“PLAN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES PARA MATERIAL DOCUMENTAL- SIC”

Código:

D-GI-25

Versión:

01

Titulo

PLAN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES PARA MATERIAL DOCUMENTAL - SIC

Fecha de elaboración

Julio 2020

Fecha de aprobación

2020- 08 -13

Fecha de publicación

2020-12-15

Fecha de vigencia

2020-2023

Palabras Claves

Sistema Integrado de Conservación, SIC, Procesos Gestión Documental, Archivo, Documentos, información, Alcaldía de Bello. Proyectos, Programas, planes, análogo, electrónico, preservación a largo plazo.

Formato

DOC.

Lenguaje

Español.

Dependencia:

Dirección administrativa de gestión documental y atención al ciudadano

Responsables de elaboración

Secretaria General

Firmas

Reviso

Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Instancia de aprobación

Comité de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Ubicación

Contenido

3INTRODUCCIÓN

51.GLOSARIO

112.TIPOLOGÍA DE DESASTRES

163.MARCO JURÍDICO

174.OBJETIVOS

185.IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

196.ASPECTOS GENERALES

196.1.Plan Institucional para la Prevención y Atención de Desastres

196.2.Medidas preventivas

206.3.Mantenimiento del Plan

206.4.Sistema de comunicaciones.

206.5.Formación de los trabajadores.

206.6.Abastecimiento de materiales.

216.7.Cooperación con agentes locales, regionales o nacionales.

216.8.Identificación de recursos

247.ACTIVIDADES ESPECIFICAS DEL PLAN

258.CRONOGRAMA ACTIVIDADES PROGRAMA DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES

289.EJECUCIÓN DEL PLAN

2910.ACCIONES CONCRETAS FRENTE A EVENTOS CATASTRÓFICOS

2910.1.Reacción En Caso De Siniestro

3010.2.Rescate De Documentos Y Libros Mojados

3210.3.Empaque Y Traslado De Documentos

3310.4.Secado De Documentos

3510.5.Des humidificación

3710.6.Desinfección

3810.7.Situación – “Riesgo Por Incendios”

4510.8.Situación – “Hurto, Vandalismo – Medidas De Seguridad”.

4610.9.Situación – “riesgo por movimientos telúricos”:

4711.LINEAMIENTOS PARA LA RECONSTRUCCIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

5012.ASPECTOS A CONSIDERAR:

5113.BIBLIOGRAFÍA

5214.NOTAS DE CAMBIO

5315.ANEXOS

INTRODUCCIÓN

Los registros documentales almacenados en los diferentes archivos institucionales se encuentran amenazados por numerosos factores de alteración, entre los que cabe mencionar las condiciones medio ambientales, la infraestructura de los depósitos, los organismos biológicos, la desidia o el robo. Sin embargo, ninguno de ellos posee a violencia y capacidad de destrucción de los desastres. Los incendios, las inundaciones o los terremotos han asolado extraordinariamente archivos y bibliotecas, ocasionando la destrucción de ingentes y valiosas cantidades de registros documentales de valor histórico para la humanidad.

Un plan requiere de tres etapas: la preparación física y mental reflejada y recogida en un documento; la puntual y oportuna reacción reforzada por ejercicios estipulados en el plan y puestos a prueba en simulacros (Cruzat); y un acertado proceso para recuperar y habilitar las colecciones afectadas por los siniestros, realizado por un personal adiestrado para ello, según lo que ha sido comprobado en circunstancias reales.

Estas tres etapas (que en forma resumida se denominan comúnmente Prevención, Reacción, Recuperación) tienen que verse pormenorizadas en “el plan propio”, que puede ser resumido o dilatado, pero que no es sino el punto de partida para la creación en las instituciones de una cultura de manejo y resolución de riesgos y del manejo y asunción del desastre cuando ya se ha producido.

Ese plan será un documento indispensable cuando la crisis hace que la memoria falle, cuando no hay tiempo para ensayar y discutir qué salvar o cuál es el mejor método de asumir un rescate.

La cultura de la prevención es tan importante en una institución bibliotecaria o archivo como la cultura del servicio al usuario. Es la conciencia misma sin la cual muchas pequeñas desatenciones y descuidos se erigen en siniestros. Por ello, el plan no sólo hay que estructurarlo sino redactarlo y actuarlo; no puede ser una obligación que se engaveta sino un instrumento de capacitación para toda la institución: una rutina trimestral establecida que permita que, si el desastre se produce, sea inesperado o cíclico, sepamos exactamente lo que debe hacerse y a qué atenerse. Y, como todo proceso que se documenta, hay que evaluarlo periódicamente, incluso, afortunada o infortunadamente, tras un suceso nefasto: un plan se retroalimenta y modifica luego de cada nueva experiencia o conocimiento.

Es importante recordar que esta guía estratégica para hacer un plan para el resguardo de colecciones patrimoniales debe verse complementada por el plan de seguridad general de la institución. Debe empalmar con las advertencias que los cuerpos de defensa civil y bomberos activan, que son divulgados por los medios de comunicación y también cada vez más por Internet, para orientar a la ciudadanía en situaciones que comprometen la seguridad de las personas y sus bienes.

El programa permite establecer acciones preventivas sobre aquellos eventos naturales o no deseados, desastres y/o emergencias, tales como terremotos, incendios, inundaciones, entre otros, que puedan provocar la pérdida de la información irreversible que conlleven a la perdida de la memoria institucional del país y de la entidad y a la integridad de la misma. El manual de prevención y atención de desastres y contingencia del archivo de gestión, Central e histórico se alineará y estará contenido en un capítulo especial en el Plan de emergencias y atención de Desastres de la Alcaldía Municipal de Bello.

1. GLOSARIO

AMENAZA: peligro latente que representa la probable manifestación de un fenómeno físico de origen natural, socio-natural o antropogénico, que se anticipa, puede producir efectos adversos en las personas, la producción, la infraestructura y los bienes y servicios. Es un factor de riesgo físico externo a un elemento o grupo de elementos sociales expuestos, que se expresa como la probabilidad de que un fenómeno se presente con una cierta intensidad, en un sitio específico y dentro de un período de tiempo definido.

ANÁLISIS DE RIESGO: en su forma más simple, es el postulado de que el riesgo resulta de relacionar la amenaza y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin de determinar los posibles efectos y consecuencias sociales, económicas y ambientales asociadas a uno o varios fenómenos peligrosos en un territorio y con referencia a grupos o unidades sociales y económicas particulares. Cambios en uno o más de estos parámetros modifican el riesgo en sí mismo, es decir, el total de pérdidas esperadas y las consecuencias en un área determinada.

Análisis de amenazas y de vulnerabilidades componen facetas del análisis de riesgo y deben estar articulados con este propósito y no comprender actividades separadas e independientes. Un análisis de vulnerabilidad es imposible sin un análisis de amenazas, y viceversa.

ANTRÓPICO O ANTROPOGÉNICO: de origen humano o de las actividades del hombre, incluidas las tecnológicas.

BIENES Y SERVICIOS: son aquellas cosas tangibles e intangibles, de valor económico, que reportan beneficio a quienes las poseen o usufructúan y que permiten la vida individual y en comunidad.

CAPACIDAD: combinación de todos los atributos y recursos de la comunidad u organización que pueden dirigirse positivamente hacia la gestión de riesgo.

DESASTRE: situación o proceso social que se desencadena como resultado de la manifestación de un fenómeno de origen natural, socio-natural o antrópico que, al encontrar condiciones propicias de vulnerabilidad en una población y en su estructura productiva e infraestructura, causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normales de funcionamiento del país, región, zona o comunidad afectada, las cuales no pueden ser enfrentadas o resueltas de manera autónoma utilizando los recursos disponibles a la unidad social directamente afectada. Estas alteraciones están representadas de forma diversa y diferenciada, entre otras cosas, por la pérdida de vida y salud de la población; la destrucción, pérdida o inutilización total o parcial de bienes de la colectividad y de los individuos, así como daños severos en el ambiente, requiriendo de una respuesta inmediata de las autoridades y de la población para atender a los afectados y restablecer umbrales aceptables de bienestar y oportunidades de vida.

EFECTOS O IMPACTOS (ECONÓMICOS Y SOCIALES) DIRECTOS: aquellos que mantienen relación de causalidad directa e inmediata con la ocurrencia de un fenómeno físico, representados usualmente por el impacto en las infraestructuras, sistemas productivos, bienes y acervos, servicios y ambiente, o por el impacto inmediato en las actividades sociales y económicas.

ELEMENTOS EXPUESTOS: es el contexto social y material representado por las personas y por los recursos, producción, infraestructura, bienes y servicios, que pueden ser afectados directamente por un fenómeno físico.

EMERGENCIA: estado directamente relacionado con la ocurrencia de un fenómeno físico peligroso o por la inminencia del mismo, que requiere de una reacción inmediata y exige la atención de las instituciones del Estado, los medios de comunicación y de la comunidad en general. Cuando es inminente el evento, puede presentarse confusión, desorden, incertidumbre y desorientación entre la población. La fase inmediata después del impacto es caracterizada por la alteración o interrupción intensa y grave de las condiciones normales de funcionamiento u operación de una comunidad, zona o región y las condiciones mínimas necesarias para la supervivencia y funcionamiento de la unidad social afectada no se satisfacen. Constituye una fase o componente de una condición de desastre, pero no es, per se, una noción sustitutiva de desastre. Puede haber condiciones de emergencia sin un desastre.

