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ELECTROHUILA S.A. E.S.P.INVITACIÓN PÚBLICA EHUI-SGAL-012-2020
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirán por el derecho privado
conforme a lo dispuesto en las Leyes 142 de 1994, arts. 31 y 32; 143 de 1994, art. 8, y el
Acuerdo No. 014 de diciembre de 2019 de la Junta Directiva por medio del cual fue expedido
el Manual de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.2 IDIOMA
El idioma que rige el presente proceso es el castellano. En consecuencia, de presentarse
documentos en otro idioma, estos deberán venir traducidos al español por un traductor
oficial, circunstancia que deberá acreditarse.
1.3 OBJETO
Suministro de personal temporal para atender actividades ocasionales o transitorias;
reemplazos por vacaciones, licencias, permisos sindicales y/o incapacidades, así como
también apoyar la ejecución de proyectos específicos y nuevos del negocio, requeridos por
la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
1.3.1. CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC)
La invitación objeto del presente Proceso de Contratación está codificada en el Clasificador
de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC), como se indica en la siguiente tabla:
Clasificación UNSPSC Descripción
80111600 Servicios de personal temporal.
1.4. MATRIZ DE RIESGO
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La matriz de riesgos del presente proceso de contratación se presenta en el Anexo No. 10.
1.5. ALCANCE DEL CONTRATO
Suministrar personal idóneo que cumpla con el descriptivo del cargo de acuerdo con las
necesidades y perfil necesarios establecidos por la organización, para atender actividades
ocasionales o transitorias; reemplazos por vacaciones, licencias, permisos sindicales o
incapacidades, restricciones médicas así como también apoyar la ejecución de proyectos
específicos y nuevos del negocio, con el objeto de responder a las exigencias del nuevo
marco regulatorio que implica apoyar el levantamiento, construcción y ejecución de
proyectos de inversión, en las diferentes zonas del departamento del Huila en donde tiene
cobertura ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
1.5.1. ESPECIFICACIONES
1.5.1.1. PERSONAL
El contratista en calidad de empleador realizará la selección y vinculación para suplir la
necesidad del cargo que le indique ELECTROHUILA S.A. E.S.P., bajo las condiciones que
le sean comunicadas por el supervisor o interventor del contrato; además deberá verificar
que el personal que se contrate cumpla con el perfil mínimo definido en el descriptivo de
cargos, implementado por ELECTROHUILA S.A. E.S.P., que incluye el nivel educativo, entre
otros requerimientos para cada uno de los cargos a proveer. ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
se reserva el derecho de solicitar al contratista el remplazo del personal que a su juicio no
demuestre competencia para la labor designada.
El contratista deberá atender las solicitudes de vinculación de personal solicitado por el
supervisor o interventor designado por ELECTROHUILA S.A. E.S.P. remitidas mediante
correo electrónico, la cual será acompañada del formato de requisición de personal, en
donde se especifica el detalle del requerimiento, la distribución del centro de costos y el
proyecto al que pertenezca. La anterior solicitud deberá ser atendida por el contratista en un
plazo máximo de un día.
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En los casos que se presenten situaciones que alteren la normal ejecución del contrato de
trabajo y que haya dado lugar el trabajador temporal, ELECTROHUILA S.A. E.S.P. reportará
al contratista la situación de manera documentada, para que sea analizada y proceda de
conformidad con sus reglamentos internos.
El contratista deberá mantener oportuna y permanente comunicación con ELECTROHUILA
S.A. E.S.P. a través de supervisor e informar cualquier conflicto laboral, colectivo, real o
potencial, en relación con el personal contratado y de cualquier otro hecho del cual tenga
conocimiento que pueda afectar el desarrollo del contrato o las actividades propias de
ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
1.5.1.2. PROCESOS DE CONTRATACIÓN
El representante legal de la empresa contratista suscribirá contratos laborales bajo su
responsabilidad con cada uno de los trabajadores temporales que asigne a la ejecución del
contratadas y no podrá delegar esta responsabilidad en tercera persona. Para estos efectos
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. no aceptará modalidades de contratación distintas a la
contratación laboral entre el contratista y cada trabajador, en los términos ya señalados.
Todos los trabajadores serán de libre vinculación o desvinculación por el contratista y no
adquieren relación laboral, administrativa, ni de alguna índole con ELECTROHUILA S.A.
E.S.P.
1.5.1.3. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES, SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
El pago de salarios, indemnizaciones, bonificaciones, prestaciones sociales, parafiscales y
demás obligaciones laborales derivadas del contrato con el personal temporal serán
responsabilidad del contratista.
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El contratista deberá reconocer las eventuales novedades de horas extras, recargos
nocturnos, dominicales o festivos, compensatorios y viáticos que se requieran para prestar
en forma adecuada el servicio requerido y que sean autorizados por el supervisor o
interventor designado por ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
ELECTROHUILA S.A. E.S.P., suministrará la escala de sueldos, recargos y viáticos, los
cuales se podrán tomar como base para realizar la contratación de cada uno de los cargos a
proveer.
Será obligación del contratista afiliar al personal temporal asignado para la ejecución del
contrato al sistema de seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales al
momento de suscribir el contrato de trabajo.
Cualquier accidente de trabajo, enfermedad laboral, incapacidades, licencias y demás,
deberán ser asumidas por las entidades del Sistema de Seguridad Social integral a las
cuales sea afiliado el empleado temporal. El contratista es responsable por las prestaciones
que no asuma el sistema de Seguridad Social; en el evento que el contratista no afilie al
trabajador temporal al Sistema de Seguridad Social, no lo afilie en el riesgo correspondiente
a la actividad, o no cancele oportunamente los aportes, deberá hacerse responsable por los
cobros generados por esta situación, Igualmente el contratista asume la responsabilidad por
el no cobro de las incapacidades ante la entidad respectiva.
El contratista será responsable como único patrono de pagar los salarios oportunamente al
personal temporal, los 15 y 30 de cada mes, si este cae en un fin de semana el pago se
realizará el día hábil anterior, mediante pago por transferencia a las cuentas de cada
trabajador, así mismo deberá cumplir con las fechas establecidas para el pago de los
aportes al sistema de seguridad social integral y cualquier otro aporte fiscal o parafiscal que se
derive en cumplimiento de la ley. Los documentos que soporten lo anterior, deberán
organizados, actualizados y disponibles, en cualquier momento para ser revisados por parte
de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. a través del supervisor.
El personal temporal retirado tendrá derecho a la liquidación de prestaciones sociales de
acuerdo a lo ordenado por el código sustantivo del trabajo de acuerdo a la modalidad de
contratación laboral. A la terminación del contrato de trabajador temporal el contratista
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deberá garantizar a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. el reintegro de los elementos entregados o
suministrados para el desarrollo de la labor contratada. La liquidación será cancelada dentro
del término legal y el contratista asumirá los costos que implique la mora en el pago de esta.
1.5.1.4. DOTACIÓN, ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS.
El contratista deberá dotar a sus trabajadores temporales de los elementos de protección
personal y dotación, en los términos establecidos en el código sustantivo de trabajo.
Los elementos de protección personal deberán ser los necesarios y acordes al desarrollo de
las actividades que ejecutará el trabajador temporal de acuerdo con las especificaciones que
previamente notifique ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
La camisa que sea entregada como parte de la dotación a los trabajadores temporales que
desarrollen actividades de tipo administrativo deberá ser blanca, manga larga, bordada con
logo de ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
Para los trabajadores temporales que desarrollen actividades administrativas y que
devenguen más de dos SMLMV, se les entregará la dotación, solo cuando así lo solicite
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. y será una camisa blanca, manga larga, bordada con logo de
ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
El costo de los elementos de protección personal y dotación será reconocido por
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. según valor acordado con el contratista. sin que este pueda
hacer base para la determinación del AIU del contrato.
