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Plantilla para la Elaboración de DocumentosCódigo:
P-GR-04
Versión:
05
PROPÓSITO
Administrar el programa de seguros del municipio de Bello, velando por la asegurabilidad de los bienes muebles e inmuebles y de las personas según lo dispuesto por la ley y de aquellos por los que sea o llegase a ser legalmente responsable.
ALCANCE
Inicia con la identificación de los bienes y personas, analizando su debida asegurabilidad y va hasta el informe de la autoevaluación de la gestión realizada.
Nota 1: La relación de los bienes muebles a asegurar es la suministrada por la oficina de Adquisiciones y Suministros según facturas relacionadas en el libro radicador.
RESPONSABLES
GENERALIDADES
SEGUROS
· ACCIDENTE: Es toda acción imprevista, fortuita súbita, violenta y externa que produce un daño físico o material, sobre un bien o una persona.
· AGENTE DE SEGUROS: Es toda persona física o moral, cuya actividad está autorizada la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, para poder efectuar venta de seguros, asesoría sobre los planes de mayor conveniencia para ellos a los prospectos o asegurados en la contratación de seguros.
· AGRAVACIÓN DEL RIESGO: Es la modificación o alteración del uso diferente al indicado en la póliza del seguro, aumentando la posibilidad de un accidente o peligrosidad de un evento, afecta a un determinado riesgo. El asegurado deberán, durante la celebración del contrato, deberá de manifestar a la Aseguradora todas las circunstancias que agraven el riesgo.
· AJUSTADOR: Es la persona física o moral que basado en sus conocimientos y experiencia, es contratada por la aseguradora para determinar el monto y valor de los daños que sean causados a bienes o personas a consecuencia de un siniestro.
· ANEXO: Documento escrito, adherido a la póliza, que incluye las cláusulas adicionales y especiales, así como las modificaciones del contenido de la póliza.
· ANEGACIÓN: Inundación producida por la entrada del agua proveniente de lluvia o tromba de agua, crecientes o proveniente de la rotura de cañerías exteriores, canales, diques, etc.
· ASALTO: Es la acción, física o moral, contra una persona con el propósito de obtener sus bienes.
· ASEGURABLE: Es cualquier persona o bien que reúne las características predeterminadas para poder ser objeto de la cobertura del seguro.
· ASEGURADO: Es la persona física o moral, que con el pago de una prima de seguros, obtiene una contraprestación reflejada en el contrato de seguros./ Es la persona a cuyo favor se contrata una póliza de seguro
· ASEGURADOR: Persona que responde del riesgo del que es objeto un contrato de seguro
· ASEGURADORA: Compañía de seguros autorizada por la SHCP, para asegurar riesgos contemplados en un contrato de seguros, llamado póliza.
· ASEGURABLE: Persona, animal u objeto que cumple las condiciones para ser asegurado.
· ASEGURADO: Persona que posee un seguro y es beneficiario de él. En los seguros de vida el asegurado nombra a un beneficiario, que es quien obtiene la indemnización del seguro.
· ASEGURADOR: Entidad que cubre el riesgo pactado en el contrato del seguro
· ASEGURAR: Prevenir las consecuencias económicas dañosas de un evento futuro e incierto
· ASONADA: Reunión más o menos numerosa realizada tumultuosamente con el propósito de obtener por medio de la violencia una finalidad de tipo social, económica o política
· BENEFICIARIO: Es la persona física o moral que recibe los beneficios de la póliza contratada. Persona en cuyo favor se ha constituido un seguro, renta u otro beneficio.
· BIENES: Son toda propiedad física o moral en posesión de una persona.
· BENEFICIARIO: Destinatario de la compensación económica o indemnización del seguro
· BONIFICACIÓN: Descuento para los asegurados que ocasionan pocos o ningún gasto. Es un término vinculado al concepto de bonus-malus.
· BONUS-MALUS: Término utilizado para designar las penalizaciones o bonificaciones, según el caso, que el asegurador aplica al asegurado
· CANCELACIÓN: Es la rescisión de los efectos de una póliza prevista en el contrato de seguros ya sea por decisión unilateral o por acuerdo mutuo.
· CERTIFICADO DE INCLUSIÓN: Es el documento por el cual se prueba la existencia de una póliza de seguro colectivo, en el que deben figurar las informaciones que la identifican, como son: suma asegurada, vigencia, datos personales del Asegurado, beneficiarios, etc.
· CLÁUSULAS: Son las condiciones que establecen la aseguradora y el asegurado y que se reflejan en el contrato de seguros, denominado también póliza. Existen también las condiciones especiales o particulares, que modifican o aclaran las condiciones generales.
· COASEGURO: Es la cantidad o el porcentaje que tiene que pagar el asegurado, de cualquier pago o indemnización que tenga que reembolsar la aseguradora, a consecuencia de un siniestro./ Participación de dos o más instituciones de seguros en un mismo riesgo, en virtud de contratos directos realizados por cada uno de ellos con el asegurado
· COBERTURAS: Son las protecciones que otorga la aseguradora en la póliza y que generalmente se establecen en las cláusulas del contrato de seguros, denominado póliza.
· CONSENTIMIENTO: Es el acuerdo que existe entre el asegurado y la aseguradora y que se determina en la póliza
· CONTRATANTE: Es la persona física o moral que paga la prima de seguros. En ocasiones es también el asegurado.
· CONTRATO DE SEGUROS: Es el acuerdo de voluntades entre dos partes. Generalmente se le llama también póliza de seguros. A través de la póliza de seguros, la aseguradora conviene, previo pago de una cantidad denominada prima, en otorgar una indemnización o reembolso al asegurado, si sucede un siniestro.
· COTIZACIÓN: Es la estimación o costo de la prima de seguros que ofrece la aseguradora al asegurado.
· CUOTA: Es el precio en porcentaje o cantidad fija, que se le da a un riesgo, en función de la experiencia y la siniestralidad que sobre él tiene la aseguradora.
· CANCELACIÓN: Rescisión o ruptura del contrato de un seguro por ambas partes.
· CAPITAL ASEGURADO: Importe máximo que la empresa aseguradora está dispuesta a abonar en caso de siniestro. Dicha cantidad está reflejada en la póliza
· CARENCIA: Período en el que el asegurado abona la prima correspondiente pero no obtiene el servicio contratado. Generalmente se produce al inicio para evitar fraudes contra la aseguradora.
· CLÁUSULA: Cada una de las condiciones de un contrato de seguro
· COBERTURA: Riesgos pactados con la aseguradora en el contrato de un seguro.
· CORREDOR DE SEGUROS: Intermediario entre el contratante del seguro y la compañía aseguradora.
· DAÑO: Es toda pérdida personal o material que sufre una persona física o moral, en su vida o en su patrimonio.
· DAÑO EMERGENTE: Es el daño que se puede cuantificar fácilmente
· DAÑO MATERIAL: Es la pérdida o daño que se causa a un bien, ya sea propio o de un tercero.
· DAÑO MORAL: Es toda pérdida que se causa a una persona en su interior (en su nombre, su prestigio, etc.).
· DAÑO FÍSICO: Es toda pérdida que se causa a un bien material, ya sea propio o de un tercero.
· DAÑOS A TERCEROS: Es la pérdida que se causa a una persona o a un bien propiedad de otros, que no es familiar o dependiente del asegurado.
· DEDUCIBLE: Es la cantidad de dinero que en cada siniestro, tiene que desembolsar el asegurado./ Es la primera parte de toda perdida, la cual es asumida por el asegurado en caso de siniestro
· DEMÉRITO POR USO: Es el menor valor que adquieren las cosas por su uso o año de fabricación
· DEPENDIENTE: Es la persona que depende económica y legalmente del titular de una póliza y sobre la cual puede existir alguna responsabilidad.
· DEPRECIACIÓN: Es el menor valor que adquieren las cosas por haber sufrido pérdidas o daños
· DERECHO DE PÓLIZA: Es la cantidad que paga el asegurado por los gastos de expedición de una póliza. Se le conoce también como recargo fijo.
· DOLO: Es la acción o maniobra fraudulenta destinada a engañar a otros.
