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Plantilla para la Elaboración de Documentos

Código:

P-GI-11

Versión:

01

1. PROPÓSITO

Establecer los lineamientos generales para realizar la eliminación de documentos en los archivos de Gestión y en el Archivo Central, que hayan cumplido con su tiempo de retención de acuerdo con las tablas de Retención o valoración documental, y que por disposición final se puedan eliminar, teniendo en cuenta los documentos de apoyo o facilitativos en la gestión; y el formato único de inventario documental (FUID).

1. ALCANCE

Inicia con la elaboración del plan anual de transferencias y eliminaciones documentales y finaliza con la elaboración del Acta de Eliminación Documental.

Aplica a todas las oficinas productoras de documentos (transferencias primarias).

1. RESPONSABLES

Funcionarios de todas las dependencias de la Administración Municipal que por razón de sus funciones producen documentos.

Solo deben ser responsables del proceso:

Secretarios, Gerentes y Directores Administrativos y Jefes de Dependencia.

La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño a través de la Mesa Técnica 5 de MIPG que hace las veces.

Los contratistas no pueden eliminar documentos de la entidad, dado que la documentación solo puede ser eliminada por los responsables del área, aunque sí pueden realizar la labor operativa como elaboración de inventarios de eliminación, separación de duplicidad, separación de documentos de apoyo.

1. GENERALIDADES

3. DEFINICIONES

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, generados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo Central: Unidad administrativa en donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la Entidad, cuya consulta no es

frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general, preserva y conserva la Memoria Institucional.

Archivo General de la Nación (AGN): Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía custodia.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten y su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo Histórico: Lo constituye aquella documentación que ha sido transferida desde el archivo central, la cual debe conservarse permanentemente dado el valor informativo e histórico que cobra para la ciencia, la investigación y la cultura.

Acta de eliminación: Documento en el que se relacionan los archivos a eliminar y/o depurar.

Borrado: referido a documentos electrónicos, procedimiento de eliminación de los datos o ficheros de un soporte o conjunto de soportes, permitiendo su reutilización. El borrado criptográfico consiste en aprovechar el cifrado para implementar el borrado de los datos mediante la eliminación de la clave de cifrado del dispositivo.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).

Clasificación documental: Labor intelectual, fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En cada una de las entidades

se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. (Decreto 1499 de 2017. Art. 2.2.22.3.8)).

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Cronograma de Eliminación: Programación que elabora por La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano, para que las dependencias tengan en cuenta las fechas en que se deben eliminar los archivos de gestión y del archivo central de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y de Valoración, aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por lo cual se retiran aquellos que no tienen valor primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Acto de retirar duplicados idénticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, circulares, documentos sin firma y documentos de apoyo o facilitativos.

Desintegración: mecanismo de corte o triturado no uniforme que reduce el dispositivo a pedazos de tamaño y forma aleatorios.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, ó valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. (Acuerdo 02 de 2014).

Documento Histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento Misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Eliminación: proceso consistente en la destrucción de documentos o en la baja o borrado de un sistema informático, una vez analizados sus valores (administrativo, jurídico, informativo, histórico, testimonial) que permitan constatar su inutilidad a todos los efectos y tras un procedimiento reglado de valoración.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización. (Acuerdo 02 de 2014).

Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo. (Acuerdo 02 de 2014).

Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación. (Acuerdo 02 de 2014).

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen

una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas Extremas: Se refiere a la fecha más reciente y más antigua que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unida documental.

Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.

Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja.

Formato Único de Inventario Documental (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.

Fusión: proceso mediante el cual el material se calienta a una temperatura que es menor que el punto de encendido, pero suficientemente alta para derretirlo, puede ser un medio efectivo de destrucción para los discos duros.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Incineración: puede destruir completamente todos los dispositivos y para todos los niveles de seguridad. Debe llevarse a cabo en incineradoras que hayan sido aprobadas en cuanto a impacto medioambiental, para plásticos y otros materiales.

Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.

Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental, siguiendo la organización de las series documentales.

Informe Técnico de Transferencias: Sustentación técnica, legal o administrativa procesos técnicos de valoración y selección aplicados a los documentos a transferir.

