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Versión marzo 2020

Código: Elaboró: Revisó: Autorizó:

PLC-SC David Gómez Martha Vázquez Carlos Juárez Badillo

1. Introducción CompuSoluciones mantiene relaciones de negocio con clientes y proveedores en diferentes geografías.

Por ello es necesario realizar viajes de negocio a fin de mantener las relaciones comerciales y dar un

excelente servicio a toda nuestra cadena de valor.

2. Objetivo Dar a conocer las políticas de viaje para colaboradores y terceros (excepto mensajeros cuando realicen

viajes terrestres).

3. Alcance Inicia cuando el colaborador solicita su viaje dentro de la forma electrónica de viajes y finaliza cuando

Cuentas por Pagar hace el depósito del reembolso al colaborador.

4. Límites Se debe evitar solicitar viajes para colaboradores que son de nuevo ingreso en sus primeros días laborales

debido a que no se encuentran dados de alta en la nómina, no cuentan con tarjeta que otorga la empresa

para cada colaborador, no tienen accesos a formas electrónicas y tienen nula experiencia para realizar un

viaje corporativo.

5. Áreas de Aplicación A todos los colaboradores de ECS, CCS y CS que realizan viajes corporativos.

6. Responsabilidades Administrador de Viajes: Administrar la logística de los viajes de colaboradores a través de la contratación

de servicios de transporte y hospedaje e impulsar el proyecto de desarrollar viajeros auto-administrados.

Cuentas por Pagar: Se encarga de la revisión de los comprobantes de los reembolsos conforme a las

políticas y a la ley de ISR e IVA, para después pagar lo correspondiente al colaborador.

Servicios Corporativos: Administra los departamentos para dar un gran servicio a los viajeros. A la persona

encargada de los departamentos se le conoce como Administrador de Departamentos.

Colaboradores: Solicitar el viaje con al menos 7 días naturales de anticipación e ingresar su reembolso

dentro de los tiempos establecidos, cuidando los recursos de la compañía.

7. Descripción de la Política Se considera que hay viaje si se utiliza un hotel, se pagan comidas y el medio de transporte es avión o

transporte terrestre que supere los 50 Km de distancia del punto de partida.

7.1 Solicitud Al solicitar un viaje en la forma electrónica requiere que se indique el objetivo de este; existen objetivos

que cambian el flujo del viaje o el cálculo del reembolso (Convención de Asociados y Viajes Fabricantes).

7.2 Autorización Todos los viajes son autorizados por medio de la forma electrónica de Viajes. Cuando un colaborador

ingresa su solicitud de viaje, se manda un correo a su facilitador y al líder de célula en el cual se les

muestra un desglose del viaje y solicita la autorización de este. Adicional, para viajes internacionales, se

debe tener también la autorización por parte de Dirección General.

7.3 Excepciones a la Política Cualquier excepción a estas políticas debe ser autorizada por Dirección General.

7.4 Administración de Viajes Todos los viajes que queden autorizados con al menos 7 días naturales de anticipación a la fecha de salida

pueden ser reservados por la Administradora de Viajes de lo contrario debe ser comprado por el

colaborador, el cual puede reembolsar a su regreso.

7.5 Viajeros auto-administrados Son aquellos que compran su transporte (avión, camión o van en automóvil). Deben ser auto-

administrados aquellos colaboradores que ya hayan realizado 5 viajes o más en el año móvil,

independientemente de su nivel jerárquico.

Si un colaborador aún no cuenta con los 5 viajes en el último año móvil, y desea comprar el transporte

por su cuenta, podrá convertirse en auto-administrado y ser acreedor a un ARO por viaje si cumple con

las condiciones requeridas en la Política de ARO’s.

El Sistema de Viajes identifica a los colaboradores como auto-administrados, debido a que llevan 5 viajes

en el último año móvil y se les informa que son considerados en esta categoría a través de la forma

electrónica de viajes. Cuando estén en su sesión se les ofrece el servicio de ayuda del Administrador de

Viajes, en caso de requerirlo se les da acompañamiento, para que aprendan a realizar el proceso de

manera efectiva y eficientemente.

Nota: Los viajeros auto-administrados únicamente realizan la compra de su transporte. Tema de reservación y pago de hotel lo realiza el Administrador de Viajes como se estipula en la sección de “Alojamiento”.

Incentivo de viajes

El colaborador puede obtener un ARO de acuerdo a los lineamientos planteados en la Política de ARO’S.

