VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Julio 2013

Reuniones

2003

Comisión de servicios: autorización otorgada para:

1. Ejercer temporalmente labores propias del cargo en un lugar diferente a la sede habitual de trabajo.

2. Misiones especiales requeridas por una autoridad competente, que interesen a la administración y se relacionen con el ramo en que se presta servicios.

2008 Capacitaciones

Conferencias

Seminarios

Encuentros

Ponencias

Visitas de Observación

2003

Viáticos y gastos de viaje: Reconocimiento económico, que se da previa autorización de la comisión de servicios, para cubrir gastos de:

2008

Se podrán reconocer gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de cada ciudad de acuerdo con las disposiciones internas.

2003

Apoyo económico: Corresponde a recursos económicos otorgados por el ordenador del gasto a funcionarios que por diferentes iniciativas participan en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales, deportivos, entre otros; con el objeto de cubrir parte de los gastos del desplazamiento, y en todo caso serán inferiores al valor del viático.

2008

Legalización: Es el trámite por el cual se legalizan los gastos autorizados mediante la presentación del documento o soporte requerido para garantizar el cumplimiento de la comisión.

APLICA A:

• Los servidores públicos y trabajadores oficiales de la Universidad.

• Administrativos transitorios, docentes transitorios, docentes de hora catedra y todo funcionario que este vinculado bajo una modalidad de contratación avalada por la institución.

• Miembros del Consejo Superior Universitario.

• Contratistas, siempre y cuando sean pactados viáticos y gastos de viaje en el respectivo contrato.

• Invitados especiales que presten sus servicios ad-honorem.

DE LAS COMISIONES DE SERVICIOS

Toda comisión de servicios deberá ser solicitada por el funcionario que lo requiera con el visto bueno de su jefe inmediato.

Manejo de Tiempo para las solicitudes.

• Cuando sea dentro del territorio nacional con cinco (5) días hábiles de antelación. • En el caso de las comisiones internacionales, con quince (15) días de anticipación.

Autorización de la comisión.

Se tramitará en el formato establecido para dicho fin y de la siguiente forma:

• Los decanos, vicerrectores y ordenadores del gasto (proyectos especiales y de inversión) autorizarán las comisiones hasta por 30 días.

• El Rector autorizará las comisiones superiores a 30 días.

Las comisiones que se otorguen a los Decanos serán autorizadas por el Vicerrector Académico, para los Vicerrectores y Secretario General por el Rector cuando sean

superiores a 5 días, y en el caso de las comisiones internacionales del Rector por el Consejo Superior

Soportes de la solicitud

Para participación en capacitaciones o eventos

académicos, se debe anexar documento que

indique:

• Fecha.

• Lugar.

• Temas a tratar en el mismo.

• Justificación de la pertinencia.

• Duración de la comisión solicitada.

(Plegable, invitación e información oficial

del evento).

En el caso de las actividades de gestión solo se requerirá informar el objeto de la visita y la entidad con la que se efectuará las reuniones.

• No podrán tramitarse viáticos y gastos de viaje para un funcionario sin que se haya emitido el documento correspondiente que ordene el reconocimiento de los mismos.

• No podrá solicitarse comisión de servicios para funcionarios que se encuentre disfrutando del periodo vacacional, sin antes tramitar el acto administrativo por medio del cual se suspende las vacaciones por el tiempo requerido.

Aprobación de la solicitud

El formato de aprobación de la solicitud de comisión de servicio, es el único documento que autoriza la comisión de servicios y el reconocimiento de viáticos.

Dicha autorización deberá ser notificada a las siguientes instancias:

• Unidad de Cuentas, para tramitar la liquidación de la comisión a que haya lugar.

• División de Personal para informar el desplazamiento del funcionario a la ARP cuando se requiera.

Los trámites de las comisiones de servicio (solicitud, visto bueno y aprobación) se realizarán a través del

sistema de información de la Universidad y de la aplicación que se habilite para tal fin

En atención a las disposiciones de austeridad en el gasto y eficiencia en el uso del papel.

Cuando un funcionario deba desplazarse a varios lugares en fechas consecutivas, se podrá elaborar una sola solicitud de comisión. En tal caso se entenderá como una sola liquidación de viáticos y gastos de viaje.