El contratista deberá entregar a los trabajadores temporales carné de identificación con el
respectivo porta carné; este deberá contener la siguiente información: nombre, cédula, foto
reciente, Rh, cargo, logo de la empresa temporal y de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. El
carné deberá ser portado por el trabajador temporal de manera permanente en un lugar
visible, el costo que se derive de estos será asumido por el contratista.
Las herramientas, equipos y elementos que ELECTROHUILA S.A. E.S.P. entregue al
contratista para uso del trabajador temporal para el desarrollo de la labor, estarán bajo su
responsabilidad y deberán ser devueltos a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. al momento de la
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liquidación del contrato.
1.5.1.5. TEGNOLÓGICAS
El contratista debe disponer de un software o gestor de base de datos, que permita el
registro de la información del personal temporal. El software o gestor de base de datos, deberá
permitir como mínimo el registro de la siguiente información: personal (nombres completos,
número de identificación, ubicación), laboral (centro de costos, cargo, motivo de
contratación, fecha de contrato) y cualquier otro tipo de información que requiera ser
registrada de acuerdo con los requerimientos del supervisor. El software o gestor de base de
datos deberá estar actualizado y disponible para ser consultado por ELECTROHUILA S.A.
E.S.P.
El contratista debe mantener debidamente organizado el archivo de las hojas de vida de
cada trabajador temporal, garantizando las medidas de seguridad a que haya lugar para su
conservación y debe estar a disposición de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. cuando así se le
requiera.
1.5.1.6. INFORMACIÓN SOLICITADA DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Es obligación del contratista atender las solicitudes, requerimientos, peticiones y/o
indicaciones efectuadas por el supervisor designado.
1.5.1.6.1. INGRESO DE PERSONAL
La siguiente información debe ser enviada de manera digital al supervisor de
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. al iniciar cada contrato laboral:
Oficio de presentación del personal donde especifique: Nombre, cédula, cargo,
salario y fecha inicio contratación.
Copia del contrato laboral debidamente suscrito.
Hoja de vida con soportes.
Afiliación a EPS, fondo de pensión, ARL y parafiscales.
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Entrega de dotación.
Examen médico ocupacional.
Examen especializado con énfasis en altura para el cargo que lo requiera
1.5.1.6.2. DOCUMENTOS PARA EL COBRO Y PAGO DEL SERVICIO
La presentación de la factura se hará en los términos establecidos por los procedimientos de
Electrohuila S.A. E.S.P. y adicional se adjuntará la siguiente información:
Recibo de pago de la seguridad social del mes que se prestó el servicio.
Fotocopias de las nóminas o desprendibles de pago.
Transferencias realizadas al personal temporal contratado, donde se pueda
identificar el valor consignado y la fecha de consignación.
Informe de las novedades realizadas en la quincena. (personal ingresado,
personal retirado y personal activo).
Copia y pago de las liquidaciones laborales del personal retirado en el periodo
de cobro.
1.5.1.6.3. LIQUIDACIÓN FINAL
La liquidación se hará en los términos establecidos y conforme a los procedimientos de
ELECTROHUILA S.A. E.S.P., adicional se adjuntará la siguiente información:
Entrega de la base de datos que contenga historial de la información del
personal que laboró para Electrohuila S.A. E.S.P., durante toda la ejecución con
la información que solicite la supervisión del contrato.
Paz y salvo de almacén, donde se verificará la devolución de las herramientas,
equipos y elementos a cargo del contratista, entregadas por ELECTROHUILA
S.A. E.S.P. al personal temporal.
1.5.1.7. PERSONAL EXCLUSIVO
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Designar para la sede de la ciudad de Neiva una persona con exclusividad para atender los
requerimientos de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. el cual deberá mantener comunicación
permanente con el objetivo de verificar y mantener actualizada la información de los
contratos del personal, ingresos, retiros y novedades, entregar los informes solicitados por el
supervisor, asistir a las reuniones que sean convocadas y gestionar las que considere
necesarias. Igualmente, deberá estar encargada del cumplimiento de la ley en materia del
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
1.5.1.8. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Se debe presentar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, en
cumplimiento de la normatividad vigente, el cual debe contener política de seguridad y salud
en el trabajo, la matriz de riesgos, plan de trabajo anual, plan de capacitación, así mismo
deberá incluir el procedimiento para tareas específicas para controlar el riesgo eléctrico y
trabajo en altura, procedimiento de inspecciones, procedimientos de EPP, plan de
emergencias, plan de rescate en alturas y acta de designación del responsable del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo. El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
debe estar firmado por el representante legal y el profesional de seguridad y salud en el
trabajo con número de licencia con dos años de experiencia certificadas después de emitida
la licencia.
Dado el caso que el contratista no cumpla con lo estipulado en el Sistema de Seguridad y
Salud en el Trabajo, debe suspenderse temporalmente el contrato, y presentar la
justificación para el análisis por parte de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. Si la justificación no
es aceptada, se levantará un acta de no conformidad según sea el caso, y se dará por
terminado el contrato.
Se llevará a cabo reunión previa al inicio del contrato con el personal encargado del Sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo de ELECTROHUILA S.A. E.S.P., con el fin de verificar el
cumplimiento de la normatividad y demás requisitos que exija la misma dependencia.
A continuación, se presentan los aspectos básicos que se deben tener en cuenta en
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo:
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a) SEGURIDAD SOCIAL DE LOS TRABAJADORES
El contratista se obliga a afiliar a todos sus trabajadores al sistema de seguridad social
integral, prestado por las entidades públicas o privadas autorizadas, con el fin de garantizar
las prestaciones de salud, económicas y servicios sociales establecidos para los riesgos
comunes y profesionales. Sin el cumplimiento de los anteriores requisitos, ninguna persona
podrá participar en los trabajos objeto del contrato.
b) RIESGOS LABORALES
El contratista se obliga a afiliar y cotizar por accidente de trabajo y enfermedad laboral a
todos los trabajadores vinculados al contrato, según la clase de riesgo de acuerdo con el
cargo a desempeñar.
Antes de iniciar la prestación del servicio el contratista informará a ELECTROHUILA S.A.
E.S.P. la administradora de riesgos laborales (ARL) donde se encuentren afiliados sus
trabajadores, reportando de inmediato todo cambio que haga al respecto.
1.6. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL Y PRESUPUESTO OFICIAL
Electrohuila S.A. E.S.P. pagará el valor del contrato con recursos provenientes de los rubros
03051202001212 denominado “Remuneración servicios técnicos” por valor de
$6.403.000.000 y 03057502001051 denominado “Proyecto resolución CREG 015 de 2018”
por valor de $3.082.000, del Presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia 2020, por
valor total de $9.485.000.000, según CDP No. DGF-2020-00727.
1.7. CONFIDENCIALIDAD
El oferente y su personal se comprometen en virtud de la presente solicitud de oferta y del
eventual contrato que se llegue a suscribir, a mantener la reserva y no divulgar el contenido
de documento alguno o de cualquiera de los procedimientos de Electrohuila S.A. E.S.P., que
llegue a conocer, tenga acceso o le sea entregado por virtud de los trabajos, ni a utilizarla en
provecho propio o de un tercero, en virtud de la confidencialidad de que goza la misma.
