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VOLUMEN 1

Manual de Trabajo de Capacitación en el Negocio de Franquicia Coverall

© 2016 Coverall North America, Inc. FB-FBTW-SPA-VOL1-061616

© 2016 Coverall North America, Inc. All Rights Reserved.Manual de trabajo: Volumen 1. Capacitación en el negocioFB-FBTW-SPA-VOL1-061616

MANUAL DE TRABAJO DE CAPACITACIÓN EN EL NEGOCIO DE FRANQUICIA

VOLUMEN 1:

Capacitación en el negocio

3© 2016 Coverall North America, Inc. All Rights Reserved.Manual de trabajo: Volumen 1. Capacitación en el negocioFB-FBTW-SPA-VOL1-061616

Tabla de contenidos

Introducción .........................................................................................................5

Clase 1: Orientación ...........................................................................................7

Bienvenido al Sistema Coverall® .....................................................................9

La marca Coverall® .......................................................................................11

Resumen de Capacitación ............................................................................15

Introducción a la Propiedad de un Negocio de Franquicia Coverall ............21

Clase 2: Cómo Administrar su Negocio ........................................................31

Administración del Presupuesto y Control de Finanzas ...............................33

Conservación de Registros y Cumplimiento .................................................55

Clase 3: Cómo Hacer Crecer y Mantener su Negocio ................................63

5 maneras de hacer Crecer su Negocio .......................................................65

Introducción a la Venta .................................................................................73

Introducción al Armado de Propuestas ........................................................87

Contratación y Administración de Personal .................................................99

4© 2016 Coverall North America, Inc. All Rights Reserved.

Manual de trabajo: Volumen 1. Capacitación en el negocioFB-FBTW-SPA-VOL1-061616


Introducción:

¡Felicitaciones por la adquisición de su nuevo Negocio de Franquicia Coverall!

Saber administrar un negocio es tan importante como saber utilizar el Proceso Core 4® de Coverall. Este Manual de Trabajo es una guía para el planeamiento, la contabilidad y los procesos de negocio. Tráigalo a las clases y utilícelo para tomar notas. El instructor de Coverall hará referencia a él durante la capacitación.

Puede escribir lo que desee en este Manual de Trabajo. Adóptelo como propio. Será su guía de referencia personal mientras administre su negocio de franquicia, por lo tanto, utilícelo para aprender.

Este Manual de Trabajo cubre 3 clases que incluyen ejercicios de práctica:

► Clase 1: Orientación

► Clase 2: Cómo Administrar su Negocio

► Clase 3: Cómo Hacer Crecer y Mantener su Negocio

© 2016 Coverall North America, Inc. All Rights Reserved.Manual de trabajo: Volumen 1. Capacitación en el negocio

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CLASE 1

Orientación

En esta clase

► ¡Bienvenido al Sistema Coverall®!

► La marca Coverall®

► Resumen de Capacitación

► Introducción a la Propiedad de un Negocio de Franquicia Coverall


Bienvenido al Sistema Coverall®

CLASE 1 – ORIENTACIÓN


El Sistema Coverall® le brinda un marco sólido para que desarrolle su negocio de limpieza comercial. Con Negocios de Franquicia por todo Estados Unidos y en varios países extranjeros, el Sistema Coverall es uno de los sistemas de franquicia de limpieza comercial más grandes del mundo.

Centros de Soporte

El Sistema Coverall es una gran red que incluye el Centro de Soporte Global de Coverall North America, Inc. en Deerfield Beach, Florida, los Centros de Soporte locales y los Centros de Soporte máster. El propósito del Centro de Soporte correspondiente a su área es brindar soporte a su negocio y otros Negocios de Franquicia.

Conozca a las personas de su Centro de Soporte local y el modo en que pueden ayudarlo. A continuación se muestran ejemplos:

Gerente General o Director Regional

► Dirige el equipo que capacita y presta soporte a los franquiciados

► Ofrece nuevos negocios o negocios adicionales a los franquiciados

► Atiende sus necesidades especiales o problemas

► Gestiona el Programa de Referencias de Negocios de Franquicia

► Realiza revisiones del negocio con los franquiciados

Equipo de Capacitación y Soporte al Franquiciado

► Capacitan a los Propietarios de Negocios de Franquicia y los ayudan a desarrollar sus negocios

► Responden preguntas sobre productos y ofertas de Core 4®

► Explican y presentan nuevos productos y técnicas

► Recorren las instalaciones del nuevo cliente con usted para revisar el Plan de Servicio (programa de trabajo)

► Ayudan con suministros, equipos y otras cosas que necesita para su negocio

► Identifican oportunidades para brindar servicios adicionales en las instalaciones del cliente

► Le brindan ayuda con el planeamiento del negocio, las relaciones con el cliente y las dudas del día a día.





Equipo de Ventas

► Identifican nuevos clientes que desean que sus instalaciones sean limpiadas con el Franquiciados del sistema Coverall®

► Desarrollan Planes de Servicio (programas de trabajo) y propuestas (cotizaciones) para nuevos clientes

Equipo Administrativo

► Responden preguntas acerca de sus estados de cuenta, facturación y cobranzas, seguros

► Prestan soporte a su negocio mediante la gestión de llamadas de sus clientes y se ponen en contacto con usted según sea necesario

► Lo ayudan a elaborar propuestas para clientes nuevos

► Gestionan el trabajo administrativo del Sistema Coverall

► Actualizan los sistemas de Coverall con cambios de direcciones, cambios de números telefónicos, etc.

Línea de atención al cliente y respuesta a los Propietarios de Negocios de Franquicia

► Para obtener apoyo adicional después de comunicarse con su Centro de apoyo o equipo, contáctese con la Línea de atención al cliente y respuesta a los propietarios de negocios de franquicia. (866) 649-0963

► [email protected]



La marca Coverall®

Coverall comenzó en 1985 en San Diego como una compañía de franquicias de limpieza comercial con una gran idea: ayudar al mundo a ser un lugar más limpio. En 2008, lanzamos el sistema de limpieza basado en la salud (Health-Based Cleaning System®) de Coverall para centrarnos en la eliminación de la mayor cantidad posible de suciedad y gérmenes, del modo más eficiente, utilizando la tecnología de limpieza más reciente.

Los Negocios de Franquicia Coverall pertenecen y son operados por emprendedores independientes en todo el país y alrededor del mundo. Su Negocio de Franquicia es parte de una gran comunidad denominada el Sistema Coverall® que le brinda soporte a su negocio.

¿Qué es una marca?

Muchas personas piensan que una marca es solo un logotipo o un símbolo.

► ¿Cuántas marcas puede recordar en este momento?

► ¿Cuáles son las marcas que lleva puestas, tiene en su poder o está conduciendo hoy?

Los clientes reconocen una marca a través de su logotipo. Es la “cara” de la marca. Pero una marca es mucho más que esto. En el Sistema Coverall, su Negocio de Franquicia está estrechamente relacionado con la fuerza de nuestra marca. Sus clientes tendrán una expectativa acerca del servicio que reciben de su negocio, y valorarán más la marca Coverall si su experiencia es buena.

Qué significa la marca Coverall para sus clientes?

Cuando sus clientes piensan en la marca Coverall, piensan en:

► Instalaciones más limpias

► Menos gérmenes

► Servicio consistente

► Fácil de contratar

► Alto nivel de integridad

En este Programa de capacitación inicial, aprenderá a desarrollar su negocio y a brindar el alto nivel de servicio que sus clientes esperan de la marca Coverall.




El Proceso Core 4® de Coverall

El Proceso Core 4® de Coverall es la base de la fortaleza de nuestra marca. Se refiere a las cuatro herramientas que utilizará para matar los gérmenes y eliminar la mayor cantidad posible de suciedad de las instalaciones de sus clientes.

El Core 4® también diferencia a su negocio de los demás. Hace que su negocio sea especial porque ofrece y brinda a sus clientes un ambiente de trabajo más limpio y saludable, mientras que los “conserjes” no lo hacen.

En este programa de capacitación aprenderá a usar el proceso Core 4® para desarrollar y operar su negocio.

► Desinfectantes de uso hospitalario

► Microfibra codificada por colores

► Aspiradora mochila con HEPA (filtro de aire de alta eficiencia)

► Trapeador plano de microfibra no sumergible

¡Su negocio es tener clientes satisfechos!

Cuando los clientes reciben lo que esperan, están satisfechos.

¿Qué relación hay entre el Core 4® y el desarrollo de su Negocio de Franquicia? Es la base de todo. La satisfacción de sus clientes en relación con su negocio se resume básicamente en 2 cosas: la Promesa de la Marca y el Cumplimiento de la Marca.

La Promesa de la Marca es lo que sus clientes esperan recibir cuando eligen Coverall®. El Cumplimiento de la Marca es su experiencia real. Cuanto más cerca esté la Promesa del Cumplimiento de la misma, más satisfechos estarán sus clientes.

A continuación se presenta un ejemplo del mundo real. Se encuentra conduciendo sobre la carretera y desea comida rápida porque tiene hambre y prisa. En la siguiente salida puede escoger entre una cadena de hamburguesas que conoce bien y le gusta, una cadena de tacos de la cual ha escuchado pero nunca ha probado, o un restaurante familiar del cual no sabe nada. ¿Cuál elige?

Ya sabe qué esperar de la cadena de hamburguesas y si su experiencia ha coincidido con sus expectativas en el pasado, entonces es probable que coma allí nuevamente. Es una calidad conocida. Ya sabe lo que recibirá, el tiempo que tomará y lo que costará. Puede confiar en que recibirá lo que prometen.

La Promesa de la Marca a sus clientes es un ambiente de trabajo más limpio y saludable. El Cumplimiento de la Marca es el Proceso Core 4® de Coverall utilizado en forma consistente y con profesionalidad por su Negocio de Franquicia.

La marca Coverall®

Promesa de la marca:Las expectativas del cliente

Cumplimiento de la marca:La experiencia del cliente



La marca Coverall®

Expectativas del cliente Experiencia del Cliente con su Negocio de Franquicia

Menos polvo y suciedadHEPA Backpack Vacuum removes 99.97% of soil and germs, reducing dust and improving air quality.

Alfombras más limpiasLa aspiradora mochila con HEPA elimina el 99,97% de la suciedad y gérmenes, reduce el polvo y mejora la calidad del aire.

No se propagan los gérmenes

Los desinfectantes de uso hospitalario matan los gérmenes y las microfibras codificadas por colores eliminan 99% de ellos y ayudan a reducir la contaminación cruzada mediante el uso de una toalla de microfibra de color determinada para cada área específica.

Pisos más limpios

El uso de trapeadores planos de microfibra no sumergibles significa que los pisos nunca se trapean con agua sucia, y que se utiliza un color determinado de paño para trapear para cada área específica que evita la propagación de gérmenes.

Baños más limpiosEl Proceso Core 4® mata y elimina los gérmenes, limpia los pisos y reduce las bacterias que producen mal olor.

Piense en una situación en la que estaba SATISFECHO con el servicio que recibió:

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Piense en una situación en la que NO estaba SATISFECHO con el servicio que recibió:

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¿Qué es lo que marcó la diferencia?

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Resumen de Capacitación

El Programa de Capacitación Inicial de Coverall está diseñado para enseñarle a utilizar el proceso de limpieza comercial de Coverall y las bases para administrar un Negocio de Franquicia Coverall.

La capacitación consiste en una serie de clases y ejercicios prácticos, junto con este Manual de Trabajo. Es probable que en algunas de las clases esté solo y que a veces las comparta con otros Propietarios de Negocios de Franquicia o sus empleados. La mayoría de las clases se dictan en el Centro de Soporte de Coverall de su área, aunque algunas de ellas requieren que visite las instalaciones de un cliente para vivir una experiencia en el mundo real. Todas las clases son dictadas por instructores de Coverall, que tienen certificación y experiencia con el Sistema Coverall. En ocasiones puede haber un instructor invitado que presentará un tema especial dentro de un área específica.

MANUAL DE TRABAJO CLASES PRÁCTICA SUPORTE+ + +

Clases de capacitación

El Programa de Capacitación Inicial tiene 3 partes:

► Capacitación en el negocio: aprenda a operar un Negocio de Franquicia Coverall

► Capacitación en Core 4®: aprenda nuestro proceso de limpieza comercial único

► Capacitación en centros de atención médica: aprenda el modo de limpiar los centros de atención médica

Para obtener su certificación en Core 4® de Coverall deberá completar con éxito 12 clases y un examen.

Manual de Trabajo Clase Tema

Manual de Trabajo del Negocio

Clase 1 Orientación

Clase 2 Cómo Administrar su Negocio, Plan de Negocio

Clase 3 Cómo Hacer Crecer y Mantener su Negocio

Manual de Trabajo de Core 4®

Clase 4 Seguridad y protección

Clase 5 Tareas de servicio y herramientas de Core 4® de Coverall

Clase 6 Limpieza de baños

Clase 7 Práctica: Limpieza de baños

Clase 8 Instalaciones del cliente

Clase 9 Práctica: limpieza general de oficina, Limpieza en equipo

Clase 10 Introducción a los Servicios Especiales

Clase 11 Comunicación y servicio al cliente

Certificación Certificación en Core 4® de Coverall

Manual de Trabajo de Centros de Atención Médica

Clase 12 Introducción a la limpieza de centros de atención médica





Soporte durante y después de la capacitación

Personas:

► Instructor de Coverall

► Personal del Centro de Soporte de Coverall

Referencia:

► Manuales de Trabajo de Capacitación en el Negocio de Franquicia Coverall

► Manual de políticas y procedimientos del Negocio de franquicia Coverall

► Clases de capacitación en línea

Más oportunidades de capacitación:

► Capacitación adicional ofrecida por Coverall, proveedores de equipos o suministros, u otros como el planeamiento financiero y del negocio, habilidades avanzadas de ventas

► Capacitación in situ: un representante de Coverall se encuentra con usted en las instalaciones de su cliente para enseñarle tareas específicas en un entorno real

► Repetición de la capacitación: un instructor de Coverall le enseña una parte del Programa de Capacitación Inicial nuevamente para ayudarlo a profundizar sus conocimientos y habilidades

Certificación y capacitación avanzada

Después de completar con éxito el Programa de Capacitación Inicial de Coverall, obtendrá su certificación en Core 4® de Coverall. Esto significa que estará certificado para proporcionar las cuatro partes más importantes del Programa Coverall® a sus clientes y administrar su Negocio de Franquicia conforme a las Políticas y Procedimientos de Coverall. También recibirá una tarjeta del Consejo de Nacional Seguridad [National Safety Council (NSC)] que demuestra que completó el curso sobre Agentes Patógenos que se transmiten por la Sangre y el Aire.

Después de la Capacitación Inicial, es probable que desee completar otros programas de capacitación avanzada de Coverall a medida que desarrolle su negocio, tales como:

► Programa intermedio de cuidado restaurativo de pisos duros de Coverall

► Programa intermedio de cuidado restaurativo de alfombras de Coverall

► Programa de limpieza de centros de atención médica de Coverall




Exámenes y ejercicios

Los exámenes y ejercicios prácticos ayudan a asegurarnos de que estamos brindando una buena capacitación, y que está aprendiendo lo que necesita saber.

Por ejemplo, su Manual de Trabajo de Capacitación incluye preguntas de revisión. Al final de cada clase el instructor revisará esas preguntas y aclarará todo lo que haga falta. En la última clase el instructor revisará todas las preguntas del Manual de Trabajo, y a continuación usted completará un examen para obtener tu certificación en Core 4®. Las preguntas del examen son directas y están centradas en los principales temas aprendidos y revisados en cada clase.

Valores fundamentales de Coverall

El propósito de la capacitación de Coverall es ayudarlo a ser tan exitoso como desee con su Negocio de Franquicia Coverall. Nuestro papel es enseñarle, guiarlo y brindarle soporte.

La filosofía de nuestra capacitación se basa en los valores de Coverall:

► Integridad. Todos llevamos nuestra integridad con nosotros cada día para guiar nuestras decisiones, acciones e interacciones.

► Respeto mutuo. Todas las personas merecen ser tratadas con respeto.

► Honestidad. Si somos sinceros los unos con los otros, encontraremos las soluciones apropiadas en forma conjunta.

► Confianza. Si tenemos confianza mutua en que haremos las cosas bien y respetamos nuestros pensamientos e ideas, entonces podemos tener conversaciones sinceras.

► Equipo. Con integridad, honestidad, respeto mutuo y confianza, podemos unirnos como un equipo que trabaja unido hacia un objetivo común: el éxito de su negocio.

Coverall se ha comprometido a llevar estos valores a la acción, y confiamos en que usted y sus empleados abordarán la capacitación con el mismo compromiso.

VALORES FUNDAMENTALES DE COVERALL

Integridad

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Co

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Trabajo en Equipo

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Respeto mutuo

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Confianza

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Su compromiso con el aprendizaje

Nadie puede obligar a una persona a aprender. Uno tiene que querer aprender.

Las personas que inician negocios desean tener éxito. Como Negocio de Franquicia Coverall necesitará aprender muchas cosas acerca de cómo administrar un negocio y utilizar el Proceso Core 4®.

El aprendizaje requerirá:

► Su tiempo: hágase el tiempo para asistir a la capacitación

► Su preparación: lea los materiales que se le hayan asignado antes de la clase

► Su atención: cuando esté en la capacitación, concéntrese en aprender

► Su deseo de triunfar: fije sus metas y hágalas realidad

¿Qué 3 cosas hará para comprometerse con el aprendizaje?

1. _______________________________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________________________________


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¡Bienvenido al Sistema Coverall®!

1. El Programa Coverall® elimina la mayor cantidad posible de __________________________

y _____________________________.

2. Los Negocios de Franquicia Coverall ________________________________

y _____________________________ emprendedores independientes.

3. Cuando sus clientes piensan en la marca Coverall, piensan en: instalaciones más

limpias, menos gérmenes,_____________________________, fácil de contratar y alto

nivel de integridad.

