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UNIDAD 4: INTRODUCCIÓN A LAS CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA

LICENCIATURA EN CIENCIAS DE LA INFORMÁTIC A

MATERIA: Ciencias de la Informática

TEMA:

INTRODUCCION A LAS CIAENCIAS DE LA INFORMATICA

Secuencia: 1CM2

Equipo: 6

INTEGRANTES:

Alpizar Martínez Karina

Galloso Rangel Juana Beatriz

García Gamboa Jazmín Elizabeth

López Galicia Magali

Salas Pascual Jhovana

Torres García ClaraÍNDICE:

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

UNIDAD PROFESIONAL INTERDICIPLINARIA DE

INGENIERIAS Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS.

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4.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ………………………………………… 5

4.2. CONCEPTO DE SISTEMA ………………………………………………. 6

-Sistema de información

-Entrada

- Almacenamiento

- Procesamiento

- Salida

4.3. CARACTERÍSTICAS QUE LO DEFINEN ……………..……..………. 8

4.4. ENFOQUE ……………………………………………............................ 9

-Problemas y limitaciones

-Independencia entre sistemas, subsistemas y súper-sistemas

4.5. FUNCIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

DENTRO DE UNA EMPRESA ………….………………………………….. 10

4.6. TIPOS DE SISTEMAS …………………………………………………. 11

4.7. CLASIFICACIÓN DE LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN …………………………………………… 13

-Sistemas transaccionales

-Sistemas de apoyo a las decisiones

- Sistemas estratégicos

4.8. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN

LA TOMA DE DECISIONES …………………..............………….……….. .. 15

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4.9. LA TEORÍA DE LA INFORMACIÓN …………………………………….. 16

4.10. POR QUÉ NECESITAN INFORMACIÓN

LAS EMPRESAS ……………………………………………………………… 16

4.11. TEORIA

DE LA ORGANIZACIÓN …………………………………………………….... 17

- Desarrollo de la teoría de la organización

- Utilidad de la teoría

- Que es una organización

- Tipos de organización

- Estudio de las organizaciones

- Estructura

- Estructura y organización de las empresas

- Importancia

- Estructura y objetivos

- Organización informal

- Evolución estructural

4.12. ENFOQUE

DE CONTINGENCIAS ………………………………………………………. 24

- El modelo

4.13. DIVISIÓN EN

DEPARTAMENTOS ………………………………………………………… 26

- Formación

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- Elección

- Importancia

4.13.1 LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN……………………. 30

- Principio de la especialización

- Principio de la unidad de mando

- Principio autoridad-responsabilidad

- Principio dirección-control

- Organización lineal o militar

- Organización funcional o de Taylor

- Organización lineal y staff

4.14. BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 35

4.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La investigación operacional es la aplicación de los métodos de la ciencia a problemas complejos que surgen durante la dirección y administración de grandes sistemas de hombres, maquinas y dinero en la industria, los negocios, el gobierno y la defensa. El enfoque consiste en desarrollar un modelo científico del sistema,

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incorporando mediciones de factores como probabilidad y riesgo, con los cuales predecir y comparar los resultados de decisiones alternativas, estrategias o controles. El propósito es ayudar a la administración para que determine su política y acciones científicamente.

Los ingenieros usan la misma solución, ya que no llevan a cabo experimentos sobre el objeto del mundo real a estudiarse, lleva a cabo sobre un modelo de este, de ser posible un modelo cuantitativo.

Aunque los problemas tienden a diferir en la práctica, esta diferencia a menudo deriva más de los detalles de su contenido que de sus formas, se admite generalmente que las formas de problemas siguientes existen:

1. Problemas de distribución2. Problemas de inventario3. Problemas de remplazo4. Problemas de colas o líneas de espera5. Problemas de secuencia y ruta6. Problemas de investigación7. Problemas de competitividad o de remate.

Los problemas para la ciencia (complejidad en general, la extensión de la ciencia para cubrir fenómenos sociales, y la aplicación metodología científica en situaciones del mundo real), aún no se han resuelto satisfactoriamente aunque algún progreso se haya hecho. De haber sido resueltos, es poco probable que la inteligencia de sistemas y el movimiento de sistemas que unen a pensadores de sistemas en muchos campos distintos, existiesen en su forma presente.