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La información que se maneje es propiedad de Electrohuila S.A. E.S.P. y será devuelta al
terminar el contrato y borrada de los archivos del proveedor, al cual le queda prohibido
generar copias o suministrarla a terceros. Lo anterior implica que, en caso de mal uso de la
información el proveedor asume las consecuencias a que haya lugar, ya sean
administrativas, pecuniarias, disciplinarias y jurídicas.
Por tanto, dicha información solo podrá ser usada para los fines inherentes al objeto del
proceso contractual o del contrato que se llegare a firmar. Cualquier violación de la misma,
será sancionada penal y civilmente de acuerdo con las normas que regulan la materia.
1.8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Tanto ELECTROHUILA S.A. E.S.P. como el Proveedor están obligados a cumplir con la
legislación en materia de protección y tratamiento de los datos personales, según se define
en el contrato y en virtud de la legislación vigente.
El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad
de la información que se han adoptado al interior de ELECTROHUILA S.A. E.S.P., por tal
razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden
constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que
tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las
medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le
resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico,
administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo con la naturaleza de la información
personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será
usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento
contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de esta.
Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que ELECTROHUILA S.A.
E.S.P., haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la
cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta
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información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del
contrato.
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. informa al oferente o contratista que en Colombia configura
delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273
de 2009.
Es obligación del oferente y/o contratista informar a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. cualquier
sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o
trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales
eventualidades.
1.9. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Las diferencias que puedan surgir entre las partes derivadas directa o indirectamente de la
presente invitación o del contrato que surgiera de ella serán dirimidas por la jurisdicción
ordinaria. Sin perjuicio de que las partes en común acuerdo puedan acudir a alguno de los
mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la ley.
Para todos los efectos se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Neiva.
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C A P Í T U L O IITRÁMITE DEL PROCESO
2.1 CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA
ETAPA PRELIMINAREVENTO TÉRMINO LUGAR
Publicación invitación El día diez (10) de febrero de 2020.
Periódico La República
Apertura de la invitación a presentar propuestas El día diez (10) de febrero de 2020.
Páginas Web: www.electrohuila.com.co
Y SECOP: Ihttps://www.contratos.gov.co/consultas/inicioConsulta.do
Periódico La República. PROCESO DE SELECCIÓN
Inicio del término para la presentación de propuestas. A partir de la invitación N/A
Aclaraciones
A partir de la apertura y hasta el día doce (12) de febrero de 2020, las cuales serán resueltas el día catorce (14) de febrero de 2020.
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través del correo electrónico: [email protected]
Derecho a participar
El plazo para pagar el derecho a participar será desde la apertura hasta el plazo para la presentación de propuestas.
Deberá consignarse en la cuenta corriente número 39001009-8 del banco popular a nombre de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P., indicando en el comprobante: “DERECHO A PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN PÚBLICA EHUI-SGAL-012-2020”. Con copia del recibo de consignación se obtendrá el derecho de participar en la invitación pública EHUI-SGAL-012-2020.
Vencimiento del término para presentar propuestas - cierre del proceso.
A más tardar el día veinte (20) de febrero de 2020 a las 03:00:00 P.M.
Edificio Promisión Km 1 vía Palermo. En sobre cerrado en el Área de recepción de correspondencia.
EVALUACIÓN DE PROPUESTASVerificación e informe de los requisitos habilitantes. Dentro del primer (01) día hábil
siguiente a la designación del comité evaluador por parte del
Edificio Promisión Complejo Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo
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Gerente.
Término para subsanar requisitos habilitantes – Si a ello hubiere lugar. -
Dentro del primer (1) día hábil siguiente al vencimiento del término para la verificación o validación de requisitos habilitantes.
Edificio Promisión Complejo Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo
Evaluación de los factores de ponderación.
Desde el vencimiento del término para subsanar y hasta el primer (01) día hábil siguiente.
Edificio Promisión Complejo Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo.
DEFINICIÓN DEL PROCESODocumento de aceptación de oferta o declaratoria de desierto.
A partir del vencimiento del término anterior. Gerencia General
SUSCRIPCION DEL CONTRATO
Suscripción del contrato.Dentro del primer (1) día hábil siguiente a la expedición del documento de aceptación.
División de Servicios Administrativos.
Presentación de las garantías. Dentro del primer (1) día hábil siguientes a la suscripción del contrato.
División de Servicios Administrativos.
Aprobación de las garantías. Dentro del primer (1) día hábil siguientes a la presentación de las garantías.
División de Servicios Administrativos.
Suscripción del acta de inicio.
Dentro del primer (1) día hábil siguientes a la aprobación de las garantías y notificación al interventor o supervisor.
Edificio Promisión Complejo Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo.
2.1.1 DERECHO A PARTICIPAR
El derecho a participar en el presente proceso de contratación tendrá un valor no
reembolsable de nueve millones cuatrocientos cincuenta mil pesos ($9.450.000) M/Cte.
Conforme a lo anterior, la persona que haya consignado la suma en mención no podrá exigir
su reintegro si decide no participar en el proceso. El valor deberá consignarse a nombre de
la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. en la cuenta corriente número 390-01009-8 del Banco
Popular, indicando en el comprobante: “DERECHO A PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN
PÚBLICA EHUI-SGAL-012-2020”. Copia del recibo de consignación se deberá adjuntar a la
propuesta lo cual dará el derecho a participar en la INVITACIÓN PÚBLICA EHUI-SGAL-012-
2020. El plazo máximo para consignar será el establecido en el cronograma.
2.2. LIMITACIONES PARA OFERTAR
Los proveedores que han sido reevaluados por la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., que
por su calificación son CONDICIONALES y no han presentado plan de mejora, no pueden
presentar oferta en la presente invitación; de igual forma los proveedores que por su
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calificación son NO CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar
de 6 meses y no han presentado plan de mejora.
2.3. SUBSANACIÓN
Son subsanables todos los requisitos que no sean factor de ponderación.
En relación con la experiencia mínima y la capacidad económica y financiera, estas son
subsanables, advirtiéndose que la evaluación de estos factores de ponderación se hará
sobre la experiencia y la capacidad económica y financiera inicialmente acreditada.
2.4. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. rechazará las propuestas en los siguientes eventos:
1. Cuando el proponente no aporte o no aclare en los plazos y condiciones determinadas
por la entidad, los documentos o la información que le haya sido requeridas para el
cumplimiento de los requisitos habilitantes, considerándose su propuesta inhábil, o su
propuesta no se considere favorable para la entidad.
2. Cuando en cualquier estado del proceso de selección se evidencie una inexactitud en la
información contenida en la propuesta, que de haber sido advertida al momento de la
verificación de dicha información no le hubiera permitido al proponente cumplir con uno
o varios de los requisitos habilitantes o técnicos.
3. Cuando la propuesta sea presentada luego de la fecha y hora exactas señaladas para
el cierre del término para presentar propuestas, radicadas en dependencias distintas a
la indicada en los presentes términos o haya sido enviada por correo electrónico, fax o
cualquier otro medio no autorizado. La hora de presentación será la que genere el
SIMAD al momento de radicación de la propuesta.
4. Cuando la propuesta sea alternativa, parcial, salvo que ello se permita, o cuando en ella
se formulen condiciones contractuales diferentes a las establecidas en los presentes
términos de referencia.
5. Cuando no exista correspondencia entre el objeto social del oferente y el objeto de la
presente contratación.
6. Cuando el valor de la propuesta exceda el valor porcentual oficial estimado para la
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administración establecido en el numeral 3.2.3.
7. Cuando el plazo ofrecido para la ejecución del contrato supere el establecido en los
presentes términos.