7.6 Tarjeta Corporativa Viajes Para solventar los gastos de viaje el colaborador puede solicitar la tarjeta de débito corporativa la cual es

de uso exclusivo para viáticos en viajes, siguiendo estos lineamientos:

• El colaborador es responsable de solicitar la tarjeta con Tesorería por medio de un HelpDesk, con

una anterioridad de al menos 30 días al viaje programado.

• Al recibir la tarjeta corporativa se debe de firmar una Carta Responsiva (consulta más detalles en

la liga)

• La tarjeta corporativa asignada al colaborador por default cuenta con un monto autorizado, es

deber del colaborador solicitar a Tesorería vía HelpDesk el incremento o disminución del importe

asignado de acuerdo con las necesidades del viaje en específico, entendiéndose que si se solicita

el incremento es responsable por el importe asignado, hasta su nueva solicitud de cambio.

• Seguir el proceso para realizar registros de comprobación.

• Realizar los gastos de viaje de acuerdo con los importes máximos permitidos en las políticas de

viaje.

• No disponer dinero en efectivo en sucursal o cajeros automáticos.

• Realizar el reporte a la institución bancaria en caso de extravío o robo de la tarjeta, para su

reposición.

• Reportar a la institución bancaria cualquier cargo no reconocido y dar seguimiento al mismo.

• Cubrir los gastos no comprobados o no reconocidos que no fueron procedentes de reclamación

por parte de la institución bancaria.

• No utilizar la tarjeta para fines distintos a los que fue asignada, el hacerlo es causa del retiro del

beneficio del uso de la tarjeta Corporativa de viajes.

8. Viajes Nacionales

Transporte Aéreo

8.1 Autorización Se puede realizar viaje en avión si el traslado vía terrestre es mayor a 5 horas. Esa información se puede

consultar aquí. Así como reembolsarlo previamente al viaje, en caso de haberlo comprado con más de

dos semanas de anticipación al viaje.

8.2 Tarifa Aérea Siempre se busca la menor tarifa aérea disponible en base a la fecha y horario requerido, no se autorizan

tarifas en primera clase o clase ejecutiva ni se da preferencia a una aerolínea por ser viajero frecuente y

así obtener beneficios personales.

De igual manera no está autorizado contratar servicios extras de las aerolíneas como: seguros, asiento,

equipaje extra, servicio de atención personalizado, entre otras cosas.

Nota: Únicamente en aquellos casos en los que se selecciona la tarifa básica (sin maleta documentada) es posible reembolsar el costo de selección de asiento si la tarifa + asiento es inferior a la mediana del vuelo autorizado (hay que tomar en cuenta que la factura del asiento debe registrarse bajo el concepto de avión en la forma electrónica).

En aerolíneas nacionales se compra directamente en su página oficial, asegurando que la compra es en

moneda nacional y la factura se solicita al momento de concluir la compra.

Nota: Se debe evitar realizar las compras de vuelos por agencias por internet como Expedia, despegar.com, Travelocity, Kayak, etc., debido a que no se tiene certeza de obtener una factura.

8.3 Membresías Corporativas Actualmente se tiene una membresía corporativa con la aerolínea Volaris, la cual otorga un 10% de

descuento, de uso exclusivo para colaborador, este beneficio no se extiende a familiares y/o amistades;

por ello está sujeto a auditoría por parte de la aerolínea a fin de garantizar el buen uso de esta. Para

utilizar la membresía se debe solicitar la información al Administrador de Viajes. No siempre la

membresía da el mejor precio, ya que no le suelen aplicar las promociones temporales. Favor de revisarlo

caso por caso.

8.4 Cambios o cancelaciones Viajeros No Frecuentes

Una vez adquirido el boleto de avión cualquier cambio realizado al itinerario original causa cargos por

cambio y/o nivelación de tarifa. Si el cambio lo realiza el colaborador por su cuenta y no es por motivos

personales, estos gastos pueden ser ingresados al reembolso con previa autorización del facilitador. Si se

requiere asesoría para generar el cambio de vuelo, se puede consultar con el Administrador de Viajes.

En caso de cancelación de viaje, si éste no es por motivos personales puede ser pagado con la autorización

del Líder de célula.

Viajeros Auto-Administrados

En caso de viajeros auto-administrados, cuando realizan la compra del boleto y requieren un cambio o

cancelación, si el cambio lo realiza el colaborador por su cuenta y no es por motivos personales, ellos lo

realizan y los gastos pueden ser ingresados al reembolso con la respectiva autorización de su facilitador.

Si el boleto es pagado por el Administrador de Viajes, el cambio se hace con cargo a la tarjeta corporativa

con su respectiva autorización de su facilitador.