4. ¡Su negocio es tener _____________________________ satisfechos!

5. La _____________________________ de la marca es lo que sus clientes esperan

recibir cuando eligen Coverall. El ___________________________ de la marca es su

experiencia real.

6. Después de completar con éxito el Programa de Capacitación Inicial, obtendrá su

certificación en _____________________________ de Coverall.

7. El propósito de la capacitación de Coverall es ayudarlo a ser tan

______________________________ como desee con su Negocio de Franquicia Coverall.

8. Coverall se ha comprometido a llevar estos valores a la acción, y confiamos en que

usted y sus empleados abordarán la capacitación con el mismo compromiso: Integridad,

Honestidad, Respeto Mutuo, Confianza y _____________________________.

Respuestas: Suciedad y gérmenes; pertenecen y son operados por; servicio consistente; clientes; Promesa, Cumplimiento; Core 4®; exitoso; Trabajo en equipo.

REVISIÓN



Introducción a la Propiedad de un Negocio de Franquicia Coverall

Cuando adquirió su Negocio de Franquicia Coverall firmó documentos que definen la relación entre el Franquiciado (usted) y el Franquiciador (Coverall).

En esta clase analizaremos los principales puntos del documento que rigen esa relación: el Contrato de Franquicia de Servicios de Limpieza [Janitorial Franchise Agreement (JFA)]. Consulte su JFA para más información.

¿Qué es un negocio de franquicia?

Un negocio de franquicia es un negocio que pertenece y es operado por propietarios independientes que pagan por el derecho a utilizar la marca, los procesos, los conocimientos y experiencia del negocio, los sistemas de soporte y la capacitación del franquiciador para brindar servicios.

Una de las franquicias más conocidas, McDonalds, se inició en 1955. Hoy en día, las franquicias como Subway, Domino’s Pizza, Massage Envy, Jiffy Lube, Supercuts, US Lawns, UPS Store, Anytime Fitness y muchas más se extienden por todo Estados Unidos y alrededor del mundo. Cada negocio de franquicia pertenece y es operado por un propietario de negocio de franquicia independiente.

La franquicia es una forma extendida de iniciar un negocio. El negocio de franquicia, o el franquiciado, sigue un modelo de negocio y una marca probados en lugar de empezar de cero, y paga un cargo al franquiciador. Para que el franquiciado tenga éxito, es fundamental que siga el sistema.

La relación entre el franquiciado y el franquiciador es muy importante. El sistema de franquicia es una comunidad de personas que se brindan soporte mutuamente por el bien de todos. Coverall ha desarrollado su sistema sobre la base de 5 valores fundamentales: Integridad, Respeto Mutuo, Honestidad, Confianza y Trabajo en Equipo. Es esencial para la relación que la comunicación entre los franquiciados y el franquiciador esté basada en estos valores.

Ya sea que esté iniciando su primer negocio o ya haya administrado un negocio antes, lo alentamos a aprovechar al máximo los recursos de Coverall. El equipo especializado en su Centro de Soporte puede responder preguntas, proporcionar información y prestar soporte de diversas formas a medida que inicia su experiencia como propietario de negocio.

Contrato de Franquicia de Servicios de Limpieza

FRANQUICIADOR (Coverall)

FRANQUICIADO (Usted)RELACIÓN





Los 3 sombreros

Al administrar su negocio usted llevará puestos 3 sombreros:

1. Propietario del negocio: administra un negocio, maneja sus finanzas, paga impuestos, gestiona las relaciones con los clientes, presta servicio al cliente, toma decisiones sobre inversiones, cumple con las leyes y asegura el éxito de su negocio.

2. Franquiciado: su negocio representa la marca Coverall para sus clientes como parte de una gran comunidad de otros Franquiciados, y usted es un experto en limpieza comercial certificado para brindar el Proceso Core 4® de Coverall.

3. Empleador: contrata empleados, los capacita, los dirige, les paga y se asegura de que cada cliente reciba un servicio excelente por parte de su equipo.

Documentos rectores de Coverall

Consulte su Contrato de Franquicia de Servicios de Limpieza [Janitorial Franchise Agreement (JFA)] y el Manual de políticas y procedimientos del negocio de franquicia [Policies and Procedures Manual (P&P)] para obtener más información acerca de los temas tratados en esta clase.

CONTRATO DE FRANQUICIA DE SERVICIOS DE LIMPIEZA (JFA)

Su relación con Coverall se rige por el Contrato de Franquicia de Servicios de Limpieza (JFA). Este contrato es el que usted firmó para adquirir un Negocio de Franquicia de Coverall. Éste explica lo que puede esperar de Coverall y lo que Coverall requiere de usted. Si usted tiene empleados, es su responsabilidad asegurarse de que ellos también sigan las políticas y procedimientos del Sistema Coverall. En todos los casos, el JFA y el Manual de políticas y procedimientos del negocio de franquicia son los documentos que rigen su Negocio de Franquicia.

PROPIETARIO DEL NEGOCIO

Cómo Administrar su Negocio

FRANQUICIADOEMPLEADOR

Los 3 sombreros que usará




MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL NEGOCIO DE FRANQUICIA (P&P)

El Manual de políticas y procedimientos del negocio de franquicia (P&P) es un resumen del JFA aplicado a las interacciones diarias del negocio entre su empresa y Coverall.

El Manual contiene 5 capítulos:

Capítulo 1: El Sistema Coverall®

Descripción de Coverall, Centros de Soporte, clientes

Capítulo 2: Soporte

Contabilidad, cobranzas, impuestos, declaraciones

Capítulo 3: Operaciones

Capacitación, cumplimiento con el paquete, contrataciones de clientes, servicio al cliente,

seguridad, protección

Capítulo 4: Ventas, Comercialización y Publicidad

Cómo vender a potenciales clientes y usar la marca Coverall® para promover su negocio

¿Qué es lo que adquirí?

Cuando tomó la decisión de adquirir un Negocio de Franquicia Coverall, usted:

• Pasó a ser un negocio con propietario particular, operado en forma independiente

• Que paga a Coverall North America, Inc. un cargo mensual en concepto de Regalía y Soporte

• Por el derecho a llevar a cabo una actividad comercial como Negocio de Franquicia Coverall®

• Con el derecho a usar la marca, los logotipos y los procesos de Coverall

• Y una base de clientes inicial

• Con el soporte del Sistema Coverall®





¿Qué es lo que mi negocio debe hacer?

El JFA define las reglas que debe seguir, entre las cuales se encuentran:

Comunicarse y participar. Ejemplos:

• Asistir a las clases de capacitación exigidas por Coverall

• Brindar a Coverall una dirección de correo electrónico y un número de teléfono móvil actuales

• Contactar a sus clientes regularmente para constatar su satisfacción con su servicio

Respetar la marca. Ejemplos:

• Proteger el buen nombre del Sistema Coverall en todo momento, entendiendo que la reputación de Coverall debe protegerse en beneficio de todos los Negocios de Franquicia

• Proteger la confidencialidad de los procesos, marca y servicios de Coverall

• Utilizar solo equipos, materiales y suministros aprobados acorde a lo definido por el Proceso Core 4® para brindar los servicios que sus clientes esperan recibir

• Actuar con profesionalismo frente a sus clientes en todo momento

Seguir las leyes y normas. Ejemplos:

• Acatar las leyes locales, estatales y federales que se apliquen a su negocio

• Resguardar la seguridad y la protección de su equipo y de las instalaciones de su cliente

• Brindar una cobertura de seguro de compensación para trabajadores a sus empleados o cualquier persona que preste servicios a sus clientes

• Renovar la certificación del curso sobre Agentes Patógenos que se transmiten por la Sangre y el Aire para el/los dueño(s) y empleados de Negocios de Franquicia




¿Qué es el Negocio Inicial?

Cuando adquirió su Negocio de Franquicia Coverall, invirtió en un paquete que proporciona una determinada cantidad de “Negocio Inicial”. El Negocio Inicial es el volumen bruto mensual en dólares correspondiente al paquete que adquirió.

Ejemplos:

P-2000 es un paquete de franquicia por un volumen bruto mensual en dólares inicial equivalente a $2000

P-3000 es un paquete de franquicia por un volumen bruto mensual en dólares inicial equivalente a $3000

Bruto vs. neto:

El monto “bruto” es el monto que Coverall factura a sus clientes antes de aplicar las deducciones. El monto “neto” es el monto que queda después de que se deducen los gastos y otros conceptos. Los gastos pueden incluir los pagos de obligaciones y cargos a Coverall, además de otros gastos del negocio tales como combustible y telefonía móvil.

Ejemplo simple:

Monto bruto de $2000 - gastos por $1000 = monto neto de $1000

¿Cuándo puedo comenzar a prestar servicios a clientes?

Después de que complete con éxito el Programa de Capacitación Inicial de Coverall, reciba un Paquete Inicial de Equipos y Suministros [Kit de inicio (Starter Kit)] que cumple con las especificaciones de Coverall y cumpla con otros requisitos como propietario del negocio definidos en el JFA y en el Manual de políticas y procedimientos del negocio de franquicia, entonces Coverall comenzará a ofrecerle clientes.

¿Cuándo comenzará el período inicial de ofrecimiento de mi negocio?

El período de Garantía Inicial comienza el día en que comience a prestar sus servicios a cada cliente. Coverall tiene entre 120 y 330 días hábiles después de que (1) se apruebe el estudio de sus antecedentes y (2) complete con éxito la capacitación inicial para ofrecerle su volumen bruto mensual en dólares inicial, según el paquete de franquicia que haya adquirido.

¿Qué pasa si Coverall no me ofrece mi paquete inicial a tiempo?

Si el plazo correspondiente a un Negocio Inicial se vence y Coverall no le ha ofrecido suficiente volumen bruto mensual en dólares para completar su paquete de franquicia, entonces consulte su Contrato de Franquicia de Servicios de Limpieza (JFA) y comuníquese con su Centro de Soporte para evaluar sus opciones.





¿A qué tipo de clientes prestaré mis servicios?

El Sistema Coverall es utilizado por muchos tipos de empresas, tales como oficinas generales, consultorios médicos, tiendas minoristas, gimnasios, centros educativos, fábricas, estudios, concesionarios de automóviles, restaurantes y otros.

Coverall también presta servicios a cuentas nacionales, que son empresas que tienen muchas instalaciones en todo Estados Unidos. Se le puede ofrecer que preste servicios a sitios de cuentas nacionales.

¿Cuál es la forma en que Coverall me ofrece clientes?

Coverall cuenta con un equipo de ventas local en su Centro de Soporte y un equipo de ventas de cuentas nacionales que encuentran nuevos clientes, desarrollan propuestas y obtienen Contratos de Servicio. Los clientes se ofrecen a los Negocios de Franquicia Coverall para que les presten sus servicios.

Su Centro de Soporte local lo contactará para ofrecerle clientes. Algunos clientes serán nuevos para el Sistema Coverall, y otros podrían ser clientes existentes. Cuando Coverall le ofrece un cliente, un representante de Coverall puede recorrer las instalaciones del cliente con usted. En ese momento usted decidirá si acepta o no el cliente. Si acepta, deberá firmar un Formulario de Aceptación del Cliente. Luego, el Contrato de Servicio del cliente será asignado a su Negocio de Franquicia y comenzará a prestar sus servicios a su nuevo cliente.

¿Qué pasa si rechazo un cliente que se me ofrece?

Para cada cliente que se le ofrece, tendrá la posibilidad de realizar un “recorrido” de visita por las instalaciones y revisar el plan de servicios de Coverall. Si rechaza el cliente, Coverall registrará su rechazo. Si Coverall le ofrece clientes y usted los rechaza injustificadamente, entonces es probable que hayamos cumplido con nuestra obligación de ofrecerle su volumen bruto mensual en dólares en el tiempo estipulado. Cuando se le ofrece un cliente, comuníquese con un representante de Coverall para hacerle preguntas, obtener respuestas y comprender el alcance del trabajo.

¿Qué sucede cuando acepto un cliente?

Una vez que acepta un cliente, Coverall le asignará el Contrato de Servicio, sujeto al pago total del cargo de su franquicia. La asignación es un acuerdo legal entre Coverall y su negocio que le otorga el derecho al Contrato de Servicio del cliente, sujeto a los términos de su Contrato de Franquicia de Servicios de Limpieza.

¿Todos los Contratos de Servicio de clientes son asignados a mi empresa?

No. Los Clientes de Cuentas Nacionales, algunos clientes con múltiples localizaciones y los clientes que prohíben las asignaciones no serán asignados a su empresa debido a la naturaleza de sus contratos con el Sistema Coverall.




¿Puedo vender más servicios a mis clientes?

Sí. Coverall lo alienta a encontrar oportunidades para proponer servicios adicionales, Servicios Especiales y suministros a los clientes. Siga las políticas y procedimientos para ofrecer servicios adicionales o especiales.

Coverall también tiene el derecho a vender servicios adicionales, Servicios Especiales y suministros a sus clientes. Estas ventas adicionales pueden ayudar a incrementar el volumen bruto mensual en dólares del Contrato de Servicio, protegerlo de los competidores y mejorar la satisfacción del cliente.

¿Puedo obtener más clientes más allá del paquete que adquirí?

Después de que se haya cumplido su volumen inicial de operaciones, Coverall podrá, aunque no tiene la obligación de hacerlo, ofrecerle un volumen de operaciones adicionales. Si Coverall le ofrece un volumen de operaciones adicionales, el costo de ese volumen será igual al ingreso bruto mensual del cliente multiplicado por el multiplicador actual de cargo por ventas y comercialización. Se requiere un anticipo del 50%, y el resto se puede financiar. Coverall también puede ofrecer descuentos o programas especiales, tales como “90 días con precio de contado”, como forma de pago del volumen de operaciones adicionales. Consulte a su Centro de apoyo acerca de los programas actuales.

Otra forma de conseguir más clientes es encontrarlos y hacerles una propuesta uno mismo. (Tenga en cuenta que primero debe presentar un Formulario de Clientes Potenciales a Coverall antes de comenzar a ofrecerle sus servicios). Si presta servicios a sus propios clientes, no paga un cargo por ventas y marketing a Coverall, y los clientes no están garantizados por Coverall. Coverall factura y cobra a todos los clientes de su Negocio de Franquicia, independientemente de que los haya encontrado por su cuenta o se los haya comprado a Coverall. En todas las facturas a clientes se cobra un cargo en concepto de Soporte de 10% y un cargo en concepto de Regalía de 5% en relación a estos clientes, además de otras cantidades adeudadas a Coverall.

¿Qué cargos paga mi negocio a Coverall?

Usted pagará un cargo de 5% de su volumen bruto mensual en dólares en concepto de Regalía por el uso de la marca Coverall y un cargo de 10% en concepto de Soporte. El cargo en concepto de Soporte cubre, entre otros, los servicios de Coverall, incluida la facturación a clientes, cobranzas y registros, el Programa de Protección del Flujo de Fondos, soporte en las relaciones con los clientes y capacitación continua.

¿Existen otros cargos o costos?

Coverall ofrece una variedad de servicios de soporte por un cargo o costo. Por ejemplo, si usted decide comprar más equipos o suministros, deberá pagar por ellos. Si adquiere Negocios Adicionales de Coverall, deberá pagar por ellos. Si le adeuda a Coverall una obligación, deberá realizar el pago de la obligación más el interés. Si decide aceptar un Servicio Especial que Coverall vendió a un cliente, deberá pagar un cargo en concepto de Comisión por Intermediación de Servicios Especiales.





¿Necesito contratar un seguro para mi empresa?

Deberá contratar ciertos tipos y niveles de seguro de empresa conforme a los términos de su Contrato de Franquicia de Servicios de Limpieza. Coverall puede ofrecerle algunos de los seguros requeridos, pero no está obligado a contratarlo con nosotros. Puede contratarlo por su cuenta. Si alguien le presta servicios a su Negocio de Franquicia, deberá contratarle un seguro de compensación para trabajadores.

¿Qué es una garantía de clientes limitada?

Si pierde un cliente por motivos ajenos a usted durante el período de garantía correspondiente, Coverall reemplazará el ingreso bruto mensual del cliente perdido. Consulte los detalles en el Manual de políticas y procedimientos del negocio de franquicia de Coverall.

Si el nuevo cliente representa un volumen en dólares mayor al del cliente que perdió, entonces tendrá que pagarle a Coverall por el volumen adicional de dólares.

¿Qué pasa si mi cliente no está satisfecho con mi servicio?

Es muy importante para su Negocio de Franquicia y el Sistema Coverall que sus clientes permanezcan satisfechos con su servicio. Si su cliente no está satisfecho con su servicio, podrá rescindir su Contrato de Servicio. En ese caso, podría perder su cliente. La pérdida de un cliente debido a un servicio deficiente daña la marca Coverall y la imagen pública de todo el Sistema Coverall.

Hable a menudo con sus clientes y solicíteles que completen y firmen un informe de encuesta de cliente todos los meses. Dígales que lo llamen, le envíen un mensaje de texto o correo electrónico en cualquier momento y luego contáctese con ellos rápidamente. Si hay un problema, ¡soluciónelo de inmediato!

Si tienen un problema, algunos clientes se comunicarán con el Centro de Soporte de Coverall. Esto generalmente ocurre si no logran resolver su problema o comunicarse con usted. Cuando un cliente finalmente se contacta con nosotros, es posible que esté muy molesto y desee rescindir su Contrato de Servicio. Si su cliente llama al Centro de Soporte, haremos lo posible por apoyar su empresa y lo contactaremos de inmediato para que pueda tomar acción.

La clase sobre “Comunicación y servicio al cliente” de su capacitación inicial cubre la comunicación con el cliente y la resolución de problemas en mayor detalle.


REVISIÓN

Introducción la propiedad de un Negocio de Franquicia

1. Al administrar su negocio, usted llevará puestos 3 sombreros:

________________________, ________________________ y ________________________.

2. Su relación con Coverall se rige por el ________________________

________________________ ________________________ (JFA).

3. El Manual de ________________________ y ________________________ (P&P) del

Negocio de Franquicia es un resumen del JFA aplicado a las interacciones diarias

del negocio entre su empresa y Coverall.