8. Cuando la propuesta sea presentada por el cónyuge o compañero permanente o
quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de
afinidad o primero civil con cualquier otra persona que formalmente presente propuesta
dentro del presente proceso.
9. Cuando no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por la persona natural
proponente o por el representante legal de la firma del proponente o cuando no tenga la
autorización para hacerlo.
10. La ausencia de las autorizaciones que de conformidad con los estatutos se requieran
para representar y comprometer válidamente a la persona jurídica.
11. Cuando el proponente no cuente con la capacidad jurídica suficiente para la
presentación de la oferta.
12. Cuando una persona natural o jurídica participe directamente en más de una propuesta.
En este caso, se rechazarán todas las propuestas que incurran en la situación descrita.
13. Cuando el proponente no presente o no corrija la garantía de seriedad de la oferta en
caso de requerirse.
14. Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de
la propuesta, o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del
proponente a la entidad o a los demás participantes.
15. Cuando el proponente se encuentre reportado en el boletín de responsables fiscales
(artículo 60 de la Ley 610 de 2000).
16. Cuando el proponente o el representante legal en el caso de personas jurídicas, se
encuentre reportado en el registro nacional de medidas correctivas (artículo 183 de la
Ley 1801 de 2016).
17. Cuando no se presente la propuesta económica inicial o los conceptos de ésta no
correspondan a los solicitados tanto en su descripción como su cantidad.
18. Cuando una vez el proponente presente sus explicaciones a la propuesta considerada
como artificialmente baja, se determine que las mismas son insatisfactorias.
19. El proponente o sus integrantes estén incursos en alguna de las causales de inhabilidad
establecidas en el manual de contratación de la empresa o la ley, de acuerdo con la
naturaleza de la empresa y el régimen aplicable.
20. Cuando no puedan contratar de acuerdo con la calificación de la reevaluación como
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proveedores.
21. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
22. Cuando la oferta sea presentada por consorcio, unión temporal o cualquier forma
conjunta.
2.5. ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará la o las ofertas y adjudicará el o los contratos que se
deriven del presente proceso a la o las propuestas que sean consideradas favorables y
cumplan los requisitos y parámetros de escogencia incluidos en los términos de referencia,
valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la ponderación establecida en
estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta y recibir la
misma no se obliga a contratar.
2.6. FACTORES DE DESEMPATE
En el evento de que varias ofertas ocupen el primer lugar, Electrohuila S.A. E.S.P. escogerá
la de menor valor. De persistir el empate, se adjudicará a quien acredite que por lo menos el
10% de su nómina está en condición de discapacidad según las reglas contenidas en la ley
361 de 1997. De mantenerse el empate, se seleccionará a quien haya obtenido el mayor
puntaje en experiencia y de persistir aquel, se acudirá al mayor puntaje en capacidad
económica y financiera. De continuar el empate, se acudirá a la suerte mediante el sistema
de balota, en todo caso se preferirá a las Mipymes nacionales frente a las extranjeras
siempre que estén en condiciones de igual precio, calidad y capacidad de suministros y
servicio.
2.7. ADJUDICACIÓN AL ÚNICO PROPONENTE
La entidad adjudicará el contrato al único proponente si considera que la propuesta es
favorable a la entidad y cumple con todos los requisitos de la invitación.
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2.8. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá declarar desierto el proceso cuando existan motivos o causas
que impidan la escogencia objetiva de la propuesta más favorable para la entidad. Así
mismo lo hará en los siguientes casos:
1. Cuando el procedimiento se hubiera adelantado con pretermisión de alguno de los
requisitos establecidos en el manual de contratación de la entidad o del presente
término de referencia y la irregularidad sea de aquellas que legalmente no pueda ser
subsanada.
2. Cuando no se presente propuesta alguna.
3. Cuando ninguna de las propuestas presentadas se ajuste a los requerimientos y
condiciones establecidos en estos términos de referencia o sea considerada
inconveniente para la entidad.
4. Cuando se descubran acuerdos o maniobras fraudulentas por parte de los
proponentes durante el proceso que impidan o no garanticen la selección objetiva de
la propuesta.
2.9. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Una vez efectuada la adjudicación del contrato, el proponente favorecido deberá
presentarse a suscribir el respectivo contrato en el término establecido en el cronograma.
Si el adjudicatario, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, le
sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad o se demuestre que la adjudicación se
obtuvo por medios ilegales, la entidad podrá revocar la aceptación de la oferta y adjudicar el
respectivo contrato al proponente que haya ocupado el segundo lugar, siempre y cuando su
propuesta sea igualmente favorable para la entidad.
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2.10. GARANTÍAS
Si el adjudicatario no presentare las garantías en el plazo establecido en el cronograma, la
entidad podrá adjudicar el contrato al segundo en orden de elegibilidad siempre y cuando su
propuesta sea favorable para la entidad y así sucesivamente.
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CAPÍTULO III
REQUISITOS, DOCUMENTOS, CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y DE EVALUACIÓN
3.1. REQUISITOS HABILITANTES Y DE PARTICIPACIÓN
A continuación, se señalan los requisitos, documentos y criterios habilitantes de los
proponentes, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos de
habilitación para la participación en el proceso de selección.
3.1.1. REQUISITOS DE CAPACIDAD JURÍDICA
3.1.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La carta de presentación de la propuesta suscrita por el proponente se deberá presentar en
el anexo No. 1. Cuando se trate de persona jurídica, la carta de presentación deberá estar
suscrita por el representante legal, con facultad expresa para actuar en nombre y
representación del mismo.
En caso de que sea suscrita por el representante legal suplente, deberá hacerse constar la
circunstancia que lo habilita para actuar como tal.
Los proponentes deberán manifestar que no se encuentran incursos dentro de alguna de las
causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar establecidas en la ley atendiendo
la naturaleza de la entidad, así como en su manual de contratación.
3.1.1.2. ACREDITACIÓN DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
De conformidad con lo estipulado en el artículo 28 del Código de Comercio, los proponentes
deberán acreditar su inscripción en el registro mercantil o existencia y representación legal
respectivamente, mediante la presentación del certificado expedido por la Cámara de
Comercio o por la entidad competente con no más de treinta (30) días calendario de
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anticipación a la fecha de cierre de la presente convocatoria, en el que conste la renovación
y vigencia de la inscripción, así como la inscripción de al menos un establecimiento de
comercio, agencia o sucursal en la ciudad de Neiva con una anterioridad no menor a dos
años, atendiendo el número considerable del personal en misión que será suministrado por
el contratista y la criticidad de la prestación del servicio para poder garantizar el
funcionamiento de la empresa y la adecuada prestación del servicio público domiciliario
esencial a su cargo.
Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no sea inferior al término de
ejecución del contrato y un (1) año más. En caso de prorrogarse el plazo de cierre del
presente proceso, el certificado conservará su validez.
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un
apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado
para representarlas judicial o extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en
Colombia en caso de resultar aceptada su propuesta. Sin embargo, en caso de ser
adjudicatario del contrato, para iniciar el mismo deberá presentar al supervisor del contrato,
el certificado de inscripción en el registro mercantil otorgado por cualquier Cámara de
Comercio de Colombia.
3.1.1.3. AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO SOCIAL COMPETENTE
En caso de existir limites estatutarios a las facultades del representante legal de las
personas jurídicas para presentar propuesta, firmar el contrato hasta por el valor del
presupuesto total del presente proceso de selección o contraer obligaciones en nombre de
la misma, deberá presentar la respectiva autorización expresa del órgano competente,
conforme a sus estatutos, en la cual se le faculte para participar presentando la propuesta y
firmar el contrato, en caso de ser favorecida la propuesta hasta por el valor del presupuesto
total del presente proceso de selección.
