Sistema Automático de la Cédula de registro y Actualización de Datos Escolares

Planteamiento del problema

Una institución educativa del nivel básico, en su departamento de control escolar, necesita un sistema de gestión de datos que automatice los procesos de inscripción y deserción, además de que refleje la situación escolar de los alumnos y que permita capturar los datos generales de la escuela, los alumnos y sus tutores.

El proceso de inscripción es el siguiente:

El alumno se dirige al departamento de control escolar, con documentación en mano, donde el proporciona sus datos al encargado de registro de inscripción, el cual captura los datos solicitados en una hoja denominada “cedula de registro y actualización de datos”, y los datos que contiene son los siguientes: nombre completo, CURP, NIA, tipo de sangre, si presenta alguna discapacidad, domicilio, situación del alumno, grado, turno y la fecha; el alumno proporciona al encargado del departamento de control escolar los siguientes documentos:

Certificado de estudios, acta de nacimiento, CURP, fotos, recibo de pago de inscripción, cedula de alta, certificado parcial, revalidación o equivalencia en caso de alta por traslado.

Además de los datos del alumno el departamento también solicita los siguientes datos del padre o tutor:

Nombre completo, CURP, domicilio, parentesco, teléfono, ocupación, nivel de estudios.

El proceso para dar de baja al alumno

El alumno o padre o tutor, se dirige al departamento de control escolar donde solicita ante el encargado la hoja de solicitud de baja; el encargado solicita algunos datos del alumno, los cuales pueden ser: nombre completo, CURP, NIA; mediante los cuales el encargado identifica el expediente del alumno, procediendo a rellenar la hoja denominada cedula de baja; en la cual el encargado registra nombre completo del alumno, NIA, CURP, grado que cursa el alumno, quien solicita la baja (padre o tutor), el motivo por el que solicita la baja y la fecha; el

encargado llena el formato en original y copia , lo pasa a firma y la copia es entregada al solicitante, junto con el expediente original y queda en el archivo de control escolar el original del la cedula de baja y copia del expediente del alumno.

Alcance del proyecto

Sistematizar las funciones, con el objetivo de obtener un mejor control, con el fin de mejorar el servicio, ahorrar tiempo en los procesos, mantener una base de datos digital de la información y sofisticar la presentación de los documentos.

El sistema podrá ser capaz de realizar las siguientes funciones:

Ingreso de datos de la institución

Los datos de la institución podrán ser ingresados al sistema además de que permitirá hacer modificaciones sobre los mismos.

Gestión de datos del alumno

El sistema capturará la información proporcionada por alumno, la cual anexará a la base de datos. Algunos datos serán utilizados para facilitar la búsqueda de información de los alumnos. También para la creación de consultas que faciliten la creación de estadísticas.

Solicitud de alta

Cuando un alumno sea de nuevo ingreso, el sistema registrará los datos de inscripción requeridos por el formato escrito denominado “Cédula de actualización de datos”.

Solicitud de baja

Cuando un alumno desea ser dado de baja, el sistema permitirá registrar la información requerida por el formato escrito denominado “Cédula de actualización de datos”.

Análisis de Clientes

La aplicación (sistematización de cedula de registro y actualización de datos en la institución) podrá ser implementada en cualquier plantel educativo de nivel básico y medio superior que estén incorporadas a la SEP, de carácter público y privado.

Definición de Metas a alcanzar en esta etapa

Definición detallada del problema Modelo del negocio Modelo de dominio Alcance del sistema Documentar requerimientos funcionales y no funcionales

Requerimientos Funcionales del Sistema

Identificador RF01

Descripción corta Ingresar datos de la escuela

Motivo Identificar a la institución

Descripción detallada El encargado de control escolar introducirá por primera vez los datos de la escuela, los cuales posteriormente aparecerán por default, y solo en caso de modificación el mismo encargado de control escolar podrá llevar a cabo los cambios necesarios. Los datos primordiales son los siguientes:1.- Nombre de la escuela.2.- Clave del centro de la escuela3.- Domicilio de la escuela4.- Nombre del director

Identificador RF02

Descripción corta Datos del alumno

Motivo El alumno debe proporcionar su información al encargado (secretaria).