4. El período de Garantía Inicial comienza el día en que comience a

________________________ a cada cliente.

5. VERDADERO o FALSO. Coverall lo alienta a encontrar oportunidades para proponer

servicios adicionales, Servicios Especiales y suministros a los clientes.

6. VERDADERO o FALSO: Coverall también tiene el derecho a vender servicios

adicionales, Servicios Especiales y suministros a sus clientes. Estas ventas adicionales

pueden ayudar a incrementar el volumen bruto mensual en dólares del Contrato de

Servicio, protegerlo de los competidores y mejorar la satisfacción del cliente.

7. Después de que su Negocio Inicial se haya cumplido, Coverall puede ofrecerle

_______________________ _______________________. Se requiere un anticipo de 50%,

y el resto se puede financiar.

8. Usted pagará 5% de su volumen bruto mensual en dólares en concepto de

______________________ por el uso de la marca Coverall y un cargo de 10% en

concepto de _______________.



REVISIÓN continuación

9. Deberá contratar ciertos tipos y niveles de seguro de empresa conforme a los términos del

Contrato de Franquicia. Si alguien le presta servicios a su Negocio de Franquicia, deberá

contratarle un seguro de ________________________ ________________________.

Respuestas: Propietario del negocio, franquiciado, empleador; Acuerdo de Franquicia de Servicios de Limpieza (JFA); Políticas y Procedimientos; Negocio Inicial; prestar sus servicios; verdadero; verdadero; Negocios Adicionales; regalía, Soporte; compensación para trabajadores.

31

CLASE 2

Cómo Administrar su Negocio

En esta clase

► Administración del Presupuesto y Control de Finanzas

► Conservación de Registros y Cumplimiento


CLASE 2 – CÓMO ADMINISTRAR SU NEGOCIO

Administración del Presupuesto y Control de Finanzas

Existen muchas cualidades que ayudan a las empresas a triunfar. El entusiasmo, el trabajo duro, la honestidad, la confiabilidad y la orientación al cliente son muy importantes. Detrás del escenario existe otro conjunto de habilidades que fomenta el éxito: planeamiento del negocio, administración del presupuesto, control de ingresos y gastos y cumplimiento con las regulaciones.

La capacitación no lo convertirá en un experto en contabilidad y finanzas. Aprenderá terminología básica, los servicios e informes que proporciona Coverall y las herramientas que lo ayudarán a administrar su presupuesto y controlar sus finanzas.

¿CÓMO MARCHA SU NEGOCIO?

Proyecte 12 meses para adelante a partir de ahora. Está hablando con un amigo que le pregunta, “¿Cómo marcha tu negocio?” ¿Cuál será su respuesta?

“¡Todo va genial! He aprendido mucho acerca de cómo administrar un negocio. Estoy cumpliendo todas las metas de mi presupuesto y pago mis gastos a tiempo. Tengo equipos propios y sé cómo ordenar la cantidad correcta de suministros. Incluso he añadido $500 de Negocios Adicionales mensuales a mi paquete de franquicia original. ¡El año que viene tengo planeado comenzar a prestar servicios a mis propios clientes y contratar a un empleado!”

Términos básicos de contabilidad

Más allá de su experiencia comercial, necesitará comprender algunos términos básicos de contabilidad.

Ingresos (dinero que ingresa): los pagos que recibe de sus clientes por sus servicios.

Gastos (dinero que sale): los pagos que realiza para poder manejar su negocio como el Cargo por Regalía y Soporte, los seguros, los salarios de empleados, los impuestos correspondientes a los empleados, de vehículo, telefonía móvil, pagos de préstamos, equipos y suministros.

Costos de puesta en marcha: los costos (gastos) que pagó para iniciar su negocio y constituir su empresa, como el cargo inicial de franquicia, el Kit de Inicio, licencias comerciales, teléfono móvil, computadora, impresora, otros equipos de oficina.

Costos de operación: los costos (gastos) involucrados en la gestión de su negocio, tales como el alquiler de automóvil, los pagos de préstamo, los salarios de empleados, productos químicos y suministros, suministros de oficina, impuestos, combustible, servicios de contador o abogado. Los costos de operación varían de mes a mes.

Obligación: un pagaré, u obligación es similar a un préstamo. Los términos de una obligación incluyen el monto principal, la tasa de interés y la fecha de pago final cuando el principal y el interés deberán pagarse en su totalidad.

Efectivo disponible: el dinero disponible en su cuenta para cubrir gastos inesperados o desarrollar su negocio.





Control de ingresos y gastos del negocio

Controle sus ingresos y gastos detalladamente para conocer mejor su negocio y tener un buen registro para los impuestos. El control de los ingresos y gastos puede hacerse en papel o con una computadora. Considere la posibilidad de contratar los servicios de profesionales, tales como un contador o tenedor de libros.

El siguiente ejemplo muestra un registro de ingresos, gastos, fechas y montos. Parte de esta información se encuentra en su Estado de Cuenta de Franquicia Coverall Mensual (se presenta un ejemplo en las siguientes páginas).

Ejemplo de ingresos (dinero que ingresa)

Fecha Concepto Monto

31 de enero Servicio de facturación regular - diciembre 3,309.50

Ejemplo de gastos (dinero que sale)

Fecha Concepto Monto

19 de enero Servicio de Internet 52.50

31 de enero Combustible - enero 140.00

31 de enero Cargos de Coverall 742.02

31 de enero Pago de obligaciones a Coverall 758.47

31 de eneroCompras de suministros y equipos de Coverall

19.07

Total 1,712.06

NOTA: Los sueldos e impuestos son otros ejemplos de gastos, ya sea que se pague a sí mismo o a otra persona.

Monto Total

Concepto Enero

Ingresos 3,309.50

Gastos - 1,712.06

= 1,597.44




Estado de Cuenta de Franquicia Mensual

PÁGINA 1: RESUMEN DE ESTADO DE CUENTA DE NEGOCIO DE FRANQUICIA

El siguiente es un ejemplo de un resumen de estado de cuenta de negocio de franquicia, que es la primera página de un estado de cuenta de negocio de franquicia mensual.

1

Franchised Business Statement Summary

January, 2014 (Sample Statement for training)

Service Billing Monthly Commercial Cleaning Service 3,305.00Total Service Billing 3,305.00 Fees Royalty and Support Fee -495.75 General Liability Insurance -161.00 FOJ -79.32 Janitorial Bond -5.95Total Fees -742.02 Customer Receivables Chargeback for Customers non payment 0.00 Payback 0.00 Collection Recovery 0.00Total Receivables 0.00 Note Payments Note Principal -684.13 Note Interest -74.34Total Note Payments -758.47 Supplies/Equipment Purchased (Does not factor into total) Equipment Purchased 0.00 Supply Purchased -17.99Sub Total for Purchases -17.99 Taxes -1.08Total for Purchases -19.07

Other Deductions and Charges -19.07

Check Amount 1,785.44

Estado de cuenta de negocio de franquicia N.° 1

Estado de cuenta de negocio de franquicia N.° 1 para entrenamiento





Ejemplo de Resumen de Estado de Cuenta Mensual:

► Facturación de servicios ($3305): monto bruto en dólares facturado a sus clientes por sus servicios prestados ese mes

► Cargos ($742.02): Regalía y Soporte, seguros y otros programas provistos por Coverall

► Cuentas por cobrar de clientes: reembolsos, devoluciones, cobranzas si corresponden ($0)

► Pagos de obligaciones: pago de préstamo de Coverall ($758.47)

► Suministros y equipos comprados ($19.07): si corresponde, incluye impuestos

► Monto del cheque ($1,785.44): la cantidad de dólares que Coverall remite a su empresa después de descontar todos los demás montos adeudados a Coverall.

Nota: El monto del cheque no equivale a la ganancia de su empresa porque habrán otros gastos, como combustible, telefonía móvil, salarios, impuestos, seguros y suministros del negocio.

Otras notas acerca de la sección de cargos:

► Cargo por Regalía y Soporte: se paga a Coverall todos los meses por el derecho a poseer un Negocio de Franquicia Coverall y por los servicios de soporte que Coverall proporciona a su negocio.

► El cargo de 15% se calcula sobre el monto bruto en dólares facturado a sus clientes cada mes.

► Seguro de responsabilidad general: el costo de un seguro contratado a través de Coverall. El cargo se calcula sobre el monto bruto facturado a sus clientes cada mes, más un adicional de $15.00 por mes por cada propietario adicional de su negocio.

► Cobertura de accidentes de trabajo para propietarios de franquicias [Franchise on the Job (FOJ)] o programa similar: Programa de seguro de accidentes de trabajo que puede ofrecerse a través de Coverall. El cargo se calcula en base al monto bruto en dólares facturado a sus clientes cada mes, más un adicional de $15.00 por mes por cada propietario adicional de su negocio.

► Garantía de limpieza: Una póliza de garantía de limpieza o bono de fidelidad que puede contratarse a través de Coverall.

EL RESTO DEL ESTADO DE CUENTA DEL NEGOCIO DE FRANQUICIA MENSUAL

El resto del Estado de Cuenta de Franquicia Mensual es el detalle del resumen:

► Servicios prestados: cliente, información de facturación, monto facturado, cargo por Regalía y Soporte.

► Pago de obligaciones: descripción de cada obligación (préstamo), saldo anterior, principal adeudado, interés, pago actual, saldo actual.

► Suministros y equipos comprados: fecha del pedido [Sales Order (SO)] y tipo de suministros o equipos, cantidad, precio, impuestos. Tenga en cuenta que los suministros y equipos comprados no se restan del total. El cargo real mensual correspondiente a los suministros y equipos se registra en la sección “Otras deducciones y cargos”.

► Otras deducciones y cargos: pagos mensuales correspondientes a suministros y equipos comprados o cargo de cámara de compensación automatizada [Automated Clearing House (ACH)] (transferencia electrónica de fondos).




2

RS Cust #

Customer Site Start/End Inv # Billed Gross R/S Net

National 600-21 Ferguson 012345678

Commercial Cleaning Services 1/1/2014 1/31/2014

6000123 198.00 29.70 168.30

600-23 Scottrade O83 Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

6000147 125.00 18.75 106.25

Regular 501-13901 Gangbusters


5011134 165.00 165.00 24.75 140.25

501-20434 JJ Way Way Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5011135 150.00 150.00 22.50 127.50

501-30849 Medical Center Five Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5011136 265.00 265.00 39.75 225.25

501-59038 Flanigans Furniture Gallery Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5011164 1,200.00 1,200.00 180.00 1,020.00

501-45733 St Paul Auto Parts Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5011187 160.00 160.00 24.00 136.00

501-96533 Two Blood LLC Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5011194 175.00 175.00 26.25 148.75

501-56673 St Johns by the Ocean Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5014563 344.00 344.00 51.60 292.40

501-24457 No No Nail Salon Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5017435 198.00 198.00 29.70 168.30

501-47333 Bazinga Legal Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5013758 160.00 160.00 24.00 136.00

501-32225 Architects R Us Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5011887 165.00 165.00 24.75 140.25

Section Total: 3.305.00 495.75 2,809.25

Note # Payment # Previous Bal. Principal Interest Cur. Payment Cur. Balance

501-73904 5 Of 6 4426 – 4-6 Month Additional Business Note – 501-45733– St Paul Auto Parts

187.00 -93.03 -1.87 -94.90 93.97


102.00 -102.00 -1.02 -103.02 0.00

501-48903 5 Of 6 4426 – 4-6 Month Additional Business Note – 501-56673– St Johns by the Ocean

220.98 -109.95 -2.21 -112.16 111.03

501-49947 4 Of 5 4426 – 4-6 Month Additional Business Note – 501-47333– Bazinga Legal

233.84 -116.34 -2.34 -118.68 117.50

501-94730 13 Of 36 4418 – Initial Sale Long Term 5,411.55 -161.77 -54.12 -215.89 5,249.78 501-40489 5 Of 12 4817 Equipment Revenue – 7

– 12 Mth Note 852.07 -101.04 -12.78 -113.82 751.03

Section Total: 7,007.44 -684.13 -74.34 -758.47 -6.323.31

Note Payments







3

SO # Date SO Type Qty Price Extended Tax Billed

501-44949 1/31/2014 Supply Stride® Citrus Neutral Floor Cleaner Water Clear Hose

1 1

5.49

12.50

5.49

12.50

0.33 0.75

5.82

13.25

Section Total: 19.07

SO #: 501-44949 1 of 1 -19.07

Section Total: -19.07

Supplies / Equipment Purchased

Other Deductions and Charges




EJERCICIO DE PRESUPUESTO N.º 1

Utilice el ejemplo del estado de cuenta de negocio de franquicia N.° 1 para completar

la información faltante. Debatir.

1. ¿Cuál es la facturación de servicios bruta mensual correspondiente a enero?

_____________________

2. ¿Por qué el Cargo por Regalía y Soporte asciende a $495.75? ___________________%

3. ¿Cuánto se descontó en concepto de obligaciones, incluidos los intereses?

_____________________

4. ¿Qué fue lo que se compró por $19.07? _____________________

5. ¿Cuántos pagos se adeudan en relación con la obligación N.º 501-94028?

_____________________

Debate:

¿Cómo cree que marcha este Negocio de Franquicia?

a. ¿Qué podría mejorar el negocio?

b. ¿Qué podría perjudicar el negocio?

¿Cómo afecta a su negocio que sus clientes estén satisfechos?

✎

Respuestas: $3,305.00; 15; $758.47; Suministros y equipos; 0 (cero).





Facturación y cobranzas

¿Cómo se factura a mis clientes por mis servicios?

Coverall factura y cobra a todos sus clientes, incluso a los que usted obtiene por su cuenta. Los servicios de facturación y cobranza están cubiertos dentro del cargo en concepto de soporte del 10% (parte del cargo por regalía y soporte del 15%). Coverall facturará a sus clientes al principio de cada mes por los servicios que recibirán por parte de su negocio ese mes.

Ciclo de Facturación de Clientes

enero febrero marzo

Principios de enero:Coverall factura a sus

clientes por enero

Principios de febrero:Coverall factura a sus

clientes por febrero

Principios de marzo: Coverall factura a sus

clientes por marzo

Estado de cuenta de negocio de franquicia de Coverall

El último día calendario del mes siguiente al mes en el cual usted prestó los servicios, Coverall paga a su negocio de franquicia el monto facturado a sus clientes, menos los montos que adeude a Coverall.

¿Qué es el Programa de Protección del Flujo de Fondos?

Mientras nosotros estemos cobrando el dinero adeudado por los clientes a los que usted les brinda servicio, le anticiparemos (prestaremos) el monto que le facturamos a sus clientes (“Anticipo de flujo de fondos”) por hasta 2 meses, menos el monto que usted le adeude a Coverall, aunque los clientes todavía no hayan pagado por sus servicios.

¿Qué pasa si mis clientes no pagan a tiempo?

Si transcurridos 3 meses desde la fecha de facturación un cliente no paga, no le daremos más anticipos por ese cliente, y usted deberá pagarle a Coverall los montos facturados y anticipados. El reembolso normalmente se realizará a lo largo de un período de 2 meses mediante deducciones en los estados de cuenta.

• Reembolsos: si su cliente aún no ha pagado al final del tercer mes (90 días), el monto que este no haya pagado se descontará de su facturación bruta mensual.

• Devoluciones: si se le aplicó un reembolso y su cliente paga más tarde, el monto que le fue descontado previamente será acreditado en su estado de cuenta de negocio de franquicia mensual.




Informes de Antigüedad de Cuentas por Cobrar y Estados de Cuenta preliminares

¿Qué pasa si hay un error en su Estado de Cuenta de Franquicia?

Al final de cada mes recibirá un Estado de Cuenta de Franquicia Mensual Preliminar de Coverall correspondiente al mes que acaba de terminar, junto con su Estado de Cuenta de Franquicia final y cheque correspondientes al mes anterior. Un Estado de Cuenta Preliminar se ve igual a un Estado de Cuenta de Franquicia Mensual final, excepto que tiene el rótulo “Preliminar”.

Analice su Estado de Cuenta Preliminar cuidadosamente todos los meses y comuníquese con su Centro de Soporte de inmediato si hubiera un error. Por ejemplo, si no entregó la documentación correspondiente a un Servicio Especial, Coverall no tendrá la información necesaria para facturar a su cliente ese servicio, y la facturación correspondiente al mismo no se verá reflejada en su Estado de Cuenta de Franquicia Preliminar. Entregue la documentación enseguida, ¡no al final del mes!

También recibirá un Informe de Antigüedad de AR (cuentas por cobrar) al final de cada mes (no se incluyen las cuentas nacionales). Este informe refleja el monto facturado a sus clientes y la “antigüedad” de cada factura. Utilice este informe para determinar:

► los clientes a los que se les facturó y aún no han pagado

► el monto que deben

► su “plazo” (la cantidad de días que tienen para pagar)

► si están en mora

Recuerde que el Programa de Protección del Flujo de Fondos se basa en el número de días en que el pago de la factura de su cliente está en mora. Si su cliente está en mora Coverall intentará cobrar el monto facturado en nombre de su Negocio de Franquicia.

► Su Centro de apoyo le informará cuando a un cliente se le haya enviado una carta de suspensión de servicios por falta de pago.

► Además, el Centro de Cobranzas de Coverall le enviará una carta cuando se interrumpa la facturación de su cliente y se le deban cobrar a usted los anticipos de flujo de fondos.