3.1.1.4. RECIPROCIDAD
Los proponentes de bienes o servicios extranjeros recibirán, dentro del proceso de
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selección, igual tratamiento que los nacionales siempre que exista un acuerdo, tratado o
convenio entre el país de origen de los bienes y servicios y la República de Colombia,
conforme al cual a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les concede, en ese
país, el mismo tratamiento otorgado a sus nacionales en cuanto a las condiciones, los
requisitos, procedimientos y criterios, para la adjudicación de los contratos celebrados en
el sector público.
En los casos en que la reciprocidad no tenga por causa un tratado, acuerdo o convenio
entre la República de Colombia y el país de que se trate, ella será demostrada mediante
un informe que al efecto expida la misión diplomática colombiana en el país de origen los
bienes y servicios y que deberá presentar junto con el proponente.
3.1.1.5. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
Los proponentes deberán acreditar el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad
Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, así como los respectivos a las cajas de
compensación familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando corresponda, de los
últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, en los cuales
se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos, si se trata de personas jurídicas.
Las personas naturales deberán estar a paz y salvo y diligenciar y aportar con su propuesta
en original el anexo No. 3 persona Natural “Declaración juramentada de pagos de aportes
al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales (Articulo 50 ley 789 de 2002).
En el caso de las personas jurídicas, deberán presentar con su propuesta debidamente
diligenciado el anexo No. 3A Persona Jurídica “Certificación de pago de aportes al
Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales” suscrito por el revisor fiscal o por el
representante legal de la persona jurídica, según corresponda de conformidad con la ley.
En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna
de las obligaciones mencionadas, los proponentes deberán declarar la existencia del
acuerdo y la manifestación de encontrarse al día en el cumplimiento del mismo. En este
evento el oferente deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el
acuerdo de pago.
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Cuando se trate de una persona jurídica que no tenga más de seis (6) meses de
constituida, deberá acreditar los mencionados pagos a sus empleados a partir de la fecha
de su constitución.
3.1.1.6. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO
El proponente deberá presentar copia actualizada del Registro Único Tributario RUT, en que
se indique el régimen tributario al que pertenece. Además, deberán estar inscritos en la
actividad relacionada con el objeto del contrato.
3.1.1.7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA
Los proponentes deberán constituir y presentar con su propuesta una garantía de seriedad
a su nombre y a favor de la entidad, por un valor equivalente como mínimo al diez (10%) por
ciento del valor de la disponibilidad presupuestal, con vigencia de tres (3) meses contados a
partir de la fecha y hora fijada para el cierre de la convocatoria. En todo caso, la vigencia se
extenderá hasta la aprobación de las garantías que ampara los riesgos propios de la etapa
contractual.
La garantía de seriedad deberá ser constituida a nombre del proponente
(tomador/afianzado).
La garantía de seriedad debe estar firmada por las partes (Tomador y Aseguradora), la cual
debe venir acompañada del recibo de pago de la prima.
Cuando lo considere necesario, la entidad podrá solicitar a los proponentes la ampliación de
la vigencia de la garantía de seriedad. En caso de no acceder a la solicitud la oferta no será
considerada. El mayor valor que pueda generar la ampliación de dicha póliza estará en
todos los casos a cargo del proponente.
La garantía de seriedad será devuelta a los proponentes que lo soliciten y cuyas propuestas
no fueren aceptadas, una vez se haya perfeccionado el contrato.
La garantía de seriedad de la propuesta se hará efectiva a los proponentes o adjudicatario,
en los siguientes eventos:
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a) El retiro de la oferta después del vencimiento del plazo para presentar propuestas,
salvo que cuente con la aceptación previa por parte de la entidad.
b) La no suscripción del contrato sin justa causa.
c) La falta de otorgamiento de la garantía de cumplimiento del contrato en el término
estipulado.
3.1.1.8. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS
El proponente debe entregar la declaración de origen de fondos, diligenciada en el anexo No.4 de este documento. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar información o
documentación adicional si no resultan satisfactorios los documentos remitidos, relativos a la
financiación de los proyectos.
En todo caso, con la presentación de su oferta el proponente autoriza a la entidad a que
consulte a través del medio que considere conveniente si se encuentra reportado en una
lista que lo vincule a actividades ilícitas o lavado de activos, en cuyo caso se rechazará la
propuesta.
3.1.1.9. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES
Se deberá aportar el correspondiente certificado, sin perjuicio de que Electrohuila S.A.
E.S.P. verifique los antecedentes judiciales vigentes de los proponentes cuando se trate de
personas naturales, del representante legal en el caso de persona jurídica.
3.1.1.10 VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES FISCALES
Se deberá aportar el correspondiente certificado sin perjuicio de que Electrohuila S.A. E.S.P.
verifique que el proponente no se encuentre registrados en el boletín de responsables
fiscales emitido por la Contraloría General de la República. (Ley 610 de 2000 art. 60,
Circular No. 005 de febrero 25 de 2008 de la CGN).
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3.1.1.11 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS
Se deberá aportar el correspondiente certificado de antecedentes disciplinarios vigente del
proponente cuando se trate de personas naturales o del representante legal en el caso de
persona jurídica.
3.1.1.12 VERIFICACIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS
La entidad verificará que el proponente o su representante legal en el caso de persona
jurídica, no esté inscrito en el registro nacional de medidas correctivas, de conformidad con
el artículo 183 de la ley 1801 de 2016.
3.1.1.13 CÉDULA DE CIUDADANÍA
Deberá anexar fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal o de la
Persona Natural proponente según sea el caso.
3.1.1.14 DERECHO A PARTICIPAR
Tratándose de procesos de invitación pública, deberá anexar la copia de la consignación
que le otorga el derecho a participar.
3.1.2 REQUISITOS DE CARÁCTER ECONÓMICO
3.1.2.1 CAPACIDAD FINANCIERA
El proponente deberá acreditar como capacidad financiera mínima la que le permita obtener
al menos sesenta (60) puntos en la evaluación del criterio de capacidad financiera según lo
dispuesto en el numeral 3.2.2.
3.1.2.2 ESTADOS FINANCIEROS
El proponente deberá presentar los estados financieros dictaminados del periodo contable a
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diciembre 31 de 2018 (estado de situación financiera y estado de resultados).
3.1.2.3 PROPUESTA ECONÓMICA
El proponente deberá diligenciar y presentar su oferta en medio físico y magnético, en
archivo editable Excel, de acuerdo con el anexo No. 2, propuesta económica, en cuyo caso,
de presentarse diferencias entre una y otra, prevalecerá la impresa.
El precio de la oferta deberá expresarse en moneda nacional, siendo de exclusiva
responsabilidad, los errores, omisiones o faltas en que incurra al indicar el precio de la
oferta, debiendo asumir los mayores costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u
omisiones. El precio de la oferta deberá ser el precio total que incluya los diferentes
conceptos en que deba incurrir.
Al formular la propuesta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos,
tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales,
departamentales o municipales que hayan de causarse por la celebración y ejecución del
contrato, así como los gastos en los que deba incurrir en caso de adjudicársele el contrato
tales como la constitución de pólizas, los cuales no darán lugar a ningún pago adicional al
de los precios pactados.
Igualmente, deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, el plazo de ejecución del contrato,
la forma y el sistema de pago, las condiciones y especificaciones técnicas y todos los demás
factores que incidan en la ejecución del objeto del contrato derivado del presente proceso de
selección.
