objeto de cumplir con la Ordenanza respectiva y brindar un buen servicio a la comunidad baneña, los compañeros de la Dirección…colaboraba con el propósito, sin que conste en sus funciones, la de Inspector de Construcciones.- El 1 de abril de 2011, se le encarga al Abogado… el cargo de Comisario de Construcciones hasta el 5 de agosto del 2011.- Respecto a las funciones y atribuciones del personal de la Dirección de Planificación y Urbanismo y el del Director de Planificación y Urbanismo, no consta el controlde las construcciones sino, del Comisario de Construcciones y del Inspector de Construcciones, a falta de él, el Comisario Municipal…”.

Posterior a la Lectura del Borrador de informe, el Director de Planificación y

Administración Territorial (E) actuante hasta el 14 de mayo de 2014, con

comunicación de 17 de agosto de 2015, manifestó:

…En el transcurso de la conferencia se manifiesta que con fecha 16 de abril de 2014 ha remitido Tesorería Municipal un memorando GADBAS-2014-UT-0257-M,… un listado de garantías vigentes por concepto de construcciones.- Al respecto informo que se dio por conocido el listado de los propietarios de planos a la fecha aprobados por la Dirección, ya que la mayoría de ellos se encuentran en construcción y algunos todavía no empiezan a construir. Las garantías que al momento se han devuelto es porque se ha informado a los propietarios como es costumbre por parte de todos los funcionarios de Planificación, que deben retirar la garantía una vez culminada la construcción, algunos han solicitado por escrito su devolución la cual ha sido atendido en el momento oportuno.- Por lo que personalmente considero que se ha actuado de acuerdo al escaso personal técnico…”

Con Memorando GADBAS-GPAT-2015-1192-M de 18 de agosto de 2015, el Director

de Planificación y Administración Territorial en funciones, informó:

“…Con Memorando GADBAS-GPAT-GAPT-2015-1081-M (sic)….- dirigido al señor Alcalde del GADBAS se solicita muy comedidamente disponga a quién corresponda se realice comunicados por los medios (radio-prensa) para que la ciudadanía que aprobaron los planos para construcciones y que por este concepto depositaron garantía y terminaron de construir las mismas se acerquen al departamento de Planificación a realizar el trámite correspondiente para devolución de garantía y permiso de habitabilidad. Que según el PLAN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO DEL CANTÓN BAÑOS DE AGUA SANTA Art. 97.- Terminadas las obras, para devolución de la garantía, el interesado solicitará la inspección a la Dirección de Planificación.-En forma personal, con la entrega de una notificación y con las llamadas telefónicas se ha realizado el procedimiento para que los contribuyentes se acerquen al Departamento de Planificación para iniciar el trámite de la devolución de la garantía, adjunto Listado de notificados.- Que según


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Tesorería Municipal se ha realizado la DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS DE CONSTRUCCIÓN CON CORTE AL 17 DE AGOSTO DEL 2015. Adjunto listado…”.

Lo expuesto por los Directores de Planificación actuantes en el período de examen,

no modifica lo comentado por cuanto no dispusieron oportunamente la ejecución de

las inspecciones a las edificaciones, pese a que esta disposición consta en forma

expresa en la Ordenanza del Plan Estratégico, mientras que el Director en funciones

si bien es cierto requirió al Inspector de Construcciones la verificación de los 213

garantías, no concluyeron con los informes respectivos, por cuanto se informó que 26

casos de garantías de construcciones han sido devueltos a los beneficiarios al 18 de

agosto de 2015.

Conclusiones

Las Tesoreras Municipales como responsables de la custodia de las garantías, no

controlaron la culminación de los plazos de los contratos de arrendamiento, por

cuanto no coordinaron con el Comisario Municipal la información del estado de los

locales comerciales con la finalidad de ejecutar o devolver las garantías recibidas en

efectivo, manteniéndose 50 garantías sin vigencia al 31 de marzo de 2015 por 8

725,79 USD.