Informes y Estados de Cuenta de Franquicia Mensuales

enero febrero marzo

Fines de enero:Estado de Cuenta Preliminar de enero

Informe de Antigüedad de Cuentas por Cobrar de enero

Estado de Cuenta Final de diciembreCheque o transferencia electrónica de fondos

Fines de febrero:Estado de Cuenta Preliminar de febrero

Informe de Antigüedad de Cuentas por Cobrar de febrero

Estado de Cuenta Final de eneroCheque o transferencia electrónica de fondos

Fines de marzo: Estado de Cuenta Preliminar de marzo

Informe de Antigüedad de Cuentas por Cobrar de marzo

Estado de Cuenta Final de febreroCheque o transferencia electrónica de fondos





Sample AR Aging Report

Sample AR Aging Report

AR Aging Report (Sample for training)

Cleveland Inv Date Due Date Total Due Current 1-30 31-60 61-90 91-120 121 +

Customer # 501-13901 Bill Name: Gangbusters

Term: 10 Contact: Josh Putnam Phone #: (216) 384-2884

5011134 12/01/2013 12/11/2013 165.00 0.00 0.00 165.00 0.00 0.00 0.00Commercial Cleaning Services 5011005 01/01/2014 01/11/2014 165.00 0.00 165.00 0.00 0.00 0.00 0.00Commercial Cleaning Services

330.00 0.00 165.00 165.00 0.00 0.00 0.00

Customer # 501-56673 Bill Name: St Johns by the Ocean

Term: 30 Contact: Sarah Jones Phone #: (216) 327-3838

5014563 01/01/2014 01/30/2014 344.00 344.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00Commercial Cleaning Services

344.00 344.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Customer # 501-59047 Bill Name: Bob’s Veterinary Services

Term: 10 Contact: Terri Murray Phone #: (440) 383-8393

5011164 11/01/2013 11/11/2013 1,020.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00Commercial Cleaning Services

1,020.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

1,694.00 509.00 165.00 0.00 0.00 0.00

Date: Jan 28, 2014

1,020.00

1,020.00

1,020.00



Utilice el ejemplo del estado de cuenta de negocio de franquicia N.° 2 (páginas siguientes)

y el informe de antigüedad de muestra para completar la información faltante. Debatir.

Informe de Antigüedad:

1. ¿Cuáles son los términos de pago correspondientes al cliente 501-13901? ______________

2. ¿Se encuentra en mora el cliente 501-56673? ______________

3. ¿Se encuentra en mora el cliente 501-59047? ______________

4. Debatir: ¿qué sucederá si su cliente no paga al final del tercer mes?

Estado de cuenta de negocio de franquicia N.° 2:

5. ¿Cuál es el monto facturado al cliente 501-59047 correspondiente a enero?

______________

6. ¿Cuánto se descontó en concepto de reembolso? ______________

7. ¿Cuáles son las razones posibles para realizar un reembolso? ______________

8. Debatir: ¿Qué podría hacer este Negocio de Franquicia para mejorar su rentabilidad?

Respuestas: 10 días; No (plazo de 30 días); Sí; Reembolso; $0; $1,020; el cliente no pagó o canceló el servicio.





1

Franchised Business Statement Summary January, 2014

(Sample Statement for training) Service Billing Monthly Commercial Cleaning Service 2,105.00Total Service Billing 2,105.00 Fees Royalty and Support Fee -315.75 General Liability Insurance -116.00 FOJ -50.52 Janitorial Bond -5.95Total Fees -488.22 Customer Receivables Chargeback for Customers non payment -867.00 Payback 0.00 Collection Recovery 0.00Total Receivables -867.00 Note Payments Note Principal -1,038.29 Note Interest -61.56Total Note Payments -1,099.85 Supplies/Equipment Purchased (Does not factor into total) Equipment Purchased 0.00 Supply Purchased -17.99Sub Total for Purchases -17.99 Taxes -1.08Total for Purchases -19.07


Check Amount -369.14






2

RS Cust #




6000123 198.00 29.70 168.30


1/1/2014 1/31/2014

6000147 125.00 18.75 106.25



5011134 165.00 165.00 24.75 140.25


1/1/2014 1/31/2014

5011135 150.00 150.00 22.50 127.50


1/1/2014 1/31/2014

5011136 265.00 265.00 39.75 225.25


1/1/2014 1/31/2014

5011187 160.00 160.00 24.00 136.00


1/1/2014 1/31/2014

5011194 175.00 175.00 26.25 148.75


1/1/2014 1/31/2014

5014563 344.00 344.00 51.60 292.40


1/1/2014 1/31/2014

5017435 198.00 198.00 29.70 168.30


1/1/2014 1/31/2014

5013758 160.00 160.00 24.00 136.00


1/1/2014 1/31/2014

5011887 165.00 165.00 24.75 140.25

Section Total: 2,105.00 315.75 1,789.25



187.00 -93.03 -1.87 -94.90 93.97


102.00 -102.00 -1.02 -103.02 0.00


220.98 -109.95 -2.21 -112.16 111.03


233.84 -116.34 -2.34 -118.68 117.50

501-94730 13 Of 36 4418 – Initial Sale Long Term 5,411.55 -161.77 -54.12 -215.89 5,249.78

501-40489 1 Of 3 4817 Equipment Revenue – 7 – 90 day SAC

1,355.60 -455.20 0.00 -455.20 910.40

Section Total: 7,510.97 -1,038.29 -61.56 -1,099.85 -6,472.68

Note Payments







3



1 1

5.49

12.50

5.49

12.50

0.33 0.75

5.82

13.25


SO #: 501-44949 1 of 1 -19.07


Charge Backs

Cust # Customer Start Inv # Net

501-59047 Bob’s Veterinary Service 11/1/2013 5011164 -867.00




Chargebacks





Utilice el ejemplo del Estado de Cuenta de Franquicia N.º 3 (siguientes páginas) para

completar la información faltante. Debatir.

1. ¿Cuánto de la facturación por servicios de enero corresponde a Servicios Especiales?

_________________

2. ¿Qué Servicios Especiales fueron prestados? _________________

3. ¿Por qué este Negocio de Franquicia paga una Comisión por Intermediación?

4. ¿Por qué el monto bruto correspondiente a Servicios Especiales del cliente 501-30849

es $280 en vez de $350?

5. ¿Qué % de la facturación por Servicios Especiales corresponde a una Comisión por

Intermediación? _________________

6. ¿Por qué el cliente 501-59038 tiene un crédito a favor?

Respuestas: $1,175; Limpieza de alfombras y extracción/restauración; Coverall vendió el Servicio Especial y se lo ofreció al Negocio de Franquicia a cambio de una Comisión por Intermediación; monto facturado – Comisión por Intermediación = monto bruto; 20%; la frecuencia del servicio se redujo de 5 veces por semana a 3 veces por semana.





1

Franchised Business Statement Summary January, 2014

(Sample Statement for training)

Service Billing Monthly Commercial Cleaning Service 3,305.00 Special Commercial Cleaning Service 1,175.00 Credit Special Commercial Cleaning Service -142.00 Finders Fee -70.00Total Service Billing 4,268.00 Fees Royalty and Support Fee -661.50 General Liability Insurance -161.00 FOJ -102.43 Janitorial Bond -5.95Total Fees -930.88 Customer Receivables Chargeback for Customers non payment 0.00 Payback 0.00 Collection Recovery 0.00Total Receivables 0.00 Note Payments Note Principal -684.13 Note Interest -73.34Total Note Payments -758.47 Supplies/Equipment Purchased (Does not factor into total) Equipment Purchased 0.00 Supply Purchased -17.99Sub Total for Purchases -17.99 Taxes -1.08Total for Purchases -19.07


Check Amount 2,559.56






2

RS Cust #




6000123 198.00 29.70 168.30


1/1/2014 1/31/2014

6000147 125.00 18.75 106.25



5011134 165.00 165.00 24.75 140.25


1/1/2014 1/31/2014

5011135 150.00 150.00 22.50 127.50


1/1/2014 1/31/2014

5011136 265.00 265.00 39.75 225.25

501-59038 Flanigans Furniture Gallery Commercial Cleaning Services

1/1/2014 1/31/2014

5011164 1,200.00 1,200.00 180.00 1,020.00


1/1/2014 1/31/2014

5011187 160.00 160.00 24.00 136.00


1/1/2014 1/31/2014

5011194 175.00 175.00 26.25 148.75


1/1/2014 1/31/2014

5014563 344.00 344.00 51.60 292.40


1/1/2014 1/31/2014

5017435 198.00 198.00 29.70 168.30


1/1/2014 1/31/2014

5013758 160.00 160.00 24.00 136.00


1/1/2014 1/31/2014

5011887 165.00 165.00 24.75 140.25

RSCR Cust #


Regular 501-59038 Flannigans Furniture Gallery 1/28/2014

1/31/2014 5019380 -142.00 -142.00 0.00 -142.00

Commercial Cleaning Service Credit –

SS Cust #


Regular 501-30849 Medical Center Five

Special Commercial Cleaning Service – Carpet Cleaning

1/1/2014 1/31/2014

5011476 350.00 280.00 42.00 238.00

501-59038 Flanigans Furniture Gallery Special Commercial Cleaning Service – Strip and Refinish

1/1/2014 1/31/2014

5087197 825.00 825.00 123.75 701.25

Section Total: 4,268.00 661.50 3,606.50



Due to missed credit service





3



187.00 -93.03 -1.87 -94.90 93.97


102.00 -102.00 -1.02 -103.02 0.00


220.98 -109.95 -2.21 -112.16 111.03


233.84 -116.34 -2.34 -118.68 117.50

501-94730 13 Of 36 4418 – Initial Sale Long Term 5,411.55 -161.77 -54.12 -215.89 5,249.78 501-40489 5 Of 12 4817 Equipment Revenue – 7

– 12 Mth Note 852.07 -101.04 -12.78 -113.82 751.03

Section Total: 7,007.44 -684.13 -74.34 -758.47 -6.323.31



1 1

5.49

12.50

5.49

12.50

0.33 0.75

5.82

13.25


SO #: 501-44949 1 of 1 -19.07


Note Payments








Cómo crear un plan de negocios

Como parte de la Capacitación Inicial debe crear un plan de negocios y revisarlo con Coverall. Puede utilizar cualquier formato que desee para su plan de negocios. El sitio web para la Administración de Pequeñas Empresas [Small Business Administration (SBA)] es un recurso gratuito que brinda orientación y plantillas: http://www.sba.gov/category/navigation-structure/starting-managing-business/starting-business/writing-business-plan. Microsoft también ofrece una variedad de plantillas para plan de negocios gratuitas: http://office.microsoft.com/en-us/templates.

¿Qué es un plan de negocios?

Un plan de negocios es una hoja de ruta que determina el modo en que administrará su negocio. Su plan puede ayudarlo a crear una visión realista de sus finanzas, encontrar oportunidades de crecimiento y evitar errores costosos.

Un plan de negocio básico generalmente incluye lo siguiente:

1. Declaración de la visión. Describa el propósito y las metas de su negocio.

2. Perfil del negocio. Enumere los servicios que ofrecerá y las razones por las cuales su empresa está lista para triunfar.

3. Proyección de pérdidas y ganancias. Desarrolle un flujo de fondos correspondiente a un año que defina claramente los ingresos estimados de su negocio, los gastos y la ganancia o pérdida. Vea un ejemplo en la siguiente página.

4. Plan de crecimiento. ¿Qué tan grande quiere que sea su negocio? ¿Cuál será su rol en el negocio? Describa cómo y cuándo planea expandir su negocio. Incluya los ingresos y gastos anticipados relacionados con su plan de crecimiento, como la compra de equipos o la contratación de empleados. Por ejemplo, si desea incorporar un empleado podría proyectar el aumento de ingresos, así como el salario del empleado, impuestos, cobertura de compensación del trabajador u otros gastos.

5. Marketing y Ventas. Documente la fuerza de su marca, el modo en que promocionará su negocio, el proceso que implementará para fomentar la satisfacción del cliente, y cómo conseguirá nuevos clientes.





Ejemplo de proyeccion de perdidad y ganancias

INGRESOS (dinero que ingresa)

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6…Registrado hasta la fecha

Nuevo servicio regular

Existente servicio regular

Servicio especial

Otros

Total de ingresos

GASTOS (dinero que sale)

Regalía y Cargo por Apoyo

Seguros

Suministros

Teléfonos e Internet

Gastos de automóvil

Trabajo

Otros

Gastos totales

GANANCIA BRUTA

Pagos de obligaciones

GANANCIA ANTES DE LOS IMPUESTOS

53

Plan de negocioEn este ejercicio comenzará a trabajar en su plan de negocios. Antes de finalizar su

Capacitación Inicial, revise su plan de negocios terminado con Coverall. Tome notas hoy

para comenzar a pensar en cómo le gustaría que marche su negocio. Debatir.

DECLARACIÓN DE LA VISIÓN.

• ¿Cuál es la finalidad de su negocio? ¿Por qué existe?

• ¿Cuáles son sus metas para su negocio? Pueden ser financieras, personales o de otra índole.

PERFIL DEL NEGOCIO

• ¿Su negocio tendrá alguna especialidad?

• ¿Qué servicios de Coverall ofrecerá su negocio?

• ¿Cómo planea triunfar?

PROYECCIÓN DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

• ¿Qué ingresos espera que su negocio tenga?

• ¿De qué forma se modificarán los ingresos de su negocio durante el primer año? ¿Por qué?

• ¿Su proyección de ingresos es realista? ¿O demasiado optimista?

• ¿Qué gastos de operación tendrá su negocio en forma continua?

• ¿De qué forma se modificarán los gastos de su negocio durante el primer año? ¿Por qué?

PLAN DE CRECIMIENTO

• ¿Qué tan “grande” quiere que sea su negocio? ¿Para cuándo?

• ¿Cuál será su rol en el negocio?

• ¿Cómo desarrollará su negocio?

• ¿Qué ingresos adicionales necesitará para cubrir los gastos de su negocio?

MARKETING Y VENTAS

• ¿Cuál es la fuerza de la marca que representa? ¿Por qué es diferente?

• ¿Cómo promocionará su negocio?

• ¿Qué proceso utilizará para fomentar la satisfacción del cliente?

• ¿Cómo planea conseguir nuevos clientes?





REVISIÓN


1. ________________________ (dinero que ingresa) son los pagos que recibe de sus clientes

por sus servicios.

2. ________________________ (dinero que sale) son los pagos que realiza para gestionar su

negocio como el Cargo por Regalía y Soporte, los seguros, los salarios de empleados,

los impuestos correspondientes a los empleados, de vehículo, telefonía móvil, pagos de

préstamos, equipos y suministros.

3. Los costos de ________________________ son los costos (gastos) que pagó para iniciar su

negocio y constituir su empresa, como el cargo inicial de franquicia, el kit de inicio, licencias

comerciales, teléfono móvil, computadora, impresora, otros equipos de oficina.

4. Los costos ________________________ son los costos (gastos) involucrados en la gestión

de su negocio, tales como el alquiler de automóvil, los pagos de préstamo, los salarios

de empleados, productos químicos y suministros, suministros de oficina, impuestos,

combustible, servicios de contador o abogado.

5. Un ________________________ es similar a un préstamo.

6. ¿Un reembolso sería positivo (suma) o negativo (resta) en un Estado de Cuenta?

_________________

7. ¿Una devolución sería positiva (suma) o negativa (resta) en un Estado de Cuenta?

_________________

8. Si su cliente aún no ha pagado al final del tercer mes (90 días), el monto que éste no pagó se

descontará de su facturación bruta mensual. Esto se denomina ________________________.

9. Si se le aplicó un reembolso y su cliente paga más tarde, el monto que le fue

descontado previamente será acreditado en su Estado de Cuenta. Esto se denomina

________________________.

10. Como parte de la Capacitación Inicial debe crear un plan de ________________________ y

revisarlo con Coverall. Este documento es una hoja de ruta que determina el modo en que

administrará su negocio. Su plan puede ayudarlo a crear una visión realista de sus finanzas,

encontrar oportunidades de crecimiento y evitar errores costosos.

Respuestas: Los ingresos; Los gastos; puesta en marcha; de operación; pagaré; negativo; positiva; reembolso; devolución; negocios.



Conservación de Registros y Cumplimiento

Las empresas deben lidiar con mucho trabajo administrativo. Es muy importante ser organizado. Puede utilizar el sistema de registro que desee siempre que muestre claramente sus ingresos y gastos.

A la hora de organizar los archivos de su empresa, lo más importante es MANTENER UN REGISTRO. No espere hasta el momento de pagar impuestos para encontrar los recibos y registrar las cosas. Acostúmbrese a archivar los documentos inmediatamente.

Si no conserva los registros requeridos, su empresa tal vez deba responder por ello. El período de tiempo durante el cual deben guardarse los documentos de negocios se rige por la ley federal y la ley estatal. Asegúrese de consultar las leyes del estado en el cual opera.

Cómo obtener una licencia comercial

Es posible que necesite una licencia comercial antes de comenzar su negocio de franquicia y abrir su cuenta bancaria comercial. Verifique con su ciudad local o condado si necesita alguna licencia. Debería poder encontrar esta información en línea e incluso solicitar su licencia comercial por el mismo medio.

Cuentas bancarias y tarjetas de crédito corporativas

Deberá tener una cuenta bancaria corporativa a nombre de su empresa. Nunca mezcle su cuenta bancaria corporativa con su cuenta personal. Por ejemplo, no pague gastos personales de su cuenta corporativa ni pague gastos comerciales desde una cuenta personal.

Considere la posibilidad de obtener una tarjeta de crédito corporativa, separada de sus tarjetas de crédito personales. Nunca mezcle sus tarjetas de crédito personales con las corporativas. Utilice su tarjeta de crédito corporativa para gastos comerciales únicamente.





Organización y archivo de documentos

Todos los estado de cuenta de negocio de franquicia de Coverall, recibos, copias de cheques, archivos de clientes y demás deberán organizarse y archivarse en un sistema de archivo. Ya sea que trabaje desde su casa o en una oficina, adquiera un archivador o determine un lugar para sus archivos.

Todos los registros contables deben guardarse durante al menos siete años (7) en caso de una auditoría fiscal por parte del Servicio de Impuestos Internos [Internal Revenue Service (IRS)], errores bancarios, u otros motivos que requieran que muestre sus documentos.