· DENUNCIA DE SINIESTRO: documento por el cual el asegurado comunica al asegurador que ha sufrido un siniestro en alguna de las circunstancias suscritas en la póliza. También se conoce como parte.
· EDIFICIO: Son todas las construcciones fijas con sus accesorios y anexos incluyendo las instalaciones para agua, eléctricas, subterráneas sanitarias y todas las que formen parte de la construcción, se excluye el terreno, el valor de los planos, cimientos, estudio de suelos y los honorarios por diseño
· ENDOSO: Es el documento contractual que se añade a la póliza, y que puede aumentar o disminuir el importe de la prima o que puede aclarar alguna de las cláusulas del contrato de seguros.
· EXCLUSIONES DE RIESGOS: Son aquellos conceptos o riesgos que expresamente la aseguradora no da por cubiertos en una póliza
· FRANQUICIA: Importe que debe cubrir el asegurado ante un siniestro. Cuando los daños ocasionados por el siniestro ascienden a un importe mayor del que debe cubrir el asegurado, la compañía abona el resto.
· GASTOS DE AJUSTE: Son los gastos en que incurre la aseguradora, por concepto de investigación para determinar el monto o valor de los daños que puedan existir en un siniestro.
· INDEMNIZACIÓN: Es la cantidad que está obligada a pagar la aseguradora a consecuencia de un siniestro, después de restarle el deducible y coaseguro, si los hubiera. La indemnización puede ser pagada en especie, en dinero, reponiendo el bien dañado o reparándolo.
· INDEMNIZACIÓN DE UN SEGURO: Importe que la compañía aseguradora entrega como compensación cuando se produce un siniestro.
· INDEXACIÓN: Actualizar el valor del daño a la época actual
· INFRASEGURO: Valor asegurado inferior al valor real de un bien en un siniestro
· INTERÉS ASEGURABLE: Es el interés económico, legal y substancial de quien desee contratar una póliza a los fines de cubrir un riesgo. Es el objeto del contrato.
· LUCRO CESANTE: Es la utilidad dejada de percibir por la no utilización de un bien
· MUEBLES Y ENSERES: Son todos aquellos muebles y enseres que el asegurado necesite o llegare a necesitar para el normal funcionamiento de su industria o negocio aunque no se haya mencionado específicamente de su propiedad o por los que sea responsable y que estén contenidos dentro de los predios descritos en la póliza y siempre y cuando no estén cubiertos por otro seguro.
· NEGLIGENCIA: Es la culpa con descuido, omisión y falta de aplicación. Falta de adopción de las precauciones debidas, sea en actos extraordinarios o en los de la vida diaria.
· PATRIMONIO: Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones susceptibles de valoración cuantitativa.
· PAGO FRACCIONADO: Es la facilidad que otorga la aseguradora, para liquidar la prima en pagos fraccionados.
· PENALIZACIÓN: sanción que recae sobre el asegurado cuando éste genera más gastos de los estipulados en la póliza de un seguro. Es un término vinculado al concepto de bonus-malus.
· PLAZO: Duración del contrato de un seguro.
· PÓLIZA: Documento escrito en el que se reflejan detalladamente todas las condiciones económicas, coberturas, plazo y otros datos de un seguro.
· PRIMA: Importe que se abona a la compañía aseguradora por la cobertura de los riesgos contratados. / Suma que se paga por tomar un seguro
· PÉRDIDA: Es el menoscabo que afecta la propiedad física o moral de una persona.
· PERJUICIO: Es la acción que ocasiona un daño o menoscabo material o moral a un tercero, en sus bienes o persona, por cualquier acción u omisión.
· PERSONA FÍSICA: Es todo individuo que actúa en forma personal.
· PERSONA MORAL: Es toda empresa o sociedad constituida de acuerdo a las leyes. Se considera también a las instituciones gubernamentales, la iglesia, el ejército, etc.
· REASEGURO: Es la operación que realiza una aseguradora y que consiste en ceder a otra, parte o la totalidad del riesgo que asume o contrata. Generalmente esta operación se lleva a cabo en negocios grandes o muy peligrosos.
· REASEGURADORA: Es la empresa que acepta contratar un riesgo que ya aceptó y expidió otra aseguradora. En México se requiere autorización de la autoridad competente, para hacer operaciones de reaseguro.
· RECARGO FIJO: Es el importe que cobra la aseguradora para cubrir sus gastos de operación.
· RECIBO DE PRIMAS: Es el documento que expide la aseguradora como comprobante de haber recibido el pago de la prima que se determinó en la póliza.
· RECLAMACIÓN: Es el aviso o comunicación que hace el asegurado a la aseguradora, informándole que ha tenido un siniestro.
· RECUPERACIÓN: Es la parte que recibe la aseguradora de un tercero, después de haber pagado un siniestro.
· REHABILITACIÓN: Es el proceso que lleva a cabo la aseguradora, para dejar en vigor y vigentes todos los derechos que existen en el contrato de seguros.
· RENOVACIÓN: Es el proceso que se efectúa entre el asegurado, la aseguradora y el agente de seguros, con el objeto de elaborar una nueva póliza por un periodo determinado. La renovación puede modificar, aumentar o disminuir las cláusulas o la suma asegurada de una póliza vencida.
· RESCISIÓN: Es la finalización del contrato en una fecha anterior a la prevista
· RESPONSABILIDAD CIVIL: Es la obligación o compromiso que tienen las personas, físicas o morales, de reponer la propiedad de otra persona, cuando se sea responsable del daño o menoscabo en la propiedad de otros.
· RETICENCIA: Disimulo de un hecho o circunstancia por la persona que se encuentra en la obligación de manifestar su existencia.
· RIESGO: Es la posibilidad de que la persona o bien asegurado sufra el siniestro previsto en las condiciones de la póliza./ Es la posibilidad de pérdida o daño que llevan en si las personas o las cosas
· RIESGOS NO ASEGURABLES: Son aquellos que quedan fuera de la cobertura general por parte de las aseguradoras.
· ROBO: Es el delito cometido contra la propiedad privada por el que se toma con o sin violencia, lo que no le pertenece.
· SALVAMENTO: Es la recuperación que obtiene la aseguradora en un siniestro./ Es lo que queda de un bien después de la ocurrencia de un siniestro, sea este utilizable o no
· SEGURO: Es el contrato por el que, mediante el pago de una prima, la aseguradora se compromete a indemnizar una eventualidad contemplada en la póliza.
· SINIESTRALIDAD: Es el porcentaje entre la prima pagada y los siniestros pagados por la aseguradora.
· SINIESTRO: Es el acontecimiento o hecho previsto en el contrato, cuyo acaecimiento genera la obligación de indemnizar al asegurado. / hecho que cubre y para el que se destina la contratación de un seguro. / Realización u ocurrencia del riesgo asegurado. / Es la realización del riesgo previsto en el contrato del cual se derivan las obligaciones del asegurador a indemnizar hasta por la suma asegurada convenida en la póliza.
· SOLICITUD: Es la forma que utiliza la aseguradora, para que el solicitante de un seguro proporcione información correspondiente al bien o persona que se pretenda asegurar y se pueda determinar el costo de la prima
· SUBROGACIÓN: Son los derechos que correspondan al asegurado contra un tercero, en razón del siniestro, se transfieren a la aseguradora hasta el monto de la indemnización que abone. El asegurado es el responsable de todo acto que perjudique este derecho a la aseguradora.
· SUMA ASEGURADA: Es el valor que fija el asegurado sobre su persona o sus bienes, y que es determinante para que la aseguradora cobre la prima o haga una indemnización en caso de siniestro.
· TARIFA: Es la cantidad que determina la aseguradora en función a la experiencia de siniestralidad.
· TASACIÓN DE PÉRDIDAS: Valoración de los daños ocasionados por un siniestro. Dicha labor es realizada por un perito asignado por la compañía. La aseguradora cubre, como máximo, el importe estipulado en la póliza.
· TOMADOR: persona que contrata el seguro para su propio disfrute o para el de un tercero./ Persona natural o jurídica que obrando por si misma o en representación de un tercero, contrata con el asegurador, trasladando los riesgos
· VALOR CONVENIDO: Es la cantidad de dinero por la cual se está obligando una aseguradora, aún cuando el valor comercial del bien asegurado se otro.
