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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES-IBARRA
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A.
PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA
OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD
SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.
MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS DE PRODUCTOS
ELABORADOS Y COMERCIALIZADOS EN LA EMPRESA
AGROVENTAS S.F EN LA CIUDAD DE OTAVALO
AUTORA: PAZMIÑO RUALES CLEMENCIA JANETH
ASESORA: DRA. MSc. POVEDA CÁCERES MYRIAM INÉS
AMBATO – ECUADOR
2016
CERTIFICACIÓN
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que el trabajo de
grado cuyo título es MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS DE
PRODUCTOS ELABORADOS Y COMERCIALIZADOS EN LA EMPRESA
AGROVENTAS S.F EN LA CIUDAD DE OTAVALO, fue elaborado por Clemencia
Janeth Pazmiño Ruales, y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la
Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su
presentación para los tramites pertinentes.
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES
declaro que el contenido del trabajo de grado “MODELO DE CONTROL DE
INVENTARIOS DE PRODUCTOS ELABORADOS Y COMERCIALIZADOS EN
LA EMPRESA AGROVENTAS S.F EN LA CIUDAD DE OTAVALO”, presentada
como requisito de graduación de Ingeniera en Contabilidad, Auditoría y Finanzas C.P.A.,
es original, de mi autoría y total responsabilidad.
DEDICATORIA
Este trabajo de grado quiero dedicar a mis hijos DONOVAN Y
DALIN, ya que ellos fueron mi fuente de inspiración y dedicación
para llegar a feliz término, cada vez flaqueaba sus imágenes venían
a mi mente y retomaba nuevas energías para poder seguir adelante.
Y hoy que culmino esta etapa de mi vida, quiero ofrecer todo este
esfuerzo a mis dos ángeles que llenan mi vida de alegría y felicidad,
gracias por estar a mi lado en este momento tan importante de mi
vida, ya que sin ustedes no hubiese sido posible lograrlo.
Janeth Pazmiño
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer de manera directa y profunda en primera
instancia a Dios, por regalarme la vida y la salud, y por haber
llenado mi vida de sabiduría e inteligencia.
Así mismo, reconocer el talento institucional y humano que
aportaron a la realización del presente trabajo, como son la
Universidad Autónoma de los Andes y su planta de docentes
forjadores de conocimiento y valores.
Y no puedo dejar de lado a una de las personas que aportó, criticó y
mejoró el presente trabajo de investigación como es la Dra. Myriam
Poveda… Muchas Gracias
Janeth Pazmiño
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN EJECUTIVO
EXECUTIVE SUMMARY
A) MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS DE PRODUCTOS ELABORADOS Y
COMERCIALIZADOS EN LA EMPRESA AGROVENTAS S.F EN LA CIUDAD DE
OTAVALO ............................................................................................................................ 1
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
B) PROBLEMA QUE SE VA INVESTIGAR ...................................................................... 3
C) JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA DEL
TEMA .................................................................................................................................... 5
D) OBJETIVOS ..................................................................................................................... 6
E) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA-CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA .................. 7
1. Inventarios ...................................................................................................................... 7
1.1 Conceptos ......................................................................................................................... 7
1.2 Importancia ...................................................................................................................... 7
1.3 Aprovisionamiento ........................................................................................................... 8
1.4 Tipos de inventarios ......................................................................................................... 8
1.4.1 Inventario permanente .................................................................................................. 9
1.4.2 Inventario periódico ...................................................................................................... 9
1.4.3 Inventario inicial ......................................................................................................... 10
1.4.4 Inventario final ............................................................................................................ 10
1.5 Método del costo de inventarios .................................................................................... 11
1.5.1 Método PEPS o FIFO ................................................................................................. 11
1.5.2 Método promedio ponderado ...................................................................................... 11
1.5.3 Método ABC en inventarios ....................................................................................... 11
1.6 Determinación del punto de reorden .............................................................................. 12
1.7 Existencias de reservas o seguridad de inventarios ....................................................... 13
1.8 Control de inventarios justo a tiempo ............................................................................ 14
2. Gestión de inventarios .................................................................................................. 15
2.1 Concepto ........................................................................................................................ 15
2.2 Objetivos de la gestión del stock ................................................................................... 16
2.3 Ventajas de la implantación de un sistema de gestión de stocks ................................... 16
3.1 Concepto ........................................................................................................................ 17
3.2 Objetivos ........................................................................................................................ 17
3.3 Responsabilidad del bodeguero ..................................................................................... 18
4. Sistemas de ubicación de productos ................................................................................ 18
5. Entrega y recepción ......................................................................................................... 19
5.1 Definición ...................................................................................................................... 19
5.2 Proceso y control de recepción de materiales y productos ........................................... 19
5.3 Proceso y control de entrega de materiales y productos ................................................ 19
6. Medidas de seguridad aplicadas al almacenamiento de mercaderías y productos .......... 20
6.1 Definición de seguridad ................................................................................................. 20
6.2. Evaluación de la seguridad en una bodega ................................................................... 20
7. Modelo de control de inventarios .................................................................................... 21
7.1. Concepto ....................................................................................................................... 21
7.2. Objetivos ....................................................................................................................... 21
7.3 Control de inventarios por el método promedio ponderado .......................................... 21
7.4 Constataciones físicas .................................................................................................... 22
7.5 Límites de existencias .................................................................................................... 22
7.5.1 Existencias máximas ................................................................................................... 22
7.5.2 Existencias mínimas ................................................................................................... 22
F) LA METODOLOGÍA ..................................................................................................... 23
G) PROPUESTA ................................................................................................................ 29
H) CONCLUSIONES .......................................................................................................... 51
I) RECOMENDACIONES .................................................................................................. 52
J) FUENTES/BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico #01 Componentes de la propuesta .......................................................................... 31
Gráfico #02 Elementos en el flujo de los productos ............................................................ 33
Gráfico #03 Flujograma de procedimientos para la recepción e inspección ....................... 38
Gráfico #04 Flujograma de procedimientos de almacenamiento y entrega ......................... 40
Gráfico #05 Flujograma de procedimientos para baja de inventarios ................................. 49
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla #01 Población de la empresa AGROVENTAS S.F. .................................................. 24
Tabla #02 Análisis de la observación .................................................................................. 25
Tabla #03 Procedimientos para el ingreso de existencias .................................................... 34
Tabla #04 Procedimientos para la salida de existencias ...................................................... 35
Tabla #05 Hoja de recepción ............................................................................................... 35
Tabla #06 Orden de requisión .............................................................................................. 36
Tabla #07 Recepción e inspección de inventarios ............................................................... 37
Tabla #08 Almacenamiento y entrega de inventarios .......................................................... 39
Tabla #09 Modelos de kárdex .............................................................................................. 42
Tabla #10 Promedio ponderado ........................................................................................... 43
Tabla #11 Inventario general de mercaderías ...................................................................... 46
Tabla #12 Procedimiento constataciones físicas ................................................................. 47
RESUMEN EJECUTIVO
La estructura empresarial actual y su vinculación con un mercado cada vez más
competitivo, hace que las pequeñas y medianas empresas modifiquen dicha estructura a
través de las técnicas empresariales que les permita mantenerse y crecer en el mercado en
el cual se encuentran interviniendo. En este contexto, una de las actividades más
fundamentales es el manejo y control de inventarios, los mismos que se constituyen en uno
de los activos más líquidos que manejan las empresas, de éste depende la rentabilidad y
liquidez del negocio.
Bajo estos lineamientos se ha diseñado la presente propuesta denominada: Modelo de
Control de Inventarios de productos elaborados y comercializados para la Empresa
Agroventas S.F., de la ciudad de Otavalo, con la finalidad de apoyar en el control y manejo
de los productos que produce y comercializa dicha empresa.
Se establecieron métodos, técnicas e instrumentos de investigación científica, como son: la
observación directa, levantamiento de entrevistas y encuestas y el manejo de fuentes
bibliográficas para dar soporte a la realización del diagnóstico interno y externo de la
empresa, expresados en las condiciones actuales de la misma.
En el planteamiento de la propuesta se destaca el proceso de implementación del Modelo
de Control de Inventarios, con la finalidad de tecnificar el manejo de las áreas de
producción y bodega, en lo que tiene que ver con proceso de recepción y despacho de los
productos de acuerdo a la rotación de los mismo, lo que redundará en la optimización de
recursos humanos, materiales y financieros, atendiendo de manera oportuna a la demanda
de vuestros clientes.
Su aplicación recomendada garantizará la actualización de saldos de productos, así como
con información relevante respecto a la producción para su actualización, que son
fundamentales para la toma de decisiones.
EXECUTIVE SUMMARY
Nowadays, companies estructure along with their relationship in trades is more competitive
due to the fact that it makes small and medium enterprises change their internal estructure
by using techniques that allow companies grow and stay in business trades. One suggestion
to increase firms in the trade world is to manage and control liquidity assets to get
profitability and liquidity in business.
It has been designed a proposal called “Inventory control model for manufactured and
marketed products” at the company Agroventas S.F in the city of Otavalo. This proposal
helps controloing and managing products when selling them out.
Direct observation, interviews, bibliographic research, and surveys have been done to find
out current internal and external issues in the company.
The deployment of the proposal stands for introducing technology management to control
goods at the warehouse. There will be an evident development when receiving and giving
out products. This proposal will optimize human and financial resource.
It is absolutey recommended to use a systematic application to update balances as well as
relevant information in order to make relevant decisions.