Descripción detallada El alumno proporciona su información que corresponde a sus datos personales, como:NIANombre completoCURPDomicilioTipo de sangreActitud diferenciadaFecha de Inscripción

Identificador RF03

Descripción corta Solicitud alta

Motivo Ingresar datos del alumno al sistema

Descripción detallada El encargado de control escolar (secretaria), capturará los datos requeridos por el formato de la cedula de actualización de datos, que consta de los siguientes:

Fecha Clave centro de la escuela Nombre del centro de trabajo Número de autorización

Identificador RF04

Descripción corta Solicitud de baja

Motivo Rellenar el formato de baja

Descripción detallada El encargado de control escolar rellena el formato de la cedula de actualización de datos, que consta de los datos siguientes:

Fecha Clave de la escuela Nombre de la escuela Grado

Identificador RF05

Descripción corta Datos del padre o tutor

Motivo Captura de los datos personales del padre o tutor del alumno

Descripción detallada En este apartado se solicita la información del tutor del alumno, y la información se ingresa al formato de la cédula de actualización de datos, la cual contiene los siguientes datos:

Nombre completo Domicilio Teléfono

Identificador RF06

Descripción corta Gestión de usuarios

Motivo Seguridad del sistema

Descripción detallada Para seguridad del sistema, se crearan cuentas de usuario que permitan el acceso a través de un nombre de usuario y una contraseña.

Identificador RF07

Descripción corta Registro de documentación

Motivo Validación y cotejo de documentos

Descripción detallada El encargado de control escolar cotejara la información proporcionada por el alumno con los documentos originales presentados por el alumno.El sistema solo registrara el nombre de los documentos presentados.

Requerimientos No Funcionales del Sistema

Identificador RNF01

Descripción corta Seguridad de Acceso

Motivo Proteger la base de datos de personal no autorizado.

Descripción detalladaEl sistema deberá cumplir con los estándares de seguridad más estrictos en su desarrollo y aplicación. Una de ellas será que para poder acceder al sistema, el personal encargado deberá ingresar los datos de nombre de usuario y contraseña proporcionados previamente por el desarrollador del sistema.

Identificador RNF02

Descripción corta Compatibilidad

Motivo Que el sistema puede implementarse en cualquier sistema operativo.

Descripción detalladaEl sistema deberá desarrollarse basándose en los estándares internacionales de desarrollo de software, con la finalidad de que pueda ser implementado sin mayores problemas en cualquier sistema del mercado.

Identificador RNF03

Descripción corta Escalabilidad

Motivo Soporte de nuevos usuarios o funcionalidades

Descripción detallada El sistema podrá ser capaz de soportar la

creación de nuevos usuarios. Sin embargo, contendrá un número limitado de éstos.

También deberá de facilitar la anexión de nuevas funcionalidades y su correcto funcionamiento.

Identificador RNF04

Descripción corta Integridad de datos

MotivoCrear una base de datos limpia y sin inconsistencias.

Descripción detalladaEl sistema tendrá reglas de validación para verificar todos ingresados, en caso de algún dato no cumpla con las reglas, sistema enviará un mensaje de error al usuario para que corrija la inconsistencia, de no hacerlo el sistema no actualizará los datos.

Identificador RNF05

Descripción corta Desempeño.

MotivoSistema práctico y eficiente.

Descripción detallada El sistema deberá ser desarrollado de

forma que los recursos requeridos para su funcionamiento sean los más bajos posibles y en acorde con las necesidades de los requerimientos funcionales y no funcionales.

La respuesta de de cada operación del sistema no deberá sobrepasar los dos segundos.

Identificador RNF06

Descripción corta Desempeño.

MotivoSistema práctico y eficiente.

Descripción detallada El sistema deberá ser desarrollado de

forma que los recursos requeridos para su funcionamiento sean los más bajos posibles y en acorde con las necesidades de los requerimientos funcionales y no funcionales.

La respuesta de de cada operación del sistema no deberá sobrepasar los dos segundos.

Identificador RNF07

Descripción corta Mantenimiento

MotivoSoporte técnico de bajo costo

Descripción detallada El sistema deberá ser desarrollado de

manera que su arquitectura sea de fácil comprensión.