Los Directores de Planificación y Administración Territorial actuantes en período

sujeto a examen, responsables del control y seguimiento de los proyectos aprobados

con permisos, no dispusieron a los técnicos y al Inspector de construcciones realicen

las verificaciones físicas a las edificaciones, no presentaron evidencia documental, a

fin de validar la ejecución conforme a los planos aprobados, lo cual soporte las

devoluciones de garantías de construcción a los beneficiarios; determinándose 213

garantías pendientes de devolución al 31 de marzo de 2015 por 241 536,98 USD.

Recomendaciones

A la Comisaria Municipal

1. En calidad de Administradora de Mercados, Plazas y Terminal Terrestre,

verificará periódicamente la utilización de los locales comerciales en arriendo y en

caso de término de contratos elaborará las actas de entrega recepción,


11


documentos que serán remitidos a la Tesorería para la ejecución o devolución de

las garantías.

Al Director de Planificación y Administración Territorial

2. Realizará el seguimiento a los proyectos de construcción y dispondrá

periódicamente al Inspector de Construcciones, realice las verificaciones físicas a

las edificaciones, una vez cumplido con este requisito, emitirá el informe técnico

de cumplimiento a las especificaciones de los planos aprobados y comunicará a la

Tesorera, para la ejecución o devolución de las garantías a los beneficiarios.

A la Tesorera Municipal

3. Controlará la vigencia de las garantías recibidas en efectivo ya sea por

cumplimiento de los plazos contractuales de los arrendamientos de locales o por

otorgamiento de los permisos de construcción, y con la información remitida por la

Comisaría Municipal y el Director de Planificación, procederá con la ejecución o

devolución de las garantías a los beneficiarios.

Garantías sin vigencia, no respaldaron los anticipos de obras

Las garantías por anticipos de contratos de obras, se encuentran bajo la custodia de

la Tesorería Municipal, las que se mantuvieron sin vigencia dentro del período de

ejecución de las obras hasta el devengamiento de la totalidad del anticipo,

identificándose pólizas con plazos vencidos de hasta 72 días, como se detalla en los

siguientes casos:


12


Monto USD. Vigencia

1

Construcción de aceras conadoquín ornamental del coloren el caserío Santa Inés ladoizquierdo de la Parroquia RioNegro del Cantón Baños deAgua Santa

2011-09-05 2011-09-07 31 406,75117 Centro de

Seguros15 929,25 2012-05-02 2012-07-13 72 días

2

Construcción delalcantarillado de la ParroquiaRio Verde del Cantón Bañosde Agua Santa

2011-10-05 2011-12-08 113 523,99709210

Aseguradora del sur C.A.

58 650,12 2012-06-11 2012-08-06 56 días

3

Construcción del sistema dealcantarillado de lacomunidad el Topo ParroquiaRio Verde

2012-07-12 2012-10-25 123 137,50200072 Seguros Fianza Topseg

61 753,45 2013-03-04 2013-03-28 24 días

4Cambio de cubierta de losTalleres Municipales 2014-08-25 2014-09-08 22 312,22 0044242 Latina

Seguros22 312,22 2014-10-24 2014-12-18 55 días

Devengamiento

AnticipoTiempo

Garantía Buen Uso del Anticipo

Nº ContratoFecha de contrato

Fecha Anticipo

AnticipoPoliza de

Seguros BU/A

Hecho que se dio, por cuanto las Tesoreras Municipales como responsables de los

pagos de las planillas de avance de obras, no solicitaron a las empresas

aseguradoras la renovación, además no comunicaron a los Directores Financieros

las novedades; a fin de controlar la vigencia de las pólizas, lo cual dejó sin respaldo

los saldos de los anticipos concedidos hasta su devengamiento, cabe indicar que

disponen del sistema de garantías que alerta la vigencia, en los casos antes

señalados no tomaron las acciones correctivas oportunas, cabe indicar que las obras

fueron concluidas.

Además se verificó en poder de la Tesorera Municipal garantías sin vigencia de

anticipos devengados de los cuales no han sido devueltas a los contratistas, pese al

cumplimiento en la ejecución de las obras, según actas entrega recepción;

Inobservaron el artículo 118 del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública, relativo a la Devolución de garantías y las Normas

de Control Interno 403-12 Control y custodia de garantías; 200-06 Competencia

profesional.