Asegurando que los documentos se eliminan de una manera segura, con el mismo nivel de seguridad que han tenido durante todo su ciclo de vida. Eliminar los documentos que incluyan datos de carácter personal o confidencial de acuerdo con un procedimiento que garantice la preservación de su información hasta el momento de su destrucción y la imposibilidad de recomposición, tanto de la información como de los soportes. Proteger a los documentos que se van a destruir frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción.

Memorando: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las demás dependencias.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Productor Documental: Oficina o unidad orgánica que en el cumplimiento de sus funciones y el desarrollo de sus actividades produce documentos.

Pulverización: proceso que consiste en machacar el material y que se utiliza para la destrucción de discos duros.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Selección: operación intelectual y material de localización de las fracciones de series documentales que han de ser objeto de valoración.

Selección documental: Proceso mediante el cual se decide la disposición final de

los documentos de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental y se determina con base en una muestra estadística aquellos documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otras.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. (Cada etapa del ciclo vital del documento).

Tabla de Valoración Documental (TVD): Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Trasferencia Documental: Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se hace la Remisión de los documentos del archivo de gestión al central (transferencia primaria) y de este al histórico (trasferencia secundaria), de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos.

Triturado: consiste en reducir el soporte a pedazos minúsculos de tamaño y forma uniformes. El uso de trituradoras está normalmente limitado a soportes de grosor fino, como los soportes de datos ópticos (DVDs o CDs).

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.

Valoración documental: Labor intelectual. Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios (para la administración) y secundarlos (para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final (fases del ciclo vital) (conservación temporal o permanente).

Valor Científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor Cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

4.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Se establecen las condiciones para la eliminación de documentos y depuración de los archivos tomando como pautas: lo determinado en el Decreto 1080 de 2015. ARTÍCULO 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo (hoy Comité Institucional de Gestión y Desempeño) o por el Consejo Departamental de Archivos y/o el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta.

PARÁGRAFO. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada Entidad.

La Guía para la eliminación de documentos y depuración de archivos y normatividad vigente para eliminación de documentos. Acto de creación de la Mesa Técnica 5 de MIPG, Acuerdo de aprobación de las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental.

Elaborar y socializar anualmente el Plan o cronograma de eliminación de documentos, por La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano y aprobado por la Mesa Técnica 5 de MIPG, en el cual se registra las fechas en que se realizará el procedimiento en el archivo Central y en el de cada dependencia (Archivos de Gestión).

Elaborar un Plan anual con la previsión de los recursos necesarios para la eliminación de documentos para tenerse en cuenta en la planificación del presupuesto del archivo.

Elaborar el plan de Eliminaciones Documentales dentro de los tres primeros meses de la vigencia anual.

Aplicar en todas las dependencias de la Administración Municipal, El procedimiento de eliminación de los documentos registrados en las Tablas de Retención Documental-TRD- y en las Tablas de Valoración Documental-TVD -aprobadas, cuyos tiempos de retención ya se han cumplido, preparando los documentos a eliminar de conformidad con las series, subseries relacionadas con cada uno de los procesos.

Los tiempos de retención iniciarán a contar una vez se haya cerrado el respectivo

trámite de los expedientes, para el caso de los expedientes complejos, (contratos, procesos, historias laborales, etc) y/o se haya culminado la vigencia, para los expedientes simples, (Resoluciones, Comprobantes, informes, etc.).

Las eliminaciones documentales son responsabilidad de cada jefe, Secretario, Director Administrativo o despacho, quien deberá efectuar las solicitudes ante la Mesa Técnica 5 de MIPG, anexando los soportes que se requieran.

Aprobar por la Mesa Técnica 5 de MIPG, las eliminaciones documentales bajo previa justificación por parte de los jefes de despacho, oficina o dirección.

Se tendrá en cuenta las normativas que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para reglamentar los elementos esenciales de los documentos electrónicos y el desarrollo de nuevas reglamentaciones.

Utilizar para las eliminaciones la técnica de “picado del papel”. Si es Material magnético se debe asegurar que no podrán ser leídos o accedidos y serán entregados al programa de recolección de dicho material en la oficina asignada, dejando evidencia fotográfica en la respectiva acta de eliminación.