· VALOR DE REPOSICIÓN: Es la cantidad de dinero que cuesta reparar el bien asegurado. Es diferente al valor factura.
· VALOR REAL: Es el precio o valor comercial del bien asegurado.
· VENCIMIENTO: Es la fecha en que se da por terminado el contrato de seguros o póliza.
· VIGENCIA: Es el período durante el cual la aseguradora se compromete, a proteger mediante el pago de una prima, a cubrir un bien o una persona.
1.2. REQUISITOS y POLÍTICAS DE OPERACIÓN
4.2.1 Efectuar el acompañamiento de orden Técnico en materia de seguros en cuanto a los procesos de Contratación de compañías e Intermediarios de seguros.
4.2.2 Mantener un control permanente de las pólizas contratadas, tanto en: valor asegurado, vigencia, deducibles, tasas, ramos, coberturas y todo lo relacionado con la suscripción de las mismas, además efectuar su depuración y actualización en caso de requerirse; todo ello, en coordinación y bajo la asesoría directa de los intermediarios de seguros seleccionados.
POLÍTICAS DE ASEGURAMIENTO
INTRODUCCIÓN
Es importante resaltar que el programa de seguros del municipio de Bello, tanto en lo que corresponde a la selección de Compañías de Seguros, como en la selección de intermediarios, está establecido y contratado bajo las normas legales vigentes constituidas en materia de contratación manifestadas en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de Mayo 26 de 2015, sus decretos reglamentarios.y demás normas legales vigentes y concordantes y documentos que se expidan con ocasión al proceso de selección.
Cuando hablamos de seguros, de sus políticas y requisitos de operación necesariamente tenemos que abordar el tema de la Administración de Riesgos la cual es una herramienta relativamente nueva que propende por la protección de una manera sistemática y ordenada, el manejo adecuado del riesgo de todos los recursos de una entidad.
Podríamos resumir que la Administración de Riesgos es un proceso global que le permite a una empresa conservar sus activos y su nivel de ingresos mediante la administración de las causas y las consecuencias que implican una perdida accidental.
Para un correcto manejo del riesgo, es necesario seguir cinco (5) etapas, todas de igual relevancia: Identificación del Riesgo, Análisis, Tratamiento, Financiación y Administración de los mismos, aunque sería importante para una mejor y mayor comprensión de la Administración de Riesgos, no es objeto de este documento ampliar conceptos sobre cada una de esas etapas, basta decir que con su estricto seguimiento se obtiene un plan de seguros óptimo para cualquier entidad.
Sin embargo es necesario explicar que en cuanto al Tratamiento del Riesgo se plantean cuatro (4) estrategias todas igualmente importantes: Eliminación, Reducción, Transferencia y Retención de los Riesgos. Una vez se han desarrollado todas las acciones y estrategias para eliminar o reducir, las empresas se plantean la disyuntiva de transferir los riesgos a través del seguro o de retenerlos.
La mayoría de las personas y de las empresas deseamos retener los riesgos porque su costo afecta directamente nuestros presupuestos. En la práctica los riesgos que son susceptibles de asumir son los de alta frecuencia y baja severidad (que terminan asimilándose a gastos de mantenimiento o de repuestos) y los de baja frecuencia y alta severidad, denominados “Riesgos Catastróficos” por su fuerte impacto económico, financiero, productivo y social.
Por su baja frecuencia se tiene la inclinación o mejor la tentación de retenerlos, sin meditar suficientemente las consecuencias de un siniestro.
Sin embargo, la decisión de asumir riesgos se encuentra bastante limitada en el caso concreto de las entidades oficiales. Por un lado siendo éstas de propiedad de la comunidad, no se entendería que los bienes que administramos no estuvieran debidamente preservados; el costo social, político y económico ante un siniestro, catastrófico o no, sería de incalculables proporciones.
Por otro lado, la Ley 42 de 1993 en sus artículos 101 y 107, es suficientemente taxativa y compele es decir es clara y obliga a los funcionarios públicos a tomar decisiones relativas a la preservación de bienes totalmente alejadas del azar;
(Artículo 101)
“Los Contralores impondrán multas a los servidores públicos que....Teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida...”
(Artículo 107)
“Los órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten.”
Además el Código único disciplinario ley 734 de 2002 en el artículo 48, Numeral 63 “es considerada falta gravísima para el funcionario que teniendo bajo su responsabilidad bienes de la comunidad o el estado, no los asegure o proteja bajo sus riesgos inherentes.
(Artículo 48, Numeral 63)
“No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes”.
En cierta forma, la Ley 734 del 2002 (artículo 34, numeral 21 y el articulo 35, numeral 13) también se refiere a esa obligación que tiene el funcionario público de vigilar y salvaguardar los bienes.
21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados
13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
La ingeniería de riesgos, el examen estadístico de la siniestralidad, el análisis del Costo - Beneficio de cada decisión y la concentración o dispersión de los riesgos son elementos y factores que se han tenido en cuenta al tomar decisiones relativas a los riesgos que debe retener el municipio de Bello.
En síntesis, las Políticas de Aseguramiento que se tienen definidas o que se plantean en este documento, son el producto de la experiencia concreta en el municipio de Bello durante varios años, de las normas legales, del análisis del costo-beneficio de cada decisión y de la estricta aplicación de la administración e ingeniería de riesgos.
CONSIDERACIONES PÓLIZA TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES.
(INCENDIO, SUSTRACCION, EQUIPO ELECTRONICO Y ROTURA DE MAQUINARIA)
OBJETO DEL SEGURO
Amparar las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del MUNICIPIO DE BELLO, bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier titulo y/o por los que tenga algún interés asegurable.
Todos los bienes asegurados bajo esta póliza deberán tener amparos, cláusulas y condiciones especiales que permitan la mayor cobertura al menor costo.
SEGURO DE INCENDIO:
Bienes Inmuebles
Bienes Muebles
Existencias de mercancías
Dinero en efectivo
Obras de arte
Como bienes muebles se califican la totalidad de los contenidos de cualquier dependencia, es decir, los bienes representados en muebles y enseres propiamente dichos, los equipos y la maquinaria. Tanto los bienes muebles como los inmuebles, en conjunto, constituyen los activos fijos.
Las existencias de mercancías, por su carácter fluctuante, se denominan activos variables o flotantes y están representadas por elementos de dotación, materiales, papelería, drogas, etc. Estos bienes, a voluntad o conveniencia del asegurado, pueden asegurarse en una suma fija o por el sistema de declaración mensual.
En el caso particular del Municipio se incluyen las obras de arte, representadas principalmente en pinturas, las cuales se aseguran en las diferentes dependencias del municipio de Bello, especialmente en la Biblioteca Marco Fidel Suarez.
Todos los bienes son susceptibles de asegurar bajo el seguro de Incendio. Sin embargo, algunos como lo veremos más adelante, deben asegurarse por separado, en pólizas que han sido estructuradas con el fin especifico de amparar un determinado grupo de bienes.
CONDICIONES DE MANEJO
La suma asegurada corresponderá al valor de reposición.
Al inicio de la vigencia se suministrará un valor asegurado a cada uno de los predios.
Las pérdidas se liquidarán teniendo en cuenta la certificación de la existencia del bien expedida por la oficina de Adquisición y Suministros del municipio de Bello, sin aplicar la cláusula de seguro insuficiente.
Como política general el seguro de Incendio debe incluir la totalidad de los bienes de un predio, sin hacer distinción de sumas aseguradas o la resistencia que algunos bienes pueden oponer a la acción del fuego. Más que la exclusión de bienes, es preferible analizar la exclusión de riesgos, entendiendo estos como los eventos que pueden afectar los bienes en un momento dado.
La póliza de Incendio del municipio de Bello está estructurada teniendo en cuenta la anterior premisa y, por lo tanto, se puede asegurar que los eventos no contemplados en el contrato, son aquellos cuya ocurrencia nunca afectará los bienes Municipales.