Recomendaciones y sugerencias:

► En la medida de lo posible, utilice una computadora para almacenar sus registros. Los programas de software pueden ayudarlo a crear un presupuesto mensual y resumen de ingresos mensual.

► Guarde todas las presentaciones de impuestos, documentos y comunicaciones del gobierno federal, estatal y local.

► Mantenga un libro de registro para anotar las lecturas de millas (odómetro) del uso corporativo de su automóvil.

► Guarde todos los recibos de gastos incurridos por usted o sus empleados.

► Guarde todos los estados de cuenta de negocio de franquicia de Coverall.

► Guarde todas las comunicaciones de Coverall.

► Haga copias de los cheques impresos.

► Genere una carpeta de archivo separada para cada cliente.

► Genere una carpeta de archivo separada para cada persona o empresa a quien usted pague (empleados, contratistas).

► Guarde los archivos en orden alfabético, comenzando con la A y terminando con la Z, para que pueda encontrarlos rápidamente.

► Genere un juego de archivos separado para cada año.

► Destruya los documentos que ya no necesita, si contienen información comercial o personal sensible.

► Sus documentos comerciales son información confidencial.

¿Debo contratar a un contador?

Cuando uno es propietario y opera un negocio, tiene que determinar lo que puede hacer por su cuenta y cuando debe contratar a un profesional, o adquirir una herramienta para simplificar las cosas y ahorrar tiempo.




Muchos propietarios de empresas pueden mantener un registro contable diario por sí mismos, pero cuando se trata de leyes tributarias y el cumplimiento normativo del negocio, recomendamos que trabaje con un contador público certificado (CPC). Un CPC puede presentar su declaración anual de impuestos y garantizar que cumpla con las leyes tributarias, como los pagos trimestrales del impuesto a la renta y los pagos de la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) de empleados. Un CPP también puede actuar como consultor de su negocio, ayudándolo a decidir cómo y cuándo debiera impulsar su negocio. Coverall no proporciona servicios financieros ni brinda recomendaciones específicas en relación con sus finanzas personales o comerciales.

¿Cuál es la mejor manera de mantener un registro/una contabilidad?

Si registra su contabilidad en papel, le recomendamos comprar un libro de contabilidad en una tienda de suministros para oficina y que lo use constantemente.

También puede llevar una contabilidad simple con un programa de hoja de cálculo como Microsoft Excel. Microsoft ofrece muchas plantillas de contabilidad en forma gratuita en línea.

Hay varios programas de software contable, como QuickBooks y Peachtree y programas contables gratuitos para pequeñas empresas, tales como Freshbooks o GnuCash. Algunos programas automatizan la nómina de empleados, los cálculos de impuestos y la emisión de cheques, y le ofrecen acceso a herramientas e informes de planeamiento y presupuestación. Consulte a su contador si tiene preferencia por algún programa de software contable.

No es necesario que utilice una computadora con software contable para controlar su negocio, pero lo recomendamos porque ahorra tiempo, reduce errores y lo ayuda a planificar un crecimiento futuro, en comparación con el lápiz/papel u hoja de cálculo contable.

Cumplimiento con las leyes tributarias

Los impuestos que paga en base a los ingresos de su negocio y las formas de pago dependen de su entidad corporativa (Sociedad de Responsabilidad Limitada o corporación). Deberá pagar un impuesto sobre las ganancias netas del año.

Si sabe que tendrá una ganancia anual, debería hacer pagos de impuestos estimados en forma trimestral (tenga en cuenta que éstos podrían ser obligatorios). Consulte a un contador para determinar la mejor forma de estructurar su empresa y de cobrar la ganancia del negocio.

Además de los impuestos comerciales exigidos por el gobierno federal, tendrá que pagar algunos impuestos estatales y locales. Cada estado y localidad tiene sus propias leyes fiscales.

Guía de registro de impuestos:http://www.sba.gov/category/navigation-structure/starting-managing-business/starting-business/establishing-business/tax





Registro de los impuestos del negocio

A lo largo del año, archive todos los documentos que demuestren sus ingresos y gastos:

► Todos los estados de cuenta de negocio de franquicia de Coverall mensuales

► Compras/recibos

► Comprobantes de venta

► Nómina

► Facturas

► Copias de facturas pagadas

► Comprobantes de depósito

► Cheques cancelados

► Resúmenes de cuenta bancarios

► Comprobantes de pagos con tarjeta de crédito

► Comprobantes de caja chica para pagos de montos menores

Información del Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre los gastos de empresa:http://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Deducting-Business-Expenses

¿Puedo deducir gastos de automóvil de mis impuestos?

Es posible que pueda deducir ciertos gastos de automóvil de sus impuestos. Consulte a un contador. Para más información, consulte el Ítem 510 del IRS: uso corporativo de automóviles en http://www.irs.gov/taxtopics/tc510.html




Cumplimiento de las normas de la OSHA (por sus siglas en inglés)

Cumplimiento de las normas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA):https://www.osha.gov/dcsp/compliance_assistance/quickstarts/index.html

La OSHA exige que archive y mantenga registros de la capacitación de todos los empleados, específicamente de la capacitación especializada. Esto incluye capacitación en:

► Agentes Patógenos que se transmiten por la Sangre y el Aire

► Norma de Comunicación de Riesgos

► Equipo de Protección Personal

► Registro de vacunación de Hepatitis B (para ciertos ambientes)

Cuando genere registros de capacitación, asegúrese de registrar las fechas, el horario y los lugares de capacitación junto con el nombre del empleado que realice la capacitación. También documente en el registro las fechas en que vencen las capacitaciones y en que los empleados deben volver a capacitarse. Consulte los estatutos de la OSHA para obtener información específica sobre los períodos y vencimientos de las capacitaciones y certificaciones.

Los registros de capacitación deberían archivarse en los archivos de los empleados y en un archivo de capacitación separado mientras que la persona permanezca empleada en su empresa y durante tres (3) años más.

FICHAS DE DATOS DE SEGURIDAD (FDS)

Las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) contienen detalles del riesgo asociado a una sustancia química y brinda información acerca de su uso seguro.

La OSHA requiere que las FDS correspondientes a todas las sustancias químicas que se utilizan estén disponibles tanto in situ en cada una de las localizaciones de sus clientes como en su oficina principal, para que todos los empleados puedan verlas y consultarlas. Las FDS deberían colocarse dentro del armario de limpieza o sobre el carro de limpieza. También debería informarse a los empleados de que las SDS se encuentran en todos los sitios de trabajo para su referencia.





Registros de empleados y cumplimiento de las leyes de trabajo

Además de los requisitos de mantener registros de nómina de sus empleados para efectos fiscales, también tiene la obligación de mantener registros de sus empleados. Los siguientes sitios ofrecen más información sobre los requisitos de informe del gobierno federal:

Conservación de registros http://www.dol.gov/whd/regs/compliance/whdfs21.htm

Registros de empleados que deben conservarse en archivohttp://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Recordkeeping

Beneficios de empleadoshttp://www.dol.gov/compliance/guide/erisa.htm

Manual del empleadohttp://www.sba.gov/content/managing-employees

Igualdad de Oportunidades en el Empleohttp://www.eeoc.gov/

Normas Laborales Justashttp://www.dol.gov/compliance/laws/comp-flsa.htm

Registros de operación

A lo largo de la vida de su empresa reunirá una gran cantidad de “registros de operación” que no están directamente relacionados con el flujo de fondos o los empleados, tales como:

► Estatutos de Constitución o Declaración de la Entidad de la Empresa

► Número de Identificación Tributaria

► Contrato de Franquicia de Servicios de Limpieza (JFA) de Coverall

► Manual de Políticas y Procedimientos del Negocio de Franquicia

► Garantías de Equipos, Guías del Usuario, Acuerdos y Contratos de Servicio

Los registros de operación son importantes para su empresa y deberían estar organizados y archivados en un lugar donde puedan encontrarse fácilmente.


REVISIÓN


1. A la hora de organizar los archivos de su empresa, lo más importante es

_________________ _________________. No espere hasta el momento de pagar

impuestos para encontrar los recibos y registrar las cosas. Acostúmbrese a archivar

los documentos inmediatamente.

2. Es posible que necesite una _________________ comercial antes de comenzar su

Negocio de Franquicia y abrir su cuenta bancaria comercial. Verifique con su ciudad

local o condado cuáles son los requisitos.

3. Deberá abrir una cuenta bancaria corporativa a nombre de su empresa. Nunca mezcle

su cuenta bancaria corporativa con su cuenta _________________.

4. Muchos propietarios de empresas pueden mantener un registro contable diario

por sí mismos, pero cuando se trata de leyes tributarias y el cumplimiento normativo

del negocio, recomendamos que trabaje con un _________________ público

certificado (CPC).

5. Además de los impuestos comerciales exigidos por el gobierno federal, tendrá que

pagar algunos impuestos _________________ y _________________.

6. La ______________ exige que archive y mantenga registros de la capacitación de todos

los empleados, específicamente de la capacitación especializada (como por ejemplo, la

capacitación sobre Agentes Patógenos que se transmiten por la Sangre y el Aire).



REVISIÓN continuación

7. A lo largo de la vida de su empresa reunirá una gran cantidad de _______________________

_______________________ que no están directamente relacionados con el flujo de fondos

o los empleados, tales como: Estatutos de Constitución o Declaración de la Entidad de

la Empresa, Número de Identificación Tributaria y el JFA de Coverall. Estos registros son

importantes para su empresa y deberían estar organizados y archivados en un lugar donde

puedan encontrarse fácilmente.

Respuestas: Mantener un registro; licencia; personal; contador; estatales, locales; OSHA; registros de operación.

63

En esta clase

► 5 maneras de hacer crecer su negocio

► Introducción a la Venta

► Introducción al Armado de Propuestas

► Contratación y Administración de Personal

CLASE 3

Cómo Hacer Crecer y Mantener su Negocio


5 maneras de hacer crecer su negocio

CLASE 3 – CÓMO HACER CRECER Y MANTENER SU NEGOCIO

Como propietario de un negocio, usted establecerá metas para usted y su negocio. ¿Está satisfecho con su negocio o desearía incrementar sus ingresos, ganancia y éxito? El crecimiento de su negocio requiere concentración en los aspectos fundamentales: tomar buenas decisiones, brindar un gran servicio y generar clientes satisfechos que lo recomienden a otros.

5 MANERAS DE HACER CRECER SU NEGOCIO

5 recomendaciones para hacer crecer su negocio:

1. Aumente la fidelización de sus clientes

2. Ofrezca Servicios Especiales

3. Si se le ofrecen, adquiera Negocios Adicionales

4. Obtenga sus propios clientes

5. Promocione su negocio

N.º 1: Aumente la fidelización de sus clientes

Su mejor cliente es el que ya tiene. No podrá desarrollar su negocio si queda atrapado en el ciclo de sustitución de clientes perdidos.

“Fidelización de clientes” significa mantener a sus clientes. La mejor manera de mantener a sus clientes es mantenerlos satisfechos con su servicio. Cuanto más tiempo mantenga un cliente, más rentable será ese cliente para su Negocio de Franquicia.

3 claves para fidelizar clientes:

► Servicio consistente

► Comunicación

► Confianza

SERVICIO CONSISTENTE

► Siga el Plan de Servicios de Coverall para cada cliente: los servicios que pagaron y que esperan recibir.

► Haga lo que dice que va a hacer. Solo haga promesas que puede cumplir.

► Los clientes tienden a ser leales a las empresas que les brindan las experiencias que esperan recibir.





COMUNICACIÓN

► Hable con sus clientes con frecuencia. No sea un extraño que presta servicios durante la noche.

► Asesore a sus clientes acerca de la manera de mejorar la limpieza de sus instalaciones. Usted es el experto.

► Sea amable y educado. Escuche. Responda. Diga “gracias”. Asegúrese de que sus empleados hagan lo mismo.

CONFIANZA

► Muéstrese orgulloso y confiado en su empresa y en la marca Coverall.

► Mire a la gente a los ojos cuando les hable y comuníquese con claridad. Deles la mano.

► Tenga un aspecto profesional y muestre ser digno de su confianza. Ellos le confían las llaves de su edificio.

La ventaja financiera de mantener sus clientes

Cuanto más tiempo mantenga un cliente, más probable será que obtenga una ganancia de su inversión.

Cada vez que su negocio pierde un cliente, también pierde cierto valor y además lleva tiempo.

La ventaja financiera de mantener sus clientes

• Reemplazar un cliente y recuperar la ganancia toma tiempo

• Los nuevos clientes pueden costarle un cargo

• A medida que paga sus obligaciones, la ganancia debería aumentar $

Pérdida de ganancias

Cliente perdido

Nuevo cliente

Ingresos – Gasto

s = Ganancia

Tiempo




¿Qué pasa si un cliente es más exigente que los demás?

No todos los clientes son iguales. Algunos exigen mucho tiempo y atención y otros no tanto. Cuando evalúe la totalidad de sus clientes, su cartera generalmente se equilibrará.

La pregunta más importante a hacerle a sus clientes:

¿Recomendaría mi compañía a otra persona?

Si la respuesta de su cliente es “no estoy seguro” o “no”, entonces podría haber un problema en su relación.

Respuesta sugerida:

• Lo siento mucho. Mi objetivo es asegurarme de que esté satisfecho con nuestro servicio.

• ¿Cuáles son las cosas que hacemos bien y que deberíamos continuar haciendo?

• ¿Cuáles son las cosas que le gustaría que mejoremos?

Si la respuesta de su cliente es “sí”, entonces la relación es buena.

Respuesta sugerida:

• Me alegra oír eso. Mi objetivo es asegurarme de que esté satisfecho con nuestro servicio.

• No dude en decirme cuando quiera si desea que hagamos algo más por usted.

• Si sabe de otras personas que deseen nuestro servicio, le agradecería su recomendación. Esto sería muy importante para nosotros.





N.º 2: Ofrezca Servicios Especiales

Una gran manera de aumentar sus ingresos es ofrecer Servicios Especiales tales como:

► cuidado de pisos duros: pulido, cepillado y recapado, decapado y restauración;

► cuidado de alfombras: extracción, encapsulación;

► limpieza de vidrios;

► limpieza del polvo en superficies altas;

► limpieza de tapizados;

► limpieza de evento especial.

Busque oportunidades cada vez que visite a sus clientes:

► ¿Sus pisos están opacos, marcados o sin brillo?

► ¿Sus alfombras tienen manchas o parecen sucias?

► ¿Hay una acumulación de suciedad sobre los zócalos, especialmente en los baños?

► ¿Los vidrios del vestíbulo se ven sucios?

► ¿Hay polvo sobre sus conductos de aire en altura?

► ¿Están planeando un evento o festejo que requerirá una limpieza adicional?

Si ve una oportunidad, proponga un Servicio Especial a su cliente o llame a su Centro de Soporte para obtener ayuda con la venta.

Si un cliente se queja de algo que no forma parte de su Plan de Servicio, sugiera un Servicio Especial para resolver el problema. Por ejemplo, si el cliente se queja de una alfombra sucia (que no puede limpiarse a fondo con su aspiradora mochila con HEPA ni mediante la remoción ocasional de manchas pequeñas), sugiera una limpieza de alfombras.

Si el problema se encuentra en un área pequeña, como la alfombra del pasillo cerca de la cafetería, y sabe que no tomará mucho tiempo limpiarla, entonces podría tal vez ofrecer un Servicio Especial pequeño de limpieza de alfombras sin costo. Anote su servicio en el libro de registro y convérselo con su cliente. Un pequeño esfuerzo de cortesía podría resultar en una mayor satisfacción del cliente y la oportunidad de proponer un Servicio Especial más grande para todo el sitio en el futuro.




N.º 3: Si se le ofrecen, adquiera Negocios Adicionales

Los “Negocios Adicionales” son Contratos de Servicio de clientes que puede adquirir más allá de su paquete original de franquicia. Por ejemplo, si compró un P-2000 y quiere más ingresos de clientes por encima de un volumen bruto mensual en dólares de $2000, podría hacer crecer su negocio con la adquisición de nuevos clientes de Coverall. Coverall podría o no tener Negocios Adicionales para ofrecerle. Si Coverall le ofrece Negocios Adicionales y usted acepta al cliente, entonces deberá pagarle a Coverall un cargo por Ventas y Marketing por la adquisición del cliente.

N.º 4: Obtenga sus propios clientes: el cliente de al lado

¿Cuáles son las instalaciones que se encuentran al lado de sus clientes? Esas instalaciones podrían ser su nuevo cliente. Para encontrar nuevos clientes comience por hablar con el “cliente de al lado” de su cliente actual.

Cuando tenga un cliente potencial al que quiera prestar servicios, complete un Formulario de Clientes Potenciales en su Centro de Soporte de Coverall. Si Coverall aún no ha intentado ofrecerle servicios a ese cliente potencial o el cliente potencial aún no es un cliente de Coverall, entonces usted tendrá 90 días para ofrecerle sus servicios al cliente potencial por su cuenta.

Cuando le brinda sus servicios a un nuevo cliente por su cuenta, no debe pagarle a Coverall un cargo por Ventas y Marketing, debido a que obtuvo el cliente por sus propios medios.

Consulte la sección “Introducción a la Venta” en este Manual de Trabajo para obtener más información sobre cómo vender a nuevos clientes.





N.º 5: Promocione su negocio

Marketing significa promocionar su negocio y servicios a otros. Como negocio dentro de su comunidad, puede tomar algunas medidas básicas para promocionarse:

► Establezca un teléfono para su negocio; configure un correo de voz que represente su negocio.

► Responda a cada llamada como si fuera un cliente o cliente potencial.

► Utilice tarjetas de negocios para presentar su negocio.

► Use vestimenta con la marca Coverall cuando represente a su negocio.

► Obtenga folletos de venta de su Centro de Soporte y entréguelos a las empresas locales.

► Utilice imanes para vehículos con el logotipo de Coverall para identificar su negocio.

► Elabore un “discurso para el elevador” para su negocio: lo que dirá cuando la gente le pregunte, “¿A qué se dedica su empresa?”