Tener en cuenta las características específicas de los documentos electrónicos para su eliminación: sus soportes de almacenamiento con formatos específicos, el contenido informativo, su vida útil corta, la obsolescencia , las existencia de múltiples copias no siempre controladas de los documentos, las técnicas específicas de borrado seguro de documentos y destrucción de soportes como la sobreescritura, la desmagnetización, la inutilización del soporte, la desintegración, la pulverización, la fusión la incineración, el triturado, la criptografía y borrado criptográfico, la eliminación de la clave de cifrado del dispositivo y asegurarse que todas las copias de las claves de cifrado se eliminan. Se deben destruir todas las copias de los documentos cuya eliminación esté autorizada, incluidas las copias de seguridad, las copias de conservación y las copias de seguridad electrónica.

Tener en cuenta Perfiles y competencias laborales del personal que realizará la intervención.

Estar presente en la eliminación de los documentos un responsable de la dependencia que da fe de dicha actuación.

Contar con elementos de protección personal, tales como delantal antifluidos, guantes, tapabocas, batas, gorros y monogafas para el personal que participe del proceso de eliminación.

Los documentos valorados como “Históricos” no podrán ser objeto de eliminación.

Realizar la eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos dentro de las fechas establecidas en el cronograma aprobado por la Mesa Técnica 5 de MIPG.

Diligenciar el formato F-GI-09 Inventario Único Documental (FUID) y F-GI-06 Inventario Único Documental Contratos (FUID), en original y copia que se devolverá firmada después de cotejados los datos; el FUID también se debe enviar en medio digital o correo electrónico. (Para el expediente de la dependencia productora y La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano).

Reflejar en el inventario los documentos físicos relacionados en el formato para su eliminación. (FUID).

Eliminar los documentos que se han retirado para depurar cuando pierden utilidad o vigencia y según las necesidades de la dependencia, siguiendo lo establecido en el Acuerdo del Archivo General de la Nación N° 042 de 2002, y demás normas vigentes, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

Eliminar Los documentos de apoyo cuando pierdan su utilidad o vigencia para la gestión, dejando constancia de ello en acta suscrita por el respectivo jefe de la dependencia.

Vigilar que la eliminación de los documentos se realice de acuerdo con la normativa de protección medio ambiental, estableciendo un sistema de reciclaje adecuado para el material en el que se soporta la información. (Disposición del Papel, de ganchos, clips y legajadores, medios magnéticos).

Proteger a los documentos que se van a destruir frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción.

Si la eliminación se lleva a cabo por una empresa de contratación externa se debe hacer un seguimiento por parte de la Administración Municipal del cumplimiento de todos los requisitos de eliminación acordados.

En caso de no dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el procedimiento de eliminación documental se devolverá a la oficina productora, con las observaciones par su correspondiente corrección.

Monitorizar todas las acciones que se llevan a cabo para la implementación de la eliminación de documentos. La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano será la responsable de realizar el seguimiento a los procedimientos de eliminación, mediante el diligenciamiento y control del Plan Anual de Eliminaciones (Cronograma), conservando todos los soportes respectivos.

Revisar regularmente las decisiones tomadas en relación con la eliminación de series documentales por parte de la Administración Municipal en forma cíclica (cada 5 años), en caso de no realizarse cambios estructurales.

Realizar peticiones de información a las dependencias Municipales y al archivo Central, responsables de la eliminación para elaborar un informe sobre las eliminaciones ejecutadas una vez al año. Éstas serán solicitadas por la Dirección de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.

Las actas de eliminación son de conservación total, por lo tanto, no se recomienda la perforación de los documentos ni que estén en contacto con material metálico.

El cumplimiento del cronograma de Eliminación documental será reportado a la Oficina de Control Interno para los fines pertinentes.