1
INTRODUCCIÓN
Los inventarios han existido desde tiempos inmemorables. Pueblos de la antigüedad
almacenaban grandes cantidades de alimentos para satisfacer las necesidades de la gente en
épocas de sequía. Lo inventarios existen porque son una forma de evitar problemas de
escasez. En una empresa, el objetivo de los inventarios es mantener el stock apropiado del
conjunto de bienes, mismos que siendo optimizados de la mejor manera permitan
satisfacer las necesidades de consumo o ventas.
AGROVENTAS S.F. es una empresa dedicada a la producción y comercialización de
productos agrícolas y veterinarios, sus comienzos datan del 10 de febrero del 1979 como
una iniciativa privada del Doctor Veterinario Hernán Vicente Riofrío Fajardo, quien
empieza con la formulación de productos bajo la marca AGROVENTAS SF, con su
producto principal en su línea agrícola GUARDIAN y en la línea veterinaria sales
minerales LA LECHERITA. Su mercado está orientado a almacenes, florícolas,
plantaciones frutales y granjas avícolas de la Región Sierra, abarcando las provincias de
Tungurahua, Bolívar, Chimborazo, Cotopaxi, Pichincha, Imbabura y Carchi con más de
100 clientes.
El estudio de la investigación propuesta, plantea como idea a defender que con la
implementación de un Modelo de Control de Inventarios, caracterizado por la generación
de informes exactos y confiables, se promoverá la eficiencia y eficacia en el manejo de los
inventarios y servirá de apoyo para la consecución de los objetivos de la empresa
Agroventas S.F.
Las variables consideradas en el presente estudio son las siguientes: Variable
independiente el Modelo de Control de Inventarios y la variable dependiente: Se promueve
la eficiencia y eficacia en el manejo de los inventarios y servir de apoyo para la
consecución de los objetivos de la organización.
2
La presente investigación está estructurada de varios elementos en los mismos que se
describe el problema, la justificación, sus objetivos, la fundamentación teórica conceptual,
la metodología; y la propuesta.
Lo más relevante de este trabajo lo encontramos en la propuesta; pues en ella se describe
un modelo de control de Inventarios, el mismo que ayuda a la empresa a un mejor control
físico de los inventarios, contribuyendo a través de flujo gramas de procedimientos, los
pasos y fases que se deben aplicar para una gestión eficaz.
3
B) PROBLEMA QUE SE VA INVESTIGAR
Antecedentes Investigativos.
Considerando que los inventarios son bienes tangibles que las empresas mantienen para la
venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes
o servicios para su posterior comercialización, éstos son utilizados tanto en actividades de
manufactura como distribución y venta; desde tiempos remotos, ha sido una preocupación
de los gerentes, administradores y directores de la producción mantener niveles de
inventarios que posibiliten a las empresas tener los costos mínimos por este concepto.
Así, F. W Harris en 1917 ya planteó la necesidad de realizar un control de inventarios; de
1950 a 1969 existió en Estados Unidos y Europa Oriental un extenso desarrollo de
programas computarizados para solucionar problemas de inventarios, y es que estos
constituyen uno de los artículos más caros para muchas empresas representando en algunas
ocasiones hasta el 40% del Activo Circulante, es ahí que se reconozca que un buen control
es crucial en el sentido de minimizar costos a través de una política adecuada en los
manejos de los mismos.
En este sentido se propone la implementación de un modelo de control de inventarios de
productos elaborados y comercializados en la empresa AGROVENTAS S.F en la ciudad
de Otavalo, que permita controlar adecuadamente los mismos.
Como antecedentes para la elaboración de la investigación planteada se ha podido revisar
los temas:
Manual de Procedimientos Administrativos y Contables del almacén Agrícola “El
Agricultor” en la ciudad de Bolívar-Carchi, la autora en este trabajo pretendió mejorar la
gestión administrativa del negocio familiar aportando con un sistema de administración
moderno y profesional, ayudar al crecimiento responsable y perdurable del negocio.
Manual de control de bienes de larga duración de la “Empresa Pública Municipal de Agua
Potable y Alcantarillado” de Ibarra, provincia de Imbabura, El manual que se propone,
consta de un procedimiento secuencial que facilitará el seguimiento y control de los bienes
4
de larga duración, para contrastar su avance físico, que permitirán a los funcionarios
conocer la metodología a aplicarse en el control y seguimiento de los bienes de larga
duración aunque no sean expertos en el tema, de esta forma se garantiza la correcta
realización y alcance de los objetivos de la empresa.
Situación Problemática
Agroventas S.F. tiene como finalidad la transformación de materia prima en productos
elaborados, los mismos que son comercializados en los diferentes puntos de venta tanto a
nivel local como nacional, permitiendo que la demanda se incremente día a día.
Sin embargo, el sistema de control aplicado a los inventarios en la empresa, no es el más
adecuado, ya que existen desfases en las entradas y salidas de los productos ocasionando
irregularidades en el control contable y físico. Esto ha provocado que se tenga que realizar
periódicamente ajustes a los inventarios con la finalidad de conciliar cantidades y valores
con registros de contabilidad y bodega. De hecho se puede manifestar que esto conlleva al
desperdicio de recursos.
Agroventas S.F. necesita un mejor control de sus inventarios principalmente en la planta de
la producción, para evitar el desperdicio y manipulación por parte de los trabajadores en lo
que tiene relación a los productos, ya que esto repercute en los resultados económicos y
financieros de la misma.
Si la empresa no toma en consideración lo antes expuesto e implementa un sistema de
control eficiente de sus inventarios, se verá afectado en los resultados económicos y
financieros por los costos ocultos que esto implica.
La pérdida se refleja en la utilización de más recursos: insumos, personal, tiempo,
maquinaria y equipos, etc., que obliga periódicamente a realizar ajustes en cantidades y
valores con el propósito de conciliar registros y presentar información sin desfases.
5
Problema Científico
¿Cómo afecta la falta de un Modelo de Control de Inventarios en la Empresa de
Producción de Agroventas S.F.?
Identificación de la Línea de Investigación
Esta investigación se centra en la línea de investigación de Gestión de la Información
Contable.
Delimitación del Problema
Objeto de investigación: Procesos de Inventarios
Campo de acción: Modelo de Control de Inventarios.
C) JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA
DEL TEMA
AGROVENTAS S.F., es una empresa cuya finalidad es la producción y comercialización
de productos agrícolas y veterinarios, ha venido trabajando con un sistema obsoleto y
caduco en lo que tiene relación al manejo de los inventarios, si bien existen registros, los
mismos no cuentan con los respectivos respaldos que justifiquen su utilización. En tales
circunstancias, el modelo de procedimientos de control propuesto, promoverá obtener
información confiable y veraz.
A través de la investigación se pretende contribuir a la empresa con un instrumento útil y
práctico, beneficiando directamente a AGROVENTAS S.F, y al personal involucrado en
los procesos de producción y comercialización, ya que al obtener información oportuna y
fiable en un momento determinado se puede tomar decisiones importantes que conlleven a
una administración eficaz.
6
El propietario y representante legal de la Empresa, muestra su predisposición para aportar
con información necesaria a fin de que se lleve a cabo la investigación, cuyo resultado
desea ejecutarlo inmediatamente.
De igual manera, el tema de investigación propuesto es de gran interés para otros usuarios
quienes necesiten conocer los fundamentos acerca del Control de los Inventarios. Es útil
inclusive para otras empresas del ramo, quienes pueden contar con un modelo de control
de inventarios aplicable a sus empresas, logrando un control eficaz de los inventarios.
D) OBJETIVOS
Objetivo General
Diseñar un Modelo de Control de Inventarios en la empresa Agroventas S.F, que permita
promover la eficiencia y eficacia en el manejo de los inventarios y servir de apoyo para la
consecución de los objetivos de la organización.
Objetivos Específicos:
Fundamentar científicamente la gestión de inventarios y los modelos de control
Diagnosticar la situación actual de la gestión de inventarios en la empresa Agroventas
S.F.
Elaborar los componentes del Modelo de control de inventarios
Validar la propuesta por medio de expertos
Idea a Defender
Con la implementación de un Modelo de Control de Inventarios, caracterizado por la
generación de informes exactos y confiables, se promoverá la eficiencia y eficacia en el
manejo de los inventarios y servirá de apoyo para la consecución de los objetivos de la
empresa Agroventas S.F.
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Variables de la Investigación
Variable independiente: Modelo de Control de inventarios
Variable dependiente: Se promueve la eficiencia y eficacia en el manejo de los
inventarios y servir de apoyo para la consecución de los objetivos de la organización.
E) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA-CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA
1. Inventarios
1.1 Conceptos
Los inventarios son una parte física con la que cuenta una empresa y se lo define de la
siguiente manera:
Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos
renovables y no renovables, para ser utilizado en procesos de transformación,
consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro normal de los
negocios del ente económico. (LASSO C, 2009, pág. 51)
Están constituidos tanto por elementos tangibles, como materias primas, productos
en proceso, productos terminados, suministros y otros; como los intangibles
representados por los derechos que la empresa tiene en las diferentes órdenes del
convivir económico. (STAR M, 2003, pág. 89)
Es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con
aquellos, permitiendo la compra y venta o primero la fabricación antes de
venderlos, en un periodo económico determinado. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes. (VASCONEZ L, 2001, pág. 146)
1.2 Importancia
La importancia es:
Función de desacoplamiento
8
Almacenamiento de recursos
Hacer frente a una oferta y demanda irregulares
Descuento por cantidad
Evitar faltantes y escasez
El inventario es, por lo general, el activo mayor permite ganar tiempo, permite
hacer frente a la competencia, el inventario permite reducir los costes, además de
ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de productos.
(SANCHEZ V, 2005, pág. 92)
1.3 Aprovisionamiento
Una buena política de aprovisionamiento contribuye con los objetivos generales de
la empresa a través de una buena gestión del stock, en las mejores condiciones de
abastecimiento. Para ello, se establecen líneas de coordinación con los distintos
departamentos o secciones y se definen las necesidades y los presupuestos.