ESCENARIOS DE RIESGO: un análisis presentado en forma escrita, cartográfica o diagramada, utilizando técnicas cuantitativas y cualitativas, y basado en métodos participativos, de las dimensiones del riesgo que afecta a territorios y grupos sociales determinados. Significa una consideración pormenorizada de las amenazas y vulnerabilidades, y como metodología ofrece una base para la toma de decisiones sobre la intervención en reducción, previsión y control de riesgo. En su acepción más reciente, implica también un paralelo entendimiento de los procesos sociales causales del riesgo y de los actores sociales que contribuyen a las condiciones de riesgo existentes. Con esto se supera la simple estimación de diferentes escenarios de consecuencias o efectos potenciales en un área geográfica que tipifica la noción más tradicional de escenarios en que los efectos o impactos económicos se registran sin noción de causalidades.

EVALUACIÓN DE LA AMENAZA: es el proceso mediante el cual se determina la posibilidad de que un fenómeno físico se manifieste, con un determinado grado de severidad, durante un período de tiempo definido y en un área determinada. Representa la recurrencia estimada y la ubicación geográfica de eventos probables.

EVALUACIÓN DE LA VULNERABILIDAD: proceso mediante el cual se determina el grado de susceptibilidad y predisposición al daño o pérdida de un elemento o grupo de elementos económicos, sociales y humanos expuestos

ante una amenaza particular y los factores y contextos que pueden impedir o dificultar de manera importante la recuperación, rehabilitación y reconstrucción con los recursos disponibles en la unidad social afectada.

FENÓMENO (EVENTO) PELIGROSO: suceso natural, socio-natural o antrópico que se describe en términos de sus características, su severidad, ubicación y área de influencia. Es la materialización en el tiempo y el espacio de una amenaza. Es importante diferenciar entre un fenómeno potencial o latente que constituye una amenaza, y el fenómeno mismo, una vez que éste se presenta.

INTENSIDAD: medida cuantitativa y cualitativa de la severidad de un fenómeno en un sitio específico.

GESTIÓN DE RIESGOS (o, de forma más explícita, la Gestión de la Reducción, Previsión y Control del Riesgo de Desastre): un proceso social complejo, cuyo fin último es la reducción o la previsión y control permanente del riesgo de desastre en la sociedad, en consonancia con, e integrada al logro de pautas de desarrollo humano, económico, ambiental y territorial, sostenibles. En principio, admite distintos niveles de intervención que van desde lo global, integral, lo sectorial y lo macro-territorial hasta lo local, lo comunitario y lo familiar. Además, requiere de la existencia de sistemas o estructuras organizacionales e institucionales que representan estos niveles y que reúnen bajo modalidades de coordinación establecidas y con roles diferenciados acordados, aquellas instancias colectivas de representación social de los diferentes actores e intereses que juegan un papel en la construcción de riesgo y en su reducción, previsión y control.

IMPACTOS HUMANOS: los muertos, desaparecidos, lisiados o enfermos producto directo o indirecto del impacto de un evento peligroso.

LÍNEAS (REDES) VITALES: infraestructura básica o esencial. Energía: presas, subestaciones, líneas de fluido eléctrico, plantas de almacenamiento de combustibles, oleoductos, gasoductos. Transporte: redes viales, puentes, terminales de transporte, aeropuertos, puertos fluviales y marítimos. Agua: plantas de tratamiento, acueductos, alcantarillados, canales de irrigación y conducción. Comunicaciones: redes y plantas telefónicas, estaciones de radio y televisión, oficinas de correo e información pública.

LOCAL: en sentido estricto se refiere a un territorio de dimensiones sub-nacionales y subregionales en que existe cierta homogeneidad en las modalidades y formas de desarrollo y en las características ambientales, y tiene presencia de diversos actores sociales con sentido de pertenencia al territorio y con relaciones estrechas de identidad, cooperación o conflicto. En el sentido administrativo-político, lo local suele asociarse con el municipio. Sin embargo, esto desvirtúa la noción científica de lo local, ya que éste puede ser menor en extensión que una municipalidad, cruzar diferentes límites municipales o, en algunos casos, acotarse a un municipio particular.

MITIGACIÓN (REDUCCIÓN) DE RIESGOS DE DESASTRE: ejecución de medidas de intervención dirigidas a reducir o disminuir el riesgo existente. La mitigación asume que en muchas circunstancias no es posible, ni factible, controlar totalmente el riesgo existente; es decir, que en muchos casos no es posible impedir o evitar totalmente los daños y sus consecuencias, sino más bien reducirlos a niveles aceptables y factibles. La mitigación de riegos de desastre puede operar en el contexto de la reducción o eliminación de riesgos existentes, o aceptar estos riesgos y, a través de los preparativos, los sistemas de alerta, etc., buscar disminuir las pérdidas y daños que ocurrirían con la incidencia de un fenómeno peligroso. Así, las medidas de mitigación o reducción que se adoptan en forma anticipada a la manifestación de un fenómeno físico tienen el fin de: a) evitar que se presente un fenómeno peligroso, reducir su peligrosidad o evitar la exposición de los elementos ante el mismo; b) disminuir sus efectos sobre la población, la infraestructura, los bienes y servicios, reduciendo la vulnerabilidad que exhiben.

PARTICIPACIÓN SOCIAL: el proceso a través del cual los sujetos del desarrollo y del riesgo toman parte activa y decisiva en la toma de decisiones y actividades que se diseñan para mejorar sus condiciones sociales de vida y para reducir o prever el riesgo. La participación es la base sobre la cual se fortalecen los niveles de empoderamiento de las organizaciones sociales e individuos y se fomenta el desarrollo del capital social.

PÉRDIDA MATERIAL: se relaciona con la merma o destrucción del patrimonio material (bienes de capital, medios de producción, medio de trabajo, infraestructura, etc.) y ambiental de una sociedad. El monto de pérdidas asociados con un desastre, no necesariamente tiene que reflejarse en variables agregadas de tipo macroeconómico, ya que su impacto puede ser en pequeña escala.

PLAN DE EMERGENCIAS: definición de funciones, responsabilidades y procedimientos generales de reacción y alerta institucional, inventario de

recursos, coordinación de actividades operativas y simulación para la capacitación, con el fin de salvaguardar la vida, proteger los bienes y recobrar

la normalidad de la sociedad tan pronto como sea posible después de que se presente un fenómeno peligroso.

PREPARACIÓN (PREPARATIVOS): medidas cuyo objetivo es organizar y facilitar los operativos para el efectivo y oportuno aviso, salvamento y rehabilitación de la población y la economía en caso de desastre. La preparación se lleva a cabo mediante la organización y planificación de las acciones de alerta, evacuación, búsqueda, rescate, socorro y asistencia que deberán realizarse en caso de emergencia.

PREVENCIÓN DE RIESGOS: medidas y acciones dispuestas con anticipación que buscan prevenir nuevos riesgos o impedir que aparezcan. Significa trabajar en torno a amenazas y vulnerabilidades probables. Visto de esta manera, la prevención de riesgos se refiere a la Gestión Prospectiva del Riesgo, mientras que la mitigación o reducción de riesgos se refiere a la Gestión Correctiva. Dado que la prevención absoluta rara vez es posible, la prevención tiene una connotación semi-utópica y debe ser vista a la luz de consideraciones sobre el riesgo aceptable, el cual es socialmente determinado en sus niveles

RESILIENCIA: capacidad de un ecosistema, sociedad o comunidad de absorber un impacto negativo o de recuperarse una vez haya sido afectada por un fenómeno físico.

RESPUESTA: etapa de la atención que corresponde a la ejecución de las acciones previstas en la etapa de preparación y que, en algunos casos, ya han sido antecedidas por actividades de alistamiento y movilización, motivadas por la declaración de diferentes estados de alerta. Corresponde a la reacción inmediata para la atención oportuna de la población.

RIESGO COTIDIANO O SOCIAL: hace referencia a un conjunto de condiciones sociales de vida de la población que, a la vez, constituyen facetas o características (aunque no exclusivas) de la pobreza, el subdesarrollo y la inseguridad humana, estructural, limitan o ponen en peligro el desarrollo humano sostenible. Ejemplos de esto se encuentran en la insalubridad y morbilidad, la desnutrición, la falta de empleo e ingresos, la violencia social y familiar y la drogadicción y el alcoholismo, entre otras.

RIESGO DE DESASTRE: es la probabilidad de que se presente un nivel de consecuencias económicas y sociales adversas en un sitio particular y durante un tiempo definido que exceden niveles aceptables, a tal grado que la sociedad o un componente de la sociedad afectada encuentre severamente interrumpido su funcionamiento rutinario, y no pueda recuperarse de forma autónoma, requiriendo de ayuda y asistencia externa.

SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS: estructura abierta, lógica, dinámica y funcional de instituciones y organizaciones, y su conjunto de orientaciones, normas, recursos, programas, actividades de carácter técnico-científico, de planificación y de participación de la comunidad, cuyo objetivo es la incorporación de las prácticas y procesos de la gestión de riesgos en la cultura y en el desarrollo económico y social de las comunidades.