1. CONTENIDO

4. ELIMINACIÓN DE INFORMACIÓN FISICA O ELECTRÓNICA EN ARCHIVOS DE GESTIÓN

N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE/ DEPENDENCIA

PUNTO DE CONTROL

1

Elaborar plan anual de eliminaciones documentales (Cronograma)

Se elabora el plan de eliminaciones

de acuerdo con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental-TRD-, las Tablas de Valoración Documental- TVD-y los lineamientos y estrategias planteadas por La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano y aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño

La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano y Dependencias de la Administración

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Plan Anual de Eliminaciones

Documentales (Cronograma)

2

Comunicar a

productores documentales el plan de trabajo específico anual que incluye las eliminaciones.

(Cronograma)

Para los archivos de Gestión, se

informa a los productores documentales sobre las fechas en las que deberán efectuar la eliminación documental así como los requisitos necesarios para adelantar este procedimiento.

La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al

Ciudadano y

Dependencias de la Administración

Comunicación oficial.

(Memorando)

Plan de trabajo específico anual para las oficinas productoras.

(Cronograma)

2

Identificación de la información a eliminar

Prepara los documentos a eliminar de conformidad con las series, subseries relacionadas con cada uno de los procesos y su correspondiente depuración.

En el archivo de gestión se procede a eliminar documentación en los siguientes casos:

Después de la depuración de expedientes.

Al encontrar duplicidad de Información.

Al encontrar material magnético (CD-) que allegaron los usuarios para facilitar la transcripción de los expedientes. (Duplicidad de información).

Eliminación de documentos facilitativos o de apoyo.

Secretarios, Directores administrativos, técnicos y auxiliares administrativos, de cada dependencia.

Plan de trabajo específico anual para las oficinas productoras. (Cronograma)

3

Análisis de la información

Clasificar la información a eliminar y separar las unidades documentales de las que seguirán en el archivo de gestión, para elaborar el inventario correspondiente en el Formato Único de Inventario Documental – FUID- F-GI-09

Secretarios, Directores administrativos, técnicos y auxiliares administrativos, de cada dependencia. productores documentales de las dependencias o procesos.

Acompañamiento de funcionario delegado de La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano

Gestión de la información:

D-GI-04 tablas de retención documental.*

4

Elaboración de documentos soportes de eliminación

Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental – FUID; el formato de Acta de Eliminación


Gestión de la información:

D-GI-04 tablas de retención documental.*

F-GI-09 Formato Único de Inventario Documental

Acta de Eliminación documental:

F-GI-10 Acta de Eliminación de copias de documentos de archivos de gestión

F-GI-11 Acta de Eliminación de archivos de gestión

5

Presentar los documentos a eliminar a los encargados

El funcionario ó contratista del área correspondiente de la eliminación, debe presentar al Secretario de despacho, o jefe superior, los documentos a eliminar, el Formato Único de Inventario Documental debidamente diligenciado, las actas de eliminación y solicitud de eliminación.

Directores administrativos, técnicos y auxiliares administrativos, de cada dependencia.

Gestión de la información: F-GI-07 solicitud de eliminación en archivos de gestión

D-GI-04 tablas de retención documental



F-GI-11 Acta de Eliminación de archivos de gestión.

F-GI-10 Acta de Eliminación de copias de documentos de archivos de gestión.

6

Eliminación documental

Proceder a la eliminación de los documentos que se encuentran consignados e inventariados, de la forma escogida que por lo general es rasgado o picado. Si es Material documentación electrónica (óptico, magnético, memorias externas, etc.) se debe asegurar que no podrán ser leídos o accedidos y serán entregados al programa de recolección de dicho material en la Dirección Técnica de TIC y soporte Tecnológico.

Directores administrativos, técnicos y auxiliares administrativos, de cada dependencia.

Solicitud eliminación de archivos:

Gestión de la información: F-GI-07 solicitud de eliminación en archivos de gestión

D-GI-04 tablas de retención documental

Inventario diligenciado


Acta de Eliminación


F-GI-11 Acta de Eliminación de archivos de gestión.

Acta eliminación de copias.

F-GI-10 Acta de Eliminación de copias de documentos de archivos de gestión.

Registro fotográfico de la eliminación.

7

Archivo de los documentos

La dependencia que realizó la eliminación debe guardar dichos documentos como soporte de la actividad. En la serie inventarios documentales y remitir copia a la Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano para el monitoreo y seguimiento del cumplimiento del cronograma de eliminación documental.