Es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los
materiales necesarios cuando tiene que realizar las actividades de fabricación o
comercialización de sus productos. Comprende la planificación y gestión de las
compras, el almacenaje de los productos necesarios y la aplicación de técnicas que
permitan mantener unas existencias mínimas de cada material procurando que todo
ello se realice en las mejores condiciones al menor costo posible. (POMBO J, 2009,
pág. 173)
1.4 Tipos de inventarios
La forma de registro para cada inventario es diferente de acuerdo al bien que se va
inventariar y saber reconocer de que tipo es y cómo tratarlo. A continuación se da a
conocer los diferentes tipos de inventarios:
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1.4.1 Inventario permanente
El inventario permanente es una forma que puede adoptar la compañía para el registro de
sus operaciones para conocer a profundidad sobre este inventario se lo describe de la
siguiente manera:
El sistema de inventario permanente o perpetuo, es de amplio uso en las empresas
comerciales grandes y no requiere de inventarios físicos para su funcionamiento
contable. Este método implica el uso de tarjetas de existencia o Kárdex que
permitan valorar las mercancías que se venden como las que quedan en existencia.
(PATON W, 2000, pág. 25)
Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías mediante la
utilización de tarjetas Kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la
existencia física de mercaderías en forma permanente.
Al utilizar este tipo de inventario se logrará conocer el saldo y costo de venta en el
momento oportuno, es decir se registra todas las entradas y salidas de las
mercaderías en ese mismo momento obteniendo información rápida sin tener que
esperar al finalizar un periodo de tiempo. (BRAVO J, 2013, pág. 108)
1.4.2 Inventario periódico
El inventario periódico es definido como:
Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías en varias cuentas que
por su nombre indica a que se refiere cada una de ellas, además se requiere la
elaboración de inventarios periódicos que se obtienen mediante la toma o
constatación física de las mercaderías que existe en la empresa.
En el sistema de inventario periódico, el negocio no lleva un registro actualizado
del inventario en existencia. En cambio al final del periodo, el negocio cuenta los
artículos en existencia y calcula el costo del inventario final. La cifra de este
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inventario aparece en el balance y se usa para calcular el costo de las mercaderías
vendidas. El sistema periódico también se llama sistema físico porque se basa en el
conteo real del inventario físico.
El sistema de inventario periódico se realiza al finalizar un periodo de tiempo en el
cual se conoce la existencia de las mercaderías para este sistema se realiza el conteo
de forma física para identificar la cantidad de materiales que dispone la institución.
(BRAVO J, 2013, pág. 113)
1.4.3 Inventario inicial
El inventario inicial lo conforman los bienes disponibles al inicio de un periodo y es
definido como:
Valor representado en mercaderías, por lo general se lo elabora al inicio del periodo
contable.
Este inventario es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo
se documenta los bienes existentes al día de elaboración. Este inventario registra
todos los bienes que posee la compañía y se lo elabora al comienzo del periodo
contable para conocer la existencia de mercadería disponible. (ZAPATA P, 2011,
pág. 151)
1.4.4 Inventario final
Para una mejor comprensión de este método se basa en el siguiente criterio:
Valor de las mercaderías no vendidas, en consecuencia constan físicamente al final
del periodo.
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente
al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en
ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho
periodo. (ZAPATA P, 2011, pág. 155)
11
El inventario final se lo elabora al cerrar un periodo contable la finalidad de este inventario
es que permite conocer los movimientos que se ha efectuado durante ese periodo de tiempo
y conocer la nueva situación económica actual para el siguiente periodo.
1.5 Método del costo de inventarios
Es una herramienta contable que permite llevar el control detallado de la empresa, en
donde se podrá identificar el número de existencias y el volumen de ventas y compras
realizadas en un periodo determinado. Existen algunos métodos de inventarios detallados a
continuación:
1.5.1 Método PEPS o FIFO
Este método es utilizado dependiendo de la naturaleza de cada empresa y es definido
como:
Lo primero que entra es lo primero que sale. Esto significa que las cantidades de un
artículo que salen del almacén se van valorando al precio de compra de las primeras
entradas. Lo que queda en el almacén al final del ejercicio estará valorado al precio
de lo último que se compró. (POMBO J, 2009, pág. 69)
1.5.2 Método promedio ponderado
Se trata de valorar todas las existencias de un artículo en el almacén al mismo
precio medio. Cuando se hace una nueva compra. Se calcula al precio medio entre
las existencias que había y la compra realizada. Todas las existencias quedan
valoradas al precio medio resultante, que está ponderando por las cantidades
mezcladas. (POMBO J, 2009, pág. 74)
1.5.3 Método ABC en inventarios
El método ABC consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo
capaz de inversión o categoría con el objeto de lograr un mayor control y atención
sobre los inventarios, que por su número y monto merece un mayor control,
vigilancia y atención permanente.
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En el análisis de los inventarios es necesario establecer tres grupos, de acuerdo al
número de partidas y su valor. Generalmente el 80 % del valor del inventario está
representado por el 20% de artículos y el 80% de sus artículos representa el 20% de
su inversión.
Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el
20% de los artículos.
Con la misma idea debe integrarse los grupos B y C.
Los artículos B, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que
los artículos de este grupo y por último los artículos de grupo C, que tienen un valor
reducido y serán un gran número de inventarios.
Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner
atención en el manejo de los artículos A, que significan el 80% de la inversión en
inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en
algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una
administración personalizada.
Los inventarios de categorías A deben ser administrados y atendidos
permanentemente, asignando su vigilancia y control a personas responsables que
tengan conocimiento de administración de inventarios y de operación de la
empresa. Los ahorros que se experimentan son espectaculares. (STAR M, 2003,
pág. 78)
1.6 Determinación del punto de reorden
El punto de reorden consiste en proporcionar una señal al departamento respectivo,
indicando que determinado producto ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un
nuevo pedido. El punto debe ser aquel que le permita seguir produciendo hasta que
llegue lo solicitado.
Estos puntos de reorden deben ser aprobados y estudiados por las secciones de compras
y producción para su establecimiento y serán responsabilidad del departamento de
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producción junto con el almacén para su control y vigilancia. Debe haber instrucciones
claras y precisas de lo que debe hacerse con las requisiciones colocadas.
Requisición viajera: en las empresas que han fijado puntos de reorden existen la
requisición viajera como complemento de este y su objetivo es el ahorrar trabajo
administrativo, pues de antemano han fijado punto de control y aprobaciones para
que por este medio se fije nuevos pedidos de compras.
Para establecer la requisición viajera es necesario estudiar:
- Consumo diario, el tiempo de envío de pedidos, tiempo de surtido de proveedor.
- Tiempo de transportación y entrega, tiempo de recepción y revisión de calidad y el
tiempo de almacenaje.
- Existen dos sistemas que usan la requisición viajera:
a. Ordenes o pedidos fijos, bajo cualquier sistema de órdenes o pedidos se solicitará
siempre la misma cantidad. El tiempo puede variar de acuerdo a las fluctuaciones
en el uso de material. El objetivo es pedir cuando la cantidad en existencia es
suficiente para cubrir la demanda máxima.
b. Resurtidos periódicos, se utiliza cuando se tiene un control perpetuo de inventarios.
1.7 Existencias de reservas o seguridad de inventarios
Las empresas suelen tener esta clase de inventarios con el fin de hacer frente a los
cambios impredecibles a las demandas de los consumidores. Los inventarios de
reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para
balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o
departamentos, para tener flexibilidad en la terminación y surtido de pedidos.
La existencia de reservas es el precio que pagan los negocios por la filosofía de
servicios al cliente que produce con el tiempo una posición en el mercado. (STAR
M, 2003, pág. 96)
14
1.8 Control de inventarios justo a tiempo
Así como su nombre lo indica el control de inventarios justo a tiempo, la idea es
que se adquiere los inventarios y se insertan en la producción en el momento en que
se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables
y un sistema eficiente de manejo de inventarios.
Una compañía puede reducir su producción en proceso mediante una
administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Con un trabajo en
equipo que incorpore proveedores de confianza, se pueden rebajar la cantidad de
materias primas, respecto a los artículos terminados, podemos decir que si se
reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la
misma manera se reduce los inventarios de éste tipo.
El control de inventarios se realiza de tres maneras:
1. A través del control contable: Este puede realizarse mediante Kárdex hasta
sistemas computarizados, el tipo de control se realizará dependiendo del tamaño
de la empresa y el proceso productivo en su caso.
2. A través del control físico: Este debe ser seguro y eficiente para esto tendrá que
cumplir con ciertos requisitos como la fácil localización y un lugar de
almacenamiento apropiado.
3. Control del nivel de ingresos de inversión (aspecto financiero): Este se
determina en base a las políticas de ventas, producción y finanzas, este control
tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por esto se utiliza para
la fijación de políticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes
interesadas.
El control justo a tiempo sobre los inventarios es importante, ya que son el aparato
circulatorio de una empresa de comercialización. Las empresas exitosas tienen gran
cuidado de proteger sus mercaderías.
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Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
- Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, sin importar el
sistema que se utilice.
- Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
- Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.
- Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
- Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercaderías de alto costo
unitario.
- Comprar el inventario en cantidades económicas.
- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.