► Utilice el sitio web de Coverall para representar a su negocio (www.coverall.com).

¿Puedo crear un anuncio?

Sí. Es probable que desee hacer publicidad en un periódico local, boletín de la iglesia u otro lugar. Envíe su anuncio a [email protected] para su revisión antes de publicar el anuncio.

Asegúrese de incluir este texto en su anuncio: Un Negocio de Franquicia Coverall con propietario particular, operado en forma independiente. Los pequeños anuncios no necesitan el logotipo de Coverall, pero los más grandes sí lo requieren.

Consulte el Manual de políticas y procedimientos del negocio de franquicia para conocer las pautas y el contenido aprobado para su uso en anuncios y las reglas que debe seguir para proteger la marca Coverall.

¿Puedo crear un sitio web de Coverall?

Sí, puede crear una página web para su negocio, pero debe usar las plantillas y seguir los lineamientos de la marca Coverall. Para obtener más información, consulte el Manual de políticas y procedimientos.

Para obtener más información, consulte el Manual de políticas y procedimientos del negocio de franquicia.




Cómo promocionar su negocio en línea

Considere la posibilidad de crear una página en Facebook y una página en LinkedIn para su Negocio de Franquicia. Ambas son formas generalizadas de promover negocios en línea.

Consulte el Manual de políticas y procedimientos del negocio de franquicia para conocer las pautas y contenidos aprobados para su uso en publicaciones locales. Éste incluye reglas que debe seguir para proteger la marca Coverall.

Recomendamos que su Negocio de Franquicia siga o marque como “me gusta” a Coverall en los sitios de medios sociales enumerados a continuación. Si Coverall publica un artículo, video u otro elemento, haga un comentario y compártalo en su sitio de medios sociales. Haga comentarios positivos y recuerde que representa a la marca Coverall.

Blog: http://blog.coverall.com

Facebook: https://www.facebook.com/coverall

LinkedIn: http://www.linkedin.com/company/coverall-health-based-cleaning-system

YouTube: http://www.youtube.com/coveralldotcom

Twitter: https://twitter.com/coverallhbcs



Cómo Hacer Crecer y Mantener su Negocio

1. La__________________ de clientes significa mantener a sus clientes.

2. Cuanto más tiempo mantenga un cliente, más probable será que obtenga una

__________________ de su inversión.

3. Tres formas de mantener a sus clientes: __________________ consistente,

__________________ y __________________.

4. Si su cliente no recomendaría su empresa a otras personas, entonces podría haber un

__________________ en su relación.

5. Una gran manera de aumentar sus ingresos es ofrecer __________________

__________________, tales como el cuidado de pisos duros, cuidado de alfombras y

limpieza de vidrios.

6. Cuando tenga un cliente potencial al que quiera prestar servicios, complete un

Formulario de _____________ ________________ en su Centro de Soporte de Coverall.

Si Coverall aún no ha intentado ofrecerle servicios a ese cliente potencial, entonces

usted tendrá _________________ días para ofrecerle sus servicios al cliente potencial

por su cuenta.

7. VERDADERO o FALSO: Cuando ofrezca sus servicios a un nuevo cliente por su

cuenta, pagará los cargos mensuales requeridos, tales como el cargo de 15% en

concepto de Regalía y Soporte por los servicios de facturación y cobranza, entre otros.

Respuestas: Fidelización; ganancia; servicio, comunicación y confianza; problema; Servicios Especiales; Clientes Potenciales, 90; VERDADERO.

REVISIÓN



Introducción a la Venta

Cada vez que hable con alguien acerca de su negocio, tiene la oportunidad de vender sus servicios a un nuevo cliente o que lo recomienden a un nuevo cliente.

¿Le gusta vender?

Muchas personas responden “no” a esa pregunta porque piensan que “vender” es algo negativo. Pero los propietarios de negocios “venden” todos los días de maneras muy positivas.

“Vender” es tan sencillo como tener una buena conversación con un cliente potencial. El cliente potencial tiene un problema o una necesidad, y usted tiene una solución: un servicio de limpieza comercial profesional brindado por un experto certificado. La clave está en ver si hay una coincidencia entre lo que ellos quieren y lo que usted ofrece.

Cómo encontrar clientes potenciales

Su siguiente mejor cliente podría estar en la oficina contigua a su cliente actual. O, puede ser una recomendación de alguien que conoce a una empresa que podría estar necesitando sus servicios.

Un “cliente potencial” es alguien que podría contratar sus servicios y pasar a ser su cliente.

► Pídale a las personas contactos de referencia: “¿A quién conoce que podría necesitar un servicio de limpieza de alta calidad?”

► Anote los nombres de las empresas que están al lado de sus clientes actuales.

► Cuando tenga un cliente potencial, complete un Formulario de Clientes Potenciales en su Centro de Soporte de Coverall. Si Coverall aún no ha intentado ofrecerle servicios a ese cliente potencial, entonces usted tendrá 90 días para ofrecerle sus servicios al cliente potencial por su cuenta.

Prepárese para ofrecerle sus servicios a un cliente potencial:

► Use vestimenta de Coverall limpia, como una camisa y su tarjeta de identificación de Propietario de Negocio de Franquicia.

► Lleve su tarjeta de negocios de Coverall y un folleto de Coverall.

► Arme una “carpeta de logros” con cartas de sus actuales clientes satisfechos, fotografías del “antes y después” de sus Servicios Especiales y otros contenidos que muestren el éxito de su negocio.

► Lleve un bloc de notas para anotar lo que el cliente potencial espera del servicio de limpieza.

► Lleve folletos y otras herramientas de venta.





Solicite hablar con alguien:

► Ingrese al edificio del cliente potencial con confianza. Sonría.

► Preséntese y explique a qué se dedica su negocio:

– Hola, soy _______. Poseo una empresa de limpieza comercial de Coverall y la empresa de al lado es uno de mis clientes.

– Me gustaría hablar con usted acerca de los servicios de limpieza y cuáles son cosas que considera más importantes.

► Si el cliente potencial puede hablar con usted de inmediato, entonces hágalo.

► Si el cliente potencial no puede hablar de inmediato, obtenga una tarjeta de negocios y programe una reunión. Confirme la hora. Deje un folleto de Coverall y su tarjeta de negocios de Coverall.

Si no logra que nadie hable con usted acerca de su negocio:

► Despídase de manera positiva para que pueda volver.

– Es una pena. Las situaciones cambian. Aquí le dejo algo de información acerca de mi empresa.La empresa de al lado es un cliente mío, así que estoy por la zona todo el tiempo. Pasaré nuevamente en un par de meses para ver cómo van las cosas.

– ¡Muchas gracias!

► Siempre sea amable, aunque el cliente potencial no sea amable con usted.

Ideas:

► Cuanto más a menudo lo vea el cliente potencial, será menos un desconocido.

► Busque una excusa para pasar nuevamente en unos meses:

– Veo que a su puerta de acceso de vidrio le vendría bien una limpieza profunda.

– Con el mal tiempo que hemos tenido últimamente, pensé que sería un buen momento para proponerle limpiar sus alfombras y pisos.

– Con el fin del invierno, muchos de nuestros clientes necesitan una limpieza profunda.




Proceso de ventas de Coverall

El proceso de ventas de Coverall se parece a un diamante de béisbol:

1ra. base: Genere un vínculo

Genere un vínculo = identifique los puntos que le producen “dolor de cabeza” a su cliente potencial.

Conózcanse

► Mire al cliente potencial a los ojos, dele su mano.

► Gracias por dedicarme su tiempo.

► Mi nombre es ____ y mi compañía es ____.

► Presente su tarjeta de negocios.

► Mi empresa es un Negocio de Franquicia certificado de Coverall. Esto significa que he sido capacitado en un proceso que además de limpiar elimina gérmenes. Se trata de un programa de limpieza que es mejor al que la mayoría de las personas utiliza.

► Me gustaría hacerle algunas preguntas para saber qué es lo más importante para usted en relación con su limpieza.

Proceso de Ventas de Coverall

3ra. base:Asesoramiento

u Planilla de Venta de Core 4® ®

2

3 1

H

2da. base: Asegúrese: ¿Tiene deseos de continuar?

u Inspección del Sitio de Coverall

1ra. base:Genere un vínculo

u Formulario de Relevamiento de Datos

Base meta: Cierre

u Plan de Servicio (propuesta) y Contrato de Servicio de Coverall





Formulario de Relevamiento de Datos

En la primera base, utilice el Formulario de Relevamiento de Datos (página siguiente) para hacer preguntas y averiguar si el cliente potencial tiene algunos “dolores de cabeza” o problemas en relación con su servicio de limpieza actual. Tómese el tiempo para hacer todas las preguntas.

1. Cuénteme acerca de su programa de limpieza actual. ¿Está conforme con el servicio?

2. ¿Qué es lo más importante para usted en relación con cómo se limpia su oficina? ¿Por qué es ello tan importante?

3. ¿Cuál cosa le gustaría que se limpie mejor? ¿Por qué es ello una prioridad para usted? ¿Ha tenido problemas con ello en el pasado?

4. ¿Qué cosa es importante para usted en relación con la comunicación entre usted y su servicio de limpieza?

5. ¿Qué otra cosa ayudaría a crear una excelente experiencia de cliente para usted?

Otras secciones del Formulario de Relevamiento de Datos:

► Identifique sus principales preocupaciones acerca de la limpieza, la seguridad y la protección

► Enumere 3 cosas para mejorar en forma inmediata

► Converse acerca de su proceso de decisión

Demuestre que está escuchando:

► Mire al cliente potencial a los ojos, afirme con la cabeza y diga aha, sí, entiendo, etc.

► Tome notas.

► Reaccione cuando corresponda. Sea curioso pero no molesto.

– Oh, caramba. Lo lamento.

– Sí, veo mucho de eso.

– Oh, eso sería muy malo.

– Vaya, eso no suena muy bien.

– Bueno, seguro que podemos mejorar eso.




Formulario de Relevamiento de Datos: ¿Qué cosas son importantes para el cliente?

© 2014 Coverall North America, Inc. AS-FactForm-0414

1. Cuénteme acerca de su programa de limpieza actual. ¿Está conforme con el servicio?2. ¿Qué es lo más importante para usted en relación a cómo se limpian sus instalaciones? ¿Por qué es ello tan importante?

3. ¿Cuál cosa le gustaría que se limpie mejor? ¿Por qué es ello una prioridad para usted? ¿Ha tenido problemas con ello en el pasado?

4. ¿Qué cosa es importante para usted en relación con la comunicación entre usted y su servicio de limpieza?

5. ¿Qué otra cosa ayudaría a crear una excelente experiencia de cliente para usted?

Principales preocupaciones acerca de la Limpieza, la Seguridad y la Protección:

Pisos y alfombras Puntos o manchas en

alfombras

Poco brillo en pisos duros

Zócalos descuidados

___________________

Baños Mal olor

Suciedad alrededor de inodoros/mingitorios

Espejos

Paredes y puestos

Pisos

___________________

Remoción de la basura En oficinas

En áreas de la cocina

En baños

___________________

___________________

Remoción del polvo y limpieza con trapo

Polvo sobre muebles

Polvo en ventilaciones, luces

Vidrios sucios

Persianas y repisas de ventana sucias

Particiones de vidrio sucias

___________________

Áreas de la cocina Microondas

Refrigeradores

Áreas de fregaderos

Mesas y sillas

Pisos

___________________

Áreas especiales Se requiere limpieza especial

Se requieren desinfectantes especiales

___________________

Eliminación de gérmenes Productos de limpieza

de baja calidad

Toallas de papel o trapos de tela

Trapeadores de hilos

Cubetas sucias

Aspiradora vertical

Tecnología de limpieza anticuada

___________________

Seguridad y Protección Productos químicos sin rotular

Pisos mojados

Situaciones de riesgo

Claves o contraseñas

Garantía y seguro

___________________

Comunicación ___________________

___________________

3 cosas para mejorar en forma inmediata

1. ____________________________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________________________

3. ____________________________________________________________________________________________

Proceso de decisión

1. ¿Cuándo le gustaría comenzar con su nuevo servicio de limpieza?

2. ¿Cuál es su presupuesto de limpieza actual?

3. ¿Cuáles son los pasos que dará para tomar una decisión respecto de Coverall?

4. ¿En qué factor(es) basará su decisión?

5. ¿Qué tan pronto podemos revisar la propuesta?





2da. base: Asegúrese: ¿tiene deseos de continuar?Asegúrese = continúe con la reunión y realice una Inspección del Sitio.

En la segunda base tome tiempo para averiguar si el cliente potencial quiere seguir hablando. Haga una pregunta simple que puedan responder con un sí o un no.

Preguntas que podría hacer:

► Parece que tiene algunos problemas de limpieza que desea solucionar. ¿Verdad? (sí/no)

► Si le parece, continuemos hablando. ¿Está de acuerdo? (sí/no)

► Comprendo todo lo que dice. ¿Puede mostrarme algunas de las cosas que hemos conversado? (sí/no)

¡Genial! Hagamos una Inspección del Sitio para que me muestre las cosas más importantes para usted.

Cuándo realizar una Inspección del Sitio:

► Este es el momento de obtener permiso para recorrer las instalaciones con el cliente potencial y hacer anotaciones para calcular el precio de una propuesta. La Inspección del Sitio también lo ayuda a ver lo que es importante para el cliente potencial acerca de su programa de limpieza. Cuanto mejor comprenda su situación actual, mejor podrá posicionar el valor del Proceso Core 4® de Coverall.

► A veces un cliente potencial deseará recorrer las instalaciones de inmediato. Otras veces, tal vez deba utilizar la Planilla de Venta de Core 4® más temprano en el proceso de ventas para discutir el programa de limpieza. Utilice el Proceso de Ventas de Coverall como una buena práctica, pero sea flexible, algunos clientes potenciales desearán moverse más rápido o más lento.

► En todos los casos, tómese tiempo para hacer preguntas y comprender las necesidades de los clientes potenciales.

Durante la Inspección del Sitio:

► QUÉ HACER: complete el Formulario de Inspección del Sitio. Aprenderá a utilizar esta herramienta durante la “Introducción al Armado de Propuestas.”

► QUÉ HACER: busque en el armario botellas con productos químicos sin rotular, trapeadores de hilos, trapos de tela, cubetas viejas y sucias. Tener botellas sin rótulos y la ausencia de fichas de datos de seguridad son violaciones de la OSHA.

► QUÉ HACER: mire detrás de las puertas, toque la parte superior de los marcos de las puertas, pase un dedo por el polvo sin ser demasiado obvio al cliente potencial.

► QUÉ DECIR: Hay varias cosas que definitivamente podríamos mejorar.

Siempre sea profesional:

► NO diga cosas negativas sobre su proveedor de servicios de limpieza actual. (¡Podría ser un miembro de la familia!).

► NO hable mal de un competidor.

► NO les diga que su edificio está muy sucio, aunque así sea.




Inspección del Sitio

Sala o Área Piso Largo x Ancho = Pies Notas

Total de pies cuadrados a limpiar: Simple Intermedia Profunda

Área total del piso AlfombraBaldosasde vinilo

Baldosas Otros

Total de pies cuadrados de baños a limpiar: Cantidad de accesorios de baño:

© 2014 Coverall North America, Inc. Información Confidencial.

Cliente: __________________________________________________ Contacto: ______________________________________________

Teléfono: ________________________________________________ Correo electrónico: _____________________________________

Dirección: _________________________________________________________________________________________________________

Fecha de inicio: ______________________ Frecuencia: _____________________ Días del servicio: __L __M __M __J __V __S __D



Genere un vínculo y asegúrese

El Instructor desempeñará el papel de su cliente potencial. Preséntese, utilice el Formulario

de Relevamiento de Datos para hacer preguntas (1ra. base) y decida si el cliente potencial

quiere continuar (2da. base) con una Inspección del Sitio.

PRESÉNTESE:

• Deles la mano. Mírelos a los ojos. Preséntese.

• Cuénteles acerca de su negocio.

• Dígales lo que le gustaría hacer.

HAGA PREGUNTAS EN BASE AL FORMULARIO DE RELEVAMIENTO DE DATOS:

• ¿Actualmente utilizan un servicio de limpieza?

• ¿Consideran que la limpieza es buena?

• ¿Qué cosas son importantes para ellos en relación con su programa de limpieza?

DEMUESTRE QUE ESTÁ ESCUCHANDO:

• Mire al cliente potencial a los ojos, afirme con la cabeza y diga aha, sí, entiendo, etc.

• Tome notas.

• Reaccione cuando corresponda. Sea curioso pero no molesto.

ASEGÚRESE: ¿TIENE DESEOS DE CONTINUAR?

Preguntas que podría hacer:

• Parece que tiene algunos problemas de limpieza que desea solucionar. ¿Verdad? (sí/no)

• Si le parece, continuemos hablando. ¿Está de acuerdo? (sí/no)

• Comprendo todo lo que dice. ¿Puede mostrarme algunas de las cosas que hemos conversado? (sí/no)

¡Genial! Hagamos una Inspección del Sitio para que me muestre las cosas más importantes para usted.

NOTA: No practicaremos una Inspección del Sitio en esta clase.

EJERCICIO DE PRÁCTICA




3ra. base: Asesoramiento

Asesoramiento = muestre cómo puede ayudar.

En la tercera base utilice la Planilla de Venta de Core 4® (página siguiente) para hablar sobre cómo su empresa limpiará de modo distinto.

► Algunas de las cosas que observo son. . .

– Sea sincero pero respetuoso acerca de la limpieza que se necesita llevar a cabo

► Lo que haremos es. . .

– Muéstreles de qué forma el Core 4® es mejor

► Esto los ayudará a. . .

