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Uso de la herramienta módulo Mecanismos Alternos al Procedimiento Administrativo

(MAPA) Manual de Usuario

Versión 1.0.2

Octubre 2017

CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

Gerencia Administrativa

Dirección de Bienestar Laboral

Tel. 2256-6705 Fax: 2256-0790

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CEDESO: Frente a Clínica Carlos Durán, San José, Costa Rica Correo Electrónico: [email protected]

Contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3

INGRESO MÓDULO MECANISMOS ALTERNOS AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO .................... 4

1. PERFIL: USUARIO JEFATURA ........................................................................................................ 7

1.1. Ventana “INICIO” ................................................................................................................. 7

1.2. Ventana “JEFATURAS A CARGO” ....................................................................................... 13

1.3. Ventana “REPORTES” ........................................................................................................ 14

1.3.1 CONSULTA MIS CASOS ..................................................................................................... 14

1.3.2. ESTADÍSTICA LOCAL ......................................................................................................... 15

2. PERFIL: CONSULTA LOCAL ......................................................................................................... 15

2.1. CONSULTA LOCAL .............................................................................................................. 15

2.2. ESTADÍSTICAS LOCALES ..................................................................................................... 16

3. PERFIL: CONSULTA NIVEL CENTRAL .......................................................................................... 17

3.1. CONSULTA NACIONALES ................................................................................................... 17

3.2. ESTADÍSTICAS NACIONALES .............................................................................................. 17

4. PERFIL: ADMINISTRADOR LOCAL............................................................................................... 18

mailto:[email protected]




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INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como propósito describir los servicios y reportes que posee la herramienta Módulo Mecanismos Alternos al Procedimiento Administrativo (MAPA). Dichos servicios y reportes tienen como fin poder registrar y llevar control de los casos MAPA que se registren en cada unidad. El uso efectivo de esta herramienta será beneficioso para la Institución. Por cuanto el principal objetivo de esta figura es evitar el juicio oral y público, en

procura de maximizar los recursos públicos destinados al trámite de procesos penales. Los documentos que fueron presentados durante las capacitaciones impartidas por la Dirección Jurídica y el Centro para la Instrucción del Procedimiento Administrativo (CIPA) los pueden localizar ingresando a la siguiente dirección: http://intranet/Organizacion/GA/Bienestar_Laboral/Paginas/servicios_DBL.aspx Las consultas de fondo (sobre materia MAPA) las pueden hacer mediante correo

electrónico: [email protected]


http://intranet/Organizacion/GA/Bienestar_Laboral/Paginas/servicios_DBL.aspx





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INGRESO MÓDULO MECANISMOS ALTERNOS AL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO El enlace correspondiente al “Módulo mecanismos alternos al procedimiento administrativo (MAPA)”, se encuentra ubicado en el módulo interno en la sección de aplicaciones de la página de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).

El link de acceso al sistema en ambiente de producción es: http://10.1.1.23/sags/login.cfm


http://10.1.1.23/sags/login.cfm




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Para ingresar digite su usuario y clave de red. Previamente, su Jefatura inmediata debe llenar el “Formulario para Registro y Actualización de Usuarios MAPA” para solicitar el perfil que requiere. El “Formulario para Registro y Actualización de Usuarios MAPA” debe ser llenado y solicitado por el superior jerárquico de cada jefatura que necesite acceso al sistema MAPA; a excepción de Directores y rangos superiores, que puede ser llenado por ellos mismos. El “Formulario para Registro y Actualización de Usuarios MAPA” se encuentra en la Intranet Institucional en la siguiente dirección:

http://intranet/Organizacion/GA/Bienestar_Laboral/Paginas/UsuariosMAPA_DBL.aspx También puede ingresar al Módulo Interno de la página de la CCSS (www.ccss.sa.cr) y seleccionar en el menú superior la opción “Intranet” (Intranet Interno), posteriormente en “Organización” seleccionar “Gerencia Administrativa” y luego “Dirección Bienestar Laboral”; una vez dentro del portal de dicha Dirección seleccionar el menú “SERVICIOS” ahí se encuentra la “Solicitud de Cuenta MAPA”. Para una mejor visualización, a continuación se muestran pantallazos que pueden servir de guía:


http://intranet/Organizacion/GA/Bienestar_Laboral/Paginas/UsuariosMAPA_DBL.aspx

http://intranet/Organizacion/GA/Bienestar_Laboral/Paginas/UsuariosMAPA_DBL.aspx

http://www.ccss.sa.cr/




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La herramienta MAPA cuenta con los siguientes perfiles:

JEFATURA: está diseñado para las jefaturas formales. Pueden registrar casos MAPA de sus subalternos directos (únicamente) y consultar los casos que ellos mismos hayan registrado.

CONSULTA LOCAL: está diseñado para uso restringido de funcionarios

designados por un director, administrador general o gerente. No pueden registrar casos, pero si pueden consultar todos los casos que se hayan registrado a nivel local (por unidad programática).