- No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales
los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar
que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera
más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se
siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad
empresarial. (STAR M, 2003, pág. 107)
2. Gestión de inventarios
2.1 Concepto
La gestión de inventarios es una de las actividades básicas de la dirección de
operaciones de cualquier organización. Para realizarla, existen diversos sistemas
que pueden ser empleados en funciones de múltiples factores, como la prioridad de
la toma de decisiones, la naturaleza de la demanda, los costes de inventario o el
tiempo de suministros, entre otros. (DAVALOS NELSON, 2001, pág. 49)
16
2.2 Objetivos de la gestión del stock
Los objetivos de la gestión son:
Posibilidad de atender el grado de servicio y disponibilidad requerido por el
mercado.
Reducción de las inversiones de capital circulante al mínimo posible, sin
menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado.
Obtención de la rentabilidad deseada sobre las inversiones en stocks.
Los objetivos de la gestión de inventarios es el abastecer apropiadamente los
materiales necesarios a la empresa en el momento oportuno, para así evitar subidas
de costos y pérdidas. (DAVALOS NELSON, 2001, pág. 63)
2.3 Ventajas de la implantación de un sistema de gestión de stocks
Las ventajas de la implantación de un sistema de gestión de stocks son:
Disponer de todas las informaciones que afectan a los artículos a administrar.
Contabilizar adecuadamente los artículos en stock
Conocer su comportamiento histórico.
Prever las necesidades medias futuras a satisfacer y aceptar un nivel de riesgo
de ruptura.
Calcular los pedidos a efectuar, teniendo en cuenta las condiciones y
limitaciones de los proveedores.
Mantener un nivel de inmovilizado adecuado a las condicionantes económicas
y comerciales aceptados.
Las ventajas de implementar un sistema de gestión de stocks son varias entre las
más importantes podemos destacar el detectar material caducado, evitar roturas de
stocks y conocer el valor real de existencias. (DAVALOS NELSON, 2001, pág. 67)
17
3. La unidad de bodega
3.1 Concepto
La bodega constituye el espacio donde se almacenan de manera organizada,
diferentes tipos de productos o materiales sobre los que se aplican procesos de
control para guardarlos o despacharlos cuando sea necesario.
Los principios de un buen sistema de administración de bienes, son lograr
economizar, eficacia y eficiencia en todas y cada una de las etapas del proceso de
administración de bienes y la responsabilidad de los agentes y funcionarios que
autoricen, dirijan o ejecuten las acciones de gestión y de disposición, en cuanto a su
legitimidad, mérito o conveniencia. (CATACORA FERNANDO, 2001, pág. 35)
3.2 Objetivos
Los objetivos específicos de la Unidad de Bodega son los siguientes:
Elaborar políticas y normas regulatorias de los bienes comprendidos, el ámbito
de aplicación y los sistemas de información y control.
Establecer criterios sobre identificación, descripción y codificación de cada
uno de los bienes.
Elaborar tarjetas Kárdex para el control efectivo de ingresos y salidas de los
artículos, materias primas, insumos y bienes de la empresa.
Diseñar y desarrollar una base de datos que permita el control eficaz del
inventario en bodega, para conciliarlo con el registro contable.
Diseñar el proceso de administración de bienes, lo que implica procedimientos
para ingresos, salidas, transferencias, asignación de responsabilidades y normas
de verificación y control
Llevar el inventario general de bienes, su correspondiente valuación, ubicación
geográfica y custodia en forma automática. Todo esto mediante la utilización
de un sistema informático especializado. (CATACORA FERNANDO, 2001,
pág. 46)
18
3.3 Responsabilidad del bodeguero
La unidad de bodega, debe cumplir con las siguientes responsabilidades y funciones
básicas, con la finalidad de fortalecer el sistema de control, custodia, supervisión y
mantenimiento de los bienes de la empresa:
a) Mantener la custodia de los bienes que forman parte de la Bodega.
b) Efectuar la recepción de bienes, materiales, muebles y equipos que están bajo su
responsabilidad.
c) Mantener al día y actualizado el Kárdex para control de las existencias en cantidades y
valores.
d) Efectuar la entrega de los bienes que sean requeridos por las unidades administrativas
con el correspondiente documento legalizado y firmado por el responsable.
e) Intervenir en las constataciones físicas de inventarios.
f) Participar en calidad de responsable de la custodia de los bienes para las bajas,
remates, donaciones, transferencias y entrega-recepción de los bienes que conforman
los inventarios para consumo interno y para la venta.
g) Mantener las salvaguardas físicas para precautelar la seguridad y conservación de los
bienes bajo su responsabilidad.
h) Coordinar las funciones y actividades con las demás secciones que conforman la
Dirección Financiera, y,
i) Cumplir y hacer cumplir, de conformidad con la ley, las funciones y actividades
propias de la bodega.
4. Sistemas de ubicación de productos
Para escoger un sistema de ubicación de productos, es importante tener en cuenta que debe
cumplir los siguientes parámetros:
Los artículos que tengan alta rotación deberán colocarse cerca del usuario, desde
donde pueda ejecutarse una operación de manufactura, el andén de envíos o el área de
inspección de calidad.
19
Los artículos que tengan alta rotación deberán almacenarse y retirarse en el nivel
vertical más conveniente, los que tienen bajo movimiento en la parte alta y por el
contrario los de alto movimiento en la parte superior.
Los artículos pesados o difíciles de mover deberán almacenarse en la parte más baja.
Cuando lo más conveniente sea tener pocos artículos pero que se mueven en grandes
cantidades, las cargas individuales de un artículo deberán almacenarse juntas en áreas
dedicadas casi por completo a ellas.
Cuando se trata de muchos artículos pero en pequeñas cantidades, deberá tomarse en
condición el almacenamiento aleatorio, sin embargo, puede ser necesario contar con
un sistema de localización o incluso computarizado.
La naturaleza de algunos artículos puede exigir que se almacenen en un lugar
específico. Algunos ejemplos de esto son los materiales peligrosos, los artículos de
mucho valor y los bienes perecederos.
5. Entrega y recepción
5.1 Definición
La entrega hace alusión a la actividad de proveer, facilitar o hacer llegar un artículo,
producto o mercancía a un cliente, siendo este quien realice la recepción, que a su vez
implicará la adquisición del producto y que pasará por un proceso de control para dar por
finalizado el proceso de entrega y recepción.
5.2 Proceso y control de recepción de materiales y productos
Se receptan los productos y se cuentan frente a quien lo entrega
Se examinan los productos.
En caso de rechazos se solicita un nuevo producto o se cambia de proveedor.
Se pesa la mercancía.
Se verifica las inconsistencias
Se reporta e informa
Se codifica
5.3 Proceso y control de entrega de materiales y productos
Recepción de la solicitud por escrito
20
Comprobación de la existencia en registros
Emisión de orden de egreso
Aprobación y firma de responsables
Despacho bajo custodia
Registro e informe
Notificaciones del proceso
6. Medidas de seguridad aplicadas al almacenamiento de mercaderías y productos
6.1 Definición de seguridad
La seguridad es un estado en el cual los peligros y las condiciones que pueden provocar
daños de tipo físico, psicológico o material son controlados para preservar la salud y el
bienestar de los individuos y de la comunidad es una fuente indispensable de la vida
cotidiana, que permite al individuo y a la comunidad realizar sus aspiraciones.
También se puede concluir que:
La seguridad se compone de nociones, sensaciones y elementos físicos que permitan
adquirir confianza y tranquilidad en el espacio donde se esté y durante el desarrollo de la
actividad que se plantee.
6.2. Evaluación de la seguridad en una bodega
Para evaluar la seguridad en una bodega se puede recurrir a las buenas prácticas de
manufactura (BPM), dentro de ellas se revisan aspectos sobre la estructura e
higiene del establecimiento, los procesos para el mantenimiento de equipos e
instalaciones de servicio, la indumentaria e higiene y documentación pertinente.
(STAR M, 2003, pág. 96)
21
7. Modelo de control de inventarios
7.1. Concepto
El Control de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda
organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes.
Las tareas correspondientes al control de un inventario se relacionan con la determinación
de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de
clasificación y el modelo de reinventario determinado por los métodos de control (el cual
determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).
7.2. Objetivos
Los objetivos fundamentales del control de inventarios son:
Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y
Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso,
materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.
7.3 Control de inventarios por el método promedio ponderado
El costo promedio del inventario durante el período se basa en:
1. Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades
al inicio por su costo.
2. Determinar el costo de todas las mercaderías elaboradas multiplicando la
cantidad de unidades por su precio.
3. Obtener el costo total de las mercaderías disponibles para la venta mediante la
suma de los resultados anteriores (CT).
4. Obtener la cantidad total de unidades disponibles para la venta (NT).
5. Obtener el costo promedio de las mercaderías dividiendo CT entre NT.
6. Obtener el costo de las mercaderías vendidas multiplicando el costo promedio
de las mercancías por el inventario final. (SECAP, 2014, pág. 37)
22
7.4 Constataciones físicas
El inventario desde el punto de vista físico, por ser la demostración de los
productos existentes a determinada fecha, permite que sus valores sean conciliados
con aquellos que se reflejan en la contabilidad de la entidad, resguardando de esta
manera el patrimonio institucional.
El control contable de los inventarios está a cargo de la unidad de contabilidad,
mientras que el control físico lo ejerce la Unidad de Bodega. (SECAP, 2014, pág.
41)
7.5 Límites de existencias
El control de mercaderías comprende el establecimiento de tres niveles de existencias que
están dados por las máximas y mínimas.
7.5.1 Existencias máximas
Para mantener lo normal de la mercadería, es indispensable calcular las existencias
mínimas y máximas. Lo máximo está relacionado con varios factores, como el tiempo de
rotación del inventario, la cantidad de dinero que se necesita para tenerlo invertido en stock
de mercaderías, etc. Es decir, es la cantidad máxima que económicamente puede
mantenerse es stock de cada producto, con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los
suministros.