8.5 Promociones líneas aéreas En las fechas donde se anuncian descuentos por parte de las aerolíneas, si el colaborador cuenta con el

ID de viaje ya autorizado puede elegir comprar su boleto de avión por su cuenta y posteriormente solicitar

el reembolso entregando la factura electrónica correspondiente. Es importante que dé aviso inmediato al

Administrador de Viaje.

Transporte Terrestre

8.6 Autobús El servicio de autobús debe tomarse cuando los trayectos sean mayores a 50Km. La compra la realiza el

colaborador por su cuenta para que sean deducibles, es importante contar con el pase de abordar y la

factura electrónica para que posteriormente se pueda realizar el reembolso.

8.7 Automóviles Utilitarios El colaborador puede manejar los autos utilitarios si no cuenta con auto de la empresa, ya que se haya

evaluado si es más económico realizar el viaje en carro o en autobús. Para hacer uso de los automóviles,

el colaborador debe ingresar a la APP de Autos y consultar la Política de Medios de Transporte. El

facilitador y líder de célula lo deben autorizar. Los colaboradores que viajan en carretera en autos

utilitarios se les reembolsa el 100% del valor del comprobante de gasolina debiendo realizar su pago con

tarjeta y haciendo entrega de su comprobante y voucher de acuerdo con lo establecido en estas políticas.

8.8 Automóviles Personales Para los colaboradores que viajen en carretera con auto propio, el importe máximo a reembolsar por

concepto de combustible es de $2.00 pesos por cada kilómetro recorrido.

Todos los pagos deben realizarse con tarjeta del colaborador y por ningún motivo deben pagarse con

efectivo, ya que de lo contrario no es deducible para la empresa y por tanto no es reembolsable.

Cuando la transportación hacia el aeropuerto local sea en el auto del colaborador y se decida dejarlo en

el estacionamiento del aeropuerto, puede solicitar el reembolso de este servicio siendo un máximo de

$400 pesos + IVA, previa entrega del comprobante fiscal. La gasolina no es reembolsable para este caso.

8.9 Multas de tránsito o estacionamiento Cuando se requiera uso de estacionamiento, se paga un monto máximo de $200 pesos deducibles por

día y en caso de que el estacionamiento cueste menos de $50 pesos se pueden reembolsar entregando

el ticket del estacionamiento.

La empresa no reembolsa ninguna multa de tránsito, si esta multa es a un carro utilitario corre por cuenta

del colaborador de acuerdo con la Política de Medios de Transporte.

8.10 Renta de autos En viajes nacionales no se reembolsan los gastos por renta de auto, cualquier excepción deben ser

autorizada por Dirección General.

8.11 Cuotas carreteras El colaborador solicita por medio de la APP de Autos el uso de un vehículo (que ya incluye la calcomanía

de IAVE) cuando va a realizar un viaje en carretera. Si por algún motivo no se puede utilizar la tarjeta

IAVE, debe cubrir el pago de las casetas y entregar las respectivas facturas electrónicas.

8.12 Uso de servicio de taxi Se autoriza el uso de taxis para distancias menores a 50Km cada uno, para distancias mayores hay que

utilizar autobús.

Durante los viajes es conveniente utilizar los servicios de Uber o algún otro servicio similar siempre y

cuando sean de bajo costo y facture. Las facturas deben obtenerse a nombre de la empresa en la que

labora cada colaborador.

En las ciudades en donde se pueda contratar servicios de transporte como Uber o algún otro servicio

similar no se autorizan reembolsos de taxi sin comprobante.

Adicionalmente, en las ciudades en las que se tiene oficina, se cuenta con contrato con un servicio de

taxis, mismo que es de mayor costo que Uber, pero es conveniente para ir al aeropuerto para asegurar

un horario y no perder el vuelo:

Taxis Guadalajara

• Ruiz Velazco: Este servicio inicia ingresando a la forma electrónica de medios de transporte,

se debe solicitar el vale de taxis en recepción y llamar al celular (33) 1446-8836 para coordinar

el horario y dirección del servicio.

Taxis México

• Radio Elite: Este servicio inicia ingresando a la forma electrónica de medios de transporte, se

debe solicitar el vale de taxis en recepción y llamar al número 5660-1122 para coordinar el

horario y dirección del servicio.

• Lotesa: Se ingresa a la forma electrónica de medios de transporte, se debe solicitar el vale de

taxis en recepción y llamar al número 5688-5711 para coordinar el horario y dirección del

servicio.

Taxis Monterrey

• Private Drivers: Este servicio inicia ingresando a la forma electrónica de medios de transporte,

se debe solicitar el vale de taxis en recepción y se debe de llamar al número 4646-3616 o

4646-3617 para coordinar el horario y dirección del servicio.

