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ORGANIZACIÓN FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO
LIZETH GIOVANA RODRÍGUEZ CALDERÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTA
BOGOTÁ2014
ORGANIZACIÓN FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO
LIZETH GIOVANA RODRÍGUEZ CALDERÓN
Presentación de la situación vital y solución de preguntas de lectura acerca de la misma.
TutorMaría Alexandra León Martínez
Licenciada en Educación
UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTA
BOGOTÁ2014
Es importante tener en cuenta que a diario se presentan situaciones a las cuales se les debe dar solución de forma inmediata y acertada, es por ello que se deben consultar varias fuentes entre ellas las que mayor información nos pueden brindar acerca del tema.
Lo anterior para poder estructurar una respuesta clara y entendible a todas las personas que las lean o consulten para que permitan aclarar las dudas que se tienen; es una estructura que permite el análisis de la información de manera fácil y brindando las bases necesarias para poder solucionar cualquier situación que se presente a diario ya sea en lo laboral, personal o a nivel académico.
A continuación se encuentra una presentación que permite dar respuesta a las preguntas planteadas para solucionar la situación vital que se tiene, es importante tener en cuenta que las respuestas dadas a estas preguntas son estructuradas teniendo en cuenta la información encontrada en la página del Archivo Distrital de Bogotá.
INTRODUCCIÓN
Dar respuesta a las preguntas planteadas para resolver la situación vital.
Lograr dar a conocer la estructura para resolver las preguntas de lectura planteadas para la situación vital.
Plantear una estructura clara y fácil de entender para todas las personas.
Dar a conocer un ejemplo que se pueda utilizar a diario en la solución de las diferentes situaciones que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades diarias.
OBJETIVOS
SITUACIÓN VITAL
La Empresa de Renovación Urbana cuenta con un Fondo Documental Acumulado, el cual no tiene ningún criterio de organización archivística; por lo tanto decide buscar estrategias para su organización.
JUSTIFICACIÓN
La Empresa necesita resolver el tema de la organización del Fondo Documental Acumulado para poder acceder a la información más fácil y rápidamente.
PROPOSITOS DE LECTURA
1. Determinar el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado.
2. Preguntar al Archivo de Bogotá las estrategias con que cuenta para la organización de Fondos Documentales Acumulados.
3. Demostrar la importancia para la empresa de contar con el Fondo Documental Acumulado.
4. Realizar un diagnostico para identificar el estado del Fondo Documental Acumulado y así definir la estrategia a implementar.
La Empresa debe enfocarse en lo procedimental para lograr la solución al problema, porque así sabrá como organizar el Fondo Documental Acumulado
PREGUNTAS DE LECTURA
1. ¿Qué procedimiento se debe seguir para la organización del Fondo Documental Acumulado?
El procedimiento que se debe seguir para la organización de un Fondo Documental Acumulado esta compuesto por cuatro (4) fases que encontraremos a continuación como se encuentra plasmado en la Guía para la Organización del Fondo Documental Acumulado publicada por el Archivo Distrital de Bogotá y lo mencionado en el Manual de Organización de Fondos Acumulados:
http://www.archivobogota.gov.co/ckfinder/userfiles/files/GUIADEFDA30-07-2013.pdf
http://biblioteca.archivogeneral.gov.co/pmb/opac_css/doc_num.php?explnum_id=2
Fase 1: Diagnóstico: Por diagnóstico se entiende el proceso de identificación y evaluación del estado de un fondo documental desde el punto de vista de su organización archivística y de la conservación física de los documentos, así como de las áreas o lugares donde se alberga la documentación.
El diagnóstico se hace a partir de la observación, recolección, sistematización y análisis de los datos necesarios para definir cuáles procesos son requeridos para la valoración, conservación, descripción y organización.
Fase 2: Planeación: Es donde teniendo en cuenta el diagnostico hecho se realiza el análisis la información recolectada con éste, se define el plan de trabajo a realizar para lograr la organización del fondo acumulado y luego se procede a la aprobación del mismo.