7.5.2 Existencias mínimas
Las existencias mínimas se relacionan con la velocidad con que se mueven las mercaderías
en función diaria y el tiempo que se requiere para la reposición de dicho artículo o
producto. Es decir, que considera el periodo más corto de abastecimiento junto con los
consumos mínimos mensuales.
23
F) LA METODOLOGÍA
Métodos: En la presente investigación se utilizaron los siguientes métodos:
Inductivo-deductivo.- En la presente investigación este método estuvo presente en el
problema y en la investigación de campo.
Analítico-sintético.- a través del uso de este método se recolectó toda la información
referente a inventarios para posteriormente realizar un adecuado análisis de la situación en
la que se encuentra la empresa en este ámbito.
Histórico-lógico. Para el presente trabajo de investigación fue necesario conocer como ha
venido evolucionando el control de los inventarios hasta la actualidad, para lograr
identificar la causa del problema y darle solución.
Sistémico.- mediante el método sistémico se definirá los componentes del modelo de
control de inventarios para la Empresa AGROVENTAS S.F.
Técnicas:
Observación.- Se utilizó la técnica de la observación para describir la situación del manejo
actual de la bodega de la Empresa AGROVENTAS SF.
Entrevista.- la entrevista se utilizó para obtener información directa y detallada acerca de
los principales inconvenientes que se manifiestan en la compañía en lo referente al manejo
de los inventarios en bodega, la misma que se aplicó al Gerente General, Contador y
Bodeguero.
Instrumentos de la investigación
Para la recopilación de información respecto al manejo de bodegas en la empresa, se
utilizó la observación como instrumento de investigación y sus resultados se recopilo en
una ficha de observación, en la que se describe los aspectos relevantes sobre el manejo de
los inventarios en la bodega de la Empresa AGROVENTAS S.F. (Anexo 1).
Para la aplicación de la entrevista al gerente general, contador y bodegueros, se utilizó
como instrumento una guía de entrevista en la que constan preguntas abiertas acerca del
24
tema a investigar, las cuales contribuyen a obtener información veraz sobre el control y
manejo de los inventarios en la bodega de la Empresa AGROVENTAS. (Anexo 2)
Población y Muestra
Población
La población está constituida por el personal que laboran en la empresa AGROVENTAS,
relacionada con el área de estudio como lo indica el cuadro siguiente:
Tabla #01 Población de la empresa AGROVENTAS S.F.
PERSONAL DE LA EMPRESA
AGROVENTAS S.F
CARGO Nº
Gerente General 1
Contador 1
Bodegueros 2
Total 4
Elaborado: El investigador
Gerente General: Dr. Hernán Riofrío
Contador: Ing. Roberto Marcillo
Bodegueros: Sr. Matías García y Sr. Diego Chimbo
Muestra
Por ser un universo pequeño no se aplicó muestra alguna, se trabajó con el 100% de la
población.
Análisis de la observación
Para el efecto se procedió a observar parámetros de manejo y control de inventarios, tales
como: instalaciones, inventario, Kárdex, ubicación, clasificación y manipulación.
25
Tabla #02 Análisis de la observación
Elaborado: El investigador
De acuerdo a la técnica de observación se pudo rescatar del área de bodega, en primera
instancia que cuenta con instalaciones adecuadas y los productos se encuentran
correctamente ubicados y clasificados, sumado a eso la experiencia que tiene el personal
para su manejo y manipulación. En segundo lugar la parte débil del proceso es la recepción
de la producción, así como la falta de control de ingresos y salidas de productos, y la
inexistencia de tarjetas kárdex que permitan controlar los inventarios y manejar saldos
actuales, así mismo, existe la no realización de inventarios de manera oportuna para
constatar que lo que existe contablemente es igual a lo que realmente tiene la bodega, por
lo que se puede concluir como parte de esta observación que no existe un manejo técnico
de inventarios.
ASPECTOS OBSERVADOS SI NO OBSERVACIONES
¿Las instalaciones de las bodegas cumplen
con las normas técnicas adecuadas?
X Espacio adecuado y cuenta con
estanterías para la mercadería, con
oxigenación y luz adecuada.
¿Se realiza una adecuada recepción de los
productos que salen del área de producción?
X
¿Los productos se encuentran correctamente
ubicados y clasificados?
X Tiene ubicación de acuerdo al tipo del
producto y están etiquetados
correctamente para su identificación.
¿Los bodegueros realizan un buen manejo y
manipulación de los productos?
X La experiencia de los bodegueros
permite de alguna manera un manejo
adecuado.
¿Se controla el ingreso y salida de
productos?
X Se lleva el registro en hojas de manera
manual y por día.
¿Se utiliza tarjetas kárdex para el control de
inventarios de producción?
X
¿Realizan inventarios de manera oportuna? X
¿El manejo del Inventario en Agroventas S.F
es manejado técnicamente?
X
26
Análisis de las entrevistas
Entrevista realizada al Dr. Hernán Riofrio Gerente General de la Empresa
AGROVENTAS S.F.
1. ¿Cómo está organizada la bodega en el manejo de inventarios?
La bodega está organizada de manera manual por parte de dos bodegueros contratados por
la empresa, los mismos, que son responsables de la mercadería existente
2. ¿Qué tipo de control realiza para el manejo de inventarios?
No se realiza ningún tipo de control, solo se elabora un inventario por muestreo los fines
de año para la elaboración de balances.
3. ¿A su criterio en qué medida es real la información de inventarios?
Pienso que no es nada real, ya que no se realizan inventarios permanentes solo por
muestreo.
4. ¿Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones de inventarios
en cuanto a la rotación?
No, ya que solo se realiza un registro manual del movimiento de mercadería, el mismo que
no siempre está al día.
5. ¿Con que frecuencia se realiza la toma de inventarios?
Una vez al año para la elaboración de estados financieros y solo son por muestreo.
6. ¿Las personas asignadas para el control de los inventarios tienen conocimiento
sobre su manejo y control?
No tienen conocimiento técnico, y los bodegueros responsables del área realizan
empíricamente su labor.
27
Entrevista aplicada al Ing. Roberto Marcillo Contador de AGROVENTAS S.F.
1. ¿En la empresa se utiliza algún sistema para el control de inventarios?
No solo se registra los ingresos y salidas de mercancía en un cuaderno de registro.
2. ¿La empresa se preocupa por mejorar el manejo y control de bodegas?
No, únicamente revisa cuando sobra o falta mercadería para la venta.
3. ¿Cómo se realiza en la empresa el control de inventarios de productos terminados?
No se realiza, únicamente se toman los saldos existentes en el registro contable y se hace
un inventario por muestreo.
4. ¿Cada que tiempo se realizan los inventarios?
Cada año por cierre del ejercicio económico.
5. ¿Cómo se registran las entradas y salidas de mercadería?
A través de un cuaderno que manejan los bodegueros.
6. ¿En qué medida se observan faltantes o sobrantes de inventario en la empresa?
Por lo general en la mayoría de productos, lo que se carga a los bodegueros responsables
del área.
7. ¿Cómo se establece los precios de venta de la mercadería?
En función de la experiencia y de la competencia
28
Entrevista aplicada a los Bodegueros de AGROVENTAS S.F.
1. Describa las responsabilidades asignadas a su área de trabajo
Recepción y entrega de la mercadería.
Ingresar de manera manual los registros de los productos a la bodega.
Realizar el conteo físico de los productos en la bodega
2. ¿Cada qué tiempo y en qué temas ha recibido capacitación por parte de la
empresa?
No se ha recibido ninguna clase de capacitación por parte de la empresa.
3. ¿Indique el proceso que lleva acabo en el manejo de inventario de bodega?
No tenemos ningún proceso de manejo de inventarios, solo se registra el ingreso y salida
de mercadería y la toma de inventario una vez al año.
4. ¿Con qué frecuencia se realizan ingresos y salidas de mercaderías y cómo se
registran?
Los ingresos de mercadería se realizan los días viernes y las salidas los días lunes; son
registrados de manera manual en un Kárdex
5. ¿Cada cuando realizan inventarios y quién controla el movimiento de
mercaderías?
Se lo realiza una vez al año y es controlado por el personal de contabilidad.
6. ¿Cómo se registran o quién es responsable de las pérdidas de la mercadería?
No se registran las pérdidas de mercadería solo son informadas de manera verbal y el
responsable es el personal de bodega.
Como se evidencia en las respuestas a los cuestionarios aplicados se pudo constatar que la
carencia de un modelo de control de inventarios ocasiona una serie de inconvenientes
dando lugar a situaciones desfavorables para la empresa Agroventas S.F, tal como llevar
inadecuados informes sobre los inventarios y que no lleva un control regular y oportuno a
los materiales en bodega, razón por la que existen valores negativos de inventarios.
29
G) PROPUESTA
1. Tema:
Modelo de Control de Inventarios de Productos Elaborados y comercializados en la
Empresa AGROVENTAS S.F en la ciudad de Otavalo
2. Antecedentes
AGROVENTAS S.F. es una empresa dedicada a la producción y comercialización de
productos agrícolas y veterinarios, sus comienzos datan del 10 de febrero del 1979 como
una iniciativa privada del Doctor Veterinario Hernán Vicente Riofrío Fajardo, empieza con
la formulación de productos bajo la marca AGROVENTAS SF, con su producto principal
en su línea agrícola GUARDIAN y en la línea veterinaria sales minerales LA
LECHERITA; su mercado está orientado a almacenes, florícolas, plantaciones frutales y
granjas avícolas de la Región Sierra, abarcando las provincias de Tungurahua, Bolívar,
Chimborazo, Cotopaxi, Pichincha, Imbabura y Carchi con más de 100 clientes.