Los resultados provisionales fueron comunicados a los Alcaldes, Directores

Financieros, Procuradores Síndicos, Contadora General, Tesoreras con oficios

GADBAS-81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91 y 94-AI-2015 de 22 de julio de

2015.


13


Con oficio s/n de 27 de julio de 2015, la Tesorera Municipal, manifestó:

“…Al ser una función estricta de la unidad de Tesorería el mantener vigentes las garantías hasta la recepción de las actas correspondientes, mediante memorando GADBAS-UT-2013-0043-M, se solicita a los Directores de obras públicas y Saneamiento Ambiental se remita tanto planillas donde se devengan el anticipo, así como actas para adjuntar al expediente de cada obra…”.

Con oficio GADBAS-TM-021-2015 de 28 de julio de 2015, las Tesorera (E) y la

actual, manifestaron:

“…Una vez realizada la Acta entrega Recepción con fecha 10 de noviembre de 2014, en la que en forma general se da a conocer las garantías en custodia, razón por lo que no se pudo visualizar que el anticipo de la obra Cambio de Cubierta de los Talleres Municipales Ejecutados....- En consecuencia dicho programa no reportó renovación alguna de garantías, además en el archivo físico del expediente de la obra no se encontró el oficio de pedido de renovación…

Lo manifestado por las servidoras no modifica lo comentado, por cuanto no

cumplieron con la responsabilidad de mantener vigentes las garantías por anticipos

de contratos de obras hasta su devengamiento, la servidora que asumió el cargo de

Tesorera al 14 de noviembre de 2014 pese a haber recibido los listados de garantías

no detectó las vigencias a fin de comunicar oportunamente a la Directora Financiera

para que tomen los correctivos del caso.

Con Memorando GADBAS-GF-2015-0963-M recibido de 3 de agosto de 2015, la

Directora Financiera en funciones desde el 14 de mayo de 2014, manifestó:

“…en lo que respecta al área Financiera y sus dependencias en la Unidad de Contabilidad es responsable del registro y control del devengamiento de los anticipos entregados a los contratistas una vez que presentan planillas de avance de obra donde se demuestra el avance de la misma autorizadas por el fiscalizador y abalizadas por el Administrador del Contrato, y en el caso de tesorería mantener vigentes las pólizas de cada una de las obras, por lo que conforme lo determinan las normas contables este proceso se lo hace con todos los contratos existentes….- es responsabilidad de la Unidad de Tesorería solicitar la renovación de las garantías hasta cuando remitan las actas de entrega recepción y se realicen los respectivos asientos contables y se demuestre el devengamiento del anticipo entregado.- Es necesario hacer mención que los saldos entregados por la Unidad de Contabilidad de


14


Anticipos son los que tenemos registrados en base a lo mencionado, debiendo informar que existen saldos de arrastre de administraciones anteriores al 14 de mayo de 2014 …

Lo manifestado por la servidora ratifica lo comentado, en razón de que señala el

proceso de control y registro contable de las garantías, ratificando en la

responsabilidad de Tesorería el mantener vigentes las garantías hasta el

devengamiento de los anticipos de obra.

Conclusión

Tesoreras Municipales, no realizaron el control de la vigencia de las pólizas de

seguros de buen uso del anticipo hasta el devengamiento, por falta de solicitud de

renovación a las empresas aseguradoras, pese a que cuentan un sistema de

garantías que alerta la vigencia este no fue considerado, además no comunicaron a

los Directores Financieros las novedades; lo cual dejó sin respaldo los anticipos

entregados en la ejecución de los contratos.

Recomendaciones

A la Tesorera Municipal

4. Controlará los plazos de vigencia de las pólizas de seguros de buen uso del

anticipo, hasta el devengamiento total, con la finalidad de mantener garantizados

los anticipos concedidos.

5. Verificará de manera periódica, que una vez cumplido con los respectivos

devengamientos, realice las notificaciones a los contratistas para la devolución

de garantías recibidas en pólizas de seguro.

Dra. Mg. Yolanda Caicedo BAuditora General InternaGAD Municipal del Cantón Baños de Agua Santa


15

-informe final garantias para aprobacion 2015-09-28.doc

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