VULNERABILIDAD: factor de riesgo interno de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza. Corresponde a la predisposición o susceptibilidad física, económica, política o social que tiene una comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en caso de que se manifieste un fenómeno peligroso de origen natural, socio natural o antrópico. Representa también las condiciones que imposibilitan o dificultan la recuperación autónoma posterior. Las diferencias de vulnerabilidad del contexto social y material expuesto ante un fenómeno peligroso determinan el carácter selectivo de la severidad de sus efectos.

2. TIPOLOGÍA DE DESASTRES

De acuerdo con su extensión existen cuatro tipos de desastres a saber:

Accidente menor

Este tipo de daño no afecta el funcionamiento normal de la entidad, pero no solucionarlo a tiempo puede ocasionar graves daños. Son los más habituales se trata de pequeños accidentes por ejemplo una gotera, la caída de un estante, la rotura de una ventana, entre otros; en el tema del archivo se podría decir que una cortadura con una hoja de papel en el dedo puede ser considerado un accidente menor. Está clase de accidente se presenta con frecuencia. Y se trabaja para prevenir sus riesgos.

Desastre moderado

Ocurre bajo situaciones similares a los accidentes menores, con la única diferencia de que el número de documentos deteriorados aumenta notablemente y por consiguiente su proceso de recuperación, que debe incluir aspectos como secado por ventilación o congelación en instalaciones externas. Es necesario que, en la elaboración del Plan Institucional para la Prevención y Atención de Desastres, se contemple la preparación del recurso humano, así como la coordinación de las labores de recuperación de los documentos.

Desastre Mayor

Estos eventos son provocados al interior de las instalaciones por incendios, inundaciones o derrumbamientos de partes del edificio, afectando a un gran número de documentos y dependiendo de su magnitud, es posible que el funcionamiento de la entidad se vea interrumpido. Ante este tipo de desastre, se debe activar el equipo de catástrofes y solicitar su intervención una vez que los bomberos, la policía y otras autoridades civiles hayan normalizado la situación y el acceso a las instalaciones afectadas. Un desastre de estas características, puede destruir la totalidad de los documentos de la Entidad haciendo prácticamente imposible su recuperación. Razón por la cual, el Alcaldía Municipal de Bello debe tener una copia de respaldo de los documentos que conforman las series y subseries documentales, identificadas en las Tablas de Retención Documental como de Conservación permanente, objeto de transferencia secundaria al Archivo Histórico, ya que evidencian, testimonian y registran la historia documental del país en los aspectos relacionados con la salud y forman parte del patrimonio histórico de la nación. Esta copia, independiente del soporte utilizado debe reposar fuera de la Entidad y estar custodiada por una Empresa especializada.

Catástrofe

Suceden a raíz de situaciones bélicas o fenómenos naturales violentos como terremotos, deslizamientos de tierra e inundaciones, eventos en los cuales la recuperación de los documentos de archivo es extremadamente difícil y quedará supeditada a las labores de rescate de la población y los organismos especializados

De acuerdo a su naturaleza existen tres tipos de desastres a saber:

Desastres provocados por fuego; es uno de los fenómenos más críticos a los que se puede enfrentar un archivo, ya que al producirse libera una reacción química violenta que expulsa una gran cantidad de gas, capaz de provocar daños en los documentos y grandes cantidades de partículas de combustión muy nocivos para las personas y los documentos. Estos incendios pueden generarse en las instalaciones eléctricas, cableados defectuosos o en determinados equipos tales como lámparas, cocinas, estufas, etc.

En el desarrollo de un incendio se han diferenciado cuatro fases:

La primera, o fase incipiente, puede prolongarse durante varias horas sin que sea posible detectarla a simple vista, emanaciones de humo, calor o llamas significativas, puesto que las partículas de combustión son excesivamente pequeñas. Cuando éstas aumentan hasta el punto de hacerse visibles, el fuego entra en una fase latente o de rescoldo.

Una vez que aparecen las primeras llamas reales, el fuego entra en su tercera fase. A partir de este momento, durante la cuarta fase, el incendio estalla en violentas llamaradas, la temperatura se eleva rápidamente, se producen fuertes emanaciones de humo y gases tóxicos y una violenta reacción en cadena. La detección en las dos primeras es, por tanto, esencial, pues pasando a la tercera o cuarta fase, el fuego aumentará exponencialmente sus efectos devastadores.

A los daños propios del incendio habrá que sumar una serie de elementos destructivos que actúan paralelamente: la caída de estanterías y de estructuras arquitectónicas provocarán graves daños en la documentación y el uso de agua como sustancia extintora generará otro desastre asociado.

Desastres provocados por el agua; su aparición puede estar relacionada con pequeños eventos tales como una pequeña rotura de cañería, una filtración de agua, lluvias torrenciales e inundaciones o en mayor proporción, está directamente relacionada con un incendio ya que es el método más eficaz y económico de extinción. Los efectos nocivos del agua en la documentación a causa de un evento de estos, pueden ser inmediatos o mediatos y ocasiona problemas físicos y químicos en los documentos , deformación y debilitamiento de sus soportes, corrimiento de tintas, compactación de la documentación, reblandecimiento de las colas de encuadernación y de las emulsiones fotográficas, pérdidas de legibilidad, desvanecimiento de pigmento en manuscritos, erosiones en superficies de registros magnéticos, videodiscos y a mediano plazo, se presenta la aparición de colonias de hongos y bacterias que de no atenderse oportunamente puede ocasionar la pérdida de los documentos afectados.

Desastres provocados por fuerzas físicas; al igual que en el caso anterior los daños provocados por las fuerzas físicas son inherentes a todo tipo de desastres. A los efectos ocurridos por un incendio o por una inundación puede sumarse la ocasionada por un derrumbamiento de estructuras o la caída de estanterías.

En el caso de las inundaciones, los documentos habrán absorbido mucha agua y será muy dificultosa su manipulación, de forma que cualquier operación incorrecta provocará daños físicos importantes. Las fuerzas desencadenadas por un terremoto provocan el derrumbamiento de muros, techos y estanterías.

Los documentos caerán al suelo produciéndose daños importantes a los que habrá que unir la de otros elementos. Además, la rotura de conducciones eléctricas puede desencadenar incendios o la rotura de las conducciones de agua, inundaciones importantes.

Por las causas que los originan, los desastres pueden ser clasificados en tres categorías:

Naturales

Dependen en gran medida de la zona geográfica en la que se encuentra ubicado el edificio y, por lo general, provocan daños que se pueden clasificar en la categoría de catástrofes. Los más frecuentes son los siguientes:

Meteorológico: Responden a una situación determinada del clima y se originan por una situación atmosférica especial -temporada de lluvias excepcionalmente copiosa, tormentas torrenciales, vendavales, etc.-.

Climatológicos: A cada zona climática le corresponde un régimen térmico y pluviométrico propio. Por tanto, el régimen climático general puede ser propicio para el desarrollo de fenómenos determinados tales como tornados y huracanes, monzones, etc. No obstante, la orientación y localización del edificio, la calidad de su construcción o el acondicionamiento de los alrededores pueden contribuir a una mayor protección.

Geológicos: Al igual que en el caso anterior, el condicionante geográfico es fundamental en el desarrollo de este tipo de catástrofes. Las zonas sísmicas o los terrenos poco asentados están sujetos a erupciones volcánicas, terremotos, deslizamientos o hundimientos del terreno y, en ciertas costas marítimas, maremotos.

Cósmicos: Se trata de lluvias de meteoritos, polvo cósmico, etc. Las posibilidades de un suceso de estas características son muy remotas y por lo tanto extraordinariamente raras.

Humanas

La constante manipulación del personal y de los usuarios con la documentación, puede generar desastres de todos los tipos. El hombre, por voluntad o por descuido, es uno de los peores enemigos del patrimonio escrito y sus acciones, especialmente cuando se trata de acciones intencionadas, causa graves destrozos cuantitativos y cualitativos. Pueden resumirse en las siguientes categorías:

Técnicos: El descuido, la mala gestión de las instalaciones o una instalación deficiente pueden devenir en desastre de diferente amplitud: una ventana abierta, un cigarrillo mal apagado o una estufa encendida. También pueden tener una procedencia exterior, como un coche, el derrumbamiento de un edificio vecino, etc.

Voluntaria: Son las más peligrosas desde el punto de vista de las pérdidas que acarrean. En las acciones voluntarias se persigue un afán exhibicionista o intimidatorio, por lo que los objetivos atacados son de gran trascendencia social y los métodos elegidos, enormemente destructivos.

Psicópatas: Ciertas enfermedades mentales pueden llevar a los sujetos a cometer acciones difícilmente justificables por individuos sanos. Es el caso de los pirómanos.

Sabotajes y terrorismo: En pos de lograr sus objetivos políticos, el terrorismo se ha servido de la trascendencia de acciones violentas en archivos y centros culturales relevantes.

Vandalismo: En las acciones vandálicas puede estar subyacente un motivo político, pero no tan organizado como en el caso anterior. Sus destrozos son más indiscriminados y suelen estar dirigidos más a los bienes y equipos que a las colecciones archivísticas.

Acciones bélicas: Los archivos han constituido un objetivo militar directo con la intención de acabar con los testimonios escritos o bien han sufrido los efectos "colaterales" de acciones emprendidas contra objetivos próximos.

Desastres accidentales, a este grupo pertenecen aquellos generados por equipos o instalaciones que presentan un mal diseño, fabricación defectuosa, instalación inadecuada, falta de supervisión en el mantenimiento de los equipos, o que no se comprueba su buen funcionamiento y que pueden ocasionar un desastre que oscila entre uno menor hasta uno mayor o de gran cuantía. Por lo general, en este tipo de desastres accidentales se encuentra la responsabilidad humana pero la capacidad destructiva del mismo, estriba en los componentes agresivos del sistema: energía, reactividad, toxicidad, etc.

Teniendo en cuenta las posibilidades de emisión dañinas y las particularidades de las diferentes instituciones, se puede establecer la siguiente clasificación:

· Accidente de carácter físico o mecánico

· Eléctricos

· Falla en las conducciones de agua

· Contaminación ambiental interior

· Accidentes por fallas en la organización

Fenómenos de destrucción asociados; el peligro de los desastres estriba en su capacidad de desencadenar múltiples procesos de degradación que interactúan agravando sus efectos. Los daños producidos en la documentación pueden clasificarse en las siguientes categorías:

Daños físicos: roturas, pérdidas, afectaciones en la imagen, pérdida de legibilidad, desvanecimiento de la tinta, estropeo en la encuadernación, erosiones en la superficie de los registros magnéticos, fotográficos o en los videodiscos, etc.

Biodeterioro; proliferación de microorganismos y plagas de insectos

Alteración de la información; se refiere a la calidad de la información transmitida. Los daños abarcan desde la modificación de la imagen o del texto original por la aparición de manchas o el desvanecimiento de las tintas a la imposibilidad de su lectura (daños físicos en discos duros de ordenador o en registros de audio y video)

3. MARCO JURÍDICO

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

ACUERDO 07 DE 1994 Reglamento General de Archivos Capitulo VII Conservación de documentos ARTICULO 59 Conservación preventiva, conservación y restauración documental. El Archivo General de la Nación establecerá los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes documentales.

PARÁGRAFO PRIMERO. Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

ACUERDO 49 DE 2000 "Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "Condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

ACUERDO 50 DE 2000 "Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre

"Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".

ACUERDO 6 DE 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos"

de la Ley 594 de 2000”

4. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Orientar las acciones para prevención y mitigación de amenazas y los preparativos para la atención de emergencias con el fin de reducir el riesgo, así como una estrategia de sostenibilidad de los archivos ante amenazas de origen animal o antrópicos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Implementar extintores de agentes limpios, evitando el daño a los soportes documentales en caso de utilización.

Mantener los extintores recargados mínimo una vez al año, y capacitar para su uso al personal encargado.

Proveer los depósitos de archivo de la señalización para la identificación de los equipos de atención de desastres y rutas de evacuación, y establecer los planes de contingencia de la entidad para el archivo total (archivos de gestión, central e históricos)

Elaborar, aprobar e implementar Plan de prevención de desastres y situaciones de riesgo, para el componente archivístico.

Elaborar el panorama de riesgo con el componente de gestión documental, para mitigar el riesgo en la seguridad de la información.

ALCANCE

Áreas de archivo donde se custodia, conserva y consulta la información.

OPORTUNIDADES DE MEJORA:

Evitar la pérdida de Información ya sea por factores de riesgo internos y externos.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

Para poder manejar una emergencia, es necesario identificar, analizar y evaluar todos los riesgos a los cuales está expuesta la ALCALDÍA MUNICIPAL DE BELLO, en sus diferentes sedes y, a partir de ello, tomar las acciones y previsiones necesarias para disminuirlos.

El Acuerdo 050 de 2000 del Archivo General de la Nación define la situación de riesgo como un “estado temporal que a corto plazo produce en el ambiente un cambio y generalmente ocasiona daños irreversibles en la integridad de los documentos”.

Tanto las catástrofes naturales como las causadas por el hombre son impredecibles y el impacto que ocasiona, puede ser amortiguado mediante una adecuada política de planificación.

Levantamiento y valoración del panorama de riesgos

· Riesgos provenientes del exterior del edificio.

· Riesgos provenientes de la estructura del edificio.

· Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos documentales.

· Riesgos por las personas o grupos que tengan como blanco una institución o algún tipo de material.

Ver Mapa de Riesgos componente archivístico.

6. ASPECTOS GENERALES

6.1. Plan Institucional para la Prevención y Atención de Desastres

El plan de desastres debe ser realista. Esto implica que, lejos de ser un trabajo cerrado, la planificación de desastres debe ser concebida como un proceso en continua renovación y que la obsolescencia del mismo puede ser altamente perjudicial para la Entidad. Por ello, el responsable de su ejecución, debe supervisar directamente la realización de las actividades programadas en el plan de trabajo tales como; las mejoras en el edificio, la instalación de alarmas, la sustitución de cañerías en mal estado, la revisión de circuitos eléctricos, etc. y prever los recursos con los cuales se llevarán a cabo las metas programadas.

Una vez identificados, analizados, evaluados y definidos los elementos de riesgo potencial en una situación de desastre, se debe proceder a estructurar el plan definiendo los procedimientos de respuesta preliminar y establecer a quién se debe contactar primero según el tipo de emergencia, cuáles son las acciones inmediatas que deberán emprenderse y cómo se notificará sobre el asunto al personal o a los equipos de trabajo.

6.2. Medidas preventivas

Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad de los acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención más eficaces. Un edificio sin riesgos debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:

· Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia

· Personal de vigilancia

· Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales, sistemas de extinción fijos

· Puertas cortafuego.

· Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

· Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

· La protección contra los efectos del agua incluirá la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y prever un sistema de evacuación de aguas.

6.3. Mantenimiento del Plan

El plan institucional para la prevención y atención de desastres debe ser actualizado periódicamente, ya que los nombres, direcciones, teléfonos y el personal cambian constantemente; se realizan cambios al edificio y se instalan nuevos equipos. Todo el personal debe estar entrenado para los procedimientos de emergencias, conocer sus responsabilidades y participar en simulacros y es conveniente mantener copias del plan en diversos lugares, inclusive fuera del edificio

6.4. Sistema de comunicaciones.

En situaciones de riesgo, la eficacia de las comunicaciones entre los diferentes actores implicados garantiza una acción rápida. La cadena de comunicaciones deberá asegurar el contacto con los responsables del equipo las 24 horas del día. Además, deberá prever las posibles fallas en la cadena.

6.5. Formación de los trabajadores.

La situación creada por un accidente puede convertirse en un desastre mayor si no se toman las decisiones adecuadas. Por otra parte, tomar decisiones incorrectas puede repercutir notablemente en los gastos de restauración y recuperación de los documentos, ya que será necesario manipular materiales en estado frágil. Por lo tanto, la formación de los posibles voluntarios, debe ser una de las máximas prioridades en la planificación del Plan Institucional. Para ello, se deberán realizar capacitaciones específicas por parte del Grupo de Talento Humano, en los que se expliquen los principales riesgos, los métodos de salvamento y la manipulación de materiales documentales en caso de desastre.

6.6. Abastecimiento de materiales.

La capacitación, adquisición y almacenamiento de los equipos y materiales necesarios para enfrentarse a la catástrofe debe ser realizada con antelación. Los insumos requeridos deben ser adquiridos dependiendo del resultado del análisis de riesgo efectuado en las diferentes sedes de la Entidad y su funcionamiento y estado deben ser supervisados y comprobados periódicamente.

6.7. Cooperación con agentes locales, regionales o nacionales.

Los contactos de cooperación se deben realizar con: particulares, empresas de suministros, materiales, equipos de alquiler, restauradores, ONG, cuerpos de seguridad, policía local, bomberos, defensa civil, ejército, Cruz Roja, etc., y organismos tales como el Archivo General de la Nación y centros de restauración especializados.

La creación de una red cooperativa tiene dos fines fundamentales: reducir los gastos de la recuperación y restauración de los documentos ya que sus costos son difícilmente soportables por una sola institución, e involucrar a la comunidad en la conservación de la información.

Los programas de emergencias, cuya finalidad es garantizar la seguridad de las personas mediante la creación y señalización de vías de evacuación; la formación de determinados funcionarios, que actuarán como responsables de emergencias y cuya misión será principalmente facilitar la salida a los compañeros, dar la voz de alarma o avisar a los cuerpos exteriores de seguridad.

6.8. Identificación de recursos

Se deben identificar las fuentes de asistencia en caso de desastre, determinar qué suministros se necesitarán para responder y los esfuerzos de rescate necesario para acervos específicos.

Es importante adquirir los suministros indispensables y conservar una lista de otros artículos que se pueden requerir durante la emergencia, así como la de los respectivos proveedores.

El coordinador responsable de la ejecución del plan debe identificar todos los servicios requeridos para las fases de enfrentamiento y recuperación en situaciones de desastre, tales como bomberos, policía, ambulancias, limpieza, secado, entre otros. Se debe designar responsables para las distintas actividades que se llevarán a cabo antes, durante y después de una emergencia, tales como:

Coordinador del equipo

Coordina la preparación del plan y lo escribe.

Informa a la administración de los planes y acciones necesarias.

Notifica al equipo de trabajo sobre la emergencia y coordina sus acciones.

Toma decisiones durante y después del evento.

Encargado de seguridad

Mantiene listas de alarma y números de teléfono de todo el equipo de emergencia.

Interactúa con bomberos, policía, instituciones de salud o autoridades de defensa civil.

Notifica al personal los planes de seguridad.

Lleva un registro de los siniestros.

Coordina los simulacros.

Encargado del edificio

Realiza inspecciones regulares al edificio para reportar y corregir factores de riesgo.

Brinda mantenimiento a los sistemas e instalaciones.

Evalúa los daños después de la emergencia.

Responsables de los acervos documentales

Prepara mapas de localización de material documental considerado de gran valor.

Supervisa que no se pierda el orden de los materiales durante su recuperación.

Mantiene actualizados los inventarios.

Almacena una copia de los inventarios fuera de la institución o en un lugar seguro.

Realiza un inventario de las pérdidas.

Personal de conservación

Se entrena al personal para la recuperación y restauración del material deteriorado.

Solicita los insumos necesarios para la recuperación de materiales.

Aplica procesos para la recuperación de la mayor cantidad de materiales deteriorados durante y después de la emergencia.

Participa en la recuperación de los materiales.

Administrador

Hace contratos previos para el secado, congelamiento, fumigación, almacenamiento temporal, entre otras actividades.

Adquiere insumos necesarios para la recuperación y restauración de materiales.

Mantiene al día una lista de comercios que suministren los materiales y equipos necesarios ante emergencias.

Responsables de sistemas de información

Genera copias en microfilm u otro soporte determinado por la entidad, de los materiales que se consideren más valiosos.

Está informado del plan de emergencia y de cómo funciona la cadena de control.

Responsables de sistemas de información

Genera copias en microfilm u otro soporte de los materiales que se consideren más valiosos

Encargado de relaciones públicas

Está informado del plan de emergencia y de cómo funciona la cadena de control.

Establecimiento de prioridades

La prioridad más importante ante cualquier desastre es la seguridad humana. Salvar las colecciones documentales nunca justifica poner en peligro la vida del personal o de los usuarios. Una vez que no exista riesgo para las personas, el rescate de los acervos documentales y la rehabilitación del edificio constituirán la siguiente prioridad.

Los materiales de gran importancia para la institución deben ser identificados con anticipación. Si esto no se hace se desperdiciará mucho tiempo salvando materiales de menor valor o discutiendo sobre lo que debería rescatarse primero.

En condiciones ideales este paso incluye un plano que señale con claridad el orden de prioridad en cuanto al rescate de las colecciones documentales.

Para asignar niveles de prioridad se debe considerar:

· Material de alto valor histórico.

· Material insustituible: Manuscritos, documentos originales, material fotográfico de copia única, negativos de fotos que no tienen originales, etc.

· Material irrecuperable o difícil de recuperar tales como: Encuadernaciones en pergamino, en cuero hecho después de 1820, negativos fotográficos de placa de vidrio o colodión, negativos de nitrato.

Con la aprobación de las Tablas de Retención Documental del Alcaldía Municipal de Bello por parte del Comité Interno de archivo y la correspondiente convalidación por el Consejo Departamental de archivos, las series y subseries documentales identificadas como de conservación total y que son objeto de transferencia secundaria al Archivo Histórico por formar parte del patrimonio documental del país, deben ser digitalizadas y/o microfilmadas y la copia de respaldo debe ser custodiada fuera de la entidad en una empresa especializada.

7. ACTIVIDADES ESPECIFICAS DEL PLAN

· Establecer el mapa de riesgos para los archivos, es decir identificación de las acciones encaminadas a prevenir emergencias y mitigar daños enmarcadas en el Acuerdo 50/2000 proferido por el AGN.

· Demarcar las rutas de evacuación de las diferentes áreas; así mismo, identificar los sistemas de extinción de fuego, camilla, botiquín y silla de ruedas que serán utilizados en caso de emergencias.

· Realizar un simulacro de emergencia aplicada al material documental.

· Elaboración de las buenas prácticas para la prevención de desastres, el manejo de equipos de emergencias y las medidas de contingencia en los archivos (Elaboración de un manual de Prevención y Manejo de Emergencias y Contingencias en Archivos).

· Crear un Comité de emergencias de archivo que esté coordinado con el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo – COPASST de la entidad.

· Mantener copias de respaldo digital de toda la documentación que ingrese al archivo.

· Capacitar en temas de prevención y atención de emergencias en espacios de almacenamiento documental.

· Identificar la documentación que por su valor institucional tiene prioridad de rescate.

8. CRONOGRAMA ACTIVIDADES PROGRAMA DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES

No.

Actividad

Responsables

Frecuencia

Observaciones

1

Establecer y actualizar el mapa de riesgos

Profesional designado por el Comité Interadministrativo de gestión y desempeño.

Cada año o cada que se requiera la actualización, según el comportamiento de losriesgos

Incluir dentro del mapa, los riesgos asociados a la conservación de documentos

2

Elaborar un manual de prevención y atención de desastres y contingencia del archivo de gestión, central y Centro de documentaciónTécnica

Tercero contratista bajo supervisión del Comité Interadministrativo de gestión y desempeño o quien el designe.

Una vez en 2020

Este se realizará en alineación con el Plan de emergencias y atención de Desastres de la Alcaldía.

3

Demarcar rutas de evacuación de los repositorios del archivo

Profesional designado por el Comité Interadministrativo de gestión y desempeño

Cada que se requiera

Una vez se instale la señalización se deberá realizar mantenimiento de las mismas

4

Crear un Comité de emergencias de archivo que esté coordinado con el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo –COPASST de la entidad.

Tercero contratista bajo supervisión del Comité Interadministrativo de gestión y desempeño o quien el designe.

Una vez iniciar en 2020

Este Comité hará parte del COPASST de la entidad y trabajarán coordinadamente en la materia

5

Mantener copias de respaldo digital de toda la documentación que ingrese al archivo

Tercero contratista bajo supervisión del Comité Interadministrativo de gestión y desempeño o quien el designe y la Dirección Técnica de TIC y Soporte Tecnológico

Frecuente

Back up de la documentación

6

Capacitar en temas de prevención y atenciónde emergencias en espacios de almacenamiento documental.

Comité Interadministrativo de gestión y desempeño o quien el designe

2 veces al año mínimo

Realizar la capacitación a los encargados de los documentos de las áreas productoras

7

Identificar la documentación que por su valor institucional tiene prioridad de rescate

Comité Interadministrativo de gestión y desempeño o quien el designe

Frecuente

Validar que tipo de información tiene esta connotación para darle el tratamientoespecial. Ver TRD y TVD

9. RECURSOS:

Para el desarrollo de las actividades del programa se requieren recursos humanos, físicos y económicos los cuales se planean así:

Recursos Programa de Emergencias y Atención de Desastres

Humanos

Técnicos

Económicos

Personal de archivos de gestión, central e histórico; contratistas. Dirección Administrativa de Talento Humano y Comité Interadministrativo de gestión y desempeño o quien el designe.

· Profesional de Gestión documental

· Personal profesional, técnico y asistencial de Gestión documental

· Profesional en Bacteriología / Microbiología

· Personal auxiliar

· Coordinador del Subsistema De Salud y Seguridad en el Trabajo de la entidad

· Brigadistas

· Profesional en Restauración de Bienes Culturales muebles con experiencia específica en Patrimonio documental.

Lonas, cajas plásticas, cepillos, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas absorbentes, etiquetas adhesivas, lámparas de mano, máscaras, guantes, overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plástico en rollos, extensiones eléctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles, termo higrómetros, productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo.

Incluidos en los procesos contractuales para cada caso.

10. EVIDENCIAS:

· Registro en formatos y/o informe de seguimiento e implementación de acciones, mapa de riesgos, aplicación del procedimiento en caso de pérdida de documentos.

· Cronograma anual programa prevención de emergencias y atención de desastres

· Lista Números de teléfonos: de seguridad, vigilancia, bomberos y policía.

· Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de emergencia como extinguidores y materiales para intervención, y los puntos donde la electricidad y el agua pueden suspenderse entre otros.

· Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad donde se deben incluir los registros de inventario de los documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales.

· Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento, bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia.

· Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte eventual congelamiento, lugares para almacenamiento.

· Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a requerir para facilitar la toma de decisiones.

9. EJECUCIÓN DEL PLAN

Lineamientos o políticas de operación

· La alta Dirección se compromete a disponer de los recursos necesarios para la actualización, implementación y seguimiento de las estrategias y programas de preservación y conservación requeridos para garantizar la integridad de sus Fondos documentales y el cumplimiento de su misión.

· La política de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres incluirá la identificación, análisis, valoración, control y administración adecuada de los riesgos y/o factores de deterioro biológico, químicos o físicos, que potencialmente puedan causar algún tipo de deterioro a los fondos documentales de la Alcaldía de Bello.

· El monitoreo, seguimiento y revisión estará a cargo de la Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano, y serán quienes apliquen y sugerirán los correctivos y ajustes necesarios asegurando los efectivos manejos de cada riesgo, cuyas acciones se llevarán a cabo y se evaluará la eficiencia en su implementación; se adelantarán revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas.

