FACTORES DE ÉXITO EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS BAJO EL ENFOQUE DEL PMI

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¿Por qué Fracasan los Proyectos?Causas de Fracaso de los Proyectos

1. Requerimientos y especificaciones incompletas

2. Cambios en requerimientos y especificaciones

3. Mala estimación alcance, tiempo y costo

4. Falta de respaldo de la Alta Dirección.

5. Falta de recursos.

6. Falsas expectativas.

7. Objetivos no claros.

8. Planificación inadecuada o inexistente

9. Equipo de proyecto sin capacidades y sin motivación

10. Inadecuada identificación de interesados

La estadística muestra la aplicación de 30,000 proyectos en empresas pequeñas, medianas y grandes en EE.UU evaluadas por The Standish Group desde1994 hasta el 2011.

Fuente: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2011

¿Por qué Fracasan los Proyectos?

Terminan después de la fecha comprometida.Cuestan más de lo originalmente presupuestado.No cumplen con la funcionalidad especificada por el cliente.Existen procesos y técnicas pobremente estandarizados.Rechazo de la dirección de proyectos (no genera valor)Plan de trabajo no incluye tiempo para la gestión del proyecto.Falta de planificación y gestión.

¿En su organización se presentan casos como estos?

¿Por qué Fracasan los Proyectos?

...aplicando Dirección de Proyectos...

¿Cómo Revertir esta situación?

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Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades del proyecto, con la finalidad de cumplir o exceder las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto.

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

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– Los proyectos son inciertos y riesgosos– Demoran un tiempo significativo– Cuestan mucho dinero– Involucran a una cantidad considerable de personas de la

organización– Están expuestos a cambios inesperados– Deben satisfacer a distintos tipos de clientes (stakeholders)– Necesitan un balance entre alcance, tiempo, costo, calidad,

recursos y riesgos

¿Por qué la Dirección de Proyectos?

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– Mejor control financiero, físico y de recursos humanos.– Mejora de la relaciones con el cliente.– Cortos tiempos de desarrollo.– Menores costos.– Alta calidad y mejora de la confiabilidad.– Altos niveles de márgenes.– Mejora de la productividad.– Mejora las coordinaciones internas.

Ventajas para las Organizaciones

– Provee una fuente de futuros líderes para las empresas– Genera una alta visibilidad debido a los resultados en los

proyectos – Mejora las oportunidades de crecimiento tanto personales

como profesionales – Ayuda a construir una reputación personal y red de contactos– Desarrolla habilidades y experiencias relacionadas con gestión

de proyectos.– Mejora las habilidades blandas: liderazgo, influencia,

negociación, dirección, comunicación, entre otros.

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Ventajas para las Personas

Integración de

Factores de Éxito

Integración de

Factores de Éxito

Alcance

Alcance

Tiempo

Tiempo

Presupuest

o

Presupuest

o

Calidad

Calidad

Recursos

Recursos

Riesgos

Riesgos

Comunicacione

s

Comunicacione

s

AdquisicionesAdquisiciones

StakeholdersStakeholders

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Gestionando Eficientemente

los Factores de Éxito del

Proyecto

¿Cómo logro que mi Proyecto seaexitoso?

Gestión de la Integración

Incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.Se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto.

Gestión del Alcance

El objetivo fundamental de la Gestión del tiempo del Proyecto "es concluir el proyecto a tiempo, logrando el alcance del proyecto, en tiempo, costes y calidad requerida por el cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto".

Gestión del Tiempo

La Gestión de los Costos del Proyecto trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. La Gestión de los Costos del Proyecto también debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyecto.

Gestión de Costos

La gestión de la calidad implica que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. Para ello será necesario lo siguiente:

1. Convertir las necesidades y expectativas de los interesados en requisitos del proyecto

2. Lograr la satisfacción del cliente cuando el proyecto produzca lo planificado y el producto cubra las necesidades reales

3. Realizar acciones de prevención sobre la inspección

4. Buscar en forma permanente la perfección: mejora continua

Gestión de la Calidad

Consiste en hacer un uso más adecuado de las personas involucradas con el proyecto mediante la planificación organizacional, la adquisición de personal, y en el desarrollo del equipo.

La gestión de los recursos humanos no puede verse como un conjunto de tareas aisladas, sino que opera como un sistema de interrelaciones, la cual están conformadas por personas, las mismas que son la parte fundamental de la organización, quienes permiten el desarrollo continuo para lograr los objetivos propuestos, que ayudarán a alcanzar las metas planteadas.

Gestión de Recursos Humanos

Para gestionar las comunicaciones en el proyecto se debe:

– Entender el ambiente de la organización ejecutante (los factores ambientales de la empresa), como la cultura y los estándares.

– Comprender la tecnología, métodos, y modelos de las comunicaciones.

– Tener en cuenta los procesos y procedimientos de la organización ejecutante.

Gestión de las Comunicaciones

La gestión de los riesgos es el proceso sistemático de planificar, identificar, analizar, responder y controlar los riesgos del proyecto maximizando la probabilidad de ocurrencia de los sucesos positivos y minimizar la probabilidad de ocurrencia de los sucesos adversos.

Cuando la Gestión de los Riesgos ha sido parte integral de la planificación, estos serán tratados antes de que sucedan y si suceden se tendrá un plan sobre cómo tratarlos, lo que significa que no serán necesarias más reuniones agotadoras para desarrollar una respuesta a último momento.

Gestión de los Riesgos

La Gestión de las adquisiciones es un proceso formal por el cual las organizaciones obtienen bienes y servicios. Los principales roles del DP en la gestión de las adquisiciones son los siguientes:

• Colaborar en la adecuación del contrato a las necesidades del proyecto

• Asegurar que el contrato incluya todos los requerimientos del proyecto

• Incluir el plazo de contratación en el cronograma del proyecto

• Incorporar acciones de mitigación de riesgos en el contrato

• Comprender todos los términos del contrato• Participar en la negociación del contrato para

cuidar la relación con el vendedor• Administrar el contrato y sus cambios

Gestión de las Adquisiciones

Una de las claves en el éxito de los proyectos es el lograr que los requerimientos de los clientes sean satisfechos de la mejor manera posible.

Esta percepción, surge de las expectativas (requerimientos) de los interesados (stakeholders) dentro del proyecto a través del tiempo en el mismo ciclo de vida.

Gestión de los Stakeholders

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