El proponente deberá contemplar e incluir en el porcentaje de administración todos los
costos relacionados con los exámenes médicos ocupacionales tanto generales como
especializados de ingreso, periódicos y de egreso, papelería, elaboración de carné de
identificación, utilización y mantenimiento del software y demás costos directos e indirectos
que se requieran para dar cumplimiento al contrato.
Al presentar su propuesta el proponente acepta asumir el riesgo de la variación de los
precios ofertados durante la ejecución del contrato, producto de circunstancias como la
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inflación, variación de la TRM, modificación normativa, orden público, entre otras.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las
condiciones establecidas en el presente documento y el Manual de Contratación de
Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 014 del 20 de diciembre de 2019 emitido por la Junta
Directiva).
El valor verificado con las correcciones de errores aritméticos de la propuesta será el
utilizado para la comparación con los correspondientes a otras propuestas y será el que se
tendrá en cuenta en la adjudicación y suscripción del contrato.
3.1.3 REQUISITOS DE CARÁCTER TÉCNICO
3.1.3.1 EXPERIENCIA MÍNIMA
El proponente deberá acreditar como experiencia mínima la que le permita obtener al menos
un (1) punto en la evaluación del criterio de experiencia según lo dispuesto en el numeral
3.2.1.
3.1.3.2 AUTORIZACIÓN DE AUTORIDAD COMPETENTE
El proponente deberá acreditar resolución donde el Ministerio del Trabajo autoriza el
funcionamiento de la respectiva empresa de servicios temporales. (art. 82, 83 Ley 50 de
1990).
3.1.3.3 CERTIFICACIÓN DE SOFTWARE O GESTOR DE BASE DE DATOS
Se deberá presentar con la propuesta certificado del representante legal en donde
manifiesten que cuentan con un software o gestor de base de datos, para el registro de
todos los datos generales del personal contratado que incluya la información laboral y
personal, conforme las especificaciones descritas en el numeral 1.4.1.5. sin perjuicio de
que ELECTROHUILA S.A. E.S.P. durante la evaluación practique una inspección a al
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oferente para determinar que cumpla con los requisitos exigidos.
3.1.3.4 POLIZA DE GARANTÍA
Fotocopia de la póliza de garantía a favor de los trabajadores y depositada ante el Ministerio
del Trabajo (Decreto No. 1072 de 2015 Articulo 2.2.6.5.11).
3.1.3.5 CERTIFICADO DE CALIDAD
Los proponentes deberán acreditar que cuenta con el certificado de Calidad NTC- ISO
9001:2015 válido a la fecha de presentación de la propuesta, que tenga como mínimo la
actividad de servicios temporales.
3.1.3.6 SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
El proponente deberá presentar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
acorde a la normatividad vigente, debe contener:
Política de seguridad y salud en el trabajo.
Matriz de Peligros.
Plan anual de trabajo.
Plan de capacitaciones.
Procedimientos específicos (riesgo eléctrico y trabajo seguro en alturas).
Procedimiento EPP.
Plan de emergencias.
Plan de rescate en alturas.
Procedimiento de Inspecciones.
Acta de designación del responsable del sistema.
3.1.3.7 CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
El proponente deberá presentar el certificado expedido por la Administradora de Riesgo
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Laborales donde coste el cumplimiento de mínimo el 80% del Sistema de Gestión y
Seguridad en el Trabajo.
3.2 FACTORES DE PONDERACIÓN O EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Para efectos de la calificación, se considerarán únicamente las propuestas que cumplan con
la totalidad de los requisitos de habilitación, para lo cual se aplicarán los siguientes factores
de evaluación o ponderación:
CRITERIO PUNTAJE
- Experiencia 300
- Capacidad económica y financiera 200
Índice de liquidez 70
Nivel de endeudamiento 70
Capital de trabajo 60
- Valor económico de la oferta 500
TOTAL 1.000
3.2.1 EXPERIENCIA (300 puntos)
De acuerdo con las certificaciones, actas de finalización o de liquidación que el oferente
presente de contratos ejecutados o en ejecución, en cuyo caso se tomará el valor ejecutado
acreditado, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de vencimiento del plazo para
presentar propuestas, relacionadas con el objeto de la presente invitación, se le calificará
así:
- Al oferente que acredite una experiencia entre 10.806 SMMLV y 21.612 SMMLV o
mayor a este, tendrá entre uno y trecientos puntos (1 - 300) puntos, siguiendo una
relación lineal.
- Al oferente que acredite una experiencia menor a 10.806 SMMLV tendrá cero (0)
puntos.
Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de presentarse
más certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos realmente ejecutados sean los
más representativos.
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Cuando la experiencia se acredite a través de formas conjuntas, se tendrá en cuenta su
porcentaje de participación.
Cuando se trate de proponentes organizados en formas conjuntas, la experiencia podrá ser
acreditada por uno o varios de los miembros del consorcio o unión temporal.
Las certificaciones, actas de finalización, de liquidación deberán tener el valor real ejecutado
del contrato, el cual se tomará en SMMLV a la fecha de terminación; el número del contrato
de ser procedente, objeto, fecha de inicio, fecha de terminación y valor real ejecutado de
manera clara, en caso de no tener integrada la totalidad de la información requerida se
tomará como cero.
No se admiten ni se aceptan auto certificaciones.
Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya evaluación
se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de terminación del contrato, las
cuales serán suministradas y certificadas por el oferente de acuerdo con la información del
Banco de la República, para tomar ese valor en pesos colombianos como base del cálculo
de la experiencia.
Para la evaluación se procederá a diligenciar el siguiente cuadro:
ÍTEMNO.
CONTRATOOBJETO CONTRATANTE VALOR* TRM
VALOR EJECUTADO EN
PESOS
FECHA DE TERMINACIÓN
SMMLVVALOR
EXPRESADO EN SMMLV
1
2
3
4
5
Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera
En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los oferentes han
realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P. en los dos últimos años y su respectiva re-
evaluación como proveedor, de tal manera que una firma re-evaluada con calificación
CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 25 puntos
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por cada contrato; una firma re-evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada
negativamente la calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma
con calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.
Cuando el comité de reevaluación de proveedores realice dos o más llamados de atención a
un proveedor cuyo contrato se encuentre en ejecución, este será considerado PROVEEDOR
CONDICIONAL.
3.2.2 CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)
En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir con los
términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el mismo requerirá. Los
indicadores se determinarán, con base en el balance general del último periodo contable (31
de diciembre de 2018), debidamente firmado por el representante legal, por su contador y/o
revisor fiscal si es el caso.
Los indicadores que se señalan a continuación se establecen con base en el análisis del
sector realizado para el presente proceso (Anexo No. 9)
1. INDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos)
El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo corriente y
se calificará de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente.
IL entre 1 y 1,58 obtendrá de uno (1) a sesenta y nueve (69) puntos, siguiendo una relación lineal.IL = o > 1,59 obtendrá setenta (70) puntos.
Cuando se trate de consorcio o unión temporal se calculará el índice de Liquidez afectando
el porcentaje (%) de participación de cada indicador del integrante, así:
ÍL del Proponente = IL(a) x % Participación + IL(b) x % Participación…..
Donde,
IL(a) = Índice de Liquidez Integrante A
IL(b) = Índice de Liquidez Integrante B
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2. ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el Activo Total y
se calificará así:
IE= Pasivo Total / Activo Total.
IE menor al 64%, setenta (70) puntos.