Si el servicio de taxis cobra una cuota adicional por tiempo de espera, ésta tiene que ser pagada

directamente por el colaborador sin que se incluya en el vale. Cuando no se pueda utilizar los servicios

anteriores, se procura pagar con tarjeta de crédito para tener el voucher además del comprobante de

este.

Nota: Para el uso de Transporte de Paga el colaborador debe guardar la relación de los trayectos realizados en caso de que el área de Cuentas por Pagar lo solicite.

8.13 Servicios de traslados Mensajería Guadalajara En la ciudad de Guadalajara, dentro del horario laboral, se puede solicitar el apoyo del área de mensajería

para los traslados aeropuerto-oficina, oficina-hotel y oficina-aeropuerto, previa reservación, mediante la

forma electrónica de solicitud de mensajería, la cual no genera un costo. El servicio debe solicitarse al

menos 24 horas antes para garantizar que se agende el traslado. El horario de traslados desde y hacia el

aeropuerto es de 8:00hrs a 19:00hrs.

8.14 Alojamiento Nacional El hospedaje es comprado a través del Administrador de Viajes. La tarifa máxima diaria de habitación por

noche es de $1,200.00 pesos más impuestos y deben ser un hotel de un máximo de 4 estrellas. En caso

de que el evento al que viaja el colaborador sea en un hotel y éste tenga un costo mayor al permitido, el

Administrador de Viajes realiza un análisis que se compone de:

• Revisa Hoteles en la zona

• Distancia del evento

• Costo de taxis

Cuando ya se tiene este análisis se dan las propuestas al colaborador, pero si el monto excede lo

permitido, el Administrador de Viajes solicita autorización del Líder de Célula y justifica la situación.

Nota: En ocasiones los hoteles solicitan al colaborador la tarjeta física con la que se hizo el pago de la habitación. Cuando sea esta situación el Administrador de Viajes hace únicamente la reservación y solicita al colaborador que realice el pago al llegar al hotel. Al finalizar el viaje se debe considerar este gasto dentro del reembolso.

8.15 Habitaciones compartidas Cuando 2 colaboradores del mismo sexo viajen al mismo destino en las mismas fechas se reserva una

habitación doble con dos camas en un hotel que por conveniencia nos ofrezca la mejor tarifa en habitación

para dos personas; en caso de que los colaboradores sean esposos pueden compartir habitación, siempre

y cuando no sean en los departamentos ya que suelen no tener mucha disponibilidad. Cuando viaje un

solo colaborador se busca un hotel que nos ofrezca la mejor tarifa en habitación sencilla.

8.16 Cancelaciones o Cambios En caso de ser necesario cancelar o cambiar cualquier reservación; el colaborador es responsable de

informar al Administrador de Viajes con al menos 48 horas de anticipación al día del registro, previa

autorización del Facilitador, para que éste pueda ser pagado con la tarjeta corporativa. En caso hacer el

cambio por su cuenta éste solo se realiza el reembolso con la autorización del Facilitador.

8.17 Departamentos de la Ciudad de México Los colaboradores que viajan a la Ciudad de México pueden hospedarse en los departamentos, a menos

de que estos no se encuentren disponibles; si así sucede, se aplica el uso de hotel, dándoles prioridad de

estancia en los departamentos a colaboradores que tengan su viaje autorizado con mayor anticipación.

Los colaboradores que deseen quedarse por cuenta propia el fin de semana deben canjear un ARO por la

noche del sábado y por las noches que no sean contiguas a los días trabajados en esa localidad. Para

más información, se debe revisar la Política de los Departamentos.

Alimentos Nacionales

8.18 Comidas durante los viajes El límite de gasto diario deducibles para alimentos es de $300 pesos + IVA, por lo que el tope máximo a

reembolsar por este concepto es esta cantidad multiplicada por el número de días del viaje. A fin de

comprobar estos gastos el colaborador debe anexar las facturas que amparen este importe, sin embargo,

debe considerar que el importe máximo a reembolsar por factura es de $750 pesos + IVA.

Para el caso en que el colaborador no cuente con comprobante fiscal se le reembolsan $100 pesos por

cada día de viaje, sin necesidad de realizar algún registro, entendiéndose que en un mismo viaje o se tienen

comprobantes fiscales de alimentos o no, por lo que los reembolsos de estas tarifas son por viaje y no por día.

En el caso en donde se viaje medio día, es decir, si el horario de salida del viaje es de posterior a las 2:00

p.m. se considera el 50% de importe de alimentos, es decir, $150 pesos + IVA para ese día, para el día

de regreso aplica la misma política, es decir, si el regreso es antes de las 2:00 p.m. el tope a reembolsar

es de 150 pesos + IVA y si es posterior a este horario se le considera como día completo.

