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XXXV REUNIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS
BUENAS IDEAS. MEJORES PRÁCTICAS
San Luis Potosí del 15 al 18 de octubre 2013
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
Presenta: Laura Cristina Torres Martínez y Pedro Nieto Contreras.
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
IntroducciónPolíticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología Resultados Conclusiones
• La intervención de la exposición se llevará a cabo
en tres momentos
Introducción
• La primera parte se abordará el marco teórico referencial de las políticas
de información en los archivos
Marco teórico• Parte de la investigación
académica por parte de la, la cual se realizó con dos alumnos de la Licenciatura de Archivonomía
Metodología y Resultados
•Finalizaremos con unas breves conclusiones
Conclusiones
IntroducciónPolíticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología Resultados Conclusiones
Las políticas de información las podemos situar
en los siglos XVII y XVIII, en las que se restringía el uso de libros y documentos
En 1789 con el es tallido de la
Revolución francesa se marcó
un desafió al Ancien Régimen, y se establece por
primera vez la Declaración de los
Derechos del hombre y del
ciudadano
En el siglo XIX la invención del hombre hizo
posible encontrar nuevas formas de
plasmar información en
distintos soportes, lo cual
origina contar con lugares especiales para su resguardo
Durante el siglo XX las políticas de
información se sitúan en la Guerra Fría en
la que Estados Unidos y la ex Unión
Repúblicas Socialistas Soviéticas
establecieron mecanismos sobre la
filtración de la información
Políticas de organización
documental en Fonotecas y
Fototecas de la Ciudad de México
ANTECEDENTE
•Para determinar la muestra primero se opto por delimitar el área geográfica en la cual se realizó la investigación.
Muestra
A nivel nacional existen 22
fonotecas y 129 fototecas para obtener estos resultados se
consulto:
Fonotecas y
Fototecas
El Sistema Nacional de Fototecas
El Sistema de Información y Cultura
El Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación
La guía archivística de instituciones que generan y/o conservan
documentación sonora y musical
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Resultados ConclusionesMetodologíaIntroducción
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Resultados ConclusionesMetodologíaIntroducción
• Con la información anterior se elaboraron 2 graficas una que representa el total de fonotecas existentes en la república mexicana y otra de Fototecas.
Graficas
00000000000
11
0000000000
2000000000
Zacatecas
Veracruz
Tamaulipas
Sonora
San Luis Potosi
Queretearo
Oax aca
Nay arit
Michoacan
Jalisco
Guerrero
Durango
Colima
Chihuahua
Campeche
Baja California Norte
0 5 10 15 20 25
ESTA
DO
S D
E LA
REP
ÚBLI
CA
NUMERO DE FONOTECAS
TOTAL D E F ON OTEC AS EXI STEN TES EN L A R EPÚB L I C A MEXI C AN A
Sistema Información y Cultura [en línea] México DF [fecha de consulta 20 /08/2011] disponible en: http://sic.conaculta.gob.mx.
Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación (CONTENNDOC)[en línea] México DF [fecha de consulta 20 /08/2011] disponible en: http:// http://cotenndoc.org.mx
MIGUEL VÁZQUEZ, Manuel Antonio. Guía archivística de instituciones que producen y/o guardan documentación sonora y musical. (Tesina de Licenciatura): Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía: México, 2008.
El Sistema Nacional de Fototecas
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Resultados ConclusionesMetodologíaIntroducción
• Con la información anterior se elaboraron 2 graficas una que representa el total de fonotecas existentes en la república mexicana y otra de Fototecas.
Graficas
11
41
21
31
2333
42
11
35
44
16
355
12
14
21
32
Zacatecas
Veracruz
Tamaulipas
Sonora
San Luis Potosi
Queretearo
Oax aca
Nay arit
Michoacan
Jalisco
Guerrero
Durango
Colima
Chihuahua
Campeche
Baja California Norte
0 10 20 30 40 50 60
ESTA
DO
S D
E LA
REP
ÚBLI
CA
NUMERO DE FOTOTECAS
TOTAL D E F OTOTEC AS EXI STEN TES EN L A R EÚB L I C A MEXI C AN A
Sistema Información y Cultura [en línea] México DF [fecha de consulta 20 /08/2011] disponible en: http://sic.conaculta.gob.mx.
Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación (CONTENNDOC)[en línea] México DF [fecha de consulta 20 /08/2011] disponible en: http:// http://cotenndoc.org.mx
MIGUEL VÁZQUEZ, Manuel Antonio. Guía archivística de instituciones que producen y/o guardan documentación sonora y musical. (Tesina de Licenciatura): Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía: México, 2008.