IE entre el 65% y 70%, tendrá de sesenta y nueve (69) a un (1) punto, siguiendo una
relación lineal.
IE Mayor al 70%, cero (0) puntos.
Cuando se trate de consorcio o unión temporal se calculará el índice de endeudamiento
afectando el porcentaje (%) de participación de cada indicador del integrante, así:
ÍE del Proponente = IE(a) x % Participación + IE(b) x % Participación …….
Donde,
IE(a) = Índice de Endeudamiento Integrante A
IE(b) = Índice de Endeudamiento Integrante B
3. CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)
El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente y se
calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
CT Mayor o igual a 10.806 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
CT Entre 5.403 SMMLV y 10.805 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta y nueve (1 - 59)
puntos, siguiendo una relación lineal.
CT Menor a 5.403 SMMLV, Cero (0) puntos.
Para estos efectos, se tomará el salario mínimo legal mensual de la presente vigencia.
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Cuando se trate de consorcio o unión temporal se calculará el indicador de Capital de
Trabajo como la sumatoria de los capitales de trabajo individual de cada proponente. En
este caso no se afecta por el porcentaje (%) de participación de cada indicador del
integrante, así:
CT del Proponente = CT (a) + CT (b) ……..
Donde,
CT(a) = Capital de Trabajo Integrante A
CT(b) = Capital de Trabajo Integrante B
3.2.3 VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje será
calculado teniendo en cuenta el menor precio entendiendo por este el porcentaje de
administración ofertado, el cual en todo caso no puede superar el 7.7.%.
POi = (VOmin / VOi) * 500
Dónde: POi: Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.
El valor de la propuesta que se encuentre más cercano a la media geométrica se ubicará en
primer lugar de elegibilidad; las demás propuestas se ubicarán de acuerdo con la cercanía
del valor, por debajo del primer lugar de elegibilidad.
Si la propuesta es de mayor valor al valor base (M), su puntaje se define así:
Pi = 500*(M/Px)²
Si la propuesta es de menor valor al valor base (M), su puntaje se define así:
Pi = 500*(Px/M)²
Dónde:
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Pi: Puntaje asignado a la propuesta en consideración
Px: valor de la propuesta en consideración.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio magnético
editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.
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CAPÍTULO IV
CONDICIONES CONTRACTUALES GENERALES
4.1 OBJETO
El objeto del presente contrato está definido en los numerales 1.3 y 1.5 de estos términos de
referencia.
4.2 PRECIO
El valor inicial estimado corresponderá al de la disponibilidad presupuestal. Su valor final
corresponderá al producto de la suma de los servicios prestados más el resultado de
multiplicar el porcentaje ofertado por el valor de estos (servicios prestados) a los que les es
aplicable de acuerdo con estos términos de referencia.
4.3 FORMA DE PAGO
Electrohuila S.A. E.S.P. pagará el valor del contrato quincenalmente en pesos colombianos
dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la correcta presentación de la factura
que cumpla los requisitos de Ley, debidamente diligenciada, acompañada de la constancia
parcial de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor, los pago al sistema de
seguridad social, pagos de la nómina de los empleados y parafiscales. Para el pago de la
última cuenta se requiere adicionalmente acta de liquidación final del contrato.
Para el primer pago el contratista deberá hacer llegar a la empresa certificado de cuenta bancaria a través de la cual Electrohuila S.A. E.S.P. girará los saldos a su favor mediante transferencia electrónica.
4.4 PLAZO DE EJECUCIÓN
El contrato tendrá un plazo contado a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el
interventor o supervisor y el contratista y hasta el 31 de diciembre de 2020. El acta de inicio
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deberá ser suscrita dentro del término establecido en el cronograma, una vez aprobadas las
garantías.
4.5 GARANTÍAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el cumplimiento del
contrato mediante la expedición a su costa y a favor de Electrohuila S.A. E.S.P, de una
garantía única del contrato mediante póliza expedida por una compañía de seguros
constituida en Colombia, que cubra los siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
b. De calidad del servicio. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a partir
de su firma, durante el plazo del mismo y 180 días más.
c. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del personal a emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a partir de su firma,
durante el plazo del mismo y tres (3) años más.
d. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor total del
contrato, vigente a partir de la firma del contrato, durante el plazo del mismo y un (1) año
más. Para la presente póliza, deberá figurar como Tomador: El contratista; Asegurado: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. y Beneficiarios: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. y terceros afectados.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro del término establecido en
el cronograma. De no cumplirse con esta obligación Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar
la adjudicación de dicho contrato.
Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a ampliar las
vigencias de las pólizas y enviarlas a la División de Servicios Administrativos para su
aprobación.
4.6 SUSPENSIÓN
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá suspender la ejecución del contrato, sin que ello implique la
ampliación del plazo pactado entre las partes, cuando se presente incumplimiento del
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contratista de obligaciones que lo lleven a infringir los reglamentos o poner en riesgo a
personas o cosas y hasta tanto se subsane la situación que generó la suspensión del
contrato.
4.7 OBLIGACIONES GENERALES
Además de las obligaciones propias del contrato, el contratista se compromete a cumplir las
siguientes:
a. Garantizar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
de acuerdo con lo señalado en el Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015. Así
mismo, deberá cargar la información correspondiente al Sistema de la Seguridad y
Salud en el Trabajo a través del aplicativo con que en su momento cuente Electrohuila
S.A. E.S.P., debiendo asumir el costo de la licencia por uso de ser el caso.
b. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
c. Obrar con lealtad y buena fe.
d. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
e. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
f. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.
g. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos
necesarios para la adecuada realización del contrato.
h. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P. la totalidad de los valores que ésta
tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por autoridades
judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las acciones u omisiones -
de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del contratista y que se generen de
manera directa o indirecta del presente contrato.
i. Mantener vigente la póliza de garantía a favor de los trabajadores presentada al
Ministerio del Trabajo.
j. Mantener durante toda la vigencia del contrato una oficina con sede en la ciudad de
Neiva.
k. Mantener vigente la certificación de habilitación expedida por el Ministerio del Trabajo.
l. Las demás contempladas dentro de los términos de referencia.
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4.8. INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o perjuicio
originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las
subcontratadas o dependientes. En este sentido, en el evento en que Electrohuila S.A.
E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a terceros por acción u omisión, directa o
indirecta, del proveedor, podrá solicitar a este el reintegro de dichos valores o promover las
acciones legales pertinentes orientadas a su recuperación.
4.9. LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará bilateralmente dentro de los seis (6) meses siguientes a su
terminación.
4.10. SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la supervisión o interventoría al contrato a través de su
propio personal o mediante terceros contratados para tal efecto. El supervisor o el
interventor estará facultado para liquidar el contrato.
4.12. RETEICA
Al momento de los pagos se practicarán las retenciones de industria y comercio de acuerdo
con lo establecido por la ley.
4.13. CONSULTA DE DOCUMENTOS ADICIONALES
- Los interesados podrán consultar por la web los siguientes documentos:
a) Manual de contratación de la entidad, Acuerdo No. 014 de Junta Directiva.
b) Formato inscripción de proveedores, anexo No. 5.
- Los siguientes documentos serán enviados en archivos PDF o Word como anexos a los
presentes términos de referencia:
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a) Manual de supervisión e interventoría, Anexo No. 6.b) Manual de seguridad y salud en el trabajo y protección ambiental para contratistas y
proveedores, Anexo No. 7.c) Re-evaluación de Proveedores, Anexo No. 8.d) Estudio del sector, Anexo No. 9.e) Matriz de Riesgos, Anexo No. 10.