Para los viajes sencillos se considera solo un día de alimentos, es decir, 300 pesos + IVA deducibles o

bien $100 pesos no deducibles.

Por disposiciones fiscales los gastos de viaje que no cuenten con comprobante de hospedaje, es decir,

cuando se haga uso de los departamentos de la Ciudad de México, se hospede con un familiar o en los

que el viaje sea de ida y vuelta el mismo día, los gastos de alimentación deben ser pagados con la tarjeta

de débito o crédito, para ser deducibles y por tanto la factura debe hacer mención únicamente los

siguientes métodos de pago: 04 (tarjeta de crédito) o 28 (tarjeta de débito).

Nota: Los consumos de alimentos en la ciudad de origen no son deducibles y por lo tanto no son reembolsables.

8.19 Comprobantes Cuando dos o más colaboradores viajen y coman juntos deben solicitar facturas separadas, ya que solo

uno puede registrar y por tanto reembolsar esa factura.

Las facturas deben de ser por conceptos estrictamente indispensables y relacionamos con alimentos, ya

que de lo contrario no pueden ser reembolsados.

En caso de que la factura tenga un concepto no reembolsable, se elimina el total de la factura, por lo que

se recomienda separar los pagos.

8.20 Comidas de negocios (invitación a clientes o proveedores) Para el reembolso de las comidas de negocio en el sistema se debe seleccionar el concepto “Alimentos

Clientes/Proveedores” y se debe anexar la autorización de Dirección General, la cual debe indicar el

nombre de los asistentes, así como el monto de la factura.

8.21 Propinas Nacionales La propina se calcula en automático y es del 10% del total del importe reembolsable de los alimentos

deducibles, para los alimentos no deducibles no se considera el reembolso de propinas.

Nota: Las propinas para maleteros y taxistas no son reembolsables.

Comprobantes Nacionales

8.22 Entrega Todos los comprobantes deben ser electrónicos y se deben anexar en la forma electrónica de reembolso,

en un tiempo no mayor a 7 días naturales, después de concluido el viaje.

Los documentos para entregar son:

• Comprobantes fiscales: PDF y XML

• El XML debe incluir el método de pago correcto que por lo general son los siguientes:

− 01 Efectivo

− 04 Tarjeta de crédito

− 28 Tarjeta de débito

− 05 Monedero electrónico

− 02 Cheque nominativo

− 29 Tarjeta de servicio

− 06 Dinero electrónico

− 03 Transferencia

• Los comprobantes fiscales deben presentarse de acuerdo con el concepto del gasto efectuado,

por lo que no se aceptan con el concepto de varios.

No se reembolsan comprobantes que tengan más de 30 días naturales de haberse emitido, por lo

que, en caso de haber pagado el avión u hospedaje de manera anticipada al viaje, es necesario hacer

un primer reembolso por estos conceptos y, posteriormente, el segundo reembolso una vez efectuado

el viaje.

8.23 Requisitos Fiscales Los comprobantes deben cumplir con los siguientes requisitos:

• RFC

• Cadena Original y Sello Digital

• Archivo en PDF y XML

• Datos fiscales de la empresa a la que el colaborador pertenece (ECS, CCS o CS)

9. Viajes Internacionales Para los Viajes Internacionales, el Administrador de Viajes siempre reserva el alojamiento del colaborador,

si es posible realiza el pago de manera directa, de lo contrario el colaborador debe de pagarlo con la

tarjeta corporativa o de crédito.

9.1 Transporte Aéreo Todos los viajeros deben volar en clase turista. Las condiciones de cambios y cancelaciones están sujetas

a la sección de viajes nacionales. El avión puede o no ser comprado por el colaborador que va a realizar

el viaje, pero en caso de tener dudas puede consultar al Administrador de Viajes.

9.2 Alojamiento Para el alojamiento el colaborador debe consultar siempre con el Administrador de Viajes y este gestiona

las reservaciones de hospedaje. Si el hotel en donde se va a hospedar el colaborador se puede prepagar

se hace el pago con la Tarjeta Corporativa. En ocasiones el hotel puede solicitar la tarjeta en garantía, en

esta situación el Administrador de Viajes revisa con el colaborador si él puede realizar el pago de la

reservación con su tarjeta de crédito.

Se consideran hoteles de 4 estrellas con un máximo de $205.00 dólares por día incluyendo impuestos.