El Sistema Nacional de Fototecas
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Resultados ConclusionesMetodologíaIntroducción
Como se observa en estas gráficas tenemos un total de 151
instituciones 22 Fonotecas y 129 Fototecas a este resultado
lo hemos denominado universo
De este universo se tomó solo el Distrito Federal por ser el
lugar, con mayor número de acervos de este tipo,realizando una excepción, con respeto a la Fototeca
Nacional, ubicada en Pachuca Hidalgo, por su importancia
y carácter nacional, quedando de limitada la población a 75instituciones en totalen elDistrito Federal.
.
Posteriormente la población se dividió en subconjuntos 20Fonotecas y 55 Fototecas lo cual origino la muestra que es
un “subconjunto de la población, seleccionado de tal
forma,que sea representativo de la población
Fonotecas
22
Subconjunto (Población)
75
Fototecas
129
Universo o Conjunto (total de fonotecas y fototecas en México
151)
Universo
Muestra
Fonotecas 20
Fototecas 55
Fototecas 55
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Resultados ConclusionesMetodologíaIntroducción
Una vez obtenida la muestra se llevó acabo una investigación por Delegación de
cada una de las fonotecas y fototecas que
existen en el Distrito Federal, la cualpermitió recabar los siguientes datos:
Gráfica de total de fonotecas por delegación
0
4
6
02
0 0 0 0 0 1
3
0
3
0 1 00
1
2
3
4
5
6
7
Total de Instituciones en el DF= 20
Total de institucione s en el DF= 20Sistema Información y Cultura [en línea] México DF [fecha de consulta 20 /08/2011] disponible en: http://sic.conaculta.gob.mx.
Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación (CONTENNDOC)[en línea] México DF [fecha de consulta 20 /08/2011] disponible en: http:// http://cotenndoc.org.mx
MIGUEL VÁZQUEZ, Manuel Antonio. Guía archivística de instituciones que producen y/o guardan documentación sonora y musical. (Tesina de Licenciatura): Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía: México, 2008.
El Sistema Nacional de Fototecas
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Resultados ConclusionesMetodologíaIntroducción
Una vez obtenida la muestra se llevó acabo una investigación por Delegación de
cada una de las fonotecas y fototecas que
existen en el Distrito Federal, la cualpermitió recabar los siguientes datos:
0 210
1
25
0 0 0 1 6 8 0 0 0 1 105
1015202530
Total de Instituciones en el DF
Total de instituciones en el DF= 55
Gráfica de total de fototecas por delegación
Sistema Información y Cultura [en línea] México DF [fecha de consulta 20 /08/2011] disponible en: http://sic.conaculta.gob.mx.
Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación (CONTENNDOC)[en línea] México DF [fecha de consulta 20 /08/2011] disponible en: http:// http://cotenndoc.org.mx
MIGUEL VÁZQUEZ, Manuel Antonio. Guía archivística de instituciones que producen y/o guardan documentación sonora y musical. (Tesina de Licenciatura): Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía: México, 2008.
El Sistema Nacional de Fototecas
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Resultados ConclusionesMetodologíaIntroducción
La construcción de un cuestionario tiene como
principales objetivos::
Aplicación de un cuestionario con
preguntas racionales, ordenadas en forma
coherente, expresadas en un lenguaje sencillo y comprensible, que se respondió por escrito
Instrumento de investigación
Traducir, con preguntas precisas, el planteamiento del problemaTraducir, con preguntas precisas, el planteamiento del problema
Crear un instrumento rigurosamente estandarizado que permita registrar con veracidad y confiabilidad las respuestas de los encuestadosCrear un instrumento rigurosamente estandarizado que permita registrar con veracidad y confiabilidad las respuestas de los encuestados
Propiciar calidad en la información obtenida.Propiciar calidad en la información obtenida.
Conseguir un instrumento que genere datos propios para el cálculo de las
condiciones sociales, económicas, sociológicas y políticas, entre otras, de una
población.
Conseguir un instrumento que genere datos propios para el cálculo de las
condiciones sociales, económicas, sociológicas y políticas, entre otras, de una
población.