Actualmente, la planta se encuentra ubicada en el Cantón Otavalo, km 1 ½ Vía a
Quichinche, su actividad económica la realiza bajo responsabilidad personal con RUC.
1100422359001.
De la investigación aplicada se deduce que la empresa no cuenta con un modelo de control
de inventarios para los productos, lo que viene afectando en los resultados económicos de
la empresa.
3. Objetivos
3.1 Objetivo General
Promover la eficiencia y eficacia en el manejo de los inventarios, mediante el diseño y
aplicación de un modelo de control de inventarios.
30
3.2 Objetivos Específicos
Determinar la organización de la bodega en la empresa
Describir los procedimientos Ingreso y salida de existencias
Determinar el método de Control y valoración de las existencias
Establecer los procedimientos para las constataciones físicas
Definir el cálculo Máximos y mínimo de los inventarios para la empresa
4. Justificación
El diseño del modelo de control de inventarios para la empresa Agroventas S.F, es
relevante y trascendental; por cuanto su aplicación contribuirá a que la empresa cuente con
un instrumento técnico, útil y práctico, beneficiando a la administración de Agroventas
S.F., y a todo el personal de la misma, de manera especial a las áreas de producción y
bodega, ya que al obtener información oportuna y fiable en un momento determinado,
permitirá tomar decisiones adecuadas que conlleven a una administración eficaz y
eficiente.
Así mismo, el manejo y control de inventarios garantizará que los productos lleguen a
donde tiene que llegar, es decir, al mercado de consumidores con que cuenta la empresa
garantizando de esta manera la continuidad del proceso productivo y logrando los
beneficios que como tal busca la empresa al participar en el mercado.
5. Componentes de la Propuesta
La presente propuesta está elaborada con los siguientes componentes:
Organización y estructura de la bodega
Procedimientos de ingreso y salida de existencias
Método de Control y valoración de las Existencias
Procedimientos para constataciones físicas
Cálculos Máximos y mínimo
31
Gráfico #01 Componentes de la propuesta
Elaborado: El investigador
6. Desarrollo de los componentes
6.1. Organización de las bodegas
La bodega de Agroventas S.F., para su gestión de almacenamiento, operación y control
estará constituida por dos áreas de productos terminados, claramente identificadas como
son:
1.- El área de productos agrícolas, en cuanto a su ubicación la bodega se encuentra a 5
metros del área de producción, y se estructura en los siguientes aspectos técnicos:
Colocar en 4 perchas clasificadas por tipo de productos tanto a nivel de contenido
como a nivel de tipo de abonos, las dos primeras estarán constituidas por frascos de
500 gramos y las otras dos con galones de uno y cuatro litros respectivamente.
I Organización y
estructura de la
Bodega
COMPONENTES DEL
MODELO DE CONTROL
DE INVENTARIOS EN LA
EMPRESA AGROVENTAS
S.F
II
Procedimientos
para el Ingreso y
salida de
Inventarios
III Método de
Control de
Existencias
V
Cálculos de
Máximos y
mínimos
IV
Procedimiento
para
Constataciones
físicas
32
El ambiente de la bodega considerará la humedad y temperatura por medio de un
termómetro al interior de la bodega, donde se recomienda mantener el nivel 30 grados
centígrados para su conservación.
Así mismo la ubicación del producto tendrá que considerar la codificación y fecha de
caducidad para la colocación en las perchas, es decir, los primeros en llegar deben ser
los primeros en salir.
El nivel de funcionalidad de la bodega considerará el acceso y despacho de la
mercadería, tomando en cuenta el acceso del personal y manejo adecuado de los
pedidos por parte de los almacenes.
2.- El área de productos veterinarios, su ubicación se encuentra junto a la bodega agrícola y
como se trata de dos tipos de productos como son vitamínicos e insecticidas, para su
estructuración se tomara en cuenta los siguientes aspectos técnicos:
Realizar una división de cuatro perchas cada una, con la finalidad de diferenciar el tipo
de producto que se encuentra embodegado.
Apilar en botellas de 500mg por tipo de producto, para una visualización y manejo
adecuado.
El ambiente de la bodega considerará la humedad y temperatura por medio de un
termómetro al interior de la bodega, donde se recomienda mantener el nivel 30 grados
centígrados para su conservación.
La ubicación del producto tendrá que considerar la codificación y fecha de caducidad
para la colocación en las perchas, es decir, los primeros en llegar deben ser los
primeros en salir.
El nivel de funcionalidad de la bodega considerará el acceso y despacho de la
mercadería, tomando en cuenta el acceso del personal y manejo adecuado de los
pedidos por parte de los almacenes.
La consideración de estos puntos técnicos en cuanto a la estructuración de las bodegas de
productos agrícolas y veterinarios, garantizará una conservación y rotación adecuada de la
mercadería, evitando pérdidas por los malos manejos que se venían realizando
anteriormente, pero sobre todo permitirá conocer el inventario real con que cuenta la
empresa.
33
6.2. Procedimientos para el ingreso y salida de existencias
Con la finalidad de optimizar los recursos empresariales en cuanto a sus inventarios, se
establecen los procedimientos a seguir en las bodegas de AGROVENTAS S.F, en relación
con el ingreso y salida de los productos. Para el efecto, en el gráfico #02 se sintetiza los
elementos relacionados a estos procesos.
Gráfico #02 Elementos en el flujo de los productos
Elaborado: El investigador
La bodega estará estructurada desde dos puntos de vista, el primero por la recepción de
productos provenientes del área de producción, la misma, que considerará los siguientes
pasos: recepción, conteo, costos, valor total y las firmas de entrega y recepción.
Salida
Productos
BODEGA
Recepción de
productos
Clasificación
Conteo
Costos
Valor Total
Firma de Entrega
Firma de Recepción
Requisición
Kardex
Entrega
34
La segunda estará orientada a la salida de productos a través de una requisición con las
firmas de responsabilidad, esta requisición será registrada en el kárdex para la
actualización de saldos una vez que se haya entregado los productos solicitados.
Este manejo organizado de la bodega permitirá contar con información real de las
existencias de productos para una correcta toma de decisiones en cuanto a los
requerimientos de recursos que requiere el área de producción y comercialización.
Los ingresos y salidas de existencias, estarán sujetos a las hojas de recepción y entrega de
productos, es decir, el ingreso a través del informe de recepción de productos y la entrega a
través de una requisición debidamente autorizada, por cuanto permite controlar el flujo de
productos al interior de la empresa.
Los procedimientos para el ingreso de los inventarios, se describen en el siguiente cuadro:
Tabla #03 Procedimientos para el ingreso de existencias
Elaborado: El investigador
Responsable Descripción de la Actividad
Producción Elabora al final de la producción la hoja de
entrega y recepción de productos terminados
para el envío a bodega
Bodega Recibe la hoja de entrega de recepción de
productos terminados, revisa y aprueba la
recepción, realiza el ingreso correspondiente en
el kárdex y sumilla a contabilidad para que
efectué el registro y control.
35
Tabla #04 Procedimientos para la salida de existencias
Elaborado: El investigador
6.2.1. Hoja de recepción
Es un documento interno que se utilizara para recibir los productos terminados procedentes
de la fabricación, donde el bodeguero responsable de ingreso verifica que la
documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos.
Tabla #05 Hoja de recepción
AGROVENTAS S.F
Km 1 1/2 Vía a Quichinche
Otavalo-Ecuador
HOJA DE RECEPCIÓN
Nº:
Fecha:
Descripción de Producto Código Cantidad Recibida
Observaciones:
RESPONSABLE
Elaborado: El investigador
Responsable Descripción de la Actividad
Almacenes Realizan la requisición de pedidos de productos
terminados a bodega, con la aprobación correspondiente y
entrega de dicha requisición a bodega.
Bodega, Entrega los productos solicitados en la requisición de
productos terminados, para posteriormente realizar el
registro en el kárdex y envía a contabilidad para el registro
y control.
36
6.2.2. Orden de requisición
Esta forma se utilizará para realizar los requerimientos de productos o artículos una vez
que se haya constatado la cantidad mínima que existe en los almacenes, y previa
autorización respectiva.
Tabla #06 Orden de requisión
Elaborado: El investigador
6.3. Recepción e inspección de inventarios
La inspección y recepción de productos requiere de una serie de procesos y
procedimientos, entre ellos tenemos:
AGROVENTAS S.F Km 1 1/2 Vía a Quichinche
Otavalo-Ecuador
ORDEN DE REQUISICIÓN Nº 0092
Fecha de Pedido: Fecha de Entrega:
Lugar de Entrega:
Cantidad Numero de Código Descripción
Solicitado por : Entregado por :
…………………………………. …………………………………..
Jefe de Almacén Bodeguero
37
Tabla #07 Recepción e inspección de inventarios
Elaborado: El investigador
Responsable Descripción de la actividad
Bodeguero
Recepción:
Recibe los productos entregados por producción, en base a
la hoja de recepción.
Inspección
Procede a inspeccionar los productos, verifica, controla,
mide, pesa y constata su estado.
Si se encuentran a entera satisfacción del Bodeguero,
sumilla la hoja de recepción y pone el visto bueno, caso
contrario, se procede a su devolución.
Envía hoja de recepción a Contabilidad para el registro
correspondiente.
Codificación
Procede a codificar a los productos y almacenarlos
temporalmente, luego de que se ha realizado el registro en
las tarjetas kárdex individuales.