La suma asegurada debe establecerse a valor de reposición, o sea, al valor del bien nuevo más los gastos de transporte, instalación, montaje, etc., contando para ello con un inventario confiable, pues no de otra manera es posible tener la seguridad de que la suma asegurada de los contenidos es adecuada. Cuando no se tiene a mano un inventario o su elaboración tarda un tiempo prudencial, es conveniente inventariar por lo menos los bienes más representativos agregando al resultado una suma global, estimada y provisional, para cubrir los bienes restantes, mientras se obtiene la valoración total de los contenidos.
SEGURO DE SUSTRACCIÓN
BIENES OBJETO DEL SEGURO:
Se incluirán bajo esta póliza aquellos bienes que por su valor, facilidad de transporte y atracción en el mercado reducidor, son objeto de preferencia por parte de los delincuentes. Tal es el caso del equipo de oficina, electrodomésticos, equipos de sonido o vídeo, cámaras fotográficas o filmación, equipo o maquinaria liviana, herramientas, mercancías, obras de arte, etc.
COBERTURAS BASICAS
La cobertura básica de esta póliza es la sustracción con violencia, es decir, la pérdida o daño de los bienes asegurados, contenidos dentro del establecimiento, como consecuencia de actos violentos o de fuerza, ejercidos por otras personas contra la propiedad misma o contra el asegurado o las personas que dependen de él. La sustracción con violencia se define en el Código Penal como Hurto Calificado.
Un buen punto de partida para el Seguro de Sustracción es la ubicación, características y seguridades del predio asegurable, pues de estas condiciones depende, en buena parte, la vulnerabilidad de los bienes al delito de hurto.
Los riesgos se agruparán teniendo en cuenta las características anteriores, pues seguramente existen establecimientos en que es necesario asegurarlo todo, porque la seguridad es mínima, y otros, como es el caso de las Inspecciones de Policía, en donde el riesgo se reduce notoriamente.
Usualmente se piensa que el deducible mínimo aplicable en caso de siniestro, puede ser la base para establecer el valor mínimo asegurable, pero ocurre que el hurto calificado puede afectar uno o más bienes y, en este último caso, la pérdida puede ser considerable si gran parte del volumen del robo está representado en bienes que no se aseguraron porque su valor era igual o inferior al del deducible.
Aun así, en el municipio de Bello no se asegurarán bienes con un valor inferior al deducible, salvo que al hacer un análisis de siniestros de algunos bienes o riesgos se considere más conveniente lo contrario. Las seguridades del riesgo físico son, en consecuencia, un factor fundamental cuando se decida, la posibilidad de asumir parte del riesgo de sustracción.
Una cosa diferente son los bienes que por sus características, no son susceptibles de robo, como ocurre con escritorios, alacenas, vitrinas, camas, muebles de salas de recibo o de espera, congeladores, botelleros y similares, en volumen, peso y, además, de escaso atractivo comercial. En estos casos no se justifica el seguro y se debe asumir el riesgo.
CONSIDERACIONES SOBRE EL AMPARO DE TODO RIESGO EN SUSTRACCIÓN.
Este amparo está pactado en la póliza conforme a la Contratación, para las cámaras fotográficas y los equipos portátiles, únicamente.
Queda a discreción del Municipio, el aseguramiento bajo esta protección de otros elementos, tales como cámaras filmadoras de vídeo, proyectores, retroproyectores, equipos de radiocomunicación portátiles, radioteléfonos y demás bienes que, por su naturaleza, se desplazan con las personas de un lado para otro en el desempeño de sus funciones.
SEGURO PARA EQUIPO ELECTRÓNICO
BIENES OBJETO DEL SEGURO.
Este tipo de póliza ha sido estructurado para maquinaria y equipo netamente electrónico y como se observa, se trata de un paquete de amparos que, para el común de los bienes, solo se otorga mediante la suscripción de diferentes pólizas de seguro.
Equipos de cómputo
Equipos electrónicos de óptica
Equipos electrónicos de fotografía.
Equipos electrónicos de telefonía, citofonía y similares.
Equipos electrónicos de transmisión por satélite.
Otros equipos electrónicos de propiedad del municipio de Bello.
La suma asegurada corresponderá al valor de reposición total de todos los bienes objeto de este seguro.
Al inicio de la vigencia se suministrará un valor global de los bienes, pero sin fijar el valor asegurado a cada uno.
Las pérdidas o daños se liquidarán teniendo en cuenta el valor certificado por la oficina de Adquisición y Suministros del municipio de Bello para los equipos afectados pero sin que haya lugar a determinar “Seguro Insuficiente”.
Como política general, en esta póliza deben incluirse todos los equipos electrónicos, aunque es conveniente manifestar que aparatos corrientes de televisión, equipos de sonido, videograbadoras, proyectores de diapositivas, cámaras fotográficas, máquinas de escribir y elementos similares que no tengan un valor elevado, es más conveniente asegurarlos en pólizas de Incendio y de Sustracción, en donde encuentran un tratamiento menos oneroso en caso de siniestro.
Es aconsejable que cada dependencia cuente con un inventario valorizado a valor de reposición de estos equipos, con el objeto de mantener las sumas aseguradas actualizadas, controlando el ingreso de nuevos equipos y el retiro de aquellos que se dan de baja por obsoletos o porque se trasladan a otras dependencias.
CONSIDERACIONES SOBRE EL AMPARO DE EQUIPO MOVIL.
Bajo los términos de esta cobertura deben incluirse aquellos equipos que se trasladan constantemente de un sitio para otro y requieren, por lo tanto, el amparo de la póliza en el lugar donde se encuentren.
Aunque para el municipio de Bello este amparo no tiene ningún sobrecosto es obligatorio reportar los bienes que requieren este tipo de protección.
SEGURO DE ROTURA DE MAQUINARIA
BIENES OBJETO DEL SEGURO
Los bienes asegurables bajo esta póliza son tan diversos que bien podrían agruparse teniendo en cuenta su área de aplicación y función, como por ejemplo:
Generación y/o transformación de energía mecánica, eléctrica, térmica, química o nuclear, como turbinas, reactores, generadores, calderas, etc.
Abastecimiento, acumulación y/o transmisión de energía tales como bombas, ventiladores, transformadores, compresores, unidades centrales de aire acondicionado, etc.
Producción, procesamiento, elaboración y transporte de bienes, como máquinas productoras de papel, textiles, rotativas, cementeras, etc.
La suma asegurada corresponderá al valor de reposición total de todos los bienes objeto de este seguro.
Al inicio de la vigencia se suministrará un valor global de los bienes, pero sin fijar el valor asegurado a cada uno.
Las pérdidas o daños se liquidarán teniendo en cuenta el valor certificado por la oficina de Adquisición y Suministros del municipio de Bello para el bien afectado pero sin que haya lugar a determinar “Seguro Insuficiente”.
Aunque en el seguro de Rotura de Maquinaria es factible asegurar desde un pequeño motor hasta un inmenso turbogenerador, generalmente se asegura aquella maquinaria de más alto costo de reposición o reparación. En el caso del Municipio es conveniente asegurar, por ejemplo, subestaciones eléctricas, ascensores, equipos centrales de aire acondicionado, plantas eléctricas auxiliares, calderas, hornos, marmitas y maquinaria de talleres, entre otras.
Con el fin de poder visualizar las condiciones en que se encuentran asegurados los bienes y personas que por ley debe asegurar el municipio de Bello se puede consultar en el SECOP.
Ver. Proceso de contratación selección compañía(s) de seguros en SECOP
Detalle del Proceso Número: 20-1-213058
ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE BELLO
Información General del Proceso
No
Familia
Clase
[841315] Servicios de seguros para estructuras y propiedades y posesiones
Detalle y Cantidad del Objeto a Contratar
EL MUNICIPIO DE BELLO: seleccionará la Compañía o Compañías que respalden la contratación de los seguros y que garanticen la protección a las personas, activos e intereses patrimoniales, bienes propios y de aquellos por los cuales es legalmente responsable LA ENTIDAD dentro del territorio nacional
CONTENIDO
5.1. SEGUROS
5.1.1 PROTEGER LOS BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE BELLO Y DE AQUELLOS POR LOS CUALES SEA LEGALMENTE RESPONSABLE.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir factura (s):
Recibir la(s) factura(s) de compra remitida(s) por la oficina de Adquisición y Suministros a nombre del municipio de Bello, las cuales son relacionadas en el libro radicador. identificando: tipo del bien, marca, clase, referencia, valor unitario, modelo y serie, entre otros., las cuales son relacionadas en el libro radicador.