Fase 3: Desarrollo de instrumentos: Este desarrollo de instrumentos incluye:
Adecuación de instalaciones Identificación y clasificación de documentos con biodeterioro Salud ocupacional Limpieza de espacios de deposito, mobiliario y unidades de almacenamiento Saneamiento ambiental Diagnostico del estado de conservación de la documentación
PREGUNTAS DE LECTURA
1. ¿Qué procedimiento se debe seguir para la organización del Fondo Documental Acumulado?
Aislamiento y desinfección del material con deterioro biológico Preparación de la documentación para los procesos técnicos Pre clasificación y pre valoración de la documentación por periodos y
dependencias productoras Elaboración de herramientas para la intervención:
Inventario en estado natural Contexto histórico Cuadro evolutivo de las estructuras orgánico funcionales Cuadros de clasificación Fichas de valoración documental Tablas de valoración documental
Fase 4 Intervención: En esta última fase se realiza la organización definitiva del Fondo acumulado, para lo cual se aplican todos los procesos técnicos a la documentación de acuerdo a lo señalado en la disposición final de la Tabla de Valoración Documental, este fase se encuentra conformada por lo siguientes pasos:
Aplicación de Tabla de Valoración Documental Organización de la documentación
A continuación un video de organización documental:
http://youtu.be/TMrx44i7pyA
PREGUNTAS DE LECTURA
2. ¿Qué procesos conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado?
Los procesos que conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado hacen parte de la FASE 4 Intervención y son los siguientes:
1. Identificación: Consiste en identificar la documentación que se debe dejar para ser reintegrada al Archivo Central y la que va a ser transferida al archivo histórico, todo esto a partir de la previa clasificación por periodos dada por el cuadro evolutivo orgánico y funcional.
2. dfd
3. Clasificación: Se realiza de acuerdo al cuadro de clasificación y la Tabla de Valoración Documental del periodo correspondiente, así mismo se realiza la conformación de series, subseries o asuntos.
PREGUNTAS DE LECTURA
2. ¿Qué procesos conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado?
Los procesos que conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado hacen parte de la FASE 4 Intervención y son los siguientes:
3. Ordenación: Es unir los tipos documentales de acuerdo a su orden natural o trámite que se les dio en su momento., la forma más común es cronológicamente; aunque existen otras como la numérica o alfabética.
4. Depuración y Limpieza: La depuración consiste en retirar las copias que se encuentren, documentos sin firmar, formatos sin diligenciar, hojas en blanco y los documentos que se consideren de apoyo; la limpieza consiste en el retiro de material metálico y todas aquellas no hagan parte del documento.
PREGUNTAS DE LECTURA
2. ¿Qué procesos conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado?
Los procesos que conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado hacen parte de la FASE 4 Intervención y son los siguientes:
5. Foliación: Esta labor básicamente tiene como objetivo controlar el número de folios de los expedientes. Se realiza por norma con lápiz de mina negra y blanda tipo HB ó B y se coloca en la parte superior derecha del documento de manera consecutiva.
6. Almacenamiento: Después de realizar la foliación se procede al almacenamiento de la información utilizando carpetas y teniendo en cuenta que se deben dejar 200 folios por cada una, luego las carpetas serán guardadas en cajas de archivo X-200 y se procederá a ubicarla dentro de la estantería correspondiente.
PREGUNTAS DE LECTURA
2. ¿Qué procesos conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado?
Los procesos que conforman el procedimiento para la organización del Fondo Documental Acumulado hacen parte de la FASE 4 Intervención y son los siguientes:
7. Rotulación: Consiste en el registro de los datos que van a permitir la identificación, ubicación y consulta de la información que ya se ha organizado.
8. Inventario: Con la información consignada en los rótulos de las carpetas o unidades de almacenamiento se elabora el inventario, que es un instrumento de descripción de la documentación, que adicionalmente facilita el control de la información con que se cuenta en el archivo para su búsqueda, consulta y préstamo.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
http://www.archivogeneral.gov.co/inventario-documental
PREGUNTAS DE LECTURA
3. ¿Qué situaciones exigen a la entidad modificar o implementar un proceso de organización del Fondo Documental Acumulado?