Carpeta de archivo serie inventarios documentales: expedientes soportes de eliminación de los documentos o series documentales de que se trate.

4.1 ELIMINACIÓN EN ARCHIVO CENTRAL

N°

ACTIVIDAD/ FLUJOGRAMA

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE /DEPENDENCIA

PUNTO DE CONTROL

1

(INICIO)

(ELABORAR PLAN ANUAL DE ELIMINACIONES DOCUMENTALES(CRONOGRAMA))

Se elabora el plan de eliminaciones de acuerdo con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental-TRD-, las Tablas de Valoración Documental- TVD- y los lineamientos y estrategias planteadas por La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano y aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño

La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano y Dependencias de la Administración Comité Institucional de Gestión y

Desempeño

Plan Anual de Eliminaciones Documentales (Cronograma)

2

(COMUNICAR A PRODUCTORES DOCUMENTALES EL PLAN DE TRABAJO ESPECÍFICO ANUAL QUE INCLUYE LAS ELIMINACIONES. (CRONOGRAMA))

Se informa a los productores documentales sobre las fechas en las que deberán efectuar la eliminación documental así como los requisitos necesarios para adelantar este procedimiento.

La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano y Archivo Central

Comunicación oficial. (Memorando)

Plan de trabajo específico anual para las oficinas productoras. (Cronograma)

4

(ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN:ELABORAR INFORME A LA DEPENENCIA PRODUCTORA Y AL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO)

Clasificar la información a eliminar, y separar las unidades documentales de las que seguirán en el archivo central, para elaborar el inventario correspondiente en el Formato Único de Inventario Documental – FUID

Elaborar informe de la documentación a eliminar a la dependencia productora y al Comité Institucional de Gestión y Desempeño

La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano

Funcionarios o contratistas del archivo central delegado para el procedimiento de eliminación

Informe de la Documentación a eliminar.

Gestiónde la información:

InformeF-GI-23

Plantilla informe ejecutivo.

F-GI-09 Formato Único de Inventario Documental diligenciado.

F-GI-09 Formato Único de Inventario Documental de Contratos diligenciado.

3

(IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A ELIMINAR:VERIFICAR LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES QUE HAYAN CUMPLIDO SU TIEMPO DE RETENCION)

En el archivo central se procede a:

Verificar mediante las Tablas de Retención vDocumental, - TRD o las Tablas de Valoración Documental, las series y subseries documentales que hayan cumplido sus tiempos de retención y que por disposición final se puedan eliminar

Nota 1: Las Tablas de Retención se aplican a los documentos de archivo de Gestión y Central. Las Tablas de Valoración Documental se aplican a los Fondos Documentales Acumulados.

Identificar las series documentales que han cumplido el tiempo de retención en el archivo central para

presentar a Comité Institucional de Gestión y Desempeño.


Funcionarios o contratistas del archivo central delegado para el procedimiento de eliminación

Gestión de la información: D-GI-04 Tablas de Retención Documental.

5

(PRESENTAR LOS DOCUMENTOS A ELIMINAR A LOS ENCARGADOS:APROBAR LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL)

La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano debe presentar al Comité de Gestión y Desempeño el respectivo informe de la documentación a eliminar.

Éste Revisa y aprueba la eliminación documental, basada en la Tabla de Retención Documental de la dependencia productora

La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano Comité de Gestión y Desempeño

Gestión de la información :

InformeF-GI-23

Plantilla informe ejecutivo.

D-GI-04 tablas de retención

documental.


Registro fotográfico de los documentos a eliminar.

F-GI-09 Formato Único de Inventario

Documental diligenciado.

Acta de Eliminación documental: Gestión de la información F-GI-10 y F-GI-11.

6

(PUBLICAR INVENTARIOS DOCUMENTALES:PUBLICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A ELIMINAR EN PÁGINA WEB INSTITUCIONAL)

SI

(SI RECIBIERON OBSERVACIONES AL PROCESO DE ELIMINACIÓN)10

NO

7

Después de presentado la Mesa Técnica 5 de MIPG la propuesta de eliminación se publica en la página web de la entidad el Inventario Único Documental-F-GI-09 diligenciado y el informe de eliminación, por un período de treinta (30) días calendario, para que los usuarios externos y/ó ciudadanos puedan enviar las observaciones del proceso, si se ven afectados por la eliminación de dichos documentos, al Archivo General de la Nación.

Si se reciben observaciones al proceso de eliminación documental pasa actividad 10, de lo contrario continúa actividad 7.

Nota 1: La publicación se debe realizar en la página WEB de la entidad a través del botón de transparencia, Instrumentos de gestión de Información pública, Gestión Documental


Funcionario asignado de Información y Sistemas

F-GI-09Formato Único de Inventario Documental diligenciado

InformeF-GI-23

Plantillainforme ejecutivo.

Publicación Página Web Municipal.

Soportes de observaciones

7

(ELABORAR ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS)

10

Elabora Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirá el Presidente de la Mesa Técnica 5 de MIPG.

La Mesa Técnica 5 de MIPG

F-GI-09Formato Único de Inventario Documental diligenciado.


8

(ELIMINAR DOCUMENTACIÓN)

Proceder a la eliminación de los documentos que se encuentran

consignados e inventariados, de la forma escogida que por lo general es rasgado o picado. Suscribir el acta de eliminación documental F-GI-10 y F-GI-11 en donde se registra los documentos que se van a eliminar, la cual deberá ir legalizada con las firmas de: Jefe de Oficina Productora, Presidente y Secretario de la Mesa Técnica 5 de MIPG y La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.

Se recomienda colocar el picado del papel según lo establecido en la Norma DIN 66399 para destrucción de soporte de datos, en soporte papel Nivel de Seguridad P-3, que es recomendado para soportes con datos sensibles e información confidencial. Con las siguientes características: superficie pedazo de material ≤ 320 mm2 (por ejemplo pedazos 4 x 80 mm) o anchura de tira ≤ 2 mm.

Nota1: Para los documentos electrónicos su eliminación es mediante proceso de borrado permanente y seguro (Web, CD, USB, Medio Magnético etc.). Adicional a esto la información que se encuentre tanto física como electrónica debe ser destruida en los dos medios.

Nota 2: Si es Material documentación electrónica (óptico, magnético, memorias externas, etc.) se debe asegurar que no podrán ser leídos o accedidos y serán entregados al programa de recolección de dicho material en la Dirección Técnica de Tic y Soporte Tecnológico.

Funcionario

asignado de la dependencia que va a eliminar la documentación

Funcionario

asignado de la Oficina de Control Interno actuando como veedores

Funcionario

asignado del Archivo Central

F-GI-09 Formato Único de Inventario


Acta de Eliminación:

Estratégicos. Acta de Eliminación Documental F-GI- 10 y F-GI-11

9

(PUBLICAR ACTA DE ELIMINACION E INVENTARIOS DOCUMENTALES)

(FIN)

Como última medida se publica en la página web Municipal el acta de

eliminación -F-GI-10 y F-GI-11 con las firmas pertinentes y el Inventario Único Documental-FUID-F-GI-09 y FUID-F-GI-06, para consulta de la ciudadanía, por un periodo de (6) meses. Al cabo de este término el acta reposará en Archivo Central y su consulta debe ser solicitada a través de Boleta de préstamo Archivo Central.F-GI-12.


Funcionario Asignado de Información y Sistemas

FUID-F-GI-06 Formato F-GI-09 Formato Único de Inventario



10

(6)

(REVISAR OBSERVACIONES AL PROCESO DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL)

(SE SUSPENDE EL PROCESO DE ELIMINACIÓN)

SI

(7)NO

Revisa las observaciones presentadas por el(los) peticionario(s).Si se reciben observaciones al proceso de eliminación documental se debe revisar con la Mesa Técnica 5 de MIPG y/o a la dependencia productora en un periodo de 60 días, para determinar qué documentos se va a eliminar, a cuáles se les da un periodo más de retención o si el proceso de eliminación se suspende para aumentar el plazo de retención documental. Esto basado en las observaciones obtenidas de la publicación.