Técnico Administrativo
02
Analizar:
Analizar si el bien amerita ser asegurado o no, para proceder de conformidad
Intermediarios en seguros.
Si amerita ser asegurado.
Elaborar y enviar oficio de inclusión a los intermediarios de seguros con la(s) respectiva(s) factura(s) de compra, para que procedan a asegurar el (los) bien (es) ante la compañía y se determine en qué ramo (póliza) será(n) asegurado(s) de acuerdo a su descripción y valor del bien realizando la inclusión respectiva.
No Asegurar de forma inmediata:
Si no amerita ser asegurado de inmediato, la factura pasa de nuevo al funcionario encargado del control de los bienes muebles (Adquisición y Suministros), Esta información será tomada en cuenta para cuando se realice la actualización del valor asegurado, ya que por motivo de reintegros o inservibles (bajas), realizados por los funcionarios de la Administración Municipal, los valores asegurados en la póliza Multiriesgo daño material se modifican.
Verificar la inclusión:
Recibir el documento (póliza) de inclusión de dicho(s) bien(es) por parte de la Compañía de Seguros, debidamente revisado por parte de los intermediarios en seguros analizando el valor asegurado, coberturas, amparos, ramo en el queda asegurado, según las condiciones Generales de la póliza y lo pactado en el pliego de condiciones. En el caso que la información suministrada en la póliza no corresponda a lo solicitado, se procede a realizar la devolución del documento a la compañía solicitando las modificaciones pertinentes.
Archivar y/o sistematizar:
Guardar la información en los diferentes archivos del sistema y/o AZ, con el fin de rendir los informes que exigen, tanto la Administración Municipal como los organismos de control.
5.1.2 PROTEGER LOS BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE BELLO Y DE AQUELLOS POR LOS CUALES SEA LEGALMENTE RESPONSABLE.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir escritura pública:
Recibir de la Secretaría jurídica y/o Secretaría encargada de la legalización de compra las escrituras de la(s) nueva(s) propiedad(es), con el fin de determinar el Interés Asegurable, estableciendo el número de la escritura, Notaria, tipo de construcción, dirección del inmueble y valor de adquisición. Así como, la Matricula Inmobiliaria y certificado de tradición y Libertad.
Secretaría Jurídica,
Profesional Universitaria oficina de Bienes Inmuebles
02
Analizar:
Analizar si el bien amerita ser asegurado o no analizando el tipo del inmueble (lote, construcción. etc.), si lo requiere la administración para su funcionamiento o debe ser entregado en comodato o arrendamiento para proceder de conformidad.
03
Asegurar:
Si corresponde a un activo nuevo (construido) y se requiere para el funcionamiento de la Administración Municipal, o si es un activo existente dentro del inventario de los bienes inmuebles propiedad del municipio de Bello, coordinar con los intermediarios la posible inspección del bien por parte de la compañía para su inclusión en la póliza
Verificar Inspección:
En caso de haberse requerido se recibe informe de inspección y recomendaciones de la aseguradora, enviando copia de éste, al Director Administrativo de Logística y a la Secretaria de Obras Públicas, con el fin de estudiar la viabilidad e implementación de las recomendaciones establecidas.
05
Inclusión:
Elaborar y enviar oficio de inclusión a los intermediarios de seguros con la respectiva identificación del bien, y proceder a asegurarlo (s).
Verificar inclusión:
Recibir el documento (póliza). de inclusión de dicho bien por parte de la Compañía de Seguros, analizando el valor asegurado, según las condiciones Generales de la póliza y lo pactado en el pliego de condiciones.
En el caso que la información suministrada en la póliza no corresponda a lo solicitado, se procede a realizar la devolución del documento a la compañía solicitando las modificaciones pertinentes.
Guardar la información en los diferentes archivos del sistema y/o AZ, con el fin de rendir los informes que exigen, tanto la Administración Municipal como los organismos de control.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir y verificar la información:
Recibir informe del siniestro por parte del conductor o responsable del daño.
Confirmar que tenga cobertura.
Si el daño no amerita reclamación, se remite el proceso a Control Interno Disciplinario, quien determinará responsabilidades (si el conductor debe pagar el daño o lo asume la administración).
Si posee cobertura se evalúan los daños y se verifica si amerita reclamar. En caso positivo se procede a oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal o en su defecto llamar a la línea de atención de la compañía de seguros
Funcionario responsable del bien,
Reclamar a la Compañía:
Se remite oficio a los intermediarios en seguros presentando la reclamación anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía aseguradora tales como: declaración de los hechos por parte del conductor o informe del accidente emitido por el tránsito, fotocopias de la cédula y pase del conductor, tarjeta de propiedad, dando espera a que la Compañía analice la reclamación y autorice la reparación.
Trasladar vehículo:
Llevar el vehículo al taller donde se realizará la reparación, el cual debe de ser autorizado por la compañía de seguros.
Revisar inventario y dejar constancia del estado en que se deja el vehículo en el taller autorizado.
Solicitar información sobre el tiempo de reparación.
Realizar visitas periódicas al taller para inspeccionar el proceso de reparación.
Montar cuenta y diligenciar pagos:
Realizar los trámites y montar la cuenta respectiva para el pago del deducible (si lo hay), según las condiciones generales la póliza).
Realizar el pago al taller del deducible (si lo hay)
Recepción de vehículo:
Recibir el vehículo a entera satisfacción verificando el estado de la reparación y su inventario (que sea un trabajo de calidad y se haya obtenido un buen servicio)
Archivar todos los documentos generados en el transcurso de la reparación en la carpeta reclamaciones y sistematizar en una plantilla en Word en la ruta:(D:\calidad 2015\Registros SIG\3. apoyo\gestión de la información\Registros Carlos Enero 2015\SEGUROS\RECLAMACIONES\FORMATOS OCURRENCIA DE SINIESTROS).
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir informe del evento por parte del conductor o responsable del vehículo.
Confirmar que posea cobertura, evaluando los daños y los faltantes del automotor verificando si amerita reclamar
Funcionario responsable del bien,
Remitir información:
En caso de no tener cobertura por la compañía de seguros, remitir el proceso a Control Interno Disciplinario, quien determinará responsabilidades.
Secretario General y/o Técnico Administrativo
03
Oficiar a los intermediarios informando el evento con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía Aseguradora tales como copia de la denuncia penal, fotocopias de la cédula y pase del conductor, tarjeta de propiedad, acta de posesión del señor alcalde.
Trasladar vehículo:
Trasladar el vehículo al taller autorizado para la respectiva inspección y evaluación por parte de la compañía aseguradora, revisando el inventario y constancia del estado en que se deja el vehículo en el taller autorizado. Dando espera a que la compañía analice el siniestro y lo declare pérdida parcial por hurto (según costos) y autorice la reparación, solicitando información sobre el tiempo de reparación. Realizar visitas periódicas al taller para verificar bel proceso de reparación..
Montar cuenta y diligenciar pagos:
Realizar los trámites y montar la cuenta respectiva para el pago del deducible (si lo hay), según las condiciones generales de la póliza.
Realizar el pago al taller del deducible (si lo hay)
Recepción de vehículo:
Recibir el vehículo a entera satisfacción verificando el estado de la reparación y el inventario (que sea un trabajo de calidad y se haya obtenido un buen servicio)
Archivar y sistematizar:
Archivar todos los documentos generados en el transcurso de la reparación en la carpeta reclamaciones y sistematizar en una plantilla en Word en la ruta: (D:\calidad 2015\Registros SIG\3. apoyo\gestión de la información\Registros Carlos Enero 2015\SEGUROS\RECLAMACIONES\FORMATOS OCURRENCIA DE SINIESTROS
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Confirmar que posea cobertura, evaluando los daños del automotor.