· Todo el personal que tenga bajo su cargo o esté relacionado con cualquiera de los Procesos de la gestión documental, Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración, deberá tener una inducción previa sobre los temas que se desarrollan a continuación. Esta tarea estará a cargo de la Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano y hará parte de la inducción que se imparte al nuevo personal que ingresa a la entidad, independientemente de su tipo de vinculación.

· Las estrategias y acciones de prevención y reacción, en caso de desastre, definidas por éste programa serán incluidas dentro del Plan de capacitaciones de la entidad y será de carácter obligatorio.

· Los materiales de intervención, así como los procedimientos metodológicos que se implementen en conservación documental deberán seguir los lineamientos y criterios establecidos por el ente rector de la política archivística en el país, Archivo General de la Nación, en sus diferentes Guías.

· Toda persona que manipule documentación contaminada, debe usar guantes tipo Nitrilo Calibre 8, overol, ropa desechable o bata blanca manga larga.

· Uso de respirador con filtro de partículas de alta eficiencia (N95, HEPA o similar).

· Si no puede usar ropa desechable, asegúrese dejar la ropa sucia en la zona designada y lávela en agua caliente con cloro.

· Monogafas de seguridad, en policarbonato, transparentes.

· Guantes de algodón, antes de los de nitrilo, evitará alergias y contacto con las micro toxinas fúngicas.

Ver Manejo de soporte documentales con riesgo biológico

10. ACCIONES CONCRETAS FRENTE A EVENTOS CATASTRÓFICOS

10.1. Reacción En Caso De Siniestro

En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el pánico.

Asegurar en primera instancia la seguridad de las personas y alertar a los servicios de intervención de las emergencias con los que previamente se han establecido planes conjuntos de trabajo. Se debe contactar rápidamente al responsable del plan de prevención de desastres quien hará los contactos del comité de apoyo y de los especialistas, de manejo de emergencia para los consejos técnicos sobre métodos de acción. Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el uso de extinguidores, suspensión de las redes de agua, de electricidad y de gas entre otros.

Una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la magnitud de los daños. No hay que desechar ningún documento por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente está muy húmedo, por agua de inundación o bomberos, hay que ensayar en bajar las tasas de humedad relativa para evitar la aparición de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24 horas bastan para que una infestación se desate. Hay que asegurar una buena circulación de aire y si es posible instalar técnicamente equipos de des humidificación.

Se deberán evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de salvaguarda, reuniendo la información necesaria como fotografía de los documentos y de los locales, inventario del material afectado, adecuación de espacios para almacenamiento de los documentos, elección del método de tratamiento de acuerdo a las cualidades , tipos de documentos a tratar, su importancia y valor, presupuesto y posibilidades de adelantar las acciones pertinentes para la recuperación de los documentos.

10.2. Rescate De Documentos Y Libros Mojados

Daños Causados Por El Agua

Cuando las colecciones documentales son víctimas de una inundación causada por la ruptura de tuberías, el desbordamiento de ríos o canales, por lluvias torrenciales, huracanes, etc., los libros y documentos pueden presentar daños físicos o químicos.

Altos contenidos de humedad en los libros y documentos favorecen el crecimiento de microorganismos (hongos o bacterias). Éstos se nutren de los materiales proteicos y celulósicos ocasionando manchas, debilitamiento o la destrucción total del soporte.

Cuando un libro se moja el papel puede expandirse tanto que llegue a provocar la separación del cuerpo de la cartera. El cartón de la encuadernación absorbe gran cantidad de agua y el primer lugar donde se manifiesta la proliferación de

Microorganismos generalmente es entre el cartón y las guardas. Se requieren tan sólo 48 horas para que surjan brotes de microorganismos sobre material húmedo o mojado.

El papel absorbe agua en diferentes grados, dependiendo de la antigüedad, la condición y la composición del material, en este evento, el papel se deforma y si permanece mucho tiempo sumergido, las fibras pueden disgregarse.

Si los papeles con recubrimiento (ej. Couché) se mojan, al secarse quedan adheridos unos con otros, sin que el daño pueda revertirse.

Las tintas y pigmentos solubles en agua se pueden correr o perderse por completo, quedando manchas en su lugar.

La manufactura moderna de pieles degrada tanto su estructura que, una vez que se mojan, las encuadernaciones elaboradas con ellas son imposibles de restaurar.

Libros encuadernados en cuero y pergamino anteriores al siglo XVIII pueden ser restaurados exitosamente si se secan bajo procedimientos muy cuidadosos, por lo que no deben mezclarse con otro tipo de materiales durante el salvamento, estabilización y secado.

Rescate de materiales mojados

Cuando ocurre una inundación deberá ponerse en acción la sección correspondiente del plan de manejo de emergencias.

No se podrá entrar al área de desastre hasta que el responsable de seguridad, los bomberos o protección civil lo considere seguro. Si existen instalaciones eléctricas, se debe asegurar que los interruptores generales estén desconectados.

Una vez que se accede al área inundada se deberán tomar las siguientes acciones:

· Calcular la cantidad de material afectado.

· Averiguar si el material ha permanecido mojado durante más de 48 horas.

· Verificar la presencia de microorganismos.

· Analizar si los materiales están completa o parcialmente mojados o húmedos.

· Conocer si la inundación es de agua limpia o sucia.

· Revisar qué tipo de materiales están dañados.

El primer paso para iniciar la recuperación de los materiales será eliminar el agua del área afectada y propiciar la circulación del aire, abriendo ventanas y puertas.

Si es posible utilizar la corriente eléctrica se emplearán ventiladores y deshumidificadores.

Desde el principio se deben monitorear las condiciones de humedad relativa y temperatura del área inundada y el contenido de humedad en los materiales.

Para lo primero se pueden utilizar termo higrómetros y para lo segundo medidores de humedad en sólidos.

Para que un material se considere seco, su contenido de humedad deberá ser inferior al 7%.

Una vez identificados los materiales húmedos y mojados se procederán a su rescate, de acuerdo con las prioridades establecidas en el plan de manejo de emergencias y al nivel de daño que presenten.

Dependiendo de la magnitud del daño, los materiales se tratarán in situ, se trasladarán a un área de trabajo preestablecida o a una empresa que realice el secado.

10.3. Empaque Y Traslado De Documentos

Se debe tener extremo cuidado en el manejo de material mojado, ya que es muy frágil y puede ser dañado con facilidad durante su empaque y traslado. Si las cajas de cartón están muy mojadas o son débiles se deberán utilizar cajas de plástico rígido.

Los materiales deberán empacarse en orden y conservar la información respectiva. Si las etiquetas se perdieron o son ilegibles, los datos deberán anotarse con lápiz en un papel y colocarse al interior del libro o anotarse con marcadores insolubles al agua en las cajas.

Las cajas no deberán apilarse ni colocarse sobre el piso.

Preferentemente, los materiales deberán empacarse separando los contaminados por microorganismos de los que no lo están, los completamente mojados de los parcialmente mojados y de los húmedos.

Al empacar documentos sueltos no se debe intentar separar las hojas, se conservarán en folders (carpetas) y se intercalará papel encerado cada 5 cm.

Se pueden colocar en las cajas plásticas con los lomos de los folders hacia abajo.

Los papeles con recubrimiento deben mantenerse mojados en agua fría hasta que puedan congelarse o secarse, para evitar que se peguen.

Los libros no deberán ser abiertos o cerrados. Si el agua con la que se mojaron está muy sucia y las tintas no son solubles, se puede enjuagar con agua limpia antes de congelarlos.

Se deben enjuagar cerrados en tinas con agua corriente y eliminar el lodo suavemente con una esponja, sin frotar para no causar mayores daños.

Este proceso requiere tiempo, por lo que, si la cantidad de libros dañados es grande, tendrán que congelarse y limpiarse una vez secos.

Los libros se envuelven con papel encerado o siliconado y se empacan con el lomo hacia abajo, sin encimar varias filas para evitar mayores deformaciones y preferentemente dentro de cajas plásticas.

Libros de gran tamaño podrán empacarse en posición horizontal en cartones o charolas colocando como máximo tres ejemplares apilados.

Si los libros se encuentran abiertos se empacarán de esa forma sobre cartones o charolas.

En este caso, también se pueden apilar como máximo tres ejemplares colocando papel encerado o siliconado y hule espuma entre unos y otros.

Las encuadernaciones de cuero y pergamino son prioritarias porque se deforman y degradan con rapidez cuando se mojan, además de que constituyen un medio de cultivo ideal para los microorganismos; por lo tanto, deberán ser secadas de inmediato con aire y si se trata de grandes cantidades congelarlas.

En caso de traslado se deberá cuidar que no se pierda el orden de los materiales.

10.4. Secado De Documentos

Con excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la recuperación del texto lo que prima sobre la encuadernación.

Secado manual: con cuidado, los documentos pueden disponerse abiertos, sobre hojas de papel absorbente; las hojas se cambiarán regularmente.

Se puede favorecer la evaporación con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja con un secador de pelo.

Esta operación es lenta pero muy económica y eficaz, si se dispone del equipo humano necesario.

Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas.

Sólo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una acuerda y se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un producto fungicida.