El pensamiento de sistemas es un intento, dentro de la amplia envergadura de la ciencia, por retener mucho de esa tradición, suplementándola al enfrentarse a problemas de complejidad irreductible vía una forma de inteligencia basada en “todos” y en sus propiedades que complementan el reduccionismo científico.

4.2. CONCEPTO DE SISTEMA

Un sistema de información: Es un modelo visto como un todo; al aplicarse a la actividad humana, se caracteriza al modelo fundamental en términos de estructura y jerarquía, propiedades emergentes, comunicación y control. Un observador podría tomar como selección al relacionar este modelo con la

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Entrada SalidaProceso


actividad del mundo real. Cuando se aplica a entidades naturales o hechas por el hombre, la característica crucial son las propiedades emergentes del todo.

Dicho de otra manera se puede decir que es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El sistema es una red de información; senderos de transmisión entre los que se incluyen algunos externos hacia el actor.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas:

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de

otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información

Almacenamiento

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guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en

información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

4.3. CARACTERÍSTICAS QUE LO DEFINEN

La idea de que la arquitectura de la complejidad es jerárquica y de que lenguajes diferentes de descripción son necesarios en niveles diferentes en los años recientes han derivado en un interés creciente por la teoría de la jerarquía como tal, aunque mucho del interés aun se centra sobre la jerarquía de lógica, de la célula a las especies.

El análisis matemático simple de las probabilidades demuestra que el tiempo requerido para que un

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sistema complejo evolucione se reduce mucho si el sistema está en si mismo compuesto de una o más capas de subsistemas componentes estables.

La teoría de la jerarquía se ocupa de las diferencias fundamentales entre un nivel de complejidad y otro. Su objetivo último debe ser el proporcionar ambos, un informe de las relaciones entre niveles diferentes y un informe sobre cómo se formaron las jerarquías

observadas.

Las propiedades emergentes, resultado de la aplicación de las restricciones, generaran un lenguaje descriptivo en un nivel meta, igual al nivel en que se describa a los elementos en sí mismos. Las jerarquías se caracterizan por procesos de operación, de control en las interfaces entre niveles.

Esto nos lleva al segundo par de ideas raíz en el pensamiento de sistemas. A la emergencia y jerarquía debemos agregar comunicación y control.

Un sistema de sistemas es la parte de un sistemas mismo de orden superior, ya que obedece reglas que no se pueden deducir simplemente al analizarlo, ya que cada nivel de organización debe ser considerado con referencia a los niveles adyacentes. Puesto que en cada nivel de integración, algunas características nuevas aparecen, muy a menudo conceptos y técnicas que se aplican en un nivel no funcionan ni arriba ni debajo de este, es decir funcionan de manera especializada en la tarea que se le asigna para poder ayudara al sistema principal.

Tales sistemas se caracterizan, entre otras cosas, por exhibir procesos diferenciados que se podrían poner en acción mediante mensajes adecuados y los cuales sirven para crear y recrear, a los sistemas mismos.

La cantidad de información en un sistema es una medida de su grado de organización, la entropía de un sistema es una medida de su grado de desorganización.

De acuerdo a lo mencionado anteriormente, se puede determinar que las características más importantes que definen un sistema son:

Es posible dividirlo en partes.

Cada una de las partes tienen objetivos específicos que cumplir.

Los objetivos específicos de las partes coadyuvan a alcanzar el objetivo del sistema.

Las partes interactúan entre sí.

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4.4. ENFOQUE

El enfoque de sistemas puede describirse como:

Una metodología de diseño.

Un marco de trabajo conceptual común.

Una nueva clase de método científico.

Una teoría de organizaciones.

Dirección por sistemas.

Un método relacionado a la ingeniería de sistemas, investigación de operaciones, eficiencia en costos, etc.

Teoría general de sistemas aplicada.