38
No
Si
Gráfico #03 Flujograma de procedimientos para la recepción e inspección
Elaborado: El investigador
INICIO
Recepción
de
Productos
Inspección
y
verificación
Devolución por
inconformidad
Codificación de
los productos
Registro en kárdex
individual
Envía a
Contabilidad
Archivo
FIN
39
6.4. Almacenamiento y entrega de inventarios
El almacenamiento temporal en bodega y la entrega de inventarios al almacén de ventas,
observa los siguientes pasos:
Tabla #08 Almacenamiento y entrega de inventarios
Responsable Descripción de la actividad
Bodeguero
Jefe de Almacén
Almacenamiento:
Una vez que se recepta, inspecciona y codifica los
inventarios, se procede al almacenamiento temporal, puesto
que estos son requeridos para su venta y para el despacho
en entrega directa de bodega a los clientes.
Los productos se disponen en estantes acondicionados
física, ambiental y geográficamente para su conservación y
fácil acceso.
Cada estante tiene una identificación, que está ingresada en
el registro general de inventarios para facilitar su ubicación
en las constataciones físicas de productos.
Entrega:
Bodega procede a la entrega de los productos al Jefe de
almacén para reponer el stock mínimo o máximo.
Se elabora la requisición correspondiente de los productos
entregados.
Recepción
Elabora la requisición de productos para el almacén
Recibe productos, verifica, inspecciona y controla
Registra en la tarjeta de control
Elaborado: El investigador
40
NO
SI
Gráfico #04 Flujograma de procedimientos de almacenamiento y entrega
Elaborado: El investigador
INICIO
Almacenamiento
interno
Requisición
Inspección
y
verificacion
Devolución por
inconformidad
Entrega y Registro
en kárdex Individual
Archivo
FIN
41
6.5. Control de las existencias
El método recomendado para la empresa Agroventas S.F es utilizar el método de
inventario Promedio porque resulta fácil de aplicar, ya que proporciona en forma fiable un
costo promedio de mercado para el valor de los inventarios disponibles.
Para el control de las existencias tanto en bodega como en el almacén, se debe proceder
tomando en consideración los siguientes elementos:
6.5.1. Registros y formularios para el control de inventarios
Para el control de los inventarios se requiere la utilización de registros a través de un
manejo adecuado de los kárdex, en donde se deja constancia de los movimientos que se
efectúa en los inventarios.
6.5.2. Modelo de kárdex para control de inventarios de mercaderías
Permite registrar el ingreso y salida de los productos para la venta, sea este por fabricación
y venta de los mismos, documento que será elaborado por la unidad de bodega, una vez
que haya inspeccionado y realizado el ingreso definitivo.
Forma de llenar:
Producto: Nombre general del producto, por ejemplo: Fertinatural
Código: En esta casilla se consigna el código que identifica al producto
Categoría: Corresponde al nombre especifico del producto
Unidad de Medida: Por ejemplo, quintales, kilos, libras, y otros.
Clase: Identifica el tipo de producto de manera específica: inicial
Existencias: Es indispensable calcular las existencias mínimas y máximas. Lo mismo
se relaciona con la velocidad con que se mueve el producto en función diaria y el
tiempo en que se requiere para su reposición.
Fecha: El año, mes y día en que se origina la entrada o salida del producto.
Descripción: Se registra un resumen de las transacciones que se realizan, relacionada
con una compra, una venta o una regulación de mercaderías.
42
Ingresos: Se registra el número de unidades compradas; una columna para el precio
unitario; y, finalmente, estos dos multiplicados dan el valor total.
Egresos: Se registra el número de unidades vendidas, el valor unitario, y finalmente,
estos dos multiplicados dan el valor total.
Saldos: Se calcula sumando las unidas existentes, más los ingresos y menos las ventas
realizadas; el mismo procedimiento realizamos para el valor total. Por cada
movimiento, es necesario calcular un nuevo precio unitario, de acuerdo con el método
utilizado. Por esta razón, esta columna se ubica al final.
Tabla #09 Modelos de kárdex
Elaborado: El investigador
“AGROVENTAS S.F”
Km 1 1/2 Vía a Quichinche
Otavalo-Ecuador
Tarjeta Nº 001
Producto: Código:
Categoría: Unidad de Medida:
Clase: Existencia Máxima:
Ubicación: Existencia Mínima:
Casa Comercial:
FECHA
DESCRIPCION
INGRESOS EGRESOS SALDOS
Cant P.U. Valor Cant P.U. Valor Cant P.U. Valor
Observaciones:……………………………….…………………………….……………………
…………………………..…………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
43
Tabla #10 Promedio ponderado
FECHA
DESCRIPCION
COMPRAS (ENTRADAS) VENTAS (SALIDAS) SALDO
CANT. V.UNI. V.TOTAL CANT. V.UNI. TOTAL CANT. V.UNIT. V.TOTAL
10-08-2015 Compra
Fac..20
30 25 750 30 25 750
11-08-2015 Compra
Fac.120
40 30 1200 70 27,86 1950
12-08-2015 Venta Fac.001 40 27.86 1114.40 30 27,86 835.80
Elaborado: El investigador
Explicación:
10 de agosto
Producción
- Se produce 30 unidades de fertilizante Guardián a un precio de $25 cada uno
- Para obtener el valor total de las entradas multiplicamos la cantidad ingresada por el
precio (30*25=750)
Saldo
- Los mismos valores de la primera producción, la registramos en la sección de Saldo.
11 de agosto
Producción
- Se produce 40 unidades de fertilizante Guardián a un precio de $30 cada uno.
- Para obtener el Valor total de las entradas multiplicamos la cantidad por el precio:
40*30=1200
Saldo
- Para obtener la cantidad sumamos el valor de las 30 de la primera producción
registrada al valor de la nueva producción: 30+40=70.
- El valor total de la sección Saldo se obtiene sumando el valor total de la producción
del 10 de agosto y la del 11 de agosto: 750+1200=1950.
- El valor unitario de esta sección será el Valor total/ cantidad: 1950/70=27,86
Así se obtiene el valor promedio
44
12 de agosto
Ventas
- Se realizan ventas de 40 productos de fertilizante Guardián, el valor unitario de cada
producto será el valor promedio que registramos en la sección Saldo como valor
unitario, es decir, 27,86.
- Para obtener el Valor total de esta venta multiplicamos la cantidad 40 por 27,86:
40*27,86=1114,40
Saldo
- Para obtener la cantidad restamos la Cantidad del saldo que tenemos con fecha 11-08
menos la cantidad de la venta: 70-40:30
- El valor total de la sección Saldo se obtiene sumando el valor total de la compra del 10
de agosto y la del 11 de agosto: 1950/70=27,86
- El valor total de la sección Saldo se obtiene multiplicando la Cantidad por el Valor
Unitario: 30*27,86=835,80
6.5.3. Inventario general
Tiene como finalidad registrar los productos existentes en la bodega y almacén de la
Empresa dando a conocer en una determinada fecha la cantidad y el valor que se mantiene
en stock.
Este registro, sirve de sustento para realizar las constataciones físicas y realizar los cruces
y conciliaciones con la Unidad de Contabilidad, verificando y comprobando la veracidad
de la información consignada.
Forma de llenar:
- Producto: Se registra el nombre típico del Producto
- Fecha: Se registra el día, el mes y el año de corte de la información
- Página Nº: Se registra el número de la hoja a que corresponde
- Código: Se identifica al producto con un código alfanumérico
- Categoría: Se clasifica a los productos con el nombre genérico al grupo que pertenece.
- Presentación: En esta casilla se anota la forma en que se presenta el producto: fundas
de 10 kilos, fundas de 5 kilos, etc.
45
- Cantidad: En este campo se registra la cantidad de productos que existen a la fecha de
corte en bodega o almacén.
- Artículo: Se registra el nombre especifico del producto
- Precio Unitario: Se anota el valor unitario del producto, tomando este dato de la
factura, es decir al precio de costo histórico.
- Precio Total: Este valor es el resultado de la multiplicación de la cantidad de
productos por el valor unitario de los mismo
- Fecha de Caducidad: Se anota la fecha de caducidad del producto, con la finalidad de
evitar pérdidas.
- Ubicación: Aquí se consigna el lugar en donde se encuentra localizado el producto, de
manera que facilite su oportuna ubicación para el despacho o constatación física.
46
AGROVENTAS S. F
Otavalo-Ecuador
INVENTARIO GENERAL DE MERCADERÍAS
PRODUCTO:…………………………………………………………………………………………………………..
FECHA:………………………………………………………………………………………………………………… Página Nº
Tabla #11 Inventario general de mercaderías
Código Categoría Presentación Cant. Articulo Precio
Unitario
Precio
Total
Orden
Producción
Fecha
Caducidad
Ubicación
Elaborado: El investigador
Observaciones:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
47
6.6. Constataciones físicas
Al realizar las constataciones físicas de los inventarios de mercaderías, se persigue los
siguientes objetivos:
- Mantener actualizados en forma permanente los inventarios de productos
- Confirmar la existencia real de los inventarios de productos con la finalidad de
reponerlos oportunamente.
- Realizar los trámites legales y reglamentarios pertinentes y aplicar las acciones
correctivas necesarias tan pronto se establezcan disminuciones o la existencia de
productos caducados, perdidos, deteriorados, etc.
El informe debe tener como información mínima lo siguiente:
- Detalle de los productos existentes según inventario
- Detalle de productos existentes, que no constan en el inventario
- Detalle de productos caducados, deteriorados, etc.
- Detalle de los productos que serán reclasificados de conformidad con la norma legal
El informe deberá consignar el siguiente procedimiento y sus responsables:
Tabla #12 Procedimiento constataciones físicas
AGROVENTAS S.F. CONSTATACIONES FISICAS
DE INVENTARIOS
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
ESTANDARIZADOS
Fecha de
Elaboración del
Documento
RESPONSABLE
CONTADOR
CODIGO:
VERSION: 001
1 Equipo / Área BODEGA
2 Responsable Operario encargado
BODEGUERO
Ubicación BODEGAS
3 Frecuencia ANUAL
4 Acciones
preliminares
VERIFICAR
PROCEDIMIENTO
Equipo
utilizado
INVENTARIOS
48
5
Procedimiento
1. La empresa AGROVENTAS S:F, debe definir las fechas
calendario para control de inventarios.