No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o glaseado.

Lo ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente tipo liofilización o también se podrá intercalar entre cada página papel absorbente hasta el fondo de la encuadernación y cambiarlo de tiempo en tiempo.

Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá lavar ligeramente pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos bien para que el agua no penetre. Todos los documentos frágiles como las fotografías, manuscritos sobre papel y sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas.

Secado asistido mecánicamente: Sistema de des humificación del aire, congelación y secado manual, congelación y liolización (deshidratarla sometiéndola a una rápida congelación y eliminando el hielo).

Existen cinco métodos de secado que se han utilizado en condiciones de emergencia.

Para escoger el método adecuado se debe considerar la causa y gravedad del daño, el nivel del daño, la cantidad de material afectado, la importancia del material, el personal disponible, el presupuesto y el servicio de secado disponible.

Resulta menos costoso secar los acervos que restaurarlos o remplazarlos.

Es importante considerar que ningún método de secado devuelve su estado original al material.

Si se requiere mucho tiempo para tomar decisiones cruciales, los libros y documentos deben ser congelados para reducir la deformación y la contaminación biológica.

Secado con ventilación directa

Es el método de secado más antiguo y más común. Puede usarse para un objeto o para varios, pero es más recomendable para cantidades pequeñas de material húmedo o ligeramente mojado. Dado que no requiere de equipos especiales se considera un método poco costoso, pero requiere intenso trabajo, mucho espacio y puede provocar deformación en el material encuadernado.

Los costos de rehabilitación posteriores al secado con ventilación directa tienden a ser elevados, ya que la mayor parte del material encuadernado debe reencuadernarse. Las hojas sueltas a menudo se deforman y deben aplanarse antes de re almacenarse. Otro de los costos ocultos es el espacio extra que se requerirá para almacenar el material después de secado, pues éste se habrá dilatado y se solicitará un espacio adicional de entre el 20 y 30% para su almacenamiento.

10.5. Des humidificación

Se colocan des humificadores comerciales de grandes capacidades en el área de emergencia. La temperatura y la humedad relativa deben ser controladas cuidadosamente. Esta técnica se puede utilizar para materiales húmedos o moderadamente mojados, y aún para papeles recubiertos cuando no han iniciado el proceso de adhesión entre las hojas. Este método no se recomienda para documentos escritos o impresos con tintas solubles al agua.

La cantidad de material que se puede secar dependerá de la cantidad y tipo de equipos de que se disponga. La ventaja de este método es que los materiales permanecen en los estantes, evitando los costos de la etapa de traslado a un congelador o cámara de vacío.

Secado por congelamiento

Los libros o documentos húmedos o ligeramente mojados pueden ser secados en un congelador de aire forzado con descongelamiento automático, si se dejan el tiempo suficiente. Los materiales deben ser colocados en el congelador lo más rápido posible después de haberse mojado. Los libros se secarán mejor si la encuadernación se sostiene firmemente para inhibir la hinchazón inicial. El equipo debe tener la capacidad de congelar muy rápido y llegar a temperaturas por debajo de los -23° C para reducir la deformación y facilitar el secado. Los documentos deben colocarse apilados en el congelador o extenderse para acelerar el secado. Este método puede tomar semanas o meses dependiendo de la temperatura de congelación y de la extensión del daño. Se debe tener precaución con los papeles recubiertos pues las hojas se adhieren entre sí.

Secado térmico al vacío

Este proceso requiere equipo sofisticado y es apropiado para grandes cantidades de material muy mojado, escrito o impreso con tintas solubles y papeles con recubrimiento.

Consiste en colocar los libros y documentos previamente congelados dentro de una cámara de vacío. Una vez que se activa el vacío se aplica radiación térmica para sublimar el agua congelada sin que pase por su estado líquido. Con este método los materiales no sufren mayor hinchazón o deformación. Papeles recubiertos pueden secarse bien con este método si se congelan antes de que pasen seis horas desde que se mojaron de otro modo no se recuperan. Las fotografías no deben someterse a este método, a menos que no exista otra alternativa.

Aunque este método parezca más caro por el equipo requerido, los resultados son tan satisfactorios que no es necesario erogar recursos adicionales para reencuadernación; además, el lodo, la suciedad y el hollín salen a la superficie, reduciendo el tiempo dedicado a la limpieza.

Si la cantidad de material es pequeña, este método resulta costoso.

Secado con ventilación ambiental o indirectamente para documentos

Preparar un espacio limpio y seco en el que la temperatura no exceda los 20° C y la humedad relativa se mantenga por debajo del 50% para prevenir el brote de microorganismos y reducir la deformación del material.

Mantener el aire en movimiento de forma constante utilizando ventiladores en el área de secado. Esto acelerará el proceso de secado y evitará el crecimiento de microorganismos. Si los materiales se secan en el exterior, se debe considerar que la exposición prolongada de los materiales a la luz del sol puede provocar la decoloración de las tintas y acelerar el envejecimiento del papel. Se debe tener cuidado de que la brisa no haga volar los documentos sueltos. Los ventiladores no deben apuntar directamente a los materiales a secar.

Las hojas sueltas pueden extenderse sobre mesas, pisos o superficies planas protegidas con papel secante o papel periódico sin imprimir. También se pueden usar lazos para tender ropa, debidamente tensados y dispuestos paralelamente unos muy cerca de otros o perpendicularmente formando una retícula para conseguir una superficie de secado estable.

Si los documentos están elaborados con papel recubierto, las hojas aún húmedas deben separarse cuidadosamente para evitar que se peguen. Para separarlas sin romperlas se puede colocar una sección de película de poliéster encima, hacer presión sobre ésta hasta que se adhiera a la hoja mojada y levantarla, despegándola de la subyacente. Posteriormente la película plástica se cuelga con pinzas en un tendedero; conforme se vaya secando el papel se irá despegando del plástico, por lo que antes de que caiga deberá separarse y extenderse en una superficie plana. Una vez secos los documentos deberán colocarse en folders y cajas limpias y secas. El material secado siempre ocupará un mayor volumen del que ocupaba antes de mojarse.

Secado de libros mojados con aire

Este método es adecuado para libros húmedos o mojados en secciones, como en las orillas. Libros empapados deberían secarse por congelamiento al vacío para minimizar las deformaciones, al igual que los libros con hojas de papel recubierto y aquellos cuyas tintas sean solubles en agua.

Se siguen los pasos 1 y 2 del secado de documentos.

Intercalar secciones de papel absorbente, papel secante delgado o periódico sin imprimir, cada cierto número de páginas, comenzando de atrás hacia delante, y papel secante grueso entre las tapas y el cuerpo del libro. No se deben intercalar demasiadas hojas para evitar que se deforme el volumen. Se cierra el libro y se coloca sobre varias secciones de papel secante. Los papeles intercalados deberán cambiarse con frecuencia. Cada vez que se cambien se dará vuelta al libro.

Cuando los libros están secos, pero se sienten fríos al tacto, se deberán cerrar y colocar en posición horizontal sobre una mesa o una superficie plana, procurando devolverles su forma original y colocando un poco de peso sobre ellos. No se deberán encimar libros que se están secando. En ningún caso deberán devolverse a su lugar hasta que estén completamente secos, de lo contrario existen riesgos de proliferación de microorganismos.

La humedad persistirá por algún tiempo en los márgenes internos, a lo largo del lomo y entre las tapas y las guardas, sobre todo en los libros cosidos a máquina. Por ello deberán revisarse dichas áreas durante el secado.

Si las orillas están ligeramente mojadas, el libro puede apoyarse sobre el pie y ventilarse abierto frente a una corriente de aire. Para minimizar la deformación, cuando estén casi secos deberán colocarse en posición horizontal con un ligero peso encima. Los ladrillos envueltos en papel o tela funcionan bien como pesos.

Si se dispone de un lugar con aire acondicionado capaz de mantener una humedad relativa constante entre 25 y 35 % y una temperatura entre 10 y 18°C, los libros con las orillas mojadas pueden secarse aproximadamente en dos semanas sin tener que intercalar papel absorbente. Los libros con papel recubierto no deben someterse a este método.

10.6. Desinfección

Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del método de secado, será necesaria una desinfección cuando todos los documentos estén secos. Igualmente se desinfectarán los depósitos.

El equipo mínimo con el que se debe contar incluye:

Lonas, cajas plásticas, restregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas absorbentes, etiquetas adhesivas, lámparas de mano, máscaras, guantes, overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plástico en rollos, extensiones eléctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para congelamiento), bolsas de basura, se deberán poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de los materiales de emergencia para suministrar rápidamente aquellos que hagan falta. Hay que adecuar espacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte documental y escoger el método de tratamiento más adecuado según las cualidades, los tipos de documento a tratar y su valor archivístico.

10.7. Situación – “Riesgo Por Incendios”

“El fuego ha sido durante siglos el mayor enemigo secular y el gran azote de los archivos”.

Los incendios son una de las amenazas más peligrosas para los acervos documentales, debido a las características de los soportes celulósicos que lo componen, una vez quemados son irrecuperables.

En los documentos que no sean destruidos por el fuego provocara chamusquina, cubrimiento por hollín, friabilidad, olor a humo, etc., así como del resto de las instituciones construidas y constituidas por abundantes elementos combustibles.