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Resultados ConclusionesMetodologíaIntroducción
Con la finalidad de obtener información acerca de las políticas de información y de entender cómo se aplican estas en dichas instituciones, se realizo un estudio de campo, aplicando una técnica de investigación la cual consistió en un cuestionario de 27 preguntas divididos en 15
rubros que son los siguientes:
1. ENCABEZADO.
2. INSTRUCCIONES.
3. DATOS DE LAINSTITUCIÓN.
4. FORMA DE INGRESODEL ACERVO.
5. VOLUMEN DEL ACERVO.
6. FORMAS DEORGANIZACIÓNDEL ACERVO.
7. REQUISITOS PARACONSULTA.
8. NORMATIVIDAD.
9. DERECHOS DE AUTOR.
10. CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN.
11.TIPOS DE SOPORTES.
12.TIPOLOGÍADOCUMENTAL.
13.SERVICIOS Y DIFUSIÓN.
14.POLÍTICAS DE INFORMACIÓN.
15.DATOS DEL ENTREVISTADO.
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
NuncaRara V ez
Algunas v ec esCasi siempre
Siemre
0
10
20
30
40
50
60
70
80
0 0 0
14
29
0 0
7
14
21
0 0
21
7 7
21 21
29
21
14
79 79
43 44
Proceso t écnicos
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
0
10
20
30
40
50
60
70
del 1 al 20 % del 21 al 40 % del 41 al 60 % del 61 al 80% del 81 al 100%
35
0 0
65
0
Porcent aje de Clasificación de l Acervo
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
FONOTECAS RUBRO:FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL ACERVO
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Orgánico Funcional Orgánico funcional Materias o asuntos Otra:
21
0 0
79
0
Tipo de Clasificación en e l Acervo
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
FONOTECAS RUBRO:FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL ACERVO
Nunca
Rara V ez
Algunas v ec es
Casi Siempre
Siempre
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Cronológica Numérica Alfabética Asuntos omaterias
Otra:
57
43
86
57
0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
43
57
14
43
29
Tipos de Ordenación
Nunca Rara V ez Algunas v ec es Casi Siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
FONOTECASRUBRO: FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL
ACERVO
Nunca
Rara V ezAlgunas v ec es
Casi Siempre
Siempre
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Un comité El encargadodel acervo
Polít icasinternas
Polít icasexternas
Sin criteriosprecisos
69
50
29
8693
0 0 0 0 0
0 0 0 0 00 0 0 0 0
31
50
71
147
Proceso de Valoración
Nunca Rara V ez Algunas v ec es Casi Siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
FONOTECASRUBRO: FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL
ACERVO
Nunca
Rara v ez
Algunas v ec es
Casi siempre
Siempre
0
5
1015
20
25
30
3540
45
50
Selección Eliminación
8
29
14
29
7 6
21
6
50
30
Valoración
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
Nunca
Rara v ez
Algunas v ec es
Casi siempre
Siempre
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Inventario Catálogo Guía Índic e
0 0
29 29
0 0 0
140 0 0
14
1421 21
14
8679
50
29
Inst rument os de Descr ipción
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
RUBRO:FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL ACERVO
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
RUBRO: NORMATIVIDAD
Nunca
Rara v ez
Algunas v ec es
Casi siempre
Siempre
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Manual depolít ic as y
proc edimientos
Reglamentos Catálogo dedisposicióndocumental
Cuadro declasificación
Calendario decaduc idades
70
58
30
79
0 0 0
14
0
70 0
2114
43
2921 21
7
43
71
2114
0
Inst rument os Normativos
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
RUBRO: CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Excelente Bueno Regular Malo o Pésimo
21
72
70
Est ado de Conservación de l Acervo
NuncaRara v ez
Algunas v ec esCasi siempre
Siempre
0102030405060708090
100
29
50
2921
93
0 0 0 0 00 0 0 0 0
0 0 0 0 0
71
50
7179
7
Medidas de Conservación
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
RUBRO: CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN.
Nunca
Rara v ez
Algunas v ec es
Casi siempre
Siempre
0
20
40
60
80
100
Extintores Sistema c ontraincendio por
aspersión
Gas Inucuo Cajas y guardas Bóveda t ipobanco
21
65
93
29
0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
79
35
7
71
4
Medidas de Segur idad
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
0
5
10
15
20
25
30
35
Siempre Casi siempre Algunas v ec es Rara v ez Nunca
1921
32
21
7
Procesos de Rest auraciónRUBRO: CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN.