Problemas y limitaciones del enfoque de sistemas

A pesar de su popularidad general, el enfoque de sistemas de los problemas organizacionales y administrativos no carece de complicaciones. Primero, las nociones de sistemas son muy abstractas. Es posible que, debido a una preocupación por el sistema total no se puedan especificar datos con suficiente significado que se facilite el análisis de problemas. Segundo, existen dificultades con la noción de interdependencia. Cuando se considera que unos dependen de otros, resulta complicado determinar con exactitud lo que debe hacerse para que se afecte el sistema de un modo particular.

Por último, la importancia de sistemas puede sobreponerse a la importancia de los seres humanos en el sistema. Los especialistas de sistemas son algunas veces culpables de tratar a los factores humanos y sociales como meros elementos manipulables y mecánicos del sistema.

Interdependencia entre Sistemas, Subsistemas y Súper sistema.

Lo que se denomina sistema, supersistema y subsistema depende del nivel en que se analice. Estos niveles de análisis no son independientes unos de otros. Por el contrario, son interdependientes. El comportamiento de un sistema depende de sus subsistemas y su supersistema. Al mismo tiempo, el sistema influye en subsistema y el supersistema. Si se considera a una compañía petrolera como un sistema, se intentará comprender su comportamiento mediante un examen de la forma cómo afecta a la industria y es afectada a su vez por ésta. También se considerará el modo en que su departamento de personal afecta, así como sus

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efectos sobre ese departamento. Por lo tanto, fundamentalmente en un enfoque de sistemas ¡todas las cosas dependen de todo lo demás!

4.5. FUNCIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DENTRO DE UNA EMPRESA

El equipo computacional es el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano es el personal que interactúa con el Sistema de Información.

Los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

4.6. TIPOS DE SISTEMAS.

**Un sistema abierto como aquel que importa y exporta material, en cuanto a un sistema abierto y su medio debe existir intercambio de materiales, energía e información.

En cualquier jerarquía de sistemas abiertos, el mantenimiento de la jerarquía generará un grupo de procesos en los cuales haya comunicación de información con propósitos de regulación o control.

**Los sistemas cerrados no tienen otro sendero para viajar sino aquel que lleva hacia el desorden en incremento.

Además podemos clasificar a los sistemas de acuerdo a las siguientes clases:

Los sistemas físicos que aparentemente maquillan al universo van desde los

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Sistemas subatómicos de núcleos atómicos, pasando por el marció físico de este y otros planetas y los sistemas vivientes observados en la Tierra, hasta sistemas galácticos en el otro extremo.

Son sistemas naturales, sistemas cuyos orígenes están en el origen del universo, son resultado de las fuerzas y procesos que caracterizan a este universo, no pueden ser distintos a lo que son, dados un universo cuyos patrones y leyes no son caprichosos.

Sistemas físicos diseñados que el hombre ha hecho, su clase va desde los martillos vía tranvías hasta cohetes espaciales, son diseñados como resultado de algún propósito humano, que es su origen, y existen para servir a un propósito.

Sistemas abstractos diseñados como la matemática o los poemas, o las filosofías, representan el producto consciente ordenado de la mente humana, ahora se pueden capturar en sistemas físicos diseñados como libros, filmes, grabaciones, heliografías.

El acto humano es diseñado es en sí un ejemplo de una cuarta clase de sistema posible: el sistema de actividad humana, son sistemas menos tangibles que los

sistemas naturales y diseñados, se pueden observar claramente en el mundo innumerables grupos de actividades humanas ordenadas más o menos conscientemente en todos, como resultado de algún propósito o misión fundamental.

Más allá de los sistemas de actividad humana de diseño abstracto, diseño físico, o natural, debe haber una categoría que incluya a los sistemas más allá del conocimiento; podríamos denominar

a estos como sistemas trascendentes.

Cualquier entidad, todo lo que un observador vea como una figura contra el plano de fondo del resto de la realidad, se podría describir ya sea como un sistema de

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una de estas cinco clases o como una combinación de sistemas seleccionados de entre los cinco.

A continuación se presentan cinco clases de sistema que componen un mapa de sistemas del universo. Nosotros–podríamos investigar, describir, aprender de, sistemas naturales- crear y utilizar sistemas diseñados--tratar de utilizar la ingeniería en los sistemas de actividad humana.