El código debe estructurarse adecuadamente para que sea consistente y predecible.

Los módulos del sistema deben ser creados de manera que una modificación en sus parámetros no obligue a la recreación del módulo.

La interfaz del sistema deberá debe contemplar que las propiedades públicas y los métodos de los parámetros sean de carácter común (estandarízados).

Casos de uso

Identificación de Casos de Uso

Acceder al sistema: El usuario puede ingresar al sistema siempre y cuando ingrese su nombre de usuario y contraseña correctos. Los cuales son provistos en primera instancia por el desarrollador del software.

Consultar Información: El usuario podrá consultar la información contenida en la base de datos del sistema. Podrá realizar consultas especializadas, seleccionando algunos de los criterios preestablecidos en el sistema.

Modificar datos: Los datos contenidos en el sistema, pueden ser modificados para que sean ingresados los datos de la institución educativa.

Actualizar datos: El sistema es capaz de crear nuevos registros, o modificar el contenido de estos.

Solicitud de alta: El sistema contendrá un formulario que permitirá agregar nuevos datos que corresponderán a la información de los alumnos de nuevo ingreso.

Solicitud de baja: El sistema contará con un formulario que permita llevar un registro de los alumnos que han solicitado su baja de la institución.

Clasificación de los actores

Usuario: Persona responsable de administrar la aplicación.

Secretaría: Personal de la institución con permisos de usuario del sistema. Padre o Tutor: Persona que solicita alguna función del sistema. Alumno: Individuo que se relaciona con el sistema a través del padre o

tutor.

Diagrama de Casos de Uso:

Descripción detallada de los casos de uso (Especificación de casos de uso)

ID: ECU-CS-01.Nombre: Acceder al Sistema.Actores: Usuario.Descripción: El usuario inicia el programa el cual solicitará antes

que nada un nombre de usuario y contraseña, datos previamente establecidos por el proveedor del sistema. Después de ingresar los datos correctos el sistema permitirá el acceso a la información en su base de datos.

Autor Miguel Ángel Pérez España, Florida Fuentes Torres, Victorina De Jesús Escamilla, Santiago Cabrera Narciso.

Fecha de creación: 13 de agosto de 2011.

Fecha ultima de modificación:

Precondición: La aplicación debe ejecutarse sobre en un sistema informático estable.

Post-condición: Ninguna.Flujo Principal: Paso 1 – Usuario: Iniciar la aplicación.

Paso 2 – Sistema: Solicita nombre de usuario y contraseña.Paso 3 – Usuario: Ingresa datos correctos del usuario.Paso 4 – Sistema: Realiza la conexión con la base de datos y permite el acceso al usuario.Paso 5 – Usuario: Visualiza la interfaz del programa y realiza las operaciones permitidas por la aplicación.Paso 6 – Usuario: Solicita el cierre de la aplicación.Paso 7 – Sistema: Termina la conexión.

Flujo alternativo: Datos de usuario incorrectosPaso 3 – El sistema: Presenta mensaje de error y el caso de uso termina.

Excepciones Si el usuario se equivoca en un máximo de tres intentos, el sistema se bloquea de provisional un tiempo definido.

Anotaciones Solo se permitirá el acceso a los actores con su respectiva contraseña.

ID: ECU-CS-02.Nombre: Ingresar datos de usuarioActores: UsuarioDescripción: El usuario debe ingresar los datos de nombre de

usuario y contraseña próvidos por el desarrollador del sistema.

Autor: Miguel Ángel Pérez España, Florida Fuentes Torres, Victorina De Jesús Escamilla, Santiago Cabrera Narciso.

Fecha de creación: 13 de agosto de 2011

Fecha ultima de modificación:

Precondición: Solicitar acceso al sistema.Post-condición: Ninguna.Flujo Principal: Paso 1 – Usuario: Iniciar la aplicación.

Paso 2 – Usuario: Acceder al sistema.Paso 3 – Sistema: Solicita nombre de usuario y contraseña.Paso 4 – Usuario: Ingresa datos.Paso 5 – Sistema: Verifica los datos.Paso 6 – Sistema: Permite el acceso e inicia la conexión.

Flujo alternativo: Negación del accesoPaso 5 – Sistema: En caso de que los datos sean incorrectos, muestra un mensaje de error y termina el caso de uso.

Excepciones: La contraseña deberá contener caracteres alfanuméricos sin caracteres especiales.

Anotaciones: La contraseña deberá contener como mínimo 6 dígitos.

Código: ECU-CS-03.Nombre: Consultar información.Actores: Usuario.Descripción: Una vez accedido al sistema, el usuario puede hacer

consultas a la base de datos del sistema y generar reportes

Autor: Miguel Ángel Pérez España, Florida Fuentes Torres, Victorina De Jesús Escamilla, Santiago Cabrera Narciso.

Fecha de creación: 13 de agosto de 2011

Fecha ultima de modificación:

Precondición: Ingresar datos de usuario para acceder al sistema.

Post-condición: Ninguna.Flujo Principal: Paso 1 – Usuario: Iniciar la aplicación.

Paso 2 – Usuario: Acceder al sistema.Paso 3 – Sistema: Muestra Interfaz.Paso 4 – Usuario: Selecciona las consultas de interés.Paso 5 – Sistema: Crea y muestra tablas con datos consultados.Paso 6 – Usuario: Solicita reporte.Paso 7 – Sistema: Imprime reporte.Paso 8 – Usuario: Cierra las consultas.Paso 9 – Sistema: Elimina tablas de la consulta.Paso 7 – Usuario: Finaliza la aplicación.Paso 7 – Sistema: Finaliza la conexión.

Flujo alternativo: Consultas personalizadasPaso 4 – El sistema: El sistema permite el ingreso de parámetros especializados del usuario.

Excepciones: El usuario solo puede elegir de las opciones que ofrece el sistema.El usuario no puede modificar las funciones de consulta del sistema.

Anotaciones: El usuario solo puede hacer cambios en los campos que permita el sistema de acuerdo a sus especificaciones.

ID: ECU-CS-04.Nombre: Modificar datos.Actores: UsuarioDescripción: Una vez accedido al sistema, el usuario puede

modificar sus datos de ingreso así como la información que corresponde a la institución como el nombre, dirección, teléfono, etc.

Autor: Miguel Ángel Pérez España, Florida Fuentes Torres, Victorina De Jesús Escamilla, Santiago Cabrera Narciso.

Fecha de creación: 13 de agosto de 2011

Fecha ultima de modificación:

Precondición: Ingresar datos de usuario para acceder al sistema.Post-condición: Ninguna.Flujo Principal: Paso 1 – Usuario: Iniciar la aplicación.

Paso 2 – Usuario: Acceder al sistema.Paso 3 – Sistema: Muestra Interfaz.

Paso 4 – Usuario: Selecciona la opción correspondiente a la función de modificar datos.Paso 5 – Sistema: Muestra formulario para ingresar los datos correspondientes.Paso 6 – Usuario: Ingresa la información en el formulario.Paso 7 – Usuario: Confirma la operación.Paso 8 – Sistema: Actualiza los datos.Paso 9 – Sistema: Cierra Formulario.Paso 7 – Usuario: Finaliza la aplicación.Paso 7 – Sistema: Finaliza la conexión.

Flujo alternativo: Datos de información incorrectosPaso 6 – El sistema: El sistema muestra un mensaje de error sin que el caso de uso termine.

Excepciones: El sistema no actualizará los datos hasta corregir las inconsistencias en los datos.

Anotaciones: Una vez completado el proceso el sistema envía un mensaje de confirmación de la actualización.

Código: ECU-CS-05.Nombre: Actualizar DatosActores: UsuarioDescripción: Una vez accedido al sistema, el usuario puede crear

o actualizar los registros de las tablas de la base de datos que corresponden a la información de los alumnos.

Autor: Miguel Ángel Pérez España, Florida Fuentes Torres, Victorina De Jesús Escamilla, Santiago Cabrera Narciso.