Funcionario responsable del bien
En caso de no tener cobertura por la compañía de seguros, remitir el proceso a Control Interno Disciplinario, quien adelantará investigación al funcionario responsable
03
Oficiar a los intermediarios informando el evento con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía Aseguradora tales como: declaración extra juicio de los hechos o informe del accidente emitido por el tránsito, fotocopias de la cédula y pase del conductor, tarjeta de propiedad, SOAT, dos (2) formularios únicos nacionales debidamente diligenciados, certificado de tradición o historial a nombre del asegurado, acta de posesión del señor alcalde, y fotocopia de la cédula. Dando espera a que la compañía analice el siniestro y lo declare pérdida total por daños (según costos) y autorice el proceso de indemnización; verificando si existe algún requerimiento adicional por parte de la Compañía, con el fin de no demorar la indemnización a que haya lugar.
Recibir notificación de la transferencia electrónica (indemnización) por parte de los intermediarios
Verificar que la indemnización este acorde con lo pactado en el proceso de contratación de las pólizas.
Remitir copia de la transferencia a la Secretaría de Pagos y Recaudos por medio de memorando para su respectiva verificación y adición al rubro respectivo con copia a las dependencias involucradas en el tema.
Archivar todos los documentos generados en el transcurso de la reclamación en la carpeta de reclamaciones y sistematizar en una plantilla en Word en la ruta: (D:\calidad 2015\Registros SIG\3. apoyo\gestión de la información\Registros Carlos Enero 2015\SEGUROS\RECLAMACIONES\FORMATOS OCURRENCIA DE SINIESTROS
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Confirmar que posea cobertura, evaluando los daños del automotor.
Remitir el proceso a Control Interno Disciplinario, quien determinará responsabilidades (en caso de no tener cobertura por la compañía de seguros o para el recobro del deducible, si lo hay).
En caso de no tener cobertura por la compañía de seguros, remitir el proceso a Control Interno Disciplinario, quien adelantará investigación al funcionario responsable
03
Oficiar a los intermediarios informando el evento con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía Aseguradora tales como copia de la denuncia penal, fotocopias de la cédula y pase del conductor, tarjeta de propiedad, SOAT, dos (2) formularios únicos nacionales debidamente diligenciados, certificado de tradición o historial a nombre del asegurado, certificado de la fiscalía que indique que el vehículo no ha sido recuperado, acta de posesión del señor alcalde, poder y/o autorización del alcalde a la oficina de Bienes y Seguros para presentar reclamaciones y fotocopias de las respectivas cédulas, dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice el proceso de indemnización
Verificar si existe algún requerimiento adicional por parte de la Compañía, con el fin de no demorar la indemnización a que haya lugar.
Verificar que la indemnización este acorde con lo pactado en el proceso de contratación de las pólizas.
Recibir notificación de la transferencia electrónica (indemnización) por parte de los intermediarios y remitir copia a la Secretaría de Pagos y Recaudos por medio de memorando para su respectiva verificación y adición al rubro respectivo con copia a las dependencias involucradas en el tema.
06
Archivar todos los documentos generados en el transcurso de la reclamación tanto en la carpeta del vehículo como en la carpeta de reclamaciones y sistematizar en una plantilla en Word en la ruta: (D:\calidad 2015\Registros SIG\3. apoyo\gestión de la información\Registros Carlos Enero 2015\SEGUROS\RECLAMACIONES\FORMATOS OCURRENCIA DE SINIESTROS)
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir el informe del Director Administrativo de la dependencia o del funcionario responsable, informando la ocurrencia del evento
confirmando que el siniestro posea cobertura.
Si no posee cobertura, se remite el proceso a Control Interno Disciplinario, quien determina responsabilidades (si el funcionario es responsable o no, para el recobro del deducible)
03
Reclamar a la Compañía:(Si posee cobertura)
Oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía Aseguradora tales como, modo, tiempo y lugar de los hechos con la relación de los bienes hurtados, facturas de compra, dos (2) cotizaciones de equipos de similares características, denuncia penal, acta de posesión del señor alcalde, y fotocopia de las respectiva cédula. Dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice el proceso de indemnización
Verificar si existe algún requerimiento adicional por parte de la compañía.
Revisar la liquidación del siniestro según las condiciones pactadas en la contratación de las pólizas.
Solicitar a los intermediarios aceptación del pago del siniestro por escrito.
Archivar todos los documentos generados en el transcurso de la reclamación en la carpeta de reclamaciones y sistematizar en una plantilla en Word en la ruta: (D:\calidad 2015\Registros SIG\3. apoyo\gestión de la información\Registros Carlos Enero 2015\SEGUROS\RECLAMACIONES\FORMATOS OCURRENCIA DE SINIESTROS)
5.1.8 TRAMITE DE RECLAMACION DE SINIESTRO: DAÑO MATERIAL CORRIENTE DEBIL.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir el informe del Director Administrativo de la dependencia o del funcionario responsable, informando la ocurrencia del siniestro, con el respectivo informe emitido por la Dirección de Soporte Técnico con el fin de confirmar que el siniestro posee cobertura,
Si no posee cobertura, se remite el proceso a Control Interno Disciplinario, quien determina responsabilidades (si el funcionario es responsable o no, para el recobro del deducible)
03
Oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía Aseguradora referente al bien dañado tales como modo, tiempo y lugar de los hechos con la relación de los bienes siniestrados, factura(s) de compra, dos (2) cotizaciones de equipos de similares características, Informe técnico, acta de posesión del señor alcalde, y fotocopia de la respectiva cédula dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice la forma de indemnización (reparar o pago en efectivo)
Verificar si existe algún requerimiento adicional por parte de la compañía
Revisar la liquidación del siniestro según las condiciones pactadas en la contratación de las pólizas.
Solicitar a los intermediarios aceptación del pago del siniestro por escrito.
Archivar todos los documentos generados en el transcurso de la reclamación en la carpeta de reclamaciones y sistematizar en una plantilla en Word en la ruta (D:\calidad 2015\Registros SIG\3. apoyo\gestión de la información\Registros Carlos Enero 2015\SEGUROS\RECLAMACIONES\FORMATOS OCURRENCIA DE SINIESTROS)
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir el informe del Director Administrativo de la dependencia o del funcionario responsable, informando la ocurrencia del siniestro. Confirmando que el siniestro posea cobertura, es decir que el bien siniestrado si este asegurado.
Si no posee cobertura, se remite el proceso a Control Interno Disciplinario, quien determina responsabilidad
03
Oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía Aseguradora tales como: informe del cuerpo de bomberos y el de la Fiscalía (si es requerido), modo, tiempo y lugar de los hechos, facturas de compra de los bienes afectados, dos (2) cotizaciones a valor de reparación y/o reposición por cada bien afectado, Informe técnico, acta de posesión del señor alcalde, poder fotocopia de las respectiva cédula verificando si existe algún requerimiento adicional por parte de la compañía, dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice la forma de indemnización (reparar o pago en efectivo)
Solicitar a los intermediarios aceptación del pago del siniestro por escrito, revisando que la liquidación del siniestro este acorde a las condiciones pactadas en la contratación de las pólizas y recibir notificación de la transferencia electrónica (indemnización) por parte de los intermediarios.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
03
Oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía Aseguradora tales como: modo, tiempo y lugar de los hechos, factura(s) de compra de los bienes afectados, dos (2) cotizaciones a valor de reparación y/o reposición por cada bien afectado, Informe técnico, acta de posesión del señor alcalde, poder fotocopia de las respectiva cédula. verificando si existe algún requerimiento adicional por parte de la compañía, dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice la forma de indemnización (reparar o pago en efectivo)
Solicitar a los intermediarios aceptación del pago del siniestro por escrito, revisando que la liquidación del siniestro este acorde a las condiciones pactadas en la contratación de las pólizas y recibir notificación de la transferencia electrónica (indemnización) por parte de los intermediarios
Archivar todos los documentos generados en el transcurso de la reclamación en la carpeta de reclamaciones y sistematizar en una plantilla en Word en la ruta: (.D:\calidad 2015\Registros SIG\3. apoyo\gestión de la información\Registros Carlos Enero 2015\SEGUROS\RECLAMACIONES\FORMATOS OCURRENCIA DE SINIESTROS)
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir el informe del tercero, informando la ocurrencia del siniestro y la forma en que ha sido afectado confirmando que el evento ocurrido posea cobertura.
Oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía Aseguradora tales como, circunstancias de modo, tiempo y lugar de los hechos indicando la los daños causados en la integridad física y/o moral y/o la relación de bienes afectados del tercero, factura(s) de compra de los bienes afectados del tercero, dos (2) cotizaciones a valor de reparación y/o reposición por cada bien afectado, acta de posesión del señor alcalde, fotocopia de la respectiva cédula, verificando si existe algún requerimiento adicional por parte de la compañía, dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice la forma de indemnización (reparar, reponer o pago en efectivo), verificar solicitud de requerimientos por parte de la compañía aseguradora en caso de que la reclamación sea en la integridad física y/o moral
Revisar que la liquidación del siniestro este acorde a las condiciones pactadas en la contratación de las pólizas.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir el informe del Director Administrativo de la dependencia o del funcionario responsable, informando la ocurrencia del siniestro. Confirmando que el siniestro posea cobertura.
03
Oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía aseguradora tales como, circunstancia de modo, tiempo y lugar de los hechos e indicando las pérdidas sufridas, copia de la denuncia penal, soportes contables que demuestren la cuantía, arqueo realizado por el funcionario designado para tal efecto o de los organismos de control competentes, copia del contrato de trabajo del empleado implicado, copia del acta de descargos, copia de la liquidación de las prestaciones sociales del empleado implicado, acta de posesión del señor alcalde, fotocopia de la respectiva cédulas, verificando si existe algún requerimiento adicional por parte de la compañía, dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice la respectiva indemnización.
Solicitar a los intermediarios aceptación del pago del siniestro por escrito, revisando que la liquidación del siniestro este acorde a las condiciones pactadas en la contratación de las pólizas recibiendo notificación de la transferencia electrónica (indemnización) por parte de los intermediarios.
Remitir copia de la transferencia a la Secretaría de Pagos y Recaudos por medio de oficio para su respectiva verificación y adición al rubro respectivo con copia a las dependencias involucradas en el tema.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
03
Reclamar a la Compañía: (Si posee cobertura)
Oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía aseguradora tales como, circunstancia de modo, tiempo y lugar de los hechos e indicando la relación de los bienes afectados, copia de la denuncia penal, facturas, cédula y pase del conductor, copia de la tarjeta de propiedad, cotización del costo de reposición de los bienes, acta de posesión del señor alcalde, fotocopia de las respectiva cédula, verificando si existe algún requerimiento adicional por parte de la compañía, dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice la forma de indemnización.
Solicitar a los intermediarios aceptación del pago del siniestro por escrito, recibiendo notificación de la transferencia electrónica (indemnización) por parte de los intermediarios. Revisando que la liquidación del siniestro este acorde a las condiciones pactadas en la contratación de las pólizas.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir el informe del organismo competente, informando los detalles del evento y/o la apertura de la investigación en contra del funcionario responsable y la forma en que puede verse afectada la póliza. Confirmando que el evento ocurrido posea cobertura.
Funcionario responsable del evento,
02
Si no posee cobertura, determinar las causas que fundamentan la objeción del evento por parte de la Compañía Aseguradora y remitirla a los organismos de control correspondientes
03
Oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía aseguradora tales como,
-circunstancia de modo, tiempo y forma en que se conocieron los hechos,
-certificación laboral de la entidad asegurada que acredita la vinculación del funcionario con la entidad, incluyendo el cargo, tiempo de servicio y las funciones desempeñadas.
-Copia del Auto de apertura de su notificación al funcionario investigado.
-Informe del estado en que se encuentra la investigación en la fecha de reclamación a la aseguradora.
-Después de aceptado el reclamo y el pago del anticipo de los honorarios de defensa, para el pago final del siniestro o cualquier pago adicional autorizado, deben de suministrar detalles de las actuaciones procesales surtidas y las pendientes a efectuarse si las hubiera, en el proceso según las etapas, hasta llegar a la terminación del proceso y su ejecutoria, incluyendo copia del fallo.
-acta de posesión del señor alcalde, poder y/o autorización del alcalde a la oficina de Bienes y Seguros para presentar reclamación y fotocopias de las respectivas cédulas, verificando si existe algún requerimiento adicional por parte de la compañía, dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice la indemnización.
Solicitar a los intermediarios aceptación del pago del siniestro por escrito, recibiendo notificación de la transferencia electrónica (indemnización) por parte de los intermediarios. Revisando que la liquidación del siniestro este acorde a las condiciones pactadas en la contratación de las póliza.
Remitir copia de la transferencia a la Secretaría de Pagos y Recaudos por medio de memorando para su respectiva verificación y adición al rubro respectivo con copia a los organismos de control pertinentes
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Recibir el informe de la ocurrencia del siniestro, confirmando cobertura que la persona fallecida o en estado de incapacidad total y permanente si este asegurada.
02
Oficiar a los intermediarios con el fin de presentar reclamación formal, anexando los respectivos requerimientos que solicita la compañía aseguradora tales como: circunstancia de modo, tiempo y lugar de los hechos, copia de la póliza, declaración de asegurabilidad, copia de la historia clínica, registro civil de nacimiento, registro civil de defunción, certificado de defunción, certificación de la fiscalía aclarando la causa de muerte, acta levantamiento del cadáver, copia de los documentos del asegurado y los beneficiarios, registro civil de nacimiento de todos los beneficiarios, acta de posesión del señor alcalde, poder y/o autorización del alcalde a la oficina de Bienes y Seguros para presentar reclamaciones y fotocopias de las respectivas cédulas, verificando si existe algún requerimiento adicional por parte de la compañía, dando espera a que la compañía analice el siniestro y autorice la indemnización, en caso de Incapacidad total y permanente esperar requerimientos específicos por parte de la Compañía Aseguradora.
Solicitar a los intermediarios aceptación del pago del siniestro por escrito, revisando que la liquidación del siniestro este acorde a las condiciones pactadas en la contratación de las pólizas.
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
02
Recibir y Verificar facturas de cobro (pólizas):
Recibir la(s) factura(s) de cobro (pólizas) de las compañías aseguradoras o de los intermediarios de seguros, verificando que la(s) factura(s) de cobro o las pólizas de seguros correspondan a lo requerido o a las solicitudes de inclusión o modificación solicitadas por la Secretaría General, oficina de Bienes y Seguros.
03
Montar Resolución Orden de Pago:
Montar resolución, por medio de la cual se autorice la orden de pago (3 copias), fundamentando los considerandos basados en el pago a realizar y la ley aplicable con los respectivos vistos bueno de la Secretaría de despacho (de quien proyecta, revisa y aprueba), con el fin de remitir a la Secretaría Jurídica del municipio solicitando visto bueno del Secretario, una vez revisada y autorizada, la Secretaría Jurídica la envía directamente a la Alcaldía para la firma del señor alcalde, una vez cuenta con todas las firmas respectivas se lleva al archivo municipal para que le sea asignado el número de la resolución y fecha de expedición, el funcionario asignado deja una (1) copia, con esta resolución debidamente radicada se solicita el registro presupuestal a la Dirección Administrativa de Presupuesto, con el fin de proceder con las dos copias restantes a solicitar orden de pago a Contabilidad anexando los respectivos soporte de pago (facturas) y la otra copia para la oficina de Bienes y Seguros
04
Elaborar memorando dirigido a Contabilidad, solicitando orden de pago, anexando Disponibilidad presupuestal, Registro presupuestal, formato orden de pago, resolución, Cuentas de Cobro, facturas o las respectivas pólizas de seguro (según el caso)
05
Controlar la Disponibilidad:
Descontar de la disponibilidad presupuestal el valor a pagar, con el fin de llevar un control en el saldo del rubro archivo en Excel en la ruta: (D:\calidad 2015\Registros SIG\3. apoyo\gestión de la información\Registros Carlos Enero 2015\SEGUROS\DOCUMENTOS DE APOYO
Archivar y consultar:
Archivar copia de la solicitud de orden de pago en la AZ “Ordenes de Pago”
Consultar en la Secretaría de Pagos y Recaudos, sí el pago electrónico fue realizado en forma exitosa, en caso afirmativo solicitar comprobante de egreso para el control en la liquidación del contrato.