4.7. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Los principales sistemas de información son los siguientes:

Sistemas Transaccionales, Sistemas de Apoyo de las Decisiones y Sistemas Estratégicos.

A continuación se mencionan las principales características de los diferentes tipos de Sistemas de Información.

Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

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Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación

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de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

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4.8. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN, EN LA TOMA DE DECISIONES.

La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe manejar de forma correcta y

eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes.

Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.

La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de información en general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente.

Es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y

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den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente.

4.9. LA TEORÍA DE LA INFORMACIÓN.

La teoría de la información investiga la probabilidad de sucesos inciertos (como la palabra que debe adivinarse en el caso anterior) y trata de cuantificar numéricamente cuanta información aporta cada pista o hecho conocido que ayuda a reducir la incertidumbre. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden.

De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

4.10. POR QUÉ NECESITAN INFORMACIÓN LAS EMPRESAS.

La información es la parte fundamental de toda empresa para tener un alto nivel de competitividad y posibilidades de desarrollo. Está se clasifica de acuerdo al grado de utilidad para la empresa.

Para que una organización tenga éxito, es preciso que cuente con información de calidad que apoye las decisiones que debe tomar.

La información que necesite la generalidad de las empresas, dependerá de:

El tipo de decisión –estructurada o no estructurada- que deben tomar las empresas.

El nivel que ocupen en la organización y las actividades que realice.

Los factores que determinen su éxito.

4.11. TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN

Una teoría consiste en analizar un fenómeno y explicarlo,

intenta comprender las causas de ese fenómeno, lo cual nos sirve para intentar

mejorar la realidad. En este documento encontraremos el análisis y la explicación,

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lo cual nos llevara a comprender a las organizaciones, para posteriormente aplicar

el conocimiento en la realidad laboral.

Desarrollo de la teoría de la organización

Las teorías sin importar que tan buenas o malas puedan ser regularmente guiaran

nuestras decisiones, hasta la culminación de nuestros objetivos, mismas que

servirán de puente para el logro de los mismos.

Utilidad de la Teoría

La Teoría sirve para describir (conocer el

fenómeno), comprender (entender cómo funciona la

organización), predecir (advertir el comportamiento

futuro de la organización, y las reacciones a seguir)

y controlar (regular los procesos que se den en la

organización).

Que es una organización:

Una organización es un sistema social abierto, que constituye un organismo vivo,

dinámico, con la flexibilidad necesaria para asimilar el cambio, y que recibe

determinados recursos transformándolos en productos y/o servicios. Son

instituciones en las que las personas se unen en sus esfuerzos, realizando tareas

complejas, para lograr objetivos comunes (individuales y colectivos).

Tipos de organizaciones

Existen criterios diversos para diferenciarlas: objetivos, tecnología empleada,

forma de obtener consenso, beneficiarios, etc. La importancia de las

organizaciones es muy grande, son vitales en nuestra sociedad. Aparecen incluso

para actividades sencillas. Para actividades complejas es necesaria la

coordinación de tareas realizadas por varias personas. Actuando solo, podemos

http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/el-desarrollo-de-la-teoria-de-la-organizacion.htm

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aspirar únicamente a realizar actividades simples. El trabajo de las personas

aumenta la productividad, no sumando esos esfuerzos sino potenciándolos.

El estudio de las organizaciones como sistemas

Dentro de los subsistemas que forman una empresa, tenemos:

a. Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en

interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la

motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los

sistemas de influencia.

b. Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el

desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación

de insumos en productos.

c. Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y

establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y

operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los

procesos de control.

Un ejemplo dentro del área de informática es:

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Todo centro de cómputo grande o pequeño, tiene una organización. Las

actividades que se desempeñan tienen fines específicos. Ninguna área dentro de

la organización puede cubrir por sí sola el proceso de datos. Incluso en algunos

centros existen áreas determinadas para administrar las actividades en su

conjunto.

Está claro que cada centro establece su propia organización, aún así su

estructura tiende a seguir el patrón que se observa en el siguiente organigrama.

La estructura en términos teóricos

Teorías explicativas de la estructura y comportamiento organizacionales.