2. El contador coordinara la fecha para control de inventarios,
la constatación física y el personal requerido.
3. En la fecha acordada y autorizada para el control de
inventarios el contador determinara la base de datos y los
formatos a utilizar.
4. El contador coordinara con el personal de apoyo para la
constatación física, el bodeguero y demás personal para este
proceso.
6
Proceso de
constatación
física
1. El contador realizara una reunión de capacitación y manejo
de formatos dirigido a todo el personal involucrado en el
proceso de constatación física de inventarios.
2. El contador entrega la base de datos de los inventarios.
3. El bodeguero y personal de apoyo proceden a la
constatación física de cada uno de los productos o de sus
muestras según determine las políticas de la empresa.
4. El bodeguero y personal de apoyo realizaran reuniones de
verificación de información para su correcta tabulación con
contabilidad.
5. El bodeguero y personal de apoyo entregan el informe final
al contador.
6. Contador entrega informe de control de inventarios a
gerencia.
7 Observaciones
RECORDAR:
ELABORÒ
REVISÓ APROBÓ GERENCIA
Elaborado: El investigador
49
6.7.Depuración y baja de inventarios
Cuando se haya determinado en la constatación física productos que merecen ser dadas
de baja, se procederá a través de un acta en la que se de fé de que los productos a ser
dados de baja ya no sirven por los siguientes motivos:
No cumple las características químicas mínimas para el proceso.
Presenta deterioro en su forma.
Su vigencia está al límite o sobre pasada (caducidad)
Si
No
Gráfico #05 Flujograma de procedimientos para baja de inventarios
Elaborado: El investigador
Existe
Responsabilidad
Contabilidad
determina
responsabilidad en la
baja
Contabilidad realiza el
asiento contable
Bodega procede a la
baja de productos
INICIO
Bodeguero solicita
baja de productos en
mal estado
Gerente Recibe
documento
FIN
50
6.8. Cálculo de existencias
Luego de realizar el análisis a la Empresa AGROVENTAS S.F, en la que se considera el
tipo de negocio, ubicación, proceso y tiempos de producción, proceso y tiempo de
comercialización, tiempos de envío, ventas e ingresos se determinará el tiempo de
consumo y de reposición, de la siguiente manera:
6.8.1 Existencias máximas
Es la cantidad máxima que económicamente puede mantenerse es stock de cada producto,
con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros.
Existencia Máxima = Consumo Máximo Mensual x Tiempo máximo de reemplazo
30 días
Existencia Máxima = 2.200 x 60
30
Existencia Máxima = 4.400 unidades
6.8.2 Existencias mínimas
Se considera el periodo más corto de abastecimiento junto con los consumos mínimos
mensuales.
Existencia Mínima = Consumo Mínimo Mensual x Tiempo mínimo de reemplazo
30 días
Existencia Mínima = 1.700 x 150
30
Existencia Mínima = 850 unidades
51
H) CONCLUSIONES
La empresa Agroventas S.F., no cuenta con procedimientos y mecanismos para el
control de los inventarios de sus productos, lo que ha ocasionado que la
información entregada por los responsables de la administración de la bodega no
sea confiable, puesto que se ha detectado diferencias en el cruce de información
con el departamento de contabilidad.
No existe un procedimiento para control de inventarios, no existe fechas para
constataciones físicas de la mercadería, no hay formatos para la verificación de
existencias así como los responsables para el manejo de estas áreas, esto constituye
una gran debilidad.
No se aplica ningún modelo o método para el control de inventarios lo que da a
conocer la vulnerabilidad de la información y de sus recursos económicos.
52
I) RECOMENDACIONES
La gerencia, conjuntamente con el departamento de contabilidad y bodega deberán
elaborar el plan de adquisiciones en base de la rotación de inventarios, con la
finalidad de optimizar los recursos económicos de la empresa, evitando un sobre
stock y la amortización económica.
La gerencia de Agroventas debe delegar la función de Bodeguero a una persona
que responda física y pecuniariamente por los bienes a su cargo. De esta manera, el
control de los inventarios será eficiente y efectivo, lo que redunda en la calidad de
la gestión administrativa y financiera de la empresa.
Se recomienda a la Gerencia de Agroventas S.F., poner en práctica el Modelo de
Control de Inventarios propuesto, con el propósito de mejorar los procesos de
control, así como la satisfacción de los clientes por el servicio recibido.
J) FUENTES/BIBLIOGRAFÍA
1. BRAVO J, M. (2013). COMPRAS E INVENTARIOS. Madrid: Edic Diaz de Santos.
2. CATACORA FERNANDO, L. (2001). SISTEMA DE CONTROL CONTABLE . Bogota:
2da Edic. Prentice Hill.
3. CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. (2005) LEY DE RÉGIMEN
TRIBUTARIO INTERNO, Quito
4. DAVALOS NELSON, I. (2001). ENCICLOPEDIA BASICA DE ADMINISTRACION,
CONTABILIDAD Y AUDITORIA. Ateneo.
5. LASSO C, R. &. (2009). CONTABILIDAD SIGLO XXI. Bogota: 1ra edicion ECOE.
6. PATON W, A. (2000). MANUAL DEL CONTADOR. Mexico: Editorial UTHEA.
7. POMBO J, D. (2009). CONTABILIDAD GENERAL. España: 2da edicion.
Rodríguez Valencia, J. (2009). Administración I. Thompson Internacional.
8. SANCHEZ V, B. (2005). CURSO DE ADMINISTRACION Y CONTROL DE
INVENTARIOS. Mexico: Apartado Plazas las Americas.
9. SECAP. (2014). MANUAL DE CURSO ASISTENTE DE BODEGA, SERVICIO
ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL-SECAP.
10. STAR M, M. (2003). CONTROL DE INVENTARIOS, TEORIA Y PRACTICA. Mexico:
3ra edicion Limusa.
11. VASCONEZ L, R. (2001). GLOSARIO FINANCIERO. Quito: Departamento gráfico
Banco Central.
12. ZAPATA P, H. (2011). CONTABILIDAD GENERAL. Bogota: Mc Graw Hill.
ANEXOS
Anexo 1
FICHA DE OBSERVACIÓN
ASPECTOS OBSERVADOS SI NO OBSERVACIONES
¿Las instalaciones de las bodegas cumplen con las
normas técnicas adecuadas?
¿Se realiza una adecuada recepción de los productos
que salen del área de producción?
¿Los productos se encuentran correctamente
ubicados y clasificados?
¿Los bodegueros realizan un buen manejo y
manipulación de los productos?
¿Se controla el ingreso y salida de productos?
¿Se utiliza tarjetas kárdex para el control de
inventarios de producción?
¿Realizan inventarios de manera oportuna?
¿El manejo del Inventario en Agroventas S.F es
manejado técnicamente?
Anexo 2
UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE LOS ANDES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS
ENCUESTA REALIZADA AL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA
AGROVENTAS S.F
1. ¿Cómo está organizada la bodega en el manejo de inventarios?
2. ¿Qué tipo de control realiza para el manejo de inventarios?
3. ¿A su criterio en qué medida es real la información de inventarios?
4. ¿Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones de inventarios en
cuanto a la rotación?
5. ¿Con que frecuencia se realiza la toma de inventarios?
6. ¿Las personas asignadas para el control de los inventarios tienen conocimiento sobre su
manejo y control?
Anexo 3
UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE LOS ANDES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS
ENTREVISTA APLICADA AL CONTADOR DE AGROVENTAS S.F.
1. ¿En la empresa se utiliza algún sistema para el control de inventarios?
2. ¿La empresa se preocupa por mejorar el manejo y control de bodegas?
3. ¿Cómo se realiza en la empresa el control de inventarios de productos terminados?
4. ¿Cada que tiempo se realizan los inventarios?
5. ¿Cómo se registran las entradas y salidas de mercadería?
6. ¿En qué medida se observan faltantes o sobrante de inventario en la empresa?
7. ¿Cómo se establece los precios de venta de la mercadería?
Anexo 4
UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE LOS ANDES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS
ENTREVISTA APLICADA A LOS BODEGUEROS DE AGROVENTAS S.F.
1. ¿Describa las responsabilidades asignadas a su área de trabajo?
2. ¿Cada que tiempo y en qué temas ha recibido capacitación por parte de la empresa?
3. ¿Indique el proceso que lleva acabo en el manejo de inventario de bodega?
4. ¿Con qué frecuencia se realizan ingresos y salidas de mercaderías y cómo se registran?
5. ¿Cada cuando realizan inventarios y quién controla el movimiento de mercaderías?
6. ¿Cómo se registran o quién es responsable de las pérdidas de la mercadería?
Anexo 5
CROQUIS DE LA DISTRIBUCIÓN DE LA BODEGA
CONTROL DE CALIDAD
EN
VA
SA
DO
Y E
MP
AQ
UE
TA
DO
PR
OD
UC
CIO
N
BODEGA GENERAL
Almacenamiento
Temporal
Recepción
Registro
Control de
Calidad
ALMACENAMIENTO
Embalaje
Entrega
Anexo 6
ÁREA DE BODEGAS AGROVENTAS
ÁREA DE PERCHEO
PRODUCTOS VETERINARIOS
PRODUCTOS AGRÍCOLAS
ÁREA DE ETIQUETADO
ÁREA DE EMPACADO
ÁREA DE APILAMIENTO