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ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
____________________________________________________________
Ciudad y fecha
Neiva
Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo con las
condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la siguiente
propuesta para la__________________________________________________________
__________________________________________________________________________
y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., nos
comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Manual de Contratación de la Electrificadora del Huila S.A.
E.S.P.
2. Que recibí y tuve conocimiento del manual de seguridad y salud en el trabajo y
protección ambiental para contratistas y proveedores
3. Conozco los documentos de la invitación y acepto los requisitos en ellos contenidos.
4. He recibido las siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada uno) y
aceptamos su contenido.
5. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo contado a
partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el supervisor o interventor y el
contratista y hasta el 31 de diciembre de 2020.
6. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la ley o el
Manual de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P., como tampoco en algún tipo de
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prohibición especial para contratar.
7. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las garantías
exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos señalados.
8. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente numerados.
9. Acepto que el correo electrónico que más adelante registro sea utilizado por la
entidad para efectos de notificaciones.
Atentamente,
Nombre: ________________________________
Nit o C.C. No : __________________ De_________________
Matrícula No: _________________________
Dirección: ______________________________
Correo Electrónico: ______________________________
Teléfono y Celular: ______________________________
Ciudad: _________________________________
______________________________
FIRMA
ANEXO No. 2PROPUESTA ECONÓMICA
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ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD VALOR PORCENTAJE (%) DE ADMINISTRACIÓN
1
Suministro de personal temporal para atender
actividades ocasionales o transitorias,
reemplazos por vacaciones, licencias e
incapacidades, así como también apoyar
proyectos específicos y nuevos del negocio,
requeridos por la Electrificadora del Huila S.A.
E.S.P.
1
ANEXO No. 3
FORMATO DECLARACIÓN JURAMENTADA – PERONAS NATURALES
CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
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PERSONA NATURAL 1
Yo, (nombre de la Persona Natural), identificado con cédula de ciudadanía No.
_____________, mediante el presente documento me permito manifestar bajo la gravedad
de juramento que me encuentro al día y a paz y salvo por concepto de pago de aportes al
sistema de seguridad social y parafiscales que me resultan exigibles por la Ley.
Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el
artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2020.
ITEM No. DE PLANILLA FECHA DE PAGO
1
FIRMA: _________________________
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
FIRMA_______________________
NOMBRE DEL CONTADOR
DOCUMENTO DE IDENTIDAD Y TP
ANEXO No. 3A
CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
PERSONA JURÍDICA
Yo, (nombre del REPRESENTANTE LEGAL 2 ) , identificado con cédula de ciudadanía No.
_____________, en mi condición de Representante Legal de (nombre de la empresa o
entidad) identificada con Nit. ________, certifico que durante los últimos seis (6) meses 1Este formato aplica para personas naturales con establecimiento de comercio. Anexar Fotocopia de las Cédulas de Ciudadanía de los firmantes y fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador.2Anexa Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía
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calendario legalmente exigibles, la empresa ha realizado el pago de los aportes al sistema
de seguridad social y parafiscales exigidos por la ley y se encuentra al día y a paz y salvo
por todo concepto relacionado con dichos aportes.
Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el
artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2020.
ITEM No. DE PLANILLA FECHA DE PAGO
1
2
3
4
5
6
FIRMA____________________________
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
Yo, (nombre del REVISOR FISCAL 3 ) , identificado con cédula de ciudadanía No.
_____________, y con Tarjeta Profesional No. _________ de la Junta Central de
Contadores, en mi condición de Revisor Fiscal de (nombre de la empresa o entidad)
identificada con NIT. ________, luego de examinar los estados financieros de la empresa de
acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, certifico que
durante los últimos seis (6) meses calendario legalmente exigibles, la empresa ha realizado
el pago de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales exigidos por la ley y se
encuentra al día y a paz y salvo por todo concepto relacionado con dichos aportes.
Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el
artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
3Anexar fotocopia de la Tarjeta Profesional y Cédula de Ciudadanía.Página 43 de 51
Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2020.
FIRMA______________________
NOMBRE DEL REVISOR FISCAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
ANEXO No. 4
DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS
Yo, (nosotros) _________________________________________________________________________
Identificado (os) con el documento que abajo se indica, obrando en nombre propio y/o en mi calidad de
representante legal de _________________________________________________________________,
entidad legalmente constituida, según certificado de existencia y representación que se anexa, manifiesto
(amos) bajo la gravedad de juramento que la información nuestra suministrada a ELECTROHUILA S.A.
E.S.P., es cierta, completa y actualizada. 1. Declaro (amos) también que los recursos o bienes que
utilizaremos en desarrollo de nuestros negocios con ELECTROHUILA S.A. E.S.P. provienen de actividades
lícitas, de conformidad con las leyes vigentes. 2. Que no admitiré (mos) que terceros efectúen depósitos en
mis (nuestras) cuentas con fondos provenientes de las actividades ilícitas contempladas en el código Penal
Colombiano o en cualquier otra norma que lo adicione; ni efectuaré (mos) transacciones destinadas a
favorecer tales actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas. 3. Que todas las
actividades e ingresos que percibo (imos) provienen de negocios lícitos. 4. Que no me (nos) encuentro
(encontramos) en ninguna lista de personas reportadas o bloqueados por actividades de narcotráfico,
lavado de activos, subversión, terrorismo, tráfico de armas o delitos asociados al turismo sexual en
menores de edad. Que a la fecha y según nuestro leal saber y entender, en mi (nuestra) contra no se
adelanta ninguna investigación por ninguno de los hechos anteriores. 5. Las garantías y aseveraciones
aquí contenidas estarán vigentes mientras nosotros tengamos negocios con ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
Autorizo (amos) a resolver cualquier acuerdo, beneficio, subsidio, negocio o contrato celebrado con
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ELECTROHUILA S.A. E.S.P. en caso de infracción de cualquiera de los numerales contenidos en este
documento, eximiendo a ELECTROHUILA S.A. E.S.P., sus accionistas y directores, de toda
responsabilidad que se derive por información errónea, falsa o inexacta que yo (nosotros) hubiere (mos)
proporcionado. 6. Autorizo (amos) a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. para que consulte mi (nuestra)
información crediticia en las Centrales de Riesgo y ante los bancos de datos que estime necesarios. Los
datos aquí consignados obedecen a la realidad, y declaro (amos) haber leído, entendido y aceptado
libremente el presente documento.
OFERENTE
NOMBRE _____________________________
CALIDAD _____________________________
FIRMA _____________________________
C.C. / NIT _____________________________ Huella Índice Derecho
ANEXO No. 5
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
ELABORADO19-04-2013
Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de
inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P,
Trámite a seguir:
1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.
2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en formato de
inscripción de proveedores.
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3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el cual deberá
ser impreso y diligenciado en su totalidad.
4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se deberá
adjuntar la siguiente documentación:
a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios
b. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de
Comercio, con una expedición no mayor a 30 días de antelación a la fecha de
envió del formulario de inscripción.
c. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN
actualizado.
d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.
Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite
su legibilidad.
5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada en el
numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación únicamente vía email al
correo [email protected], detallando en el asunto
INSCRIPCION DE PROVEEDORES.
ANEXO No. 6
MANUAL DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
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Anexo en pdf.
ANEXO No. 7
MANUAL DE SST Y PROTECCIÓN AMBIENTAL PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
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Anexo en pdf.
ANEXO No. 8
RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Anexo en pdf.
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ANEXO No. 09ESTUDIO DEL SECTOR
Anexo en pdf.
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ANEXO No. 10MATRIZ DE RIESGOS
Anexo en pdf.
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