Las condiciones de cambios y cancelaciones están sujetas a la sección de viajes nacionales. También se

pueden utilizar servicios como airbnb.

9.3 Impuestos en el extranjero Los impuestos que se cobren directamente en el hotel (resort fee) son reembolsados presentando el

estado de cuenta del hotel.

9.4 Eventos y Convenciones Los viajeros no frecuentes y los auto-administrados pueden elegir entre los hoteles sugeridos por el

Administrador de Viajes. La tarifa diaria de habitación por noche es de $205 dólares impuestos incluidos.

En caso de que el evento al que viaja el colaborador sea en un hotel y éste tenga un costo mayor al

permitido, el Administrador de Viajes realiza un análisis que se compone de:

• Revisa Hoteles en la zona

• Distancia del evento

• Costo de taxis

• Renta auto

Cuando ya se tiene este análisis se dan las propuestas al colaborador, pero si el monto excede lo

permitido, el Administrador de Viajes solicita autorización de Dirección General y justifica la situación.

9.5 Alimentos Para los viajes internacionales se cuenta con un presupuesto de $60.00 dólares multiplicado por días de

estancia en el extranjero, los cuales deben ser pagados con tarjeta y sin excederse de los $1,500.00 pesos

diarios, ya que es la cantidad máxima fiscal.

9.6 Propinas Internacionales Para viajes internacionales el máximo de propina a reembolsar es del 18%.

Nota: Las propinas para maleteros y taxistas no son reembolsables.

9.7 Renta de Auto En el caso de viajes internacionales se evalúa la opción de rentar un auto, siempre y cuando sea más

económico que pagar los traslados de taxis, por lo que el colaborador debe evaluar los días de estancia y

los costos y medios de transporte en el lugar del destino. El presupuesto por día es de $850.00 pesos o

su equivalente en moneda extranjera más el costo del seguro de auto, la gasolina y las casetas.

9.8 Taxi Para la transportación aeropuerto-hotel-aeropuerto en la ciudad destino es más económico utilizar los

servicios de shuttle que ofrecen los mismos. Para los traslados dentro de la ciudad debe evaluarse si es

más económico utilizar Uber (utilizar servicio similar y de bajo costo), taxi o servicio público (metro,

tranvía, trolebús o autobús). Para el reembolso es necesario la entrega de un comprobante en donde

indique el importe pagado.

9.9 Pasaporte y Visa Para solicitar un viaje internacional, se debe ingresar a la forma electrónica de viaje y después a perfil de

viajero, debe contener los datos de pasaporte y visa vigente para que la solicitud pueda ser procesada y

autorizada por Dirección General.

Los gastos que se generen por trámite de Pasaporte y/o Visa de Estados Unidos son pagados por el

colaborador y pueden ser pagados por medio de ARO’s, para mayor información se puede revisar la

Política de ARO’s. En caso de que se requiera viajar a un país diferente a EUA por cuestiones de trabajo,

los gastos que se generen del trámite de Visa son pagados por la compañía.

9.10 Reembolso de gastos en moneda extranjera Es recomendable pagar con tarjeta, ya que el reembolso de hospedaje, alimentos y trasporte se hace al

tipo de cambio que el banco haya realizado los cargos; si es en efectivo se reembolsa al tipo de cambio

del comprobante del cambio de moneda.

Es indispensable presentar copia del estado de cuenta donde se hicieron los cargos, en caso de no

presentarlo se reembolsa al tipo de cambio oficial del día de la emisión del comprobante.

9.11 Comprobantes Internacionales • Comprobantes con nombre de quién expide el recibo, lugar, fecha, cantidad y descripción del

producto y servicio.

• En caso de renta de auto, presentar copia del contrato con el detalle de los servicios prestados.

• Los comprobantes deben ser ingresados a la forma electrónica de viajes en un plazo no mayor

a 14 días naturales después de la fecha de regreso.

• En caso de que el comprobante de avión sea emitido en México, es decir, tenga XML, solo se

pueden reembolsar comprobantes que tengan menos de 30 días naturales de haberse emitido,

por lo que, en caso de haber pagado el avión de manera anticipada al viaje, es necesario hacer

un primer reembolso por estos conceptos y, posteriormente, el segundo reembolso una vez

efectuado el viaje.

Nota: Los comprobantes fiscales deben de presentarse con concepto del gasto efectuado, por lo que no se aceptan con el concepto de varios.

10. Convención de Asociados

10.1 Solicitud Los colaboradores pueden ingresar la solicitud de viaje para asistir a la Convención de la empresa de

acuerdo con estas políticas:

10.2 Alojamiento y Alimentación Los gastos de alojamiento y alimentos están incluidos como parte del evento, por lo que no se realizan

rembolsos por este concepto.