Las organizaciones actuales difieren mucho de las de principios de siglo, los

problemas no son los mismos y todo esto promueve el cambio y la mejora para la

resolución de los nuevos problemas, así surgen

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nuevas teorías. Generalmente se centraban en lo visible, lo tangible, olvidándose

de los elementos intangibles. Estos enfoques no nos dan una explicación

suficiente del concepto de organización. Hay empresas muy centralizadas y les va

bien y empresas que son descentralizadas y también les va bien...luego lo que

cuestionamos y ponemos en duda es que si existe ese modelo único adecuado

para todo tipo de organización. Hoy en día, las organizaciones se mueven en un

nuevo escenario cuyas notas dominantes son:

Se han desarrollado y defendido nuevas tecnologías de información y

comunicación.

Interrelación e integración de las economías nacionales.

Entorno más complejo y dinámico.

La competencia es difícil si no se entiende a escala internacional. Los cambios se

suceden con mucha rapidez, estamos ante una situación incierta y además

aparecen nuevos agentes en el entorno que antes no existían y que empiezan a

ejercer una gran presión sobre las empresas (asociaciones de consumidores...).

Estructura y organización de las empresas.

La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y

servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más,

por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en

general las estructuras ORGANIZACIONALES.

Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es

la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza

de estas (fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras,

gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte

fundamental del proceso administrativo.

Importancia de la organización

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La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana,

porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas,

han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del

tiempo. Los gobiernos, los

ejércitos y las instituciones han

estudiado la organización, con el

fin de mejorarla ó de utilizarla

mejor. La organización ha sido

estudiada y son muchas sus

aportaciones en el área

administrativa.

La estructura y los objetivos organizacionales

Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una

situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la

organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser

ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y

se busca otro para ser alcanzado.

A continuación mencionaremos algunas definiciones de la palabra objetivos.

1º. Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de

una empresa, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden

aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación.

2º. Los objetivos tienen jerarquías, y también forman una red de resultados y

eventos deseados. Una compañía u otra empresa es un sistema. Si las metas no

están interconectadas y se sustentan mutuamente, la gente seguirá caminos que

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pueden parecer buenos para su propia función pero que pueden ser dañinos para

la compañía como un todo.

Toda organización actúa en determinado ambiente y su existencia y supervivencia

dependen de como se relacione con ese medio. Por tanto debe ser estructurada y

dinamizada en función de las condiciones y circunstancias en que opera.

Estructuras organizacionales formales

Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr

objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos;

existen cuatro componentes básicos en la organización formal:

a) El trabajo, el cual es divisionado.

b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado.

c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.

d) Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo-personas.

Estructuras organizacionales informales

La estructura informal de una organización puede dar lugar a una acción que entre

en conflicto con los objetivos formales. Pueden ignorarse las reglas laborales,

alterarse los procedimientos, y trastornarse las relaciones informativas. Pero hay

muchos casos en los que las disposiciones estructurales informales contribuyen a

conseguir los objetivos. Dos actores pueden mejorar un libreto, carpinteros pueden

mejorar el diseño de una construcción, o vendedores pueden perfeccionar una

norma de relaciones laborales.

El mundo actual se caracteriza por un cambio constante en el ambiente. El

ambiente general que envuelve las organizaciones es demasiado dinámico, y les

exige una elevada capacidad de adaptación como base de supervivencia.

La tendencia natural de toda organización es crecer y desarrollarse. El desarrollo

es un proceso lento y gradual que conduce al exacto conocimiento de sí misma y

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a la plena realización de sus potencialidades.

Evolución estructural

Cuando la gente piensa en el diseño de una organización, suele referirse a las

decisiones iniciales que tomaron los fundadores de la empresa, o a las normas

producidas por extensas reorganizaciones.

Los fundadores establecen muchos precedentes que fácilmente pueden afectar a

la estructura durante su desarrollo subsecuente. De modo similar, los

administradores pueden realizar más tarde

reorganizaciones generales, que se

convierten en sucesos profundos y

duraderos en la historia de la empresa.

Los cambios estructurales más pequeños pueden ser beneficiosos para una

empresa, y estas pequeñeces pueden

convertirse en cambios tan insignificantes

como los que se encuentran en una

reorganización total.