Para la autorización de comisión de servicios que implique reconocimientos de viáticos y gastos de viaje se deberá verificar previamente la disponibilidad presupuestal que garantice la existencia de recursos.

Los jefes inmediatos garantizaran el cumplimiento del objeto de las comisiones concedidas a los funcionarios de sus respectivas dependencias.

Vencido el término de la comisión los funcionarios deberán reintegrarse a sus labores.

DE LOS VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

Los viáticos para los funcionarios de la Universidad Tecnológica de Pereira

se determinarán según las tablas de liquidación de viáticos y gastos de viaje, y con base en los siguientes criterios:

• Lugar. • Días de la comisión. • Salario mensual del funcionario.

Los pagos de los viáticos, gastos de viaje y apoyos económicos en los proyectos de operación comercial se podrán autorizar siempre y cuando:

1. Estos no excedan la suma determinada para este concepto en los presupuestos aprobados en cada vigencia

2. Y los valores a liquidar no superen la escala de viáticos establecida por la Institución.

El ordenador del gasto otorgara apoyos económicos de acuerdo con la disponibilidad presupuestal establecida para la vigencia y en su liquidación se tendrá en cuenta el costo de vida del lugar de destino y los días del evento, el valor a liquidar no podrá superar la escala de viáticos establecida por la institución.

Los viáticos, gastos de viaje y apoyos económicos que sean solicitados por los contratistas para desplazarse del domicilio contractual para cumplir con el objeto de contrato, podrán ser autorizados por el ordenador del gasto, siempre y cuando no supere la escala de viáticos de la institución. Esta autorización debe ser realizada en la aplicación que se habilite para tal fin.

Cuando un funcionario o contratista de la universidad deba estar en las primeras horas de la mañana o hasta altas horas de noche en el lugar destino para cumplir con el objeto de la comisión o contrato, podrá solicitar su itinerario y liquidación de viáticos desde el día anterior y/o regreso el día después.

Los docentes que se encuentren en año sabático o comisión de estudios tendrán derecho a viáticos y gastos de viaje, solamente en desarrollo de proyectos académicos iniciados antes de esta situación administrativa, siempre y cuando exista autorización expresa de la rectoría.

Cuando se trate de personal externo a la Universidad que se requiera para desempeñar funciones específicas, se reconocerá un apoyos económicos para cubrir los gastos de:

Alojamiento Traslados Alimentación

El apoyo no podrá superar la escala de viáticos establecida por la Institución.

Todo viático, gasto de viaje y apoyo económico entregados, deben ser legalizado dentro de los 10 días hábiles siguientes a la terminación de la comisión.

De este compromiso, se exceptúa el personal externo que se desplace hasta la institución como invitados especiales.

DE LA LEGALIZACIÓN

Cuando el viatico o apoyo se otorgue para la asistencia a capacitación (conferencias, seminarios, cursos o similares), se legalizaran presentando copia del certificado expedido por el evento; sin perjuicio de las obligaciones establecidas por el comité de capacitación.

Los funcionarios a quienes se les autorizan viático o apoyo con objeto distinto a la capacitación, deberán presentar el formato “cumplido de comisión” debidamente diligenciado.

No se autorizará el reconocimiento de viáticos, gastos de viaje y apoyos económicos a personas que tengan legalizaciones pendientes a menos que se trate de una prórroga de la comisión que se está llevando acabo.

• El valor de los viáticos, gastos de viajes y apoyos económicos recibidos que no sean legalizados en el tiempo establecido se descontará del salario o de las prestaciones sociales, la División de Personal verificará la capacidad de endeudamiento.

• El soporte para dicho descuento será la documentación enviada por parte de la dependencia encargada de verificar las legalizaciones.

En el caso de los contratistas que no legalicen dentro del término establecido, se descontará el saldo del contrato correspondiente.

Los docentes, administrativos y contratistas a quienes se les otorgue viáticos, gastos de viaje o apoyos económicos serán responsables fiscal, disciplinaria y judicialmente por el manejo de los recursos entregados y por el cumplimiento de la legalización oportuna.