– Dígales la diferencia que notarán

Algunas de las cosas que observo son: Lo que haremos es: Esto los ayudará a:

• Malos olores (en baño) • Botellas con productos químicos sin rotular• Productos químicos de baja calidad

Utilizar desinfectantes de uso hospitalario que matan los gérmenes

Tener instalaciones más limpias que luzcan genial y libres de malos olores (con mejor aroma)

• Trapos de tela o toallas de papel• Trapos sucios• Vetas en vidrios o espejos

Utilizar microfibra codificada por colores, que actúa como un "imán" para la suciedad

Recoger más suciedad y asegurarse de que los gérmenes nocivos no se propaguen de un lugar a otro (del sanitario al escritorio)

• Trapeador de hilos sucios • Cubeta anticuada• Cubeta con agua sucia

Utilizar un sistema de trapeador plano de microfibra no sumergible

Tener pisos más limpios porque nunca se utiliza agua sucia sobre los pisosLos paños para trapear codificados por colores garantizan que los gérmenes no se propaguen de un lugar a otro (de baño a cocina)

• Aspiradora vertical• Bolsa de aspiradora llena• Cable de aspiradora gastado

Utilizar una aspiradora mochila con HEPA (filtro de aire de alta eficiencia)

Remover el polvo y otras partículas tan pequeñas como 0.3 micrones (muy pequeñas); menos polvo; ayuda a mejorar la calidad del aire

¿De qué otra forma podría utilizar el Core 4® para ayudar a resolver el problema de un cliente potencial?

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________





©2016 Coverall North America, Inc.

The Coverall Core 4®

Is Your Office CORE 4® Clean?The technology behind cleaning has changed dramatically over the last decade. It’s not enough for your janitor to just make

things look nice. The Coverall® Program goes much deeper to create a healthy work environment that helps reduce the risk

of infection and illness.

Hospital-grade Disinfectants Proven to kill germs

OSHA packaging and labels

EPA-registered chemicals1Color-coded Microfiber Helps prevent cross-contamination

Picks up 99% of dirt and germs

Environmentally friendly2No-Dip Microfiber Flat Mopping System 80% better cleaning than a string mop

Reduces cross-contamination

Never uses dirty water3HEPA Backpack Vacuum Captures up to 99.97% of airborne particles down to .3 microns

Helps improve indoor air quality

Quieter than most vacuums (62db)

4

AS-Core4SS-0116

To learn more call 800.537.3371 or visit www.coverall.com


Asesoramiento

Recién completó una Inspección del Sitio y observó algunos problemas que pueden

solucionarse con un programa de limpieza mejor:

► Malos olores en baños

► Ventilaciones, escritorios con polvo

► Trapeador de hilos y cubeta sucia

► Aspiradora vertical

Tome notas en el cuadro de abajo, luego haga una representación del papel y utilice la

Planilla de Venta Core 4® para discutir la forma en que su empresa puede ayudar.

Algunas de las cosas que observo son: Lo que haremos es: Esto los ayudará a:






Base meta: Cierre

Cierre = firma de un contrato.

La base meta es cuando se anota un “home run” al obtener un nuevo cliente. Antes del cierre, necesitará calcular un precio (propuesta). El Programa de Capacitación Inicial incluye una Introducción al Armado de Propuestas.

El cierre implica que les pida que lo contraten

Si desea tener un nuevo cliente, entonces deberá proponerles que contraten sus servicios. Puede decirlo de una forma que sea cómoda para usted, ¡pero debe decirlo!

3 ideas:

► Creo que podemos ayudarlo con esto. ¡Así que firmemos los papeles y comencemos de una vez!

► ¿Le gustaría que iniciemos el servicio el ___ o ___? ¡Genial! Entonces firmemos los papeles.

► Parece ser una buena idea que trabajemos juntos. ¿Cuándo podríamos comenzar?

¿Qué debe firmar su cliente potencial?

Su cliente potencial debe firmar un Contrato de Servicio de Propietario de Franquicia Coverall, que es un documento legal que establece que aceptan su precio y sus servicios.

También debería preparar un Plan de Servicios de Coverall (horario y propuesta de trabajo) que enumere sus servicios y la frecuencia con que limpiará las instalaciones del cliente potencial.

El Cargo por Soporte incluye el otorgamiento de Contratos de Servicio y ayuda con propuestas por parte de su Centro de Soporte. Su instructor le mostrará ejemplos.


Cierre de la venta

Está cerrando una venta y necesita pedirle al cliente potencial que trabaje con su e

mpresa. El instructor desempeñará el papel del cliente potencial. ¿Qué le dirá para

cerrar la venta?

3 ideas:

► Creo que podemos ayudarlo con esto. ¡Así que firmemos los papeles y comencemos de una vez!

► ¿Le gustaría que iniciemos el servicio el ___ o ___? ¡Genial! Entonces firmemos los papeles.

► Parece ser una buena idea que trabajemos juntos. ¿Cuándo podríamos comenzar?

O escriba su propia idea:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________





1. Un _________________________ es alguien que podría contratar sus servicios y pasar a

ser su cliente.

2. En la primera base, utilice el Formulario de ____________________ ___________________

para hacer preguntas y averiguar si el cliente potencial tiene algunos “dolores de

cabeza” o problemas en relación con su servicio de limpieza actual.

3. En la segunda base tome tiempo para averiguar si el cliente potencial quiere

seguir hablando. Haga una pregunta simple que puedan responder con un

___________________ o un ___________________.

4. En la tercera base utilice la Planilla de Venta de _________________________ para

hablar sobre cómo su empresa limpiará de modo distinto.

5. La base meta es cuando se anota un “home run” al obtener un nuevo

_________________________. Antes del cierre, necesitará calcular un precio

(propuesta). El Programa de Capacitación Inicial incluye una Introducción al

Armado de Propuestas.

6. Si desea tener un nuevo cliente, entonces deberá _________________________ que

contraten sus servicios. Puede decirlo de una forma que sea cómoda para usted,

¡pero debe decirlo!

7. Su cliente potencial debe firmar un ____________________ _________________________

de Propietario de Franquicia Coverall, que es un documento legal que establece que

aceptan su precio y sus servicios.

Respuestas: cliente potencial; Relevamiento de Datos; sí o no; Core 4®; cliente; solicitarles; Contrato de Servicio.

REVISIÓN



Introducción al Armado de Propuestas

“Armado de Propuestas” significa calcular un precio para los servicios de limpieza de su Negocio de Franquicia.

Antes de calcular una propuesta, utilice el Proceso de Ventas de Coverall (de “Introducción a la Venta”) o su propio proceso de ventas para comprender la situación del cliente potencial.

RECUERDE: Debe completar el Formulario de Clientes Potenciales y enviarlo a su Centro de Soporte antes de ofrecerle sus servicios a un cliente potencial. El formulario está disponible en su Centro de Soporte.

Cómo medir la superficie de las instalaciones del cliente potencial en pies cuadrados

Antes de calcular una propuesta necesita conocer la superficie en pies cuadrados (área) a limpiar. Esta se denomina “área a limpiar”.

La mayoría de la gente mide los pies cuadrados durante una Inspección del Sitio.

Los pies cuadrados se calculan multiplicando el largo por el ancho de una sala:

Odómetro

Una forma de medir los pies cuadrados es con un odómetro. Esta herramienta se rueda a lo largo del suelo y mide la distancia.

Medidor de distancia láser sin cinta

Un medidor de distancia láser es una manera rápida y fácil de medir distancias con precisión. Sosténgalo en su mano, apunte y presione el botón para medir el largo y el ancho.

15 pies

10 pies

100 pies

50 pies

La superficie en pies cuadrados de esta área es 15 x 10 = 150 pies cuadrados

La superficie en pies cuadrados de esta área es 100 x 50 = 5000 pies cuadrados





Contar baldosas

Otra forma de medir los pies cuadrados es contar las placas del cielo raso o las baldosas del piso. La mayoría de las placas del cielo raso miden 2 por 4 pies, o 2 por 2 pies. Las baldosas para el piso también vienen en diferentes tamaños. Se pueden calcular los pies cuadrados de una sala contando las placas/baldosas.

¿Qué pasa si la sala tiene una forma extraña?

Si la sala tiene una forma extraña, como un óvalo o una L, entonces haga un dibujo de la sala para que pueda recordar su forma. Analice la sala en formas de cuadro o rectángulo, mida esas formas y haga un cálculo lo más aproximado posible del área que cae fuera de las formas.

Ejemplo: Todas las placas del cielo raso son de 2 x 4.Largo de 5 baldosas x 4 pies = 20 piesAncho de 5 baldosas x 2 pies = 10 pies20 x 10 = 200 pies cuadrados

20 pies

10 pies

Tome el óvalo como si tuviera un cuadrado o un rectángulo alrededor de él. Mida el área del cuadrado o rectángulo, y luego haga un cálculo lo más aproximado posible del resto del área.

Divida la sala en cuadrados o rectángulos. Mida el área de cada forma. Sume las áreas.

Placas de cielo raso de 2 x 2 Placas de cielo raso de 2 x 4 Baldosas de piso de 1 x 1




¡Anótelo!

Anote las medidas de cada área o sala a limpiar. Sea organizado para que pueda entender sus anotaciones más adelante. Utilice el Formulario de Inspección del Sitio.

Inspección del Sitio

Sala o Área Piso Largo x Ancho = Pies Notas

Cubículos Alfombra 100 50 5000 Algunas manchas pequeñas

Cocina Baldosas de vinilo 30 20 600 Se requiere pulir y recapar

Vestíbulo Baldosas 40 20 800 Puerta de acceso de vidrioOficinas con puertas Alfombra 260 10 2600 Desorden normalPasillos Alfombra 220 8 1760 Manchas cerca de la entrada de cocinaSala de capacitación Alfombra 40 20 800 No se utiliza regularmenteSala de conferencias grande Alfombra 30 20 600 Uso diario, mesa brillanteSala de conferencias pequeña Alfombra 10 8 80 Sala llena de personas

Sala de almacenamiento de Marketing

Baldosas de vinilo 20 10 200 Elementos almacenados sobre el piso

Total de pies cuadrados a limpiar: Simple Intermedia Profunda

Área total del piso AlfombraBaldosasde vinilo

Baldosas Otros

10,840 800 800

Total de pies cuadrados de baños a limpiar: 648 Cantidad de accesorios de baño: 20

© 2014 Coverall North America, Inc. Información Confidencial.

AS-Survey-0614

Cliente: __________________________________________________ Contacto: ______________________________________________

Teléfono: ________________________________________________ Correo electrónico: _____________________________________

Dirección: _________________________________________________________________________________________________________

Fecha de inicio: _______________________ Frecuencia: _____________________ Días del servicio: __L __M __M __J __V __S __D

St. Johns by the Ocean

(216) 327-3838

19304 Ocean Way, Deerfield Beach FL, 33441

1 de mayo de 2014 4x

Sarah Jones

[email protected]

x x x x





Cantidad de accesorios

Para calcular una propuesta debe contar los accesorios de baño. Un “accesorio” es un lavabo, inodoro o mingitorio. En las siguientes imágenes, hay 13 accesorios (8 lavabos, 3 inodoros o cabinas para inodoro, 2 mingitorios).

DEBATE - EL TIEMPO QUE TOMA LIMPIAR:

El proceso de armado de propuestas determina cuánto tiempo tomará limpiar. El tiempo equivale a dinero. Debata acerca de las siguientes afirmaciones y la forma en que podrían afectar el tiempo que se necesita para limpiar.

Cuanto más frecuente es la limpieza, menos tiempo toma limpiar.

¿POR QUÉ es verdad esto? _______________________________________________________

Cuantas más superficies abiertas y de alfombra hay, menos tiempo toman limpiar.


Cuanto más limpio es el ambiente de trabajo (oficinas), menos tiempo toma limpiar.


Cuanto más nuevas sean las instalaciones, menos tiempo toman limpiar.





Cuanto más minuciosa deba ser la limpieza y haya que remover el polvo de superficies altas, más tiempo toma limpiar.


Cuanto más desorden (escritorios, sillas, cajas sobre el piso, bártulos), más tiempo toma limpiar.


Cuanto más compleja sea la distribución del edificio y sea difícil el acceso al agua o área de basura, más tiempo toma limpiar.


Cuanto más elevadas sean las expectativas del cliente, más tiempo toma limpiar.


Limpieza simple, intermedia y profunda

Durante la recorrida, decida si la limpieza será simple, intermedia o profunda. La mayoría de las instalaciones requieren una “limpieza intermedia”. A continuación se presentan algunas reglas generales.

Simple Intermedia Profunda

Limpieza livianaCombinación de simple y profunda

Limpieza minuciosa

Áreas abiertas, no muchos muebles

Cantidad normal de mueblesÁreas amontonadas, gran cantidad de muebles

Superficies principalmente de alfombra

Combinación de alfombra y baldosas

En su mayoría cubiertas de baldosas

Baja cantidad de empleados (< 250 pies cuadrados por empleado)

Cantidad normal de empleados (201 a 249 pies cuadrados por empleado)

Gran cantidad de empleados (> 200 pies cuadrados por empleado)

Ambiente limpio (oficina) Combinación de limpio / sucio Ambiente sucio (planta)

Pies cuadrados por empleado:Total de pies cuadrados / cantidad de empleados = pies cuadrados por empleado





Cómo calcular una propuesta

En esta capacitación usted aprenderá a armar propuestas de tasa combinada para servicios de limpieza comercial. Las propuestas de tasa combinada se basan en un conjunto básico de tareas de limpieza que se realizan en un limpieza estándar: remover el polvo, limpiar baños, aspirar, trapear y retirar la basura. La mayoría de los clientes potenciales están conformes con una propuesta de tasa combinada.

Si la situación de su cliente potencial es más complicada, podría necesitar una propuesta detallada. Su Centro de Soporte puede ayudarlo a armar las propuestas detalladas.

Antes de calcular una propuesta:

¿QUÉ ES UNA TARIFA DE VENTA AL PÚBLICO SUGERIDA?

El Sistema de Coverall establece tarifas de venta al público sugeridas. Consulte a su Centro de Soporte acerca de tarifas locales.

¿QUÉ ES UNA TASA DE PRODUCCIÓN?

Una tasa de producción es la cantidad de pies cuadrados que pueden limpiarse en una hora. Organizaciones como la ISSA (Asociación Internacional de Suministros Sanitarios) determinan tasas de producción para la industria de la limpieza comercial. Las tasas de la ISSA están publicadas en el cuadernillo 612 Tiempos de Limpieza (612 Cleaning Times).

Coverall también publica tasas de producción basadas en el tiempo real que se necesita para limpiar con el Proceso Core 4®. Solicite a su Centro de Soporte una Tarjeta de Tasas de Producción.

Herramientas para el Armado de Propuestas

Coverall sugiere las siguientes herramientas para ayudarlo a calcular las propuestas. La página siguiente presenta un ejemplo de Armado de Propuesta en una planilla de cálculo.

► Inspección del Sitio de Coverall

► Planilla de cálculo para el Armado de Propuestas de Coverall




Planilla de cálculo para el Armado de Propuestas

Paso 1: Organice su información

Total de pies cuadrados a limpiar = ______________________________

Total de pies cuadrados de baños a limpiar = _________________________

PIES CUADRADOS = Total de pies cuadrados a limpiar - Total de pies cuadrados de baños a limpiar = ____________________

Simple, Intermedia, Profunda = _______________________________

Frecuencia (con qué frecuencia) = ________________________________

Tasa de Producción = ________________________________

Tarifa de Venta al Público Sugerida para su mercado local = _______________________________

Cantidad de accesorios de baño (cantidad total de inodoros, mingitorios, lavabos = ________________________________

Tasa correspondiente a baños = ________________________________

Paso 2: Calcule el $ correspondiente a la limpieza general

(PIES CUADRADOS ÷ Tasa de Producción) x Frecuencia x 4.33 x Tarifa de Venta al Público =

$ ________________ correspondiente a la limpieza general

(__________________÷_________________) x ___________________ x 4.33 x _________________ = $ ___________________

Paso 3: Calcule el $ correspondiente a la limpieza de baños

(Cantidad de accesorios de baño x Tasa correspondiente a baños) ÷ 60 x Frecuencia x 4.33 x Tarifa de Venta al Público =

$ ________________ correspondiente a la limpieza de baños

(__________________ x _________________) ÷ 60 x __________________ x 4.33 x __________________ = $ __________________

Paso 4: Sume los dos precios

$ _______________ correspondiente a la limpieza general + $ _____________ correspondiente a la limpieza de baños =

$ _______________ correspondiente al Servicio Regular mensual (RS)

© 2015 Coverall North America, Inc. Información confidentional.





Ejemplo de planilla de cálculo para el Armado de Propuestas

Planilla de cálculo para el Armado de Propuestas














(__________________÷_________________) x ___________________ x 4.33 x _________________ = $ ___________________




(__________________ x _________________) ÷ 60 x __________________ x 4.33 x __________________ = $ __________________




© 2015 Coverall North America, Inc. Información confidentional.

13,088

648

12,440

Intermedia

4x

3,650

$18

20

3

12,440 3,650 4 18 1,062.55

20 3 4 18 311.76

1,062.55 311.76

1,374.31


Utilice una planilla de cálculo para el Armado de Propuestas y la siguiente información para el

ejercicio de práctica de Armado de Propuestas N.º 1 Su instructor lo ayudará con las tasas/

tarifas sugeridas.














(___________________ ÷___________________) x ___________________ x 4.33 x _________________ = $ ___________________




(__________________ x _________________) ÷ 60 x __________________ x 4.33 x __________________ = $ __________________




12,645

600

12,045

Intermedia

2x por semana

12

12,045 2

12 2

EJERCICIO DE PRÁCTICA DE ARMADO DE PROPUESTAS N.º 1



Utilice una planilla de cálculo para el Armado de Propuestas y la siguiente información para el

ejercicio de práctica de Armado de Propuestas N.º 2. Su instructor lo ayudará con las tasas/

tarifas sugeridas.














(___________________ ÷___________________) x ___________________ x 4.33 x _________________ = $ ___________________




(__________________ x _________________) ÷ 60 x __________________ x 4.33 x __________________ = $ __________________




6,000

500

5x por semana

9

EJERCICIO DE PRÁCTICA DE ARMADO DE PROPUESTAS N.º 2


REVISIÓN


1. ___________________________ significa calcular un precio por sus servicios de limpieza.

