universidad autónoma de san luis...

1. Lugar y fecha de la solicitud.

2. Documento dirigido al Coordinador.Mtro. Marco Antonio Pérez OrtaCoordinador AcadémicoPresente

3. IntroducciónA través de este conducto solicito autorización para realizar el evento denominado ________________________, el cual se llevará a cabo del ___ al ____ de ________ del presente año en ___________________. Este evento está dirigido a ______________________ y tiene los siguientes objetivos:

4. Objetivos del evento.Académicos, Culturales, Promocionales, Formativos, Productivos, Vinculación, etc.

5. Actividades que se desarrollarán.Cursos, talleres, exposiciones, conciertos, campamentos, convivencias, etc.

6. Detallar que tipo de apoyo se solicita (especificar cantidades, montos, horarios, lugar.) Espacios Físicos: aulas, laboratorios, auditorio, pasillos, etc. Se deberá agendar en el portal E-Virtual a

excepción de los pasillos. Estos espacios están sujetos a disponibilidad. Anexo 4. Gastos de transporte, hospedaje, alimentación, etc. para los ponentes, talleristas o invitados especiales

del evento. Anexo 11 Insumos: café, agua, galletas, crema, vasos, cucharas, obsequios para invitados, etc. Anexo 3. Material: hojas, carpetas, materia prima para elaboración de productos, lonas publicitarias, etc. Anexo 3 Mobiliario y equipo: mesas, sillas, butacas, sonido, toldos, micrófonos, extensiones eléctricas. Anexo 5. Personal de apoyo: para traslados de personal, mobiliario o equipo, etc. Anexo 5. . Firmar solicitud de autorización a las autoridades competentes. (incluir la solicitud de permiso). Anexo 6. Firmar invitaciones a ponentes, autoridades municipales, personalidades. (incluir la invitación). Anexo 7. Impresión de documentos: reconocimientos, listas de asistencia, programas del evento, etc., cualquiera

de estos documentos deberá ser entregado ya en formato listo para imprimir. Anexos 1, 2, 8 y 9. Difusión de la publicidad del evento: impresa, pagina web y/o Facebook. Anexo 1 y 2. Convocar a los medios de comunicación a través de la Lic. Imelda Rubio. Inauguración/Clausura del evento. (Incluir programa, presídium, listado de alumnos para justificar

inasistencias a clases). Anexo 10. Otros (listón y tijeras para inauguración del evento, etc.)

7. Numerar y referenciar cuales son los anexos que incluye la solicitud.Poster, programa de actividades, plan de autofinanciamiento, requerimiento de espacios, croquis para distribución del mobiliario y/o equipo solicitado, permisos a las autoridades, invitaciones, reconocimientos, listas de asistencia, programa de inauguración/clausura, solicitud de transporte.

8. Comité OrganizadorNombres y firmas de los organizadores.

*Notas1. Los gastos que se generen por insumos, materiales, mobiliario y equipo (que se deba rentar), así como la publicidad externa del evento deberán ser autofinanciables o en su caso gestionados externamente por parte del Comité Organizador. 2. Para la impresión de documentos se deberá entregar papelería previamente. (hojas blancas, hojas de color, opalina, etc.)3. Se deberá esperar la respuesta a esta solicitud por parte de la Coordinación. 4. Se deberá entregar un informe al Coordinador al finalizar la actividad. (Extensión 1 cuartilla, incluir documentos probatorios).5. Una vez firmad, el responsable del evento entregará las invitaciones a los asistentes. 6. Los anexos 1, 2, 7, 8 y 9 se entregarán a la Lic. Carolina Juárez para su impresión.

(Extensión del documento: 1 hoja)

Anexo 1. Póster. Éste será utilizado para la difusión del evento y deberá estar en formato JPG.

Formato para Solicitud de Eventos Nombre del EventoCoordinación Académica Región Huasteca Sur

Deber contener: logos oficiales, nombre del evento, fechas, lugar, indicar a quien está dirigido, costo, cupo, datos del contacto, imágenes.

Ejemplo:

Anexo 2.

Programa de actividades. Será usado con el póster para la difusión.

Deber contener: logos oficiales, nombre del evento, fechas, la descripción por día de las actividades a desarrollar, incluyendo horario, lugar, responsable, cupo, costo.


Ejemplo:

Anexo 3. Plan de autofinanciamiento

Deber contener: actividad, número de participantes, ingreso por participante, ingreso total por actividad, gasto por actividad y balance final.

No. Actividad No. de participantes

Ingreso por participante

Ingreso total por actividad

Gasto total por actividad

1 Conferencia “La Ingeniería Mecánica Eléctrica” 50 $50 $2500 $2500

2 Taller “Trufas de Chocolate” 20 $100 $2000 $20003 Concurso de Canto 20 $10 $200 $200

Ingresos $4700Gastos $4700


**** Los eventos que se realicen deberán ser autofinanciables. Los gastos que se generen deberán estar basados en la proyección de ingresos que se tengan para cada actividad. Los casos en que los gastos sean más que los ingresos que se tengan estimados, se revisarán de forma particular con el Coordinador.

Anexo 4. Requerimiento de espacios dentro y fuera de la Coordinación.

Deber contener: el espacio a utilizar tanto dentro como fuera de la Coordinación, actividad que se desarrollará, fecha y horarios.