CONSULTA NIVEL CENTRAL: está diseñado para uso restringido de funcionarios del CIPA (Centro para la Instrucción de Procedimientos Administrativos). No pueden registrar casos, pero si pueden consultar todos los casos que se hayan registrado a nivel nacional.

ADMINISTRADOR LOCAL: está diseñado para directores, gerentes y rangos

superiores. Pueden registrar casos MAPA de sus subalternos directos (únicamente), consultar los casos que ellos mismos hayan registrado y también consultar los casos que las jefaturas que dependen de él hayan registrado.





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1. PERFIL: USUARIO JEFATURA

Este perfil se usa para registrar casos MAPA de sus subalternos directos y se compone de tres menús: INICIO, JEFATURAS A CARGO, REPORTES.

1.1. Ventana “INICIO” Se accede al presionar la opción “INICIO” en la ventana principal. Es la ventana donde el Jefe registra casos MAPA de sus subordinados directos.

Esta ventana está compuesta por los siguientes campos: 1.1.1. “FECHA ACTUAL” se llena automáticamente con la fecha del día que se

está registrando el caso MAPA. 1.1.2. “NÚMERO DE CÉDULA DE JEFATURAS A CARGO” se despliega el

combo con los números de identificación de jefaturas que están a su





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cargo. Jefaturas previamente cargadas por el sistema. Selecciona el

número de cédula de la jefatura a la que le va a abrir un MAPA y luego

hace clic sobre el botón “VERIFICAR NÚMERO DE CÉDULA”

Si alguna jefatura es subordinada a su cargo y no se encuentra en esta lista debe solicitarle al Administrador del Sistema, en este caso: Dirección Bienestar Laboral, que la incluya; para ello debe indicar: número de identificación (número de cédula de identidad en el caso de personas nacionales y número del carné de seguro para el caso de personas extranjeras), nombre y apellidos completos, nombre de la unidad ejecutora a la que pertenece, y el nombre de la unidad que dirige. Dicha solicitud la puede hacer mediante el correo electrónico: [email protected] anotando en el asunto la palabra: MAPA Asimismo, como se solicita “activar” una jefatura también se puede solicitar “bloquearla”.

1.1.3. “REGISTRAR A UN FUNCIONARIO QUE NO ES JEFATURA” se hace clic

sobre este nombre y despliega la ventana donde debe registrar el número de cédula del funcionario a cargo y luego dar clic al botón “Verificar”.

1.1.4. “VERIFICAR NÚMERO DE CÉDULA” y/o “Verificar” al hacer clic sobre

estos botones se despliega la información del funcionario que estoy consultando: Nombre del funcionario, Unidad Ejecutora y Servicio Asociado.

Posteriormente, procede a registrar:

1.1.4.1. TIPO DE RESPONSABILIDAD: al hacer clic en este espacio se despliegan tres opciones: Disciplinaria, Patrimonial, Disciplinaria y Patrimonial.

1.1.4.2. TIPO DE MEDIDA A APLICAR: al hacer clic en este espacio se

despliegan cuatro opciones: Suspensión del procedimiento a prueba, Reparación integral del daño, Procedimiento abreviado, Transacción.

1.1.4.3. APLICACIÓN: al hacer clic en este espacio se despliegan dos opciones: Intraproceso y Extraproceso.

Depende del momento en que van a aplicar la medida. Si es antes de iniciar un procedimiento administrativo (extraproceso) o si ya hay un procedimiento disciplinario abierto y van a aplicar un MAPA (intraproceso). Por lo que dependerá de cada caso en concreto.






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1.1.4.3.1. INTRAPROCESO: al seleccionar esta opción se despliegan los siguientes espacios:





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RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN

Número de expediente: digite el número de expediente del procedimiento disciplinario que ya existe.

Número de resolución: digite el número de resolución de terminación.

Fecha de la resolución: Se selecciona la fecha en el calendario que se encuentra en la parte inferior.

Puesto de la Jefatura que autoriza: especifique el puesto de la jefatura que autoriza.

Adjuntar archivo: permite adjuntar un único archivo.

CUMPLIMIENTO DE LA MEDIDA

Número de resolución: digite el número de resolución de terminación.

Plazo de ejecución de la medida: Se selecciona la fecha del plazo en el calendario que se encuentra en la parte inferior.

Puesto de la Jefatura que resuelve: especifique el puesto de la jefatura que resuelve.

Estado de la resolución: al dar clic en este espacio se despliegan las siguientes tres opciones:

o En proceso: si el MAPA está en este estado permite modificar: tipo de responsabilidad, tipo de medida a aplicar, adjuntar archivo si no se había adjuntado ninguno y seleccionar un nuevo “Estado de la Resolución”.

o No cumplida: no permite actualizar ningún

dato.

o Cumplida: no permite actualizar ningún dato.





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1.1.4.3.2. EXTRAPROCESO: al seleccionar esta opción se despliegan los siguientes espacios:





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RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN

Número de resolución: se definió que fuera la palabra MAPA seguido de la unidad programática y un consecutivo; pero si lo tienen a bien se puede variar.

Puesto de la Jefatura que autoriza: se refiere a la Jefatura inmediata.

Fecha de la resolución: Se selecciona la fecha en el calendario que se encuentra en la parte inferior.

Adjuntar archivo: permite adjuntar un único archivo.

RESOLUCIÓN DE TERMINACIÓN

Número de resolución: no siempre es el mismo “Número de resolución” de la parte “RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN”; en algunos casos puede que el plazo de cumplimiento del mapa este suspendido en el tiempo por ej. que le den dos meses para pagar, terminado el plazo hay que hacer una resolución diciendo si pago todo o si no, por lo que esta tendría un numero diferente a la de aprobación.

Plazo de ejecución de la medida: depende de la jefatura y de cada caso en concreto. Se selecciona la fecha en el calendario que se encuentra en la parte inferior. Esta fecha hace referencia a cuando ya está cumplida la medida; cuando el “Estado de Resolución” se cambie a “Cumplida”

Puesto de la Jefatura que resuelve: en la mayoría de los casos es la misma que se definió en el campo “Puesto de la Jefatura que autoriza” solo en los casos donde por recargo, ya sea por vacaciones, incapacidad, etc., otra jefatura tenga que atender la resolución; y

también en los casos donde el funcionario se traslada a otra unidad y es el nuevo jefe el que tiene que darle continuidad al MAPA.

Estado de la resolución: al dar clic en este espacio se despliegan las siguientes tres opciones: En proceso, No cumplida, Cumplida. Ver detalle de estos estados en la página N°10.





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1.1.5. Botón “Registrar”: se usa para guardar la información que se haya registrado.

1.1.6. Botón “Cancelar”: no guarda información y me devuelve a la página de

“INICIO”. 1.1.7. Botón “Listar”: muestra el listado con la cantidad de registros

efectuados por la Jefatura. Es el mismo reporte que se genera desde la ventana “REPORTES” opción “CONSULTA MIS CASOS”.

1.2. Ventana “JEFATURAS A CARGO”

Se visualiza la lista de las Jefaturas a cargo, si el usuario "Jefatura" las tiene.

La base de datos está actualizada a octubre 2017.

Si la Jefatura tiene subalternos jefes que no se encuentren en la lista, puede

registrar el MAPA siguiendo los pasos “REGISTRAR A UN FUNCIONARIO QUE NO

ES JEFATURA” que se describe en la página 7.





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1.3. Ventana “REPORTES”

Existen dos tipos de reportes:

1.3.1 CONSULTA MIS CASOS

Muestra el reporte con la cantidad de registros que dicha Jefatura haya

registrado. Se pueden visualizar los documentos que se han adjuntado y la

información de cada caso.

Cuando el registro MAPA tiene estado EN PROCESO permite actualizar la

información: tipo de responsabilidad, tipo de medida a aplicar, adjuntar archivo

si no se había adjuntado ninguno y seleccionar un nuevo “Estado de la

Resolución”.

Si el registro MAPA está en estado CUMPLIDA o NO CUMPLIDA no permite

actualizar ningún dato. Si permite revisar la información de cada caso e imprimir.





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1.3.2. ESTADÍSTICA LOCAL

Se visualiza el total de registros que la jefatura ha registrado.

2. PERFIL: CONSULTA LOCAL

Es un perfil para consultar los casos que se hayan registrado a nivel local (por unidad programática). No permite registrar casos MAPA. Existen dos reportes:

2.1. CONSULTA LOCAL

Este reporte muestra todos los casos registrados en una unidad programática, independientemente de la jefatura que los haya registrado. Deja ver la información relacionada con cada caso específico así como los archivos adjuntos.





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2.2. ESTADÍSTICAS LOCALES

Se visualiza la cantidad total de registros de la unidad ejecutora a la que

pertenece el usuario.





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3. PERFIL: CONSULTA NIVEL CENTRAL Es un perfil para consultar los casos que se hayan registrado a nivel nacional. No permite registrar casos MAPA. Existen dos reportes:

3.1. CONSULTA NACIONALES Este reporte muestra todos los casos registrados a nivel nacional,

independientemente de la jefatura que los haya registrado. Deja ver la información relacionada con cada caso específico así como los archivos adjuntos.

3.2. ESTADÍSTICAS NACIONALES Se visualiza la cantidad total de registros MAPA que a nivel nacional se hayan

incluido.





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4. PERFIL: ADMINISTRADOR LOCAL Este perfil es una fusión entre los perfiles de “USUARIO JEFATURA” y “CONSULTA LOCAL”. Se usa para registrar casos MAPA de sus subalternos directos y se compone de los mismos tres menús (INICIO, JEFATURAS A CARGO, REPORTES) que el perfil de “USUARIO JEFATURA”. Ver páginas de la 7 a la 15. Y también se utiliza para consultar los casos MAPA que se hayan registrado a nivel local (por unidad programática). Ver páginas de la 15 a la 16.


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