4.12. Enfoque de contingencias

El Enfoque de Contingencia se basa en el enfoque de otras teorías y las criticas

de cada una de ellas para demostrar que nada es absoluto. No existe un método

optimo para las organizaciones cada una se adapta al que le proporcione mejor

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resultado. El punto de vista de contingencia de las organizaciones y su

administración propone que una organización es un sistema compuesto por

subsistemas y delimitado por límites identificables con respecto al supra sistema

que lo rodea.

El enfoque de Contingencia intenta proporcionar algo más útil y práctico para la

administración de las organizaciones complejas. La falta de consonancia entre una

organización y su ambiente la conduce a la ineficiencia. Cuando un subsistema de

una organización “se comporta” en respuesta a otro sistema o subsistema, se

puede decir que la respuesta fue

“contingente” sobre el ambiente... por lo

tanto, un enfoque de contingencia es un

enfoque en el cual el comportamiento de

una subunidad es dependiente de sus

relaciones ambientales con otras

unidades o subunidades que tienen algún

control sobre las consecuencias

deseadas.

El modelo

El modelo que se ha elegido considera la organización y la administración como

una totalidad compuesta de cinco unidades interrelacionadas e interdependientes.

Estas son:

1. El ambiente de la organización.

2. La tecnología de la organización.

3. La estructura de la organización.

4. Sus procesos de administración.

5. Los procesos de toma de decisiones.

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El ambiente se relaciona con la tecnología, estructura, etc. Además, las relaciones

entre estas unidades son interdependientes. Es decir, la relación entre la

tecnología y el proceso de administración es resultado del efecto que tiene la

tecnología sobre el proceso de administración y del efecto que este último tiene

sobre la primera. De esta forma, si estas interdependencias se representan como

flechas de dos puntas se incluyen todas las posibilidades.

Evidentemente parece ser complicado; sin embargo, el conocimiento que hasta

este momento se tiene de la organización y la administración no nos permite

hablar todavía con autoridad y confianza equiparables sobre todas estas

relaciones diferentes.

4.13. División en Departamentos

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La forma como se agrupan los trabajos en departamentos, divisiones y unidades

administrativas, es un aspecto importante del diseño organizaciones. Diferentes

tipos de agrupamientos ofrecen distintas ventajas, y las necesidades de la

empresa ayudarán a determinar la forma más adecuada de dividir los

departamentos. Los tipos más importantes de división por departamentos

pertenecen a dos grandes grupos: función y propósito.

Formación de división en departamentos

La división en departamentos por función consiste en agrupar a los trabajos que

están en la misma etapa de elaboración. Los departamentos resultantes se

identifican característicamente de acuerdo con las clasificaciones funcionales

clásicas: ventas, finanzas, personal y producción. La división funcional en

departamentos consiste en agrupar a personas que tienen las mismas habilidades

técnicas o profesionales.

Algunos de estos grupos entrañan altos niveles de destreza técnica y profesional.

Una segunda forma de división en departamentos se basa en las finalidades de la

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actividad. El interés recae en el procedimiento total del trabajo y en el ambiente no

profesional al que sirve la organización. Un tipo de departamentalización por

propósitos comunes se basa en lo que produce la empresa.

La división en departamentos según lo que producen, permite un alto grado de

especialización en los problemas que atañen a productos, proyectos o servicios

específicos.

La ubicación es otro fundamento más de la división en departamentos por

propósitos comunes. Esto sucede cuando una organización está estructurada de

acuerdo a los territorios geográficos donde se produce o se vende el producto o el

servicio.

Elección del patrón adecuado de división en departamentos

La división en departamentos por funciones comunes difiere en diversos aspectos

de la que se hace por propósitos. Las características generales de las

organizaciones con departamentos funcionales incluyen:

Orientación profesional,

Hincapié en el uso eficiente de los recursos, y

Dificultad en la coordinación.

La división funcional en departamentos es particularmente útil en las empresas

con una orientación profesional. Una estructura funcional reúne especialistas que

se identifican con la misma área técnica o profesional.

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Los profesionales suelen ser muy receptivos a las nuevas ideas que representan

los mejores técnicos de su tiempo.