Fundamentalmente, el fuego constituye una reacción química en la que el material combustible se mezcla con oxígeno y se calienta hasta el punto en que se producen los vapores inflamables, El fuego además tiene un segundo componente: el agua que se utiliza en la mayoría de los casos para sofocarlo, la cual causa daños directos como hinchamiento de las fibras, fragilidad, arrugas, solubilización de los elementos sustentados, etc., el crecimiento y desarrollo del moho y otros agentes biológicos.

Generalmente los incendios se ocasionan por descuido, falta de vigilancia y de mantenimiento. Las causas más frecuentes son los cigarrillos encendidos, acción de rayos y relámpagos y las conexiones eléctricas en malas condiciones. Si el edificio es estructuralmente sano, es probable que el calor y las llamas consuman todos los combustibles restantes y luego se extingan. Sin embargo, si las estructuras no ofrecen adecuada resistencia al fuego y los materiales de construcción son combustibles, el fuego puede extenderse a espacios vecinos y reiniciar todo el proceso hasta llegar incluso a destruir la totalidad del edificio y su contenido.

Medidas de prevención:

Evitar la acumulación de desechos de construcción, mobiliario, combustibles, maderas, pinturas, materiales de algodón.

Utilizar en la construcción elementos ignífugos (Acuerdo 049 de 2000).

Construir muros y puertas de accesos contrafuegos

Amoblar el lugar con mobiliario metálico, tratado con antioxidantes.

Instalar medios de detección y extinción automáticos.

Preparar y divulgar un plan de evacuación del edificio.

Crear brigadas voluntarias contra incendios.

Tener los elementos adecuados para combatir los conatos de incendio que se puedan presentar.

Al finalizar las jornadas laborales, se deberá verificar que los equipos de cómputo, cargadores, accesorios, elementos o conexiones de aparatos eléctricos, queden desconectados de las tomas eléctricas, con el fin de evitar riegos por incendio

Un edificio sin riesgos debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:

Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia

Personal de vigilancia

Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales, sistemas de extinción fijos

Puertas cortafuego.

Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

La protección contra los efectos del agua incluirá la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc.

Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas.

Sistemas De Detección Y Extinción De Incendios.

Según lo dispuesto en la NTC 5921:2012: “todas las partes de la edificación deben tener un sistema de detección de incendios conectado a un panel de monitoreo central”.

Dicho sistema debe responder automáticamente a la presencia de fuego, al detectar el humo u otros productos de la combustión […] Todas las partes de la edificación deben tener puntos de llamada de alarma contra incendio operados manualmente, que puedan ser utilizados por los ocupantes para indicar la ocurrencia de un incendio”.

La operación del sistema de detección debe producir las siguientes acciones:

· Una advertencia local en el panel de control, en paneles repetidores o ambos, que indique que se ha detectado un incendio.

· Activación del apagado de la planta de suplencia eléctrica.

· Transmisión automática de una advertencia a la brigada local contra incendios o - una alarma a la estación central.

· Advertencia general de alarma de incendio en toda la edificación donde se encuentra el depósito.

Se deben considerar los beneficios que ofrecen los sistemas automáticos de extinción de incendios. Los sistemas de extinción con base en agua, gases inertes, gas carbónico o agentes limpios son aceptados en los depósitos.

Cuando se utilizan sistemas automáticos de extinción de incendios, éstos se deben inspeccionar y mantener con regularidad.

Los sistemas de neblina de agua, que actualmente se están investigando para el uso en archivos y bibliotecas, aplican cantidades pequeñas de agua a presión muy alta y pueden brindar una ventaja significativa con respecto a los sistemas de aspersión convencionales.

Una ventaja principal de la neblina de agua es que, cuando el sistema está correctamente diseñado e instalado, toda el agua que se descarga se convierte en vapor y, virtualmente, no deja nada de agua residual. Deben estar diseñados de manera que minimicen el daño en los materiales almacenados debido a la acción de supresión del fuego [NTC 5921:2012].

La investigación aún está en progreso para determinar si estos sistemas son eficaces en sistemas de almacenamiento de alta densidad, que utilizan estantería compacta o en depósitos que utilizan estantería muy alta como en el caso de las bodegas adecuadas para el almacenamiento de material documental [NTC 5921:2012].

Los sistemas de gas únicamente se deben utilizar para compartimientos pequeños, es decir, en espacios separados que pueden hacerse herméticos. Los gases halogenados se excluyen por razones ambientales.

El dióxido de carbono no se debe utilizar en salas que normalmente están ocupadas por personas (NTC 5921:2012).

Se recomienda un sistema de extracción de humo y siempre deben estar disponibles extintores de incendios portátiles, incluso si se ha instalado un sistema de extinción automático.

Los extintores manuales se deben ubicar estratégicamente [NTC 5921:2012]. Cuando no se suministra un sistema automático para la extinción de incendios, la NTC 5921:2012 recomienda instalar los siguientes elementos:

Gabinetes contra incendios con rollos de mangueras en una posición tal que todas las partes de la edificación se encuentren en un área a 6 m desde la boquilla de una manguera totalmente extendida.

Sistemas de hidrantes o fuentes de suministro elevadas en todos los edificios de más de 30 m de altura o cuando un solo piso excede los 1000 m2, o cuando la norma local lo exija.

El hidrante o las fuentes elevadas se deben localizar de forma tal que permitan que los cuerpos de bomberos presuricen la tubería desde el exterior del edificio.

Extintores.

Tipos de extintores según los tipos de fuego

En las etiquetas de los extintores siempre se podrá observan las características y letras asociadas al tipo de extintor a utilizar, esas letras pueden ser A, B, C y D, lo cual hace referencia al tipo de fuego que el extintor puede sofocar.

Extintores según las clases de fuego.

Clase A: fuegos con combustibles sólidos como madera, cartón, plástico, etc.

Clase B: fuegos donde el combustible es líquido por ejemplo aceite, gasolina o pintura.

Clase C: fuegos donde el combustible son gases como el butano, propano o gas ciudad. Clase D: son los más raros, el combustible es un metal, los metales que arden son magnesio, sodio o aluminio en polvo.

Extintores según el agente extintor que utiliza.

De Agua: apropiados para fuegos de tipo A siempre en lugares donde no hay electricidad. El agua no sirve para fuegos de combustibles líquidos como la gasolina o el aceite ya que al ser más densa que estos líquidos el combustible se situaría encima del agua y no extinguiríamos el incendio.

De Agua Pulverizada: son ideales para apagar fuegos de tipo A y apropiados para fuegos de tipo B. No deben usarse nunca en presencia de corriente eléctrica pues el agua podría provocar una electrocución. Este tipo de extintores es bueno fuera de las casas donde no existe riesgo eléctrico, por ejemplo, jardines, barbacoas, etc.

De Espuma: Ideales para fuegos de tipo A y B, todos hemos visto alguna vez a los bomberos en algún simulacro rociar con espuma. Al igual que el anterior es peligroso en presencia de electricidad.

De Polvo (Multipropósito): es el tipo más común y usado en cualquier edificio. Es indicado para fuegos de tipo A, B y C y al ser de polvo evita el riesgo eléctrico. De CO2: El CO2 (Bióxido de Carbono) es un gas y por tanto no conduce la electricidad. También son conocidos como Nieve Carbónica o Anhídrido Carbónico. Este tipo de extintores sirven para incendios tipo B y C. El Bióxido de Carbono es un gas inerte e inodoro, dieléctrico, de difusión rápida con un aumento de nueve veces su volumen, lo cual impide la combustión por sofocamiento y enfriamiento.

Suelen ser usados donde existen elementos donde el extintor puede causar más daño que el fuego. Por ejemplo, si se usa un extintor estándar en un lugar donde el valor de los elementos es muy alto, estos se podrían averiar con la espuma o el polvo, por lo cual se utiliza este tipo de extintores ya que al ser un gas produce daños en los equipos.

Extintores para los Archivos de la Alcaldía Municipal de Bello: se recomiendan puntualmente el uso de estos dos últimos tipos de extintores: Multipropósito y/o Extintores de CO2. Las ventajas de los extintores Multipropósito son las siguientes: - No deja ningún tipo de residuo y se evapora después de su uso - No es perjudicial para la salud - No es conductor de electricidad ni es corrosivo - No produce impacto térmico ni deja residuos.

Para determinar la cantidad y distribución espacial de los sistemas y equipos se requiere una evaluación preliminar de las necesidades de seguridad de la institución, lo cual permitirá sectorizar el área total del archivo para su respectiva ubicación.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento [Acuerdo del AGN 049 de 2000, Artículo 5°]. Nota. Se debe contar con un programa para la revisión, prueba, recarga y mantenimiento de todos los sistemas de detección y control, por ejemplo, se debe realizar con cierta frecuencia la activación de estos equipos a manera de prueba para comprobar su funcionamiento.

Para tener una idea de la mínima cantidad de extintores que deberán ubicarse dentro de un depósito de archivos, se incluye la siguiente tabla.

Cuando el área de un edificio es menor de 3000 pies cuadrados (279 m²) debería colocarse por lo menos un extintor del tamaño mínimo recomendado.

Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificación entrarían la mayoría de los depósitos de archivo siempre y cuando sea