2. Antes de calcular una propuesta necesita conocer la superficie en pies cuadrados

(área) a limpiar. Esta se denomina área _______________________.

3. La mayoría de la gente mide los pies cuadrados durante una Inspección del

_______________________.

4. Los pies cuadrados se calculan multiplicando el _______________________ por el

_______________________ de una sala.

5. Para calcular una propuesta debe contar los accesorios de baño. Un “accesorio” es un

_______________________, _______________________, o _______________________.

6. Durante la Inspección del Sitio, decida si la limpieza será simple, intermedia o profunda.

La mayoría de las instalaciones requieren una limpieza _______________________.

7. Una tasa de _______________________ es la cantidad de pies cuadrados que pueden

limpiarse en una hora.

8. _______________________ es qué tan seguido limpiará, como 1 vez por semana,

2 veces por semana, etc.

Respuestas: Armado de propuestas; a limpiar; Sitio; largo, ancho; lavabo, inodoro o mingitorio; intermedia; producción; frecuencia.



Contratación y Administración de Personal

A medida que crezca su negocio, tal vez tenga que considerar contratar empleados. Ellos lo ayudarán a trabajar más rápido mediante una “limpieza en equipo” y el uso de otras eficiencias que aprenderá en su capacitación de Coverall. Trabajar en equipo puede darle la posibilidad para prestar servicios a más clientes de los que podría solo.

Cuándo pensar en contratar a un empleado

Si su negocio marcha bien, pero le cuesta cumplir con todo, un empleado podría ser de ayuda. Puede que quiera considerar la contratación de un empleado que pasa más de 50 horas por semana en su negocio, ya sea que esté prestando servicios, contactando y visitando a sus clientes, o realizando el trabajo administrativo y gestionando las finanzas.

No existe una regla estricta. Cada situación es diferente, y las metas para el crecimiento del negocio son particulares en cada caso. La decisión de tomar empleados es suya.

Preguntas para hacerse:

► ¿Cuál es mi plan para hacer crecer mi negocio?

► ¿De qué forma puede un empleado aumentar la satisfacción y fidelización de los clientes?

► ¿Cuándo considero que necesitaré ayuda?

► ¿Empleado a tiempo parcial o tiempo completo?

► ¿Cuáles cosas quisiera que haga un empleado? ¿Prestar servicio a los clientes? ¿Contactar y visitar a los clientes? ¿Hacer el trabajo administrativo y gestionar las finanzas? ¿Otras cosas?

► ¿Cómo incidirá en mi presupuesto la remuneración de un empleado, el seguro de compensación por accidentes de trabajo y los impuestos?





Registros de empleados

Antes de contratar a un empleado, piense en cómo manejará el trabajo administrativo, la liquidación de su sueldo, los seguros e impuestos. Evalúe la posibilidad de contratar un servicio de ayuda.

Además de los requisitos de mantener registros de nómina de sus empleados para efectos fiscales, también tiene la obligación de mantener registros de sus empleados y asegurarse de cumplir con las normas de la OSHA y otras regulaciones.

También existen muchos sitios web que pueden ayudarlo. La tabla de abajo presenta los sitios web sugeridos. También repase la sección “Conservación de Registros y Cumplimiento” de este Manual de Trabajo para obtener más información.

Nota: Más allá de la ley del estado, su Contrato de Franquicia de Servicios de Limpieza establece que debe contratar un seguro de compensación para trabajadores si alguien que no sea el dueño de su Negocio de Franquicia presta servicios a sus clientes.

Información Fuente Sitio

Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo

Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo

www.eeoc.gov

Contratación de empleadosAdministración de Pequeñas Empresas

http://www.sba.gov/content/ 10-steps-hiring-your-first-employee

Guía de Impuestos para el Empleador

Servicio de Impuestos Internos http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p15.pdf

W-4, Retención del Impuesto sobre la Renta Federal

Servicio de Impuestos Internoshttp://www.irs.gov/uac/Form-W-4,-Employee's-Withholding-Allowance-Certificate-1

W-2, Declaración Federal de Salarios e Impuestos

Servicio de Impuestos Internoshttp://www.irs.gov/uac/Form-W-2,-Wage-and-Tax-Statement

Directrices y requisitos del empleado

Administración del Seguro Social

http://www.sba.gov/employer

Información sobre impuestos locales y del estado

Administración de Pequeñas Empresas

http://www.sba.gov/content/learn-about-your-state-and-local-tax-obligations

Informe de nuevas contrataciones por estado


http://www.sba.gov/content/new-hire-reporting-your-state

E-Verify para confirmar si el candidato es apto para trabajar

Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos

http://www.uscis.gov/e-verify

Cartelería para el lugar de trabajo


http://www.sba.gov/content/workplace-posters

Requisitos de compensación del trabajador

Sitio web de compensación del trabajador

http://www.workerscompensation.com




Cómo encontrar un empleado

Una de las mejores maneras de encontrar un empleado es por recomendación. Hable con la gente que conoce, cuénteles acerca del tipo de persona que desea contratar y pregúnteles si conocen a alguien que podría ser un buen candidato.

Otra forma de encontrar empleados es a través de organizaciones sin fines de lucro que ayudan a las personas a encontrar trabajo. Algunas se centran en los veteranos militares que buscan trabajo. Otras ayudan a ubicar a miembros de la comunidad de bajos recursos en puestos de trabajo estables.

También puede publicar un anuncio en línea (por ejemplo, Craigslist) o en un periódico, el boletín de la iglesia u otras publicaciones de la comunidad. Algunos anuncios son gratuitos. La mayoría de los periódicos tienen publicidad en línea paga.

En lo posible, informe la remuneración (salario) en su anuncio para que la gente sepa a lo que va.

Anuncios de muestra de Craigslist:

Servicio de limpieza a tiempo parcial

¡Hola, buscadores de empleo! Deseo agregar una persona a mi equipo. Busco a alguien que sea extremadamente minucioso y detallista, que sea fiable y honesto. La mayoría de los sitios de trabajo son oficinas y generalmente toman de 1 a 1 1/2 horas para completar el trabajo. Por lo tanto, si estás buscando trabajo a tiempo parcial, escríbeme por correo electrónico. Se le realizará una verificación de antecedentes y sería ventajoso que tenga experiencia previa en limpieza, aunque esto no es un requisito.

Se necesita personal para limpieza comercial

Se necesita personal para limpieza comercial a tiempo parcial en el horario de la tarde. Debe ser responsable y tener transporte confiable. De preferencia, debe tener experiencia en limpieza comercial. *** El trabajo lleva de 2 a 3 horas de lunes a viernes por la tarde ***** DEBE TENER UN EXPEDIENTE LIMPIO Y PASAR UNA VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES **¡SOLO CONSULTAS SERIAS!

Se necesita un conserje con experiencia

Somos un servicio de limpieza comercial, respetuosos con el medio ambiente, de base local, en busca de un candidato para un puesto vacante. Los candidatos deben tener experiencia, ser responsables, respetuosos, pulcros y presentables y que puedan recibir órdenes en un entorno de trabajo exigente y de ritmo acelerado.

El candidato idealmente debe tener experiencia en limpieza comercial y de pisos: pulido, encerado, restauración, sellado de juntas. Los limpiadores de vidrios con experiencia también son bienvenidos. Además, deberá tener un expediente penal limpio, pasar un examen de drogas, poseer una licencia de conducir de Estados Unidos válida y tener un vehículo confiable.





A continuación se presentan algunos ejemplos y prácticas estándar que podría tener en cuenta al contratar empleados.

Escriba una descripción del puesto

Considere la posibilidad de preparar una descripción del puesto de trabajo. Cuando entreviste a gente para el trabajo, bríndeles una descripción para que entiendan sus expectativas. En lo posible, envíeles la descripción por correo electrónico antes de encontrarse con ellas para no perder el tiempo con alguien que no quiera el trabajo.

Ejemplo de descripción del puesto:

Cargo: limpiador comercial

Horas de trabajo normales: Tardes y noches, dependiendo del cliente

Descripción del puesto: se busca a una persona confiable y meticulosa para limpiar oficinas y otro tipo de empresas en la tarde o la noche. Podría trabajar con otros o solo. Se prefiere experiencia previa en limpieza comercial, pero no es un requisito. Le enseñaremos nuestro proceso de limpieza basado en la salud, la seguridad y la protección. Deberá tener un expediente penal limpio, ser apto y reunir los requisitos para trabajar en los Estados Unidos y tener un vehículo confiable.

• Aprender el proceso de limpieza basado en la salud• Llegar a horario, permanecer en el lugar hasta que el trabajo está finalizado• Ser amable con los clientes• Seguir una especificación de trabajo para cada una de las instalaciones de clientes• Aspirar y trapear los pisos• Limpieza general• Limpieza de baños• Reposición de suministros• Limpieza interna de vidrios• Vaciar papeleras• Lavar las toallas de limpieza y los equipos sucios correctamente• Mantener el armario de limpieza limpio, organizado y seguro• Preparar y utilizar los equipos y productos químicos de limpieza adecuadamente• Utilizar el Equipo de Protección Personal adecuado (guantes, etc.)• Vestir nuestra camisa con logotipo Coverall durante la limpieza• Hacer anotaciones en un libro de registro del cliente• Informarnos cuando se necesiten más suministros• Seguir las normas de seguridad de la OSHA • Inspeccionar su trabajo para asegurar una alta calidad

Requisitos físicos: El trabajo requiere estar parado, caminar, flexionarse, inclinarse, arrodillarse, agacharse y manipular (levantar, cargar, mover) artículos de un peso inferior a cincuenta libras.

Esta descripción del puesto no es una oferta de empleo ni un contrato de trabajo.




Formulario de Solicitud de Empleo

Considere la posibilidad de generar un Formulario de Solicitud de Empleo para su empresa. Solicite a todos los candidatos al puesto que lo completen y guárdelos en su archivo, ya sea que contrate a la persona o no.

Ejemplo de Formulario de Solicitud de Empleo:

Nombre: _________________________________________________________________________________

Dirección: _________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

Teléfono: ________________________________ Correo electrónico: _______________________________

Puesto solicitado: _________________________________________________________________________

¿Cuántas horas puede trabajar por semana? __________ ¿Puede trabajar por las noches? __________

Número de Seguro Social: _________________________________________________________________

Fecha en que estaría disponible para comenzar: ______________________________________________

INFORMACIÓN DE EMPLEO

Enumere los empleos que tuvo durante los últimos tres años:

Empleador Dirección Teléfono Fecha de inicioFecha de finalización

¿Es mayor de 18 años? _______ ¿Reúne los requisitos para trabajar en los Estados Unidos? _______

Tiene un vehículo confiable? _______

REFERENCIAS

Enumere tres referencias. ¿Podemos contactar a sus referencias? _____________

Empleador Dirección Teléfono Cómo lo conocen

Firma del solicitante:_____________________________________ Fecha: ___________________________





Cómo entrevistar

Es útil preparar preguntas para la entrevista. Vea algunos ejemplos de preguntas a continuación.

Establezca expectativas realistas para el puesto. Por ejemplo, si le dice al solicitante que el horario es flexible o que puede “programarlo en base a su agenda”, entonces podría pensar que puede presentarse a trabajar cuando quiera, no cuando necesite que esté presente.

Contratar en base a vs. capacitar para

Contrate a las personas en base a sus rasgos de personalidad y bríndeles capacitación para que obtengan habilidades de limpieza.

► LO MÁS IMPORTANTE: Contrate a un empleado por su integridad, honestidad, confiabilidad, buena comunicación, trabajo en equipo y otros rasgos de personalidad que no pueden entrenarse con facilidad.

► Después de firmar un acuerdo de confidencialidad, capacite a sus empleados en el proceso de limpieza Core 4®. Esta es una habilidad que puede enseñarse.

Filtro telefónico

Un “filtro telefónico” puede ahorrar tiempo mediante la eliminación de personas que no comprendieron el trabajo o la paga. Hable con el solicitante por teléfono de 5 a 15 minutos antes de conocerlo en persona.

► Preséntese.

► Veo que está interesado en el puesto de trabajo que publiqué.

► Pregunte por qué están solicitando el empleo.

► Pregunte si tienen dudas acerca del trabajo. Responda las preguntas en forma breve y con sinceridad.

► Haga que hablen para poder percibir el estilo de su personalidad y la forma de comunicarse.

► Si cree que el solicitante podría ser un buen candidato, programe una reunión para llevar a cabo una entrevista.

► De todas maneras, agradezca a la persona por su solicitud.

► En lo posible, averigüe si la persona tiene una licencia de conducir, un número de seguro social, puede trabajar en los Estados Unidos y tiene un expediente penal limpio.

Entrevista

Haga preguntas para determinar si el solicitante tiene los conocimientos y rasgos de personalidad adecuados para el trabajo. Utilice la descripción del puesto como guía.




Comience diciendo al solicitante por qué va a incorporar a un empleado y lo que hará el mismo.

► ¿Ha hecho este tipo de trabajo antes? ¿Dónde? ¿Qué fue lo que más le gustó de ello? ¿Qué fue lo que menos le gustó de ello?

► ¿Cuál fue uno de los mejores trabajos que tuvo? ¿Por qué fue aquel un buen trabajo?

► Estoy buscando a alguien que sea muy minucioso. Dígame cómo haría aquello.

► A veces la persona que contrate trabajará sola durante la noche y otras veces con un equipo. ¿Cómo le gusta trabajar? ¿Le molesta que lo supervisen?

► Mis clientes tienen expectativas elevadas en relación con el servicio de limpieza que prestamos. Quiero asegurarme de que estén satisfechos con nuestro servicio. ¿Cómo podría ayudarnos a brindarles el mejor servicio de limpieza que hayan recibido hasta hoy?

► Si hablara con personas que lo conocen, ¿qué me dirían acerca de su personalidad?

Contratación de empleados

Contrate a cada nuevo empleado en forma correcta. Tal vez quiera usar documentos que aclaren la relación entre el empleado y el empleador para proteger a su empresa. La Administración de Pequeñas Empresas (www.sbaonline.sba.gov), los sitios web del gobierno federal y estatal y las agencias locales pueden ayudarlo. Coverall recomienda que hable con un abogado antes de contratar empleados.

Oferta de trabajo

Una oferta de trabajo confirma la descripción del puesto, el salario, los beneficios (si corresponden) y la relación entre el empleado y su empresa.

Ejemplo de oferta de trabajo:

Nombre de su empresa

Dirección de su empresa

Fecha

Nombre del solicitante: ____________________________________________________________________________

Puesto: _________________________________________________________________________________________

Fecha de inicio: __________________________ Salario: ________________________________________________

Esta oferta de trabajo está supeditada a que tenga un expediente penal limpio, sea apto y reúna los requisitos para trabajar en los Estados Unidos y a que tenga un vehículo confiable. Su empleo es “a voluntad”.

Entiendo y acepto esta oferta de trabajo:

__________________________________________________________________ ___________________________Firma del solicitante Fecha





Acuerdo de confidencialidad y de no competencia

Coverall requiere que cada uno de sus empleados firmen un acuerdo de confidencialidad y de no competencia para proteger la marca Coverall. Obtenga una copia del acuerdo de su Centro de Soporte.

Capacitación de empleados

Del mismo modo en que fue entrenado en el Proceso Core 4® de Coverall, capacite a sus empleados antes de que comiencen a prestar sus servicios a clientes. Después de que firme un acuerdo de confidencialidad, tome tiempo para enseñarle al empleado con los materiales de capacitación de Coverall y entrénelo en las instalaciones del cliente para que pueda practicar antes de prestar sus servicios a los clientes sin su presencia.

Hable con su Centro de Soporte acerca de las opciones de capacitación para sus empleados.

5 habilidades importantes para enseñarle a sus empleados:

1. Proceso Core 4®

2. Seguridad y protección, incluido el curso sobre Agentes Patógenos que se transmiten por la Sangre y el Aire

3. Servicio al cliente

4. Control de calidad

5. Limpieza en equipo

Tenga presente que usted y sus empleados deben renovar la certificación del curso sobre Agentes Patógenos que se transmiten por la Sangre y el Aire todos los años.

DEBATIR:

1. ¿De qué forma pueden afectar la satisfacción del cliente sus empleados?

- En forma positiva- En forma negativa

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

2. Si uno o más de sus empleados estuvieran trabajando solos en las instalaciones de un cliente, ¿cómo puede garantizar que ofrecerán un servicio de alta calidad?

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________


REVISIÓN


1. A medida que crezca su negocio, tal vez tenga que considerar contratar

__________________. Trabajar en equipo puede darle la posibilidad para prestar

servicios a más clientes de los que podría solo.

2. Además de los requisitos de mantener registros de _______________________ de sus

empleados para efectos fiscales, también tiene la obligación de mantener registros de

sus empleados y asegurarse de cumplir con las normas de la _______________________

y otras regulaciones.

3. Una de las mejores maneras de encontrar a un empleado es por

_______________________. Hable con la gente que conoce, cuénteles acerca del tipo

de persona que desea contratar y pregúnteles si conocen a alguien que podría ser

un buen candidato.

4. Coverall recomienda que hable con un _______________________ antes de contratar

empleados.

5. Coverall requiere que cada uno de sus empleados firmen un acuerdo de

_________________ y de no competencia para proteger la marca Coverall. Obtenga una

copia del acuerdo de su Centro de Soporte.

6. Del mismo modo en que fue entrenado en el Proceso Core 4® de Coverall, capacite

a sus empleados _______________________ de que comiencen a prestar sus servicios

a clientes.

7. Tenga presente que usted y sus empleados deben renovar la certificación del curso

sobre Agentes Patógenos que se transmiten por la _______________________ y el

______________ todos los años.

Respuestas: empleados; nómina, OSHA; recomendación (o referencia); abogado; confidencialidad; antes; sangre, aire.

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