Fecha de creación: 13 de agosto de 2011

Fecha ultima de modificacion:

Precondición: Ingresar datos de usuario para acceder al sistema.Post-condición: Ninguna.Flujo Principal: Paso 1 – Usuario: Iniciar la aplicación.

Paso 2 – Usuario: Acceder al sistema.Paso 3 – Sistema: Muestra Interfaz.Paso 4 – Usuario: Selecciona la función de Actualizar Datos.Paso 5 – Sistema: Muestra formulario de captura de información.Paso 6 – Usuario: Ingresa o modifica la información de los registros.Paso 7 – Usuario: Confirma la operación.Paso 8 – Sistema: Actualiza Datos.

Paso 9 – Sistema: Cierra formulario de actualización.Paso 10 – Usuario: Finaliza la aplicación.Paso 11 – Sistema: Finaliza la conexión.

Flujo alternativo: Datos de información incorrectosPaso 6 – El sistema: El sistema muestra un mensaje de inconsistencia sin que el caso de uso termine.

Excepciones: El sistema no actualizará los datos hasta corregir las inconsistencias en los datos.

Anotaciones: Una vez completado el proceso el sistema envía un mensaje de confirmación de la actualización.

ID: ECU-CS-06.Nombre: Solicitud de alta.Actores: Padre o Tutor; Usuario.Descripción: La persona llena el formato escrito de solicitud de

ingreso a la institución, el cual sirve de referencia al usuario de la aplicación al momento de capturar la información del solicitante en el sistema.

Autor: Miguel Ángel Pérez España, Florida Fuentes Torres, Victorina De Jesús Escamilla, Santiago Cabrera Narciso.

Fecha de creación: 13 de agosto de 2011

Fecha ultima de modificación:

Precondición: Rellenar solicitud escrita de alta.Post-condición: Ninguna.Flujo Principal: Flujo Principal:

Paso 1 – Padre o Tutor: Solicita al usuario el formato escrito de solicitud de alta.Paso 2 – Padre o Tutor: Rellena el formato con la información correcta.Paso 3 – Padre o Tutor: Entrega la solitud escrita al usuario del sistema.Paso 4 – Usuario: Recibe solicitud.Paso 5 – El Usuario: Coteja los datos de la solicitud con la documentación entregada por el Padre o Tutor.Paso 6 – Usuario: Actualiza datos del sistema.

Flujo alternativo: Negación de solicitud.Paso 5 – El Usuario: En caso de inconsistencias entre la información de la solicitud escrita y la documentación, el caso de uso termina.

Excepciones: Que el padre o tutor no presente la solicitud de alta por escrito.

Anotaciones: Solamente se capturara la solicitud si los datos cotejados entre los documentos y la información de la solicitud coinciden.

ID: ECU-CS-07.Nombre: Solicitud de baja.Actores: Padre o Tutor; Usuario.Descripción: El padre o tutor llena el formato escrito de solicitud de

baja de la institución, el cual sirve de referencia al usuario de la aplicación al momento de capturar la información del solicitante en el sistema.

Autor: Miguel Ángel Pérez España, Florida Fuentes Torres, Victorina De Jesús Escamilla, Santiago Cabrera Narciso.

Fecha de creación: 13 de agosto de 2011

Fecha ultima de modificación:

Precondición: Rellenar solicitud escrita de alta.Post-condición: Ninguna.Flujo Principal: Paso 1 – Padre o Tutor: Solicita al usuario el formato

escrito de solicitud de baja.Paso 2 – Padre o Tutor: Rellena el formato con la información correcta.Paso 3 – Padre o Tutor: Entrega la solitud escrita al usuario del sistema.Paso 4 – Usuario: Recibe solicitud.Paso 5 – El Usuario: Coteja los datos de la solicitud con la información de la base de datos del sistema.Paso 6 – Usuario: Actualiza datos del sistema.

Flujo alternativo: Negación de solicitud.Paso 5 – El Usuario: En caso de inconsistencias entre la información de la solicitud escrita y la información del sistema, el caso de uso termina.

Excepciones: Que el padre o tutor no presente la solicitud de baja por escrito.

Anotaciones: Solamente se capturara la solicitud si los datos cotejados entre los documentos y la información de la solicitud coinciden.