Las observaciones deben ser revisadas La Mesa Técnica 5 de MIPG, según Artículo 15. Eliminación de documentos del Acuerdo 04 de 2013, y si este no responde en el tiempo respectivo, se procede con el envió al AGN.

Si el Archivo General de la Nación no suspende el proceso de eliminación, ir actividad 7.

Archivo General de la Nación- AGN.

Concepto AGN

11

(SUSPENDER EL PROCESO DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL)

Solicita a la Entidad, suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los documentos

Archivo General de la Nación- AGN.

Comunicación Oficial

12

(FIN)

NOTA:* TRD y TVD están en proceso de actualización.

No.

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

01

02

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Constitución Política de Colombia en el Título I de los Principios Fundamentales, artículos 8, 15, 20, 23,72 y 74.

Ley 80 del 22 de diciembre de 1989: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 027- 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogotá D.C. 2006.

Decreto 1080 de 26 de mayo.de 2015. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".

Acuerdo No. 042 del octubre 31 de 2002. “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Bogotá D.C. 2002.

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No.07 del 29 de junio de 1994.

Ley 594 de 2000, Archivo General de la Nación.

Guía organización de archivos de gestión y transferencias documentales. Función Pública. Versión 2. Fecha: 2017-09-04

Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Colombia. Archivo General de la Nación, Mini/Manual No 4 Tablas De Retención Y Transferencias Documentales Directrices básicas e instructivos para su elaboración (Versión Actualizada).

Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017. "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015

Decreto 1515 de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias documentales secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997.

Circular 005 de 2012: Procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel.

Directrices – Eliminación de documentos. Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA).Versión: 1.0 Fecha: diciembre de 2014.

M01 Manual de Archivo.doc

P02 Procedimiento Gestión Tecnologica.doc

Acto Administrativo Tablas de Retención y valoración.

Acta Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprobación del procedimiento.

6. REGISTROS

· http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/estrategicos.php/direcci onamientoestratégico/formatos/administracióncentral/F01plantillapara elaboración de actas.docx

· http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/apoyo.php/gestion de la informacion/documentos/D04 tablas de retencion documental. pdf *

· Verenintraneten http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/apoyo.php/gestion de la informacion/Formatos/administracion central municipal/F 07 solicitud de eliminación en archivos de gestión.doc

· Verenintraneten http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/apoyo.php/gestion de la informacion/Formatos/administracion central municipal/F 09 Inventario Unico Documental.xIs

· Verenintraneten http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/apoyo.php/gestion de la informacion/Formatos/secretaria privada/gestion de la información/F 10 Acta de Eliminación de copias de dtos.doc

· Verenintraneten http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/apoyo.php/gestion de la informacion/Formatos/secretaria privada/gestion de la información/F 11 Acta de Eliminación en archivos de gestión.doc

· Verenintraneten http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/apoyo.php/gestion de la informacion/Formatos/administracion central municipal/F 12 Afuera.xls

· Se encuentra publicado en el Sistema de Gestión Integral –SGI: http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/apoyo.php/gestión de la información/formatos/Administración Central/F18 Plantilla de memorando.doc

· Se encuentra publicado en el Sistema de Gestión Integral –SGI: http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/apoyo.php/gestión de la información/formatos/Administración Central/ F22 plantilla de circular.docx

· Verenintraneten http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/apoyo.php/gestion de la informacion/Formatos/administracion central municipal/F 23 Plantilla de informe ejecutivo.docx

· Publicación Página Web y calidad en el Sistema de Gestión Integral.

· Base de datos de inventarios de transferencias.

· Cronograma o plan de transferencias.

· Informe técnico de transferencias.

PROCEDIMIENTO

ELIMINACION DE DOCUMENTOS PROCESO GESTION DE LA INFORMACION

Código: F-GI-31

Versión: 05

Fecha de aprobación: 2019 / 02 / 20

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7. NOTAS DE CAMBIO

No.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

VERSIÓN

FECHA

aaaa-mm-dd

1

No aplica para la primera versión.

01

2019-10-11

Elaboró:

MaríaOmairaGilPalacio,Profesional

Universitaria

Fecha:

2019-07-15

Revisó:

Maria Eugenia Betancur Pérez. – Unal.