La división en departamentos por propósitos no conduce a este nivel de

profesionalismo. Además, los supervisores no tienden a desarrollar tantas

habilidades técnicas, ya que el ascenso no depende tan sólo, ni siquiera

principalmente, de sus conocimientos técnicos.

Así el administrador del equipo que hace proyectos tal vez no esté tan

familiarizado con los problemas técnicos como el jefe de un departamento

funcional. Es probable que el administrador de aptitudes y conocimientos

generales sea más capaz de resolver problemas administrativos que técnicos.

Aunque las unidades funcionales tienden a ser eficientes, no son fáciles de

coordinar y controlar. Esto crea dificultades para planificar y coordinar las

operaciones a fin de que se

produzcan los bienes requeridos,

y se vendan después. Cada

departamento funcional se

especializa en un solo proceso o

etapa del trabajo. Un problema

adicional es que en los

departamentos funcionales se

desarrollan lealtades

profesionales: los ingenieros se

relacionan con los ingenieros, los

contadores con los contadores. Entonces puede destruirse el objetivo global, lo

cual da lugar a un deterioro en los servicios que se les proporcionan a los clientes.

La coordinación de los departamentos con propósitos comunes no es tan difícil.

Esto implica necesariamente:

29


Partes y funciones diversas: Ningún organismo tiene partes idénticas, ni de

igual funcionamiento.

Unidad funcional: Esas partes diversas, con todo, tienen un fin común e

idéntico.

Coordinación: Precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción

distinta, pero complementaria de las demás; obran en vista del fin común y

ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teleología

específica.

La organización se refiere "a estructurar"; es quizás la parte más típica de

los elementos que corresponden a la mecánica administrativa.

Por lo mismo se refiere a "como deben ser las funciones, jerarquías y

actividades".

Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que

"están por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro,

inmediato o remoto.

Importancia

La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge,

complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la

planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa

A nuestro juicio el confundir la organización con la integración, presenta el peligro

de mezclar la teoría con la práctica, lo ideal con lo real; con la consecuencia, muy

frecuente, de que se pierdan de vista las metas, haciendo bajar el nivel técnico de

la administración, en vez de presionar para que la realidad se acomode a lo que

"debería ser".

4.13.1 Los Principios de la Organización

Principio de la Especialización

30


"Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más

limitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza".

La división del trabajo no es sino el medio para obtener una mayor especialización

y, con ella, mayor precisión, profundidad de conocimientos, destreza y perfección

en cada una de las personas dedicadas a cada función.

1. La especialización sólo es útil cuando se tiene un conocimiento general del

campo del que dicha especialización es parte.

2. La especialización tiene como límites los que impone la naturaleza humana

del trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una súper

especialización, que produce monotonía, o lesiona la dignidad humana del

trabajador, reduciéndolo a una mera máquina o parte mecánica de un

sistema.

Principio de la Unidad de Mando

Este principio establece la necesidad de que

cada subordinado no reciba órdenes sobre

una misma materia de dos personas distintas.

Esto es esencial para lo que exige la

organización: "nadie puede servir a dos

señores."

Principio del equilibrio de autoridad - responsabilidad

"Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada

nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a

31


aquella."

La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo; la responsabilidad va en la misma

línea, pero de abajo hacia arriba.

Como elemento esencial en la jerarquía de una empresa (y consiguientemente, en

su organización) cada nivel jerárquico debe tener perfectamente señalado el grado

de responsabilidad que en la función de la línea respectiva corresponde a cada

jefe. La autoridad sin responsabilidad es, no sólo odiosa, sino que trastorna

gravemente la organización.

Principio del Equilibrio de Dirección - Control

"A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los

controles adecuados, para asegurar la unidad de mando."

La administración no puede existir "sin alguna delegación", ya que aquella

consiste en "hacer a través de otros" la autoridad correlativamente a la

responsabilidad comunicada.

Unidades de Organización

Son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad

a través de las cuales se realiza la organización.

Organización lineal o militar

Es aquella en que la autoridad y responsabilidad correlativas, se transmiten

íntegramente por una sola línea para cada persona o grupo.