5.1.17 EXPEDICION DE LOS SEGUROS OBLIGATORIOS CONTRA ACCIDENTES DE TRANSITO (SOAT)
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
01
Controlar expedición:
Mantener actualizado el archivo de Word “Vencimiento seguros obligatorios”, bien sea por nuevas inclusiones o exclusiones, solicitando a los intermediarios mediante oficio la expedición del seguro obligatorio (Automotores y motos), dependiendo del día y mes de su vencimiento, con el fin de mantener continuidad en la cobertura
Recibir y Verificar:
Recibir por medio de correo electrónico los SOAT y revisar todos los datos incluidos en los seguros expedidos tales como vigencia, placa, chasis, motor, características del vehículo, entre otros.
Montar cuenta:
Montar la respectiva cuenta para el pago a la aseguradora (ver actividad 5.1.16).
Enviar y Archivar:
Enviar correo electrónico dirigido al Director Administrativo de Logística con los respectivos SOAT, con el fin de que sean entregados a cada dependencia y/o conductor asignado.
Sistematizar:
Sistematizar en una plantilla en Word en la ruta: (con las nuevas vigencias) (D:\calidad 2015\Registros SIG\3. apoyo\gestión de la información\Registros Carlos Enero 2015\SEGUROS\DOCUMENTOS DE APOYO\DATOS VEHICULOS
· PROCESOS DE CONTRATACION PARA CONCURSO DE MERITOS (INTERMEDIARIOS DE SEGUROS) Y LICITACION PÚBLICA (COMPAÑIAS DE SEGUROS)
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA
LEY 80 DE OCTUBRE DE 1993
LEY 1150 DE JULIO DE 2007
LEY 222 DE DICIEMBRE DE1995 ARTS. 37 Y 38
LEY 789 DE DICIEMBRE DE 2002ART 50
LEY 828 DE JULIO DE 2003.
LEY 389 DE 1997
DECRETO 1082 DE 2015
DECRETO 384 DE 1993
CODIGO COMERCIO DECRETO 410 DE 1971 CAPITULO V CONTRATO DE SEGUROS
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
Legislación Comercial titulo V. contrato de Seguros, capitulo principios comunes a los seguros terrestres, capítulo II seguro de daños sección I, Seguro de Incendio sección II, seguro de transporte sección III, seguro de responsabilidad sección IV, Reaseguro sección V . Capítulo III seguro de personas sección I principio comunes seguro de personas, sección II seguro de vida.
NORMATIVIDAD GENERAL ASEGURADORAS E INTERMEDIARIOS DE SEGUROS
SUPER FINANCIERA DE COLOMBIA
Normativa General sobre Aseguradoras e Intermediarios de Seguros conceptos jurídicos, circulares contables, constitución política de Colombia, reglamentación y normas ramos autorizados para expedir pólizas.
LEY 45 DE 1990, TÍTULO II CAPÍTULOS III, IV Y V; TÍTULO III CAPÍTULO III
EL CONGRESO DE LA REPUBLICA
“Por la cual se expiden normas en materia de intermediación financiera, se regula la actividad aseguradora, se conceden unas facultades y se dictan otras disposiciones.”
LEY 610 DE AGOSTO DE 2000 (RESPONSABILIDAD FISCAL)
LEY 42 DE ENERO DE 1993 ARTICULO 107
LEY 734 DE FEBRERO DE 2002 ARTÍCULO 48 NUMERAL 63
LEY 45 DE DICIEMBRE DE1990
CODIGO DE COMERCIO TITULO V (CONTRATO DE SEGUROS)
CIRCULAR CONJUNTA DE DICIEMBRE DE 2003 DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
· PÓLIZA DE VIDA GRUPO NO CONTRIBUTIVO
LEY 136 DE JUNIO DE1994 ARTICULO 65-68-69 (CONCEJALES)
LEY 136 DE JUNIO DE 1994 ARTICULO 177 (PERSONERO)
LEY 617 DE OCTUBRE DE 2000 ARTICULO 87 (ALCALDE)
LEY 1551 DE 2012, ARTICULO 42. ART. 119 DE LA LEY 136 DE 1994 (EDILES JAL)
· PÓLIZA DE SALUD GLOBAL
LEY 136 DE JUNIO DE 1994 ARTICULO 65-68-69 (CONCEJALES)
DECRETO 3171 DE OCTUBRE DE 2004 ARTÍCULO 2 (GRUPO FAMILIAR CONCEJALES)
SENTENCIA 11001032400020110013600 DE 2019
· SOAT (SEGURO OBLIGATORIO CONTRA ACCIDENTES DE TRANSITO)
NORMA O LEY
LEY 33 FEB. 1986
EL CONGRESO DE COLOMBIA
Se creó el seguro por daños a las personas causados en accidentes de tránsito será obligatorio y el perjudicado tendrá acción directa contra el asegurador.
DECRETO 2544 Dic. 31 1987
Reglamenta los artículos 115 y 116 de la ley 33, estuvo vigente hasta la expedición del decreto 2544 de 3 diciembre de 1987.
DECRETO 104 DE 1990
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
Por el cual se modifican los artículos 4o., 6o. y 11 del Decreto 2544 de 1987, referente al Seguro Obligatorio de Daños Causados a las Personas en Accidentes de Tránsito.
DECRETO 1032 de 1991
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO
Regula integralmente el seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito como : obligatoriedad para transitar en el territorio nacional, creación del ramo con expedición obligatoria por parte de las aseguradoras habilitadas para ofrecer el seguro, atención obligatoria por parte de los hospitales aportes al Fonsat y Fosyga el cual fue reglamentado por el Decreto 2878 de 1991, disposiciones éstas que se encuentran incorporadas en los Artículos 192 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993). Las cuales fueron modificadas y adicionadas parcialmente por el artículo 244 de la Ley 100 de 1993.
RESOL. 13049 DE 1991
SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD
Reglamenta el decreto 1032 de 1991 Confiere facultades a la superintendencia Nacional de salud para invertía y sancionar con multas a los representantes legales t hospitales . Señala procedimientos para atención de quejas presentadas en la superintendencia Nacional de salud
RESOL. 2090 DE 1991
SUPERINTENDENCIA BANCARIA
Establece las condiciones generales de la póliza y tarifas máximos aplicables a este seguro. Posteriormente derogada por las circulares externas 042 y 147 de 1999
LEY 100 DE 1993
Se incluyeron varias modificaciones al SOAT como se creó el fondo de prevención , se establece prueba de accidente la certificación del médico que atienda la urgencia, se establece, para las reclamaciones se puede hacer con el compañero permanente, se da facultad al gobierno nacional para reglamentar el porcentaje que deben las aseguradoras como anticipo imputable a la indemnización cuando estas encuentre motivos para objetar la reclamación.
DECRETO 663 DE 1993
Define las entidades aseguradoras habilitadas para ofrecer el seguro obligatorio de accidentes de tránsito
DECRETO 2423/96
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA,
Manual ajustado a la centena más próxima. Por el cual se determina la nomenclatura y clasificación de los procedimientos médicos, quirúrgicos y hospitalarios del Manual Tarifario. Las tarifas del presente Manual están actualizadas al valor del Salario Mínimo Diario Legal Vigente ( SMDLV ).
DECRETO 3990 de 2007
MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
Se reglamenta la Subcuenta del Seguro de Riesgos Catastróficos y Accidentes del Tránsito del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, se establecen las condiciones de operación del aseguramiento de los riesgos derivados de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito, eventos catastróficos y terroristas, las condiciones generales del seguro de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito, Soat, y se dictan otras disposiciones.
RESOL. 1915 de 2008
MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se adoptan los formularios para reclamar las indemnizaciones
LEY 1005 de 2006
derivadas de los amparos de que trata el Decreto 3990 de 2007
RESOL. 3544 DE AGTO 2009
MINISTERIO DE TRANSPOR
Se autoriza el cobro de tasa de sostenibilidad runt a las compañías de seguros.
CIRCULAR EXTERNA 034 DE 2009
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
La Superi

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