10.3 Transporte La política de transporte aéreo y/o terrestre es definida cada año por el área de Marketing Corporativo.

10.4 Anticipo de Viaje No se realizan anticipos de viaje, en caso de que se necesite solventar gastos de viaje, el colaborador debe

solicitar a Tesorería una Tarjeta de Débito Corporativa vía Help Desk, con al menos 2 semanas de

anticipación a la fecha de viaje.

11. Viajes Fabricantes Para efectos de la política, los “Viajes fabricante”, son aquellos donde por intereses del fabricante, este

solicita un viaje a uno o varios colaboradores que atienden ciertas líneas de negocio con la intención de

promover el relacionamiento; para estos casos el proceso de autorización se sigue como se indica en el

apartado 7.2 de esta política y el usuario debe de utilizar el concepto “Viaje Fabricante”, en la forma

electrónica, ya que este concepto permite el flujo de autorizaciones y notificaciones de días que el

colaborador aplique con fines de cumplir con el viaje, pero no permite anexar ningún tipo de reembolso,

ya que estos viajes son cubiertos 100% por el fabricante. La política prohíbe que se registre en la página

del fabricante personal ajeno al relacionamiento con CompuSoluciones, por lo que el Líder de Célula junto

con el Director del área, en los casos en que el viaje sea para más de una persona, decidirán si se toma

la opción y se designa el personal idóneo.

12. Reembolso

12.1 Registro del Reembolso El colaborador debe realizar su reembolso en un periodo máximo de 7 días naturales después de la fecha

de regreso para viajes nacionales y 14 días naturales después de su regreso para viajes internacionales.

En caso en que el colaborador haya comprado el avión u hospedaje con más de 30 días naturales a su

fecha de reembolso, es necesario hacer un primer reembolso por estos conceptos y, posteriormente, el

segundo reembolso una vez efectuado el viaje.

Si el colaborador hizo uso de la tarjeta de débito corporativa, en el formato de reembolso debe de indicar

los gastos que corresponden a ese viaje, si los gastos comprobados fueran menores a los gastos realizados

a la tarjeta se generará una incidencia de nómina por el importe diferencial.

12.2 Rechazo de Reembolso En caso de que el reembolso sea rechazado por cualquier motivo, el colaborador tiene 2 días hábiles para

volverlo a enviar a revisión. En caso de no hacerlo en este plazo, se pierde el derecho a reembolso y se

aplica los supuestos mencionados en el punto anterior.

12.3 Gastos no reembolsables De acuerdo con las políticas ya mencionadas los siguientes conceptos no pueden ser reembolsados:

• Gasto de gasolina pagadas con efectivo.

• Alimentos pagados en efectivo si no se cuenta con comprobante de hotel.

• Incremento en cuota de taxis por tiempo de espera.

• Seguros de viajes.

• Multas de tránsito o estacionamiento.

• Propinas a maleteros o taxistas.

• Artículos personales perdidos, robados o dañados durante el viaje.

• Renta de cajas de seguridad.

• Gastos que no estén soportados por sus respectivos comprobantes fiscales (con excepción de

lo contemplado arriba). Se recomienda al viajero tener especial cuidado con esos

comprobantes para evitar su extravío.

• Gastos que no sean estrictamente indispensables

12.4 Pagos de Reembolso Todo reembolso es revisado por el Agente de Cuentas por Pagar en un plazo no mayor a 3 días hábiles.

Una vez autorizado, Tesorería realiza el depósito a la tarjeta de nómina del colaborador el martes o jueves

posterior a su autorización.

13. Viajes de Terceros Los viajes que realicen Terceros (instructores, proveedores, clientes y consejeros) pueden solicitarse a

través de la forma electrónica viajes de terceros por los conceptos de transporte y alojamiento y son

pagados por la empresa de manera directa. Los gastos adicionales que realicen como por ejemplo:

alimentos, taxis, propinas, etc., deben ser pagados y facturados por su cuenta y pueden ser agregados al

costo de la factura que nos emitan o bien facturarlos de manera adicional como viáticos. Se recomienda

pactar de manera anticipada el costo máximo del viaje.

El solicitante debe contar con un contrato firmado comprobando que se tiene una relación comercial con

el instructor, proveedor o cliente y confirmar con al menos 7 días naturales de anticipación, para que el

área de Alta de Proveedores pueda otorgar su autorización para la contratación de servicios de transporte

y hospedaje.

13.1 Autorización Una vez que Cuentas por Pagar confirma que se tenga un soporte fiscal del pago.

Autorizado por:

• Líderes de Célula: Instructores.