De acuerdo a la siguiente tabla:

Espacio Actividad Fecha Horarios

Auditorio Conferencia “La Ingeniería Mecánica Eléctrica”

Lunes 21 de noviembre de 2016 De 08:00 a 09:00 horas

Laboratorio de Procesos

Agroindustriales

Taller “Trufas de Chocolate”

Miércoles 23 de noviembre de 2016 De 14:00 a 20:00 horas

Explanada de Cafetería Concurso de Canto Viernes 25 de

noviembre de 2016 De 10:00 a 13:00 horas


Anexo 5. Croquis para distribución del mobiliario y/o equipo solicitado.

Deber contener los siguientes datos: lugar, cantidades, fecha, horario, lista del mobiliario y equipo solicitado, así como su distribución en un croquis para revisar las medidas del espacio y servicios que se utilizarán como corriente eléctrica, agua, etc., así como el personal de apoyo que necesitará para el montaje del mismo.

Ejemplo:

Pasillo enfrente de Laboratorio de Eléctrica

mesa mesa mesa mesa

sillas sillas sillas sillas

bocina bocina


Anexo 6. Permisos a las autoridades.

Fecha

PROFR. BALDEMAR ORTA LÓPEZPresidente MunicipalH. Ayuntamiento de Tamazunchale, S.L.P.Presente

Por este conducto, solicito su autorización para hacer uso de un espacio de ( medidas ) dentro del ( nombre del espacio ) sobre ( nombre de las calles ) para llevar a cabo el ( nombre del evento), que organiza la Universidad Autónoma de San Luis Potosí del ( lapso de tiempo que se utilizará el espacio).

Explicar para que será utilizado el espacio, cual es el objetivo de realizar esta actividad y plantear si se necesitan servicios anexos como toma de energía eléctrica, personal de seguridad, personal de tránsito, etc. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Indicar aquí si se necesita hacer uso del espacio antes de la fecha de inicio del evento para instalación de mobiliario y equipo y de igual forma indicar si se despejará después de que haya concluido el evento.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sin otro particular y esperando contar con su apoyo, me es grato reiterarle las seguridades de mi atenta consideración.

Atentamente


“Siempre Autónoma. Por Mi Patria Educaré”

MTRO. MARCO ANTONIO PÉREZ ORTACoordinador Académico

c.c. Ing. José Antonio Vidales Romero. Secretario del H. Ayuntamiento de Tamazunchale, S.L.P.c.c. C. Andrés Gutiérrez Hernández. Titular de Plazas y Mercados del H. Ayuntamiento de Tamazunchale, S.L.P.c.c. C. José Cruz Martínez Contreras Titular de Alumbrado Público del H. Ayuntamiento de Tamazunchale, S.L.P.c.c. C. José Javier Terrones Pozos. Dirección de Tránsito Municipal del H. Ayuntamiento de Tamazunchale, S.L.P.c.c. C. José Jorge Rodríguez Verdín. Director de Seguridad Pública Municipal c.c. Archivo

Anexo 7. Invitaciones.

Fecha

Nombre del invitadoCargoInstituciónPresente

Por este conducto, me dirijo a Usted para extenderle una cordial invitación a participar en el (nombre del taller, conferencia, inauguración, etc. ) que se llevará a cabo el ( fecha ) en un horario de ( hora ) en ( lugar ), lo anterior en el marco de ( nombre del evento y fechas en las que se realizará).

El objetivo de (nombre del evento) es __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. Dentro del cual se realizarán diversas actividades como: (conferencias, talleres, exposiciones, concursos, etc.) ________________________________________________________________________________________________

Sin otro particular y esperando contar con su presencia, me es grato reiterarle las seguridades de mi atenta consideración.

Atentamente

“Siempre Autónoma. Por mi Patria Educaré”


MTRO. MARCO ANTONIO PÉREZ ORTACoordinador Académico

c.c. Archivo

Anexo 8. Reconocimientos.

Deberá incluir: Logo de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí, logo de la Coordinación, logo del evento, nombre de la persona que recibe el reconocimiento, fecha y la razón por la que se le extiende, firma del Coordinador Académico de la CARHS. Enviar el documento en PowerPoint con patrón de diapositivas para evitar movimientos en el archivo.

Ejemplo:


Anexo 9. Listas de asistencia para el evento.

Deberá incluir: Logo de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí, logo de la Coordinación, nombre del taller, conferencia o actividad, fecha y nombre del responsable, nombre del evento, mes y año. Agregar una tabla con datos de los asistentes como el ejemplo siguiente.


Anexo 10. Programa de Inauguración/Clausura

Sede: ___________________ Fecha:___________________ Hora:____________________

09:00 horas. Bienvenida 09:05 horas. Breve descripción del evento. 09:10 horas. Presentación del Presidium.

Nombre de la personalidad y cargo. Nombre de la personalidad y cargo.

09:15 horas. Mensaje del Coordinador. Mtro. Marco Antonio Pérez Orta.09:20 horas. Declaración de Inauguración/Clausura.09:25 horas. Despedida


Anexo 11. Solicitud de Transporte

Fecha: _________________________

A través de este conducto solicito a Usted vehículo oficial para transporte de acuerdo a la siguiente información:

Nombre del evento: _______________________________________________________________

No. de personas a transportar:_______________________________________________________

Fecha:__________________________________________________________________________

Hora de salida:____________________________________________________________________

Hora a la que se debe llegar:_________________________________________________________

Lugar de salida:___________________________________________________________________

Lugar de llegada:__________________________________________________________________

Hora de finalización de la actividad:____________________________________________________

Personal de Apoyo solicitado: ________________________________________________________


Información adicional

__________________________________Nombre y firma del solicitante

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