Podemos definir la organización lineal: "aquella en que la autoridad y

responsabilidad se transmiten "por una solo línea", o "íntegramente para cada

persona o grupo".

Ventajas de este sistema: Es muy sencillo y claro. No hay conflictos de

autoridad ni fugas de responsabilidad. Se facilita la rapidez de acción. Se

crea una firme disciplina, porque cada jefe adquiere toda su autoridad, ya

32


que para sus subordinados es el único que la posee. Es más fácil y útil en

la pequeña empresa.

Desventajas: Se carece casi totalmente de los beneficios de la

especialización. Se carece de flexibilidad en los casos de crecimiento de la

empresa.

Organización funcional o de Taylor

Este celebre fundador de la "Administración

Científica", observando que en la organización

lineal no se da la "especialización", hacía notar

que un mayordomo debía tener conocimientos

en ocho campos.

Taylor proponía que el trabajo del mayordomo

se dividiera entre ocho especialistas, uno por

cada actividad de las que él señalaba, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno

en su propio campo, sobre la totalidad del personal.

Un departamento de fabricación y un departamento de personal, ambos con

autoridad en sus respectivas especialidades sobre todo el personal respectivo.

Ventajas: Mayor capacidad de los jefes por razón de su especialización, y,

por lo mismo, mayor eficiencia. Posibilidades de rápida adaptación en

casos de cambios de procesos.

Desventajas: Es muy difícil diferenciar y definir la autoridad y

responsabilidad de cada jefe en los aspectos que son comunes a varios.

Existen fácilmente quebrantamientos de la disciplina, y numerosos

conflictos.

33


Organización lineal y staff. (Lineal y de estados mayores)

Este sistema trata de aprovechar las ventajas, y evitar las desventajas de los dos

sistemas anteriores, de la organización lineal conserva la autoridad y

responsabilidad íntegramente transmitida a través de un solo jefe para cada

función. Pero esta autoridad de línea, recibe asesoramiento y servicio de técnicos,

o cuerpos de ellos, especializados para cada función.

Lógicamente, es el sistema más seguido actualmente sobre todo por las grandes

organizaciones. El secreto de su éxito, parece depender que se precise lo que

significa "asesoramiento y servicio".

Un cuerpo asesora cuando:

Investiga permanente qué puede mejorarse o innovarse.

Planea esas nuevas mejoras para su empresa en concreto

Obtiene aceptación y colaboración de los jefes de línea.

Resuelve cualquier duda o problema que se puedan presentar en su

operación, sobre todo al principio.

Un cuerpo sirve cuando:

Para realizar tareas a nombre de los

jefes de línea lleva acabo ciertas

funciones en representación de los

jefes de línea.

Los servicios que un funcionario o

departamentos staff realizan "a nombre

y en representación de los jefes de

línea", se fundan ordinariamente en

alguna o algunas de las siguientes

razones:

34


Los jefes de línea no tienen la preparación técnica específica que requiere

la eficiencia del servicio que ellos deberían realizar.

Lo más importante en este aspecto de servicios es que el jefe staff haga

notar constantemente "que no obra con autoridad propia, sino delegada",

que lo hace "a nombre y en representación de la línea".

Las ventajas que supone la combinación de los sistemas lineal y funcional, el

sistema de organización lineal y staff tiene ciertas desventajas:

Se confunden a veces los campos de autoridad lineal y staff.

Los jefes de línea tratan de nulificar a los staff, considerándolos como

intrusos y teóricos.

Los funcionarios staff, por su parte, consideran como incompetentes a los

jefes lineales y salvo que tengan personalidad, nada consiguen.

Sus recomendaciones se interpretan mal con frecuencia.

4.14. Bibliografía:

H.SCHEIN, Edgar, “Psicología de la organización”, Edit. Prentice Hall, México 1991, pp.252

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http://www.gestiopolis1.com/recursos7/Docs/ger/teoria-de-la-organizacion-y-su-

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http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema#Apreciaci.C3.B3n_critica_de_la_teor.C3.ADa_de_sistemas



http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

unidad 4: introducciÓn a las ciencias de la ...ciencias1cm2.webcindario.com/unidad 4/unidad...

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