Fecha:

2019-10-11

Aprobó:

Mesa Técnica # 5 MIPG Información y comunicación.

Fecha:

2019-10-11

1. ANEXOS

Ejemplo de datos para elaborar acta de eliminación de documentos:

CÓDIGO:

OFICINA ADMINISTRATIVA:

CÓDIGO:

OFICINA PRODUCTORA:

OBJETO:

Eliminación documental

ANEXOS:

Inventario (XXX) Folios

De conformidad con lo establecido en el Decreto 1499 del 2017, Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015. "Por medio del cual

se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. el acuerdo 046 de 2000 y el acuerdo 004 de 2013 del Archivo

General de la Nación, se procede a eliminar por:

Prescripción de los tiempos de retención

Selección natural

Selección documental

Los documentos relacionados a continuación:

No

CÓDIGO

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS

SOPORTE

CANTIDAD UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CARPETAS, LEGAJOS O TOMOS)

VOLUMEN

TOTAL EN CAJAS (X200) O TAMAÑO EN DISCO

(BYTES)

FECHAS EXTREMAS

INICIAL

FINAL

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

Para constancia firman:

Nombre y firma del Jefe de Oficina Productora

Nombre y firma del Presidente del Comité Institucional de Gestión y Desempeño

INSTRUCTIVO FORMATO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE GEST IÓN Y CENTRAL

PRESCRIPCIÓN RETENCIÓN

DE

LOS

TIEMPOS

DE

Se realiza una vez cumplidos los tiempos de retención descritos en la Tabla de Retención Documental TRD o Tablas de Valoración Documental -TVD.

SELECCIÓN NATURAL

Operación archivística que consiste en retirar de la unidad documental los

documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como fotocopias, duplicidad, documentos de apoyo, también se conoce como depuración documental.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Se caracteriza por eliminar aquella documentación que no es objeto de

conservación permanente una vez se ha realizado el muestreo respectivo acorde con el procedimiento estipulado en la TRD o TVD.

CIUDAD

Registrar el nombre de la ciudad.

FECHA

Registrar fecha del día en que se la fecha del día en que se van a eliminar los documentos de la siguiente forma: día, mes y año.

ENTIDAD

Se debe diligenciar el nombre completo de la entidad.

CÓDIGO DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA

Se debe registrar el código de la oficina administrativa de acuerdo a lo

estipulado en el cuadro de clasificación documental y tablas de retención

documental.

OFICINA ADMINISTRATIVA

Se debe diligenciar el nombre de la dependencia de mayor rango a la cual

pertenece la oficina productora de acuerdo a lo estipulado en el cuadro de clasificación documental y las tablas de retención documental.

CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

Se debe registrar el código de la oficina productora de acuerdo a lo estipulado en el cuadro de clasificación documental y las tablas de retención documental.

OFICINA PRODUCTORA

Nombre de la dependencia donde se generaron los documentos que se van a eliminar.

OBJETO

Se debe consignar la finalidad del acta “eliminación documental”.

ANEXOS

Se debe describir la cantidad de folios que contiene el inventario documental de la información a eliminar.

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE O ASUNTO

Registrar el código que identifica a la dependencia productora, la serie y la

subserie documental (Conforme a lo estipulado en las Tablas de Retención

Documental).

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS DOCUMENTALES

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de

estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, con base a lo estipulado en el cuadro de clasificación documental y las tablas de

retención documental.

SOPORTE

Se debe registrar el soporte en el cual se encuentra la información (Papel / Óptico / magnético/ Electrónico)

CANTIDAD DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Diligenciar la cantidad total de carpetas, legajos o tomos sujetos a eliminar por cada serie, subserie o asunto documental.

VOLUMEN TOTAL

Se registra el volumen total de la documentación a eliminar, para el caso de

documentos en soporte papel se debe describir la cantidad de cajas X200 y

para los documentos en soporte electrónico el tamaño en disco (bytes).

FECHAS EXTREMAS

Debe consignarse las fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de las series, subseries o asuntos de la información a eliminar.

Nombre y firma del Secretario Técnico del Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Nombre y firma de La Dirección Administrativa de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.

plantilla para la elaboración de...

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