• Dirección: Proveedores, clientes, consejeros, accionistas, otros.

• Directora de Mercadotecnia: Prensa, conferencista e invitados especiales de Convención.

.

14. Límites Diarios Máximos de Deducibilidad en Viajes Solo aplica para viajes ejecutivos

Concepto Nacional Extranjero

Alimentación $750.00 pesos $1,500.00 pesos

Hospedaje Sin Límite $3,850.00 pesos

Avión Sin Límite Sin Límite

Renta de auto $850.00 pesos $850.00 pesos

15. Consulta de Documentos

Puedes encontrar todo Procedimiento y/o política relacionados a este documento dentro de la intranet

en el apartado de Códigos, Políticas y Procedimientos o dando clic aquí.

16. Control de Cambios

Número de revisión Fecha de Actualización Descripción del Cambio

0 07/10/2013 Creación de la Política

1 07/10/2013

Cambios en cambios o cancelaciones de

Transporte Aéreo, se debe hacer con una

anticipación menor a 48 horas. Comprobantes se

deben de entregar en un tiempo no mayor a 7

días naturales. Renta de auto, el monto máximo

a reembolsar es de $850.00

2 04/03/2014

El cambio fue en viajes nacionales, para

colaboradores que viajan por carretera, el

máximo a reembolsar es de $2.00 pesos.

3 10/06/2014

Incentivo de viajes, se agregaron los

requerimientos que debe realizar el colaborador

para recibir su ARO. En registro de reembolso el

colaborador puede realizar su reembolso en un

máximo de 7 días naturales y en internacionales

14 días.

4 25/06/2014

Alojamiento en el extranjero es de $180.00 USD

por día. En eventos y convenciones el

colaborador debe buscar hoteles que se

encuentren máximo a 2 kilómetros del evento.

5 27/10/2015

Administración de viajes, todos los viajes deben

de autorizarse al menos 2 días hábiles. Se

actualizó la sección de incentivo de viajes. La

sección de Transporte Aéreo sobre lo que se debe

hacer en cambios o cancelaciones, promociones

en líneas aéreas, alojamiento y alimentos.

6 23/11/2015 Actualización del documento en el formato de

procesos.

7 09/12/2015

Se ajustó el campo de cambios o cancelaciones

haciendo la separación entre viajeros no

frecuentes y viajeros auto-administrados. En la

sección de alojamiento se indicó que para ambos

viajeros deben consultar el alojamiento en el

hotel con el Administrador de Viajes y que se

solicita autorización del Líder de Célula. En la

sección de Viajes Internacionales se puso un tope

de $180.00 USD por noche en eventos y

convenciones, al igual cuando el hotel al que

llegará el colaborador tiene un costo mayor al

permitido, debe solicitar la autorización por el

Director General y se actualizó la sección de

equipaje extra con las especificaciones de cada

aerolínea.

8 02/03/2016 Se actualizó la política al formato nuevo.

9 16/03/2016

Se actualizó la sección de viajes nacionales,

internacionales y se ajustó la sección de Anticipo

y Reembolso con Cuentas por Pagar.

10 14/04/2016 Se actualizó la información en la sección de

Pasaporte y Visa.

11 18/05/2016

Se extendió la sección de viajes a terceros y se

agrega la manera en cómo deben de administrar

sus viajes los instructores, proveedores, clientes,

accionistas, consejeros, etc.

12 03/06/2016 Se cambió la sección de “Alimentos Nacionales”,

se modificó el límite de gasto a 300 + IVA.

13 06/04/2017

Se aplicaron algunos cambios en la política en

las secciones de alimentos nacionales, reembolso

y uso de servicio de taxis.

14 31/10/2017 Se realizaron cambios en la sección de alimentos

y propinas internacionales

15 31/01/2018

Se realizo la eliminación de anticipos de viajes y

se agregó el solicitar tarjeta corporativa en caso

de anticipo de viaje

16 14/08/2018 Se cambio los días de 15 a 30 para solicitar la

Tarjeta Corporativa Viajes

17 30/10/2018 Se elimina apartado en el 9.11 (comprobantes

internacionales)

18 20/09/2019

Se agregó nota referente a opción de compra de

selección de asiento siempre y cuando se haya

seleccionado la tarifa básica (sin documentación)

y la tarifa + asiento es inferior a la mediana del

vuelo autorizado.

19 10/03/2020 Se cambia la tarifa de reembolso de

estacionamiento del aeropuerto

Nota: Si al revisar este documento detectas un cambio en la información, es necesario notificarlo al área de procesos para su actualización