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
Nunca
Rara V ezAlgunas v ec es
Casi siempreSiemre
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Clasificac ión Ordenación Valoración Depuración Expurgo
0 0
35
4650
0 3 0 05
8 8 5 8 838
14
5 5
8981
4641
32
Proceso t écnicos
Nunca Rara V ez Algunas v ec es Casi siempre Siemre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
0
10
20
30
40
50
del 1 al 20 % del 21 al 40 % del 41 al 60 % del 61 al 80% del 81 al100%
85
11
46
30
Porcent aje de Clasificación de l Acervo
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
FOTOTECAS RUBRO:FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL ACERVO
0
10
20
30
40
50
60
70
Orgánico Funcional Orgánico funcional Materias o asuntos Otra:
83
16
70
3
Tipo de Clasificación en e l Acervo
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
FOTOTECAS RUBRO:FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL ACERVO
Nunca
Rara V ez
Algunas v ec es
Casi Siempre
Siempre
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Cronológica Numérica Alfabética Asuntos omaterias
Otra:
46
73
59 62
0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
56
27
41 38
5
Tipos de Ordenación
Nunca Rara V ez Algunas v ec es Casi Siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
FOTOTECASRUBRO: FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL
ACERVO
NuncaRara V ez
Algunas v ec esCasi Siempre
Siempre
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Un comité El encargadodel acervo
Polít icasinternas
Polít icasexternas
Sin criteriosprecisos
57
4651
65
99
0 0 0 0 0
0 0 0 0 00 0 0 0 0
43
5449
35
1
Proceso de Valoración
Nunca Rara V ez Algunas v ec es Casi Siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
FOTOTECASRUBRO: FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL
ACERVO
Nunca
Rara v ez
Algunas v ec es
Casi siempre
Siempre
0
10
20
30
40
50
60
70
Selección Eliminación
16
51
3
148
3
115
62
27
Valoración
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
RUBRO:FORMA DE ORGANIZACIÓN DEL ACERVO
Nunca
Rara v ez
Algunas v ec es
Casi siempre
Siempre
0
20
40
60
80
Inventario Catálogo Guía Índic e
10 1419
26
0 38
3
2 38
3014 14 15 11
7364
49
30
Inst rument os de Descr ipción
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
RUBRO: NORMATIVIDAD
Nunca
Rara v ez
Algunas v ec es
Casi siempre
Siempre
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Manual depolít ic as y
proc edimientos
Reglamentos Catálogo dedisposicióndocumental
Cuadro declasificación
Calendario decaduc idades
2216
57
49
77
0 0 0 03
50 0
5 3
16
6 8 5 3
57
78
3541
14
Inst rument os Normativos
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
RUBRO: CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Excelente Bueno Regular Malo o Pésimo
14
76
73
Est ado de Conservación de l Acervo
NuncaRara v ez
Algunas v ec esCasi siempre
Siempre
020406080
100
30 38
68
42
96
0 0 0 0 00 0 0 0 0
0 0 0 0 0
70 62
32
58
4
Medidas de Conservación
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
RUBRO: CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN.
Nunca
Rara v ez
Algunas v ec es
Casi siempre
Siempre
0
20
40
60
80
100
Extintores Sistema c ontraincendio por
aspersión
Gas Inucuo Cajas yguardas
Bóveda t ipobanco
3
49
95
30
99
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
97
51
5
70
1
Medidas de Segur idad
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
RUBRO: CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN.
NuncaRara v ez
Algunas v ec esCasi siempre
Siempre
0
50
100
Extintores Sistemacontra
incendiopor
aspersión
Gas Inucuo Cajas yguardas
Bóvedatipo banco
3
49
95
30
99
0 0 0 0 00 0 0 0 0
0 0 0 0 0
97
51
5
70
1
Medidas de Segur idad
Nunca Rara v ez Algunas v ec es Casi siempre Siempre
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología ConclusionesResultadosIntroducción
RUBRO: CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN.
0
5101520
2530354045
Siempre Casi siempre Algunas v ec es Rara v ez Nunca
28
10
41
3
18
Procesos de Rest auración
Políticas de organización documental en Fonotecas y Fototecas de la Ciudad de México
Marco teórico Metodología Resultados ConclusionesIntroducción
Conclusiones
Tenemos políticas expertas que dictan claramente la preservación y la salva guardia de este tipo de documentos a nivel internacional como es la UNESCO con su programa memoria del mundo y de otros organismos como CIA
Hay políticas a nivel nacional como la ley general de bienes nacionales ,LFTAIPG, ley federal de archivos y los l ineamientos para la organización y conservación de documentos
Se recomienda seguir desarrollando políticas internas por las instituciones que conservan, generan y resguardan este tipo de documentos con la finalidad de que los usuarios puedan acceder a la información que se conserva