Las situaciones que le exigen a la entidad a implementar un procesos de organización del Fondo Documental Acumulado son las siguientes:
Las visitas de los entes de control a la entidad para la revisión del estado de conservación de los documentos generados por la entidad.
Los hallazgos realizados por las entidades que nos visitan frente a la organización y conservación de los documentos.
La dificultad de la búsqueda, consulta y prestamos de la información.
La importancia que se le ha dado a la información en la entidad, por ser de gran valor para dar respuesta y poder consultarla para solucionar diferentes inquietudes.
Los tiempos de respuesta de los préstamos de información solicitadas por parte de las diferentes dependencias de la entidad.
¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL?
El aporte que puedo brindar en mi campo laboral es el manejo adecuado de los documentos mediante la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, así como la organización del Fondo Documental Acumulado y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental ; para lograr brindar a la entidad el fácil acceso y consulta de los documentos cuando se requiera.
¿CUÁL ES MI PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN
ORAL Y ESCRITA?
Frente a la propuestaa de cambio basada en lo aprendido en esta asignatura, básicamente es aplicar los conocimientos adquiridos como lo es realizar una adecuada prelectura que nos permita identificar situaciones vitales, propósito y preguntas de prelectura, así como la búsqueda bibliográfica de la información necesaria para resolver las preguntas que surgen en la primera etapa, para finalizar con inferir cada una de ellas para brindar la solución más adecuada frente a las situaciones que se nos presentan a diario, no solo en lo laboral sino en lo personal también.
Cada entidad tiene como tarea la preservación y conservación de los documentos que son la memoria que constituyen la evidencia de su gestión y su evolución histórica, lo cual las lleva a crear instrumentos archivísticos que les permitan tener y mantener un adecuado flujo documental para acceder de una forma eficiente y eficaz a ellos. Una de las preocupaciones de los gobiernos nacional y distrital frente a la reorganización del Estado, son los procesos de organización del acervo documental, para su preservación, fácil acceso y consulta.
Por lo anterior, la Empresa de Renovación Urbana, a través de la actual administración teniendo en cuenta la importancia de los documentos generados en virtud del desarrollo de su misión en la formulación y desarrollo de proyectos que permiten transformar y revitalizar sectores de la ciudad y mejorar las condiciones de vida de sus habitantes, toma la decisión de organizar el Fondo Documental Acumulado teniendo en cuenta las normas y técnicas archivísticas que permiten lograr contar con la documentación organizada de la forma más adecuada permitiendo así la consulta de la misma por los funcionarios que la requieran.
Así las cosas la información suministrada al comienzo permite dar a conocer las bases necesarias para realizar la organización del Fondo Documental Acumulado de la entidad, teniendo en cuenta los parámetros dados por el Archivo de Bogotá; dando así cumplimiento a las normatividad del Distrito frente a la organización de la información, siendo esta la memoria institucional y distrital que permitirá en un momento dado reconstruir la historia no solo de la entidad, sino también de la ciudad ya que la entidad hace parte fundamental en la renovación de muchos de los sitios importantes e históricos con que cuenta la ciudad.
Por otro último encontramos que la aplicación de los temas de la asignatura permiten dar solución a aquellas situaciones que se presentan día a día de una forma más sencilla y fácil, sin necesidad de dar tantas vueltas al tema para intentar buscar la solución más adecuada.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Las respuestas que se brindan a las situaciones planteadas a diario no son más que la forma de sustentar la solución de la misma.
Todas las situaciones vitales que se nos presentan a diario ya sean en lo laboral, personal o académico tienen una forma de resolverse.
La estructura presentada nos permite dar solución a cada situación de una forma eficaz.
Las situaciones que a diario se nos presentan no son más que enseñanzas que nos permiten avanzar y mejorar en nuestro diario vivir.
CONCLUSIONES
Archivo de Bogotá. (2013). Guía para la Organización del Fondo Documental Acumulado. Bogotá.
Archivo General de la Nación. (2004). Manual de Organización de Fondos Acumulados. Bogotá. Imprenta Nacional de Colombia.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS